29

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara dengan salah satu pengurus,

salah satu faktor yang menyebabkan masalah tersebut adalah sistem pencatatan dan

penyimpanan data koperasi belum maksimal, yaitu dengan sistem yang masih manual

sehingga data tersimpan di beberapa tempat, hal tersebut dapat memperlambat saat

akan berkoordinas untuk proses simpan pinjam, begitupun dalam hal perekapan data

maupun laporan.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Koperasi Mina Sejahtera disingkat Komara, berdiri pada tanggal 11-02-1987

yang berkedudukan di purwakatta dan telah disahkan oleh Kepala Kantor Wilayah

Departemen Koperasi dan Pembianaan Pembinaan Kecil dengan Nomor:

43469B/BH/KWK-10/10 (selanjutnya disebut juga “Koperasi”).

Bahwa dalam rapat tersebut telah hadir sebanyak 47 anggota koperasi yang

merupakan sebagian anggota Pengurus Koperasi, sehingga berdasarkan ketentuan

undang-undang perkoperasian rapat tersebut adalah sah dan mengikat mengenai acara

yang dibicarakan, bahwa dalam rapat tersebut pengurus diberi kuasa untuk

menyatakan keputusan rapat tersebut terhadap Notaris dan Pejabat Dinas Koperasi

Usaha Kecil Menengah, Perindustrian dan Perdagangan yang berwenang.

30

3.1.2. Struktur Organisasi

Sumber : Adminstrasi Koperasi

Gambar III.1

STRUKTUR ORGANISASI

1. Rapat Anggota Tahunan (RAT)

Rapat Anggota Tahunan (RAT) adalah rapat yang diadakan oleh pengurus dan

dihadiri para anggota sebagai bentuk pertanggungjawaban pengurus kepada

anggota setiap akhir periode Rapat Anggota Tahunan (RAT) mempunyai f ungsi,

yaitu:

RAT

Rapat Anggota Tahunan

Badan

Pemeriksa

Sekretaris II

Wakil Ketua

KETUA

Sekretaris I Bendahara

31

a. Memilih dan memberhentikan pengurus.

b. Menentukan hal-hal yang menyangkut dengan koperasi, misalnya menetukan

besarnya simpanan pokok atau wajib.

c. Membuat perancangan dan perencanaan mengenai koperasi kedepannya.

d. Mengesahkan laporan pertanggung jawaban dari pengurus.

2. Badan Pemeriksa

Badan Pemeriksa merupakan pengurus dan anggota koperasi yang mempunyai

tugas antara lain:

a. Mengawasi kebijakan operasional yang meliputi bidang koperasi dan bidang

usaha.

b. Memeriksa tata kehidupan koperasi termasuk organisasi, manajemen usaha,

keuangan, permodalan, dan lain sebagainya.

c. Bertanggung jawab atas kegiatan pemeriksaan dan hasil pemeriksaan.

3. Ketua

Ketua memiliki fungsi utama jabatan dalam merencanakan, mengkoordinasi dan

mengendalikan seluruh aktifitas lembaga yang meliputi penghimpunan dana.

Tugas Ketua adalah:

a. Menyusun sasaran, rencana jangka pendek dan jangka panjang serta proyeksi

( financial maupun non financial ) tahunan.

b. Mencapai target yang telah ditetapkan secara keseluruhan.

c. Mencapai lingkup kerja yang nyaman untuk semua pekerja yang berorientasi

pada pencapaian target.

32

d. Menjaga keamanan dana-dana anggota yang dihimpun dan pembiayaan yang

diberikan serta seluruh asset koperasi.

e. Menjaga koperasi agar dalam aktifitasnya senantiasa tidak lari dari visi dan

misinya.

4. Wakil Ketua

Wakil Ketua memiliki wewenang untuk bertindak sebagai wakil penanggung

jawab umum, dengan rincian tugas sebagai berikut:

a. Melaksanakan tugas ketua apabila berhalangan.

b. Membina dan mengawasi bidang organisasi dan administrasi.

c. Melaksanakan pendidikan dan penyuluhan.

5. Bendahara

Pada dasarnya tugas pokok bendahara adalah mengurus kekayaan dan keuangan

koperasi, antara lain:

a. Bertanggung jawab masalah keuangan koperasi.

b. Mengatur jalannya pembukuan koperasi.

c. Menyusun anggaran setiap bulan.

6. Sekretaris

Tugas utama sekretaris adalah sebagai penanggung jawab administrasi koperasi,

adapun uraian tugas sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab kegiatan administrasi.

b. Mengusahakan kelengkapan organisasi.

c. Memimpin dan mengarahkan tugas karyawan.

33

d. Menghimpun dan menyusun laporan kegiatan bersama bendahara dan

pengawas.

e. Menyusun rancangan program kerja organisasi.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Sesuai dalam ruang lingkup yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini maka

prosedur sistem berjalan yang diambil pada bagian simpan injam Koperasi Komara

Dinas Perikanan dan Peternakan Kabupaten Purwakarta secara umum melalui proses

sebagai berikut :

1. Prosedur Pendaftaran Anggota Koperasi Baru

Calon anggota diwajibkan mengisi formulir pendaftaran anggota yang diberikan

oleh bendahara. Setelah formulir diisi dengan data lengkap lalu diserahkan pada

bendahara. Bndahara mencatat data anggota tersebut pada buku daftar anggota lalu

diarsipkan beserta formulir pendaftaran anggota pada arsip daftar anggota.

Selanjutnya Bendahara memberikan buku simpan pinjam anggota kepada anggota

yang bersangkutan.

2. Prosedur Simpanan Anggota

Anggota yang melakukan pembayaran simpanan diwajibkan datang ke koperasi

dengan membawa buku simpanan anggota lalu diserahkan ke bendahara untuk

dicatat dibuku simpanan, setelah itu buku simpanan anggota tersebut

dikembalikan lagi kepada anggota yang bersangkutan yang telah di tandatangani

oleh bendahara.

3. Prosedur Pinjaman

34

Anggota mengambil formulir permohonan pinjaman yang telah tersedia lalu

mengisinya dengan data diri anggota. Setelah pengisian formulir, anggota

memberikan formulir tersebut kepada bendahara. Selanjutnya bendahara

mengambil data simpanan anggota dari file catatan data simpanan anggota untuk

dibuatkan rekapancatatan simpanan anggota. Lalu bendahara menyerahkan

formulir permohonan pinjaman dan rekapan catatan simpanan anggota ke ketua

koperasi untuk dilakukan verifikasi, apabila formulir pinjaman di acc, maka

bendahara akan mengarsipkan formulir pinjaman yang telah di acc. Dan bendahar

menyerahkan uang pinjaman kepada anggota.

4. Prosedur Pembayaran

Angsuran dipotong setiap bulannya dari gajia nggota dengan cicilan selama 10 kali

bayar. Setiap bulannya anggota hanya menyerahkan buku pinjaman anggota

kepada bendahar untuk dicatat dibuku pembayaran pinjaman anggota dan

simpanan, lalu bendahar membuat bukti setoran berupa kwitansi untuk diserahkan

kepada anggota.

5. Pembuatan Laporan

Bendahara mengambil rekapan data simpanan anggota dibuku catatan simpanan

pinjaman dan pembayaran anggota untuk di buatkan laporan simpan pinjam yang

diserahkan kepada ketua koperasi untuk mendapatkan accepting. Setelah laporan

simpan pinjam di acc oleh ketua koperasi di kembalikan lagi kepada bendahara

untuk diarsipakan.

35

3.3. Diagram Alir Data Berjalan

1. Diagram Konteks Berjalan

Anggota

BSP

FP

BSP acc

FPP Isi

BP

Sistem Informasi Simpan

Pinjam Koperasi Komara

Dinas Perikanan dan

Peternakan Kab.Purwakarta

0

FP Isi

KW

Bemdahara

Ketua Koperasii

F.P

.P Isi

R.C

SA

F.P

.P Isi a

cc

LS

P

L.S

.P a

cc

FP

FP Isi

BSP

BSP acc

F.P.P Isi acc

FPP Isi

R.CSA

B.P

KWT

R.BSA

R.BPA

L.S.P acc

Gambar III.2.

Diagram Konteks Berjalan

36

Keterangan:

FP: Formulir Pendaftaran

FPP: Formulir Permohonan Pinjaman

BP: Buku Pinjaman

BSP: Buku Simpan Pinjam

RCSA: Rekapan Catatan Simpanan Anggota

RBSA: Rekapan Buku Simpanan Anggota

RBPA: Rekapan Buku Pinjaman Anggota

LSP: Laporan Simpan Pinjam

KW: Kwitansi

37

2. Diagram Nol Berjalan

Prosedur Pendaftaran

Anggota Baru

1

Prosedur

Simpanan

2

Prosedur

Pinjaman

3

Prosedur

Pembayaran

4

Prosedur Laporan

Bulanan

5

BendaharaAnggota

Ketua Koperasi

FP

FP Isi

BSP

FP

FP Isi

BSP

FP Isi

Buku SA

D1

BSP

BSP acc

BSPD2

BSP

BSP acc

FPP Isi

BP

FPP Isi acc

Buku DA

Arsip FPP Isi accD3

FPP Isi

R.SCA

FPP Isi acc

BP

R.SCA

FPP Isi

FPP Isi acc

BP

KWBP

KW

BPD4 A.BPA

R.BPA

R.BSA

LSP

LSP acc

LSP acc

LSP accD5 Arsip LSP acc

Gambar III.3.

Diagram Nol Berjalan

38

Keterangan:

FP: Formulir Pendaftaran

FPP: Formulir Permohonan Pinjaman

BP: Buku Pinjaman

BSP: Buku Simpan Pinjam

RCSA: Rekapan Catatan Simpanan Anggota

RBSA: Rekapan Buku Simpanan Anggota

ABPA: Arsip Buku Pinjaman Anggota

RBPA: Rekapan Buku Pinjaman Anggota

LSP: Laporan Simpan Pinjam

KW: Kwitansi

39

3. Diagram Detail Berjalan

Pembayaran

Simpanan

2.1

Pecatatan

2.1

2.2

BSP

BSP

BSP acc

BSP

BSP acc D2 Buku SA

Gambar III.4.

Diagram Detail 2.0 Berjalan

40

Penyerahan

Formulir

3.1

Pencatatan

Simpanan

3.2F

PP

Isi

FPP Isi

R.CSAD2 Buku SAFPP Isi

R.C

SAF

PP

Isi

Verifikasi

Pinjaman

3.3

FP

P I

si a

cc

Penyerahan

Pinjaman

3.4

BP

Arsip FPP Isi acc

R.CSA

FPP Isi

FPP Isi accR

.CS

A

Gambar III.5.

Diagram Detail 3.0 Berjalan

41

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spedifikasi sistem adalah rangkaian prooses yang terjadi dalam sistem berjalan

yang memerlukan dokumen input untuk menghasilkan dokumen output.

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Formulir Pendftaran Anggota Baru

Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran Anggota

Fungsi : Untuk mengajukan pendaftaran sebagai anggota

Sumber : Petugas Simpan Pinjam

Tujuan : Anggota

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Prekuensi : Setiap melakukan pendaftaran anggota

Bentuk : Lihat Lampiran A.1

2. Formulir Permohonan Pinjaman

Nama Dokumen : Formulir Permohonan Pinjaman

Fungsi : Untuk mengajukan permohonan pinjaman

Sumber : Petugas Simpan Pinjam

Tujuan : Anggota

Jumlah : Satu Lembar

Prekuensi : Setiap melalukan permohonan pinjaman

Bentuk : Lampiran A.2

42

3. Buku Simpanan Anggota

Nama Dokumen : Buku Simpanan Anggota

Fungsi : Buku simpanan angota koperasi

Sumber : Anggota

Tujuan : Petugas simpan pinjam

Media : Kertas

Jumlah : Satu Rangkap

Prekuensi : Setiap anggota menyimpan tabung di koperasi

Bentuk : Lihat Lampiran A.3

4. Bentuk Pinjaman Anggota Koperasi

Nama Dokumen : Buku Pinjaman Anggota Koperasi

Fungsi : Catatan pembayaran pinjaman anggota

Sumber : Petugas Simpan Pinjam

Tujuan : Anggota

Media : Kertas

Jumlah : Satu Rangkap

Prekuensi : Setiap terjadinya ciiclan pinjaman

Bentuk : Lihat Lampiran A.4

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Kwitansi

Nama Dokumen : Bukti Setoran Anggota

Fungsi : Untuk bukti setorang anggota

43

Sumber : Petugas Simpan Pinjam

Tujuan : Anggota

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Prekuensi : Setiap melakukan pembayaran angsuran

Bentuk : Lihat Lampiran B.1

2. Laporan Simpan Pinjam

Nama Dokumen : Laporan Simpan Pinjam

Fungsi : Laporan kegiatan simpan pinjam koperasi

Sumber : Petugas Simpan Pinjam

Tujuan : Ketua Koperasi

Media : Kertas

Jumlah : Satu Rangkap

Prekuensi : Setiap terjadinya pelaporan kegiatan simpan pinjam

Bentuk : Lihat Lampiran B.2

3.5. Permasalahan Pokok

Dari hasil analisa dan pengamatan pada Koperasi Simpan Pinjam Komara Di

Dinas Perikanan dan Peternakan Kab. Purwakarta bahwa Koperasi Komara pada Dinas

Perikanan dan Peternakan Kab. Purwakarta dalam mengelola proses simpan pinjam

belum terkomputerisasi. Beberapa masalah dalam pelaksanaan sistem tersebut antara

lain.

44

1. Sistem berjalan masih menggunakan sistem manual yaitu masih menggunakan

tulisan tangan, buku dan komputer dengan aplikasi woed, dan banyak memakan

waktu dan tenaga.

2. Jika pada saat pelaporan bulanan data akan sangat banyak dan sulit dihasilkan

informasi yang tepat waktu.

3. Dalam memeriksa data-data yang ada dibutuhkan waktu yang lama dan tidak

menutu kemungkinan akan terjadi kesalahan.

3.6. Pemecahan Masalah

Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan,maka

untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan pemecahan masalah yaitu

mengkomputerisasikan sistem pinjaman dari proses permohonan dengan

menggunakan komputer serta aplikasi programnya.

Alternatif yang diajukan penulis dalam proses pengolahan data simpan pinjam

yaitu dengan menggunakan program aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 antara lain:

1. Dengan sistem yang terkomputerisasi data akan tersimpan dalam file, sehingga

dalam pencarian tidak membutuhkan waktu yang lama.

2. Perlu adanya database sebagai wadah penyimpanan data.