bab iii analisa sistem berjalan...27 bab iii analisa sistem berjalan 3.1. tinjauan instansi 3.1.1...

27

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Instansi

3.1.1 Sejarah Instansi

Yayasan Bismillah merupakan lembaga Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD)

yang berlokasi di Perum Bumi Pucung Baru Blok M.13 Rt.001/011 Desa Pucung

Kecamatan Kotabaru Kabupaten Karawang. Bapak Mujid S.E selaku ketua Yayasan

berniat mengembangkan Yayasan Bismillah yang semula hanya tempat Kegiatan

Keagamaan bertambah dengan dibangunnya sebuah sekolah PAUD, sehingga pada

tahun 2010 dibangunlah sebuah sekolah PAUD BISMILLAH dengan No.SK

pendirian: AHU-0018603.AH.01.04.TH 2015 dan NPSN: 69846899. Ibu Tahlis yang

tidak lain adalah istri dari Bapak Mujid menjabat sebagai Kepala Sekolah dari tahun

2010 hingga 2014, dan digantikan oleh Ibu Komsiyah sebagai kepala sekolah dari

tahun 2014 hingga sekarang (2019). Seiring berjalannya waktu PAUD Bismillah

terus berkembang dengan fasilitas saat ini berupa: bangunan milik sendiri, ruang

kelas (2 ruangan), ruang kepala sekolah, kamar mandi dan taman bermain siswa.

Terdapat juga Visi dan Misi pada PAUD Bismillah, diantaranya:

1. Visi

“Terwujudnya Generasi Sehat, Cerdas, Ceria dan Bertaqwa” .

2. Misi

a. Mengupayakan layanan peningkatan pendidikan anak usia dini

b. Mengupayakan peningkatan kesadaran masyarakat akan pentingnya

pendidikan anak usia dini.

28

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsinya

A. Berikut ini adalah Struktur Organisasi pada PAUD Bismillah

Sumber: PAUD Bismillah

Gambar III.1

Struktur Organisasi PAUD BISMILLAH

B. Fungsi dan Tugas

Adapun fungsi dan tugas Organisasi PAUD Bismillah adalah sebagai berikut:

1. Pembina

a. Melakukan Kegiatan

Pengendalian mutu dan evaluasi program Pendidikan Anak Usia Dini.

b. Melakukan pendidikan

kesetaraan dan keaksaraan, serta kursus pada jalur Pendidikan Nonformal

29

2. Penyelenggara

a. Manajerial Sekolah (Biaya

Keseluruhan Yayasan)

b. Mengesahkan/Membuat SK

Pengangkatan Jabatan

c. Mengesahkan/Membuat SK

Guru

3. Kepala Sekolah

a. Menyusun perencanaan

program kegiatan sekolah

b. Mengorganisasikan kegiatan

sekolah

c. Mengarahkan/mengendalikan

kegiatan sekolah

d. Mengkoordinasikan terhadap

tugas guru

e. Mengadakan rapat

mengambil keputusan

f. Mengatur proses belajar

mengajar

4. Sekretaris

a. Menyusun dan menjabarkan

kalender pendidikan

b. Menyusun jadwal pelajaran

30

c. Mengatur

penyusunanprogram pengajaran (program semester, persiapan mengajar dan

penyesuaian kurikulum)

d. Menyusun laporan

5. Bendahara

a. Mempersiapkan rapat

orangtua/wali siswa dalam upaya dukungan dana

b. Mencatat tabungan siswa,

masukan dan keluaran

c. Membuat laporan keuangan

6. Tutor / Guru

a. Bertanggung jawab atas

pencapaian target kurikulum dan dayas erap

b. Mencatat dan melaporkan

hasil belajar siswa

c. Membantu dan

menanggulangi siswa yang kesulitan belajar

d. Bersedia mengganti guru

yang tidak hadir

e. Memeriksa absensi siswa.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Berdasarkan ruang lingkup yang penulis bahas, maka prosedur administrasi

pada Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD) Bismlillah adalah sebagai berikut :

1. Proses rekap daftar peserta didik

31

Pada kegiatan rekap daftar peserta didik, sebelumnya siswa dan wali murid

datang langsung ke sekolah untuk meminta formulir pendaftaran. Dewan

guru memberikan formulir, kemudian meminta orangtua/wali murid untuk

mengisi dan melengkapi persyaratan dokumen, seperti forocopy surat kartu

keluarga, fotocopy akta kelahiran dan fotocopy KTP wali murid. Kemudian

dewan guru menyeleksi kelengkapan dokumen. Setelah seluruh formulir

pendafataran yang telah diisi sudah lengkap dan terkumpul, dewan guru dapat

mencatat data siswa yang sudah mendaftarkan diri untuk direkap kedalam

buku.

2. Prosedur pembayaran SPP

Wali murid menyerahkan uang beserta kartu SPP kepada dewan guru, lalu

dewan guru mencatatnya pada kartu SPP tersebut, jumlah dan tanggal

pembayaran. Pembayaran SPP selambat-lambatnya sudah terbayar sampai

tanggal 10 diawal bulan. Setelah itu, menyerahkan kembali kartu SPP nya

dan dewan guru mencatat ulang dibuku sebagai arsip laporan SPP.

3. Prosedur pembayaran Tabungan

Wali murid menyerahkan uang beserta buku tabungan kepada dewan guru,

lalu dewan guru mencatatnya pada buku tabungan anak tersebut, jumlah dan

tanggal pembayaran. Setelah itu, menyerahkan kembali buku tabungan nya

dan dewan guru mencatat ulang dibuku sebagai arsip laporan Tabungan.

4. Prosedur pembuatan Laporan

Dewan guru membuat laporan keseluruhan data siswa seperti laporan daftar

peserta didik, laporan daftar pembayaran SPP serta laporan daftar tabungan

siswa untuk diserahkan kepada kepala sekolah. Kemudian kepala sekolah

melakukan pengecekan dan konfirmasi untuk mengesahkan laporan bulanan.

32

3.3. Activity Diagram

1. Prosedur Rekap Daftar Peserta Didik

Gambar III.2

Activity Diagram Rekap Daftar Peserta Didik

2. Prosedur Pembayaran SPP

33

Gambar III.3.

Activity Diagram Pembayaran SPP

3. Prosedur Pembayaran Tabungan

Gambar III.4.

Activity Diagram Pembayaran Tabungan

4. Prosedur Pembuatan Laporan

34

Gambar III.5.

Activity Diagram Laporan

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi dokumen sistem berjalan digolongkan menjadi dua bagian yaitu

bentuk dokumen masukan (input) dan bentuk dokumen keluaran (output).

1. Spesifikasi Dokumen Masukan

a. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran

Fungsi : Untuk melakukan pendaftaran

Sumber : Siswa

Tujuan : Dewan guru

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Pada saat pendaftaran

Bentuk : Lihat Lampiran A.1

b. Nama Dokumen : Fotocopy akta kelahiran

Fungsi : Untuk dijadikan dokumen data pendaftaran

Sumber : Siswa

Tujuan : Dewaan guru

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

35



c. Nama Dokumen : KTP Orangtua/WaliMurid


Sumber : Siswa

Tujuan : Dewan guru

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar



d. Nama Dokumen : Fotocopy KK (KartuKeluarga)


Sumber : Siswa

Tujuan : Dewan guru

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar



e. Nama Dokumen : Kartu SPP

Fungsi : Untuk syarat pembayaran SPP

Sumber : Siswa

Tujuan : Dewan guru

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap dilakukannya trans. pembayaran SPP

36


f. Nama Dokumen : Buku Tabungan Siswa

Fungsi : Untuk syarat menyetor tabungan

Sumber : Siswa

Tujuan : Dewan guru

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap penyetoran tabungan dilakukan


3. Spesifikasi Dokumen Keluaran

a. Nama Dokumen : Laporan daftar peserta didik

Fungsi : untuk dijadikan bukti laporan tahunan

Sumber : Dewan guru

Tujuan : Kepala Sekolah

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap pergantian tahun ajaran baru

Bentuk : Lihat Lampiran B.1

b. Nama Dokumen : Laporan daftar pembayaran SPP

Fungsi : Untuk dijadikan bukti laporan bulanan

Sumber : Dewan guru

Tujuan : Kepala sekolah

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

37

Frekuensi : Setiap pergantian bulan


c. Nama Dokumen : Laporan daftar tabungan siswa

Fungsi : Untuk dijadikan bukti laporan bulanan

Sumber : Dewan guru

Tujuan : Kepala sekolah

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap pergantian bulan


38

3.5. Permasalahan Pokok

Setelah dianalisis ada beberapa kekurangan dari sistem yang sedang berjalan

diantaranya :

1. Pada proses pencatatan data peserta didik baru, pembayaran SPP dan Tabungan

dilakukan dengan cara mencatat dibuku.

2. Sistem pengarsipan yang masuk berbentuk dokumen menggunakan lebih banyak

ruang dan tempat.

3. Lamanya pencarian data siswa.

4. Belum adanya jaminan akan keamanan datanya.

3.6. Pemecahan Masalah

Berdasarkan dari analisa masalah diatas, maka penulis mencoba memberikan

solusi pada masalah yang ada pada PAUD Bismillah dalam mengolah data

administrasi, yaitu:

1. Membangun sistem untuk menginputkan data siswa, SPP, dan Tabungan siswa.

2. Merancang sistem untuk membuat laporan dan penyimpanan data.

3. Membuat pengkodean pada pembayaran SPP, Tabungan dan disimpan didalam

sistem untuk menyajikan data dan informasi pembayaran dengan cepat dan

akurat.

4. Penggunaan password pada sistem dimaksudkan untuk menjamin akan

keamanan datanya.

bab iii analisa sistem berjalan...27 bab iii analisa sistem berjalan 3.1. tinjauan instansi 3.1.1...

Documents