bab iii analisa sistem berjalan - repository.bsi.ac.id file24 bab iii analisa sistem berjalan 3.1....

24

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

PDAM Tirta Raya Kabupaten Kubu Raya merupakan salah satu Badan

Usaha Milik Daerah yang bergerak di bidang pelayanan air minum. Setiap

perusahaan tidak terlepas dari kegiatan-kegiatan operasional yang mengakibatkan

terjadinya pengeluaran kas. Sistem pengeluaran kas yang berjalan diperusahaan

ini masih menggunakan microsoft excel dimana setiap pengeluaran kas harus

mengajukan permintaan pengeluaran kas, kemudian menunggu persetujuan dari

pihak yang bertanggungjawab untuk melakukan pengeluaran kas. Setelah

permintaan disetujui maka akan dibuatkan voucher pengeluaran kas sebagai dasar

permintaan pengeluaran kas ke direktur. Hal ini pastinya membutuhkan waktu

yang lumayan lama karena menunggu dokumen pengajuan di setujui oleh banyak

pihak. Sistem yang berjalan ini perlu diadakannya pembenahan sistem

pengeluaran kas agar pencatatan pengeluaran kas bisa lebih baik, efektif dan

efisien.

Pada analisa sistem berjalan ini membahas tinjauan perusahaan yang berisi

sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi serta proses sistem berjalan,

spesifikasi dokumen, permasalahan dan pemecahan masalah.

.

25

3.2. Tinjauan Perusahaan

Dalam tinjauan perusahaan ini membahas sejarah perusahaan, struktur

organisasi dan fungsi dari masing-masing bagian. Adapun sejarah perusahaan,

struktur organisasi dan fungsi dapat dilihat dihalaman berikut ini.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM ) Tirta Raya Kabupaten Kubu

Raya merupakan pemekaran dari Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM)

Kabupaten Pontianak Cabang Sungai Raya. Penyerahan pengelolaan eks PDAM

Kabupaten Pontianak Cabang Sungai Raya dilakukan dengan berpedoman pada

kesepakatan antara Bupati Pontianak dengan pejabat Bupati Kubu Raya pada

tanggal 19 Juni 2008 mengenai Penyerahan PDAM Kabupaten Pontianak Cabang

Sungai Raya. Dalam Berita Acara Kesepakatan disebutkan bahwa demi menjaga

kelangsungan dan kontinuitas pelayanan air bersih kepada masyarakat/pelanggan

yang berada di wilayah operasional PDAM Cabang Sungai Raya maka

pemerintah Kabupaten Pontianak dan pemerintah Kabupaten Kubu Raya sepakat

terhitung sejak tanggal 1 Juli 2008, Pengelolaan PDAM Cabang Sungai Raya baik

manajemen, Operasional, Pengelolaan Keuangan dan Tagihan diberikan

sepenuhnya dan menjadi tanggungjawab Pemerintah Kabupaten Kubu Raya.

Sejak penyerahan tersebut, pengelolaan PDAM Tirta Raya Kabupaten

Kubu Raya masih mengacu pada Peraturan Daerah Kabupaten Pontianak Nomor 8

Tahun 2003 tentang Pengelolaan Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM)

Kabupaten Pontianak. Hal tersebut dikukuhkan dalam Peraturan Bupati Nomor

Nomor 37 Tahun 2008 pada tanggal 20 Juni 2008. Pengukuhan PDAM Tirta Raya

26

Kabupaten Kubu Raya terjadi pada tahun 2011 melalui Peraturan Daerah

Kabupaten Kubu Raya Nomor 5 Tahun 2011 tanggal 18 April 2011.

Lapangan Usaha PDAM Tirta Raya meliputi Penyediaan Air Minum bagi

masyarakat di daerah Kabupaten Kubu Raya dan pengembangan jenis usaha lain

yang menyangkut pengelolaan air dalam rangka menjunjung pembangun

ekonomi daerah. Usaha-Usaha tersebut diwujudkan dalam bentuk kegiatan

sebagai berikut:

1. Mendapatkan air baku yang merupakan bahan pokok untuk produksi air.

2. Mengelola air baku tersebut menjadi air yang siap digunakan.

3. Mendistribusikan air yang siap diolah kepada pelanggan baik masyarakat

umum maupun instansi Pemerintah/Swasta/TNI-POLRI

3.2.2. Visi dan Misi Perusahaan

1. Visi PDAM

Mewujudkan pelayanan air bersih yang baik dan terpenuhinya 4K

(Kuantitas, Kualitas, Kontinuitas dan Keterjangkauan harga air).\

2. Misi PDAM

a) Membangun system produksi, distribusi dengan tingkat gangguan

yang minim.

b) Meningkatkan kinerja perusahaan yang sehat untuk mewujudkan

pelayanan air bersih yang baik yang mencakup kualitas, kuantitas,

kontinuitas serta keterjangkauan harga air.

c) Melakukan pembenahan manajemen internal (Man, Money, Material,

Machine, Methode, Market) secara profesisonal dengan Good

Coorporate Government.

27

d) Meningkatkan penerimaan untuk menghasilkan laba secara optimal

sehingga dapat memenuhi kewajiban, mengembangkan perusahaan,

meningkatkan kesejahteraan pegawai dan dapat memberikan

konstribusi positif kepada Pemerintah Kabupaten Kubu Raya.

e) Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat melalui pelayanan air

bersih yang berkesinambungan dengan menjaga kelestarian sumber air

baku.

f) Mobilitas dana dari berbagai sumber antara lain dana dari Pemerintah

Pusat, Pemerintah Provinsi, Pemerintah Kabupaten dan Perusahaan

Daerah Air Minum (PDAM) sendiri serta pihak swasta untuk

pengembangan sarana dan prasarana penyedia air bersih.

3.2.3. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi di PDAM Tirta Raya Kabupaten Kubu Raya dapat

dilihat pada gambar dibawah:

Sumber: Peraturan Bupati Kubu Raya Nomor 38 Tahun 2008

Gambar III.1 Struktur Organisasi PDAM Tirta Raya Kabupaten Kubu Raya

28

Tugas pokok dan wewenang struktur organisasi yang ada di Perusahaan

Daerah Air Minum berdasarkan Peraturan Bupati Kubu Raya Nomor 38 Tahun

2008 Tentang Ssusunan Organisasi dan Tata Kerja PDAM Kubu Raya adalah

sebagai berikut:

1. Direktur

Direktur mempunyai tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal- pasal yang

terdapat dalam Peraturan Daerah Kabupaten Pontianak Nomor 08 Tahun 2003

tentang Pembentuk Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Pontianak.

Dalam menjalankan tugasnya Direktur bertanggungjawab kepada Kepala

Daerah.

2. Dewan Pengawas

Dewan Pengawas mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Melaksanakan pengawasan terhadap pengurusan Perusahaan yang

dilakukan oleh Direksi;

b. Memberi nasehat kepada Direksi dalam melaksanakan kegiatan

kepengurusan Perusahaan;

c. Melakukan Pengawasan terhadap pelaksanaan rencana kerja perusahaan

dan anggaran perusahaan serta melaporkan hasil penilaian kepada Kepala

Daerah;

d. Melakukan Pengawasan terhadap ketentuan – ketentuan dan perundang –

undangan yang berlaku.

Dewan Pengawas dalam melaksanakan tugas Dewan Pengawas mempunyai

kewajiban sebagai berikut:

a. Memberikan pendapat dan saran;

29

b. Mengikuti perkembangan kegiatan perusahaan;

c. Melaporkan dengan segera kepada Kepala Daerah apabila terjadi gejala

menurunnya kinerja Perusahaan;

d. Memberikan nasehat dan saran kepada Direksi dalam melaksanakan

pengurusan Perusahaan.

Dalam menjalankan tugas dan kewajibannya Dewan Pengawas mempunyai

wewenang sebagai berikut:

a. Melihat buku-buku, surat-surat serta dokumen-dokumen lainnya,

memeriksa kas untuk keperluan verifikasi dan memeriksa kekayaan

perusahaan;

b. Meminta penjelasan dari Direksi dan / staf lainnya mengenai segala

persoalan yang menyangkut pengurusan perusahaan;

c. Meminta Direksi dan/ atau lainnya dengan sepengetahuan Direksi untuk

menghadiri rapat dengan Badan Pengawas;

d. Menghdiri rapat Direksi dan memberikan saran pendapat terhadap hal– hal

yang dibicarakan;

e. Memberikan persetujuan atas bantuan kepada Direksi dalam melakukan

perbuatan hukum tertentu.

3. Kepala Bagian Umum dan Keuangan

Kepala Bagian Umum dan Keuangan mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Mengendalikan kegiatan – kegiatan dibidang administrasi dan keuangan;

b. Mengatur program pendapatan dan pengeluaran biaya dengan mengacu

kepada prinsip – prinsip ekonomi perusahaan;

c. Melaksanakan tertib dan disiplin anggaran;

30

d. Mengendalikan dan merencanakan Peningkatan sumber daya manusia

serta pemberdayaannya untuk kemajuan perusahaan;

e. Merencanakan dan melaksanakan analisis jabatan, promosi dan mutasi.

f. Menyampaikan laporan bulanan dalam melaksanakan tugas lain yang

diberikan oleh Direktur yang ada hubungannya dengan perusahaan.

Dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya Kepala Bagian Umum dan

Keuangan mempunyai wewenang sebagai berikut:

a. Mengkoordinir semua kegiatan yang berhubungan dengan penambahan,

pengurangan dan keamanan aktiva maupun pasiva perushaan;

b. Mengkoordinir kegiatan di Seksi Keuangan dan Akuntansi, Seksi

Kepegawaian dan Administrasi Umum, serta Seksi Hubungan Langganan;

c. Memberikan solusi untuk penyelesaian persoalan prinsipil yang

berhubungan dengan administrasi dan keuangan;

d. Membina pegawai yang ada di lingkungan administrasi dan keuangan.

Kepala Bagian Umum dan Keuangan membawahi bidang sebagai berikut:

a. Kepala Seksi Umum dan Kepegawaian

1) Menyelenggarakan administrasi surat masuk dan keluar, personalia

berdasarkan data dan keterangan yang mencakup lamaran kerja,

pengangkatan, pemindahan, kenaikan pangkat, pendidikan gaji, cuti,

absensi dan sebagainya;

2) Mengurus daftar gaji, lembur dan tunjangan pegawai serta menghitung

pendapatan bersih masing- masing pegawai berdasarkan ketentuan;

3) Mempersiapkan surat panggilan jawaban terhadap lamaran pekerjaan,

perjanjian kerja, rencana orientasi, latihan dan sebagainya.

31

4) Mengawasi penyelesaian/ perhitungan terhadap pelunasan dan

angsuran pinjaman pegawai serta melakukan administrasi mengenai

hal – hal tersebut;

5) Merencanakan dan mengusulkan cara – cara yang sistematis dan

efisiensi terhadap pembuatan struktur dan golongan gaji, pengawasan

terhadap lembur absensi, cuti, pelunasan pinjaman pegawai dan lain -

lain sebagainya.

b. Kepala Seksi Keuangan

1) Mengkoordinir dan mengawasi Staf yang dibawahnya;

2) Membukukan semua transaksi keuangan dan unsur biaya pengolahan;

3) Memeriksa dan menyesuaikan pembukuan pada Buku Pembantu

dengan Buku Besar;

4) Merencanakan dan mengendalikan sumber pendapatan serta

pembelanaan dan kekayaan perusahaan;

5) Merencanakan dan mengendalikan sumber pendapatan serta

pembelanjaan dan kekayaan perusahaan;

6) Mengkoordinir dan mengawasi pembukuan dari setiap transaksi dan

biaya operasional baik biaya langsung maupun tidak langsung pada

buku jurnal, buku pembantu dan lain- lain;

7) Meneliti daftar gaji, uang lembur, tunjangan – tunjangan dan laporan-

laporan operasional yang diterima terutama yang menyangkut

keuangan dan biaya serta mengeceknya dengan pos – pos pembukuan;

4. Kepala Seksi Hubungan Langganan

Kepala seksi hubungan langganan mempunyai tugas:

32

a. Mengkoordinir, mengawasi dan mengevaluasi kegiatan pemasangan dan

melayani langganan, pencatatan meter dan administrasi pelayanan

langganan;

b. Mengkoordinir dan mengawasi seluruh proses pekerjaan yang meliputi

kalkulasi tarif air dan meter;

c. Membina pegawai yang ada di lingkungan Bagian Langganan;

d. Menyampaikan laporan bulanan dan melaksanakan tugas lain yang

diberikan oleh Direktur yang ada hubungannya dengan perusahaan;

Dalam melaksanakan tugasnya Seksi Hubungan Langganan mempunyai

wewenang:

a. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pemasangan baru dna

mengatur pembuatan rekening dan rekapitulasinya;

b. Mengatur dan menetapkan jadwal dan pembagian wilaya kerja para

pembaca meter menurut jumlah petugas serta mencatat dan menghitung

kubikan pemakaian air pelanggan;

c. Bertanggung jawab tersedianya data pemakaian air oleh pelanggan untuk

penertiban rekening.

5. Kepala Bagian Tekhnik

Bagian tekhnik mempunyai tugas:

a. Mengoordinasikan dan mengendalikan kegiatan – kegiatan dibidang

perencanaan, penawaran tekhnik produksi, transmisi / distribusi dan

peralatan tekhnik;

b. Mengkoordinasikan dan mengendalikan pemeliharaan, sumber mata air

dan sumber mata air tanah;

33

c. Menyampaikan laporan bulanna dan melaksanakan tugas lain yang

diberikan oleh Direktur yang ada hubungannya dengan perusahaan.

Dalam tugasnya bagian tekhnik mempunyai wewenang:

a. Mengkoordinir semua kegiatan di seksi produksi dan perawatan, seksi

transmisi dan distribusi serta seksi perencanaan;

b. Menyetujui rencana kerja masing – masing seksi yang dibawahinya dan

menetapkan kegiatan dalam bidangnya;

c. Memberikan solusi untuk menyelesaikan soal prinsipal dalam bidangnya.

6. Kepala Seksi Perencanaan

Kepala Seksi perencanaan mempunyai tugas:

a. Mengidentifikasi perencanaaan berdasarkan rencana kegiatan perusahaan;

b. Mengkoordinir kegiatan proses sambungan baru, perencanaan jaringan

bangunan sipil, mekanikal/ elektrikal maupun pekerjaan pemetaan jaringan

pipa transmisi/ distribusi;

c. Mengkoordinir dan menyiapkan gambar rencana serta perhitungan biaya

pekerjaan pengembangan jaringan, bangunan sipil, mekanikal/ elektrikal

guna menunjang proses pelelangan/ pemilihan langsung pengadaan jasa

barang, konstruksi dan jasa konsultasi sampai dengan proses penyusunan

kontrak.

Dalam melaksanakan tugasnya Seksi Perencanaan mempunyai wewenang

sebagai berikut:

a. mengatur dan mengkoordinir seluruh kegiatan perencanaan meliputi

kegiatan sambungan baru, perencanaan bangunan sipil maupun kegiatan

pemetaan jaringan pipa transmisi distribusi;

34

b. mengkoordinir pengawasan pekerjaan pembangunan, rehabilitasi rutin,

swakelola, swadaya maupun bantuan dari instansi terkait;

c. mengkoordinir tersedianya gambar – gambar rencana maupun berkas–

berkas kontrak dan saran pndukungnya.

7. Kepala Seksi Produksi dan Perawatan

Seksi produksi dan perawatan mempunyai tugas:

a. Menyelenggarakan pengendalian atas kwalitas dan kwantitas serta

kontinuitas produksi air, termasuk penyusunan rencana kera kebutuhan

material produksi;

b. Mengatur, menyelenggarakan fungsi mekanik, mesin, ketenagaan,

kwalitas alat laboratorium;

c. Mengurus pembentukan material dan peralatan tekhnik;

d. Mengetes, meneliti dan menilai peralatan tekhnik sesuai dengan

kebutuhan;

e. Membuat laporan bulanan dan melakukan tugas – tugas lain dalam

bidangnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Tekhnik maupun Direktur.

Dalam melaksanakan tugasnya Seksi Produksi dan Perawatan mempunyai


a. Mengatur pengolahan pembubuhan bahan – bahan kimia, operasi pompa-

pompa, unit listrik dan peralatan lainnya;

b. Merawat/ memelihara serta memperbaiki mesin – mesin pompa/

diesel/peralatan mekanikal dan elektrik guna kelancaran proses produksi.

8. Kepala Seksi Transmisi dan Distribusi

Kepala Seksi Transmisi dan Distribusi mempunyai tugas:

35

a. Mengawasi pemasangan pipa- pipa distribusi dalam rangka pembagian

secara merata dan berkesinambungan serta melayani terjadinya gangguan;

b. Mengatur penyelenggaraan fungsi pipa / jaringan, pipa pompa tekanan dan

pelayanan gangguan;

c. Mengumpulkan data pokok mengenai kesulitan air sekarang dan potensi

dimasa mendatang dan merencanakan untuk memenuhi kebutuhan air

dimasa yang akan datang ;

d. Membuat laporan bulanan dan melakukan tugas – tugas lain dalam bidang

yang diberikan oleh Kepala bagian Tekhnik maupun Direktur.

Dalam melaksanakan tugasnya Seksi Transmisi dan Dstribusi mempunyai


a. Mengatur pengolahan pembubuhan bahan - bahan kimia, operasi pompa-

pompa, unit listrik dan peraltan lainnya;

b. Merawat/memelihara serta memperbaiki mesin- mesin pompa/ diesel/

peralatan mekanikal dan elektrik guna kelancaran proses produksi.

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Proses Bisnis Sistem Berjalan di PDAM Tirta Raya Kab. Kubu Raya

yaitu:

1. Prosedur Pengajuan Pengeluran Kas

Kepala Bagian/Staf menyerahkan dokumen permintaan pengeluaran kas Bon

Permintaan Barang (BPB) atau Order Pembelian(OP) atau Kwitansi Biaya atau

Surat Perintah Membayar (SPM) ke Bagian Keuangan. Bagian Keuangan

menerima pengajuan pengeluaran kas tersebut dan memverifikasinya, jika

36

dokumen pengajuan pengeluaran kas salah maka akan dikembalikan ke Kepala

Bagian/ Staf yang mengajukan dan akan diperbaiki, jika dokumen sudah benar

dan lengkap maka dokumen tersebut diserahkan ke direktur untuk menunggu

ACC dan tanda tangan Direktur. Setelah dokumen di ACC oleh Direktur, Bagian

Keuangan menerima dan membuatkan voucher pengeluaran kas kemudian Bagian

Keuangan menyerahkan voucher ke Kepala Bagian/ Staf dan meminta tanda

tangan voucher. Setelah voucher diterima dan ditanda tangan, Kepala Bagian/ Staf

menyerahkan voucher ke Bagian Keuangan, voucher diterima oleh Bagian

Keuangan kemudian Bagian Keuangan memilih voucher yang sudah di ACC dan

ditanda tangan kemudian Bagian Keuangan memilih voucher yang akan dicairkan

uangnya.

2. Prosedur Rekap Pengeluaran Kas

Voucher - voucher yang akan dicairkan uangnya dikumpulkan kemudian

Bagian Keuangan membuat rekap pengeluaran kas dan menuliskan nominal cek

yang akan dicairkan berdasarkan rekap tersebut. Cek dan rekap pengeluaran kas

diserahkan ke Direktur, Direktur melakukan pengecekan terhadap rekap

pengeluaran kas lalu menandatangani cek sesuai rekap. Setelah ditanda tangani,

cek dikembalikan ke Bagian Keuangan agar segera dicairkan ke bank.

3. Prosedur Pengeluaran Kas

Berdasarkan voucher yang sudah di ACC, Bagian Keuangan menyiapkan

tanda terima atau kwitansi lalu menyerahkan tanda terima atau kwitansi tersebut

ke Kepala Bagian/ Staf yang mengajukan, setelah itu tanda terima ditanda

tangani dan diserahkan lagi ke Bagian Keuangan kemudian Bagian Keuangan

mengarsipkan tanda terima atau kwitansi yang sudah ditanda tangani setelah

37

tanda terima diarsipkan, Bagian Keuangan menyiapkan dan menyerahkan uang

tersebut ke Kepala Bagian/ Staf yang mengajukan.

4. Prosedur Pembuatan Laporan Pengeluaran Kas

Bagian Keuangan mengumpulkan rekap pengeluaran kas untuk membuat

laporan pengeluaran kas (Jurnal Bayar Kas/ Bank) setelah laporan pengeluaran

kas dibuat, Bagian Keuangan menyimpan atau mengarsipkan laporan pengeluaran

kas dan menyerahkan salinan laporan pengeluaran kas tersebut ke Direktur.

3.4. Activity Diagram

Activity Diagram sistem pengeluaran kas di PDAM Tirta Raya Kabupaten

Kubu Raya sebagai berikut:

38

1. Activity Diagram Pengajuan Pengeluaran Kas

Activity Diagram prosedur pengajuan pengeluaran kas dapat dilihat pada

gambar dibawah ini:

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.2. Activity Diagram Pengajuan Pengeluaran Kas

39

Activity Diagram diatas merupakan sistem berjalan prosedur pengajuan

pengeluaran kas di PDAM Tirta Raya Kabupaten Kubu Raya dari Kepala Bagian/

Staf yang mengajukan sampai pengajuan di acc oleh Direktur dan telah dibuatkan

voucher pengeluaran kas oleh Bagian Keuangan yang harus ditandatangani oleh

Kepala Bagian/ Staf yang mengajukan.

2. Activity Diagram Rekap Pengeluaran Kas

Activity Diagram prosedur pengeluaran kas dapat dilihat pada gambar

dibawah ini:


Gambar III.3. Activity Diagram Rekap Pengeluaran Kas

40

Activity diagram diatas merupakan sistem berjalan prosedur rekap

pengeluaran kas di PDAM Tirta Raya Kabupaten Kubu Raya.

3. Activity Diagram Pengeluaran Kas

Activity Diagram prosedur pengeluaran kas dapat dilihat pada gambar

dibawah ini:


Gambar III.4. Activity Diagram Prosedur Pengeluaran Kas

Activity diagram diatas merupakan sistem berjalan prosedur pengeluaran kas

di PDAM Tirta Raya Kabupaten Kubu Raya dari bagian keuangan menyiapkan

tanda terima atau kwitansi sampai Kepala Bagian/ Staf menerima uang

41

4. Activity Diagram Laporan Pengeluaran Kas

Activity Diagram prosedur membuat laporan pengeluaran kas dapat dilihat

pada gambar dibawah ini:


Gambar III.5. Activity Diagram Laporan Pengeluaran Kas

Activity diagram diatas merupakan sistem berjalan membuat laporan

pengeluaran kas di PDAM Tirta Raya Kabupaten Kubu Raya dari bagian

42

keuangan mengumpulkan rekap pengeluaran kas sampai bagian direktur

menerima laporan pngeluaran kas.

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Setiap sistem berjalan memiliki spesifikasi bentuk dokumen masukan dan

dokumen keluaran sebagai berikut:

3.5.1. Spesifikasi Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah segala bentuk masukan yang diperlukan dalam

sistem yang digunakan oleh PDAM Kabupaten Kubu Raya:

1. Bon Permintaan Barang (BPB)

Fungsi : Untuk pengajuan pengadaan barang

Sumber : Kepala bagian/staf

Tujuan : Keuangan

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap mengajukan permintaan barang

Bentuk : Lampiran III.1.

2. Surat Perintah Membayar (SPM)

Fungsi : Untuk perintah membayar gaji

Sumber : Kepala bagian/staf

Tujuan : Keuangan

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap bulan

43


3. Order Pembelian(OP)

Fungsi : Untuk pemesanan barang

Sumber : Kepala Bagian/ Staf

Tujuan : Keuangan

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap mengajukan Pembelian Barang


4. Kwitansi Biaya

Fungsi : Untuk mengajukan pengeluaran kas

Sumber : Kepala Bagian/ Staf

Tujuan : Keuangan

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap mengajukan pengeluaran kas


3.5.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala bentuk keluaran yang diperlukan dalam

sistem yang digunakan oleh Perusahaan Daerah Air Minum(PDAM) Kabupaten

Kubu Raya:

1. Voucher

Fungsi : Untuk mengajukan pengeluaran kas

Sumber : Keuangan

44

Tujuan : Direktur

Media : Kertas

Jumlah : 3 lembar



2. Rekap Pengeluaran Kas

Fungsi : Untuk merekap seluruh pengeluaran kas

Sumber : Keuangan

Tujuan : Direktur

Media : Kertas

Jumlah : Rata-rata 1 lembar



3. Laporan (Jurnal Bayar Kas/Bank)

Fungsi : Untuk laporan pengeluaran kas

Sumber : Keuangan

Tujuan : Direktur

Media : Kertas

Jumlah : Rata-rata 7 lembar

Frekuensi : Setiap bulan

Bentuk :Lampiran III.7.

45

3.6. Permasalahan

Dari hasil penelitian yang kami lakukan, ditemui permasalahan yang dihadapi

oleh Perusahaaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kubu Raya., masalah

tersebut yaitu :

1. Sistem pengeluaran kas yang masih menggunakan microsoft excel membuat

sistem pengeluaran kas membutuhkan waktu yang lama karena harus melalui

proses yang panjang dari sistem pengajuan sampai pengeluaran kas, hal ini

juga seringkali membuat terjadinya kesalahan-kesalahan yang disebabkan

human error.

2. Tidak efektif dan efisien dalam menghasilkan informasi atau laporan.

3. Tidak adanya back-up dalam penyimpanan data-data atau dokumen.

3.7. Pemecahan Masalah

1. Perlu adanya perubahan sistem pengeluaran kas yang lebih baik dari yang

menggunakan microsoft excel menjadi sistem yang terkomputerisasi atau

sudah tersistem.

2. Membuat rancangan usulan sistem yang sudah terkomputerisasi yaitu aplikasi

berbasis dekstop dengan menggunakan bahasa pemrograman Java dan

database MySQL, sehingga memudahkan proses sistem pengeluaran kas yang

berjalan dan menghasilkan informasi atau laporan lebih efektif dan efisien.

3. Sistem yang sudah terkomputerisasi dapat memback-up data atau dokumen

yang sudah dibuat.

bab iii analisa sistem berjalan - repository.bsi.ac.id file24 bab iii analisa sistem berjalan 3.1....

Documents