BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Pada tinjauan perusahaan ini, penulis lakukan untuk mendapatkan

gambaran mengenai proses perkembangan usaha berdasarkan sejarah perusahaan,

struktur organisasi, beserta fungsi yang ada di perusahaan..

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Bernama resmi PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir, awal mula Sejarah JNE yang

dilahirkan pada 26 November 1990 oleh H. Soeprapto Superano. Merupakan

ekspansi dari PT Citra van Titipan Kilat (TiKi) yang berfokus pada kurir

internasional, dari sinilah JNE dibentuk. Mulanya hanya terdapat delapan orang

dengan kapital 100 juta rupiah, dari sini kemudian perusahaan ekspedisi tesebut

dimulai. Berfokus pada kegiatan penanganan kepabeanan, impor kirim barang serta

dokumen dari luar negeri menuju Indonesia.

Di tahun 1991, JNE mengekspansi hingga ke jaringan internasional dan

berbagabung kedalam asosiasi perusahaan kurir di banyak negara asia atau

(ACCA). Markas ACCA sendiri terletak di Hongkong. Organisasi ini kemudian

memberikan kesempatan untuk JNE dalam mengembangkan wilayah jangkauan

hingga ke seluruh dunia. Semua tidak sampai disini saja, sebab setelah bersaing

dengan perusahaan di seluruh dunia, JNE pun turut melakukan persaingan untuk

pasar domestik. Mereka kemudian membuat keputusan untuk memperluas jaringan

di Indonesia. Dengan memanfaatkan jaringan domestiknya yakni Tiki dan namanya,

JNE meraup keuntungan dari persaingan pasar domestik karena mampu memberikan

layanan terbaiknya. Hal inilah yang membuat JNE terus memperluas pelayanan dan

distribusi logistik.

TiKi dan JNE awalnya memang bersatu, namun kemudian terpecah dan

menjadi dua perusaahn yang memiliki arah dan fokusnya masing-masing. Akhirnya

JNE memutuskan untuk menjadi perusahaan sendiri dengan membentuk

manajemennya sendiri. Hingga JNE memutuskan untuk membuat logo sendiri dan

menjadi ciri khas yang membedaknnya dengan TiKi. Di Tahun 2002, Sejarah JNE

mencatat, JNE memaksimalkan pelayanannya dengan mendirikan JNE Operations

Sortings Center. Dan membeli gedung untuk dijadikan Kantor Pusat di tahun 2004

silam. Hingga tahun 2019, sudah lebih dari 150 lokasi JNE yang sudah terhubung

dengan komunikasi on-line. Selain itu, mereka juga dikawal dengan berbagai sistem

dan akses situs informasi yang sangat efektif juga efisien untuk konsumen. Hal ini

yang memudahkan konsumen untuk mengetahui status terkini dari pengiriman atau

penerimaan paket maupun dokumen yang hendak di antarkan.

Terlepas dari itu, bahwa perkambagan dunia juga gaya hidup dari masyarakat

dewasa ini banyak membuat permintaan penanganan kiriman import semakin

diminati dan berkembang. Hingga pertengahan 2019, sudah terdapat 6000 titik

layanan JNE dan 40,000 karyawan yang tentunya setiap tahun terus berkembang.

Perkembangan inilah yang menghantarkan JNE untuk terus berprestasi dan

kendandalan serta komitmen dari pelayanan yang diberikan dan meraih sertifikasi

ISO 9001:2008 atas sistem manajemen mutu yang dinilai baik.

Sebuah perusahaan tidak terlepas dari Sejarah, seperti Sejarah JNE yang

menghantarkan JNE masa kini yang mampu membantu memudahkan pelanggan.

Setelah membahas mengenai Sejarah JNE, berikut benefit yang didapatkan jika anda

menggunakan JNE :

1. Lokasi Kantor JNE yang terletak di seluruh Penjuru Indonesia, membuat kita

semakin mudah melakukan transaksi melalui JNE.

2. Pengiriman tetap berjalan dan terjamin karena terdapat nomor resi yang otentik.

Hal ini membuat JNE terus melakukan pengiriman tiada henti.

3. Kita dapat melakukan tracking JNE selama 24 jam penuh, sistem ini yang

menujukkan statsu terkini dari barang yang akan anda terima nantinya.

4. Harga yang kompetitif dan ramah di kantong.

PT. JNE EXPRESS Cikampek merupakan cabang dari PT. JNE EXPRESS

Jakarta, PT. JNE EXPRESS Cikampek dipimpin oleh Feby Rahutama yang pernah

menjabat di beberapa cabang PT. JNE EXPRESS Di kota lain yaitu:

a. Kepala cabang Jakarta

b. Sales dan Marketing JNE Jakarta

c. Kepala cabang Balikpapan

d. Kepala cabang Solo

A. Lokasi Perusahaan

PT. JNE EXPRESS Cikampek didirikan di Cikampek tepatnya beralamat di Jln.

Jend SAhmad Yani Dawuan tengah No.46, Cikampek Barat, Kec. Cikampek,

Kab.Karawang, Jawa Barat 41374. Lokasinya strategis dan mudah dijangkau.

B. Visi dan Misi Perusahaan

Seperti badan usaha pada umumnya PT. JNE EXPRESS Cikampek dalam

pendirianya dan dalam perkembanganya tidak dapat lepas dari visi dan

misinya. Dan visi PT. JNE Cikampek adalah dapat menjadi perusahaan dengan

standar Internasional di bidang jasa distribusi yang mampu melayani kebutuhan

segenap lapisan masyarakat dan dapat diterima menjadi tuan rumah di negeri

sendiri. Dan misi perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Memadukan jasa pengiriman, kepabean, pendistribusian dalam satu sistem

yang terintegrasi secara efektif dan fleksibel.

2. Mendaya gunakan jaringan dan infrakstruktur yang dimiliki sebagai

konstribusi pada perputaran roda ekonomi dengan didukung SDM yang

profesional dan memiliki integrasi moral yang tinggi.

3. Memanfaatkan perkembangan teknologi informasi secara tepat

guna.mendorong pertumbuhan usaha yang berkesinambungan dalam rangka

mencapai kesejahteraan karyawan dan senantiasa meningkatkan tanggung

jawab social .

C. Jenis-jenis Layanan

Dalam rangka memberikan yang terbaik untuk konsumenya, maka perusahaan

menyediakan beberapa layanan diantaranya sebagai berikut ini :

1. Jasa layanan kurir intra kota (Intra City)

Adalah layanan penjemputan dan pengiriman barang yang diberikan kepada

pelanggan yang ruang lingkupnya hanya dalam satu kota. Jenis layanan yang

diberikan antara lain:

a) Regular (Pengantaran dalam waktu 2-5 hari) kecuali hari minggu dan libur.

b) Urgent (Pengantaran 1 hari)

c) Top Urgent (Pengantaran dalam hari yang sama)

2. Layanan kurir dalam negeri (Domestic Courier)

Adalah layanan penjemputan dan pengiriman yang diberikan kepada

pelanggan dengan lingkup seluruh wilayah Indonesia, dengan jenis layanan yang

diberikan antara lain:

a) Special Service (SS)

Adalah layanan pengiriman dengan waktu penyampaian pada hari yang

sama atau paling lambat keesokan harinya pada pukul 10.00 waktu

setempat. Layanan ini berlaku untuk tujuan yang mempunyai penerbangan

langsung, untuk jenis kiriman ini berlaku cut off time yang disesuaikan

dengan jadwal penerbangan.

b) Yakin Esok Sampai (YES)

Adalah layanan kiriman yang melayani pengiriman ke berbagai wilayah

yang ada di Indonesia dan apabila kiriman pada keesokan harinya tidak

sampai ke tempat tujuan, dimana terdapat kesalahan/kelalaian pada pihak

JNE maka konsumen dibebaskan biaya pengiriman (biaya pengiriman di

kembalikan kepada konsumen). Waktu penyampaian keesokan harinya

hingga pukul 24.00 waktu setempat. Untuk pengiriman dengan layanan ini

melayani pengantaran pada hari minggu dan libur.

c) Express Regular (REG)

Adalah layanan kiriman dengan estimasi waktu penyampaian 1 hari kerja untuk

tujuan (destination) kota yang dapat dilayani dengan penerbangan langsung

(direct flight), layanan jenis ini tidak melayani pengantaran pada hari minggu

dan libur

d) Ongkos Kirim Ekonomis (OKE)

Merupakan jenis layanan kiriman dengan harga yang sangat ekonomis

dengan estimasi waktu penyampaian 3-5 hari kerja atau lebih tergantung dari

tujuanya dan tidak melayani pengantaran hari minggu dan hari libur.

e) Diplomat Service

Adalah jenis layanan dengan penekanan utama pada faktor pengamanan

kiriman, karena proses pengirimanya dilakukan dengan Hand Carry atau

diantar sendiri dengan kurir khusus yang menumpang pesawat bersamaan

dengan paket yang dikirim

3. Layanan kurir Internasional (International Courier)

Adalah layanan pengiriman dan kiriman yang diberikan kepada pelanggan

dengan meliputi wilayah berbagai negara tujuan di seluruh dunia. JNE

mengirimkan dokumen hingga paket besar ke berbagai tujuan di seluruh dunia

dengan kecepatan dan kehandalan yang teruji. JNE juga melayani pengantaran

khusus untuk kiriman hingga tujuan akhir. Semua kiriman dimonitor setiap

saat melalui program situs JNE oleh para tim secara profesional.

4. Layanan kargo laut dan udara ( Sea and Air Cargo Service)

Adalah layanan pengiriman kargo yang diberikan kepada pelanggan dengan

lingkup ke seluruh wilayah yang ada di Indonesia dan berbagai Negara yang ada

di dunia dengan menggunakan sarana ekspedisi laut dan udara.

5. Logistik dan Distribusi ( Logistic and Distribution)

Adalah jenis layanan yang terintregasi antara pergudangan (warehouse),

pencatatan (inventory), sekaligus untuk pengantaran (distribution). Dengan

lebih dari 50 kantor cabang dan lebih dari 150 depot pengantaran di berbagai kota

yang ada di Indonesia, serta JNE dapat melayani secara cepat dan tepat

pengelolaan logistik dan pengantaran bagi banyak perusahaan terkemuka.

Selain memiliki tim yang profesional JNE juga dapat melayani konsumen

dengan fleksibel sesuai dengan kebutuhan konsumen.

6. Layanan perpindahan dan angkutan darat (Moving and Trucking)

Merupakan jenis layanan perpindahan dan pengepakan barang seluruh isi rumah,

kantor, pabrik, atau galeri dan memindahkan ke lokasi baru serta membuka

pengepakan dimana sebelumnya JNE mengadakan kunjungan untuk

mensdiskusikan pengemasan, pengepakan serta pengaturan transportasi

angkutan yang tepat sampai dengan tujuan yang diminta

7. Jasa layanan kepabeanan (Customs Clereance)

Adalah jenis layanan yang diberikan kepada konsumen guna mengantisipasi

dan menghindari keterlambatan dalam proses pengurusan kepabeanan sehingga

konsumen bisa mendapatkan kirimanya tepat pada waktunya.

8. Jasa penjemputan bandara (Airport Escort)

Adalah jenis layanan yang diberikan kepada konsumen yang bertujuan

untuk menjamin kelancaran proses kedatangan, transit atau keberangkatan

para konsumen. Dalam pelayanan ini JNE menyediakan jasa pendamping

melalui proses imigrasi dan kepabeanan, mengatur transportasi, penginapan,

serta reservasi tiket. Membantu pelanggan menghindari keterlambatan dan

antrian yang tidak perlu.

9. Jasa pengiriman uang (Money Transferin)

Dalam usahanya untuk memenuhi permintaan konsumenya dalam hal

pengiriman uang, terhitung sejak Oktober 2006 JNE bekerja sama dengan

suatu badan usaha yang bergerak dalam bidang pengiriman uang, Western

Union telah dapat melayani permintaan konsumen tersebut walaupun

pelayananya masih sangat terbatas dan baru beberapa counter saja akan tetapi

JNE terus berusaha memperbanyak counter dengan memanfaatkan seluruh

jaringan kerja JNE.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Sumber : Kepala Cabang JNE EXPRESS Cikampek

Gambar III.1

Struktur Organisasi JNE EXPRESS Cikampek

Feby Rahutama

Kepala Cabang

ACCOUNTING

Nurhadi

Supervisor

Marketing

SCO

POD,COD,

TRACER

Admin

OPR

OUTBOND

PIC

OUTBOND

LEADER

DELIVERY

KURIR

INBOUND

Adapun fungsi dari setiap bagian adalah sebagai berikut:

1. Kepala Cabang

a. Mewakili Direksi Pusat menjalankan perusahaan di cabang itu.

b. Memberikan laporan kemajuan cabang kepada Direksi Pusat termasuk

keuangannya.

c. Mengambil semua tindakan yang diperlukan agar cabang berjalan lancar.

d. Menjalankan Program Perusahaan untuk cabang itu/mengejar target.

e. Berhak atas promosi dan bonus jika cabang maju melebihi target Perusahaan.

2. Operasional

a. Merumuskan perencanaan di bidang SDM

b. Melakukan recruitment

c. Penyeleksian tenaga kerja

d. Orientasi terhadap tenaga kerja

e. Melakukan pelatihan dan pengembangan

f. Penilaian prestasi

g. Promosi, pemutasian, demosi, PHK dan pensiunan tenaga kerja

h. Pemberian kompensasi

3. Personalia

a. mengatasi masalah mengenai kepegawaian,

b. recruitment dan juga pelatihan

c. pembagian kerja pegawai.

4. Accounting

a. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi

perusahaan

b. Memproses data menjadi informasi yang berguna pihak manajemen.

c. Memanajemen data-data yang ada kedalam kelompok-kelompok yang sudah

ditetapkan oleh perusahaan.

d. Mengendalikan kontrol data yang cukup sehingga aset dari suatu organisasi

atau perusahaan terjaga.

e. Penghasil informasi yang menyediakan informasi yang cukup bagi pihak

manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanaan dan

mengkontrol aktivitas.

5. Sales And Marketing

a. Bertanggung jawab dalam pengembangan konter dilokasistrategis yang

ditetapkan di kantor cabang.

b. Monitoring aktivitas konter meliputi target penjualan,pelaksanaan,

penerimaan barang, ketetapan pembayaran konter,informasi pelayanan.

c. Membantu aktivitas di departemennya

d. Bertanggung jawab dalam memasarkan suatu produk perusahaan.

e. Melakukan dan menganalisa suatu produk atau potensi pasar disuatu daerah.

f. Mencari potensi atau pengembangan jaringan (konter/keagenan).

g. Aktif dalam melakukan promosi atausponsorship.

h. Bertanggung jawab langsung kepadaJr Spv Salesdan kepalacabang.

6. Koordinator Operasional

a. Mengetahui beban orang yang dibawahnya, apakah overload/underload atau

normal

b. Mengetahui apa yg dikerjakan orang yang dibawahnya

c. Mengetahui target yg dikerjakan orang yang dibawahnya

d. Memastikan bahwa orang yang dibawahnya SELALU memiliki pekerjaan

sesuai dengan beban kerja mereka masing-masing.

e. Mencarikan pekerjaan agar orang yang dibawahnya memenuhi pekerjaan

mereka.

f. Memberikan arahan/solusi jika orang dibawahnya mengalami SALAH arah

atau kesulitan

g. BERTANGGUNG JAWAB atas pekerjaan yang dibawahnya

h. BERTANGGUNG JAWAB atas penyelesaian pekerjaan orang yang

dibawahnya dan pekerjaan itu sendiri.

7. Kurir

a. Mengirimkan Berkas maupun barang ke konsumen / client menggunakan

sepeda motor dengan selamat.

8. POD

a. memastikan seluruh proses pengiriman barang telah dilakukan dengan baik

b. sesuai dengan dokumen dan telah terupdate didalam system/file pengiriman

9. Cash Sales

a. Menerima paket/dokumen lalu menghitung biaya kirim.

b. Menjawab telepon/sms customer

c. Melayani complain paket/ dokumen yang telat sampai/ hilang

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Analisis prosedur sistem yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan akan

data suatu sistem yang sedang berjalan di suatu perusahaan atau instansi. Analisis

prosedur sistem yang sedang berjalan sebagi berikut ini:

1. Prosedur Absensi.

Setiap hari karyawan melakukan absensi menggunakan di mesin fingerprint, ini

dilakukan saat karyawan datang untuk bekerja dan saat selesai bekerja untuk

pulang. Diakhir bulan semua rekapan absensi karyawan dikumpulkan

kebagian Accounting untuk direkap.

2. Prosedur Rekap Absen

kemudian absesnsi direkap oleh bagian accounting untuk mengetahui jumlah

hari kerja dan jumlah jam lembur yang telah dilaksanakan oleh karyawan.

3. Prosedur Perhitungan Gaji

Perhitungan gaji karyawan dilakukan oleh bagian Accounting dengan membaca

atau melihat rekapitulasi absensi karyawan dan arsip over time. Setelah gaji

dihitung, bagian Accounting melihat kearsip kasbon karyawan untuk

menghitung

gaji net sehingga didapatkan take home tay. Kemudian gaji total dibuat

rekapitulasinya oleh bagian Accounting dan selanjutnya meminta persetujuan

kepada Kepala Bagian, rekapitulasi dikembalikan kebagian Accounting untuk

diarsipkan

4. Prosedur Pembayaran Gaji

Berdasarkan arsip rekapitulasi gaji yang telah disetujui oleh kepala bagian

dan arsip gaji karyawan, bagian Accounting membayar gaji kepada karyawan.

3.3. Aktivity Diagram

1. Aktivity diagram Proses Penggajian

Gambar III.2

Activity Diagram Proses Penggajian Karyawan JNE EXPRESS Cikampek

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

A. Rancangan Dokumen Masukan (Input)

1. Nama Dokumen : Buku Absensi Karyawan

Fungsi : untuk data absensi karyawan

Sumber : Karyawan

Tujuan : Acoounting

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

act penggaj ian

Kepala bagianAccountingKaryawan

Start

Absen Menerima data absen

Rekap absen

menghitung gaj i menerima laporan gaj i

transfer gaj i

Tidak di ACC

ACCmenerima gaj i

End

Proses Penggajian

Frekuensi : Setiap akhir bulan

Format: Lampiran A-1

2. Nama Dokumen : Rekap absensi

Fungsi : Sebagai dasar perhitungan gaji dan persetujuan

pembagian gaji karyawan yang telah di tanda

tangani

Sumber : Kepala Cabang

Tujuan : Acoounting

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap setelah laporan rekap gaji ditandatangani

Format: Lampiran A-2

B. Rancamgan Dokumen Keluaran (Output)

1. Nama Dokumen : Slip Gaji

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah gaji yang dikeluarkan

Sumber : Accounting

Tujuan : karyawan

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap akhir bulan

Format : Lampiran B-1

3.5. Permasalahan Pokok

Di dalam penelitian yang dilakukan peneliti dalam sistem yang sedang

berjalan, peneliti menemukan beberapa masalah yang dihadapi dalam menjalankan

sistem yang sedang berjalan seperti :

1. Perhitungan gaji dan pelaporan keuangan membutuhkan waktu yang lama serta

sering terjadi kesalahan dan pencatatan.

2. Kurang akuratnya laporan yang dibuat dan sering terjadi keterlambatan

dalam pencarian data-data yang diperlukan

3. Sering terjadi kesalahan pada perhitungan gaji karena ada karyawan yang lembur

sehingga muncul perbedaan antara perhitungan karyawan dangan

perhitungan bagian accounting.

3.6. Pemecahan Masalah

Dari hasil analisa penelitian, penulis dapat menyimpulkan bahwa

kebutuhan dari sistem yang sedang berjalan adalah belum adanya sistem baru

yang dapat menggantikan sistem yang ada, misalnya :

1. Menggunakan suatu database penggajian dengan program sehingga dapat

mempermudah Accounting dalam melakukan perhitungan gaji serta

menyajikan data penggajian dengan cepat dan tepat..

2. Membuat sistem Application penggajian yang dapat mengatasi masalah

perhitungan gaji karyawan yang masih manual.

3. Terhindar dari kerangkapan data dan pembuatan laporan penggajian

menjadi lebih cepat tepat dan akurat.