bab iii analisa sistem berjalan...merekap semua data dan membuat penjadwalan dengan tamu ......

23

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi

serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

PT. Bluewater Fibersteel merupakan perusahaan penyedia manufaktur yang

bergerak di bidang perdagangan barang dan jasa yang dimulai sejak tahun 2008.

Perusahaan ini membantu kolega serta pelanggan dalam bentuk dukungan

keterampilan, teknik dan teknologi dalam memenuhi kebutuhannya. Memiliki

komitmen untuk memberikan kontribusi yang signifikan, khususnya di bidang

fiberglass dan steel. Produk yang dibuat di perusahaan ini yaitu fiberglass untuk

industri, lining and coating, fabrication steel dan casting product.

Kantor PT. Bluewater Fibersteel berada di Jl. Harapan Baru Raya Plaza THB

Blok C1 No. 7. Selain memiliki kantor, dikarenakan perusahaan ini adalah

perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur yaitu dimana memproduksi barang

sendiri maka perusahaan ini memiliki bengkel yang berlokasi di Jl. Laskar Dalam

No. 99 Pekayon Bekasi.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi merupakan langkah dasar dalam membentuk suatu organisasi

yang besar. Di dalam struktur organisasi menjabarkan tentang kegiatan organisasi

seperti perencanaan, pengarahan, pengorganisasian dan pengawasan. Struktur

organisasi berfungsi sebagai pembagian kerja seperti apa saja yang harus dikerjakan

24

oleh setiap bagian, serta menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung

jawab yang berbeda. Berikut struktur organisasi pada PT. Bluewater Fibersteel

dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Sumber : Bagian HR PT. Bluewater Fibersteel (2019)

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. Bluewater Fibersteel

Tabel III.1

Pembagian Tugas Tiap Bagian

Bagian Tugas

General Manager

Mengelola dan mengarahkan staf manajemen yang ada di bawahnya, merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi,

mengawasi dan menganalisis semua aktivitas bisnis perusahaan

dan mengelola anggaran keuangan perusahaan.

Produksi

Membuat perencanaan dan jadwal proses produksi, mengawasi proses produksi, serta mengatur manajemen gudang agar tidak

terjadi kelebihan atau kekurangan ketersediaan bahan baku, bahan

penolong maupun produk yang sudah jadi di gudang.

Engineering

Melaksanakan pengawasan teknis, menjaga kelancaran proses

produksi perusahaan, mampu bekerja dengan efektif dan efisien

dan melakukan check mesin secara berkala.

Accounting

Membuat pembukuan keuangan kantor tersedia dan terlaksana dengan baik sesuai dengan target terdistribusi kepada manajemen

serta memastikan data jurnal akutansi terinput ke dalam sistem

yang dimiliki perusahaan tanpa ada yang terlewatkan.

Administrasi Membuat surat yang dibutuhkan, menerima telepon yang masuk, merekap semua data dan membuat penjadwalan dengan tamu

perusahaan tentang pertemuan yang akan dilakukan.

Kordinator Projek Menjaga agar proyek tetap berjalan dengan baik dan lancar.

25

Bagian Tugas

Maintenance

Mengontrol tegaknya kedisiplinan dan tata tertib perusahaan

diseluruh unit yang dipimpin, kelancaran pengoperasian peralatan

dan mesin untuk pencapaian target kualitas dan kuantitas produksi, dan bertanggung jawab atas rahasia perusahaan

khususnya dibidang teknologi produksi.

Kordinator Produksi

Mengawasi proses produksi, menyusun jadwal produksi,

memastikan anggaran biaya produksi, menyusun skala waktu pekerjaan, memperkirakan biaya dan menetapkan standar

kualitas.

Gudang

Membuat perancanaan pengadaan barang dan distribusinya, memimpin semua staf gudang, mengecek persediaan barang yang

diterima sesuai SOP, dan melaporkan semua transaksi keluar

masuk barang dari dan ke gudang.

Kurir Mengirim barang ke customer yang telah siap atau selesai. Sumber : Hasil Wawancara dengan Bagian HR PT. Bluewater Fibersteel (2019)

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan menjelaskan secara rinci suatu sistem informasi ke

dalam bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan

mengevaluasi berbagai permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan

kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-

perbaikannya.

Berikut adalah prosedur sistem berjalan pada PT. Bluewater Fibersteel :

1. Prosedur Pemesanan

Customer mendatangi perusahaan untuk memesan barang yang dibutuhkan ke staf

administrasi, lalu staf administrasi memberitahu staf produksi mengenai barang

yang akan dipesan. Setelah itu, staf produksi akan menghitung terlebih dahulu

mulai dari bahan yang dibutuhkan sampai proses pembuatan barang selesai.

Kemudian staf administrasi membuatkan surat penawaran harga mengenai barang

yang akan dipesan. Setelah mendapat surat penawaran harga dan apabila customer

setuju, maka customer membuat surat purchase order yang akan diberikan ke staf

26

administrasi. Kemudian staf administrasi menghubungi staf produksi bahwa ada

purchase order masuk, lalu staf produksi mengerjakan barang yang dipesan.

2. Prosedur Pembuatan Invoice

Setelah menerima surat purchase order dari customer, staf produksi akan

membuatkan barang pesanan tersebut. Setelah barang selesai dibuat staf

administrasi membuatkan surat invoice yang berisi barang yang dipesan, jumlah

barang, harga total keseluruhan, lama produksi barang dan mencantumkan nomor

rekening perusahaan untuk pembayaran serta terdapat materai sebagai bukti

bahwa customer memesan barang tersebut. Setelah itu staf administrasi

memberitahu kurir untuk mengambil barang tersebut ke staf produksi.

3. Prosedur Pengiriman

Setelah membuat surat invoice, staf administrasi membuat surat jalan dan surat

tanda terima sebagai pengantar bahwa barang tersebut telah selesai dikerjakan dan

akan dikirimkan oleh kurir serta barang yang dipesan ke customer sebagai bukti

bahwa barang tersebut telah sampai dan diterima oleh customer dengan baik.

Setelah barang dan berkas diterima, customer menandatangani surat jalan dan

surat tanda terima, kemudian diserahkan kembali kepada kurir dan akan

diserahkan ke staf administrasi.

4. Prosedur Pembuatan Laporan

Setalah semua proses pemesanan selesai, maka staf administrasi melakukan

pencatatan dan rekap untuk dimasukkan dalam laporan yang terkait dengan proses

pemesanan barang seperti, laporan penawaran harga, laporan purchase order dan

laporan invoice. Kemudian menyerahkan laporan tersebut ke manajer setiap

bulan.

27

2.3. Activity Diagram

Dibawah ini merupakan diagram aktivitas berjalan pada PT. Bluewater

Fibersteel.

1. Activity Diagram Berjalan Pemesanan Barang

Activity Diagram Berjalan Pemesanan Barang

Customer Staf Administrasi Staf Produksi

Mendatangi kantor

Meminta penawaran harga dari barang yang ingin dipesan

Menghubungi Staf Produksi

Menghitung biaya untuk barang yang

dipesan

Menginformasikan biaya ke Staf Administrasi

Menerima informasi

Membuat surat penawaran harga

dan memberikannya ke Customer

Menerima surat penawaran harga

Ya

Membuat surat purchase order dan memberikannya ke

Staf Administrasi

Menerima surat purcahse order

Menghubungi Staf Produksi bahwa ada

purchase order

Menerima purchase order dan

mengerjakan barang yang dipesan

Tidak

Gambar III.2 Activity Diagram Berjalan Pemesanan Barang

28

2. Activity Diagram Berjalan Invoice

Activity Diagram Berjalan Invoice

Staf Produksi KurirStaf Administrasi

Menberitahukan Staf Administrasi bahwa barang yang dipesan

telah selesai dikerjakan

Menerima informasi bahwa barang yang

dipesan telah selesai dikerjakan

Membuat surat invoice

Memberitahukan Kurir untuk

mengambil barang yang dipesan

Menerima informasi untuk mengambil

barang

Memberikan barang yang dipesan

Menerima barang yang dipesan

Gambar III.3 Activity Diagram Berjalan Invoice

29

3. Activity Diagram Berjalan Pengiriman

Activity Diagram Berjalan Pengiriman

Staf Administrasi Kurir Customer

Membuat surat jalan dan tanda terima

Menyerahkan berkas ke Kurir

Menerima berkas dan mengirimkan barang

Menerima barang dan berkas

Menandatangani berkas

Meyerahkan kembali surat jalan dan tanda

terima

Menerima surat jalan dan tanda terima

Memberikan surat jalan dan tanda

terima

Menerima surat jalan dan tanda terima

Gambar III.4 Activity Diagram Berjalan Pengiriman

30

4. Activity Diagram Pembuatan Laporan

Activity Diagram Berjalan Pembuatann Laporan

Staf Administrasi Manajer

Membuat laporan

Menyerahkan laporan

Menerima laporan

Gambar III.5 Activity Diagram Berjalan Pembuatan Laporan

3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan

Spesifikasi bentuk masukan terdiri dari dokumen masukan yang diperlukan

untuk memasukkan data sebelum data tersebut diolah menjadi informasi yang

diperlukan. Dokumen masukan yang diperlukan pada perancangan program ini

sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Surat Purchase Order

Fungsi : Untuk memesan barang

Sumber : Customer

Tujuan : Staf Administrasi

Media : Kertas

31

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap customer ingin memesan barang

Bentuk : Lihat lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Sebagai bukti bahwa barang tersebut telah dikirim

Sumber : Customer


Media : Kertas

Jumlah : 3 lembar

Frekuensi : Setiap ada pengiriman barang


3. Nama Dokumen : Surat Tanda Terima

Fungsi : Sebagai bukti bahwa barang tersebut telah sampai

dan diterima oleh customer

Sumber : Customer


Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap ada pengiriman barang


32

3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran merupakan segala bentuk dokumen atau berkas-berkas yang

dihasilkan dari proses suatu sistem yang berjalan serta sebagai dokumen hasil

pencatatan atau laporan. Adapun dokumen-dokumen keluaran tersebut adalah :

1. Nama dokumen : Surat Penawaran Harga

Fungsi : Untuk memberitahukan penawaran harga barang

Sumber : Staf Administrasi

Tujuan : Customer

Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada customer yang ingin mengetahui harga

barang

Bentuk : Lihat lampiran B.1

2. Nama dokumen : Surat Invoice

Fungsi : Sebagai penagihan pembayaran barang yang dipesan


Tujuan : Customer

Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada purchase order


3. Nama dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Sebagai surat pengantar pengiriman barang yang

dipesan


33

Tujuan : Customer

Jumlah : 3 Lembar

Media : Kertas



4. Nama dokumen : Surat Tanda Terima

Fungsi : Sebagai bukti bahwa barang telah diterima


Tujuan : Customer

Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas



5. Nama dokumen : Laporan Penawaran Harga

Fungsi : Digunakan sebagai laporan untuk mengetahui data

penawaran harga barang masuk dan keluar


Tujuan : Manajer

Jumlah : 1 rangkap

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada penawaran harga

Bentuk : lihat lampiran B.5

6. Nama dokumen : Laporan Purchase Order


purchase order

34


Tujuan : Manajer

Jumlah : 1 rangkap

Media : Kertas



7. Nama dokumen : Laporan Invoice


invoice


Tujuan : Manajer

Jumlah : 1 rangkap

Media : Kertas



3.6. Permasalahan Pokok

Setelah penulis menganalisa sistem yang sedang berjalan di bagian pemesanan

pada PT. Bluewater Fibersteel maka ditemukan beberapa permasalahan diantaranya:

1. Sulit dalam pencarian data dikarenakan banyaknya berkas yang menumpuk dalam

satu ordner.

2. Pembuatan surat menyurat dan laporan dinilai lambat.

3. Penyimpanan atau pengarsipan dokumen yang berupa kertas rentan rusak bahkan

hilang karena belum menggunakan sistem database yang terintregasi dengan

sistem komputerisasi, sehingga tidak ada backup data.

35

3.7. Pemecahan Masalah

Setelah penulis mengetahui masalah-masalah yang terjadi dalam proses

pemesanan yang ada pada PT. Bluewater Fibersteel, maka penulis mengusulkan

pemecahan masalah sistem tersebut sebagai berikut:

1. Membangun aplikasi sistem informasi pengolahan data pemesanan barang yang

memudahkan staf dalam mencari data atau berkas-berkas dan juga tentunya

mudah untuk dioperasikan.

2. Aplikasi ini memudahkan karyawan dalam melakukan proses penginputan data-

data pemesanan barang dan memudahkan dalam mencetak surat-surat serta

laporan yang terdapat dalam proses pemesanan barang secara otomatis.

3. Aplikasi yang dibangun harus terintegrasikan dengan database sehingga dapat

diupdate jika ada perubahan informasi serta aman dalam penyimpanan data dan

juga memudahkan dalam mem-backup data.

bab iii analisa sistem berjalan...merekap semua data dan membuat penjadwalan dengan tamu ......

Documents