37

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1. Sejarah Perusahaan

PT MUTIARA FIBRINDO didirikan pada tahun 2005. Perusahaan ini

berada di Ruko Pelangi Blok B/20 Cengkareng, Jakarta dengan jumlah karyawan

± 50 orang. Perusahaan ini bergerak dalam bidang Produksi. Hasil produksi yang

dibuat adalah kapal-kapal speed boat. Jenis – jenis speed boat yang di produksi

adalah kapal fiber, kapal pancing, kapal sport, kapal angkut penumpang, kapal

puskesmas, dan kapal patroli.

Perusahaan ini dicetuskan oleh Bapak Peter, Ruddy Sutedjo, dan Bapak

Jhonny selaku penanam modal terbesar. Seluruh kegiatan di lakukan oleh Bapak

Ruddy dan Bapak Peter. Perusahaan ini muncul karena Pemikiran yang sama

dari Bapak Peter dan Bapak Ruddy untuk memproduksi kapal. Karena pada

awalnya Bapak Peter adalah supplier barang kebutuhan speed boat sedangkan

Bapak Rudy adalah Perakit Speed Boat. Kapal-kapal yang dibuat berdasarkan

pesanan dari konsumen baru kapal diproduksi tidak menyediakan stok kapal

yang sudah jadi.

3.2 Visi dan misi

Visi yang ingin dicapai dari PT MUTIARA FIBRINDO adalah untuk

menjadi sebuah Perusahaan Speed Boat yang mampu bersaing dengan

Perusahaan speed boat negara maju lainnya.

38

Misi dari PT MUTIARA FIBRINDO yaitu :

• Mempermudah keluarga yang ingin berekreasi melalui jalur perairan.

• Menyediakan kapal yang dapat menampung banyak penumpang untuk

berpergian dengan jalur perairan.

• Menyediakan kapal yang mampu memberikan pertolongan dengan cepat

pada jalur.

3.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah serangkaian hubungan antara individu-individu

di dalam suatu organisasi yang berkerjasama dalam rangka mencapai tujuan

perusahaan.

Struktur organisasi dapat berjalan dengan baik dalam suatu perusahaan

apabila pembagian tugas, wewenang, serta tanggung jawab setiap bagian jelas

seperti yang digambarkan dalam struktur.

Tujuan dari pembuatan struktur organisasi dimaksudkan agar tidak terjadi

tumpang tindih pekerjaan, sehingga dapat dibuat suatu keputusan yang jelas

mengenai tanggung jawab yang dilakukan setiap anggota.

Berikut Merupakan Struktur Organisasi dari PT MUTIARA FIBRINDO :

39

STRUKTUR ORGANISASI PT. MUTIARA FIBRINDO

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT MUTIARA FBRINDO

DIREKTUR UTAMA

DIREKTUR

PEMBELIAN

OPERASIONAL

ENGINEER

LOGISTIK/gudang

SUPERVISI

ADMINISTRASI

QUALITY CONTROL

MESIN & LISTRIK

FINISHING

PRODUKSI

STRUKTUR

40

Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian pada PT

MUTIARA FIBRINDO adalah sebagai berikut :

1. Direktur Utama

• Memimpin perusahaan

• Merencanakan tujuan dan sasaran perusahaan, baik jangka

pendek maupun jangka panjang

• Menetapkan kebijaksanaan perusahaan

• Mengawasi seluruh aktifitas perusahaan

• Menganalisa laporan dari direktur

• Berhak menjalin ataupun memutuskan kerjasama dengan

perusahaan pemasok

2. Direktur

• Mengatur kebijakan-kebijakan untuk para staff

• Bertanggung jawab terhadap direktur utama

• Wakil dari direktur utama dalam kegiatan operasional

perusahaan sehari-hari

• Bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan dari

kelancaran operasional perusahaan

• Bersama-sama dengan direktur utama menyusun rencana dan

kebijakan perusahaan

41

3. Pembelian

• Melaksanakan pemesanan yang dibutuhkan atas perintah dari

direktur

• Menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, dan

pengawasan pemesanan barang

• Mengelola informasi mengenai harga barang dari beberapa

pemasok sebagai bahan perbandingan untuk membeli barang

dengan harga dan mutu yang terjamin serta ketepatan waktu

pengiriman

4. Engineer

• Bertanggung jawab memperhatikan mutu dari barang-baran g

yang sudah dibeli perusahaan

• Memperbaiki barang yang rusak

5. Operasional

• Bertanggung jawab terhadap direktur dengan membuat

laporan hasil produksi, dan penjualan produk

• Melakukan perghitungan pada akhir tahun atas persediaan

barang

6. Administrasi

• Bertanggung jawab terhadap direktur

• Bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan, seperti

pemasukan, pengeluaran, dan perpajakan

• Melaksanakan penerimaan dan pengeluaran uang

42

• Menghitung dan membayar gaji staff

• Mengatur dan mengelola administrasi perusahaan

7. Supervisi

• Bertanggung jawab terhadap direktur

• Memperhatikan kinerja staff perusahaan pada bagiannya

• Mengatur dan menetapkan contoh barang yang akan

diproduksi

8. Logistik

• Bertanggung jawab terhadap bagian operasional

• Menyediakan kebutuhan untuk kegiatan produksi

9. Quality Control

• Bersamaan dengan supervisi memperhatikan kinerja bagian

produksi

• Memastikan dan mengarahkan bagian produksi untuk

membuat produk sesuai dengan pesanan

10. Produksi

• Bertanggung jawab terhadap supervisi dan quality control

• Menjalankan Produksi produk pesanan

11. Struktur

• Bertanggung jawab terhadap bagian produksi

• Memastikan bentuk produk sesuai dengan gambaran yang

diinginkan pembeli

43

12. Finishing

• Bertanggung jawab untuk penyelesaian produk

• Memastikan kelayakan product untuk di kirim

• Mengirimkan barang hasil produksi

13. Mesin & Listrik

• Bertanggung jawab atas pemasangan sistem mesin dan listrik

• Memastikan Mesin dan listrik dapat bekerja semestinya pada

produk yang dibuat

3.4 Sistem yang sedang berjalan

Sistem yang berjalan yang terhubung dengan PT MUTIARA FIBRINDO terdiri

dari :

1. Prosedur Pemesanan Barang

2. Prosedur Penerimaan Barang

3. Prosedur Pemesanan dan Pengiriman

4. Prosedur Penjualan

3.4.1 Prosedur Pemesanan Barang

Proses pemesanan barang terdiri dari :

• Bagian gudang melakukan pengecekan barang. Jika barang yang

dibutuhkan tersedia, maka pemesanan tidak dilakukan, tetapi jika

barang yang dibutuhkan tidak ada maka bagian gudang akan

konfirmasi ke bagian administrasi agar dilakukan pemesanan.

44

• Bagian administrasi melakukan order sesuai daftar pemesanan ke

bagian pemasok / supplier.

• Bagian pemasok / supplier menerima order dari bagian

administrasi.

Gambar 3.2 Diagram Aliran Dokumen Proses Pemesanan Barang

45

3.4.2 Prosedur Penerimaan Barang

Proses penerimaan barang terdiri dari :

• Bagian pemasok mengirim barang beserta faktur pengiriman barang

• Bagian gudang menerima barang dan faktur pengiriman barang,

kemudian menyesuaikan jumlah barang yang dikirimkan dengan

faktur pengiriman barang. Jika tidak sesuai dengan faktur bagian

administrasi mengembalikan barang ke pemasok. Jika sesuai dengan

faktur, bagian gudang menandatangani dan menerima faktur

pengiriman barang yang kemudian diarsipkan ke kartu gudang.

• Bagian gudang mengirim faktur pengiriman barang dan surat jalan

order ke bagian administrasi.

• Bagian administrasi menerima dan mengarsip faktur pengiriman

barang.

46

Mula i

M engi rim barang berikut

faktur pengiriman

barang

Faktur Pengir iman Barang

Faktur Pengir iman Barang

Menyesuaikan jumlah b arang

yang dikir im dengan faktur

pengiriman bar ang

Ses uai fak tur

M enandatangani dan menerima

fak tur pengi rim an

barang

M engembalikan barang

Faktur Pengir iman Barang

M engi rim faktur pengirim an dan

barang ke adm in istrasi

Faktur pengiriman bar ang

Faktur Pengir iman arang

Menerim a dan m engarsip

faktur pengiriman

bar ang

Selesai

Pemasok Gudang Admisnistrasi

K artu Gudang

Ya

Tidak

Gambar 3.3 Diagram Aliran Dokumen Proses Penerimaan Barang

47

3.4.3 Prosedur Pemesanan dan Pengiriman

Proses pemesanan dan pengiriman terdiri dari :

a. Pelanggan memesan barang ke bagian marketing

b. Bagian marketing mencatat dan membuat daftar pemesanan barang

kemudian membuat surat order penjualan berdasarkan daftar pesanan

dari pelanggan.

c. Bagian marketing mengirim surat order penjualan ke bagian gudang

d. Bagian gudang menerima surat order penjualan dan menyiapkan

barang berdasarkan order penjualan.

e. Bagian gudang mengirim surat order penjualan ke bagian

administrasi.

f. Bagian administrasi menerima surat order penjualan kemudian

membuat faktur penjualan dan surat jalan customer.

g. Bagian administrasi mengirim faktur dan surat jalan ke pelanggan.

h. Pelanggan jika setuju akan menandatangani faktur penjualan dan

surat jalan, jika tidak maka faktur dan surat jalan dikembalikan ke

bagian administrasi.

i. Bagian administrasi menerima faktur penjualan dan surat jalan.

j. Bagian administrasi mencatat piutang dagang.

48

Gambar 3.4 Diagram Aliran Dokumen Proses Pemesanan dan Pengiriman

49

3.4.4 Prosedur Penjualan

Proses penjualan terdiri dari :

• Bagian administrasi memeriksa dan mengeluarkan faktur penjualan

yang jatuh tempo.

• Bagian administrasi membuat nota tagihan.

• Bagian administrasi mengirimkan nota tagihan, faktur penjualan,

surat jalan ke pelanggan.

• Pelanggan menerima, menandatangani nota tagihan dan membayar.

• Pelanggan memberikan nota tagihan dan uang ke bagian administrasi.

• Bagian administrasi memperbaharui piutang dagang.

• Bagian administrasi mengupdate buku piutang dagang.

50

Gambar 3.5 Diagram Aliran Dokumen Proses Penjualan

51

3.5 Proses Bisnis dan Diagram Aliran Dokumen

Sistem yang berjalan sebagian memakai aplikasi office yang telah tersedia bukan

dengan aplikasi yang memang diciptakan khusus untuk mendukung kegiatan

perusahaan, seperti contoh dalam hal pengetikan atau pembuatan laporan.

3.5.1 Persediaan Barang

Prosedur persediaan barang adalah sebagai berikut:

1. Pada saat pemesanan

a. Bagian gudang melakukan pengecekan barang. Jika barang yang

dibutuhkan tersedia, maka pemesanan tidak dilakukan,tetapi jika

barang yang dibutuhkan tidak ada maka bagian gudang akan

konfirmasi ke bagian marketing agar dilakukan pemesanan.

b. Bagian gudang membuat laporan pemesanan barang menggunakan

bon yang rangkap 2. Setelah barang yang dipesan telah siap

dikirimkan bersama dengan laporannya, maka barang siap

dikirimkan.

2. Pada saat pengiriman

a. Bagian pemasok melakukan pendataan terhadap barang yang

dipesan untuk dikirimkan. Lalu membuat laporan pengiriman.

b. Bagian gudang menerima laporan pengiriman barang beserta

barang yang telah dikirimkan. Bagian gudang melakukan

pengecekan barang, apakah barang sudah sesuai dengan laporan

52

pengiriman barang yang ada, jika tidak sesuai maka akan

melakukan konfirmasi ke bagian pembeli, jika sesuai maka bagian

pembeli akan menyerahkan laporan ke bagian gudang.

c. Bagian gudang menerima laporan pengiriman lalu mengupdate

laporan persediaan baik untuk stok barang yang ada maupun

barang yang baru dikirimkan.

3. Pada saat penerimaan barang

a. Bagian pembeli menyerahkan barang berikut laporan pengiriman

barang. Bagian pembeli mengecek barang, apabila sesuai dengan

laporan maka bagian pembeli meyerahkan laporan pengiriman

barang lalu ditandatangani dan disetujui oleh bagian gudang.

b. Bagian gudang menerima laporan pengiriman dari bagian pembeli

lalu mengupdate laporan tersebut.

c. Bagian gudang dengan melihat laporan pengiriman, kemudian

melakukan pengecekan. Jika ya maka bagian gudang akan

menandatangani laporan pengiriman dan membuat kartu gudang

tetapi jika tidak sesuai maka bagian gudang akan melakukan

konfirmasi.

d. Bagian administrasi menerima laporan pengiriman lalu

melakukan pengecekan barang. Jika pengecekan barang telah

sesuai dengan laporan maka bagian administrasi menyetujui

53

laporan pengiriman tersebut, lalu mengeluarkan barang yang siap

dijual.

e. Bagian administrasi menerima laporan yang ada lalu membuat

laporan untuk barang yang siap dijual dan stok barang yang

sudah ada.

4. Pada saat pembayaran

a. Bagian pemasok dengan melihat laporan pengiriman, maka akan

melakukan perhitungan total dari keseluruhan barang yang dikirim.

b. Bagian administrasi membuat laporan total dari keseluruhan

barang, lalu dilakukan transaksi pembayaran kepada bagian

pemasok.

Tabel 3.1 Matriks Proses Persediaan Barang

Proses Fungsi

Gudang Administrasi Pelanggan Pemasok

Pemesanan √ √ √

Penerimaan √ √ √

Pengiriman √ √ √

Pembayaran √ √

54

3.5.2 Prosedur Penjualan Barang

Prosedur penjualan barang yang dilakukan adalah:

a. Pelanggan memesan produk yang diinginkan

b. Pesanan diterima oleh bagian administrasi dari pelanggan

c. Bagian administrasi membuat surat penjualan produk

d. Surat penjualan diberikan ke bagian persediaan

e. Bagian persediaan menyiapkan barang-barang yang ada disurat

penjualan

f. Produk yang sudah siap dikirimkan ke pelanggan sesuai dengan

permintaan pelanggan. Bagian persediaan membuat surat tanda terima

dan surat jalan untuk pengangkutan produk.

g. Pada saat pelanggan menerima barang, pelanggan menandatangani

semua faktur penjualan dan surat jalan

h. Faktur penjualan rangkap ke 3 dan surat jalan rangkap ke 3 diberikan

ke pelanggan.

i. Faktur penjualan rangkap ke 2 dan surat jalan rangkap ke 2 diarsipkan

ke bagian administrasi

j. Faktur penjualan rangkap ke 1 dan surat jalan rangkap ke 1 diarsipkan

sementara ke bagian administrasi, untuk menagih ke pelanggan jika

jatuh tempo

k. Apabila sudah lunas faktur rangkap ke 1 dan surat jalan rangkap ke 1

diberikan ke pelanggan

55

Tabel 3.2 Matriks Proses Penjualan Barang

Proses Fungsi

Gudang Administrasi Pelanggan Pemasok

Pemesanan √ √ √

Penerimaan √ √

Pengiriman √ √

3.5.3 Prosedur Pembayaran

a. Bagian administrasi memeriksa faktur penjualan yang jatuh tempo.

b. Bagian administrasi membuat nota tagihan sebanyak 2 rangkap

c. Pelanggan menandatangani nota tagihan dan membayar tagihan

tersebut.

d. Pelanggan memberikan nota tagihan rangkap ke 2 ke bagian

administrasi.

e. Bagian administrasi mencatat penerimaan kas yang terjadi,

memperbaharui buku piutang dagang, dan faktur yang sudah dilunasi

diarsipkan pada pelanggan yang sudah membayar.

Tabel 3.3 Matriks Proses Pembayaran

Proses Fungsi

Gudang Administrasi Pelanggan Pemasok

Pemeriksa Faktur √

Arsip √

Pembayaran √ √

56

3.6 Analisis Kebutuhan Informasi dan Masalah Yang Dihadapi

3.6.1 Analisis Kebutuhan Informasi

PT.MUTIARA FIBRINDO bergerak dalam bidang produksi speedboat

Jenis – jenis speed boat yang di produksi adalah kapal fiber, kapal pancing,

kapal sport, kapal angkut penumpang, kapal puskesmas, dan kapal patroli.

Perusahaan yang sedang berkembang ini menyadari akan kebutuhan

menghasilkan data yang akurat menjadi bagian penting dalam perusahaan ini.

Basis data dan aplikasi pengolahnya dibutuhkan PT.MUTIARA FIBRINDO

untuk meningkatkan kegiatan operasionalnya sehingga kinerja pada perusahaan

ini dapat lebih akurat.

Kebutuhan informasi yang dibutuhkan setiap bagian adalah sebagai berikut :

1. Pada proses persediaan

a. Bagian Produksi membutuhkan informasi mengenai jumlah

barang yang tersedia dan jumlah produk yang dihasilkan.

b. Bagian administrasi membutuhkan informasi mengenai daftar

barang yang sudah dipesan, jumlah barang yang sudah

diterima, dan harga beli barang.

c. Bagian administrasi membutuhkan informasi mengenai jumlah

barang yang sudah dikirim, tanggal jatuh tempo dan berapa

total yang harus dibayarkan.

57

Tabel 3.4 Matriks Informasi Proses Persediaan

informasi Fungsi

Gudang Administrasi Pelanggan Pemasok

Kartu Gudang √ √

Surat Order √ √ √

Surat Jalan √ √ √

2. Pada proses penjualan

a. Bagian administrasi membutuhkan informasi jumlah barang

yang dipakai dan biaya produksi suatu produk.

b. Bagian produksi membutuhkan informasi jumlah barang yang

digunakan untuk produksi suatu produk

c. Bagian administrasi membutuhkan informasi jumlah produk

yang telah dikirim.

d. Bagian administrasi mebutuhkan informasi harga jual produk

dan total pemasukan yang telah diterima.

Tabel 3.5 Matriks Informasi Proses Penjualan

informasi Fungsi

Gudang Administrasi Pelanggan Pemasok

Kartu Gudang √ √

Surat Order √ √ √

Surat Jalan √ √ √

Faktur Penjualan √ √

Nota Tagihan √ √

58

3.6.2 Analisis Masalah Yang Dihadapi

Masalah-masalah yang dihadapi oleh PT.MUTIARA FIBRINDO adalah:

1. Kesulitan untuk memperoleh informasi mengenai persediaan ataupun

penjualan barang karena harus mencari dari banyak berkas yang disimpan

terpisah.

2. Data yang disimpan di dalam perusahaan dalam bentuk dokumen-dokumen,

dimana keamanan terhadap data sangat kurang. Perubahan data dan

hilangnya data bisa saja terjadi.

3. Kesulitan memperoleh harga pokok penjualan dari produk yang dihasilkan

dari berbagai bahan di tempat produksi.

4. Data-data persediaan dan jumlah barang tidak akurat karena dicatat secara

manual

3.7 Usulan Pemecahan Masalah

Setelah melakukan analisis permasalahan dari sistem yang sedang berjalan

pada PT.MUTIARA FIBRINDO saat ini, maka kami mengusulkan suatu solusi

untuk masalah yang dihadapi, yaitu perancangan basis data persediaan dan

penjualan produk.

Dengan adanya basis data persediaan dan penjualan ini diharapkan

masalah-masalah yang dihadapi seperti ketidak akuratan data dan kesulitan

mendapatkan informasi persediaan dan penjualan produk, redundancy data dan

keamanan data dapat diatasi.