27

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaan kegiatan di Batching Plant Garuda terdapat aturan yang di

tentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang menggambarkan garis perintah

dan penerimaan perintah serta fungsi serta fungsi pelaksanaan tersebut sehingga

proses kegiatan berjalan dengan lancar . penulis akan menerangkan sejarah dan

struktur organisasi Batching Plant Garuda.

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Juishin indonesia atau lebih dikenal di indonesia dengan nama Semen

Garuda Indonesia merupakan perusahaan yang kegiatan utamanya maining dan

manufakturing semen, baik itu semen bulk dan semen sak yaitu yang berjenis

OPC dan PCC. PT.juishin di dirikan oleh keluarga Chang yang merupakan warga

yang berkebangsaan Taiwan pada tahun 2011. Memiliki penjualan dan produksi

pada awal 2014 tahun lalu, membuat perusahaan ini menjadi perusahaan termuda

yang terbaru berdiri. Terletak diantara perbatasan antara Bekasi Karawang yakni

Desa Bojong mangu jalan pangkalan loji kecamatan pangkalan.

Bacthing Plant Departemen merupakan salah satu departemen penunjang

pendapatan PT Juishin indonsia. Awal pendirian Departemen ini hanya

berkonsentrasi kepada pembangunan pabrik mining itu sendiri, namun seiring

berlanjutnya waktu dan proses pembangunan pabrik telah selesai. Kini Batching

Plant merambah kedunia penjualan dengan penjualan utamanya berupa Product

Ready Mix atau sering di kenal dengan pembuatan Beton.

28

Awal beroperasinya Batching Plant untuk penjualan ready mix pada bulan

Mei 2015 tidak lama selama beroperasinya penjualan Semen OPC dan PCC yang

merupakan product utama PT. Juishin Indonesia.

Batching Pant Garuda selalu mengutamakan mutu juga kualitas dari

product yang dihasilkan. Tidak dengan pelayanan yang baik. Hal ini dapat

memberikan nilai positif pada masyarakat mengenai product ini. Dalam kegiatan

seharinya Batching Plant bekerja sama dengan produksisemen OPC dan PCC

guan meningkatkan kualitas semen itu sendiri, karena pada umumnya bahan

utama pembuatan Ready Mix itu sendiri adalah semen.membutuhkan 75% bahan

seman untuk pembuatan Ready Mix itu. Apapun selain bahan utama tersebut

diantarnya kenal dengan raw material yakni agregat halus berupa pasir Cinakala

dan Abu batu, agregat kasar berupa Split 1-2.

3.1.2 Struktur Organisasi Dan Fungsinya

Struktur organisasi merupakan suatu bagan mewujudkan suatu pola tetap

dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu lingakar kerja sama.

Struktur organisai sangat diperlukan agar dapat mengetahui dengan jelas

bagaimana hubungan antara bagian serta tugas, wewenang dan tanggung jawab di

setiap bagian struktur organisasi mempunyai tanggun jawab dan kewajiaban

terhadap pengembangan perusahaan untuk mewujudkan keselarasan dan

kerjasama di perlukan profesional dan harus dapat berinteraksi dengan antar

bagian.

29

Pada dasarnya struktur organisasi merupakan suatu hal yang sanagat

menentukan kedudukan dan jabatan dalam perusahaan. Sistem yang di gunakan

dalam struktur organisasi adalah sistem kerja sama atau sering di sebut team work

yang di jalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Gambaran mengenai susunan struktur organisasi pada Pt. Juishin Indonesia

dapat di lihat pada gambar dibawah ini :

30

Gambar III.1 Srtuktur Organisasi Batching Plant Garuda

Fungsi dari setiap bagian adalah sebagai berikut :

1. Section Head

Kepala bagian yang bertugas sebagai leadership, kordinator dan controler

departemen batching plant. Juga sebagai penanggung jawab utama batching

plant.

2. Ass Section Head

Bertugas langsung sebagai wakil section head, tugas utmanya sebagai

penanggung jawab kedua setelah section head fungsi keduanya bertugas untuk

pembayaran dan pembuatan laporan daily batching plant.

3. Supervisior

Sebagai pengatur lapangan dan koordinator lapangan.

4. Formen production

Penangguang jawab laporan dalam bagian produksi dan pembuatan readymix,

sebagai batcher dan bertanggung jawab untuk melaksanakan kelancaran

pembuatan readymix.

5. Formen mechanic

Penangguang jawab lapangan dalam bagian perbaikan, maintenance, dan

controling sperpart. Juga pembuatan laporan daily mechanic. Bila dibutuhkan

formen membantu langsung bagian mechanic dalam perbaikan batching plant

data transportasi.

6. Formen QC

31

Penanggung jawab bagian quality control ready mix, pembuatan mix design

yakni mutu dan kualitas readymix. Perawatan alat lab qc dan pembuatan

laporan kualitas readymix dan rawmaterial.

7. Formen transport

Penanggung jawab lapangan dalam bagian transportasi, sehingga kelangsungan

dan kelancaran unit. Mengatur jadwal operasi operator truck mixer.

8. Batching Plant Operator (BPO)

Bertugas sebagai operator baching palnt, yakni pembuatan readymix dan

pemuatan kedalam truck mixer. Bertanggung jawab akan perwatan mesin

batching palnt.

9. Cheker (Yardman)

Bertugas sebgai penerima raw material dan pengukuran raw material.

Bertanggung jawab sebagai stock material yang tersedia di lapangan dan

kebutuhan bahan bakar operator truck mixer.

10. Operator Loader

Bertugas sebagai pengangkut Row material dan ground kedalam bin yang telah

di atur. Bertanggung jawab untuk perawatan unit loader.

11. Mechanic dan mechanical electrical

Sebagai mechanic untuk maintenance bila ada kerusakan pada unit batching

plant, sedangkan untuk mechanical electrical berfocus pada bagian kelistrikan

batching plant.

12. Qc Analist

32

Bertugas untuk pembuatan sample benda uji dan reaymix batching plant, guna

memastikan kualitas mutu raedy mix. Pengecekan kualitas raw material

Handing complain ready mix.

13. Operator Truck mixer

Sebagai pengiriman ready mix dan pengoperasian penuangan raedy mix di

lapangan. Bertanggung jawab kebersiahan Truck mixer dan perawatan mixer.

14. Operator Pompa sany dan Portable Zoom Lion

Sebagai operator Concreat pump diaman fungsinya sebagai penambah area

pengecoran yang di luar jangkauan truck mixer.

3.2 Prosedur Sistem Berjalan

Pada system berjalan ada beberapa prosedure dan tahapan yang harus

dijalankan untuk proses prmintaan raw material dan pembayaran, diantaranya

sebagai berikut :

1. Proses permintaan Raw material

Pada tahap awal ini terjadi transaksi diaman antara section head melakukan

pembuatan PR yang akan di aproval dan di cek oleh inventory control

warehouse. Dan langsung di buatkan Purchasing order. Biasanya pembuatan

purchasing Requisition Raw material di lakukan perbulan. Kebutuhan raw

material sudah dihitung dalam perhiyungan target perbulan.

2. Proses Penerimaan Material

Setelah proses Purchasing order, Section head melakukan permintaan

pengiriman kepada pucrhasing order sesuai jumlah yang dibutuhkan di

lapangan. Pengiriman raw material dari supplier ke batching plant, raw

material terlebih dahulu di timbang guna mengetahui jam masuk dan berat raw

33

material itu yang dikirim. Selanjutnya, penandatangan surat jalan 3 apply,

lembar pertama kembali ke Supllier bersama nota timbang, lembar ke 2 di

peruntukan kepada bagian purchasing guna pendataan raw material. Lembar ke

3 di peruntukan batching plant sebagai pendataan material masuk.

3. Pembayaran Raw material

Setelah permintaan yang telah di kirim selanjutnya pihak purchasing

melakukan pembuatan laporan yang digunakan sebagai penambah stock pada

sistem. Pengumpulan 2 surat jalan yang ada pada perusahaan. Selanjutnya

menunggu invoice dari supllier pada akhir bulan dan penerimaan kwitansi

pembayaran dari sepllier. Selanjutnya data di kirim kebagian finance di jakarta

yang nantinya akan di bayar pada tanggal 15, bulan berikutnya setelah

kedatangan invoice. Pambayaran dilakukan dengan transfer kepada supllier

yang bersangkutan.

3.3 Diagram Alir Data (DAD) sistem berjalan

Berikut ini adalah penggambaran diagram alir data pada sistem pengolahan

data penerimaan dan pembayaran Raw material di Batching Plant Garuda.

Diantaranya sebagai berikut :

a. Diagram Alir Data

34

Seactio Head

Batching Plant

Proses Permintaan dan

Pembayaran Raw Material

Purchasing

Supplier Finance

Data PO

Penbuatan PR

SJ dan Invoice

POInvoice dan

Kwitansi

PR

PO

Transfer Pembayaran

0.0

Keterangan :

1. PR =Purchasing Requestion

2. PO = Purchasing Order

3. SJ = Surat Jalan

Gambar III.1I

Diagram Konteks Sistem Berjalan

35

b. Diagram Nol Sistem Berjalan

Section Head

Pengajuan PR Proses Pembuatan PR

Data PO Purchasing

Open PO

PR

copyD1 Copy PR

Transfer Data D2 Data PO

Proses Penerimaan

Material

Supllier

0.1

0.2

Surat Jalan 3L

Nota Timbang SJ1

Proses Pembayaran Raw

Material

D3 Copy Surat Jalan dan Nota

Surat Jalan

Penyamaan Sj

0.3

Transfer

pembayaran f

Invoice, Kwitansi, Lampiran

Surat Jalan

Finance

Transfer

Pembayaran

D4 Kwitansi Pembayaran

Invoice, kwitansi, lampiran Surat Jalan

Gambar III.2

Diagram Nol Sistem Berjalan

36

3.4 Sfesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Sfesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input)

dan dokumen keluaran (output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem

berjalan.

a. Spesifikasi Bentuk Masukan

Dokumen masukan merupakan dokumen yang di terima dalam kegiatan

agenda bulanan laporan kemungkinan bahaya kecelakaan dan kebakaran adalah

sebagai berikut :

1. Surat Jalan

Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Sebagai bukti pengiriman raw material

Sumber : Customer

Tujuan : Bagian Pengiriman Raw Material

Frekuensi : Selama Pengiriman Raw Material

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 4 Rangkap

Bentuk : Lampiran A.1

2. Invoice

Nama Dokumen : Invoice

Fungsi : Sebagai surat penagihan pembayaran

Sumber : Customer

Tujuan : Bagian Purchasing dan Finance

Frekuensi : Selama Pembayaran raw material

Media : Kertas

37

Jumlah : 1 rangkap

Bentuk : Lampiran A.2

3. Kwitansi

Nama Dokumen : Kwitansi

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran

Sumber : Customer

Tujuan : Finance

Frekuensi : Selama Pembayaran

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 1 rangkap

Bentuk : Lampiran A.3

b. Spesifikasi Bentuk Masukan

Dokumen keluaran terdiri dari proses penerimaan dan permintaan raw

material. Adapun dokumen keluarannya sebagai berikut :

1. Purchasing requesed

Nama Dokumen : Purchasing Requesed

Fungsi : Sebagai form Permintaan Raw material

Sumber : User

Tujuan : Bagian Purchasing

Frekuensi : Selama permintaan Raw material

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 4 Rangkap

Bentuk : Lampiran B.1

38

2. Nota timbang

Nama Dokumen : Nota Timbang

Fungsi : Sebagai Lampiran Surat Jalan muatan Tonase

Sumber : Lampiran Surat Jalan

Frekuensi : Selama Penerimaan Raw Material

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 3 Rangkap

Bentuk : Lampiran B.2

3.5 Permasalahan Pokok

Untuk dapat mengoptimalkan pekerjaan terutama dalam sistem berjalan ini

masih banyak permasalahan yang harus dibenahi, antara lain :

1. Proses persetujuan PO sangat lama, sehingga di sarankan untuk barang yang

bersifat urgent.

2. Konversi satuan pemasukan dan penerimaan berbeda. Sehingga pemasukan

dan penerimaan tidak setara.

3. Pembuatan laporan daily belum terprogram.

4. Dalam perhitungan PO sering terjadi kesalahan dan karena perhitungan masih

menggunakan kalkulator dan excel.

3.6 Pemecahan Masalah

Dengan melihat permasalahan yang ada pada sistem berjalan, untuk

mengatasi dan melakukan pembaharuan sistem, maka penulis mengemukakan

beberapa alternatif pemecahannya, diantaranya :

39

1. User dan operator haarus sering training program guna meningkatkan kwalitas

kerja yang ada. Sehingga kesalahan pada user dapat diminimalisir dengan baik.

2. Melakukan penyelarasan konversi satuan yang diterima sehingga meminimkan

selisih antara pengukuran dan tonase.

3. Membuat program untuk pembuatan dailly report beserta perhitungannya.