bab iii analisa sistem berjalan 3.1. tinjauan instansi 3.1 ... · surat keterangan pindah di rt....

31

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Instansi

3.1.1. Sejarah Instansi

Rancabango adalah desa di kecamatan Patokbeusi, Subang, Jawa Barat.

Desa rancabango sebagian besar wilayahnya merupakan tanah persawahan dan

tegalan. Keadaan wilayah Desa Rancabango secara umum masyarakatnya bermata

pencaharian petani, pedagang, buruh, usaha kecil dan menengah serta pegawai

negeri sipil. Dengan demikian masyarakat Desa Rancabango sangat mendukung

kegiatan pembangunan di segala bidang, baik ekonomi, pendidikan, kesehatan,

pertanian, dan bidang-bidang yang lainnya

Kondisi sosial di masyarakat Desa Rancabango pada umumnya

berpendidikan ragam, mulai dari SD, SMP, SMA, Perguruan Tinggi/S1 (Strata

1) bahkan ada yang sudah S2 (Strata 2) akan tetapi jumlahnya relatif kecil. Jika

dilihat dari segi sosial dalam pembangunan, masyarakat Desa Rancabango

walaupun berada di kota kecamatan, masih mempunyai sifat kegotong-royongan

yang tinggi, bahkan masyarakat merasa haus akan program pembangunan

Infrastruktur baik jalan maupun pembangunan untuk kegiatan yang sifatnya untuk

kesejahteraan masyarakat.

Visi Desa Rancabango yang bersyarat lingkungan religius berbudaya

dan gotong-royong. Misi Desa Rancabango adalah untuk mewujudkan sumber

daya manusia yang berkualitas, beriman, bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

Serta mewujudkan tata kelola pemerintahan desa yang terbaik.

32

3.1.2. Struktur Organisasi beserta Fungsi Kantor Desa Rancabango

BPD Kepala Desa

Sekertaris

Desa

Kaur

Pemerintahan

Kaur

Pembangunan

Kaur

Keuangan

Kaur

Umum

Kaur

Kesejahteraan

Rakyat

Kadus Kadus Kadus Kadus Kadus

Gambar III.1

Struktur Organisasi dan Fungsi

Sumber: Kantor Desa Rancabango

Uraian fungsi masing-masing jabatan diatas pada pelaksanaannya :

1. Kepala Desa

a. Memimpin penyelenggaraan pemerintahan desa berdasarkan kebijakan

yang ditetapkan bersama BPD.

b. Mengajukan rancangan peraturan desa.

c. Menetapkan peraturan desa yang telah mendapat persetujuan bersama

PBD.

d. Menyusun dan mengajukan rancangan peraturan desa mengenai APB desa

untuk dibahas dan ditetapkan bersama BPD.

33

e. Membina perekonomian masyarakat desa.

f. Membina perekonomian desa.

2. Badan Permusyawaratan Desa (BPD)

a. Bersama kepala desa melakukan pembahasan rancangan peraturan desa.

b. Mengawasi pelaksanaan peraturan desa serta peraturan kepala desa.

c. Mengusulkan pengangkatan dan pemberhentian kepala desa

d. Membentuk panitia pemilihan kepala desa.

3. Sekretaris Desa

a. Mengkoordinasikan serta menjalankan administrasi pemerintahan,

pembangunan, kemasyarakatan, dan keuangan desa.

b. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi kepala desa.

c. Memberikan pelayanan administrasi untuk pemerintah desa dan

masyarakat.

d. Melaksanakan urusan bagian surat menyurat, arsip, serta laporan.

4. Kaur Pemerintahan

a. Sebagai pelaksana kegiatan pemerintahan desa.

b. Pelaksana kegiatan dalam bidang ketentraman serta ketertiban masyarakat.

c. Sebagai pelaksana tugas-tugas pemerintahan yang dilimpahkan oleh

kepala desa.

d. Membantu pelaksanaan tugas sekretaris desa baik secara teknis,

administrasi, maupun pelaksanaan ketentraman dan ketertiban masyarakat.

5. Kaur Pembangunan

a. Membantu dalam melaksanakan tugas-tugas kepala desa baik dibidang

teknis maupun administrasi.

34

b. Membantu pembinaan perekonomian.

c. Mengajukan pertimbangan terkait rancangan persatuan desa maupun hal-

hal yang menyangkut pembangunan desa kepada kepala desa.

d. Menggali serta memanfaatkan potensi desa.

6. Kaur Keuangan

a. Membantu sekretaris Desa dalam hal keuangan.

b. Mengadakan pembukuan keuangan desa, menerima dan mengeluarkan kas

disertai dengan bukti-bukti/kwitansi yang disetujui oleh kepala desa.

c. Melaporkan keadaan kas dsa kepada kuwu melalui sekretaris desa.

7. Kaur Umum

a. Melaksanakan pengadaan dan pengelolaan perlengkapan, investasi barang

bergerak/tidak bergerak, surat menyurat dan kearsipan.

b. Melaporkan keadaan pengadaan dan pengolaan urusan umum kepada

Kepala Desa mlalui sekretaris desa.

c. Melakukan pembinaan serta pelayanan administrasi kependudukan dan

perizinan.

8. Kaur Kesejahteraan Rakyat

a. Menyiapkan dan melaksanakan program perkembangan kehidupan

beragama.

b. Menyiapkan bahan dan melaksanakan program, pemberdayaan masyarakat

dan sosial kemasyarakatan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan atau kepala desa.

35

9. Kepala Dusun (kadus)

a. Melaksanakan kegiatan pemerintahan, pembangunan, kemasyarakatan,

ketentraman dan ketertiban masyarakat.

b. Membantu kepala desa dalam kegiatan penyuluhan, pembinaan, dan

kerukunan warga.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan atau kepala desa.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

1. Proses Penyerahan Persyaratan Akta Kelahiran, Kartu Keluarga (KK), dan

Surat Keterangan Pindah di RT.

Penduduk melapor dan mengajukan pembuatan Akta Kelahiran, Kartu

Keluarga (KK), dan Surat Keterangan Pindah kepada pihak RT. Setelah itu

menyerahkan persyaratan dalam pembuatan Akta Kelahiran berupa surat

pengantar dari RT, fotocopy KTP, fotocopy Kartu Keluarga, persyaratan dalam

pembuatan Kartu keluarga berupa surat pengantar dari RT, fotocopy Ijazah,

fotocopy KTP Orangtua, dan dalam pembuatan Surat Keterangan Pindah

penduduk harus membawa persyaratan berupa surat pengantar dari RT,

fotocopy KTP, fotocopy Kartu Keluarga, surat keterangan pindah, fotocopy

KTP Saksi yang nantinya akan diserahkan kepada pihak administrasi di Desa

dan disimpan menjadi Arsip Persyaratan.

2. Proses Pengisian Formulir Akta Kelahiran, Kartu Keluarga (KK), dan Surat

Keterangan Pindah di Desa.

Penduduk mengisi formulir Akta Kelahiran, Kartu Keluarga (KK), dan Surat

Keterangan Pindah kepada pihak Desa. Setelah itu menyerahkan persyaratan

36

dalam pembuatan Akta Kelahiran berupa surat pengantar dari RT, fotocopy

KTP, fotocopy Kartu Keluarga, persyaratan dalam pembuatan Kartu keluarga

berupa berupa surat pengantar dari RT, fotocopy Ijazah, fotocopy KTP

Orangtua, dan dalam pembuatan Surat Keterangan Pindah penduduk harus

membawa persyaratan berupa surat pengantar dari RT, fotocopy KTP,

fotocopy Kartu Keluarga, surat keterangan pindah, fotocopy KTP Saksi ke

kantor Desa. Setelah itu diserahkan kepada pihak Desa untuk pendataan dan

disimpan menjadi Arsip Formulir.

3. Proses Pendataan Permohonan Pembuatan Akta Kelahiran, Kartu Keluarga

(KK), dan Surat Keterangan Pindah di Desa.

Dari arsip formulir yang berupa formulir Akta Kelahiran, formulir Kartu

Keluarga (KK) dan formulir Surat Keterangan Pindah disimpan yang nantinya

akan menjadi arsip Formulir Surat Keterangan Pindah, Arsip Formulir Kartu

Keluarga (KK) dan Arsip Formulir Akta Kelahiran. Dan kepala Desa akan

menerima surat keterangan pindah dan surat keterangan pindah acc.

4. Proses Pembuatan Laporan

Bagian administrasi akan membuat semua laporan yang bersumber dari data-

data formulir dalam pembuatan Akta Kelahiran, Kartu Keluarga (KK), dan

Surat Keterangan Pindah. Kemudian laporan tersebut akan diberikan kepada

kepala desa untuk ditandatangani. Kemudian laporan pembuatan Akta

Kelahiran, Kartu Keluarga (KK), dan Surat Keterangan Pindah akan di

arsipkan ke arsip Laporan Surat Keterangan Pindah, Arsip Laporan Kartu

Keluarga (KK) dan Arsip Laporan Akta Kelahiran.

37

5. Proses Penyerahan Akta Kelahiran, Kartu Keluarga (KK), dan Surat

Keterangan Pindah.

Bagian Administrasi Desa akan menyerahkan Akta Kelahiran, Kartu Keluarga

(KK), dan Surat Keterangan Pindah yang telah selesai dibuat untuk diserahkan

kepada penduduk.

3.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

3.3.1. Diagram Konteks Sistem Berjalan

PendudukInformasi Sistem Informasi Data

Kependudukan Pada Desa

Kepala

Desa

SPRT

FcIjazah

FcKK

FcKTPO

FcKTP

FcKTPS

SKP

AK

KK

SKP

SPRT

FcIjazah

FcKK

FcKTPO

FcKTP

FcKTPS

SKP

AK

KK

SKP

SKP acc

SKP

LAK

LKK

LSKP

Gambar III.2

Diagram Konteks Sistem Berjalan

Keterangan:

SPRT = Surat Pengantar RT

FcIjazah = Fotocopy Ijazah

FcKK = Fotocopy Kartu Keluarga

FcKTPO= Fotocopy KTP Orangtua

FcKTP = Fotocopy Kartu Tanda Penduduk

FcKTPS = Fotocopy KTP Saksi

38

SKP = Surat Keterangan Pindah

LAK = Laporan Akta Kelahiran

LKK = Laporan Kartu Kelahiran

LSKP = Laporan Surat Keterangan Pindah

3.3.2. Diagram Nol Sistem Berjalan

Penduduk

1

2

Proses Penyerahan

Persyaratan

Proses Pengisian

Formulir

SPRT

FcIjazah

FcKTPO

FcKK

FcKTPS

FcKTP

SKP

3

Proses Pendataan

D3

D4

D5Arsip Formulir Surat

Keterangan Pindah

Arsip Formulir

Akta Kelahiran

Arsip Formulir

Kartu Keluarga

4

Proses Pembuatan

Laporan

Data Formulir

Pindah

Dat

a F

orm

uli

r

Kel

ahir

an

Data

Persyaratan KK

Lap.

AK

Lap.

KK

Lap.

KP

5

Proses Penyerahan

Akta Kelahiran

Kartu Keluarga

Surat Keterangan Pindah

Data Pindah

Dat

a L

ahir

Data KK

Akta Kelahiran

Kartu Keluarga


Arsip Laporan

Akta KelahiranD7

D8Arsip Laporan Surat

Keterangan PindahD6Arsip Laporan

Kartu Keluarga

Laporan Pindah

Laporan

Lahir

LaporanKK

Kepala

Desa

SKPSKD SKP

acc

D1 Arsip Persyaratan Arsip Persyaratan

Formulir AK

Formulir KK

Formulir SKP

D2 Arsip Formulir Arsip Formulir

Formulir SKP

Formulir KK

Formulir AK

Gambar III.3

Diagram Nol Sistem Berjalan

39

Keterangan:



FcKKL = Fotocopy Kartu Keluarga

FcKTPO = Fotocopy KTP Orangtua

FcKTP = Fotocopy Kartu Tanda

Penduduk



Lap. KK = Laporan Kartu Keluarga

Lap. AK = Laporan Akta Kelahiran

Lap.SKP= Laporan Surat Keterangan

Pindah

3.3.3. Diagram Detail Sistem Berjalan

3.1

Proses Input

Persyaratan

Proses Acc

Tandatangan

3.2

Proses

Pengarsipan

3.3 Data AK

Data KK

Data SKP

D1

D2

D3

SPRT

FcIjazah

FcKTPO

FcKK

FcKTPS

FcKTP

SKP

Data AK

Data KK

Data SKP

Formulir

SKP

Formulir

AK

Formulir

KK

Formulir

SKP

Formulir

AK

Formulir

KK

Gambar III.4

Diagram Detail Sistem Berjalan

40

Keterangan:



FcKK = Fotocopy Kartu Keluarga

FcKTPO = Fotocopy KTP Orangtua

FcKTP = Fotocopy Kartu Tanda

Penduduk



DataAK = Data Akta Kelahiran

DataKK = Data Kartu Keluarga

DataSKP = Data Surat Keterangan

Pindah

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

a. Spesifikasi Bentuk Masukan

bentuk spesifikasi dokumen-dokumen masukan yang digunakan pada

sistem berjalan, dapat berupa:

1. Nama Dokumen : Surat Pengantar RT

Fungsi : Sebagai Persyaratan Pembuatan Akta Kelahiran, Kartu

Keluarga (KK), dan Surat Keterangan Pindah

Sumber : Penduduk

Tujuan : Kepala Desa

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu) Lembar

Frekuensi : Setiap Ada Permohonan Pembuatan Akta Kelahiran

Bentuk : Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Copy Ijazah

Fungsi : Sebagai Persyaratan Pembuatan Kartu Keluarga

Sumber : Penduduk

41


Media : Kertas


Frekuensi :Setiap Ada Permohonan Pembuatan Kartu Keluarga


3. Nama Dokumen : Copy Kartu Tanda Penduduk Orangtua


Sumber : Penduduk


Media : Kertas


Frekuensi : Setiap Ada Permohonan Pembuatan Kartu Keluarga


4. Nama Dokumen : Copy Kartu Tanda Penduduk

Fungsi : Sebagai Persyaratan Pembuatan Akta Kelahiran dan Surat

Keterangan Pindah

Sumber : Penduduk


Media : Kertas


Frekuensi : Setiap ada Permohonan Pembuatan Akta Kelahiran dan



42

5. Nama Dokumen : Copy Kartu Keluarga

Fungsi : Sebagai Persyaratan Akta Kelahiran, dan Surat Keterangan

Pindah

Sumber : Penduduk


Media : Kertas


Frekuensi : Setiap ada Permohonan Pembuatan Akta Kelahiran dan



6. Nama Dokumen : Surat Keterangan Pindah

Fungsi : Sebagai Persyaratan Pembuatan Keterangan Pindah

Sumber : Penduduk


Media : Kertas


Frekuensi : Setiap Ada Permohonan Pembuatan Keterangan Pindah


7. Nama Dokumen : Copy Kartu Tanda Penduduk Saksi

Fungsi : Sebagai Persyaratan Pembuatan Keterangan Pindah

Sumber : Penduduk


Media : Kertas


43

Frekuensi : Setiap Ada Permohonan Pembuatan Keterangan Pindah


b. Spesifikasi Bentuk Keluaran

1. Nama Dokumen : Formulir Akta Kelahiran

Fungsi : Sebagai Persyaratan Pembuatan Akta Kelahiran

Sumber : Administrasi


Media : Kertas


Frekuensi : Setiap Ada Permohonan Pembuatan Akta Kelahiran

Bentuk : Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Formulir Kartu Keluarga (KK)




Media : Kertas


Frekuensi :Setiap Ada Permohonan Pembuatan Kartu Keluarga


3. Nama Dokumen : Formulir Surat Keterangan Pindah

Fungsi : Sebagai Persyaratan Pembuatan Surat Keterangan Pindah



44

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap ada Permohonan Surat Keterangan Pindah


3.5. Permasalahan Pokok

Berdasarkan Permasalahan yang dihadapi dalam sistem yang sedang

berjalan pada kantor Desa Rancabango diantaranya :

1. Kelemahan utama terletak pada desain organisasi yang tidak dirancang

khusus dalam rangka pemberian pelayanan kepada masyarakat, terutama

dalam prosedur sistem berjalan yang mengharuskan terlebih dahulu

mengajukan persyaratan ke RT. Yang penuh dengan hirarki yang membuat

pelayanan menjadi birokrasi kompleks dan tidak terkoordinasi.

2. Penggunaan sistem yang masih manual, sehingga jika terjadi kesalahan maka

perbaikannya akan menggunakan cara manual juga, seperti penulisan biasa

menggunakan kertas dan penyimpanan yang masih menggunakan map-map.

Jadi akan memakan waktu yang cukup lama untuk menyelesaikan kesalahan.

3. Arsip dibedakan menjadi beberapa arsip. Hal tersebut membuat pihak

administrasi kesulitan untuk mencari arsip yang akan dicari.

4. Arsip laporan dibedakan menjadi beberapa arsip. Hal tersebut dapat membuat

pihak administrasi kesulitan untuk mencari arsip yang akan dicari.

45

3.6. Pemecahan Masalah

Setiap permasalahan yang terjadi dalam bidang instansi, perusahaan,

maupun industri pasti ada jalan keluar untuk menyelesaikan permasalahan yang

ada. Berdasarkan riset yang penulis lakukan, penulis telah menemukan beberapa

alternatif pemecahan masalah demi kesuksesan dan `kemajuan pendataan

kependudukan Akta Kelahiran, Kartu Keluarga (KK) dan Surat Keterangan

Pindah yaitu :

1. Mengubah sistem kerja manual menjadi sistem yang terkomputerisasi

berbasis dekstop, menggunakan bahasa pemograman Visual Basic dan

menggunakan database mysql, yaitu sistem yang terdiri dari serangkaian

software, hardware, dan brainware yang menjadi satu kesatuan dan

bekerjasama untuk menyelesaiakan pekerjaan dan menghasilkan informasi

data audio maupun visual secara tepat dan akurat. Dan penghapusan sistem

prosedur berjalan yang melalui RT. Hal tersebut dapat memudahkan

pemohon dalam mengajukan data kependudukan.

2. Melatih keahlian terutama dalam bidang teknologi. Seperti kursus Ms. Office,

sehingga fasilitas yang ada dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin.

3. Arsip digabung menjadi file persyaratan dan file formulir. Hal tersebut akan

memudahkan pihak administrasi untuk mencari file yang akan dicari.

4. Arsip laporan digabung menjadi file laporan. Hal tersebut dapat memudahkan

pihak administrasi untuk mencari file yang akan dicari.

bab iii analisa sistem berjalan 3.1. tinjauan instansi 3.1 ... · surat keterangan pindah di rt....

Documents