bab iii analisa sistem berjalan · sebagai kepala rumah sakit yang bertanggung jawab atas semua...

17

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Suatu perusahaan mempunyai sejarah tentang awal berdirinya dan struktur

organisasi serta tugas dan fungsi yang berbeda-beda. Tujuan merupakan suatu yang

hendak diwujudkan dan dapat dikatakan sebagai suatu motivasi dari aktivitas kerja.

Karena tanpa adanya suatu tujuan tidak akan mungkin adanya usaha yang teratur dan

keseimbangan. Pada sub bab ini, Penulis akan menjelaskan tentang sejarah dan

struktur organisasi pada Instalasi Farmasi RSUD Kota Bekasi beserta tugas dan

fungsi dari masing-masing bagian.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

RSUD dr. Chasbullah Abdulmadjid Kota bekasi pada tahun 1939 masih

merupakan daerah terpencil dan merupakan bagian dari Karisedanan Jatinegara.

Seorang tuan tanah terketuk hatinya untuk menolong sesamanya yang sedang sakit,

dengan membangun balai kesehatan berukuran 6 x 18 meter di atas tanah seluas 400

m persegi yang dihibahkan untuk kepentingan umum. Tahun 1942 saat penjajahan

Jepang, balai ini mendapat perhatian dan dikembangkan menjadi Poliklinik Bekasi

yang dipimpin oleh seorang patriot pejuang kemerdekaan bernama Bapak Jasman.

Tahun 1945 poliklinik tersebut dijadikan basis perlengkapan P3K. Setelah

proklamasi kemerdekaan Republik Indonesia, berubah status menjadi RS Pembantu,

tepatnya pada tanggal 24 Juli 1946.

Pada tahun 1946 kepemimpinan digantikan oleh seorang juru rawat dari RS

Pembantu Banjaran, bernama Bapak S Wijaya. Pada saat kepemimpinannya berubah

18

menjadi RSU Kab. Bekasi dengan kapasitas 10 tempat tidur dan penambahan

bangunan untuk perawat dan bidan. Kepemimpinan Rumah Sakit pada tahun 1970

dipimpin oleh seorang dokter dibantu beberapa tenaga medis dan non medis. Sejak

saat itu organisasi dan tata laksana RSUD ditetapkan. Selanjutnya, dalam

perkembangannya Rumah Sakit ditetapkan sebagai rumah sakit kelas C, berdasarkan

SK Menkes Republik Indonesia nomor 051/Menkes/SK/II/1979 tentang pengelolaan

rumah sakit umum pemerintah. Pada 1 April 1999 RSU diserahkan oleh pemda

Kabupaten Bekasi kepada Pemda Kabupaten Bekasi kepada Pemda Kotamadya

Daerah Tingkat II Bekasi.

Pada tanggal 30 November 2000 ditetapkan Peraturan Daerah Kota Bekasi

Nomor 12 tahun 2000 tentang Pembentukan RSUD dr. Chasbullah Abdulmadjid

Kota bekasi Nomor 12 Tahun 2000 tentang Pembentukan Rumah Sakit Umum

Daerah Pemerintah Kota Bekasi sekaligus dengan peningkatan status menjadi RSUD

kelas B Non Pendidikan Pemerintah Kota Bekasi oleh Walikota. Pada tahun 2001

dikeluarkannya Peraturan Daerah Nomor 20 Tahun 2001 tentang Penetapan RSUD

dr. Chasbullah Abdulmadjid Kota bekasi menjadi Unit Swadana, untuk melengkapi

Dasar Hukum dalam operasional Rumah Sakit ditetapkanlah Perda Nomor 21 Tahun

2001 tentang Retribusi Pelayanan Kesehatan RSUD dr. Chasbullah Abdulmadjid

Kota bekasi. Pada tahun 2009 dikeluarkan Peraturan Walikota Nomor 060/Kep.251-

Org/VII/2009 tentang RSUD dr. Chasbullah Abdulmadjid Kota bekasi menjadi

BLUD dengan status penuh.

19

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

1. Striktur Organisasi

Berikut adalah struktur organisasi dari RSUD dr. Chasbullah Abdulmadjid :

Sumber: RSUD Dr.Chasbullah abdulmajid Kota Bekasi, 2019

Gambar III.1

Struktur Orgsnisasi

20

2. Fungsi

Adapun fungsi dari setiap jabatan akan diuraikan sebagai berikut:

a. Direktur

Sebagai kepala rumah sakit yang bertanggung jawab atas semua kegiatan yang

sedang berjalan di rumah sakit.

b. Wakil Direktur Pelayanan Medik

Bertugas membantu direktur dalam pekerjaannya.

c. Kepala Instansi Farmasi

Bertanggung jawab atas hasil kerja bagian farmasi, membuat rencana kerja

pengembangan kefarmasian rumah sakit untuk menjamin kualitas pelayanan yang

baik, dan memonitor perkembangan farmasi.

d. Administrasi

Bertanggung jawab atas seluruh rangkaian kegiatan ketatausahaan di bidang

manajemen pengelolaan perbekalan maupun pelayanan kefarmasian.

e. Koordinator Pengelolaan dan Perencanaan Perbekalan Farmasi

Bertanggung jawab dalam pengawasan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, Bahan

Medis Habis Pakai yang yang aman, bermutu, bermanfaat, dan terjangkau

f. Koordinator Manajemen Mutu

Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam melaksanakan koordinasi

pengendalian mutu pelayanan kefarmasian sesuai PERMENKES No. 72 tahun 2016,

dalam rangka pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan media habis

pakai serta pelayanan farmasi klinik dengan cara monitoring dan evaluasi secara

terencana dan sistematis

21

g. Kepala Gudang Farmasi

Kepala Gudang melakukan pengarsipan dan dukumentasi keluar – masuk barang

(obat, alkes dan BMHP), Menyiapkan perbekalan farmasi yang diminta depo sesuai

dokumen pengeluaran dari gudang farmasi, Rechecker/mengecek perbekalan farmasi

yang akan dikirim ke depo.

h. Pengawas Perbekalan Farmasi

Mengadakan pengawasan terhadap semua kegiatan di Instalasi Farmasi agar

dapat berjalan dengan baik dan lancar sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk

mencapai sasaran kerja dengan sesuai program yang telah ditetapkan.

i. Koordinator Pelayanan Farmasi

Merencanakan kebutuhan tenaga, sarana dan prasarana sesuai dengan

kemampuan rumah sakit.

j. Depo Farmasi

Depo Farmasi adalah Apoteker fungsional kefarmasian, yang bertugas

melaksanakan pengorganisasian, pembinaan, pengawasan dan penilaian terhadap

tenaga kefarmasian yang berada dibawah koordinasinya

k. PJ Diklat dan Pengembangan Mutu Farmasi

Membuat program kerja terkait perkembangan dan evaluasi Diklat Kefarmasian

3.2. Analisa Sistem Berjalan

A. Proses Barang Masuk

Bagian gudang melakukan cek stok barang yang sekiranya kurang dari standard

maka bagian gudang melakukan perencanaan dari farmasi lalu ke PPK (Pihak

Pembuat Komitmen). Kemudian membuat surat PO (Purchery Order) dari pejabat

pengadaan, lalu setelah keluar surat PO dberikan kepada pihak sales suplier,

22

selanjutnya suplier mengkonfirmasi permintaan barang dan mengirim barang ke

gudang. Kemudian bagian gudang melakukan pengecekan barang apakah barang

yang telah dikirim sesuai dengan permintaan atau tidak, jika tidak sesuai atau ada

barang rusak maka dilakukan retur. Bagian gudang menandatangi surat tanda terima.

B. Proses Barang Keluar

Apoteker membuat list permintaan barang ke gudang, kemudian bagian gudang

melakukan pengecekan barang yang diminta tersedia atau tidak. Jika tersedia bagian

gudang menyiapkan barang sesuai permintaan apoteker, lalu bagian gudang

mengantar barang permintaan ke apoteker.

3.3. Use Case Diagram

1. Use Case Prosedur Permintaan Stok Obat

Membuat Surat PO Obat

Mengkonfirmasi Pemesanan Barang

Berupa Obat

Melakukan Pengiriman Barang

Obat

Mengecek Barang Berupa Obat

Menandatangani Tanda Terima

Membuat List Permintaan

Melakukan Pengecekan Barang Berupa Obat

Menerima Barang

Menyiapkan BarangPermintaan

Gudang

Suplier

Apoteker

Gambar III.2

Use Case Prosedur Permintaan Stok Obat

23

Tabel III.1

Deskripsi Use Case Permintaan Stok Obat

Use Case Name Pemesanan dan Permintaan Obat

Requirements Bagian Gudang dan Apoteker dapat melakukan

pemesanan dan permintaan

Goal Bagian Gudang dan Apoteker mendapatkan

barang berupa obat

Pre-Conditions Bagian Gudang Membuat surat P.O dan bagian

Apoteker membuat list permintaan

Post-Conditions Daftar Permintaan barang yang kurang dari

Stok

Failed end Condition Bagian Gudang dan Apoteker tidak

mendapatkan barang berupa obat

Actors Bagian Gudang, Bagian Apoteker dan Suplier

Main Flow/ Basic Path 1. Bagian Gudang membuat surat P.O

Pemesanan Obat

2. Suplier Menginformasi Pesanan

3. Suplier melakukan pengiriman

4. Bagian Gudang Melakukan pengecekan

Barang

5. Bagian Gudang Menandatangani Surat

tanda terima

24

6. Apoteker membuat list permintaan obat

7. Bagian Gudang melakukan pengecekan

stok Obat

8. Bagian Gudang menyimpan permintaan

Obat

9. Apoteker menerima Obat

Alternate Flow/Invariant A A1. System menampilkan data barang yang

stoknya kurang dari stok minimum

Invariant B B1. Bagian Gudang menginput data stok Obat

B2. Bagian Gudang mengetikan Nama/Kode

Obat

B3. System tidak menemukan data yang dicari

B4. System menampilkan data yang dicari stok

keadaan minus

25

3.4. Activity Diagram

1. Activity Diagram Proses Pemesanan Obat

Membuat Lis

Permintaan Barang

Melakukan Pengecekan

Barang

Menyiapkan Barang

Mengantar BarangMenerima Barang

YA

APOTEKER GUDANG

TIDAK

Gambar III.3

Activity Diagram Proses Pemesanan Obat

26

2. Activity Diagram Proses Pemesanan Barang ke Suplier

Membuat Surat POMengkonfirmasi

Pemesanan

Menyiapkan Barang

Mengirim BarangMenerima Barang

TIDAK

YA

MenandatanganiTanda Terima

GUDANG SUPLIER

Gambar III.4

Activity Diagram Proses Pemesanan Barang ke Suplier

27

3.5. Spesifikasi Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen-dokumen yang masuk

atau diterima untuk proses. Dan di bawah ini adalah bentuk dokumen masukan :

1. Nama Dokumen : Surat PO (Purchery Order)

Fungsi : Untuk memesan barang ke supplier

Sumber : Gudang

Tujuan : Supplier

Frekuensi : Setiap ingin memesan barang

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A-1

2. Nama Dokumen : Data Barang

Fungsi : Untuk mengetahui barang yang tersedia di

gudang

Sumber : Supplier

Tujuan : Bagian Gudang

Frekuensi : Setiap terjadi barang yang masuk ke gudang

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A-2

3.6. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Bentuk dokumen keluaran adalah bentuk dari dokumen-dokumen yang keluar

atau dibuat untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah bentuk dokumen keluaran :

28

1. Nama Dokumen : Faktur Pengeluaran Barang

Fungsi : Untuk Data Keluaran

Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Apoteker

Frekuensi : Setiap bagian gudang mengirim barang

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran B-1

3.7. Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar III.5

ERD (Entity Relationship Diagram)

29

3.8. Logical Record Structure (LRS)

Gambar III.6

LRS ( Logical Record Structure)

3.9. Spesifikasi File

1. Spesifikasi file Tabel Permintaan

Nama File : Permintaan

Akronim : permintaan

Fungsi : Menyimpan data Permintaan

Tipe File : Transaksi

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : random

Media : Hard Disk

Panjang Record : 35 bytes

Kunci Field : no_permintaan

Software : mysql

30

Tabel IV.2

Spesifikasi file Tabel Permintaan

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 No Permintaan no_Permintaan Varchar 15 Primary Key

2 Kode User Kode_user Varchar 5 Foreign Key

3 Tanggal Tanggal Date

4 Nama Depo Nama_depo Varchar 20

5 Isi Permitaan Isi_Permintaan Text

2. Spesifikasi file User

Nama File : User

Akronim : user

Fungsi : Menyimpan data user

Tipe File : Master


Akses File : random

Media : Hard Disk


Kunci Field : kode_user

Software : mysql

Tabel IV.3

Spesifikasi file User


1 Kode User Kode_user Varchar 5 Primary Key

2 Username Username Varchar 25

3 Nama Nama Varchar 100

4 Password Password Varchar 50

6 Jenis Akses Jenis_akses Varchar 10

31

3. Spesifikasi file Tabel Transaksi Obat Masuk

Nama File : Transaksi Obat Masuk

Akronim : transaksi_obat_masuk

Fungsi : Menyimpan data obat masuk

Tipe File : Transaksi


Akses File : random

Media : Hard Disk


Kunci Field : no_trans

Software : mysql

Tabel IV.4

Spesifikasi file Tabel Transaksi Obat Masuk


1 No trans No_trans Varchar 10 Primary Key

2 Kode user Kode_user varchar 5 Foreign Key

3 Tanggal Tanggal Date

4 Total harga Total_harga Integer 15

5 Penyuplai Penyuplai Varchar 30

4. Spesifikasi file Obat

Nama File : Obat

Akronim : Obat

Fungsi : Menyimpan data obat

Tipe File : Master


Akses File : random

Media : Hard Disk


Kunci Field : kode_obat

Software : mysql

32

Tabel IV.5

Spesifikasi file Obat


1 Kode Obat Kode_obat Varchar 10 Primary Key

2 Harga Harga Integer 15

3 Nama Obat Nama_obat Varchar 100

4 Stok Stok Varchar 20

5. Spesifikasi file Detail Obat Masuk

Nama File : Detail Obat Masuk

Akronim : Detail_obat_masuk

Fungsi : Menyimpan data detail Transaksi obat masuk

Tipe File : Detail


Akses File : random

Media : Hard Disk


Kunci Field : no_trans

Software : mysql

Tabel IV.6

Spesifikasi file Detail Obat Masuk


1 No Transaksi No_transaksi Varchar 15 Primary key

2 Kode Obat Kode_obat Varchar 10 Foreign Key

3 Jumlah Jumlah Varchar 10

4 Harga Harga Integer 15

33

3.10. Spesifikasi Hardware dan Software

3.10.1. Hardware (Perangkat keras)

Adapun spesifikasi perangkat keras yang dipergunakan dalam sistem ini

antaralain :

1. Laptop

a. Processor : Intel(R) Core(TM) i5-7500 CPU ©3,40GHz 3,40GHz

b. RAM : 4,00 GB

c. System Type : 64-bit Operating system x54-based processor

d. Pen and Touch : No Pen or Touch Input is available for this Display

3.10.2. Software (Perangkat Lunak)

Adapun spesifikasi perangkat lunak yang diperlukan dalam perancangan sistem

ini terdiri dari :

1. Sistem Operasi : Windows 10 Pro 64-bit

2. Aplikasi : NCI Medismart 3.011

3. Web Server : XAMPP 3.2.1

4. Web Browser : Google Chroome V75.0.3770.100

3.11. Permasalahan Pokok

Terdapat beberapa permasalahn pada program sebelumnya diantaranya

1. Stok data obat yang tidak beraturan.

2. Perbedaan data pada sistem dengan barang yang tersedia.

3.12. Pemecahan Masalah

1. Dengan permasalahan yang ada penulis ingin membuat rancangan

aplikasi yang dapat memantau stok obat dan menyimpan semua riwayat

masuk dan keluarnya obat.

2. Adanya fitur untuk membuat laporan.

bab iii analisa sistem berjalan · sebagai kepala rumah sakit yang bertanggung jawab atas semua...

Documents