BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Tinjauan Institusi/Perusahaan

Dalam bagian tinjauan pada institusi ini berisikan tentang sejarah, struktur

organisasi serta dilengkapi dengan penjelasan fungsi dari masing-masing bagian

yang terdapat dalam institusi tersebut.

3.1.1 Sejarah Institusi/Perusahaan

SMK Negeri Gegerbitung merupakan salah satu sekolah kejuruan yang terletak

di kecamatan Gegerbitung, tepatnya di Jl. Pramuka No.180, Kecamatan Gegerbitung,

Kabupaten Sukabumi, yang berdiri diatas luas tanah milik yaitu seluas

4.120+26.921 , dengan tanggal SK perizinan operasional sejak 08-12-2006. Saat

ini SMK Negeri Gegerbitung sudah memiliki akreditasi B. SMK Negeri Gegerbitung

memiliki dua gedung sekolah terpisah yaitu kampus 1 dan kampus 2. Dalam

pembangunannya sekolah dilengkapi tentunya dengan ruang kelas, perpustakaan,

laboratorium komputer, toilet.

Dalam pengembangannya sekolah mempunyai komitmen dengan perubahan dan

peningkatan mutu perkembangan diri. Perkembangan diri memiliki tujuan untuk

memberi kemungkinan kepada siswa untuk mengembangkan diri, sikap, serta dapat

mencurahkan diri sesuai dengan minat, kebutuhan, bakat pada setiap siswa yang

disesuaikan dengan kondisi SMK Negeri Gegerbitung. Kegiatan pengembangan diri

dilakukan melalui kegiatan konseling, kegiatan berbagai macam ekstrakurikuler yang

dapat dipilih siswa, kegiatan keagamaan, kegiatan berorganisasi seperti OSIS serta

latihan kepemimpinan siswa (LDKS), kesenian maupun pecinta alam, dan segala

aktivitas peserta didik yang berkenaan dengan kegiatan ekstrakurikuler berada

dibawah pembinaan juga pengawasan guru pembina yang telah ditugaskan oleh

kepala sekolah sebagai penanggung jawab seluruh kegiatan sekolah.

3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Sumber: Sekolah SMKN 1 Gegerbitung (2020)

Gambar III. 1

Struktur Organisasi Smk Negeri 1 Gegerbitung

Pembagian tugas dan tanggung jawab atau fungsi dari bagan struktur

organisasi sekolah SMK Negeri 1 Gegerbitung di atas adalah:

1. Kepala sekolah

a. Bertanggung jawab dalam terselenggaranya kegiatan sekolah

b. Tugas kerja diatur dan ditetapkan oleh kepala sekolah

c. Memberikan serta membuat arahan kepada setiap bidang ataupun sub bidang

d. Membuat lingkungan kerja yang aman dan nyaman pada setiap bidang dalam

melaksanakan tugasnya

e. Koordinasi dengan komite sekolah perihal pemantauan pelaksanaan seluruh

kegiatan di sekolah

2. Komite Sekolah

a. Fungsi

1) Mampu menumbuhkan perhatian serta komitmen masyarakat dalam hal

penyelenggaraan serta memajukan pendidikan yang bermutu baik

2) Sebagai pihak yang melakukan kerjasama dengan masyarakat secara

perorangan, organisasi, dunia industri, maupun dunia usaha

3) Sebagai wadah untuk menampung berbagai aspirasi, tuntutan, ide, serta

kebutuhan pendidikan yang diajukan masyarakat

b. Tujuan

1) Menyalurkan dan mewadahi aspirasi terhadap berbagai prakarsa

masyarakat dalam membangun program pendidikan serta kebijakan

operasional di satuan pendidikan.

2) Meningkatkan peranan, tanggung jawab masyarakat dalam segala

pelaksanaan pendidikan pada satuan pendidikan.

3. Kepala sub bagian Tata Usaha

Kepala sub bagian Tata Usaha mengemban tugas ketatausahaan dan

bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah yang meliputi kegiatan-kegiatan

sebagai berikut:

a. Pengelolaan administrasi keuangan sekolah

b. Pengembangan dan pembinaan karir terhadap semua karyawan TU sekolah

c. Pengurusan terhadap administrasi guru, siswa, pegawai

d. Penyusunan program kerja tata usaha (TU) sekolah, administrasi

perlengkapan kebutuhan di sekolah, menyusun serta menyajikan data atau

statistik sekolah

e. Penyusunan laporan secara berkala mengenai pelaksanaan kegiatan

pengurusan ketatausahaan.

4. Wakil Kepala Sekolah Hubungan Kelompok Industri (HKI)

a. Sebagai seorang perwakilan Kepala Sekolah terhadap berbagai urusan

tertentu yang disesuaikan dengan bidang tugas.

b. Menyusun program-program kerja untuk Wakil Kepala Sekolah bagian

Urusan Hubungan Masyarakat atau Industri (tahunan, bulanan, semester),

serta menyusun program hubungan kerja sama sekolah dengan dunia kerja

dan industri atau masyarakat,

c. Mengkoordinir pelaksanaan dan mengevaluasi program pendidikan sistem

ganda (PKL), pelaksanaan Praktik Kerja Industri baik luar negeri maupun

dalam negeri, pelaksanaan untuk mempromosikan sekolah seperti kunjungan

langsung, leaflet, pameran, serta peningkatan dan penilaian pelaksanaan

Business Centre.

d. Bersama dengan ketua-ketua kompetensi keahlian mengevaluasi hubungan

kerjasama dengan DU/DI dalam penerapan pendidikan sistem ganda.

e. Membangun peta dunia usaha atau industri, dan institusi pasangan yang

relevan.

f. Bersama koordinator BP/BK melangsungkan pemasaran dan pelacakan

tamatan.

g. Bersama dengan ketua-ketua bagian kompetensi keahlian, mengkoordinir

atau mengatur penyiapan siswa untuk ikut serta dalam Lomba Keterampilan

Siswa (LKS).

h. Mengkoordinasi pelaksanaan rapat dinas.

i. Menginformasikan semua kebijakan yang dilakukan oleh manajemen sekolah

kepada segenap pemilik kepentingan

j. Menyusun dan membuat laporan kinerja (tahunan, semester, bulanan, dan

insidentil).

5. Wakil kepala sekolah Kurikulum

a. Mengelola penyelenggaraan program pada penilaian kriteria terhadap

kenaikan kelas, kelulusan dan menyusun laporan perkembangan belajar pada

peserta didik, serta pembagian raport siswa dan STTB.

b. Mengelola secara langsung bagaimana pelaksanaan program pengayaan serta

perbaikan, pemanfaatan lingkungan sebagai sumber mengajar dan belajar,

pengembangan MGMP dan pengatur dan menyusun mata pelajaran,

menguruskan jika ada mutasi siswa,

c. Menyusun pembagian jadwal pelajaran dan tugas guru, menata kalender

pendidikan, dan mengerjakan laporan.

d. Menyusun program pengajaran (penjabaran dan program semester,

penyesuaian kurikulum program satuan bahan ajar, dan persiapan untuk

mengajar)

e. Melaksanakan peninjauan terhadap administrasi dan akademis

6. Wakil kepala sekolah Kesiswaan

a. Mengatur terhadap pelaksanaan Bimbingan Konseling siswa, pelaksanaan

Ekstrakurikuler, serta menyusun pelaksanaan pemilihan siswa teladan

sekolah

b. Mengatur, mengelola dan membina segala program kegiatan OSIS misalnya:

(UKS) Usaha Kesehatan Sekolah, (PMR) Palang Merah Remaja, (PKS)

Patroli Keamanan Sekolah, paskibra, kepramukaan, (KIR) Kelompok Ilmiah

Remaja.

c. Mengkoordinasikan serta mengontrol terhadap pelaksanaan ketertiban,

kekeluargaan, keamanan, kebersihan, keindahan, kesehatan dan kerindangan

(7K)

d. Menyeleksi dalam pemilihan untuk calon yang akan diusulkan mendapat

beasiswa.

e. Menyelenggarakan dan mengkoordinasikan olahraga prestasi serta cerdas

cermat.

7. Wakil kepala sekolah Sarana Prasarana

a. Mengatur kebutuhan sarana prasarana sebagai penunjang proses belajar

mengajar serta merencanakan program pengadaannya.

b. Mengatur serta pemanfaatan sarana prasarana, mengatur pembukuannya dan

menyusun laporan.

c. Mengelola perawatan, perbaikan serta pengisian.

8. Kepala Kompetensi Teknik Kendaraan Ringan

a. Mereparasi kerusakan yang ringan pada rangkaian seperti pada sistem

kelistrikan, pengaman, serta kelengkapan tambahan.

b. Mereparasi komponen-komponen sistem pengoperasian, unit kopling, poros

penggerak roda, sistem kemudi, sistem suspensi, roda dan ban, sistem

pengapian, sistem rem, sistem starter dan pengisian, sistem injeksi bahan

bakar pada diesel, dan kompresor udara sistem hidrolik

c. Melaksanakan prosedur pematrian, pengelasan, pemotongan dengan

menggunakan panas dan pemanasan

d. Melakukan pemeriksaan pada sistem pendingin serta semua komponen–

komponennya

e. Pemeliharaan atau servis engine beserta komponen-komponennya, baterai,

unit final drive atau gardan, sistem pada Air Conditioner (AC), transmisi, dan

sistem pada bahan bakar yaitu bensin

9. Kepala kompetensi Multimedia

a. Memahami keseluruhan tentang etimologi serta alir bagaimana proses pada

produksi produk di multimedia

b. Merawat peralatan multimedia

c. Mengelola dan mengatur bagaimana isi pada halaman web

d. Mengimplementasikan teknik pemotretan gambar produksi dan dalam desain

komunikasi visual untuk multimedia juga diperlukan penerapan prinsip-

prinsip seni grafis

e. Menguasai dasar-dasar animasi bidang datar, bagaimana cara tentang

menggambar kunci untuk animasi, clean-up serta sisip

f. Membuat dan mengerjakan story board aplikasi multimedia

g. Menggabungkan gambar 2D, text, fotografi digital, audio, kedalam sajian

multimedia serta mengimplementasikan efek secara khusus pada objek

produksi

h. Memahami bagaimana cara memakai peralatan tata cara mengerjakan dan

menyusun proposal penawaran.

10. Kepala kompetensi Tata Busana

a. Membuat busana perempuan, busana laki laki, busana anak, busana bayi,

lengkap dengan membuat pola busana serta hiasan pada busana

b. Mengawasi mutu busana

c. Memilih bahan baku untuk pembuatan busana

d. Menggambar desain busana

11. Kepala kompetensi Teknik Pemesinan

a. Penanganan material yang dilakukan dengan manual

b. Memakai peralatan pembandingan atau alat ukur dasar

c. Mengukur menggunakan alat ukur mekanik presisi

d. Memakai perkakas tangan dan perkakas yang bertenaga

e. Menginterpretasikan sketsa dan membaca gambar teknik

f. Memakai mesin yang berfungsi untuk operasi dasar

g. Pekerjaan dilaksanakan menggunakan mesin bubut, mesin frais, dan mesin

gerinda

h. Memfrais

i. Menggerinda pahat dan alat potong

j. Mengeset mesin dan program mesin NC atau CNC

k. Memprogram dan mengoperasikan mesin NC atau CNC

12. Kepala kompetensi agribisnis dan pengolahan hasil pertanian (APHP)

a. Mempraktikan prosedur teknik pemanenan pada bahan hasil dari pertanian

dan perlakukan pendahuluan terhadap bahan hasil pertanian pasca panen.

b. menggunakan mikroorganisme pada proses pengolahan atau fermentasi

c. Mempraktikan teknik pengendalian kandungan air, konversi bahan,

pengolahan dengan suhu tinggi, penggunaan suhu rendah, perlakuan kimiawi

atau enzimatis, pemanasan tidak langsung dan pengolahan dengan media

yang menghantarkan panas.

d. Mengoperasikan peralatan pengolahan, dan proses pengolahan hasil

pertanian.

e. Mengemas serta menyimpan bahan dari hasil pertanian dan produk olahan

f. Mempraktikan sanitasi di lingkungan perusahaan pengolahan hasil pertanian.

g. Mengatur limbah pengolahan dan usaha pengolahan hasil pertanian.

h. Menganalisis bahan dari hasil pertanian secara kimia.

13. Kepala UP

Bertanggung jawab kepada kepala sekolah atas terlaksananya kerjasama

hubungan industri dalam dunia usaha dengan masyarakat, dan industri, baik didunia

usaha dari dalam atau dari luar lingkungan sekolah.

14. Kepala Perpustakaan

a. Di awal tahun ajaran menyusun upaya pengembangan, perencanaan, serta

pembinaan

b. Melakukan koordinasi dan pengawasan pada semua kegiatan perpustakaan

c. Melakukan bimbingan pada anggota perpustakaan.

d. Membuat keputusan yang berhubungan dengan pengembangan perpustakaan

untuk menjadi lebih baik lagi.

e. Bekerjasama untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan yang ada

di perpustakaan.

f. Melakukan penilaian pada proses penyelenggaraan.

g. Dan pada akhir tahun ajaran membuat laporan kegiatan perpustakaan.

15. Kepala bursa kerja khusus (BBK)

a. Membuat program kerja BKK

b. Melakukan kerjasama dengan koordinator dalam proses mencari lowongan

pekerjaan dan melayani jika ada permintaan tenaga kerja oleh DUDI.

c. Mengkoordinasi dalam proses pelaksanaan rekrutmen yang dilakukan oleh

DUDI.

d. melaksanakan rapat koordinasi bersama pengurus yang lain.

e. Menyerahkan laporan pada kepala sekolah.

16. Kepala Bengkel

a. Membantu kepala sekolah menyusun program kerja dan pengembangan

kurikulum jurusan.

b. Membuat layout dan menata peralatan bengkel.

c. Membuat daftar inventaris peralatan serta bahan di jurusan.

d. Menjaga kebersihan, keamanan, kenyamanan, kondisi ruangan serta peralatan

yang berada di bengkel.

e. Membantu dalam kegiatan KBM di bengkel dan melakukan kerjasama

dengan guru bersangkutan.

f. Menjadi guru pengganti atau memberikan tugas pada siswa ketika guru yang

bersangkutan tidak masuk atau izin.

g. Memelihara, memeriksa dan memperbaiki peralatan yang ada di bengkel

secara berkala.

h. Setiap bulan membuat rekap daftar hadir harian guru di jurusan.

17. Laboratorium

Merupakan tempat atau ruangan yang dipergunakan untuk proses belajar

mengajar dengan metode praktik dan menghasilkan pengalaman dalam belajar.

18. Guru BP atau BK

a. Menyusun program serta pelaksanaan bimbingan konseling

b. Melakukan koordinasi bersama wali kelas dalam upaya untuk mengatasi

masalah siswa perihal kesulitan dalam belajar.

c. Menyediakan layanan yang membimbing siswa supaya lebih prestasi dalam

belajar.

d. Memberikan saran serta pertimbangan dalam karir pada siswa untuk

mendapatkan gambaran dari lanjutan pendidikan serta lapangan pekerjaan

yang sesuai.

e. melakukan penilaian dalam pelaksanaan bimbingan konseling dan menyusun

statistik dari hasilnya.

f. Menganalisis hasil evaluasi dari pelaksanaan bimbingan konseling.

g. Menyusun serta melaksanakan program tindak lanjut dari bimbingan

konseling.

h. Membuat laporan

19. Wali kelas

a. Membantu pengurus kelas serta membimbing setiap masalah yang ada di

kelas.

b. Melakukan pembinaan dengan rutin pada anggota kelas.

c. Bertanggung jawab terhadap kebersihan, ketertiban keamanan dan kelancaran

kegiatan intra maupun ekstrakurikuler pada tingkat kelas

d. Melaporkan hasil kegiatan kepada kepala sekolah.

20. Guru

a. Membuat program pengajar dan melaksanakan kegiatan pengajaran.

b. Meningkatkan penguasaan pada materi pelajaran.

c. Memilih metode yang paling tepat untuk menyampaikan materi yang akan

diajarkan.

d. Melaksanakan KBM.

3.2 Proses Bisnis Sistem

1. Prosedur Pencatatan Agenda Piket Guru

Proses bisnis yang berjalan saat ini yaitu diawali dengan guru petugas piket

berkeliling ke setiap kelas pada jam pertama mengecek dan menuliskan nama siswa

yang tidak dapat hadir atau terlambat, selanjutnya pada jam pelajaran terakhir

petugas guru piket kembali berkeliling ke setiap kelas untuk menuliskan siswa-siswi

yang tidak kembali ke kelas terakhir guru piket membuat laporan harian. Kemudian

staf kesiswaan menerima dan merekap data dari buku agenda piket, yang berguna

untuk melihat serta mengetahui peserta didik yang membutuhkan tindak lanjut jika

jumlah ketidakhadiran siswa sudah melebihi batas yang ditentukan, kemudian

mengeluarkan surat pemanggilan untuk orang tua peserta didik yang ditandatangani

oleh guru BP. Selanjutnya bagian kesiswaan membuat laporan keseluruhan lalu

menyerahkannya kepada Kepala Sekolah.

2. Prosedur Permohonan Surat Dispensasi Siswa

Proses pertama siswa mengajukan permintaan ingin melakukan dispensasi atau

surat izin keluar kepada guru piket kemudian guru piket memberikan kertas formulir

dispensasi kepada siswa untuk diisi nama peserta didik, nis, kelas, jurusan,

keperluan, berapa lama dispensasi, yang ditandatangani oleh guru bidang studi dan

guru piket selanjutnya menuliskannya di agenda piket dengan keterangan siswa izin.

Activity diagram Prosedur Pencatatan Agenda Piket Guru:

Gambar III. 2

Activity Diagram Prosedur Pencatatan Agenda Guru Piket

act activ ity prosedur pencataan agendada piket

kepala sekolahkesiswaansiswaguru piket

mulai

mencatat siswa

yang tidak hadir

membuat laporan menerima dan

merekap laporan

mencari data

kehadiran siswa

yang butuh tindak

lanjut

membuat surat

panggilan wali

murid

membuat

laporan

menerima surat

panggilan

selesai

menerima

laporan

selesai

Activity diagram Prosedur Permohonan Surat Dispensasi Siswa:

Gambar III. 3

Activity Diagram Prosedur Permohonan Surat Izin Keluar Siswa

act activ ity bab III

guru piketsiswa

mulai

mengisi data pada

surat dispen

menerima surat

dispen

menandatangani

surat dispen

surat dispen tidak

ditandatangani

siswa di izinkan

dispen

menuliskan data

dispen ke agenda

piket

selesai

3.3 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan dalam penelitian ini adalah

rincian bentuk dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses pengolahan agenda

guru piket harian. Bentuk dokumen dibagi menjadi dua bagian, yaitu pertama

dokumen masukan dan kedua yaitu dokumen keluaran.

3.3.1 Dokumen masukan

1. Nama dokumen : agenda piket harian

Fungsi : mencatat siswa dan guru yang tidak hadir

Sumber : guru piket

Tujuan : kepala sekolah

Media : buku agenda piket

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : setiap hari

Bentuk : lampiran A-1

2. Nama dokumen : surat dispensasi

Fungsi : surat izin keluar untuk siswa

Sumber : guru piket

Tujuan : siswa

Media : kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : setiap ada seorang siswa yang mengajukan izin

dispensasi

Bentuk : lampiran A-2

3.3.2 Dokumen keluaran

1. Nama dokumen : rekapitulasi agenda piket

Fungsi : memudahkan melihat data kehadiran siswa

Sumber : guru piket

Tujuan : bagian kesiswaan

Media : kertas

Jumlah : 1

Frekuensi : rekap per bulan

Bentuk : lampiran A-3

2. Nama dokumen : laporan agenda piket

Fungsi : memudahkan melihat data

Sumber : kesiswaan

Tujuan : kepala sekolah

Media : kertas

Jumlah : 1

Frekuensi : setiap hari

Bentuk : lampiran A-4

3. Nama dokumen : Surat panggilan wali murid

Fungsi : memanggil wali murid

Sumber : kesiswaan

Tujuan : wali murid

Media : kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : setiap kali ada murid yang membutuhkan tidak lanjut

Bentuk : lampiran A-5