53

BAB III

ANALISA YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Riwayat Perusahaan

PT. Trimitra Bangun Jagad terletak di Jl. Wolter Monginsidi no.112 D,

Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. PT. Trimitra Bangun Jagad ini didirikan pada

tahun 2004 dan disahkan oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia pada

tahun 2005, dengan nomor pengesahannya C2-08874 HT.01.01. th 2005.

Bertindak sebagai notarisnya pada saat itu adalah Endang Suratminingsih, SH

pada tanggal 31 Mei 2004.

Trimitra Bangun Jagad (TBJ) merupakan perusahaan kontraktor dan ahli

mesin yang memberikan pelayanan kepada klien dalam pembangunan maupun

interior. Didirikan pada 2004 oleh grup yang profesional yang mempunyai

pengalaman yang luas di berbagai kontraktor interior, arsitektur, teknik mesin,

dan project manajemen.

3.1.1 Bidang Usaha

1. Merancang dan Membangun Bangunan

• Bangunan dan fasilitas perdagangan

• Bangunan dan fasilitas umum

• Rumah pribadi

• Bangunan dan fasilitas pendidikan

• Bangunan industri

53

54

• Fasilitas produksi

2. Transmisi dan Distribusi

• Sistem komunikasi

• Distribusi

• Penanganan dan pengoperasian tenaga sistem

• Transmisi

3. Transportasi

• Jembatan penyeberangan

• Jembatan layang

• Fasilitas pelabuhan dan pelayaran

• Jalan raya

• Transportasi bahan bakar dan emisi

4. Manajemen Proyek

• Pengelolaan dan pengaturan

• Pengembangan proyek, perencanaan dan tata laksana

• Perencanaan proyek dan perhitungan biaya

• Perjanjian kontrak

• Pengecekan kualitas, pengawasan dan pengendalian

55

5. Konstruksi

• Observasi bangunan

• Administrasi kontrak

• Pemeriksaan dan uji coba

6. Interior Bangunan dalam Merancang dan Membangun Bangunan

• Bangunan dan fasilitas perdagangan

• Bangunan dan fasilitas umum

• Rumah pribadi

• Bangunan dan fasilitas pendidikan

• Bangunan industri

• Fasilitas produksi

• Bangunan kantor

3.1.2 Visi Perusahaan

Visi dari PT. Trimitra Bangun Jagad adalah : "siap menghadapi

tantangan di masa depan". Seperti kita memasuki abad ke 21, sektor

konstruksi akan terus berkembang dan mempunyai peraturan penting

dalam perkembangan Indonesia. Untuk menuju menjadi bangsa yang

mengindustri, sebuah persetujuan yang bagus dalam penanaman modal

pada infrastruktur, pabrik, seperti kantor dan bangunan daerah perumahan

akan dibutuhkan. Ini berarti akan ada kemungkinan yang bagus untuk

pasar pelayanan konstruksi, walaupun tidak dapat dihindarkan kompetisi

56

akan terus meningkat. Untuk mengantisipasi tantangan ini, kami

mengembangkan strategi pertumbuhan yang intensif melalui menembus

pasar dan strategi yang berbeda, langsung mengarah pada keuntungan

bersaing melalui kreasi dari variasi produk baru, dan metode bekerja.

Kami juga mengimplementasikan strategi yang fungsional dalam

perbaikan kualitas, harga, kontrol, perkembangan sumberdaya manusia,

pemasaran dan keuangan, semuanya mengarah kepada kepuasan

pelanggan. Kami siap untuk menghadapi tantangan masa depan.

3.1.3 Misi Perusahaan

Misi dari PT. Trimitra Bangun Jagad ini adalah : Dapat dipercaya,

pembaharuan dan keselarasan adalah filosofi manajerial yang mana

mewujudkan orang-orang di Trimitra Bangun Jagad merelakan diri

untuk memberikan pelayanan mereka yang lebih luas dan kepada seluruh

orang di dunia.

a. Dapat dipercaya : kunci untuk berkembang

Trimitra Bangun Jagad selalu berjuang untuk menjaga kepercayaan

dari klien dan juga masyarakat. Pertama sekali, mereka memberikan

kepuasan kepada klien dalam setiap hal yang mereka lakukan dan berbagi

apapun dengan klien.

b. Pembaharuan : dasar dari perkembangan

Trimitra Bangun Jagad menekankan jiwa inovasi berdasarkan

kepada kreatifitas dan otonomi, dalam menggunakan jiwa yang penuh

tantangan ini kami berusaha untuk mengembangkan tekhnologi yang

57

kami miliki, mengembangkan material baru dan membuka pangsa pasar

baru untuk menjamin kepuasan klien.

c. Keselarasan : jalan menuju prestasi

Trimitra Bangun Jagad menekankan pertanggungjawaban secara

perseorangan, otonomi, dan pengembangan pribadi sebagai dasar tenaga

bersama yang harmonis, seperti kata pepatah sebuah perusahaan akan

semakin efesien dan selaras ketika perusahaan tersebut telah

mendapatkan banyak pengalaman akan berbagai kesulitan maka

perusahaan tersebut akan tumbuh semakin besar

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

3.2.1 Struktur Organisasi PT. Trimitra Bangun Jagad

58

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Trimitra Bangun Jagad Secara

Keseluruhan

(Sumber PT. Trimitra Bangun Jagad)

59

3.2.2 Struktur Organisasi Departemen

DIRECTOR

TOTAL PROJECT MANAGER

FINANCE

HRD

PROJECT

SECRETARY

PROJECT MANAGER

XL

PROJECT MANAGER INDOSAT

PROJECT MANAGER ERICSSON

ENGINEERING

LOGISTIK

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Departemen Tower/BTS

(Sumber PT. Trimitra Bangun Jagad)

3.2.3 Wewenang dan Tanggung Jawab

1. Divisi Engineering :

• Menerima PO dan gambar disain

• Analisa gambar disain untuk keluarkan BOQ

PRO

JEC

T

PRO

JEC

T

PRO

JEC

T

60

• Menerbitkan shop drawing untuk dasar konstruksi

• Menerbitkan as built drawing setelah selesai konstruksi

• Menerbitkan final BOQ

• Menyusun site binder konstruksi

• Mengikuti rapat mingguan progress report dengan operator

• Membuat dokumen-dokumen MOS & BAST

• Monitoring progress dokumen BAST/MOS di operator

• Koordinasi dengan Project Manager Tower

• Koordinasi dengan Sekretaris Project

• Koordinasi dengan Logistik

2. Divisi Project Manager Tower :

• Menerima PO

• Survey lapangan/SITAQC

• Menyusun dokumen SITAQC

• Menerima shop drawing dari Engineering

• Mengawasi pekerjaan konstruksi

• Koordinasi pekerjaan dengan subkon dan pengawas dari operator

• Koordinasi dengan instansi terkait : PLN, IMB, Camat, Polisi, dll

• Membuat progress report SITAQC & Konstruksi

• Mengikuti rapat mingguan progress report dengan operator

• Membuat dokumen-dokumen MOS & BAST

• Melakukan ATP

61

• Koordinasi dengan Engineering

• Koordinasi dengan Sekretaris Project

• Koordinasi dengan Logistik

• Koordinasi dengan Finance

3. Project Secretary:

• Menerima PO

• Filing dokumen & surat project

• Merekap progress report

• Menerbitkan SPK ke sub kon

• Menyusun dokumen-dokumen BAST

• Koordinasi dengan Engineering

• Koordinasi dengan Project Manager Tower

• Koordinasi dengan Logistik

• Koordinasi dengan Finance

4. Finance :

• Menerima PO

• Menerbitkan invoice

• Menerima pembayaran dari operator

• Koordinasi dengan Project Manager Tower

• Koordinasi dengan Sekretaris Project

• Koordinasi dengan Logistik

62

5. Logistik :

• Kontak dengan vendor/operator, dengan kurir, dengan pabrikan

• Delivery material dari gudang pabrikan ke site

• Monitoring delivery material

• Koordinasi dengan Project Manager Tower

• Koordinasi dengan Sekretaris Project

• Koordinasi dengan Finance

• Koordinasi dengan Engineering

3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan

Sistem yang sedang berjalan pada PT. Trimitra Bangun Jagad yaitu masih

bersifat konvensional karena hampir semua kegiatan yang terdapat di dalam

perusahaan masih dilakukan secara manual. Sesuai dengan ruang lingkup yang

akan kami bahas dalam penulisan skripsi ini yaitu pada bagian manajemen

proyek dimana dalam prosesnya masih menggunakan cara yang manual dimana

PO (Purchase Order) yang datang dari klien diterima oleh PS (Project

Secretary) yang nantinya PO tersebut pertama kali diinformasikan kepada TPM

(Total Project Manager) dan selanjutnya setelah PO tersebut disetujui maka akan

diinformasikan ke masing-masing divisi yang bersangkutan yaitu ENG

(Engineering), Finance dan PMT (Project Manager Tower). Setelah

mendapatkan informasi tersebut kemudian ENG mengerjakan tugasnya dengan

membuat BOQ (Bill Of Quantity) dari PO tersebut dan PMT melakukan

persiapan pengerjaan dengan berkoordinasi dengan divisi LOG (Logistik) dan

63

ENG, melakukan penunjukan sub kontraktor dan mempersiapkan SDM. Setelah

BOQ keluar maka akan diinformasikan kepada TPM dan PS, selanjutnya PS

akan mengeluarkan SPK (Surat Penunjukkan Kerja) yang nantinya ditujukan

kepada sub kontraktor melalui PMT. Setelah itu PMT dapat mulai mengerjakan

proyek tersebut dan secara berkala akan memberikan laporan berupa progress

kerja kepada pihak TPM dan Finance, setelah sekian persen proyek selesai

dikerjakan maka pihak Finance akan mengeluarkan invoice.

3.4 Data Flow Diagram

3.4.1 Diagram Context

Gambar 3.3 Diagram Context

64

3.4.2 Diagram Nol

Gambar 3.4 Diagram Nol

65

3.5 Definisi Sistem

3.5.1 Mission Statement

Mission Statement untuk Basis Data Manajemen Proyek ini

adalah untuk mendefinisikan tujuan utama dari manajemen proyek.

Mission statement berguna untuk menjelaskan kegunaan dari sistem

manajemen proyek ini dan juga menggambarkan alur yang lebih jelas

dalam pemakaian sistem ini. Agar dapat mencapai tingkat keefektifan dan

keefisienan seperti yang diharapkan.

Mission Statement pada PT. Trimitra Bangun Jagad ini adalah

untuk mengatur, mengorganisasikan, dan memberikan informasi dengan

lebih cepat dan akurat dalam proses penyampaian informasi tentang

laporan suatu proyek. Sehingga memudahkan para karyawannya untuk

mengetahui proyek yang akan dilaksanakan.

Kita dapat memulai mengerjakan Mission Statement ini untuk

database manajemen proyek dengan cara melakukan

interview/wawancara dengan beberapa orang terkait. Contoh pertanyaan

yang digunakan, antara lain :

• Apa tujuan Anda menginginkan basis data di dalam perusahaan

Anda ?

• Sistem basis data seperti apa yang Anda inginkan ?

• Mengapa Anda berfikir bahwa dengan menggunakan sistem ini

akan dapat membantu perusahaan Anda ?

66

3.5.2 Mission Objectives

Setelah selesai mendefinisikan Mission Statement maka langkah

selanjutnya yaitu membuat Mission Objectives berdasarkan dari tujuan

pembuatan sistem tersebut.

• Pengelolaan (insert, update) data pada BOQ

• Pengelolaan (insert, update) data pada Invoice

• Pengelolaan (insert, update) data pada Material

• Pengelolaan (insert, update, delete) data pada Message

• Pengelolaan (insert, update) data pada PO

• Pengelolaan (insert, update) data pada Progress

• Pengelolaan (insert, update) data pada SPK

• Melakukan pencarian data pada BOQ

• Melakukan pencarian data pada Invoice

• Melakukan pencarian data pada Material

• Melakukan pencarian data pada PO

• Melakukan pencarian data pada Progress

• Melakukan pencarian data pada SPK

• Membuat laporan BOQ

• Membuat laporan Invoice

• Membuat laporan Material

• Membuat laporan Message

• Membuat laporan PO

• Membuat laporan Progress Project

67

• Membuat laporan SPK

3.5.3 Sistem Boundaries

Gambar 3.5 Gambar Sistem Boundaries

68

3.5.4 Analisa User View

Data

Access Type

TPM

PMT

PS

Engineer

Finance

Logistik

Report x x x x x x Insert x

Update x

BOQ

Delete Report x x x x x x Insert x

Update x

Client

Delete Report x x x x x x Insert x

Update x

Employee

Delete Report x x x x x x Insert x

Update x

Invoice

Delete Report x x x x x x Insert x

Update x Material

Delete Report x x x x x x Insert x x x x x x

Update x x x x x x Message

Delete x x x x x x Report x x x x x x Insert x

Update x x PO

Delete Report x x x x x x Insert x

Update x x Progress

Delete Report x x x x x x Insert x

Update x SPK

Delete Report x x x x x x Insert x

Update x Sub-

Kontraktor Delete

Tabel 3.1 Tabel Kebutuhan Informasi

69

Data TPM PMT PS Engineer Finance

Logistik

BOQ x x x x x x

Client x x x x x x

Employee x x x x x x

Invoice x x x x x x

Material x x x x x x

Message x x x x x x

PO x x x x x x

Progress x x x x x x

SPK x x x x x x

Sub-Kontraktor

x x x x x x

Tabel 3.2 Tabel Cross Reference dari Kebutuhan Informasi

70

Gambar 3.6 Gambar overlapping user view

User view yang ada berdasarkan analisa tabel kebutuhan

infromasi dan tabel cross reference di atas, yaitu TPM, PM, PS,

Engineer, Finance, dan Logistik yang secara lanjut dikelompokkan

menjadi Manajemen Proyek. Oleh karena itu, dari ke-6 user view yang

TPM

LOG

PMT

PS

FIN

PS

ENG

PMT

ENG

71

ada dapat dikelompokkan menjadi satu user view, yaitu user view

Manajemen Proyek.

3.6 User Requirement Specification

3.6.1 Data Requirement

• Informasi yang diinput :

1. Bill Of Quantity ( BOQ )

Informasi yang berisi harga dari kebutuhan material

pekerjaan yang akan dikerjakan.

2. Client

Informasi yang berisi data-data tentang client yang

melakukan kerjasama atau yang melakukan order.

3. Project

Informasi yang berisi data-data proyek yang ada dalam

sebuah PO (Purchase Order).

4. Employee

Informasi yang berisi data-data pegawai yang bekerja pada

PT.Trimatra Bangun Jagad.

5. Invoice

Informasi yang berisi data mengenai tagihan-tagihan

pembayaran yang terjadi pada suatu proyek.

6. Material

Informasi yang berisi data material yang digunakan untuk

pengerjaan proyek.

72

7. Message

Informasi yang berisi pesan yang dikirimkan antar

karyawan digunakan untuk pengkoordinasian kerja.

8. Progress

Informasi yang berisi data lapangan mengenai proses

proyek yang sedang dikerjakan.

9. Purchase Order ( PO )

Informasi yang berisikan mengenai data-data pekerjaan

yang akan dilakukan beserta dokumen-dokumen

pendukung.

10. Sub-Kontraktor

Informasi yang berisi data-data sub-kontraktor yang

bekerja sama dengan PT. Trimitra Bangun Jagad.

11. Surat Penunjukan Kerja ( SPK )

Informasi yang berisikan surat penunjukkan kerja yang

ditujukan kepada sub kontraktor.

• Informasi yang dihasilkan :

1. Laporan BOQ

Informasi yang berisi rincian harga material yang

dibutuhkan dalam suatu proyek.

2. Laporan Invoice

Informasi yang berisikan mengenai tagihan keuangan

kepada client selama proses pengerjaan proyek.

73

3. Laporan Client

Informasi yang berisi data-data tentang client yang

melakukan kerjasama atau yang melakukan order.

4. Laporan Employee

Informasi yang berisi data-data pegawai yang bekerja pada

PT.Trimatra Bangun Jagad.

5. Laporan Material

Informasi yang berisi data material yang digunakan untuk

pengerjaan proyek.

6. Laporan Message

Informasi yang berisi pesan yang dikirimkan antar

karyawan digunakan untuk pengkoordinasian kerja.

7. Laporan PO

Informasi yang berisikan suatu proyek yang diberikan oleh

client.

8. Laporan Progress

Informasi yang berisi data lapangan mengenai proses

proyek yang sedang dikerjakan.

9. Laporan SPK

Informasi yang berisi surat penunjukkan kerja yang

dikeluarkan untuk menunjuk sub kontraktor.

10. Laporan Sub-Kontraktor

Informasi yang berisi data-data sub-kontraktor yang

bekerja sama dengan PT. Trimitra Bangun Jagad.

74

3.6.2 Transaction Requirement Data

• Data Entry

Memasukkan data BOQ

Memasukkan data Client

Memasukkan data Employee

Memasukkan data Invoice

Memasukkan data Material

Memasukkan data Message

Memasukkan data PO

Memasukkan data Progress

Memasukkan data Project

Memasukkan data SPK

Memasukkan data Sub-Kontraktor

• Data Update

Mengubah data BOQ

Mengubah data Client

Mengubah data Employee

Mengubah data Invoice

Mengubah dan menghapus data Material

Menghapus data Message

Mengubah data PO

Mengubah data Progress

Mengubah data Project

75

Mengubah data SPK

Mengubah Sub-Kontraktor

• Query

Memasukkan data BOQ

Memasukkan data Client

Memasukkan data Employee

Memasukkan data Invoice

Memasukkan data Material

Memasukkan data Message

Memasukkan data PO

Memasukkan data Progress

Memasukkan data Project

Memasukkan data SPK

Memasukkan data Sub-Kontraktor

Mengubah data BOQ

Mengubah data Client

Mengubah data Employee

Mengubah data Invoice

Mengubah dan menghaus data Material

Menghapus data Message

Mengubah data PO

Mengubah data Progress

Mengubah data Project

76

Mengubah data SPK

Mengubah Sub-Kontraktor

Pencarian data BOQ

Pencarian data Client

Pencarian data Employee

Pencarian data Invoice

Pencarian data Material

Pencarian data PO

Pencarian data Progress

Pencarian data Sub-Kontraktor

3.6.3 General System Requirement

• Dibutuhkan sistem basis data yang terintegrasi dengan baik agar

dapat memberikan efektifitas dan efesiensi kinerja sistem.

• Adanya authentification atau hak akses kepada user yang

melakukan login terhadap sistem, sehingga hanya database

tertentu yang dapat diakses oleh user tersebut sesuai dengan hak

aksesnya.

• Jaringan internet dibutuhkan agar para karyawan dapat dengan

mudah mengakses sistem dalam mengerjakan tugasnya.

77

3.7 Permasalahan yang Dihadapi

Dari hasil analisa terhadap sistem yang sedang berjalan pada PT.

Trimitra Bangun Jagad, permasalahan yang dihadapi antara lain :

1. Belum terintegrasinya sistem yang ada secara komputerisasi, sehingga

menyebabkan pekerjaan menjadi lambat, terjadi salah komunikasi antara

pekerja.

2. Penyimpanan data masih secara konvensional, sehingga dapat

menyebabkan data tidak up to date dan tidak valid.

3. Tidak adanya sistem yang mendukung dalam pengelolaan proyek.

4. Proses dalam pengaksesan data mengalami kesulitan karena data yang

disimpan masih berupa data fisik (dokumen).

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah

Melihat masalah-masalah yang ada pada PT. Trimitra Bangun Jagad,

maka diusulkan suatu pemecahan masalah dengan cara membuat sebuah

rancangan sistem basis data dan aplikasinya yang mampu menjaga integritas

data, memudahkan proses pencarian informasi yang diinginkan dengan lebih

cepat, akurat, dan terkomputerisasi. Berikut ini merupakan usulan pemecahan

masalah antara lain :

• Meningkatkan penyediaan informasi dalam proses pengerjaan proyek

dengan lebih akurat, cepat, dan tepat.

• Menghasilkan suatu informasi data yang up to date.

78

• Sistem yang telah diintegrasikan dapat memudahkan dalam pengaksesan

data.

• Untuk mengakses data pada sistem tersebut user perlu memasukkan

username dan password terlebih dahulu. Hal tersebut untuk memberikan

keamanan data dan juga hak akses bagi setiap user yang melakukan login

ke dalam sistem.