28

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Pengadilan Negeri Karawang kelas 1B merupakan instansi yang bergerak

dalam bidang hukum. Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan,

struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada didalam

perusahaan tersebut, berikut ini adalah tinjauan yang berdasarkan penelitian.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Pengadilan Negeri Karawang pada tahun 1955 sampai dengan tahun 1962

merupakan Pengadilan wilayah Purwakarta dengan Ketua M. Roechjani Soeded,

kemudian tahun 1962 di Kabupaten Karawang terbentuk Pengadilan Negeri

Karawang kelas III dengan Ketua W.A. Mokalu,SmHk dan pada tahun 1970

dinaikkan statusnya menjadi Pengadilan Negeri Kelas II. Gedung Pengadilan

Negeri yang saat ini terletak di Jalan A. Yani By Pass Karawang dibangun di atas

tanah seluas 3520 m2 dengan luas bangunan 2519 m2 dan diresmikan pada tanggal

3 Februari 1982 oleh Bapak R. Soeroto, SH., selaku Dirjen Badilum Departemen

Kehakiman. Pada tanggal 22 Januari 2000 Pengadilan Negeri Karawang telah

ditingkatkan statusnya menjadi Pengadilan Negeri Kelas I.B. sampai

sekarang.Pembangunan Pengadilan Negeri Karawang untuk penyesuaian protype

Pengadilan telah dilaksanakan pada tahun 2012 sebagaimana keadaan bangunan

saat ini. Pejabat Ketua Pengadilan yang dapat dilaporkan hanya terhitung sejak

tahun 1982 sampai dengan sekarang, yakni :

29

1. Sunuhadi, SH.

2. Sunardi,SH.

3. Eko Wardono,SH.

4. P.S. Simanjuntak,SH.

5. Aropi Abdul kadir,SH.

6. Katar Kuna, SH.

7. Rata Kembaren,SH.

8. Maulida, SH.

9. Usman Wahab, SH.

10. Soltoni Mohdally, SH.,MH.

11. Suhadi,SH.,MH.

12. Samsul Bahri Borut, SH.,MH.

13. Sutjahjo Padmo Waksono,SH.,MH.

14. H.Mulyatno,SH.

15. Multining dyah Elly Mariani,SH.,M.Hum.

16. Torowa Daeli,SH.,MH.

17. Dr.Marsudin Nainggolan,SH.,MH

18. Dr. Marsudin Nainggolan, SH., MH.

19. Syamsul Edy, SH., MHum

20. John Effreddy, SH.MH

21. Sutio Jumagi Akhirno, SH.MHum

30

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Untuk mengolah perusahaan dengan baik dan optimal, terutama terhadap

sumber daya manusia, perusahaan menerapkan manajemen yang dituangkan dalam

bentuk struktur organisasi yang merupakan sarana terpenting untuk menjalankan

fungsinya.

Adapun struktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu

kerangka yang mewujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara kedudukan dan

peranan dalam suatu kerjasama. Bentuk struktur organisasi yang dimiliki

Pengadilan Negeri Karawang Kelas 1B sebagai berikut :

KETUA

HAKIM

SEKRETARISPANITERA

PANITERA

MUDA

PIDANA

PANITERA

MUDA

HUKUM

WAKIL KETUA

PANITERA

MUDA

PERDATA

KASUB

BAG.PERENCANA

AN TEKNOLOGI

INFORMASI DAN

LAPORAN

KASUB BAG.

KEPEGAWAIAN,

ORGANISASI

DAN TATA

LAKSANA

KASUB

BAG.UMUM

DAN

KEUANGAN

KELOMPOK JABATAN

FUNGSIONAL

1. FUNGSIONAL ARSIPARIS

2. FUNGSIONAL PUSTAKAWAN

3. FUNGSIONALPRANATA

KOMPUTER

4. FUNGSIONAL BENDAHARA

KELOMPOK FUNGSIONAL

KEPANITERAAN

1. PANITERA PENGGANTI

2. JURUSITA/JURUSITA

PENGGANTI

3. PRANATA PERADILAN

GARIS KORDINASI

GARIS TANGGUNG JAWAB

Sumber : Pengadilan Negeri Karawang Kelas 1B (2015)

Gambar III.1. Struktur Organisasi

31

Ada pun beberapa deskripsi tugas (fungsi) dari struktur organisasi perusahaan,

yaitu:

1. Ketua, yaitu :

a. Ketua Pengadilan sebagai pimpinan Pengadilan bertanggung jawab atas

terselenggaranya administrasi perkara pada Pengadilan.

b. Ketua Pengadilan melaksanakan pengawasan terhadap penyelenggaraan

peradilan di Peradilan Tingkat Banding dan Peradilan Tingkat Pertama

yang dibantu oleh Wakil Ketua Pengadilan.

c. Ketua Pengadilan menunjuk hakim sebagai juru bicara pengadilan untuk

memberikan penjelasan tentang hal-hal yang berhubungan dengan

pengadilan.

d. Sebagai pelaksana administrasi perkara, Ketua Pengadilan menyerahkan

kepada Panitera Pengadilan.

2. Wakil Ketua, yaitu :

a. Melaksanakan tugas-tugas ketua apabila ketua berhalangan.

b. Membantu ketua dalam menyusun program kerja jangka pendek dan

jangka panjang, pelaksanaan dan pengorganisasian.

c. Melaksanakan tugas kepemimpinan yang di delegasikan ketua kepadanya

dalam hal melakukan pengawasan interen untuk mengawasi apakah

pelaksanan tugas telah dikerjakan sesuai dengan rencana kerja dan

ketentuan yang berlaku terutama jalannya tugas peradilan yang dilakukan

oleh hakim, panitera, panitera pengganti dengan juru sita/jurusita

pengganti maupun tugas-tugas administrasi umum yang dilaksanakan oleh

32

wakil sekretaris, kepala sub bagian kepegawaian, kepala sub bagian

keuangan & kepala sub bagian umum yang dilaporkan kepada ketua.

d. Mengkoordinir pelaksanaan pengawasan peningkatan disiplin kerja.

e. Memeriksa, mengadili dan memutus perkara yang diberikan ketua untuk

diselesaikan secara sederhana, cepat dengan biaya ringan.

f. Memimpin sidang-sidang dan meneliti perkara yang ditanganinya sebelum

perkara disidangkan serta memasukannya dalam buku kalender

persidangan.

g. Membuat penetapan atau keputusan atas perkara yang ditanganinya dan

menelitinya secermat mungkin sebelum penetapan atau putusan tersebut

ditanda tanganinya.

h. Menandatangani berita acara persidangan dengan bertanggung jawab atas

kebenarannya.

i. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada Ketua.

j. Mengkoordinir pelaksanaan penerimaan pengaduan dan pelaporannya

serta melaksanakan pemeriksaan pengaduan atas perintah dari pimpinan

pengadilan (ketua) atau pimpinan Mahkamah Agung R.I. sesuai dengan

KMA 076/SK/VI/2009 tanggal 4 Juni 2009 tentang pedoman pelaksanaan

pengaduan lembaga peradilan.

3. Hakim, yaitu :

a. Menerima berkas perkara.

b. Memeriksa perkara yang diajukan kepadanya.

c. Memutus perkara yang diajukan kepadanya.

33

d. Melakukan tugas-tugas pengawasan sebagai Pengawas Bidang dengan

memberi petunjuk dan bimbingan yang diperlukan bagi para Pejabat

struktural maupun Fungsional.

4. Panitera, yaitu :

a. Kedudukan Panitera merupakan unsur pembantu pimpinan.

b. Bertanggung jawab atas pengurusan berkas perkara, putusan, dokumen,

akta, buku daftar, biaya perkara, uang titipan pihak ketiga, surat-surat bkti

dan surat-surat bukti dan surat-surat lainnya yang disimpan di

Kepaniteraan.

c. Membuat salinan putusan.

d. Menerima dan mengirimkan berkas perkara.

e. Melaksanakan eksekusi putusan perkara perdata yang diperintahkan oleh

Ketua Pengadilan dalam jangka waktu yang ditentukan.

5. Sekretaris, yaitu :

a. Kesekretariatan Pengadilan Negeri Kelas 1B adalah Aparatur tata usaha

negara yang dalam menjalankan tugas dan fungsinya berada dibawah dan

bertanggung jawab kepada Ketua Pengadilan Negeri Kelas 1B.

b. Kesekretariatan Pengadilan Negeri Kelas 1B mempunyai tugas

melaksanakan pemberian dukungan di bidang administrasi, organisasi,

keuangan, sumber daya manusia serta sarana dan prasarana di lingkungan

Pengadilan Negeri kelas 1B.

6. Panitera Muda Perdata, yaitu :

a. Panitera Muda Perdata mempunyai tugas melaksanakan administrasi

perkara di bidang perdata.

34

b. Pelaksanaan pemeriksaan dan penelaahan kelengkapan berkas perkara

perdata.

c. Pelaksanaan registrasi perkara gugatan dan permohonan.

d. Pelaksanaan distribusi perkara yang telah diregister untuk diteruskan

kepada Ketua Majelis Hakim berdasarkan Penetapan Penunjukan Majelis

Hakim dari Ketua Pengadilan.

7. Panitera Muda Pidana, yaitu :

a. Panitera Muda Pidana mempunyai tugas melaksanakan administrasi

perkara di bidang pidana.

b. Pelaksanaan pemeriksaan dan penelaahan kelengkapan berkas perkara

pidana.

c. Pelaksanaan penerimaan permohonan praperadilan dan pemberitahuan

kepada termohon.

d. Pelaksanaan distribusi perkara yang telah di register untuk diteruskan

kepada Ketua majelis hakim berdasarkan Penetapan penunjukan Majelis

Hakim dari Ketua Pengadilan.

e. Pelaksanaan penghitungan, penyiapan dan pengiriman penetapan

penahanan, perpanjangan penahanan dan penangguhan penahanan.

8. Jurusita, yaitu :

a. Melaksanakan semua perintah yang diberikan oleh Ketua/Hakim Ketua

majelis untuk menyampaikan pengumuman-pengumuman, teguran-

teguran protes-protes dan pemberitahuan putusan Pengadilan menurut

cara-cara berdasarkan ketentuan undang-undang.

b. Membuat relaas panggilan sidang.

35

c. Membuat relaas Pemberitahuan Putusan Pengadilan Negeri, Pengadilan

Tinggi dan Mahkamah Agung.

d. Membuat relaas pemberitahuan-pemberitahuan yang berkaitan dengan

banding, kasasi, PK dan Eksekusi.

9. Panitera Pengganti, yaitu :

a. Membantu Hakim dalam persidangan perkara perdata maupun pidana

serta melaporkan kegiatan persidangan.

10. Kasub bagian Umum dan Keuangan, yaitu :

a. Memeriksa ketersediaan Dana Anggaran dalam DIPA.

b. Menyusun Rencana Pengguna Anggaran Belanja rutin setiap tahun.

c. Melaksanakan realisasi anggaran sesuai DIPA.

d. Tugas dan Kewajiban pejabat penguji SPP dan penanda tangan SPM.

e. Memeriksa kelengkapan berkas SPP yang selanjutnya dilaporkan ke

KPPN untuk penerbitan SP2D.

f. Mengikutkan Pejaba/Pegawai Keuangan dalam setiap kegiatan aplikasi

mengenai mekanisme pembayaran gaji dari laporan keuangan.

11. Kasub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana, yaitu :

a. Melengkapi box file hakim, pegawai, honorer dalam lemari file.

b. Membuat Surat keputusan untuk diajukan kepada KPN untuk ditanda

tangani.

c. Mencatat data hakim, pegawai dan honorer dalam register buku induk,

buku bantu kepegawaian.

d. Memperbaharui papan DUK, DUS struktur organisasi.

e. Membuat usul jabatan dan usul pensiun hakim/pegawai.

36

f. Membuat SKP Hakim dan Pegawai.

g. Melaksanakan pengawasan administrasi kepegawaian meliputi

kelengkapan sarana tata usaha kepegawaian, SKP, DUK, KP, KGB, CUTI,

absensi dll.

h. Membuat data profil hakim dan pegawai yang ditampilkan pada website.

12. Kasub Bagian Perencanaan, IT dan Pelaporan, yaitu :

a. Membantu Sekretaris dalam melakukan pengumpulan, identifikasi,

analisa, pengolahan dan penyajian data/informasi untuk penyiapan bahan

penyusunan perencanaan dan melakukan penyiapan bahan monitoring,

evaluasi dan pelaporan.

b. Membantu Sekretaris dalam melaksanakan pengembangan sistem dan

teknologi informasi.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis

akan menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi:

1. Pengolahan Surat Masuk

Pengirim menyerahkan surat masuk kepada bagian Umum untuk diperiksa dan

dibuatkan disposisi dan dicatat ke dalam buku besar register. Kemudian surat

masuk yang sudah ditulis disposisi diserahkan kepada Ketua. Setelah surat

masuk yang sudah disposisi ACC oleh Ketua diserahkan kembali ke Pansek

(Panitera/Sekretaris) untuk di ACC kembali dan agar diarahkan ke bagian Sub

Pansek surat mana akan diteruskan. Lalu bagian Umum akan menyerahkan

surat masuk ke Sub Pansek sesuai arahan Pansek (panitera/sekretaris). Surat

37

masuk yang sudah disposisi ACC sesuai arahan Pansek yang telah di tanda

tangan Ketua diteruskan dan diarsipkan kebagian sub pansek.

2. Pengolahan Surat Keluar

Dari Sub Pansek mengajukan pembuatan Surat keluar ke Pansek. Pansek akan

menandatangani surat keluar. Setelah surat keluar di ACC oleh Pansek akan

diserahkan kembali ke Ketua untuk meminta persetujuan surat keluar. Ketua

memberikan surat keluar yang telah di ACC kembali ke bagian Umum untuk

diberi nomor surat keluar. Bagian Umum menyerahkan surat keluar ACC ke

Pengirim. Kemudian pengirim menyebarkan surat keluar yang telah di ACC ke

instansi terkait dan umum juga mengarsipkan nya di arsip Surat Keluar Acc.

3. Proses Pelaporan

Bagian Umum setiap bulannya menyerahkan laporan data surat masuk

disposisi dan laporan data surat keluar ke ketua dan juga mengarsipkannya ke

Arsip Laporan data surat masuk disposisi dan Arsip Laporan data surat keluar.

3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Untuk menggambarkan sistem berjalan secara logika, penulis mencoba

menggunakan Diagram Alir Data (DAD) yang fungsinya untuk mempermudah

pemahaman tentang sistem yang berjalan. Adapun DAD dari Diagram Alir Data

sistem berjalan, Adapun penggambaran dari diagram alir data sistem berjalan,

sebagai berikut:

38

SISTEM

PENGELOLAAN

SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR PADA

PENGADILAN NEGERI

KELAS 1B

0

PENGIRIM UMUM

KETUA PANSEK

SUB PANSEK

SM

SM

SMD

SMD

SMD ACC

SMD ACC

SMD ACC 2

SMD ACC 2

SK

SK

SK ACC

SK ACC

SK ACC 3

SK ACC 2

SK ACC 2

LDSMD

LDSMD

LDSKD

LDSKD

Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan

Keterangan :

SM : Surat Masuk

SMD : Surat Masuk Disposisi

SMD Acc : Surat Masuk Disposisi ACC

SMD Acc 2 : Surat Masuk Disposisi ACC ke 2

LDSMD : Laporan Data Surat Masuk Disposisi

Arsip SM : Arsip Surat Masuk

SK ACC : Surat Keluar ACC

SK ACC 2 : Surat Keluar ACC ke 2

SK ACC 3 : Surat Keluar ACC ke 3

Arsip SK : Arsip Surat Keluar

LDSKD : Laporan Data Surat Keluar Disposisi

SK : Surat Keluar

39

PENGIRIM

KETUA

UMUM

SUB PANSEK

PANSEK

SM

SM

SMD

SMD

SMD ACC

SMD ACC 2

SMD ACC

SMD ACC 2

LDSMD

LDSKD

LDSMD

LDSKD

SK

SK ACC

SK

SK ACC

SK ACC 2

ARSIP SKARSIP SK

SK ACC 3

SK ACC 2

ARSIP SM

ARSIP SM

SK ACC 3

ARSIP SURAT

MASUK

ARSIP SURAT

KEUAR

D1

D2

1

PENGOLAHAN SURAT

MASUK

2

PENGOLAHAN SURAT

KELUAR

3

PROSES PELAPORAN

ARSIP SK

Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan

40

3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi Sistem Berjalan adalah perincian dari bentuk dokumen-dokumen

yang di gunakan dalam proses penerimaan dan pembuatan surat pada Bagian

Umum di Pengadilan Negeri Karawang. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan

menjadi dua bagian, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran. Spesifikasi

dari dokumen-dokumen tersebut adalah:

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan adalah data atau file masukan yang diolah dan

diarsipkan oleh Fungsional Umum. Bentuk-bentuk dokumen masukan adalah :

1. Spesifikasi Dokumen Masukan

a. Surat Masuk

Nama dokumen : Surat Masuk

Fungsinya : Sebagai alat menyampaikan Pengajuan/ Perintah/

Undangan dan Informasi lainnya

Sumber : Pengirim

Jumlah : Disesuaikan

Media : Kertas

Tujuan : Bagian Umum

Frekuensi : Setiap ada pengajuan/ perintah/ undangan dan

informasi lainnya

b. Lembar Disposisi

Nama dokumen : Lembar Disposisi

Fungsinya :Sebagai alat menyimpulkan isi surat dan menuliskan

intruksi/informasi

41

Sumber : Bagian Umum

Jumlah : Satu lembar

Media : Kertas

Tujuan : Ketua dan Pansek

Frekuensi :Setiap surat dinas yang masuk

3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen perusahaan berupa

dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajeman serta merupakan

dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen-dokumen keluaran

tersebut sebagai berikut:

1. Spesifikasi Dokumen Keluaran

a. Surat Keluar

Nama dokumen : Surat Keluar

Fungsinya :Sebagai alat menyampaikan pengajuan/ Perintah/

Undangan dan Informasi lainnya.

Sumber : Bagian Umum

Jumlah : Satu lembar

Media : Kertas

Tujuan : -

Frekuensi : Sebagai alat menyampaikan pengajuan/ Perintah/

Undangan dan Informasi lainnya.

42

3.5. Permasalahan

Dari hasil analisa dan pengamatan pada Pengadilan Negeri Karawang Kelas

1B maka penulis dapat mengemukakan beberapa permasalahan pokok yang

khususnya terjadi pada sistem pengolahan surat yang sedang berjalan, antara lain:

1. Pencatatan surat masuk dan surat keluar yang masih menggunakan cara

manual serta lama menyebabkan pekerjaan tidak dilakukan secara efektif

dan efisien. Sehingga jika data-data surat tersebut diperlukan kembali

dikemudian hari, maka harus mencarinya dalam buku register surat yang

tebal sebelum mencari ke lemari pengarsipan surat.

2. Masih sering terjadinya keterlambatan waktu dalam penyelesaian atau tindak

lanjut dokumen surat masuk.

3. Sering terjadi kesalahan penomoran surat.

4. Sering terjadinya kekeliruan dalam penyusunan laporan karena masih

dihitung secara manual dibuku register dan arsip.

3.6. Pemecahan Masalah

1. Untuk memperlancar penyelesaian pekerjaan diadakan informasi pengelolaan

data surat masuk dan surat keluar yang berbasis komputer agar pengelolaan

surat masuk dan surat keluar mudah dicari dan surat masuk dan keluar

tersistematis.

2. Agar tidak terjadinya keterlambatan waktu datang dokumen surat. Diperlukan

untuk men-scan surat.

3. Dibuatkan penomoran otomatis untuk surat masuk dan surat keluar.

4. Dalam penyusunan laporan sebaiknya dibuatkan juga aplikasi untuk

menyusun laporan tersebut baik pertanggal dan perbulan.