bab iii analisa sistem berjalan - repository.bsi.ac.id file13 bab iii analisa sistem berjalan 3.1....

13

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Usaha konveksi merupakan salah satu jenis usaha yang tidak pernah mati

sampai kapanpun. Karena, produk konveksi selalu dibutuhkan oleh manusia mulai

dari anak kecil hingga dewasa bahkan orang tua sekalipun. Bisnis konveksi ini

diprediksi akan terus meningkat. Karena permintaan pasar yang begitu besar

sehingga peluangnya sangat besar untuk memulai dan mengembangkan usaha

konveksi. CV Ilham Fadillah adalah sebuah usaha konveksi yang berfokus pada

penjualan jaket.

3.2. Tinjauan Perusahaan

CV. Ilham Fadillah adalah sebuah usaha konveksi yang bergerak dibidang

penjualan jaket. Tinjauan perusahaan berisi tentang profil CV Ilham Fadillah yang

melipti sejarah perusahaan dan struktur organisasi perusahaan.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

CV. Ilham Fadillah didirikan pada tahun 2014 oleh bapak Dadan Fadillah

selaku pemilik CV tersebut, perusahaan ini beralamat di perumahan Jl. Raya

Abdul Fatah Kp. Baru RT 005/001 Desa Bojong Jengkol Kecamatan Ciampea

Kabupaten Bogor. Dengan NPWP : 70548.497.0-434.000 dan nomor SIUP :

510.41/018/02033/BPT/2014. Usaha konveksi ini berfokus pada penjualan jaket.

14

Visi CV. Ilham Fadillah

Menjadikan CV. Ilham Fadillah menjadi perusahaan yang berkembang maju dan

pemasarannya pun semakin luas keseluruh Indonesia sehingga banyak

mendatangkan keuntungan bagi semua pihak.

Misi CV. Ilham Fadillah yaitu :

1. Menyediakan produk produk yang berkualitas dengan harga yang kompetitif

dan penyerahan produk tepat waktu.

2. Menjadi rekanan strategis bagi Perusahaan, Lembaga serta Instansi

Pemerintahan.

3.2.2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan suatu bentuk, kerangka atau susunan yang

mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan diantara bidang-bidang maupun

orang-orang tertentu dengan dasar ideologi yang sama dalam suatu kedaulatan

kerja sama untuk mencapai tujuan organisasi semaksimal mungkin untuk

mencapai satu tujuan.

Setiap bagian dalam suatu struktur organisasi mempunyai peranan dan

kedudukan masing-masing dan telah ditetapkan oleh perusahaan masing-masing,

sesuai dengan kebutuhan yang bersangkutan. Terdapat empat macam yaitu bentuk

lini/garis dan staf, organisasi fungsi dan organisasi panitia. Struktur organisasi

perusahaan pada CV Ilham Fadillah dilihat pada gambar berikut ini :

15

Sumber : CV. Ilham Fadillah

Gambar III.1

Struktur Organisasi Pada CV. Ilham Fadillah

Dari gambar diatas dapat diketahui pendelegasian tugas dan tanggung

jawab yang ada pada CV. Ilham Fadillah. Adapun uraian pekerjaan, tugas dan

tanggung jawab dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

1. Pemilik

Sebagai pimpinan yang bertanggung jawab atas berjalannya perusahaan.

2. Kasir

Menginput atau memasukkan data penjualan yang dilakukan sales dan

menerima tagihan pembayaran yang sudah dilakukan sales. Serta mengatur

16

Aktivitas Keuangan yang sah & efisien, mengatur anggaran, pembutan

catatan semua transaksi keuangan.

3. Sales

Bertugas sebagai pemasaran sekaligus sebagai penjual dengan proses

meyakinkan konsumen bahwa produk-produk itu adalah apa yang

dikehendaki mereka.

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Merupakan alur sistem yang terjadi dalam proses penjualan pada CV. Ilham

Fadillah. Prosedur sistem berjalan ini menjelaskan kegiatan utama sistem dari

masalah yang menjadi tema tugas akhir. Prosedur sistem berjalan dibuat dalam

bentuk narasi dan diagram aktivitas (activity diagram). Adapun prosedur dari

penjualan pada CV. Ilham Fadillah yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Order Penjualan

Kasir menerima order penjualan dari konsumen beserta bukti tanda jadi

transaksi dengan syarat pembayaran uang muka, setelah itu kasir membuat

faktur 2 rangkap, rangkap 1 diberikan kepada konsumen dan rangkap 1

disimpan sebagai arsip.

2. Prosedur Pengiriman Barang

Dalam prosedur ini sales melakukan pengiriman barang kepada konsumen

sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan.

3. Prosedur Pencatatan Penjualan

Dalam prosedur ini fungsi kasir mencatat semua transaksi penjualan

kedalam jurnal penjualan.

17

3.4. Unified Modeling Language (UML) Sistem Berjalan

3.4.1. Activity Diagram Sistem Berjalan

Pada bagian ini akan digambarkan sistem yang sedang berjalan dengan

tujuan untuk melihat alur proses sistem yang sedang berjalan.

1. Activity Diagram Order Penjualan

Gambar III.2 Activity Diagram Order Penjualan

18

2. Activity Diagram Pengiriman Barang

Gambar III.3 Activity Diagram Pengiriman Barang

19

3. Activity Diagram Laporan Penjualan

Gambar III.4 Activity Diagram Laporan Penjualan

20

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan

(Input) dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada

sistem berjalan.

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan dipakai sebagai sumber data masukan dalam sistem

penjualan pada CV. Ilham Fadillah. Adapun bentuk dokumen masukan tersebut

adalah sebagai berikut :

1. Surat Order Penjualan

Nama Dokumen : Surat order penjualan

Fungsi : Sebagai bukti konsumen melakukan order penjualan

Sumber : Konsumen

Tujuan : Kasir

Frekuensi : Setiap konsumen melakukan order penjualan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A.1

3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran terdiri dari proses penawaran, pengiriman dan

pembayaran barang. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut:

1. Faktur Penjualan

Nama dokumen : Faktur Penjualan

21

Fungsi : Sebagai gambaran dari spesifikasi harga dan jenis

produk yang di order oleh konsumen.

Sumber : Kasir

Tujuan : Konsumen

Frekuensi : Setiap ingin melakukan transaksi penjualan

Media : Kertas

Jumlah : 1-40 Halaman

Bentuk : Lihat Lampiran B1

2. Surat Jalan

Nama dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Untuk bukti pengiriman barang kepada konsumen

Sumber : Kasir

Tujuan : Konsumen

Frekuensi : Setiap terjadi order penjualan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar


3. Laporan Penjualan

Nama dokumen : Laporan Penjualan

Fungsi : Untuk mengetahui laporan penjualan

Sumber : Konsumen

Tujuan : Kasir

Frekuensi : Setiap sebulan sekali

Media : Kertas

22

Jumlah : 1 Lembar


3.6. Permasalahan

Sistem penjualan yang telah berjalan di CV. Ilham Fadillah umumnya telah

berjalan dengan baik. Dalam proses penawaran, proses transaksi pembayaran

sampai proses pengiriman, tetapi penulis melihat adanya kelemahan sistem

tersebut. Adapun kelemahannya adalah sebagai berikut:

1. Dalam proses pengolahan data setiap harinya, sistem yang digunakan sering

mengalami masalah sehingga menyebabkan proses pengolahan datanya

mi0membutuhkan waktu yang lama. Termasuk dalam pembuatan laporan.

2. Pada penyimpanan data masih menginput manual dan dicetak di kertas yang

disalin ke buku yang akan beresiko kerusakan dan kehilangan data.

3.7. Pemecahan Masalah

1. Proses pencatatan data penjualan dilakukan secara komputerisasi dengan

diperlukan adanya form penjualan.

2. Adanya sistem penyimpanan berupa database, sehingga data bisa disimpan

dengan sistem keamanan yang baik.

23

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1 Analisa Kebutuhan Software

Analisa kebutuhan software merupakan suatu proses untuk mendapatkan

informasi, mode, spsesifikasi tentang perangkat lunak yang diinginkan pengguna.

4.1.1 Analisa Kebutuhan

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis tentang analisa

proses usaha konveksi yang ada pada CV. Ilham Fadillah, terdapat spesifikasi

kebutuhan (system requirement) dari sistem penjualan yaitu sebagai berikut:

Halaman User:

A.1 Pemilik mengakses Login dengan Account yang telah dibuat

A.2 Pemilik dapat mengakses Menu Utama

A.3 Pemilik dapat mengakses Menu File

1 Pemilik dapat mengakses Login

2 Pemilik dapat mengakses Log Out

3 Pemilik dapat mengakses Exit

A.4 Pemilik dapat mengakses Menu Master

A.4.1 Pemilik dapat Mengelola Data Karyawan

1 Pemilik dapat menambah data karyawan

2 Pemilik dapat mengedit data karyawan

3 Pemilik dapat menghapus data karyawan

4 Keluar

24

A.4.2 Pemilik dapat Mengelola Data Konsumen

1 Pemilik dapat menambah data konsumen

2 Pemilik dapat mengedit data konsumen

3 Pemilik dapat menghapus data konsumen

4 Keluar

A.4.3 Pemilik dapat Mengelola Data akun

1 Pemilik dapat menambah data akun

2 Pemilik dapat mengedit data akun

3 Pemilik dapat menghapus data akun

4 Keluar

A.5 Pemilik dapat Mengelola Produk

1 Pemilik dapat menambah daftar produk

2 Pemilik dapat mengedit daftar produk

3 Pemilik dapat menghapus daftar produk

4 Keluar

A.6 Pemilik dapat Mengelola Menu Transaksi

A.6.1 Pemilik dapat Mengelola order penjualan

1 Pemilik dapat menambah order penjualan

2 Pemilik dapat membatalkan order penjualan

3 Pemilik dapat mencetak order penjualan

4 Keluar

A.6.2 Pemilik dapat Mengelola Pengiriman

1 Pemilik dapat menambah data pengiriman

25

2 Pemilik dapat mencetak data pengiriman

3 Keluar

A.6.3 Pemilik dapat Mengelola Data Jurnal

1 Pemilik dapat menambah data jurnal

2 Keluar

A.7 Pemilik dapat Mengakses Menu Laporan

A.7.1 Pemilik dapat mengakses Laporan Penjualan

1 Pemilik cetak Laporan Penjualan

A.7.2 Pemilik dapat mengakses Laporan Jurnal

1 Pemilik cetak Laporan Jurnal

B.1 Admin dapat Login dengan Account yang telah dibuat

B.2 Admin dapat mengakses Menu Utama

B.3 Admin dapat mengakses Menu File

1 Admin dapat mengakses Login

2 Admin dapat mengakses Log Out

3 Admin dapat mengakses Exit

B.4 Admin dapat mengakses Menu Master

B.4.1 Admin dapat mengakses Data Konsumen

1 Admin dapat menambah data konsumen

2 Admin dapat mengedit data konsumen

3 Admin dapat menghapus data konsumen

4 Keluar

B.4.2 Admin dapat mengakses Data Produk

1 Admin dapat menambah data Produk

26

2 Admin dapat mengedit data Produk

3 Admin dapat menghapus data Produk

4. Keluar

B.4.3 Admin dapat Mengelola Data akun

1 Admin dapat menambah data akun

2 Admin dapat mengedit data akun

3 Admin dapat menghapus data akun

4 Keluar

B.5 Admin dapat Mengelola Menu Transaksi

B.5.1 Admin Mengelola Order Penjualan

1 Admin dapat menambah order penjualan

2 Admin dapat membatalkan order penjualan

3 Admin dapat mencetak order penjualan

4 Keluar

B.5.2 Admin dapat Mengelola Data Pengiriman

1 Admin dapat menambah data pengiriman

2 Admin dapat mencetak data pengiriman

3 Keluar

B.6 Admin dapat Mengelola Data Laporan

1 Admin dapat menambah data laporan jurnal

2 Admin dapat mencetak data laporan jurnal

2 Keluar

B.6.1 Admin dapat Mengakses Menu Laporan Penjualan

1 Admin dapat mengakses Laporan Penjualan

27

2 Admin dapat menambah laporan penjualan

3 Keluar

4.1.2. Use Case Diagram

Gambar IV.1 Use Case Diagram

28

4.1.3. Activity Diagram

Gambar IV.2 Mengelola data karyawan

29

Gambar IV.3 Mengelola data konsumen

30

Gambar IV.4 Mengelola data Produk

31

Gambar IV.5 Mengelola data akun

32

Gambar IV.6 Mengelola proses order penjualan

33

Gambar IV.7 Mengelola proses pengiriman

34

Gambar IV.8 Melihat laporan jurnal

35

Gambar IV.9 Melihat laporan penjualan

36

4.2. Desain

Pada tahapan ini akan menjelaskan tentang desain database, desain software

architecture dan desain interface dari sitem yang sedang dibuat.

4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar IV.10 Entity Relationship Diagram (ERD)

37

4.2.2 Logical Record Structure (LRS)

Gambar IV.11 Logical Record Structure (LRS)

38

4.2.3. Spesifikasi File

Spesifikasi file merupakan penggambaran tentang file yang terdapat di

tabel. Spesifikasi file berfungsi sebagai rancangan dalam database yang akan

dibuat. Adapun Spesifikasi file yang terdapat dalam perancangan sistem penjualan

pada CV.Ilham Fadillah sebagai berikut:

1. Spesifikasi Karyawan

Nama : Karyawan

Akronim File : karyawan

Tipe File : File Master

Akses File : Random

Record Size : 100 Character

Media File : Harddisk

Kunci Field : kode_karyawan

Software : MySQL

Tabel IV.1

Spesifikasi File Karyawan

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1. Kode

Karyawan

kode_karyawan Varchar 4 Primary Key

2. Nama

Karyawan

nama_karyawan Varchar 30

3. Jabatan Jabatan Varchar 20

4. Alamat Alamat Varchar 25

5. Telepon Telepon Int 12

6. Jenis Kelamin Jenis_kelamin Varchar 9

39

2. Spesifikasi Konsumen

Nama : Konsumen

Akronim File : konsumen


Akses File : Random



Kunci Field : kode_konsumen

Software : MySQL

Tabel IV.2

Spesifikasi File Konsumen


1. Kode

Konsumen

kode_konsumen Varchar 4 Primary Key

2. Nama

Konsumen

nama_konsumen Varchar 35

3. Alamat Alamat Varchar 30

4. Telepon Telepon Int 12

3. Spesifikasi Produk

Nama : Produk

Akronim File : produk


Akses File : Random


40


Kunci Field : kode_produk

Software : MySQL

Tabel IV.3

Spesifikasi File Produk


1. Kode Produk kode_produk Varchar 5 Primary Key

2. Nama Produk nama_produk Varchar 30

4. Harga Harga Int 25

4. Spesifikasi Data Akun

Nama : Data Akun

Akronim File : data_akun


Akses File : Random



Kunci Field : kode_akun

Software : MySQL

41

Tabel IV.4

Spesifikasi File Data Akun


1. Kode Akun kode_akun Varchar 6 Primary Key

2. Nama Akun nama_akun Varchar 30

3. Jenis Akun jenis_akun Varchar 20

4. Saldo Normal saldo_normal Varchar 6

5. Spesifikasi Order Penjualan

Nama : Order Penjualan

Akronim File : order_Penjualan

Tipe File : File Transaksi

Akses File : Random



Kunci Field : no_faktur

Software : MySQL

42

Tabel IV.5

Spesifikasi File Order Penjualan


1. No Faktur no_faktur Int 10 Primary Key

2. Kode

Karyawan

kode_karyawan Varchar 4

3. Kode Produk kode_produk Varchar 5

4. Kode

Konsumen

kode_konsumen Varchar 4

5. Nama

Konsumen

nama_konsumen Varchar 35

6. Tanggal Tanggal Date -

7. Jumlah Produk jumlah_produk Int 20

8. Total Bayar total_bayar Double 20

6. Sepsifikasi Detail Penjualan

Nama : Detail Penjualan

Akronim File : detail_penjualan


Akses File : Random



Kunci Field : -

Software : MySQL

43

Tabel IV.6

Spesifikasi File Detail Penjualan


1. No Faktur no_faktur Varchar 10 Foreign Key

2. Kode Produk kode_produk Varchar 5 Foreign Key

3. Harga Harga Int 25

4. Jumlah Produk jumlah_produk Int 20

5. Subtotal sub_total Double 20

Spesifikasi Pengiriman

Nama : Pengiriman

Akronim File : pengiriman


Akses File : Random



Kunci Field : no_pengiriman

Software : MySQL

44

Tabel IV.7

Spesifikasi File Pengiriman


1. No Kirim no_pengiriman Varchar 10 Primary Key

2. No faktur

no_faktur Varchar 10 Foreign Key

3. Kode

Karyawan

kode_karyawan Varchar 4

4. Tanggal Tanggal Date -

7. Spesifikasi Jurnal

Nama : Jurnal Penjualan

Akronim File : jurnal_penjualan

Tipe File : File Laporan

Akses File : Random



Kunci Field : no_referensi

Software : MySQL

Tabel IV.8

Spesifikasi File Jurnal


1. No Referensi no_referensi Varchar 5 Primary Key

2. Tanggal

Transaksi

Tanggal Date -

45

3. Debet Debet Int 20

4. Kredit Kredit Int 20

8. Spesifikasi Detail Jurnal

Nama : Detail Jurnal

Akronim File : detail_jurnal

Tipe File : File Laporan

Akses File : Random



Kunci Field : -

Software : MySQL

Tabel IV.9

Spesifikasi File Detail Jurnal


1. No Referensi no_referensi Varchar 5 Foreign Key

2. Kode Akun kode_akun Varchar 6 Foreign Key

3. Debet Debet Int 20

4. Kredit Kredit Int 20

5. Keterangan Keterangan Varchar 30

46

4.2.4 Software Architecture

Software Architecture merupakan proses yang mendefenisikan solusi yang

terstruktur yang memenuhi kebutuhan teknis dan operasional, disisi lain

mengoptimasi quality dari sebuah aplikasi.

Adapun software architecture yang digunakan dalam perancangan sistem

penjualan CV. Ilham Fadillah adalah sebagai berikut:

1. Deployment

Gambar IV.12 Deployment Diagram

47

2. Sequence Diagram

Gambar IV.13 Sequence Diagram Mengakses order penjualan

48

Gambar IV.14 Sequence Diagram Mengakses Pengiriman

49

4.2.5. User Interface

Gambar IV.15 User Interface Login

51

Gambar IV.16 User Interface Menu Utama

52

Gambar IV.17 User Interface Data Karyawan

53

Gambar IV.18 User Interface Data Konsumen

54

Gambar IV.19 User Interface Data Produk

55

Gambar IV.20 User Interface Data Akun

56

Gambar IV.21 User Interface order penjualan

57

Gambar IV.22 User Interface Pengiriman

58

Gambar IV.23User Interface Laporan Penjualan

59

Gambar IV.24 User Interface Jurnal

60

4.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software

Adapun spesifikasi hardware dan software yang digunakan dalam

perancangan sistem penjualan pada CV.Ilham Fadillah adalah sebagai berikut:

Tabel IV.10

Spesifikasi Hardware dan Software

Kebutuhan Keterangan

Sistem Operasi Microsoft Windows 8

Processor Intel ® Core™

RAM 2 Gb

Hardisk 500 Gb

Printer Epson Ink Ject L365

Mouse Standard

Software Bahasa Pemrograman : JAVA Development Kit

Aplikasi Pendukung : NetBeans IDE 8.1

DBMS : MySQL

Antivirus : Smadav

bab iii analisa sistem berjalan - repository.bsi.ac.id file13 bab iii analisa sistem berjalan 3.1....

Documents