bab 3 sistem yang berjalan 3.1 sejarah perusahaanthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00803-ka bab...

54

BAB 3

SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Sejarah Perusahaan

PT Saputra adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang industri yang

menghaslkan produk roti. Perusahaan ini berlokasi di Jl.Tomang Rawa Kepa 5 no

721 Jakarta Barat,didirikan oleh Bapak Kusuma Widjaya pada tahun 1975.

Jenis produk roti yang dihasilkan oleh PT Saputra adalah roti dengan

kemasan plastik seperti: roti manis dengan isi coklat, nanas, keju, pisang, moka,

susu, kacang, kelapa, roti tawar dengan ukuran kecil, besar, kotak dan juga

memproduksi donat,gambang dan sebagainya. Roti yang dihasilkan tersebut

menggunakan bahan baku utama seperti tepung terigu, gula pasir, mentega, susu,

ragi serta bahan-bahan pendukung lainnya. Bahan bakunya tersebut diperoleh dari

pasaran domestik.

Perusahaan ini didukung oleh tenaga kerja yang berpengalaman dibidangnya

masing-masing, sehingga PT Saputra dapat mengembangkan produknya yang dapat

bersaing dipasaran.

55

3.2 Struktur organisasi

Adapun struktur organisasi pada PT. Saputra adalah sebagai berikut:

Gambar 3.1 Struktur organisasi

56

3.3 Tugas dan Wewenang

Tugas dan wewenang yang dilakukan oleh masing-masing jabatan adalah

sebagai berikut:

a. Direktur

Tugas direktur adalah:

1. Mengkoordinir seluruh aktivitas perusahaan

2. Merencanakan strategi yang dipakai dalam perusahaan

b. Supervisor

Tugas Supervisor adalah :

1. Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada para manager lainnya.

2. Menerima laporan dari manager

c. Manager Produksi

Tugas manager produksi adalah:

1. Merencanakan dan mengajukan kebutuhan sarana produksi dan mesin

2. Mengadakan pemeriksaan dan pengawasan hasil produksi serta menjaga

mutu hasil produksi

3. Bertanggung jawab atas perencanaan kerja karyawan, perencanaan bahan

baku, perencanaan dan pengarahan tenaga kerja.

4. Memegang kas kecil untuk keperluan produksi

57

5. Membuat laporan bulanan mengenai jumlah produksi dan kondisi mesin.

Dalam melaksanakan tugasnya manager produksi dibantu oleh bagian pabrik,

bagian quality control yang masing-masing mempunyai tugas sebagai berikut:

1. Tugas bagian pabrik adalah memproduksi produk yang diperintahkan

manager produksi dan juga pesanan pelanggan.

2. Tugas bagian quality control adalah mengawasi kualitas produk yang

dihasilkan oleh pabrik dengan tujuan produk yang sampai ke tangan

konsumen merupakan produk yang baik.

d. Manager keuangan

Tugas dari manager keuangan adalah:

1. Menyelenggarakan kebutuhan dan penggunaan biaya anggaran serta

membuat anggaran secara keseluruhan.

2. Mengawasi pelaksanaan penggunaan anggaran dan mengadakan analisa

jika terjadi perubahan penggunaannya.

3. Mengendalikan biaya anggaran baik untuk penggunaan jangka pendek

maupun jangka panjang.

4. Membuat laporan bulanan mengenai keuangan perusahaan.

Dalam melaksanakan tugasnya manager keuangan dibantu oleh bagian

piutang dan bagian akuntansi, adapun tugas dari masing-masing bagian adalah:

58

1. Bagian keuangan bertugas untuk menerima uang yang masuk dan

melakukan pencatatan sejumlah uang yang masuk.

2. Bagian akuntansi bertugas melakukan pencatatan untuk setiap transaksi di

penyusutan perusahaan,membuat daftar aktiva tetap perusahaan beserta

dengan perhitungan.

3. Bagian piutang bertugas mencatat piutang yang timbul dari penjual

konsinyasi.

e. Manager Penjualan

Tugas dari manager penjualan adalah:

1. Membuat laporan penjualan

2. Mengadakan pemeriksaan dan pengawasan terhadap kegiatan pengiriman

dan pengambilan barang

Dalam tugasnya manager penjualan dibantu oleh bagian pengiriman dan

bagian pengambilan barang yang mempunyai tugas sebagai berikut:

1. Tugas bagian pengiriman adalah untuk mengirimkan barang ke pelanggan,

menagih sisa pembayaran, dan mengambil barang yang kadarluasa.

2. Tugas bagian pengambilan barang adalah menyediakan barang yang akan

diambil oleh pelanggan dan mencocokkan jumlah yang dipesan dengan

yang diambil.

f. Manager persediaan

59

Tugas dari manager persediaan adalah:

1. Merencanakan penggunaan kendaraan yang digunakan untuk pengiriman

2. Menentukan batas minimum dari persediaan bahan baku, barang jadi.

3. Menentukan standar kondisi barang sisa yang terjadi dari retur penjualan

4. Membuat laporan bulanan dari persediaan barang baku, barang jadi dan

barang sisa.

Dalam tugas manager persediaan dibantu oleh bagian bahan baku,bagian

barang jadi, bagian barang sisa yang mempunyai tugas sebagai berikut:

1. Bagian bahan baku adalah menjaga kualitas bahan baku agar selalu baik

2. Bagian barang jadi adalah menjaga kualitas barang jadi baik sampai

dengan waktu pengiriman atau pengambilan.

3. Bagian barang sisa adalah memeriksa standar kondisi barang retur

penjualan yang ditentukan oleh manager persediaan

60

3.4 Sistem yang Berjalan

Pada saat pelanggan melakukan pemesanan barang, bagian penjualan

bertugas menerima order secara langsung dari pelanggan atau order melalui telepon.

Kemudian mengecek pada MS_Pelanggan apakah pelanggan yang memesan barang

adalah pelanggan baru atau pelanggan lama. Apabila pelanggan merupakan

pelanggan baru, bagian penjualan akan menambah pelanggan tersebut dalam

ms_pelanggan. Kemudian bagian penjualan mengecek ketersediaan barang pada

Ms_Barang. Apabila barang tersedia, maka bagian penjualan akan mencetak faktur

pemesanan 3 rangkap (FP). Rangkap 1 dan 2 diberikan kepada bagian gudang

sedangkan rangkap 3 diarsipkan.

Bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh

pelanggan berdasarkan FP. Rangkap 1 dan 2 diberikan kepada bagian pengiriman.

Lalu bagian gudang membuat surat jalan (SJ) 3 rangkap, dan menyerahkan barang

beserta SJ ke Bagian Pengiriman.

Bagian pengiriman bertugas mengirim barang dan menerima pembayaran

dari pelanggan kemudian meminta otorisasi SJ dan FP dari pembeli. SJ rangkap 2

dan FP rangkap 1 diberikan kepada pelanggan sebagai bukti penerimaan dan

pengiriman barang. SJ rangkap 1 dan FP rangkap 2 diberikan kepada bagian

keuangan & akuntansi.

Bagian keuangan & akuntansi bertugas untuk membuat laporan penerimaan

kas (jurnal) atas penjualan barang.

61

Pada akhir bulan, bagian keuangan & akuntansi membuat laporan

pendapatan yang akan diberikan kepada manajer keuangan.

3.5 Overview Activity Diagram

Berikut merupakan overview activity diagram pada sistem yang berjalan:

Gambar 3.2 overview activity diagram

Sistem yang sedang berjalan

62

3.6 Detail Activity Diagram yang sedang Berjalan

1. DAD Menerima Pesanan

KomputerPelang gan Bagian Penjua lan

1.M emesan Barang

2.Menerima Pesan

3.Mengecek Data Pelanggan

Pelanggan lama

Pelanggan baru

4.1.Menginput Data

Pelanggan

4.2.memilih tombol

save

4.Menampilkan Data

Pelanggan

5.mengecekPersedi aan

4.3.Menyimpan Data

Pelanggan

Ms. Pelanggan

6.Menampilkan dataPersediaan

Ms. Barang

7.menginput dataPesanan

Barang Tersedia

Tdk Tersedia

8.Memilih tom bolSave

9.menyimpan data Pesanan

Tr. Penjualan

10.Mem ilih FP

11. menampilkan FP

12.Memilih tombol Cetak

13.Mencetak FP 3r

{}{}

{1}

Faktur Penjualan

14.Menyerahkan FP r 1&2 keB.gudang

Gambar 3.3 DAD Menerima Pesanan

Pada Sistem Penjualan yang sedang Berjalan

63

2. Menyiapkan Barang

Gambar 3.4 DAD Menyiapkan Barang


64

3. Mengirim Barang

Gambar 3.5 DAD Mengirim Barang


65

4. Menerima Pembayaran

Gambar 3.6 DAD Menerima Pembayaran


66

5. Mencatat Transaksi

Gambar 3.7 DAD Mencatat Transaksi

Pada Sistem Penjualan Tunai Yang Diusulkan

67

6. Membuat Laporan

Supervisor KomputerBagian akuntansi

Tr. Penjualan

Tr_Laporan

{}

Laporan

{}

Laporan

49. membuka tr penjualan

50. menampilkan data penjualan

51. memilih report penjualan

52. menampilkan report penjualan

53. memilih tombol cetak

54. mencetak report

55. menyerahkan report

56. menerima report

Gambar 3.8 DAD Membuat Laporan

Pada Sistem Penjualan yang sedang berjalan

68

3.7 Analisa CSF (Critical Success Factor)

Tujuan dari analisa critical success factor adalah agar tercapainya sasaran

yang diinginkan oleh PT. Saputra dengan faktor-faktor yang mempengaruhi. Dengan

adanya critical success factor diharapkan akan memberikan strategi-strategi bisnis

yang kompetitif dengan melakukan identifikasi langsung terhadap kunci

keberhasilan.

Berdasarkan penelitian yang dilakukan, didapatkan faktor-faktor kritis

keberhasilan antara lain :

1. Promosi

PT. Saputra sebaiknya menentukan target pasar yang perusahaan inginkan.

Dengan menentukan target pasar tersebut, maka web yang dibuat akan

menjadi tepat sasaran seperti yang diinginkan oleh PT. Saputra. Sehingga

memudahkan perusahaan untuk promosi.

2. Pelayanan

Menjaga kepercayaan pelanggan dengan cara memberikan perhatian masing-

masing konsumennya melalui situs PT Saputra akan sangat berpengaruh

terhadap prilaku para pelanggan dan calon konsumen. Sehingga pelanggan

memiliki pengalaman tersendiri terhadap pelayanan yang diberikan oleh PT.

Saputra. Data yang terorganisir dengan baikpun dapat membuat pelanggan

menjadi percaya.

69

3. Dukungan infrastruktur

Memberikan konsumen keleluasan sebesar-besarnya merupakan target yang

harus dikejar oleh sebuah perusahaan e-Commerce. PT Saputra memberikan

keleluasaan bagi konsumen dengan cara menyediakan fasilitas resep. Dimana

resep tersebut dibuat dengan bahan baku roti dan sebagainya sehingga

memudahkan konsumen untuk mengakses tanpa harus membuka web lain.

4. Pengolahan data

Pengolahan data yang baik sangat diperlukan dalam suatu proses bisnis

sehingga penyajian informasi yang dibutuhkan akan lebih efektif dan efesien.

Dengan penyampaian yang lebih efektif dan efesien, maka akan

menghasilkan banyak value bagi perusahaan.

3.8 Analisa Web Perusahaan dan Pesaing

Tampilan website PT. Saputra yang akan penulis buat tentunya masih

sederhana dibandingkan dengan beberapa web dengan brand yang sudah ternama.

Contohnya adalah sebagai berikut:

1. www.sariroti.com

70

Gambar 3.9 analisis web pesaing dan web perusahaan

Website Sari Roti

71

2. www.rotiboy.com


Website Roti boy

72

3. www.breadtalk.com


Website Bread Talk

Ketiga web tersebut sudah cukup ternama dengan tampilan yang menarik

juga dengan menawarkan produk yang mereka miliki. PT Saputra sudah cukup lama

73

menjalankan bisnis roti ini tetapi baru saat ini menjalankan bisnis melalui website.

Sistem yang ditawarkan pun adanya pemesanan langsung melalui website.

Berikut merupakan perbedaan dari ketiga web dengan web PT. Saputra

7 C’s

Framework

www.sariroti.com www.rotiboy.com www.breadtalk.

com

PT Saputra

Context putih coklat putih putih

Content gambar tidak

menggunakan

flash

gambar

menggunakan

flash dalam

menampilkan

gambar mereka

gambar

menggunakan

flash dalam

menampilkan

gambar mereka

gambar tidak

menggunakan

flash

Community memiliki forum tidak memiliki

komunitas

memiliki group memiliki user

yang login

dan dapat

membuat

testimonial

Customization menampilkan

keunggulan dari

setiap produk roti

memiliki

tampilan yang

menarik

Memiliki

tampilan yang

menarik

menjual roti

melalui

website

dengan

74

shopping cart

Communication via website

(forum), dan

polling

via email via mailing list via sms, via

email, via

testimonial

Connection Adanya hubungan

antara satu site ke

site lain

Adanya hubungan

antara satu site ke

site lain

Adanya

hubungan

antara satu site

ke site lain

Adanya

hubungan

antara satu

site ke site

lain

Commerce tidak ada

pemesanan via

website

tidak ada

pemesanan via

website

tidak ada

pemesanan via

website

Menggunakan

shopping cart

Tabel 3.1 Tabel Analisis web perusahaan dan web pesaing

3.9 Analisis Kuisioner dan Wawancara Studi Kasus

3.9.1 Analisis Kuisioner

Berikut merupakan hasil kuisioner terhadap 15 orang konsumen.

75

1. Bagaimana cara anda melakukan pembelian barang yang biasa

anda lakukan?

Pilihan Jumlah Persentase

Melalui telepon 0 0

Melalui email 0 0

Melalui fax 0 0

Datang langsung 15 100%

Jumlah 15 100%

Tabel 3.2 analisis kuisioner PT Saputra

tlp

email

fax

datang langsung

Gambar 3.12 diagram lingkaran

analisis kuisioner PT. Saputra

76

Berdasarkan tabel dan diagram lingkaran diatas, para konsumen rata-

rata melakukan pembelian barang dengan datang langsung. Dengan hasil

100% yang diambil dari 15 konsumen.

2. Apakah sistem yang sudah ada sudah cukup membantu proses

pemesanan anda?


Cukup membantu 5 33%

Sangat membantu 2 13%

Tidak membantu 8 54%

Sangat tidak membantu 0 0

Jumlah 15 100%


77

cukup membantu

sangat membantu

tidak membantu

sangat tidakmembantu



Berdasarkan tabel dan diagram lingkaran diatas, menurut 5 dari 15

orang (sekitar 33%) sistem yang ada sudah cukup membantu, 2 dari 15

(sekitar 13%) orang mengatakan sistem sangat membantu, sedangkan sisanya

8 orang (sekitar 54%), sistem yang ada tidak membantu.

78

3. Perlukah alternatif cara memesan barang, dan penyediaan

informasi, misalnya internet?


Perlu 2 13%

Sangat Perlu 12 81%

Tidak perlu 1 6%

Sangat Tidak perlu 0 0

Jumlah 15 100%


perlu

sangat perlu

tidak perlu

sangat tidak perlu




orang perlu adanya alternatif seperti internet, 12 dari 15 orang mengatakan

79

sangat perlu adanya alternatif, sedangkan sisanya 1 orang mengatakan tidak

perlu adanya alternatif sistem.

4. Apakah anda mengerti penggunaan internet?


Mengerti 11 73%

Sangat mengerti 3 21%

Tidak mengerti 1 6%

Sangat tidak mengerti 0 0

Jumlah 15 100%


mengerti

sangat mengerti

ftidak mengerti

sangat tidakmengerti



80


orang (sekitar 73%) konsumen sudah mengerti penggunaan internet, 3 dari 15

(sekitar 21%) orang mengatakan sangat mengerti penggunaan internet,

sedangkan sisanya 1 orang (sekitar 6%) tidak mengerti penggunaan internet.

5. Berapa lama penggunaan internet dalam satu minggu?


< 1 jam 2 13%

2 – 5 jam 7 45%

6 – 9 jam 3 21%

> 10 jam 3 21%

Jumlah 15 100%


81

< 1 jam

2 ‐ 5 jam

6 ‐ 9 jam

> 10 jam




orang (sekitar 13%) kurang dari satu jam perminggu menggunakan internet, 7

dari 15 (sekitar 45%) orang mengatakan 2 jam sampai 5 jam dalam

penggunaan internet perminggu, 3 orang (sekitar 21%) menggunakan internet

6 – 9 jam perminggu, sedangkan sisanya 3 orang (sekitar 21%) lebih dari 10

jam menggunakan internet perminggu.

82

6. Setujukah anda dengan penerapan sistem penjualan melalui media

internet?


Setuju 5 33%

Sangat Setuju 9 61%

Tidak Setuju 1 6%

Sangat tidak setuju 0 0

Jumlah 15 100%


setuju

sangat setuju

tidak setuju

sangat tidak setuju



83


orang (sekitar 33%) setuju dengan penerapan sistem penjualan melalui media

internet, 9 dari 15 (sekitar 61%) orang mengatakan sangat setuju dengan

penerapan sistem penjualan melalui media internet, sedangkan sisanya 1

orang (sekitar 6%) setuju dengan penerapan sistem penjualan melalui media

internet.

Dari kuisioner diatas dapat disimpulkan bahwa rata-rata pelanggan yang

datang langsung untuk membeli barang. Hal tersebut kurang efesien bagi

pelanggan sehingga pelanggan ingin meningkatkan sistem yang ada dan

mempermudah mereka dalam melakukan transaksi dengan PT. Saputra. Bagi

sebagian orang, sistem sedang berjalan kurang membantu mereka untuk

melakukan transaksi.

3.9.2 Analisis Wawancara

Berikut merupakan hasil wawancara kepada pemilik PT. Saputra.

1. Apakah tujuan didirikannya perusahaan?

Tujuan didirikannya perusahaan ini adalah untuk mencari

penghasilan dengan menawarkan roti kemasan plastik.

2. Bagaimana kegiatan penjualan dan pembuatan laporan

keuangan diperusahaan ini?

84

Kegiatan penjualan dan pembuatan laporan dalam perusahaan

ini sudah terkomputerisasi dengan program Microsoft Visual

basic 5.0

3. Apakah anda benar-benar membutuhkan website untuk

menunjang kebutuhan anda?

Ya, karena saya butuh sesuatu yang berbeda dengan penjualan

dan pemasaran sehingga perusahaan saya dapat bersaing dengan

perusahaan lainnya.

4. Sekiranya masalah apa saja yang terjadi pada pengaturan sistem

anda?

Masalah yang sering terjadi adalah pengguna dari sistem

tersebut kurang dapat menangani sistem yang ada, misalnya

salah memasukan data.

5. Seberapa perlukah website tersebut?

Sangat perlu, karena saya ingin tampil berbeda dari perusahaan-

perusahaan lain. Saya sangat ingin teknologi yang sedang

berkembang saat ini menjadi bagian dari proses bisnis saya.

6. Apakah fitur-fitur yang dibutuhkan?

Fitur yang dibutuhkan adalah produk saya dan tentang

perusahaan saya.

85

7. Apakah perusahaan ini sudah memiliki sumber daya manusia

untuk menangani website tersebut?

Sudah ada, tetapi mereka tidak mengerti cara penggunaan

website tersebut sehingga perlu adanya training khusus bagi

yang menangani website tersebut.

8. Bagaimana dengan pemesanan jarak jauh, apakah dapat

dijalankan?

Perusahaan hanya melayani pembelian untuk daerah

JABODETABEK dimana kami sendiri sudah memiliki agen

untuk mengantarkan roti kami tersebut.

3.10 Analisis Temuan dan Hasil Survey

Temuan hasil survey berdasarkan kuisioner dan wawancara serta pengamatan

langsung terhadap proses bisnis dari sistem yang berjalan pada PT. Saputra adalah

sebagai berikut:

1. Belum ada diferensiasi dalam sistem penjualan. Dalam wawancara dapat

diketahui keinginan si pemilik akan diferensiasi pada sistem penjualan

sehingga perusahaan dapat bersaing dengan keunggulan teknologi informasi

yang ada.

86

2. Para pengguna sistem yang belum terlatih sehingga adanya kesalahan input

data. Diperlukannya training khusus untuk penanganan sistem yang

diusulkan sehingga tidak terjadi kesalahan input.

3. Kurangnya informasi yang disampaikan kepada pelanggan karena sumber

daya yang memadai.

4. Tidak ada orang IT untuk pemeliharaan dan perawatan sistem yang baru.

3.11 Identifikasi Kebutuhan Informasi

Berdasarkan hasil survey yang dilakukan terdapat kebutuhan informasi,

antara lain:

1. Di perlukannya sistem yang berbeda dengan pesaing-pesaing lain sehingga

dapat meningkatkan penjualan.

2. Adanya training sebelum diimplementasikannya sistem yang baru.

3. Perlunya pengembangan website yang dilengkapi dengan informasi yang

dibutuhkan oleh pelanggan.

4. Perlu adanya tambahan SDM dibagian IT untuk pemeliharaan dan perawatan

sistem yang baru.

bab 3 sistem yang berjalan 3.1 sejarah perusahaanthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00803-ka bab...

Documents