bab iii analisis sistem berjalan · 20 bab iii analisis sistem berjalan 3.1 tinjauan perusahaan...

20

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Tinjauan Perusahaan

Pada bab ini penulis telah melakukan riset pada PT. Iron Bird Logistics

yang beralamat di Jl. Raya Cakung Cilincing, No. 10 Semper Timur, Cilincing,

Jakarta Utara. Yang bergerak jasa angkutan logistik besar atau yang lebih dikenal

dengan istilah ekspedisi.

3.1.1 Sejarah Perusahaan

Pada tahun 1991 Blue Bird Group memasuki layanan logistik lewat PT.

Angkutan Kontenindo Antarmoda dan PT. Iron Bird yang melayani angkutan peti

kemas serta kargo berukuran besar. Pada 2002 PT Iron Bird Transport dengan no.

032/11.18/PB/VI/015/BPMPT hadir sebagai perusahaan logistik untuk memenuhi

kebutuhan pelanggan dan memperkuat basis usaha kelompok Blue Bird di bidang

layanan logistik di seluruh negeri.

Sejak 1 Mei 2008 PT. Iron Bird Transport secara resmi menjadi agen

Sumitomo Warehouse di Indonesia. Menjalankan semua bisnis logistik,

perusahaan ini berupaya menjadi penyedia layanan logistik terkemuka. Iron Bird

Transport dan Sumitomo Warehouse bersepakat untuk menyajikan layanan

terbaik untuk seluruh dunia. Menyiapkan jasa bercakupan luas, mulai dari

menjemput hingga mengantar ke tujuan akhir, kami melakukannya dengan

21

sepenuh hati, profesional, dan operasi paling efektif dan murah. Kami yakin, kami

akan menjadi mitra terpercaya di setiap bidang yang kami geluti.

A. Tujuan Perusahaan

Tujuan kami adalah untuk mengarsipkan kepuasan pelanggan dan untuk

membangun dan mempertahankan posisi pertama sebagai pemimpin pasar di

setiap kategori tempat kami bersaing.

B. Visi Perusahaan

Menjadi perusahaan yang digerakkan oleh kualitas berkelanjutan yang

menjamin kemakmuran berkelanjutan dari semua pemangku kepentingan.

22

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

VP B

TO

He

ad o

f HR

GA

He

ad o

f ITV

P Sale

sH

ead

of O

pe

ration

sH

ead

of F

AP

rocu

reme

nt

Ma

nage

rH

SE Se

ction

He

adV

end

or M

gt

Ma

nage

rW

orksh

op

He

ad

Sales M

ana

ger 1

Sales M

ana

ger 2

Sales M

ana

ger 3

Bran

ch H

ead

Surab

aya

Bran

ch H

ead

Sem

ara

ng

Bran

ch H

ead

Cile

gon

Bran

ch H

ead

Cika

ran

g

Forw

ard

ing

Op

sM

an

ager

Tran

spo

rt Op

sM

an

ager

Ware

ho

use O

ps

Ma

nage

r

Ma

inte

nan

ceM

an

ager

Bran

ch H

ead

HR

Man

age

r

GA

Man

ager

HR

Man

age

r

GA

Man

ager

Fina

nce

Acco

un

ting

Mg

r Ca

kun

g

Fina

nce

Acco

un

ting

Mg

r Suto

yo

Safety O

fficer

Me

chan

ic

Sumber : Hasil penelitian, 2019

Gambar III.1.

Struktur Organisasi PT. Iron Bird Logistics

Pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian berdasarkan

struktur organisasi di atas sebagai berikut:

23

1. VP BTO:

a. Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan Perseroan.

b. Mewakili perseroan baik didalam maupun diluar pengadilan

c. Bertanggungjawab penuh dalam menjalankan tugas untuk kepentingan

perseroan sesuai ketentuan yang berlaku

d. Bertanggungjawab secara pribadi jika bersalah atau lalai dalam

pelaksanaan tugasnya

e. Menyiapkan RJPP, RKAP, menandatanganinya bersama dengan anggota

Direksi lainnya dan mengusulkan pengesahannya kepada

Komisaris/Pemilik Perusahaan

f. Memberikan pertanggungjawaban dan segala keterangan tentang keadaan

dan kinerja perusahaan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan;

g. Menyusun dan mengimplementasikan sistem akuntansi yang sesuai

dengan standar akuntansi keuangan

h. Menyusun dan menyampaikan Laporan Tahunan untuk disyahkan oleh

Komisaris/Pemilik Perusahaan

i. Menetapkan struktur organisasi dan uraian tugasnya

j. Memberikan penjelasan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan baik secara

berkala maupun sewaktu-waktu diminta

k. Menetapkan kebijakan-kebijakan dan membuat aturan kepegawaian

24

l. Mengangkat dan memberhentikan pekerja

m. Mengangkat seseorang/kuasanya untuk melakukan perbuatan tertentu atas

tanggung jawabnya

n. Menjalankan tindakan-tindakan lainnya sesuai ketentuan yang berlaku

o. Bertindak untuk dan atas nama Perseroan, serta mewakili Perseroan

dengan terlebih dulu mendapat persetujuan rapat Direksi.

2. VP Sales:

a. Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan

pemasaran bersama Sales & Marketing secara efektif dan efisien.

b. Menentukan harga jual, produk yang akan di-launching, jadwal kunjungan

serta sistem promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan

c. Memonitor perolehan order serta merangkumkan forecast untuk

memastikan kapasitas terisi/terpenuhi secara optimal

d. Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan

jumlah pelanggan dan layanan sesuai dengan target yang ditentukan

e. Menganalisa dan memberikan arah pengembangan untuk memastikan

perkembangan sesuai dengan kebutuhan pasar.

3. Sales Manager 1:

a. Membuat dan melaksanakan rencana penjualan strategis yang memperluas

basis pelanggan dan memperluas jangkauan global.

25

b. Bertemu dengan klien potensial dan menumbuhkan hubungan jangka

panjang dengan memahami kebutuhan mereka.

c. Rekrut tenaga penjualan, tetapkan tujuan, dan pantau kinerja guna

memastikan tugas dan tanggung jawab tim penjualan tetap terpenuhi.

d. Mengawasi tim penjualan.

e. Kelola proses pendataan di akhir bulan dan akhir tahun.

4. Sales Manager 2:









5. Sales Manager 3:





26





6. Branch Head Surabaya:

a. Memimpin dan mengelola kegiatan usaha/bisnis perusahaan di cabang

Surabaya.

b. Mendapatkan marketshare sesuai target cabang Surabaya yang ditetapkan

(goal).

c. Mengelola account receivable dengan baik agar resiko bisnis dapat

ditekan sekecil mungkin.

d. Membangun nama baik kantor cabang Surabaya dengan image yang

positif.

e. Mengupayakan pertumbuhan dan perkembangan cabang Surabaya dari

waktu ke waktu baik secara volume maupun kualitas.

7. Branch Head Semarang:


Semarang.

b. Mendapatkan marketshare sesuai target cabang Semarang yang ditetapkan

(goal).

27



d. Membangun nama baik kantor cabang Semarang dengan image yang

positif.

e. Mengupayakan pertumbuhan dan perkembangan cabang dari waktu ke

waktu baik secara volume maupun kualitas.

8. Branch Head Cilegon:


Cilegon.

b. Mendapatkan marketshare sesuai target cabang Cilegon yang ditetapkan

(goal).



d. Membangun nama baik kantor cabang Cilegon dengan image yang positif.



9. Branch Head Cikarang:


Cikarang.

28

b. Mendapatkan marketshare sesuai target cabang Cikarang yang ditetapkan

(goal).



d. Membangun nama baik kantor cabang Cikarang dengan image yang

positif.



10. Head of Operations:

a. Mengelola dan mengarahkan tim operasi untuk mencapai target bisnis.

b. Membantu untuk mengembangkan atau memperbarui prosedur operasi

standar untuk semua kegiatan operasional bisnis.

c. Membangun hubungan yang kuat dengan menangani masalah dan keluhan

pelanggan secara tepat waktu.

d. Memberikan penilaian karyawan, promosi, kompensasi dan pemutusan

hubungan kerja berdasarkan tinjauan kinerja.

e. Memberikan dukungan operasional dan bimbingan kepada staf.

f. Membantu mengembangkan anggaran operasional dan modal.

g. Memantau dan mengendalikan pengeluaran sesuai anggaran yang

dialokasikan.

29

h. Membantu dalam mewawancarai, merekrut dan melatih kandidat.

i. Mengelola penugasan kerja dan alokasi untuk staf.

j. Meninjau kinerja dan memberikan umpan balik kinerja kepada staf.

k. Menyimpan dokumentasi yang akurat dan jelas untuk prosedur dan

kegiatan operasional.

l. Bekerja sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan.

m. Memastikan tim mengikuti prosedur operasi standar untuk semua fungsi

operasional.

n. Melakukan pertemuan rutin dengan tim untuk membahas tentang masalah,

masalah, pembaruan, dll.

o. Mendukung risiko operasional dan proses audit untuk tujuan pemeliharaan

preventif.

11. Forwarding Operatiom Manager:

a. Memantau pengiriman yang ditangani oleh tim operasional setiap hari

(Exp/Imp/PPJK)

b. Membaca semua salinan untuk setiap email dan memastikan semua

komunikasi benar untuk menghindari kesalahpahaman antara perusahaan

dan vendor/agen/pelanggan.

c. Jangan ragu untuk ikut campur, jika sesuatu terjadi tidak benar

30

d. Menemukan beberapa opsi jika ada masalah serta membuat keputusan

terbaik untuk menyelesaikan masalah.

e. Menjadi negosiator yang baik untuk pengiriman/agen/vendor.

f. Periksa dan verifikasi untuk semua faktur yang dikeluarkan oleh Szeto

Global Indonesia serta memeriksa dan memahami dengan baik untuk

semua biaya yang dikeluarkan dalam satu pengiriman.

g. Menjadi penasihat yang baik ketika tim pemasaran/operasi datang dengan

pertanyaan dari pelanggan baru/lama.

h. Harus membantu tim operasi ketika mereka banyak pekerjaan.

i. Membuat jadwal untuk rute kurir setiap pagi untuk

mengambil/mengirimkan dokumen ke kantor pengiriman atau kantor

pelanggan.

j. Memantau kontainer setoran untuk setiap pengiriman impor.

k. Mengontrol pengeluaran harian operasi perusahaan.

l. memperbaharui informasi dan peraturan mengenai bea cukai dan dokumen

pengiriman kemudian membagikannya kepada tim operasi.

m. Membangun hubungan yang baik dengan semua agen dan tim operasi

pengiriman.

31

12. Transport Operation Manager:

a. Melakukan fleet lifecycle assesment sebagai standar untuk melakukan

planning terkait fleet utilization dan revenue per unit yang ingin dicapai

pada projek terkait

b. Memastikan eksekusi proyek tidak melebihi cost yang telah disepakati di

dalam feasibility study

c. Memastikan order yang diterima dari customer dijalankan hingga selesai

sesuai dengan SLA Customer dan SOP yang berlaku

d. Melakukan koordinasi dengan pool management untuk memastikan

availability unit.

13. Warehouse Operation Manager:

a. Mengelola gudang secara strategis sesuai dengan kebijakan dan visi

perusahaan

b. Mengawasi operasi penerimaan, pergudangan, distribusi, dan

pemeliharaan

c. Pengaturan tata letak dan memastikan pemanfaatan ruang yang efisien

d. Memulai, mengoordinasikan, dan menegakkan kebijakan dan prosedur

operasional yang optimal

e. Patuhi semua persyaratan perundang-undangan pergudangan, penanganan,

dan pengiriman

32

f. Menjaga standar kesehatan dan keselamatan, kebersihan dan keamanan

g. Kelola kontrol stok dan rekonsiliasi dengan sistem penyimpanan data

h. Siapkan anggaran tahunan

i. Berhubungan dengan klien, pemasok, dan perusahaan transportasi

j. Merencanakan rotasi kerja, menetapkan tugas dengan tepat, dan menilai

hasilnya

k. Merekrut, memilih, mengarahkan, melatih, dan memotivasi karyawan

l. Menghasilkan laporan dan statistik secara teratur (laporan status IN /

OUT, laporan stok mati dll)

m. Terima umpan balik dan pantau kualitas layanan yang diberikan.

14. Maintenance Manager:

a. Maintenance manager memiliki tanggung jawab untuk melakukan

perawatan dan pemeliharaan atas semua mesin atau peralatan yang

dibutuhkan selama proses produksi.

b. Maintenance manager memiliki tanggung jawab untuk mengatur seluruh

kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan perawatan segala sarana

dan prasarana perusahaan.

15. Branch Head:

a. Memimpin dan mengelola kegiatan usaha/bisnis perusahaan.

b. Mendapatkan market share sesuai target yang ditetapkan (goal).

33



d. Membangun nama baik dengan image yang positif.

e. Mengupayakan pertumbuhan dan perkembangan dari waktu ke waktu baik

secara volume maupun kualitas.

16. Head of HRGA:

a. Membuat perencanaan mengenai kebutuhan karyawan perusahaan

b. Bertanggung jawab sebagai koordinator seluruh aktivitas perekrutan

karyawan

c. Memberikan motivasi kepada karyawan agar dapat menunjukkan kinerja

yang optimal

d. Mengelola mutasi dan rotasi karyawan

e. Menyusun program pelatihan karyawan demi memenuhi kebutuhan bisnis

perusahaan

f. Bertanggung jawab atas kinerja seluruh karyawan perusahaan

17. HR Manager:

a. Merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi di

bidang pengelolaan dan pengembangan SDM (termasuk perekrutan dan

pemilihan kebijakan/ practices, disiplin, keluhan, konseling, upah dan

peryaratannya, kontrak-kontrak, pelatihan dan pengembangan,

34

perencanaan suksesi, moril dan motivasi, kultur dan pengembangan sikap

dan moral kerja, manajemen penimbangan prestasi dan hal seputar

manajemen mutu – dan lain-lain (ditambahakan selama masih relevan)

b. Menetapkan dan memelihara sistem yang sesuai untuk mengukur aspek

penting dari pengembangan HR.

c. Memonitor, mengukur dan melaporkan tentang permasalahan, peluang,

rencana pengembangan yang berhubungan dengan SDM dan

pencapaiannya dalam skala waktu dan bentuk/format yang sudah

disepakati.

d. Mengatur dan mengembangkan staf langsung (yang melakukan direct

report kepadanya).

e. Mengelola dan mengendalikan pembelanjaan SDM per departemen sesuai

anggaran-anggaran yang disetujui.

f. Bertindak sebagai penghubung (liaison) dengan para manajer

functional/manajer department yang lain agar memahami semua aspek-

aspek penting dalam pengembangan SDM, dan untuk memastikan mereka

telah mendapatkan informasi yang tepat dan mencukupi tentang sasaran,

tujuan / obyektif dan pencapaian-pencapaian dari pengembangan SDM.

g. Memelihara kesadaran dan pengetahuan tentang teori pengembangan HR

yang sesuai zaman dan metoda-metoda dan menyediakan penafsiran yang

pantas untuk para direktur, para manajer dan staf di dalam organisasi.

35

h. Berperan untuk evaluasi dan pengembangan strategi pengelolaan SDM

dan kinerja dalam pengimplementasian strategi tersebut, dengan bekerja

sama dengan tim eksekutif.

i. Memastikan setiap aktivitas mempunyai benang merah serta

terintegrasikan dengan persyaratan-persyaratan organisasi (organizational

requirements) untuk bidang-bidang manajemen mutu, kesehatan dan

keselamatan kerja, syarat-syarat hukum, kebijakan-kebijakan dan tugas

umum kepedulian lingkungan.

j. Jika merupakan jabatan direktur formal, Melaksanakan tanggung-jawab

dari seorang direktur utama/Board of Director (BOD) menurut patokan-

patokan etis dan hukum yang berlaku, seperti yang tuangkan di dalam

kebijakan direktur atau dokumen standar (lain) yang biasa digunakan.

18. GA Manager:

a. Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses

pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer,

meja/kursi kerja, AC, dst), maupun sarana atau fasilitas penunjang lain

(seperti; kendaraan operasional, office boy, satpam, operator telpon, dst.)

dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai dengan anggaran yang

ditentukan.

b. Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan

seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian

36

diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk

dianggarkan dan disetujui.

c. Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana

penunjang, serta melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana

penunjang yang rusak.

d. Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa

fasilitas/prasarana kantor serta membantu dalam menangani complain atas

vendor/supplier termasuk tindak lanjut atas penanganan nota

pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.

e. Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas

pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.

f. Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada

seluruh karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan

kualitas/mutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.

g. Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan

keuangan atas aset dan beban biaya kantor.

19. Head of IT:

a. Mengelola Teknologi Informasi dan sistem komputer:

1) Bertanggung jawab pada kesiapan dan ketersediaan sistem komputer /

aplikasi dalam lingkungan perusahaan

2) Membuat dan/atau implementasi semua sistem dan aplikasi

37

3) Merancang, mengelola dan mengawasi serta meng-evaluasi

operasional dari sistem informasi (software dan aplikasi) dan

pendukungnya (hardware, infrastruktur, telekomunikasi)

4) Membuat dan mengimplementasikan kebijakan dan prosedur TI (IT

policy) termasuk kebijakan keamanan TI (IT security policy)

5) Berkerja sama dengan TI vendor untuk merancang, membuat dan

meng-implementasikan sistem atau aplikasi jika diperlukan

6) Membuat dan mengawasi anggaran TI (budget) dan expenditures

b. Memberikan solusi Teknologi Informasi:

1) Bertanggung jawab pada penyediaan layanan infrastruktur termasuk

aplikasi, jaringan komputer (LAN / WAN), keamanan Teknologi

Informasi dan telekomunikasi

1) Memberikan rekomendasi tentang solusi sistem informasi dan

pendukungnya

2) Memberikan orientasi kepada pegawai baru mengenai aplikasi atau

sistem yang digunakan saat ini dan rencana atau strategi TI secara

umum

3) Merancang dan membuat TI DRP (Disaster Recovery Plan)

4) Memberikan arahan pada bawahan mengenai penggunaan dan solusi

teknologi

c. Pengawasan dan perawatan Teknologi Informasi:

38

1) Bekerja sama dengan senior manajemen untuk membuat, merancang

pelayanan TI dalam dokumen Service Level Agreements.

2) Memberikan laporan bulanan kepada Direktur Keuangan mengenai

semua aspek dari departemen TI (Teknologi Informasi)

20. IT Section Head Cakung:

a. Melakukan supervisi terhadap dukungan dan kegiatan operasi &

pemeliharaan dukungan aspek TI di Unit Cakung.

b. Melakukan monitoring ketersediaan Software/Hardware/Network untuk

support proses bisnis di Unit Cakung.

c. Memberikan layanan Help Desk sebagai Personal in Contact TI di Unit

Cakung.

d. Melakukan koordinasi dengan Sub Bidang TI di Kantor Distribusi guna

kelancaran operasional TI Unit Cakung.

e. Menerima perubahan sistem TI sesuai kebijakan perusahaan & mengelola

implementasi dan dukungan operasinya di unit Cakung.

21. IT Section Head Sutoyo:

a. Melakukan supervisi terhadap dukungan dan kegiatan operasi &

pemeliharaan dukungan aspek TI di Unit Sutoyo.

b. Melakukan monitoring ketersediaan Software/Hardware/Network untuk

support proses bisnis di Unit Sutoyo.

39

c. Memberikan layanan Help Desk sebagai Personal in Contact TI di Unit

Sutoyo.

d. Melakukan koordinasi dengan Sub Bidang TI di Kantor Distribusi guna

kelancaran operasional TI Unit Sutoyo.

e. Menerima perubahan sistem TI sesuai kebijakan perusahaan & mengelola

implementasi dan dukungan operasinya di unit Sutoyo.

22. Head of FA:

a. Melaksanakan kebijaksanaan perusahaan, sistem dan prosedur akuntasi

serta pengawasan internal dengan baik dan benar.

b. Memeriksa kelengkapan dan keabsahan Bukti Pengeluaran Kas/Bank

sebagai media pembayaran perusahaan berikut dokumen pendukungnya

sebelum diserahkan kepada atasan disetujui dan ditandatangani

c. Memeriksa dan menandatangani laporan harian kas /bank dan laporan

Rekonsiliasi Bank sebelum diserahkan kepada atasan

d. Menyiapkan laporan rencana dan realisasi cash flow baik per minggu

maupun per bulan

e. Mengkoordinasikan, mengarahkan, membimbing dan mengawasi

pelaksanaan kegiatan pembuatan invoice/tagihan dan faktur pajak serta

penagihan atas atas piutang dagang perusahaan.

f. Memeriksa dan menganalisis laporan hutang dagang perusahaan.

g. Melaksanakan sistem dokumentasi (filling) yang baik dan rapi.

40

h. Menyusun laporan keuangan bulanan dengan data yang valid sebagai

bahan rapat bulanan manajer-manajer di Perusahaan.

i. Menyusun laporan keuangan bulanan sebagai informasi/kontrol keuangan

dari perusahaan induk.

j. Membuat laporan keuangan triwulanan untuk keperluan penyampaian

informasi keuangan kepada manajemen dan pihak terkait lainnya.

k. Melakukan cek dan kontrol dari data-data pendukung transaksi akuntansi

dari departemen-departemen terkait untuk memastikan transaksi keuangan

disusun berdasarkan data/fakta yang ada.

l. Melakukan aktifitas kompilasi/analisa anggaran dari seluruh departemen

untuk keperluan estimasi anggaran keseluruhan perusahaan.

23. Finance Accounting Manager Cakung:

a. Bekerja sama dengan manajer lainnya untuk merencanakan serta

meramalkan beberapa aspek dalam perusahaan termasuk perencanaan

umum keuangan perusahaan di Unit Cakung.

b. Menjalankan dan mengoperasikan roda kehidupan perusahaan seefisien

dan seefektif mungkin dengan menjalin kerja sama dengan manajer

lainnya di Unit Cakung.

c. Mengambil keputusan penting dalam investasi dan berbagai pembiayaan

serta semua hal yang terkait dengan keputusan tersebut.

41

d. Menghubungkan perusahaan dengan pasar keuangan, dimana perusahaan

dapat memperoleh dana dan surat berharga perusahaan dapat

diperdagangkan.

24. Finance Accounting Manager Sutoyo:

a. Bekerja sama dengan manajer lainnya untuk merencanakan serta

meramalkan beberapa aspek dalam perusahaan termasuk perencanaan

umum keuangan perusahaan di Unit Sutoyo.

b. Menjalankan dan mengoperasikan roda kehidupan perusahaan seefisien

dan seefektif mungkin dengan menjalin kerja sama dengan manajer

lainnya di Unit Sutoyo.

c. Mengambil keputusan penting dalam investasi dan berbagai pembiayaan

serta semua hal yang terkait dengan keputusan tersebut.

d. Menghubungkan perusahaan dengan pasar keuangan, di mana perusahaan

dapat memperoleh dana dan surat berharga perusahaan dapat

diperdagangkan.

25. Vendor Management Manager:

a. Meningkatkan value for money dari vendor

b. Memastikan vendor dapat memiliki kinerja selaras dengan tujuan bisnis

perusahaan dengan targetnya yaitu pasokan datang tepat waktu, tepat

jumlah, tepat kualitas dan tepat tujuan.

42

c. Mengelola hubungan dengan vendor agar vendor bisa mendukung strategi

perusahaan.

26. Procurement Manager:

a. Mengembangkan dan mengelola hubungan pemasok strategis.

Menetapkan sasaran / sasaran kinerja pemasok dan memimpin proses

peningkatan pemasok berkelanjutan dengan menggunakan kartu skor

standar global dan tinjauan bisnis triwulanan

b. Pengembangan dan implementasi strategi rantai pasokan yang mendukung

tujuan unit bisnis di bidang kualitas pemasok, ketepatan waktu

pengiriman, pengurangan biaya, inventaris, dan hutang.

c. Memimpin kegiatan identifikasi dan seleksi pemasok baru, termasuk

persyaratan penataan; ulasan proposal; analisis nilai biaya produk dan /

atau layanan pemasok; dan komunikasi hasil komparatif ke organisasi.

d. Mengelola kegiatan pengadaan di seluruh siklus hidup produk lengkap

mulai dari konsepsi dan pengembangan produk hingga akhir masa

pakainya. Menerapkan dan mengelola strategi yang fleksibel dan

perjanjian pertanggungjawaban material dengan pemasok untuk

mendukung persyaratan pengiriman pelanggan. Menerapkan peningkatan

produktivitas melalui standarisasi, otomatisasi, dan solusi e-procurement.

e. Memantau ketersediaan material dan komitmen pemasok vs. permintaan

MRP, dan pastikan keselarasan. Secara proaktif mengidentifikasi dan

mengelola risiko yang terkait dengan kinerja pemasok.

43

f. Membuat dan memelihara proses sertifikasi pemasok yang digerakkan

oleh metrik yang memotivasi pemasok untuk terus meningkatkan.

g. Bekerja sama dengan fungsi IT Korporat untuk meningkatkan efisiensi

dan efektivitas proses bisnis yang melibatkan pengadaan.

h. Mengelola program tugas dan perdagangan dan program kepatuhan.

i. Mengembangkan, mendokumentasikan dan mengomunikasikan uraian

tugas, tim, dan sasaran SMART individu. Mengukur kinerja tim dan

individu terhadap sasaran untuk semua individu yang ditugaskan melalui

konsultasi dengan Sumber Daya Manusia.

j. Mematuhi dan secara aktif mendukung program aksi afirmatif yang

disetujui dan kebijakan kesempatan kerja yang setara, undang-undang dan

peraturan yang berlaku yang dikeluarkan oleh OSHA, EPA, dan badan-

badan Pengatur Federal, Negara Bagian atau Lokal lainnya termasuk

praktik bisnis yang etis.

k. Memastikan pemasok memiliki rencana pemulihan bencana yang

memadai atau memiliki strategi yang tepat untuk mengurangi kontinuitas

pasokan.

l. Meninjau inventaris, memo, dan pesanan terbuka untuk menentukan total

biaya kepemilikan dengan pemasok dan membuat rekomendasi untuk

proses, prosedur, dll. Untuk mengurangi model total biaya bagi

perusahaan.

44

27. HSE Head Section:

a. Memastikan bahwa perusahaan secara efektif melaksanakan program K3.

b. Mengintegrasikan prinsip K3 ini ke dalam praktek manajemen standar

perusahaan.

c. Memastikan bahwa sistem K3 bekerja dengan baik. Sehingga kerugian

yang diakibatkan kecelakaan kerja dapat dihindari.

d. Memastikan kontrol yang tepat untuk tindakan pencegahan kecelakaan di

tempat kerja.

e. Mengeluarkan kebijakan yang tepat, proses yang efektif, orang yang

kompeten, budaya kerja yang benar.

f. Melibatkan semua unsur program K3 secara efektif dalam perusahaan.

g. Mematuhi hukum penting program K3 yang dikeluarkan pemerintah serta

mengelolanya seperti hasil bisnis lainnya, dengan melakukan langkah-

langkah yang mendukung.

28. Safety officer:

a. Check Kendaraan

b. Klaim Pengemudi akibat kerusakan/kehilangan

c. Jaga Aset Kendaraan/Unit

d. Peminjaman Alat Cargo

45

29. Head of Workshop:

a. Menyusun, mengatur, dan mengawasi kegiatan pemeliharaan dan repair

dan mesin-mesin peralatan pabrik agar tidak mengganggu jalannya operasi

perusahaan.

b. Mengajukan permintaan pembelian spare part dan kebutuhan-kebutuhan

lainnya yang diperlukan untuk pemeliharaan dan repair semua peralatan

pabrik.

c. Bertanggung jawab atas penggunaan suku cadang dan biaya-biaya yang

terjadi sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan maintenance dan repair.

d. Mengadakan pengecekan langsung bekerjanya dan kondisi semua

peralatan pabrik.

e. Mengadakan pencatatan mengenai besarnya biaya yang dikeluarkan oleh

masing-masing mesin/peralatan pabrik.

f. Menyusun jadwal pemeliharaan peralatan-peralatan pabrik agar tidak

menghambat jalannya proses produksi.

g. Memeriksa kerusakan yang timbul dan menentukan bahan-bahan atau

spare part yang diperlukan untuk memperbaiki kerusakan tersebut.

h. Berusaha mencari cara-cara penekanan biaya dan metode perbaikan kerja

yang lebih efisien.

i. Menjaga disiplin kerja dan menilai prestasi kerja bawahannya secara

berkala.

46

j. Membuat laporan harian dan berkala kegiatan yang dilakukan seksinya.

k. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh manajer produksi

30. Mechanic:

a. Bertanggung jawab melakukan perawatan terhadap unit armada truk aspal

mulai dari perbaikan dan pengecekan kelayakan kondisi kendaraan serta

melakukan perawatan perbaikan alat kerja pendukung truk.

b. Membuat laporan analisa/kondisi/permintaan spare part seluruh unit

kendaraan truk tangki

3.2 Prosedur Sistem Berjalan

Penulis melakukan riset terhadap sistem berjalan penggantian ban pada

armada yang saat ini masih berlangsung di PT. Iron Bird Logistics.

Adapun tahapan prosedur sistem penggantian ban yang berjalan sebagai berikut:

1. Proses Pengecekan

Petugas Safety officer melakukan pengecekan armada dengan laporan

checking. Kemudian ketika ada kerusakan petugas akan membuat surat

pernyataan yang diisi oleh petugas dan sopir yang bersangkutan.

2. Proses Pelaporan Kerusakan

Petugas Safety officer akan menyerahkan surat pernyataan temuan

kerusakan kepada admin bengkel. Kemudian akan diinput kerusakannya serta

membuat report maintenance yang kemudian diserahkan kepada mekanik.

Mekanik akan melakukan double checking pada armada sesuai dengan

kerusakan yang telah dilaporkan.

47

3. Proses Penggantian Ban

Report maintenance selanjutnya akan diserahkan kepada bagian

bengkel sebagai bukti pengambilan ban baru. Bagian gudang akan

menyerahkan ban baru serta report maintenance yang telah disetujui bagian

gudang.

4. Proses Pembuatan Laporan

Setelah mekanik mengganti ban, report maintenance diserahkan

kepada admin bengkel untuk diarsipkan. Kemudian admin membuat laporan

sesuai dengan report maintenance.

3.3. Activity Diagram

Diagram Aktifitas menggambarkan sistem yang sedang berlangsung pada

PT. Iron Bird Logistics.

48

Safety OfficerDriver Admin Bengkel Mekanik

lolos checking unit rusak?

melakukan checking

membuat surat pernyataaan

menerima surat pernyataan

menginput kerusakan

membuat report maintenance

menerima report maintenance

melakukan double check

Gudang

menerima report maintenance mekanik

checked

memberikan ban dan report

maintenance_GudangAccmengganti ban

Mmenerima report maintenance_GudangAcc

membuat laporan

tidak

ya

Gambar III.2.

Activity Diagram Sistem Berjalan

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Menjelaskan secara rinci setiap dokumen input dan output pada sistem

yang digunakan pada tempat riset. Dokumen sistem yang sedang berjalanan saat

ini pada PT. Iron Bird Logistics Jakarta tentang tire replacement yaitu:

49

A. Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Laporan Checking

Fungsi : Untuk mencatat data pengecekan unit.

Sumber : Safety officer dan Driver

Tujuan : Safety officer

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ada unit yang akan keluar masuk pool

Bentuk : Lihat Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Surat Pernyataan Kerusakan

Fungsi : Menerangkan bahwa unit ada kerusakan.

Sumber : Safety officer

Tujuan : Head of Workshop

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ada unit yang mengalami kerusakan


B. Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Report Maintenance

Fungsi : Sebagai acuan perbaikan.

Sumber : Head of Workshop

Tujuan : Mekanik

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

50

Frekuensi : Setiap ada unit yang akan diperbaiki


3.5. Permasalahan Pokok

Permasalahan pokok yang sering terjadi pada PT. Iron Bird Logistics

Jakarta yaitu laporan penggantian ban kurang terkontrol karena belum adanya

sistem yang terkomputerisasi atau masih secara manual sehingga masih sering

terjadi kesalahan yang dikarenakan manusia atau human error.

3.6. Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah dengan membuat sistem penggantian ban secara

terkomputerisasi sehingga kesalahan laporan dapat diminalisisasi ataupun

dihilangkan dengan adanya sistem otomatis yang lebih canggih sehingga dapat

memudahkan pekerjaan dengan lebih efektif dan efisien.

bab iii analisis sistem berjalan · 20 bab iii analisis sistem berjalan 3.1 tinjauan perusahaan...

Documents