bab iii analisa sistem berjalan file28 bab iii analisa sistem berjalan 3.1. tinjauan perusahaan...

28

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaan kegiatan rutin pada Fakultas Ilmu Kesehatan

Universitas Muhammadiyah Pontianak terdapat aturan yang ditentukan, dalam hal

ini struktur organisasi yang menggambarkan garis perintah dan penerimaan

perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar.

Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis

mengadakan riset untuk pembuatan Laporan Tugas Akhir ini sebagai berikut:

3.1.1. Sejarah Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah

Pontianak

Berdirinya Fakultas Ilmu Kesehatan diprakarsai dan dikembangkan

Universitas Muhammadiyah Pontianak, berdasarkan surat persetujuan Mendiknas

No: 1621 tanggal 31 Juli 2003 tentang berdirinya Fakultas Ilmu Kesehatan

Universitas Muhammadiyah Pontianak di Pontianak. Hal ini merupakan

pengembangan fakultas oleh Majelis Pembina Kesehatan (MPK) wilayah

Muhammadiyah bekerjasama dengan Universitas Muhammadiyah Pontianak.

Kemudian pada tahun 2006, mendapatkan perpanjangan ijin

penyelenggaraan berdasarkan surat Dikti nomor 2140/D/T/2006 TANGGAL 23

Junio 2006. Pengajuan tersebut berhasil mengantar program studi ini meraih

akreditasi pertama kalinya pada januari 2007 melalui surat keputusan Badan

Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dan sertefikat Akreditasi No.

001/BAN-PT/Ak-X/S1/I/2007 yang menyatakan bahwa Program Studi Kesehatan

Masyarakat Universitas Muhammadiyah Pontianak, terakreditasi dengan

29

peringkat Akreditasi C. Status akreditasi tersebut berlaku sejak tanggal 13 Januari

2007 sampai dengan tanggal 13 Januari 2012.

Pada tahun 2015 Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah

Pontianak mengajukan akreditasi ulang. Hasilnya berdasarkan keputusan BAN-PT

Nomor: 324/SK/BAN-PT/Akred/S/V/2015, menyatakan bahwa Program Studi

Kesehatan Masyarkat Universitas Muhammadiyah Pontianak terakreditasi dengan

peringkat Akreditasi B. Sertefikat akreditasi tersebut berlaku sejak tanggal 2 Mei

2015 sampai dengan 2 Mei 2020.

Dinamika pendirian, ijin penyelenggaraan dan pengajuan akreditasi di atas

merupakan upaya program studi ini meningkatkan kualitas demi mencapai tujuan

memenuhi kebutuhan tenaga kesehatan masyarakat di Kalimantan Barat. Selain

itu, keberadaan lembaga ini diharapkan mampu memberikan solusi peningkatan

drajat kesehatan masyarakat melalui peningkatan SDM Kesehatan (utamanya

tenaga kesehatan masyarakat), diseminasi hasil penelitian dan kegiatan

pengabdian masyarakat di Kalimantan Barat.

A. Visi

Adapun visi Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah

Pontianak adalah mengembangkan tenaga kesehatan masyarakat professional dan

memiliki kepribadian luhur yang didasarkan pada keimanan dan ketakwaan

terhadap Tuhan Yang Maha Esa.

B. Misi

Untuk menyelenggarakan visi diatas maka sebagai misi institusi Fakultas

Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah Pontianak adalah:

30

1. Menghasilkan tenaga professional yang memiliki pengetahuan dan

keterampilan dalam melakukan pengelolaan upaya kesehatan masyarakat,

identitas masalah, pengawasan bidang kesehatan, dan mengembangkan

pendidikan.

2. Menyediakan prasarana yang memadai untuk mendukung proses belajar

mengajar, serta mengembangkan diri peserta didik dengan memberikan

materi pendidikan secara teori dan praktek yang tepat.

3. Mempertahankan mutu pendidikan pada taraf yang tinggi dengan

kerjasama dan memanfaatkan fasilitas serta sumber-sumber pendidikan

dari perguruan tinggi yang lain, serta lembaga pemerintah daerah setempat

maupun lembaga internasional.

4. Mengembangkan fakultas dengan melakukan penelitian atau uji coba

untuk dapat memenuhi kebutuhan pengembangan teknologi tepat guna

dibidang kesehatan masyarakat sesui perkembangan masyarakat.

5. Mengembangkan fakultas sebagai informasi dan inovasi bagi

pengembangan program kesehatan masyarakat.

6. Melakukan upaya prngembangan staf akademik melalui program

pendidikan doctoral.

7. Meningkatkan kualitas pendidikan mental dan sepiritual berupa agama

islam serta materi Al-islam dan Kemuhammadiyahan.

31

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Adapun struktur organisasi Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas

Muhammadiyah Pontianak adalah sebagai berikut:

----------

---------------------------------

Sumber: Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah Pontianak

Adapun tugas dan fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut:

1. Dekan:

a. Memimpin penyelenggaraan pendidikan, pengajaran, penelitian dan

pengabdian pada masyarakat (penanggung jawab umum)

b. Menyusun rancangan pengembangan program studi

c. Merencanakan dan melaksanakan program kerjasama dengan berbagai

pihak di bidang pendidikan dan pengajaran serta kemahasiswaan dan

mengkoordinasikannya dengan pimpinan universitas.

d. Mengkoordinasi penyusunan kurikulum, silabus, dan SAP

e. Menetapkan/menunjuk dosen pengampu mata kuliah sesuai dengan

profesionalitas / keahliannya.

f. Menetapkan / menunjuk dosen pembimbing akademik bagi mahasiswa.

g. Menetapkan / menunjuk dosen pembimbing penulisan skripsi.

DEKAN

WAKIL DEKAN

KETUA

PROGRAM STUDI

BAGIAN KEUANGAN

BAGIAN KAKADEMIK

SENAT FAKULTAS

DADAN

PENJAMINAN MUTU

GUGUS PENJAMINAN MUTU

Gambar III. 1. Stuktur Organisasi

32

h. Menetapkan kelayakan proposal/rancangan penelitian yang diajukan

mahasiswa dalam rangka penyusunan skripsi.

i. Membina dosen dalam melaksanakan pendidikan dan pengajaran,

penelitian serta pengabdian masyarakat.

j. Mengefektifkan pelaksanaan standarisasi prestasi kerja

2. Wakil Dekan:

a. Mengkoordinasikan pengelolahan administrasi fakultas yang

mencakup:

1). Menata dan mengadministrasikan arsip fakultas

2). Mengadministrasikan data nilai, mata kuliah mahasiswa sesuai

dengan angkatan dan program studinya, dan

3). Menata, menyimpan dan mengamankan arsip KRS (Kartu

Rencana Studi) dan KHS (Kartu Hasil Studi) mahasiswa berdasarkan

angkatan program studi.

b. Memimpin evaluasi penyelenggaraan dan akreditasi program studi.

c. Mengkoordinasikan pemeriksaan KRS (Kartu Rencana Studi)

mahasiswa berdasarkan jumlah SKS yang boleh diprogramkannya.

d. Membuat jadwal kuliah

e. Memantau pelaksanaan perkuliahan.

f. Mengelola administrasi keuangan meliputi :

1). Penyusunan anggaran

2). Proses realisasi anggaran dan

3.) Penyusunan laporan / SPJ

33

g. Menata, mengelola harta benda yang ditempatkan di fakultas dan

menjadi tanggung jawab fakultas.

h. Merencanakan dan mengkoordinasikan program pembinaan

kemahasiswaan.

i. Mengawasi pelaksanaan tata tertib dan etika pergaulan mahasiswa.

j. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas staf tata usaha.

3. Senat Fakultas:

a. Merumuskan kebijakan akademik, penjaminan mutu, pengembangan

fakultas, penilaian prestasi akademik dan kecakapan serta kepribadian

civitas akademika sesuai dengan tuntunan islam.

b. Merumuskan norma dan tolak ukur penyelenggaraan fakultas.

c. Memberikan pendapat atas Rancangan Anggaran Pendapatan dan

Belanja sebelum diajukan ke Majelis Dikti Pimpinan Pusat

Muhammadiyah.

d. Menilai pertanggungjawaban Pimpinan fakultas atas pelaksanaan

kebijakan yang telah ditetapkan.

e. Merumuskan peraturan pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan

mimbar akademik, dan otonomi keilmuan fakultas.

f. Memberikan pertimbangan kepada penyelenggara fakultas berkenaan

dengan calon-calon yang diusulkan untuk diangkat menjadi pimpinan

fakultas.

g. Menegakkan norma-norma yang berlaku bagi civitas akademika.

34

4. Unit Penjaminan mutu:

a. Menyusun kebijakan mutu di tingkat fakultas, dan program studi,

serta unit – unit lainnya.

b. Menetapkan standar mutu di tingkat fakultas, dan program studi, serta

unit-unit lainnya.

c. Mengkoordinasikan pelaksanaan mutu di tingkat fakultas dan program

studi, serta unit-unit lainnya.

d. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan mutu di tingkat fakultas,

dan program studi, serta unit-unit lainnya.

e. Melakukan pengendalian atas pelaksanaan mutu di tingkat fakultas

dan program studi, serta unit - unit lainnya.

f. Merancang tindak lanjut pelaksanaan mutu di tingkat fakultas, dan

program studi, serta unit-unit lainnya.

g. Menyiapkan evaluasi mutu eksternal termasuk akreditasi.

5. Bagian Akademik:

a. Membantu menyusun dan merencanakan program kerja yang

berhubungan dengan kegiatan pengelolaan akademik.

b. Membantu menjabarkan kalender akademik dari Universitas

Muhammadiyah setiap semester.

c. Membantu mensosialisasikan kalender dan jadwal perkuliahan kepada

dosen dan mahasiswa.

d. Membantu membuat surat kepada dosen tentang permohonan untuk

memberikan perkuliahan.

e. Membantu mengumpulkan dan merapikan sistem penilaian mahasiswa.

35

f. Membantu membenahi arsip KRS, menerima dan mengarsipkan KRS.

g. Membantu membuat dan mencetak serta memberikan KHS kepada

mahasiswa pada setiap semester.

h. Membantu mengarsipkan surat keluar dan masuk, serta menyampaikan

kepada dekan / wakil dekan untuk ditindaklanjuti.

i. Membantu melayani surat keterangan mahasiswa (izin, sakit,

pengembalian, dll)

j. Membantu mengentri KRS untuk dilaporkan setiap semester.

k. Membuat dan mencetak serta memberikan KHS kepada mahasiswa

pada setiap semester.

l. Membantu merencanakan kegiatan rapat internal dan eksternal.

m. Membantu memberikan pelayanan administrasi fakultas.

6. Ketua Program Studi:

a. Bersama para dosen menyusun dan melaksanakan strategi

pengelolaan/pengembangan program studi baik jangka pendek,

menengah dan panjang dengan prinsip efisiensi, akuntabilitas dan

transparan.

b. Melakukan sosialisasi program kerja yang akan dilaksanakan oleh

dosen serta mendeseminasikan hasil pengelolaan secara transparan pada

forum rapat Program Studi Kesehatan Masyarakat.

c. Membuat perencanaan, pelaksanaan, pengembangan serta proses

pembelajaran pada program studi kesehatan masyarakat secara

berkelanjutan.

36

d. Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan proses belajar mengajar

guna mendapatkan feedback yang hasilnya untuk kebijakan pembinaan

kepada para dosen.

e. Menegakkan kaidah-kaidah atau peraturan yang ada untuk

meningkatkan mutu lulusan.

f. Melakukan pembinaan, merencanakan, melaksanakan pengembangan

tenaga pengajar dan tenaga peneliti di bidang kesehatan masyarakat

secara berkelanjutan.

g. Membuat dan melaksanakan program unggulan yang dapat memperkuat

eksistensi Program Studi Kesehatan Masyarakat.

h. Menyusun Program, membina himpunan mahasiswa dalam

pengembangan bakat, minat dan daya penalaran mahasiswa.

i. Mengevaluasi data berbasis Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi

Diri (EPSBED) yang menyangkut akademik, pendidikan, penelitian,

dan pengabdian pada masyarakat di bidang kesehatan masyarakat.

j. Melakukan penelitian dan pengabdian masyarakat bersama para dosen

guna pengembangkan dan penerapan kurikulum bidang kesehatan

masyarakat.

k. Merencanakan dan melakukan kerjasama pendidikan dan penelitian,

baik secara internal maupun eksternal di lingkungan Universitas

Muhammadiyah Pontianak.

l. Melakukan PDCA (Plan, Do, Check, Action) dalam rangka penjaminan

mutu di Program Studi Kesehatan Masyarakat.

m. Meningkatkan kesejahteraan baik dosen maupun mahasiswa.

37

n. Melakukan dan mempertanggungjawabkan semua kegiatan program

kerja dan hasil kinerja pada forum rapat Program Studi Kesehatan

Masyarakat.

7. Bagian Keuangan:

a. Menyusun dan menyelenggarakan rencana dan program kerja yang

berhubungan dengan urusan keuangan atau Subbagian di bawahnya.

b. Mengkoordinasikan penyusunan rencana anggaran pendapatan dan

belanja fakulas.

c. Menyosialisasikan anggaran pendapatan dan belanja ke setiap unit kerja

yang ada di fakultas.

d. Menyelenggarakan pengelolaan keuangan sesuai dengan anggaran

pendapatan dan belanja yang telah disahkan.

e. Mengelola dan menyajikan data keuangan

f. Menyiapkan laporan keuangan secara priodik

g. Mengefektifkan pelaksanaan standarisasi prestasi kerja.

8. Gugus Penjaminan Mutu

a. Membantu pimpinan fakultas dan program studi dalam mewujudkan

arah kebijakan akademik untuk meningkatkan mutu pendidikan yang

merupakan proses penetapan pemenuhan standar mutu pengelolaan

secara konsisten, berkelanjutan sehingga para pengguna (stakeholder)

dan para pihak yang berkepentingan memperoleh kepuasan.

b. Mewujudkan suatu sistem penjaminan mutu yang berorientasi pada

kualitas berkelanjutan dan yang dipakai sebagai pedoman bagi

38

penyelenggaraan kehidupan akademik di tingkat fakultas dan program

studi.

c. Dalam melaksanakan tugas unit dan gugus penjamin mutu fakultas

berada di bawah koordinasi dekan dan lembaga penjamin mutu

universitas.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis

akan menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan pada sistem informasi

sarana dan prasarana laboratorium pada Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas

Muhammadiyah Pontianak yang meliputi:

1. Proses Pengadaan Alat Praktik

Pada proses ini ketua Program studi mengusulkan penambahan alat praktik di

laboratorium kepada dekan Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas

Muhammadiyah Pontianak melalui saran dan masukan dari badan penjaminan

mutu Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah Pontianak.

2. Proses Peminjaman Alat Praktik

Pada proses ini, peminjam harus membawa persyaratan, seperti kartu tanda

mahasiswa (KTM) untuk diserahkan kebagian akademik, selanjutnya bagian

akademik akan memproses peminjaman dengan melakukan pemberian

formulir peminjaman kepada mahasiswa yang selanjutnya akan diisi oleh

mahasiswa sebagai peminjam, setelah itu bagian akademik akan mengisi

formulir sebagai admin yang menyerahkan alat kepada peminjam.

3. Proses Pengembalian Alat Praktik

39

Pada proses ini mahasiswa mengembalikan alat praktik yang dipinjam

kepada bagian akademik dan admin mencatat tanggal pengembalian pada

form peminjaman.

4. Proses Perawatan Alat Praktik

Proses ini dilakukan oleh bagian akademik yang merekap data kondisi alat

praktik, apabila menemukan alat dalam kondisi rusak maka admin menandai

pada daftar alat yang tersedia bahwa alat tersebut dalam keadaan rusak dan

membuat surat permohonan untuk dilakukannya perawatan.

5. Proses Pembuatan Laporan

Proses ini dilakukan oleh bagian akademik yang merekap data dan

mengelolah data menjadi laporan yang harus dilaporkan ke dekan.

3.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Dari hasil analisis yang telah dilakukan pada Laboratorium Fakultas Ilmu

Kesehatan Universitas Muhammadiyah Pontianak, maka dapat diketahui bentuk

sistem informasi laboratorium secara garis besar yang sedang berjalan di dalam

laboratorium Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah Pontianak saat

ini. Bentuk besarnya dapat dilihat dalam diagram konteks sebagai berikut:

0.0

Sistem

Informasi

Sarana dan

Prasarana

Laboratorium

FP, KTM, DAP, SPAP,

LAP

KTM,

FPT, APK

FP, KTM,

DAP

SPPAP,

SPAP, LAP

SPPAP_ACC

, SPAP_ACC

Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan

Sumber. Hasil Penelitian (2017)

DAP,KTM, FPT, DAPK

Bagian

Akademik

Mahasiswa

Ketua

Program

Studi

Badan Penjaminan

Mutu

Dekan

SDKAP

SDKAP, SPPAP_ACC

SPPAP SPPAP_ACC

40

SPPAP : Surat Pengajuan Pengadaan Alat Praktik

SPPAP_ACC : Surat Pengajuan Pengadaan Alat Praktik disetujui

SDKAP : Surat Daftar Keperluan Alat Praktik

KTM : Kartu Tanda Mahasiswa

FP : Formulir Peminjaman

AP : Alat Praktik

FPT : Formulir Peminjaman Terisi

APK : Alat Praktik Kembali

SPAP : Surat Perawatan Alat Praktik

SPAP_ACC : Surat Perawatan Alat Praktik disetujui

LAP : Laporan

KTM, FPT

KTM, FPT

FP, DAP

DAPK DAPK

KTM

SPAP SPAP

SPAP_AC

C SPAP_AC

C

Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan


1.1

Proses

Pengadaan

Alat Praktik

1.2

Proses

Peminjaman

Alat Praktik

1.3

Proses

Pengembalian

Alat Praktik

1.4

Proses

Perawatan

Alat Praktik

1.5

Proses

Pembuatan

Laporan

Ketua

Program Studi

Badan

Penjaminan

Mutu

Dekan

SDKAP

FP, DAP

KTM

LAP_ACC

LAP_ACC

LAP LAP

Mahasiswa

SDKAP, SPPAP_ACC

SPPAP SPPAP_ACC

Bagian

Akademik

SPPAP SPPAP_ACC

Berkas SPPAP

Berkas KTM, FPT

Berkas KTM

Berkas SPAP

Berkas LAP

41






AP : Aalat Praktik


APK : Alat Praktik Kembali

SPAP : Surat Perawatan Alat Praktik

SPAP_ACC : Surat Perawatan Alat Praktik disetujui

LAP : Laporan

1.1

Proses

Pendataan

Alat Praktik

Ketua

Program Studi

Dekan


Gambar III.4. Diagram Detail Sistem Berjalan Pengadaan Alat Praktik

Badan

Penjaminan

Mutu

SDKAP SDKAP

SPPAP

SPPAP_ACC

SPPAP_ACC

SDKAP

Arsip SDKAP

1.2

Proses

Perdsetujuan

Pengadaan

Arsip SPPAP

SPPAP

42

Keteangan:




Keteangan:




AP : Alat Praktik

Mahasiswa

Bagian

Akademik

2.1

Proses

Penyerahan

KTM dan

Pengisian

Formulir

Peminjaman

KTM, FPT

KTM, FPT

FP


Gambar III.5. Diagram Detail Sistem Berjalan Peminjaman Alat Praktik

2.2

Proses

Penyerahan

Alat Praktik

DAP

DAP

FP

Arsip KTM, FPT

Arsip DAP

43

Keteangan:


FP E : Formulir Pengembalian

FPT : Formulir Pengembalian Terisi

AP : Alat Praktik

Arsip_KTM : Arsip Kartu Tanda Mahasiswa

FPE


Gambar III.6. Diagram Detail Sistem Berjalan Pengembalian Alat Praktik

3.2

Proses

Pengembalian

atau Penyerahan

Alat Praktik ke

Administrasi

DAP

DAP

FPE

Bagian

Akademik

Mahasiswa

3.1

Proses

Pengisian

Formulir

Pengembalian

Alat Praktik

KTM

KTM

FPET

FPET

Arsip FPE

Arsip KTM

44

Keteangan:

SPP : Surat Permohonan Perbaikan

SPP_ACC : Surat Permohonan Perbaikan disetujui


Gambar III.7. Diagram Detail Sistem Berjalan Perawatan Alat Praktik

4.2

Proses

Permohonan

Perawatan Alat

Praktik

disetujui

Bagian

Akademik

4.1

Proses

Permohonan

Perawatan Alat

Praktik

Dekan

SPAP SPAP

SPAP_ACC

SPAP_ACC

Arsip SPAP

Arsip SPAP_ACC

45

3.4. Kamus Data

Pada kamus data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara

lebih rinci, karena kamus data memberikan kererangan yang jelas tentang data

yang dicari. Yang akan dijelaskan adalah dokumen masukan dan dokumen

keluaran yang berhubungan dengan proses sistem informasi sarana dan prasarana

yang sedang berjalan di Laboratorium Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas

Muhammadiyah Pontianak.

3.4.1. Kamus Data Masukan

1. Nama Dokumen : Kartu Tanda Mahasiswa

Alias : KTM

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual

Arus Data : Mahasiswa

Penjelasan : Sebagai bukti yang bersangkutan mahasiswa

Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas

Muhammadiyah Pontianak

Periode : Setiap kali pengajuan peminjaman alat praktik

Struktur Data : Header dan isi

Header : nama_isntitusi

Isi : npm+nama+tempat_tanggal_lahir+jenis_kelamin

+berlaku hingga

2. Nama Dokumen : Formulir Peminjaman Alat Praktik Terisi

Alias : FPAPT



46

Penjelasan : Sebagai bukti yang bersangkutan meggunakan alat

praktik pada laboratorium Fakultas Ilmu Kesehatan

Universitas Muhammadiyah Pontianak

Periode : Setiap kali pengajuan peminjaman alat praktik



Isi : npm+nama+nomor_telpon+nama_alat

+jumlah_alat+lama_pemakaian

3. Nama Dokumen : Surat Daftar Keperluan Alat Praktik

Alias : SDKAP

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer

Arus Data : Badan Penjaminan Mutu

Penjelasan : Sebagai data atau catatan untuk memberikan saran

atau masukan kepada ketua program studi mengenai

pengadaan alat praktik yang ada di laboratorium

Periode : Setiap kali pengadaan alat praktik



Isi : no_surat+hal_suratt+kalimat_pembuka+

data_alat+jumlah_alat+kalimat_penutup

4. Nama Dokumen : Surat Permohonan Perbaikan disetujui

Alias : SPP_ACC

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer

Arus Data : Dekan

47

Penjelasan : Sebagai persetujuan untuk melakukan perawatan

alat praktik pada laboratorium Fakultas Ilmu

Kesehatan Universitas Muhammadiyah Pontianak

Periode : Setiap kali Persetujuan Pengajuan Perbaikan



Isi : nama_alat+kode_alat+kondisi_alat+baris_acc

3.4.2. Kamus Data Keluaran

1. Nama Dokumen : Formulir Peminjaman Aalat Praktik

Alias : FPAP


Arus Data : Administrasi

Penjelasan : Sebagai bukti untuk mendata pengguna dan jumlah

alat praktik yang digunakan pada laboratorium



Periode : Setiap kali peminjaman alat praktik



Isi : npm+nama+nomor_telpon+nama_alat

+jumlah_alat+lama_pemakaian

2. Nama Dokumen : Kartu Tanda Mahasiswa

Alias : KTM


48


Penjelasan : Sebagai bukti yang bersangkutan mahasiswa



Periode : Setiap kali Pengembalian alat



Isi : npm+nama+tempat_tanggal_lahir+jenis_kelamin

+berlaku hingga

3. Nama Dokumen : Surat Permohonan Perbaikan

Alias : SPP


Arus Data : Bgaian Akademik

Penjelasan : Sebagai Pengajuan untuk melakukan perawatan

alat praktik pada laboratorium Fakultas Ilmu

Kesehatan Universitas Muhammadiyah Pontianak

Periode : Setiap kali Pengajuan Perbaikan



Isi : nama_alat+kode_alat+kondisi_alat+baris_acc

3.5. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi dokumen sistem berjalan ini menjelaskan tentang

dokumen-dokumen yang digunakan berupa spesifikasi file. Bentuk dokumen

49

sistem berjalan ini terdiri dari spesifikasi dokumen masukan dan spesifikasi

dokumen keluaran.

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama dokumen : Kartu Tanda Mahasiswa

Fungsi : Syarat untuk peminjaman alat praktik

Sumber : Mahasiswa

Tujuan : Administrasi

Frekuensi : Setiap kali mahasiswa melakukan peminjaman

Jumlah : 1 lembar

Bentuk : Lampiran A-1

2. Nama dokumen : Formulir Peminjaman Alat Praktik Terisi

Fungsi : Sebagai bukti peminjaman alat praktik

Sumber : Mahasiswa



Jumlah : 1 lembar


3. Nama dokumen : Formulir Pendataan Alat Praktik Terisi

Fungsi : Sebagai catatan untuk mengetahui kondisi alat

Sumber : Administrasi

Tujuan : arsip

Frekuensi : Setiap kali melakukan pengecekan kondisi alat

Jumlah : 1 lembar


50

4. Nama dokumen : Surat Permohonan Perbaikan Disetujui

Fungsi : Sebagai tanda disetujuinya perbaikan alat

Sumber : Dekan


Frekuensi : Setiap kali Persetujuan Perbaikan Alat

Jumlah : 1 lembar


3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama dokumen : Formulir Peminjaman Aalat Praktik

Fungsi : Sebagai bukti peminjaman alat praktik


Tujuan : Mahasiswa


Jumlah : 1 lembar

Bentuk : Lampiran B-1

2. Nama dokumen : Formulir Pendataan Alat Praktik

Fungsi : Untuk mencatat kondisi alat


Tujuan : Arsip

Frekuensi : Setiap kali melakukan pengecekan kondisi alat

Jumlah : 1 lembar


3. Nama dokumen : Surat Permohonan Perbaikan

51

Fungsi : Untuk mendapatkan persetujuan perbaikan alat


Tujuan : Dekan

Frekuensi : Setiap kali Meminta Persetujuan Perbaikan Alat

Jumlah : 1 lembar


3.6. Permasalahan Pokok

Laboratorium Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah

Pontianak adalah salah satu fasilitas penunjang pendidikan yang diberikan kepada

mahasiswa Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah Pontianak.

Laboratorium tersebut menyediakan alat praktik yang dibutuhkan oleh mahasiswa

yaitu alat praktikum pendidikan Program Srudi kesehatan masyarakat yang terdiri

dari enam jurusan diantaranya jurusan S1 Kesehatan Masyarakat peminatan

Promosi Kesehatan dan Ilmu Prilaku (PKIP), Kesehatan Lingkungan (KESLING),

Kesehatan Reproduksi (KESPRO), Epidemiologi Kesehatan, Gizi Kesehatan

Masyarakat, dan Keselamatan Kerja (K3). Dari banyaknya jurusan yang ada pada

Fakultas Ilmu Kesehatan Masyarakat makan berdampak juga pada banyaknya

macam atau jenis peralatan praktikum yang disediakan untuk menunjang proses

pendidikan, apabila laboraorium berisi dengan peralatan dan perlengkapan

sebanyak itu maka akan tidak mungkin mengalami kesulitan dalam proses

transaksi dan perawatan sarana dan prasarana yang ada di laboratorium Fakultas

Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah Pontianak. Adapun masalah tersebut

akan diuraikan sebagai berikut:

1. Semua data alat praktik dicatat secara manual diformulir pendataan

52

2. Proses peminjaman alat praktik menggunakan formulir cetak manual

sehingga proses peminjaman tidak evektif dan membutuhkan waktu yang

cukup lama.

3. Proses pengembalian alat praktik menggunakan formulir manual dan sistem

yang manual, sehingga menyulitkan dalam pendataan alat kembali.

4. Proses Perawatan yang membutuhkan persetujuan yang manual serta data

kondisi alat yang terarsip manual.

3.7. Pemecahan Masalah

Permasalahan yang terjadi pada laboratorium Fakultas Ilmu Kesehatan

Universitas Muhammadiyah Pontianak terletak pada sumber daya manusia atau

pegawai administrasi laboratorium dan sistem yang telah digunakan atau

dijalankan tersebut, sehingga harus dilakukan tindakan atau solusi yang lebih

efektif dan efisien terhadap permaslahan yang muncul serta mengambil langkah-

langkah yang sesuai dengan tujuan instansi pada Fakultas Ilmu Kesehatan

Universitas Muhammadiyah Pontianak. Adapun pilihan atau alternative dari

pemecahan masalah yang penulis sarankan adalah;

1. Menggunakan Aplikasi yang tersedia agar lebih efektif dan efisien, serta

meminimalisir dari berbagai resiko, seperti formulir yang mudah rusak atau

sobek akibat cairan atau benda tajam dan api.

2. Memperbanyak petugas administrasi di Fakultas Ilmu Kesehtan khususnya

di bagian laboratorium agar proses pelayanan terhadap mahasiswa menjadi

lebih baik dan cepat.

bab iii analisa sistem berjalan file28 bab iii analisa sistem berjalan 3.1. tinjauan perusahaan...

Documents