23

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Pada bab ini penulis akan menganalisa sistem penerimaan kas atas jasa

penyediaan makanan dan minuman (catering) yang sedang berjalan pada CV.

New Diamond Putra Catering agar dapat menemukan kendala atau permasalahan

pada sistem penerimaan kas tersebut, sehingga penulis bisa mengusulkan

perbaikan dari sistem penerimaan kas yang sedang berjalan saat ini .

Pada saat ini sistem penerimaan kas yang sedang berjalan di CV. New

Diamond Putra Catering masih dikerjakan secara manual, sistemnya pun masih

sederhana sehingga dalam proses tersebut masih ditemukan kendala yang dihadapi

meliputi kesulitan mencari data dan lamanya proses pembuatan laporan, sehingga

tidak efektif dan efesien terhadap proses kerjanya.

Untuk dapat membantu kegiatan operasional suatu perusahaan sangat

diperlukan adanya sistem yang baik. Sistem yang baik sangat diperlukan baik oleh

perusahaan manufaktur , perusahaan dagang maupun perusahaan jasa.

Oleh sebab itu CV. New Diamond Putra yang bergerak di bidang catering

seharusnya membutuhkan suatu sistem untuk menyajikan laporan maupun

pencarian data yang diperlukan atau dibutuhkan agar lebih memudahkan,

sehingga proses kerja menjadi lebih efektif dan efesien.

Untuk membantu jalannya suatu sistem yang baik dibutuhkan alat bantu

yang dapat mempermudah dan dapat menunjang kegiatan operasional perusahaan

seperti halnya komputer. Komputer merupakan salah satu alternatif yang tepat

24

untuk memecahkan suatu masalah secara efektif dan efesien, karena komputer

dapat menghasilkan sistem informasi perusahaan. Yaitu sistem berbasis komputer

yang dapat melakukan semua tugas bagi semua unit organisasi secara terintegrasi

dan terkoordinasi. Pengoperasian komputer dalam pengolahan data memerlukan

perhitungan yang cermat, terampil, ketelitian yang tinggi dengan membuat

komputer. Komputer sudah lama digunakan sebagai alat-alat dalam proses

penyajian informasi. Dalam perkembangannya komputer semakin canggih dan

selalu ada inovasi baru dari perkembangan komputer , sehinga semakin banyak

kegunaan dan sangat membantu dalam megatasi setiap permasalahan. Selain itu

juga dibutuhkan Sumber Daya Manusia yang berkualitas mempunyai peranan

yang sangat penting dan signifikan dalam menjalankan sistem dan kegiatan

operasional.

Sesuai dengan permasalahan yang dihadapi oleh CV. New Diamond Putra

yang bergerak di bidang catering serta adanya tuntutan perkembangan teknologi

yang semakin canggih, untuk itu penulis mencoba membuat perancangan sistem

informasi penerimaan kas guna memberikan solusi yang serba cepat dan akurat

serta efesien seperti yang diharapkan dan diinginkan.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Perusahaan terdiri dari berbagai kelompok yang mempunyai visi dan misi

dengan tujuan yang berbeda. Penulis melakukan riset pada CV. New Diamond

Putra Catering yang merupakan salah satu usaha keluarga dibidang makanan dan

minuman yaitu jasa penyediaan catering. Dimana CV. New Diamond Putra

Catering ini menerima pemesanan catering untuk berbagai macam acara seperti:

25

grand opening, birthday party, wedding party, anniversary, gathering, dan

sebagainya. Pelanggan dapat dengan leluasa memilih menu makanan yang

diinginkan. Selama lebih dari 20 tahun, CV. New Diamond Putra yang bergerak

di bidang catering berupaya melayani konsumen serta sanggup mempertahankan

dan memberikan kepuasan bagi konsumennya.

Pada bab ini penulis akan menerangkan tentang bagaimana sejarah dan

struktur organisasi di tempat penulis mengadakan observasi untuk pembuatan

laporan tugas akhir ini sebagai berikut:

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Bulan November tahun 1991 merupakan tonggak sejarah berdirinya CV.

Diamond didirikan oleh Ibu Hj. Intan Mohdar , diawali dari usaha percetakan,

dan menyewakan peralatan untuk perhelatan seperti, tenda dan kursi,

perlengkapan perkawinan, busana pengantin, rias pengantin, pelaminan, dekorasi,

music, fotografi, video syuting kemudian melebarkan sayapnya di bidang

catering.

Diawali dengan usaha kecil-kecilan dengan mengandalkan peralatan

sederhana dan seadanya, tenaga dengan sistem borongan serta memanfaatkan

dapur rumah tinggal sebagai tempat pengolahan, maka berkat kesabaran dan

ketekunan serta produk akhir yang dapat diterima oleh selera masyarakat, maka

Diamond catering berkembang dan terus diminati yang tadinya hanya kalangan

terbatas untuk lingkungan tempat tinggal telah meluas ke masyarakat umum dan

komersil. Karena kepercayaan yang diberikan oleh pelanggan kepada kami, maka

kami masih terus tetap eksis sampai sekarang ini selama lebih dari 20 tahun.

26

Pada tahun 2015 nama dari Diamond berubah menjadi CV. New Diamond

Putra dengan nomor Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) kecil

075/24.1.0/31.74.04/1.824.27/2015. Dari pengelolaan sistem manajemen

keluarga/konvensional lalu bertransformasi menjadi manajemen profesional, terus

berbenah diri dan mengembangkan usahanya. Proyeksi kedepan kami

merencanakan membuka cabang-cabang di seluruh wilayah Daerah Khusus

Ibukota.

Untuk lebih meningkatkan kinerja perusahaan hingga dapat memenuhi

standarisasi global yang diharapkan perusahaan saat ini sedang dalam proses

pengembangan dan pembenahan sarana dan prasarana guna menuju penerapan

sistem manajemen mutu untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001-2000 dari badan

sertifikasi.

Kami berkomitmen untuk menjalankan seluruh aspek manajemen secara

profesional dengan mengatur proses dan aktifitasnya hingga memenuhi

persyaratan untuk kepuasan terhadap pelanggan.

Sumber daya manusia yang merupakan aset penting bagi perusahaan

menjadi salah satu faktor utama untuk pencapaian target dan visi perusahaan

secara terus menerus melakukan pembenahan berkelanjutan terhadap motivasi

kerja, kemampuan dan keahlian pada bidangnya masing-masing.

Para karyawanpun diharuskan mengerti betul tentang apa dan bagaimana

perusahaan selalu menjalani sesuatu untuk pencapaian kepuasan pelanggan yang

diinginkan perusahaan

1. Visi dan Misi Perusahaan

a. Visi Perusahaan

27

CV. New Diamond Putra yang bergerak di bidang catering mempunyai

impian dan visi yang mesti diwujudkan yakni menjadi sebuah perusahaan

catering yang terkenal dan diminati di seluruh wilayah Jabodetabek

(Jakarta,Bogor, Depok, Tangerang, Bekasi) bahkan berskala nasional

yang qualified dan terpercaya, selalu survive dengan landasan sistem

pengelolaan manajemen yang profesional dengan standar mutu yang

terakreditasi dengan menganut nilai-nilai sosial dan religi yang kuat bisa

membangun dan menciptakan suasana kerja yang agamis dalam rangka

mewujudkan manusia-manusia yang tawakal.

b. Misi Perusahaan

Adapun misi dari CV. New Diamond Putra Catering adalah:

1. Memberikan kepuasan kepada pelanggan karena pelanggan bagi

kami merupakan seorang sahabat , sebagai seorang sahabat tentunya

kami berupaya tidak mengecewakan para sahabat kami."

2. Memproduksi makanan yang sehat dan bermutu melalui proses

pengolahan makanan yang baik dan benar sehingga memiliki cita rasa

sesuai selera para pelanggan.

3. Penataan yang selalu diharapkan baik, bersih, rapi dan indah dalam

setiap penampilannya.

4. Memberikan pelayanan yang cepat, ramah dan professional melebihi

dari harapan pelanggan.

5. Mengoptimalkan penyediaan sarana dan prasarana yang diperlukan

untuk menjamin mutu dan kepuasan pelanggan

6. Selalu melakukan perbaikan yang berkelanjutan dan meningkatkan

kualitas sumber daya manusia.

28

7. Penggunaan peralatan-peralatan utama dan pendukung yang layak,

modern dan hygine seperti kitchen equipment, food display, mesin-

mesin atau kendaraan armada.

8. Hyginitas, sanitasi dan safety dalam proses kerja yang harus tetap

terjaga dan terkendali sebagai suatu persyaratan serta merupakan

tuntutan pasar diera modern seperti sekarang.

9. Menjamin pelanggan mengerti dan merasakan arti sebuah kualitas

pelayanan kami.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi merupakan suatu hal yang tidak bisa dipisahkan dari

suatu perusahaan. Struktur organisasi sangat diperlukan untuk mencapai suatu

tujuan dan menjadi penggerak suatu perusahaan karena berhubungan dengan suatu

tanggung jawab, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif adapun

struktur organisasi dari CV. New Diamond Putra catering yaitu sebagai berikut:

29

STRUKTUR ORGANISASI

Sumber: CV. New Diamond Putra catering

Gambar III.1

Struktur Organisasi Pada CV. New Diamond Putra catering

Tugas pokok masing-masing bagian yang ada di dalam struktur organisasi

CV. New Diamond Putra yang bergerak di bidang catering adalah sebagai

berikut:

1. Pimpinan

a. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan baik didalam

maupun diluar

b. Membuat kebijakan-kebijakan yang bersifat umum

c. Membuat dan menetapkan peraturan-peraturan perusahaan

d. Mengatur karyawan untuk menjalankan operasional perusahaan

30

2. HRD

a. Mengelola sumber daya manusia di perusahaan

b. Menangani masalah pada ruang lingkup karyawan

3. Marketing

a. Membuatkan Banquet Event Order (BEO)

b. Membuat strategi pemasaran

c. Melakukan promosi kepada masyarakat

4. Administrasi

a. Bertanggung jawab atas segala jenis transaksi perusahaan

b. Membuat kwitansi pembayaran, surat jalan (SJ), dan check list menu

c. Membuatkan laporan

5. Bagian Operasional

1) Bertanggungjawab memelihara serta mengecek kondisi peralatan yang

ada di dapur.

2) Bertanggung jawab atas semua stock bahan baku yang ada di dapur.

3) Memproduksi makanan tepat waktu sesuai dengan perjanjian

4) Bertanggung jawab terhadap semua kualitas makanan

5) Mengantarkan pemesanan catering

6) Memelihara dan merawat kendaraan perusahaan

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Setelah melakukan pengamatan dan wawancara mengenai proses

penerimaan kas pada seluruh transaksi yang terjadi, maka penulis menguraikan

31

secara umum prosedur yang berjalan pada CV. New Diamond Putra yang

bergerak di bidang catering.

Pada proses ini, customer datang ke kantor untuk memilih apa yang

diinginkan oleh customer dan bagian marketing akan menunjukkan daftar menu

catering. Setelah customer memutuskan untuk memesan, bagian marketing

mencatat pesanan customer. Kemudian bagian marketing memberikan catatan

rincian pesanan customer kepada bagian admin. Berdasarkan catatan rincian order

tersebut maka bagian admin akan membuat banquet event order (2 rangkap).

Banquet event order asli akan diberikan kepada customer dan copy banquet event

order disimpan dan diarsipkan oleh bagian admin. Customer dapat melakukan

proses pembayaran Down Payment (DP) ke bagian admin. Kemudian bagian

admin membuat kwitansi pembayaran Down Payment (2rangkap) sebagai bukti

pembayaran. Bagian admin menyerahkan kwitansi pembayaran Down Payment

(DP) berwarna merah kepada customer, dan kwitansi pembayaran Down Payment

(DP) berwarna putih akan disimpan dan diarsipkan oleh bagian admin. Setelah

semua proses pemesanan dan pembayaran Down Payment (DP) selesai kemudian

bagian admin akan mengkonfirmasi ke bagian operasional untuk mempersiapkan

pesanan berdasarkan banquet event order yang telah diarsipkan oleh bagian

admin. Setelah proses pengerjaan selesai, customer harus melunasi sisa

pembayaran ke bagian admin dengan membawa kwitansi Down Payment (DP).

Bagian admin akan mengecek kembali pesanan customer, setelah datanya cocok

bagian admin akan membuat kwitansi pelunasan (2rangkap). Kwitansi pelunasan

berwarna merah akan diberikan kepada customer dan kwitansi pelunasan

berwarna putih akan disimpan dan diarsipkan oleh bagian admin. Setelah semua

32

pesanan sudah disiapkan maka bagian operasional akan mengirim pesanan ke

tempat yang ditentukan dengan membawa surat jalan dan check list menu yang

dibuat oleh bagian admin. Customer mengecek pesanan dan menandatangani surat

jalan dan check list menu. Kemudian bagian operasional menyerahkan surat jalan

dan check list menu yang sudah ditanda tangani customer kepada bagian admin.

Kemudian bagian admin akan menyimpan dan mengarsipkannya. Setelah semua

prosedur selesai maka bagian admin akan membuat laporan penerimaan kas

kepada pimpinan berdasarkan bukti-bukti transaksi yang telah diarsipkan

sebelumnya.

3.4. Unified Modelling Language

Activity diagram sistem berjalan pada CV. New Diamond Putra catering

adalah sebagai berikut:

3.4.1. Activity Diagram

33

Gambar III.2

Activity Diagram Proses Bisnis

Keterangan :

BEO : Banquet Event Order

DP : Down Payment

SJ : Surat Jalan

34

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan yaitu serangkaian dari bentuk dokumen untuk

mendukung terbentuknya file-file yang dibutuhkan serta informasi yang disajikan,

maka dibutuhkan masukan-masukan untuk sistem. Berikut spesifikasi sistem

berjalan penerimaan kas pad CV. New Diamond Putra catering Jakarta.

1. Nama Dokumen : Catatan rincian order

Fungsi : Sebagai acuan untuk membuat banquet event order

Sumber : Marketing

Tujuan : Bagian admin

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan

Format : Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Daftar menu catering

Fungsi : Sebagai daftar menu catering

Sumber : Marketing

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan

Format : Lampiran A.2

3. Nama Dokumen : Banquet event order

Fungsi : Sebagai bukti pemesanan catering

Sumber : Bagian Admin

Tujuan : Customer

35

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan

Format : Lampiran A.3

4. Nama Dokumen : Kwitansi

Fungsi : Sebagai bukti transaksi pembayaran pesanan

Sumber : Bagian admin

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi transaksi

Format : Lampiran A.4

5. Nama Dokumen : Surat jalan

Fungsi : Sebagai bukti pengantar atas pengiriman pesanan

Sumber : Bagian Admin

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi pengiriman

Format : Lampiran A.5

6. Nama Dokumen : Check list menu

Fungsi : Sebagai bukti kelengkapan pesanan customer

Sumber : Bagian admin

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi pengiriman

Format : Lampiran A.6

36

7. Nama Dokumen : Laporan penerimaan kas

Fungsi : Sebagai bukti laporan bulanan atas pemesanan catering

Sumber : Bagian admin

Tujuan : Pimpinan

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap akhir bulan

Format : Lampiran A.7

3.6. Permasalahan Pokok

Setelah penulis melihat dan mempelajari sistem berjalan pada CV. New

Diamond Putra yang bergerak di bidang catering, penulis memberikan analisa

terhadap sistem tersebut. Dalam hal ini penulis mencoba untuk menguraikan

permasalahan yang menghambat arus informasi pada perusahaan ini.

Pada CV. New Diamond Putra yang bergerak di bidang catering sistem

penerimaan kas yang sedang berjalan saat ini masih menggunakan sistem yang

manual, sehingga secara langsung menghambat proses data dan informasi dalam

penyajiannya. Berikut permasalahan yang penulis temukan setelah menganalisa

sistem berjalan pada CV. New Diamond Putra Catering:

1. Proses pengolahan data penerimaan kas masih bersifat manual yaitu

pencatatan dalam bentuk pembukuan yang dikhawatirkan kedepannya akan

memiliki resiko kehilangan data dan kerusakan data.

2. Proses pembuatan laporan membutuhkan waktu yang cukup lama dan

hasilnya kurang akurat, dikarenakan pegawai harus mencari data-data yang

jumlahnya cukup banyak yang telah diarsipkan sebelumnya.

37

3.7. Pemecahan Masalah

Setelah mengetahui permasalahan yang ada pada sistem berjalan di

CV. New Diamond Putra yang bergerak di bidang catering dalam sistem

penerimaan kas dimana CV. New Diamond Putra Catering secara keseluruhan

masih menggunakan sistem manual sehingga menghambat informasi yang

diperlukan serta kurang efektif dan efesien sehingga data yang di dapatkan pun

akan kurang akurat dan relevan.

Untuk mengatasi masalah tersebut penulis memberikan pemecahan atas

permasalahan yang ada, yaitu dengan merubah sistem yang sebelumnya manual

menjadi terkomputerisasi sehingga data yang dihasilkan pun akan lebih akurat.

Saran dari penulis adalah sebagai berikut:

1. Membangun sistem informasi yang dapat membantu pengolahan data

sehingga dapat meminimalisir resiko kehilangan data.

2. Membangun sistem informasi yang dapat membuat laporan menjadi lebih

akurat dan tidak membutuhkan waktu yang cukup lama dalam proses

pencarian datanya. Dalam hal ini penulis merancang suatu siatem

penerimaan kas dengan menggunakan salah satu bahasa pemograman

Netbeans IDE 8.1 guna membantu semua permasalahan yang ada.