bab iii analisa sistem berjalan 3.1

16

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1.Tinjauan Perusahaan3.1.1. Sejarah Kantor Pos Indonesia

sejarah pos indonesia Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu

panjang, Kantorpos pertama didirikan di Batavia (sekarang Jakarta) oleh

Gubernur Jenderal G.W Baron van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan

tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi

mereka yang berdagang dari kantor-kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang

datang dari dan pergi ke Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir

mengemban peran dan fungsi pelayanan kepada publik. Setelah Kantorpos

Batavia didirikan, maka empat tahun kemudian didirikan Kantorpos Semarang

untuk mengadakan perhubungan pos yang teratur antara kedua tempat itu dan

untuk mempercepat pengirimannya. Rute perjalanan pos kala itu ialah melalui

Karawang, Cirebon dan Pekalongan.

Pos Indonesia telah beberapa kali mengalami perubahan status mulai dari

Jawatan PTT (Post, Telegraph dan Telephone). Badan usaha yang dipimpin oleh

seorang Kepala Jawatan ini operasinya tidak bersifat komersial dan fungsinya

lebih diarahkan untuk mengadakan pelayanan publik. Perkembangan terus terjadi

hingga statusnya menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN

Postel). Mengamati perkembangan zaman dimana sektor pos dan telekomunikasi

berkembang sangat pesat, maka pada tahun 1965 berganti menjadi Perusahaan

Negara Pos dan Giro (PN Pos dan Giro), dan pada tahun 1978 berubah menjadi

Perum Pos dan Giro yang sejak ini ditegaskan sebagai badan usaha tunggal dalam

menyelenggarakan dinas pos dan giropos baik untuk hubungan dalam maupun

luar negeri. Selama 17 tahun berstatus Perum, maka pada Juni 1995 berubah

menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT Pos Indonesia (Persero).

17

Dengan berjalannya waktu, Pos Indonesia kini telah mampu

menunjukkan kreatifitasnya dalam pengembangan bidang perposan Indonesia

dengan memanfaatkan insfrastruktur jejaring yang dimilikinya yang mencapai

sekitar 24 ribu titik layanan yang menjangkau 100 persen kota/kabupaten, hampir

100 persen kecamatan dan 42 persen kelurahan/desa, dan 940 lokasi transmigrasi

terpencil di Indonesia. Seiring dengan perkembangan informasi, komunikasi dan

teknologi, jejaring Pos Indonesia sudah memiliki lebih dari 3.800 Kantorpos

online, serta dilengkapi electronic mobile pos di beberapa kota besar. Semua titik

merupakan rantai yang terhubung satu sama lain secara solid & terintegrasi.

Sistem Kode Pos diciptakan untuk mempermudah processing kiriman pos dimana

tiap jengkal daerah di Indonesia mampu diidentifikasi dengan akurat.

3.1.2. Struktuk Organisasi dan fungsinya

Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagianserta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankankegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan diingikan.Berikut ini merupakan struktur organisasi Pada PT. Pos Indonesia (Persero)

Sumber : PT.Pos Indonesia (Persero)

Gambar III.1

18

Struktur Organisasi PT.Pos Indonesia (Persero)

Fungsi dari tiap-tiap bagian sebagai berikut:

1. Pemegang Saham

Tanggung jawab pemegang saham sebatas pada jumlah nilai saham yang

di setorkan.menjadi penanggung pribadi berdasarkan perjanjian

penanggunan pribadi dengan transaksi pemberian fasilitas kredit olleh

bank.

2. Komisaris

Komisaris mengawasi seluruh urusan perusahaan memberikan saran dan

bimbingan untuk direksi.

3. Direktur Utama

Direktur Utama adalah jabatan yang ditunjuk dan memberi laporan kepada

Dewan /Board of Director (BOD).

4. Wakil Direktur Utama

Wakil Direktur Utama adalah mempertanggung jawab atas laporan kepada

pihak Dewan /Board of Director (BOD).

5. Direktorat Keuangan

Direktorat Keuangan bertanggung jawab atas kondisi dan manajemen kas

keuangan yang terjadi di perusahaan.

6. Direktorat Pemasaran dan Pengembangan Bisnis

Direktorat Pemasaran dan Pengembangan Bisnis bertanggung jawab atas

hasil pemasaran dan pengembangan bisnis perusahaan.

7. Direktorat Operasi surat Pos dan Logistik

Direktorat Operasi surat Pos dan Logistik bertanggung jawab atas

melayani semua komunikasi baikpihakintern maupun pihak ekstern dan

menerima barang pindah dari kota ke kota,barang pengiriman

(dipertanggung seharga barabg diasuransikan).

8. Direktorat Teknologi dan jasa keuangan

Tugasnya adalah memberikan dana kredit kepada pihak yang

membutuhkan ,pengendalian sistem prosedur dan mutu pelaksanaan jasa.

19

9. Direktorat Sumber Daya Manusia dan Umum

Tugasnya adalah melaksanakan adminitrasi sumber daya

manusia,pengangkatan dan kepangkatan ,evaluasi dan penilaian terhadap

semua kegiatan usaha.

10. Secretariat Perusahaan

Tugasnya adalah Perusahaan tertinggi dalam PP.Pos Indonesia ,yang

membawahi langsung bagian secretariat Direktur Utama. Bagian Hukum

,Bagian Dokumentasi Poas dan Museum dan Bagian Rumah Tangga

Perusahaan.

11. Devisi Hukum

Tugasnya adalah mengurusi masalah perhukuman dan berhubungan

dengan PT.Pos Indonesia.

12. Sentral Giro

Tugasnya adalah memberikan pelayanan girodan melaksanakan

pemeriksaan pada semua data yang telah ada.

13. Satuan Pengawas Internal

Tugasnya adalah mencakup kegiatan pembentukan citra perusahaan

melaksanakan kegiatan keprotokoleran dan melaksanakan kegiatan

pendokumentasian.

A. Visi dan Misi

Visi:

PT POS INDONESIA senantiasa berupaya untuk menjadi penyedia sarana

komunikasi kelas dunia yang peduli terhadap lingkungan yang dikelola oleh

SDM yang profesional sehingga mampu memberikan layanan yang terbaik

bagi masyarakat serta tumbuh dan berkembang sesuai konsep bisnis yang

sehat.

20

Misi:

PT POS INDONESIA penyedia sarana komunikasi yang andal dan

terpercaya bagi masyarakat dan pemerintah yang berguna untuk menunjang

pembangunan Nasional serta memperkuat persatuan dan kesatuan bangsa

dan negara.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Tugas Akhir ini ,saya akan

menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi:

1. Prosedur Cek Data Pelamar

Calon Karayawan menyerahkan data-data pribadi berupa copy ijazah ,copy

ktp,curriculum vitae,dan surat lamaran ke Bagian Personalia untuk diproses

. Pada bagian Personalia ,data-data akan dicek kelangkapannya untuk

diarsipkan.

2. Prosedur Tes

Bagian Personalia selanjutnya melakukan tes untuk mengetahui kemampuan

dari calon karyawan berupa tes tertulis .Dimana akan ada soal yang diambil

dari arsip soal.dari jawaban peserta tersebut diklarifikasikan siapa saja yang

memenuhi syarat untuk kemudian diarsipkan.

3. Prosedur Pembuatan SPK

Berdasarkan arsip jawaban dari calon karyawan ,bagian Personalia membuat

Surat Pengangkatan Karyawan yang kemudian diserahkan kepada

karyawan.sedangkan copy surat pengangkatan karyawan tersebut akan

diarsipkan.

4. Prosedur Laporan Karyawan Diterima

Setiap periode penerimaan karyawan,Bagian Pesonalia membuat laporan

untuk diserahkan ke pihak Manajer HRD.

21

3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Gambar III.1.

Diagram Konteks Sistem Berjalan

22

Diagram Nol Sistem Berjalan

Keterangan :

SPK : Surat Pengangkatan Karyawan.

Gambar III.2.

Diagram Nol Sistem Berjalan

23

3.4. Spesifikasi Sistem Berjalan

a. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Bentuk spesifikasi dokumen-dokumen masukan yang digunakan pada

sistem berjalan, dapat berupa:

1. Nama Dokumen : Copy KTP

Fungsi : Untuk mengetahui data calon karyawan.

Sumber : Calon Karyawan

Tujuan : Tujuan Personalia

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap penerimaan karyawan baru

Bentuk : Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Copy Ijazah

Fungsi : Untuk mengetahui transkip nilai calon karyawan .



Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar



3. Nama Dokumen : Curriculum Vitae

Fungsi : dokumen yang memberikan gambaran mengenai

pengalaman sesorang dan kualifikasi lainnya.



Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar



24

4. Nama Dokumen : Surat Lamaran

Fungsi : Salah satu surat permohonan untuk mendapatkan

pekerjaan tertentu .



Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar



b. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

a. Nama Dokumen : Laporan Penerima Karyawan

Fungsi : Sebagai dokumen akhir dari proses penerimaan

karywan

Sumber : Bagian Personalia

Tujuan : Manajer

Media : Kertas Cetatakan

Jumlah : Satu


Bentuk : Lampiran B.1

3.5. Permasalahan Pokok

Sistem Penerimaan Karyawan baru telah berjalan di PT.Pos Indonesia

Jakarta umumnya telah berjalan dengan baik. Dalam proses cek data pelamar

pekerjaan, proses tes, proses pembuatan SPK sampai proses laporan karyawan

diterima. Adapun kelemahannya sebagai berikut:

1. Penyimpanan dokumen yang masih manual.

2. Kurangnya kelengkapan pada berkas calon pelamar.

25

3.6. Pemecahan Masalah

Alternatif dari pemasalahan yang ada di PT.Pos Indonesia Jakarta adalah

menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi, karena:

1. Jika sudah terkomputerisasi, dapat memudahkan penyimpanan mengelola

data dokumen, memudahkan dalam pencarian data pelamar dan lebih aman

dalam penyimpanan data dokumen calon karyawan.

2. Mengurangi terjadinya kekurangannya kelengkapan pada berkas calon

pelamar.

bab iii analisa sistem berjalan 3.1

Documents