72

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1. Sejarah Perusahaan

CV. Dewi Bersaudara merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa

service serta penjualan accesories dan sparepart khususnya untuk kendaraan bermotor

beroda empat.

CV. Dewi Bersaudara berdiri pada tahun 1999 dengan nama Dewa Motor, CV.

Dewi Bersaudara berlokasi pada Jl. K.H. Adam Malik (Pagar Dewa), Bengkulu.

Kemudian pada tahun 2000 berubah nama menjadi “Dewi Motor”. Dewi Motor

bergerak pada bidang penjualan pelumas khususnya produk dari PT Pertamina.

Kemudian berkembang usahanya menjadi jasa service spooring, balancing serta

penjualan ban, nitrogen, dan velg. Pada tahun 2012 tepatnya awal januari Dewi Motor

berkembang menjadi perusahaan service dan dealer atas nama CV. Dewi Bersaudara.

Dewi motor adalah bengkel di bawah naungan CV.Dewi Bersaudara yang

menjalankan penjualan,persediaan pelumas dan oli serta service kendaraan mobil secara

berkala.

Adapun pelanggan dewi motor salah satunya dari PT.PERTAMINA yaitu

kendaraan dinas(truk pengangkut minyak),dan dinas perhubungan(seluruh kendaraan

dinas)sebagai pelanggan tetap dewi motor dalam melakukan service berkala,baik itu

perawatan kendaraan(service) maupun pembelian sparepart kendaraan yang di butuhkan

kendaraan dari perusahaan pelanggan itu sendiri.

Dengan semakin banyaknya kerjasama terhadap perusahaan-perusahaan,dewi

motor berusaha meningkatkan kualitas pelayanan baik itu pelayanan service

73

kendaraan,kenyamanan terhadap pelanggan,menjaga kualitas setiap produk pemasaran

yang ada di Dewi Motor ,bahkan memberi kenyamanan/kemudahan khususnya untuk

kendaraan dinas dari perusahaan dalam hal pembayaran dengan memberikan batas

waktu yang fleksibel untuk melakukan setiap pelunasan kendaraan dinas, setiap kali

melakukan service dengan menunjukan surat izin service yang dikeluarkan dari

perusahaan itu apabila kendaraan dinas dari perusahaan itu ingin melakukan

service,sebagai tanda bukti/sebagai data yang akan di masukkan ke data utang

perusahaan .

3.2. Visi dan Misi Perusahaan

3.2.1. Visi Perusahaan

Menjadi mitra bisnis pilihan utama kendaraan anda.

3.2.2. Misi Perusahaan

• Memberikan service dan product yang terbaik untuk para pelanggan.

• Terus menerus meningkatkan kepuasan para customer.

• Memberikan pelayanan yang cepat dan tepat untuk para customer.

• Memperlakukan setiap pelanggan sebagai prioritas/raja.

• Menciptakan sumber daya manusia yang profesional dan

menciptakan lingkungan kerja yang menyenangkan/nyaman.

• Memberikan SMILE kepada semua Customer.

74

3.3. Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 struktur organisasi

3.4. Tugas dan Wewenang

Tugas dan Wewenang dari setiap bagian CV. Dewi Bersaudara sebagai berikut:

• Owner

o Tugas : menentukan kebijakan dan keputusan yang bersifat strategis bagi

perusahaan, mengontrol dan bertanggung jawab atas keseluruhan sistem

yang berjalan pada perusahaan.

o Wewenang : menerima dan meminta pertanggung jawaban dan berhak

memberhentikan, mengangkat, mengawasi para kepala bagian dan

karyawan, menerima laporan dari manajer.

• Manager

o Tugas : memeriksa laporan, memantau kinerja dari kepala mekanik,

kepala gudang, dan Customer Service.

75

o Wewenang : menyetujui laporan bulanan, surat pembelian, laporan

penjualan harian.

• Service Advisor

o Tugas : menangani keluhan customer yang berhubungan dengan service

dan kelalaian mekanik, memantau kinerja Kasir dan SPG.

o Wewenang : membawahi Kasir dan SPG, melakukan penilaian bad or

good behaviour terhadap Kasir dan SPG

• Kasir

o Tugas : melayani pembayaran , utang dan piutang.

o Wewenang : membuat nota yang berhubungan dengan transaksi,membuat

laporan utang dan piutang.

• SPG (Sales Promotion Girl)

o Tugas : mencatat setiap kendaraan pelanggan yang ingin di service ,

membuat surat permintaan barang.

o Wewenang : mencatat biodata beserta keluhan kendaraan pelanggan dan

memberitahu ke pelanggan apabila ada sparepart dari kendaraan

pelanggan yang harus di ganti.

• Kepala Mekanik

o Tugas : mengontrol kinerja mekanik

o Wewenang : mengatur seluruh anggota mekanik dalam melakukan

service terhadap kendaraan pelanggan.

• Staff Mekanik

76

o Tugas : melayani setiap service kendaraan pelanggan, memgajukan surat

permintaan barang

o Wewenang : mengkonfirmasi jika ada keluhan apa saja yang terjadi di

kendaraan pelanggan.

• Kepala Gudang

o Tugas : mengontrol persediaan barang.

o Wewenang :melakukan pemesanan barang ke supplier.

• Staff Gudang

o Tugas : mengajukan surat permohonan pembelian barang , mendata

persediaan barang , mencatat laporan pengeluaran barang.

o Wewenang : memasukan dan mengeluarkan barang sesuai surat

pengeluaran dan permohonan pembelian

77

3.5. Proses Bisnis Sistem yang Sedang Berjalan

3.5.1. Proses Bisnis Service Kendaraan

Pelanggan yang ingin melakukan service harus datang ke bengkel,

kemudian akan didata oleh SPG dalam surat service, data yang dicatat berupa biodata

pelanggan beserta keluhan kendaraan yang akan diservice. SPG akan mengecek

mekanik, apa ada yang sedang tidak melakukan service, jika ada maka mekanik tersebut

akan dicatat namanya di surat service oleh SPG. Apabila mekanik bekerja semua maka

pihak SPG akan memberitahu terhadap pelanggan untuk menunggu, bagi pelanggan

yang tidak menunggu maka kendaraannya boleh ditinggal Pada saat service, mekanik

akan bekerja sesuai surat service dan apabila ada pergantian sparepart atau penambahan

accecories maka mekanik akan memberitahu SPG dan SPG akan mengkonfimasi ke

pelanggan jika pelanggan tersebut menyetujui maka SPG akan menambahkan di surat

service dan akan membuat surat permintaan barang ke staff gudang, bagi pelanggan

yang kendaraannya ditinggal maka SPG akan memberitahu ke Service Advisor,

kemudian Service Advisor akan menelepon pelanggan apakah menyetujui pergantian

sparepart tersebut atau tidak. Staff gudang kemudian akan mencari barang yang

dibutuhkan berdasarkan surat permintaan barang, jika stock barang ada maka staff

gudang akan mencatat di catatan pengeluaran barang dan apabila barang yang

diinginkan stocknya habis maka staff gudang akan mengajukan surat permohonan

pembelian barang ke kepala gudang yang kemudian akan dimasukan ke surat pemesanan

barang, kepala gudang akan mencatatnya ke laporan pembelian barang. Staff gudang

akan memberitahu SPG jika barang tersebut tidak ada. SPG kemudian akan

78

mengkonfirmasi ke pelanggan kalau barangnya tidak ada,apabila pelanggan tetap ingin

melakukan pergantian sparepart walaupun stock barang kosong SPG akan membuat

laporan pengeluaran dana untuk membeli sparepart yang di butuhkan pelanggan,laporan

tersebut di serahkan ke service advisor dan service advisor akan menyuruh kasir untuk

mencairkan dana pengeluaran untuk pembelian alat sparepart pelanggan. Setelah service

SPG akan menyerahkan catatan service untuk di data oleh kasir ke dalam nota

pembayaran.

Perusahaan yang ingin menservice kendaraan dinas harus meregistrasi dulu

data perusahaanya ke bagian kasir, kasir akan mencatat ke catatan data perusahaan,

catatan tersebut berisi nama perusahaan, alamat, no telepon perusahaan, plat kendaraan,

jenis kendaraan,kesepakatan pembayaran perperiode(30hari) yang tanggal jatuh

temponya akan ditandai di kalender dan dibuatkan catatan service perusahaan.

Kemudian perusahaan akan mengirim supir beserta surat rekomendasi service yang

berisi nama kuasa perusahaan, keluhan kendaraan dinas dan tanda tangan beserta cap

perusahaan sebagai penanggung jawab. Supir akan menunjukan surat rekomendasi

service ke kasir, kasir akan mengecek apakah surat rekomendasi service perusahaan

sesuai dengan catatan data perusahaan, jika sesuai maka data di surat rekomendasi

service akan disalin ke catatan service perusahaan. Dari catatan service perusahaan

tersebut kemudian akan dikerjakan oleh mekanik. Untuk pergantian sparepart atau

penambahan accessories akan dilakukan konfirmasi ulang ke penanggung jawab

perusahaan,apabila pihak perusahaan menyetujui pergantian sparepart atau penambahan

accessories maka bagian service advisor akan mengkonfirmasi ke kepala mekanik untuk

memerintahkan mekanik untuk mengerjakannya. Setiap tanggal jatuh tempo pembayaran

kasir akan mengecek catatan service perusahaan dari setiap perusahaan yang ada di

79

catatan data perusahaan dan akan membuat laporan piutang perusahaan yang akan di cek

oleh Service Advisor, kemudian service advisor akan mengkonfirmasi tanggal jatuh

tempo kepada perusahaan melalui telepon dan apabila perusahaan tidak bisa mengirim

utusan untuk melunasi pembayaran ke bengkel maka dari pihak bengkel akan mengutus

SPG untuk melakukan penagihan pembayaran. Kendala yang sering terjadi masih

menerapkan sistem catat dibuku dan kalender untuk sebagai tanda pengingat/jatuh

tempo bagi perusahan yang melakukan kredit.

3.5.2. Proses Bisnis Penjualan

Pelanggan datang ke bengkel dan melakukan transaksi pembelian barang,

apabila pelanggan tidak mengenali nama barang yang dibutuhkan, pelanggan cukup

membawa contoh barang yang ingin di beli ,dan staff gudang akan membantu untuk

melakukan pencarian barang yang sesuai kebutuhan pelanggan .setelah barang yang di

butuhkan pelanggan ada maka akan dicatat di catatatn pengeluaran barang ,pelanggan

melakukan pembayaran di kasir.dan apabila pelanggan salah membeli alat/sparepart

maka bagian kasih akan melakukan retur barang dengan syarat kondisi barang tidak

cacat dan akan akan dicatat di catatan retur barang ,dan apabila barang yang ingin di

retur tidak tersedia, staff gudang akan mengkonfirmasikan ke pelanggan bahwa stock

barang yang di butuhkan pelanggan sedang kosong, apabila pelanggan ingin memesan

alat/sparepart yang di butuhkan, staff barang akan membuat surat permohonan

pembelian barang yang akan di serahkan ke kepala gudang. Adapun kendala dalam

proses bisnis berjalan ini sering kali terjadinya redudansi data yang di akibatkan masih

menggunakan sistem manual dan masih menggunakan nota untuk mecatat setiap

transaksi terjadi yang memungkinkan kehilangan data.

80

3.5.3. Proses Bisnis Pembelian Persediaan Barang

Setiap stock barang kosong staff gudang merekap dalam bentuk surat

permohonan pembelian barang apa saja barang yang tidak tersedia di gudang sesuai

kebutuhan pelanggan, dan diserahkan ke kepala gudang, kepala gudang langsung meng-

order barang apa saja yang perlu di pesan dengan membuat surat pemesanan barang, dan

supplier akan melihat pemesanan barang berdasarkan surat pemesanan barang yang di

butuhkan kepala gudang, adapun alat/sparepart baru yang sering di minati pelanggan,

supplier akan menawarkan kepada kepala gudang apakah kepala gudang ingin

melakukan order barang tersebut atau pun tidak, dan setelah selesai melakukan transaksi

pemesanan supplier akan menkonfirmasikan kapan barang itu akan datang dan kapan

batas waktu deadline pelunasan pembayaran barang itu melalui surat tagihan

pembayaran. Barang yang datang akan dicek oleh kepala gudang apakah sesuai dengan

surat pemesanan barang, jika sudah sesuai maka kepala gudang akan memberitahu kasir

dan kasir akan membuat nota pembelian barang serta melunasi pembayaran sesuai

dengan surat tagihan pembayaran dari Supplier. Barang yang masuk kemudian akan

dicatat oleh staff gudang ke dalam catatan barang masuk. Adapun kendala dalam

membuat ataupun mengumpulkan semua laporan-laporan transaksi masih tidak

terintegrasi sehingga mengakibatkan memakan banyak waktu.

81

3.6. Diagram Aliran Data

3.6.1. Diagram Hubungan

Gambar 3.3 Diagram Hubungan

82

3.6.2. Diagram Nol

Pelanggan

1.0

Pendaftaran

service

kendaraan

karyawan

mekanik

pelanggan2.0

pengerjaan

service

3.0

Pelayanan

pembayaran

Surat service

Nota

pembayaran

Surat

permintaan

barang

4.0

Pembuatan

laporan

manajer

barang

Surat

permohonan

pembelian

Catatan return

barang

Catatan

pengeluaran

barang

Surat

pemesanan

barang

supplier

Nota

pembelian

barang

Surat tagihan

pembayaran

Mendaftar kendaraan

Menagih pembayaran

Pemberitahuan penggantian sperpart

membayar

83

Gambar 3.4 Diagram Nol

3.6.3. Diagram

Rinci

Gambar 3.5 Diagram Rinci

84

85

3.7 Prosedur didalam Sistem

Berikut ini akan ditampilkan diagram alir dokumen pada bagian operasional

CV.Dewi Bersaudara . Diagram alir dokumen yang akan ditampilkan merupakan bagian

dari sistem yang berjalan. Adapun diagram alir dokumen sistem yang sedang berjalan

adalah sebagai berikut :

86

Gambar 3.6 Diagram Alir Dokumen Service

Keterangan Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan Barang (Gambar 3.6)

3.7.1 Bagian Service

Pelanggan yang ingin melakukan service harus datang ke bengkel, kemudian

akan didata oleh SPG dalam surat service, data yang dicatat berupa biodata pelanggan

beserta keluhan kendaraan yang akan diservice. SPG akan mengecek mekanik, apa ada

yang sedang tidak melakukan service, jika ada maka mekanik tersebut akan dicatat

namanya di surat service oleh SPG. Apabila ada pergantian sparepart atau penambahan

accecories maka mekanik akan memberitahu SPG dan SPG akan mengkonfimasi ke

pelanggan jika pelanggan tersebut menyetujui maka SPG akan menambahkan di surat

service dan akan membuat surat permintaan barang ke staff gudang, bagi pelanggan

yang kendaraannya ditinggal maka SPG. Staff gudang kemudian akan mencari barang

yang dibutuhkan berdasarkan surat permintaan barang, jika stock barang ada maka staff

gudang akan mencatat di catatan pengeluaran barang Bagian Gudang .

87

Gambar 3.7 Diagram Alir Dokumen Retur Penjualan

88

Keterangan Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Penjualan (Gambar 3.7)

3.7.2 Kasir

Kasir mendapat Surat Retur beserta barang dari Pelanggan yang kemudian

dibandingkan dengan SO Penjualan yang ada pada bagian Keuangan. Setelah

dicocokkan, maka Surat Retur Barang diserahkan kepada bagian Gudang, sedangkan

SOP didokumentasikan kembali.

3.7.3 Bagian Gudang

Bagian Gudang menerima Surat Retur Barang beserta barang dari bagian

Keuangan yang kemudian dicek dan disesuaikan dengan persediaan barang. Kemudian

barang yang diretur dimasukkan ke kartu persediaan dan Surat Retur didokumentasikan.

89

Gambar 3.8 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian

90

Gambar 3.9 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian (lanjutan)

Keterangan Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian

91

• Bagian Gudang (gambar 3.8) :

Bagian Gudang membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) rangkap 2

berdasarkan stok yang kurang, di mana rangkap pertama diberikan ke bagian pembelian

dan rangkap kedua disimpan oleh bagian Gudang sebagai arsip perusahaan.

• Bagian Pembelian (Gambar 3.8) :

Bagian Pembelian menerima SPP dan membuat Surat Order Pembelian (SOP)

rangkap 3 berdasarkan SPP dan penawaran harga dari supplier, kemudian SPP dan copy

SOP disimpan sebagai arsip dan SOP dikirimkan ke pemasok dan Bagian Gudang.

• Bagian Gudang (Gambar 3.9) :

Bagian Gudang membandingkan Surat Order Pembelian dengan Surat Jalan dari

supplier dan memeriksa apakah kuantitas barang yang datang sesuai dengan Surat Jalan.

Bila sesuai Surat Jalan dimasukkan ke Kartu Persediaan dan SOP disimpan sebagai

arsip. Bila tidak sesuai, bagian gudang membuat Surat Retur Barang yang kemudian

akan dikirim beserta barang ke supplier.

• Kasir (Gambar 3.9) :

Kasir menerima Surat Order Pembelian dari bagian Gudang, yang kemudian

digunakan untuk melakukan pembayaran kepada supplier. Setelah pembayaran

dilakukan, maka dokumen Surat Order Pembelian dan Bukti Pembayaran Pembelian di

arsip pada bagian Keuangan.

92

3.8 Analisis Kebutuhan Informasi

Informasi yang dibutuhkan oleh CV.Dewi Bersaudara sebagai berikut :

3.8.1 Identifikasi Kebutuhan Informasi

Pengguna Kebutuhan Informasi

Owner Informasi tentang hasil kinerja keseluruhan yang di dapat

dari manager seperti(Laporan Penjualan, persediaan,

laporan kinerja karyawan, Pembelian, retur Pembelian,

retur penjualan) setiap hari.

Manager Informasi tentang data penjualan, persediaan, pembelian,

retur penjualan, retur pembelian, yang terdapat dalam satu

hari, yang mana data tersebut dapat digunakan sebagai

laporan untuk di berikan kepada Owner

Kasir Informasi mengenai persediaan barang mencakup

spesifikasi barang dan jumlah stok,penjualan dan service.

Bagian Gudang Informasi mengenai pembelian, retur pembelian dan

supplier.

SPG Informasi mengenai keluhan kendaraan pelanggan yang

akan di masukan ke form service dan informasi tentang

mekanik.

Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi

93

3.8.2 Identifikasi Entitas

Berikut adalah identifikasi entitas yang terdapat pada CV.Dewi Bersaudara :

Entity Name Description

Pelanggan Perusahaan / individu yang membeli barang/menggunakan

jasa service dari CV.Dewi bersaudara

Supplier Supplier barang bagi CV.Dewi bersaudara

Barang Jenis – jenis barang yang di miliki oleh perusahaan

ReturPenj Retur barang dari pelanggan yang dikembalikan kepada

CV

ReturPemb Retur barang dari perusahaan ke supplier

Pembelian Semua detail yang menyangkut pembelian dari supplier

Penjualan Semua detail barang yang dibeli oleh pelanggan

Pembayaran Detail pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan ke

supplier

Penerimaan Detail penerimaan pembayaran yang dilakukan oleh

pelanggan ke perusahaan

karyawan Karyawan yang bekerja pada CV.Dewi bersaudara

Tabel 3.2 Tabel Identifikasi Entitas

94

3.9 Permasalahan yang Dihadapi

• Data yang tidak akurat dan kadang tidak tercantum karena sistem yang

sekarang masih menggunakan pencatatan manual sehingga sering terjadi

kesalahan karena adanya redudansi data.

• Data di setiap bagian tidak terintegrasi dan tidak saling berhubungan

sehingga menyulitkan dalam pembuatan laporan.

• Pengecekan tanggal jatuh tempo pembayaran perusahaan masih manual

dengan cara menandai di kalender.

3.10 Usulan Pemecahan Masalah

• Merancang sistem basis data. Sehingga pencatatan di dalam perusahaan

tidak lagi menggunakan pencatatan manual.

• Merancang sistem basis data yang saling terintegrasi yang mempermudah

dalam pembuatan laporan perusahaan.

• Menggunakan signal message pada aplikasi untuk reminder akan jatuh

tempo pembayaran.