file 14 bab iii analisa sistem berjalan

35

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Industri Manufacturing di Indonesia cukup berkembang dan memiliki

prospek bisnis yang baik, komponen alas kaki meliput midsole injection phylon di

jaman sekarang ini sangat diminati para Investor asing untuk mengembangkan

perekonomian. Perusahaan yang melayani Customer tersebut menerima order dari

dalam maupun luar negeri dengan bahan baku polymer yang di import dari

perusahaan induk ataupun perusahaan asing di luar negeri, sehingga perusahaan

dengan mesin injection dapat menghasilkan produk yang berkualitas yang dapat

mendatangkan minat para customer atau buyer dari brand-brand ternama seperti

Nike , Adidas, Mizuno.

3.2. Tinjauan Perusahaan

PT. Yc Tec Indonesia adalah perusahaan dengan penanaman modal asing

yang bergerak di bidang industri manufacturing yang dapat menghasilkan

komponen alas kaki berupa injection phylon. Perusahaan ini mulai di bangun pada

tahun 2012 di atas tanah seluas 42.000 m² dan luas bangunan 37.000 m² dengan

akta pendirian no : 9 Th 2012 AHU-AH.01.03-0931491 kemudian memulai

produksinya pada bulan November 2012 perusahaan yang memproduksi

komponen alas kaki ini masih bertahan hingga saat ini meskipun penjualan local

36

lenih besar dibandingkan dengan penjualan ekspor, sehingga memberatkan

perusahaan untuk melakukan pembayaran bahan baku kepada pihak luar negeri

dengan menggunakan mata uang valutta asing usd. Perusahaan ini memiliki

karyawan aktif dengan total 1.100 orang dan 11 Tenaga Kerja Asing dengan jam

kerja 7 jam perhari. Bahan baku yang di Import berupa polymer sebelumnya

dilebur terlebih dahulu di mesin compound sehingga menghasilkan bahan baku

yang kemudian di cetak sesuai mold yang dikirim dan atau di pinjamkan dari

customer kemudian bahan baku tersebut di proses pada mesin injection dan

menghasilkan alas kaki yang berkwalitas.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Mr. Park Soo Kwan selaku pemegang saham telah sukses

mengembangkan bisnis di negaranya sendiri yaitu di Korea dengan mendirikan

perusahaan YC Tec Corporation dan Jungsan Development kemudian membuka

cabang perusahaan di Vietnam yaitu Yc Tec Vietnam Corporation , tidak sampai

disitu pemegang saham ini memulai mengembangkan kembali bisnisnya di

Indonesia pada tahun 2012 yang dipercayakan kepada Direktur Mr. Lee Young

Joo. dengan produksi yang sama. PT Yc Tec Indonesia berdomisili di Kp.

Cisantri Ds. Cilandak Kec.Cibatu Kab. Purwakarta. Dengan banyaknya

persaingan dunia industri PT Yc Tec Indonesia tetap konsiten dengan

mengutamakan kwalitas dan kesejahteraan karyawan, karena hasil yang baik

dihasilkan dari sumber daya manusia yang terdidik terampil dan terlatih.

37

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Untuk mengolah perusahaan dengan baik dan optimal, terutama terhadap

sumber daya manusia, perusahaan menerapkan manajemen yang di tuangkan

dalam bentuk struktur organisasi merupakan sarana yang penting untuk

menjalankan peran dan fungsinya masing masing, dengan adanya struktur

organisasi dalam perusahaan, maka sumber daya yang ada di dalam perusahaan

akan semakin jelas dalam mengelola segala urusan yang ada pada perusahaan

tersebut, dan semua mempunyai peranan dan tugas masing-masing di dalam

perusahaan.

Sumber: Dept Accounting PT.Yc Tec Indonesia

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. Yc Tec Indonesia

Berikut ini adalah fungsi dan wewenang dari tiap bagian yang terdapat pada

struktur organisasi PT Yc Tec Indonesia, antara lain

1. Komisaris

Merupakan pengawas jalannya perusahaan. Komisaris juga merupakan

pemilik perusahaan PT Yc Tec Indonesia.

38

Tugasnya adalah :

a. Mengawasi jalannya perusahaan

b. Bertanggung jawab, dan penanggung resiko terhadap maju mundurnya,

serta keuntungan maupun kerugian yang di alami perusahaan.

c. Mencari dana sebagai tambahan modal perusahaan.

2. Direktur

Merupakan pimpinan yang bertanggung jawab terhadap operasional

perusahaan sehari-hari. Memimpin serta membawahi bagian-bagian dalam

perusahaan. Tugasnya

a. Bertanggung jawab terhadap operasional perusahaan sehari-hari

b. Mengawasi jalannya perusahaan sesuai prosedur

c. Sebagai penghubung antara bagian lain dengan komisaris

d. Menyusun dan meningkatkan jumlah produksi, mutu produksi , serta

sarana prasarana perusahaan.

e. Mengesahkan laporan dan mengirim laporan kepada komisaris

3. Purchasing

Merupakan department yang bertanggung jawab menangani kebutuhan

jalannya perusahaan , meliputi kebutuhan pabrik , kebutuhan kantor , dan

juga kebutuhan bahan baku.

4. Produksi

Merupakan bagian penting dari perusahaan yang dapat menghasilkan

produk sebanyak-banyaknya dan dengan kwalitas sebaik mungkin.

5. HRD (Human Research Development)

39

Merupakan bagian yang mengatur semua administrasi kekaryawanan

mencari dan memenuhi kebutuhan manpower perusahaan dengan sumber

daya manusia yang berpotensi tunggi untuk memajukan perusahaan.

6. Accounting

Merupakan bagian yang mengatur seluruh arus dana keuangan perusahaan

mencatat seluruh transaksi keuangan perusahaan, dan membuat penagihan

kepada Customer. Serta menyusun laporan keuangan perusahaan yang akhir

nya menjadi acuan komisaris untuk mengambil keputusan.

7. Marketing

Merupakan bagian dari perusahaan yang melakukan pemasaran di pasar

bisnis sehingga banyaknya peminat untuk membeli produk yang dihasilkan

perusahaan. Kemudian menjalankan proses penjualan , menerima

pemesanan barang dan mengirimkan pesanan.

8. Research & Development

Merupakan bagian yang menjaga kwalitas hasil produksi sebaik-baiknya

sehingga mengurangi hasil reject yang dapat menimbulkan kerugian

terhadap peusahaan.

9. PPIC (Production Planning and Inventory Control)

Merupakan bagian yang bertanggung jawab dengan stock barang persediaan

di produksi baik bahan baku, barang jadi dan atau barang dalam proses .

sehingga memudahkan manajemen untuk membuat rencana produksi sesuai

pesanan dari pelanggan.

10. Ekspor dan Impor

40

Merupakan bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab atas kelancaran

pengiriman dari luar negri berupa pembelian import bahan baku, mesin

spareparts dan bertanggung jawab juga dengan kelancaran penjualan ekspor

dengan memenuhi dokumen bea dan cukai.

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Proses sistem penjualan kredit pada PT YC Tec Indonesia adalah sebagai

berikut :

a. Proses Pemesanan

Customer memberikan informasi via e-mail kepada bagian Marketing

bahwa Customer akan memesan barang kepada PT.Yc Tec Indonesia,

setelah itu Bagian Marketing membuat kontrak jual beli kredit antara kedua

belah pihak perusahaan, kontrak jual beli disetujui oleh Manager Marketing

dan Customer. setelah ada kontrak jual beli kredit, Customer mengirimkan

Purchase Order ke perusahaan PT Yc Tec Indonesia dan bagian Marketing

akan mencatat pesanan Customer.

b. Prosedur Pengiriman

Bagian PPIC menerima informasi Purchase Order dari bagian Marketing

setelah itu bagian PPIC cek persediaan barang yang tersedia. Bagian PPIC

memberikan form packing kebagian gudang untuk packing pesanan, jika

barang pesanan sudah selesai di packing bagian Gudang akan menyerahkan

form packing kepada bagian Marketing, kemudian Markeiting membuat

packing list dan surat jalan rangkap tiga. Pengiriman barang telah selesai

41

dilakukan ketika Customer telah menerima barang pesanan Packing List

beserta surat jalan.

c. Prosedur Penagihan

Customer menyerahkan surat jalan rangkap pertama kepada perusahaan

sebagai konfirmasi bahwa barang sudah diterima sesuai pesanan. Kemudian

bagian Accounting membuat dokumen penagihan berdasarkan surat jalan

yang diterima, invoice, faktur pajak, kwitansi. Dokumen penagihan

dikirimkan kepada customer setelah 3 hari barang diterima dan surat jalan

dilampirkan kembali di dalam dokumen penagihan. Customer akan

melakukan pembayaran 90 hari sejak tanggal invoice diterbitkan.

Pembayaran penjualan kredit tidak dilakukan secara cicilan, jadi bila telah

jatuh tempo maka bagian Accounting akan melakukan konfirmasi

pembayaran kepada Customer melalui e-mail dan Customer akan langsung

membayar lunas.

3.4. Activity Diagram Sistem Berjalan

Berikut ini adalah gambar Activity Diagram sistem berjalan PT. Yc Tec

Indonesia, yang menunjukan proses bisnis, urutan aktivitas dan alur kerja sistem

penjualan kredit sebagaimana tampak pada Gambar III.2

42

3.4.1 Activity Diagram

1. Activity Diagram Pemesanan

Sumber: Bag. Marketing PT.Yc Tec Indonesia

Gambar III.2 Activity Diagram pemesanan PT. Yc Tec Indonesia

43

2. Activity Diagram Pengiriman

Sumber: Bag. Marketing PT.Yc Tec Indonesia

Gambar III.3 Activity Diagram Pengiriman PT. Yc Tec Indonesia

44

3. Activity Diagram Penagihan

Sumber: Bag. Accounting PT.Yc Tec Indonesia

Gambar III.3 Activity Diagram Penagihan PT. Yc Tec Indonesia

45

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi system berjalan ini akan di jelaskan mengenai dokumen-

dokumen yang terdapat dalam proses pencatatan datanya, dokumen-dokumen

tersebut terdiri atas dokumen masukan dan dokumen keluaran.

3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Purchase Order

Nama Dokumen : Purchase Order (PO)

Fungsi : Untuk pemesanan barang

Sumber : Customer

Tujuan : Marketing

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap order barang

Format : Lampiran A.1

2. Form Packing

Nama Dokumen : Form Packing

Fungsi : Untuk membuat packinglist dan surat jalan

Sumber : Bag.Gudang

Tujuan : Marketing

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Packing pesanan


46

3. Surat Jalan

Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Untuk membuat dokumen penagihan

Sumber : Customer

Tujuan : Accounting

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap pesanan selesai diterima


3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Kontrak Jual Beli Kredit

Nama Dokumen : Kontrak Jual Beli Kredit

Fungsi : Sebagai persetujuan jual beli kedua belah pihak

Sumber : Marketing

Tujuan : Customer

Media : kertas

Frekuensi : Setiap terjadi transaksi penjualan kredit

Format : Lampiran B.1

2. Invoice

Nama Dokumen : Invoice

Fungsi : Sebagai dokumen penagihan

Sumber : Accounting

Tujuan : Costumer

Media : kertas

47



3. Kwitansi

Nama Dokumen : Kwitansi

Fungsi : Sebagai bukti penerimaan uang

Sumber : Accounting

Tujuan : Customer

Media : Kertas



4. Surat Jalan

Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Sebagai bukti pengiriman barang

Sumber : Marketing

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap kali pada saat terjadi pengiriman


5. Faktur Pajak

Nama Dokumen : Faktur Pajak

Fungsi : Sebagai bukti pemungutan pajak

Sumber : Accounting

Tujuan : Customer

Media : Kertas

48

Frekuensi : Setiap kali pada saat penagihan


6. Form Packing

Nama Dokumen : Form Packing

Fungsi : Untuk menyiapkan barang yang di packing

Sumber : Bag.PPIC

Tujuan : Bag. Gudang

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Packing pesanan


7. Packing List

Nama Dokumen : Packing List

Fungsi : Sebagai bukti barang yang di packing

Sumber : Marketing

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap kali pada saat pengiriman


3.6. Permasalahan Pokok

Sistem penjualan kredit pada perusahaan PT.Yc Tec Indonesia pada

umumnya telah berjalan baik, untuk mesin produksi injection phylon yang sudah

49

beroperasi dengan lancar dan menghasilkan kwalitas baik sehingga banyak di

minati. Namun penulis merasa masih adanya kekurangan sistem yang terdapat di

dalam perusahaan khususnya sistem penjualan kredit, adapun kelemahannya

adalah sebagai berikut :

1. Prosedur order penjualan kredit yang berjalan saat ini kurang efektif dan

efisien dikarenakan sistem yang diterapkan di perusahaan pencatatannya

masih dilakukan dengan Microsoft excel tanpa menambahkan keterangan

atau Nomor identitas purchase order, sehingga sering terjadi kesalahan

pengiriman yang tidak sesuai dengan Purchase Order Customer.

2. Dokumen penagihan yang dibuat hanya satu rangkap atau satu lembar

menyulitkan Accounting untuk rekonsiliasi antara laporan dan dokumen asli

secara langsung, karena tidak ada arsip dokumen. Sehingga menimbulkan

kesulitan untuk mengetahui pembayaran invoice mana saja yang dibayarkan

oleh customer, ataupun bisa menimbulkan piutang yang tidak tertagih.

3. Prosedur penjualan kredit yang berjalan pada PT. Yc Tec Indonesia belum

berjalan secara efektif karena tidak dapat menyajikan laporan secara cepat,

bag. Marketing kesulitan untuk mengetahui balance purchase order atau atau

item barang yang sudah dikirim dari PO tersebut sehinggan menjadikan

keterlambatan pengiriman barang, kekurangan atau kelebihan pengiriman

barang kepada customer.

50

3.7. Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi masalah tersebut, ada beberapa opsi alternatif

pemecahan masalah di antaranya adalah :

1. Purchase Order dari Customer seharusnya diinput dengan menambahkan

ID PO , sehingga tidak kesulitan mencari data pesanan atau terjadi

kekeliruan dengan Purchase Order yang lain, sehingga tidak terjadi

kesalahan pengiriman yang tidak sesuai dengan Purchase Order.

2. Diterbitkan dokumen penagihan sedikitnya 3 rangkap untuk kemudian di

arsip sehingga ketika perusahaan menerima pembayaran bisa rekonsiliasi

dengan dokumen yang ada, Dibuatkan laporan penjualan kredit yang

didalam laporannya terdapat tanggal jatuh tempo sehingga memudahkan

perusahaan untuk mengetahui kapan akan menerima pembayaran dan tidak

terjadi keterlambatan atau piutang tidak tertagih.

3. Dibuatkan laporan balance PO yang didalam laporan tersebut sudah terdapat

Informasi actual barang yang sudah dikirim.

Dalam pemacahan masalah diatas di PT YC Tec Indonesia, penulis berharap

kedepannya tidak ada lagi kekeliruan dalam pengiriman, keterlambatan

pembayaran atau pembuatan laporan untuk manajemen perusahaan.

file 14 bab iii analisa sistem berjalan

Documents