bab 3 analisis sistem berjalan 3.1.gambaran umum ...thesis.binus.ac.id/asli/bab3/2011-2-00627 mnsi...

BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1.Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Profil Perusahaan

PT. Kima Farma Trading & Distribution, sebagai anak perusahaan dari

PT. Kimia Farma (Persero) Tbk, dibentuk : 4 Januari 2003

KFTD sebelumnya merupakan SBU yang bergerak dibidang yang sama,

yaitu perdagangan dan distribusi. Oleh karena itu pengalamannya bukan baru

satu tahun, tetapi sama dengan umur PT. Kimia Farma (Persero) Tbk sendiri.

Hampir sepanjang sejarahnya sejak sebagai Divisi PBF, perusahaan lebih

menonjol dalam bidang perdagangan, terlihat dari data tahun ketahun, komposisi

penjualan kepada institusi baik melalui tender atau langsung, lebih dominan dari

pada penjualan reguler, yang mencerminkan kepada bisnis distribusi.

Disamping itu dimasa yang lalu, divisi / SBU PBF ini terfokus lebih

banyak menyalurkan atau menjadi keagenan dari produk perusahaan induk, yaitu

produk Kimia Farma sebagai satu satunya prinsipal. Setelah lahir menjadi anak

perusahaan, serta melihat kondisi kedepan, perusahaan telah bertekad untuk

merubah visi, tidak lagi hanya menyalurkan produk dari perusahaan induk, tetapi

akan menyalurkan produk-produk prinsipal lain. Oleh karena nya perusahaan

telah merubah visinya akan menjadi perusahan Distributor Pilihan Utama

44

Prinsipal. Visi ini mengandung arti kedepan perusahaan akan lebih fokus kepada

penjualan reguler, tanpa meninggalkan penjualan kepada institusi / tender dan

menjadi perusahaan distribusi multi prinsipal.

Jalur Usaha

Jasa pelayanan distribusi produk Prinsipal KF dan Prinsipal Non KF

serta Non Prinsipal

o Consumer Health Product :

• OTC Chemical

• OTC Herbal

• Cosmeceutical & Toileteris

• Body Care

• Food Supplement

• Vitamin

• Phyto Medicine

o Branded Ethical

o Generik

o Lisensi

45

o Narkotika

o Kontrasepsi

o Bahan Baku

o Alat Kesehatan

o Consumer Goods

o Consumer Health Product :

• OTC Chemical

• OTC Herbal

• Cosmeceutical & Toileteris

• Body Care

• Food Supplement

• Vitamin

• Phyto Medicine

o Branded Ethical

o Generik

o Lisensi

o Narkotika

46

o Kontrasepsi

o Bahan Baku

o Alat Kesehatan

o Consumer Goods

Jasa Perdagangan atau Trading

o Supplier Obat-obatan

o Supplier Alat Kesehatan

o Perawatan Alat Kesehatan

PT. Kimia Farma Trading & Distribution, memiliki 41 cabang yang

mendistribusikan obat-obatan dan alat-alat kesehatan, baik yang diproduksi

sendiri maupun yang diproduksi oleh pihak ketiga.

Dengan saluran pasar:

Apotek

Rumah Sakit/Instansi Pemerintah

Toko Obat

Modern Market

Grosir

PBF

47

Hotel- Drugs Store

Restoran - Kafe

Karaoke/ Kantin

Toko Jamu

Toko Kelontong

Toko Toileteris

Toko P & D

Toko Kosmetik

Warung

Kios

Salon Kecantikan

Kios bergerak

Dalam operasionalnya didukung dengan fasilitas pergudangan yang besar

dan peralatan yang efisien serta armada transportasi yang terintegrasi dengan

system informasi untuk mendukung kelancaran pengiriman barang ke seluruh

Indonesia.

3.1.2.Sejarah Perusahan

48

Sebelum menjadi entitas tersendiri,KFTD dulunya merupakan Divisi

Pedagang Besar Farmasi dari PT Kimia Farma Tbk. Divisi ini memiliki tugas

utama mendistribusikan produk-produk farmasi yang diproduksi PT.Kimia

Farma Tbk ke channel-channel yang tersebar di seluruh nusantara.

Berbekal kemampuan serta pengalaman menangani pendistribusian

produk-produk PT Kimia Farma Tbk sejak tahun 1917, pada tanggal 4 Januari

2003 Divisi Pedagang Besar Farmasi ini kemudian berkembang menjadi anak

perusahaan dengan nama PT Kimia Farma Trading and Distribution, yang

berbasis Jasa Layanan dan Distribusi .

PT Kimia Farma Trading and Distribution , adalah perusahaan yang

bergerak di bidang jasa layanan perdagangan dan distribusi. Perusahaan yang

dikenal dangan nama KFTD ini, memiliki wilayah layanan yang luas, mencakup

33 Propinsi, 466 Kabupaten atau Kota.

Sebagai penyedia layanan Jasa Layanan Distribusi, KFTD menyalurkan

aneka produk dari perusahaan induk, produk dari prinsipal lainnya, serta produk-

produk non prinsipal. Dan di bidang Jasa Perdagangan atau Trading, KFTD

menangani kontrak-kontrak bisnis yang didapat melalui tender.

3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan

Adapun Visi dan Misi tahun 2006-2011 PT Kimia Farma Trading and

Distribution adalah sebagai berikut :

Visi : Distributor pilihan utama bagi prinsipal.

49

Misi : Memberikan pelayanan Trading dan Distribusi yang professional untuk

memberikan keuntungan optimal bagi stakeholders.

3.1.4 Struktur Organisasi

Berikut ini adalah Struktur Organisasi KFTD dan Struktur Organisasi

Divisi KFTD, mengingat bahwa PT. Kimia Farma Trading and Distribution

sedang melakukan restrukturisasi dan pembuatan SOP pada Divisi Principal

Manager dan Institution Manager, maka penulis tidak dapat menyajikan data

pada kedua divisi tersebut.

G

P

3.1.5.

Gambar 3.1

PT.Kimia Fa

Sales Manager

Branch ManaCab Klas A

Branch ManaCab Klas B

Service Poin(DEPO) Cab K

C

1 Struktur

Struktur O

arma Tradin

ager A

ager B

nt Klas

Support Manag

Asman UmSDM

Asman

r Organisas

Organisasi P

ng and Distr

er

mum & M

IT

InstitutionManager

Asman RInstit

DIREKTUKEUANGANAKUNTAN

i KFTD

PT.Kimia Fa

ribution

DIREKTUR UTAMA

n r

Regional tution

Principal M

AsKe

Asm

UR N &

NSI

arma Tradin

Manager

man Alat esehatan

man Obat

AccounMa

Asm

Asm

ng and Distr

nt/Finance anager

man Keuangan

man Akuntansi

Logis

A

A

ribution, Su

stic Manager

Asman Distribusi

Asman Purchasing

Asman Pergudangan

50

umber

G

D

3.1.5.

Gambar 3.2

Distribution

SUTA

2 Struktur

2 Struktur O

n, Sumber PT

UPERVISOR ATA USAHA

INKA

KAS B

PAJ

PENA

KA

r Organisas

Organisasi

T.Kimia Farm

ASO

BANK

JAK

AGIH

ASIR

i Divisi Sale

Divisi Sale

ma Trading

SALES MANA

SUPERVISOREGULER

FAKT

SALES

es KFTD

es pada PT.

and Distribu

GER

OR R

TURIS

SMAN

.Kimia Farm

ution

SUPERTEN

SA

ma Trading

RVISOR NDER

ALESMAN

51

g and

G

D

3.1.5.

Gambar 3.3

Distribution

3 Struktur

3 Struktur O

n, Sumber PT

AS

r Organisas

Organisasi D

T.Kimia Farm

SMAN IT

CSM

PENGELDATAB

TECHNSUPPO

ANAL

PROGRA

KONSOLDATA VERIFI

DAT

i Divisi Supp

Divisi Suppo

ma Trading

SUPPORT MANAGER

M

LOLA BASE

NICAL ORT

LIS IT

AMMER

LIDASI DAN

IKASI TA

pport KFTD

ort pada PT

and Distribu

ASMAN SDM

MANAGERKERJA

T.Kimia Far

ution

M

R UNIT A

rma Trading

52

g and

G

a

3.1.5.

Gambar 3.4

and Distribu

4 Struktur

Struktur Or

ution, Sumbe

SUPER

P

D

BE

r Organisas

rganisasi Div

er PT.Kimia

A

M

ASMAN KEUANGAN

RVISOR

PELAKSANA KEGIATAN

PEMBUAT DAFTAR GAJI

ENDAHARAWA

i Divisi Acc

visi Account

Farma Trad

ACCOUNT / FINANCE

MANAGER

AN

AAKU

PER

S

ount/Financ

t/Finance pa

ding and Dis

ASMAN UNTANSI dan RPAJAKAN

SUPERVISOR T

TATA U

KASI

INKA

PENA

PEMOH

ce KFTD

ada PT.Kimi

stribution

TU

USAHA

IR

ASO

AGIH

HON

ia Farma Tra

53

ading

G

D

3.1.5.

Gambar 3.5

Distribution

5 Struktur

5 Struktur O

n, Sumber PT

SUPPEN

KPEN

K

r Organisas

Organisasi D

T.Kimia Farm

M

PE

PERVISOR NGADAAN

KABAG NGADAAN

KEPALA GUDA

OPERATORKOMPUTER

PENGADAABARANG

PETUGASPENGADAA

i Divisi Log

Divisi Logis

ma Trading

MANAGER LOGISTIK

ASMAN ENGADAAN

ANG

R R

AN

AN

SP

gistic KFTD

tic pada PT

and Distribu

SUPERVISOR PENJUALAN

OPERAPENGOLA

DATA LO

T.Kimia Far

ution

ATOR AHAN GISTIK

rma Trading

54

g and

55

3.1.5 Tugas dan Wewenang

Berikut ini adalah Tugas dan Wewenang yang diemban oleh setiap

jabatan, mengingat bahwa PT. Kimia Farma Trading and Distribution sedang

melakukan restrukturisasi dan pembuatan SOP pada Divisi Principal Manager

dan Institution Manager, maka penulis tidak dapat menyajikan data pada kedua

divisi tersebut.

3.1.5.1 Divisi Sales Manager

Tugas Utama : Merencanakan & menyusun program-program untuk

meningkatkan penjualan cabang.

Berikut penjabaran workflow Divisi Sales Manager PT. Kimia Farma

Trading and Distribution dengan diagram alir atau Flowchart sebagai berikut :

1. Prosedur Registrasi Outlet

56

Gambar 3.6 Flowchart workflow Prosedur registrasi outlet. Divisi

Sales Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution,

Sumber : Divisi Sales Manager PT. Kimia Farma Trading and

Distribution.

2. Administrasi & Pengawasan Piutang (Penyimpanan & Pengawasan

Faktur)

57

Gambar 3.7 Flowchart workflow Administrasi & Pengawasan Piutang

(Penyimpanan & Pengawasan Faktur). Divisi Sales Manager pada PT.

Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Sales Manager

PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

58

3. Penjualan Konsinyasi dan Kondisi Khusus

Gambar 3.8 Flowchart workflow Penjualan Konsinyasi dan Kondisi

Khusus. Divisi Sales Manager pada PT. Kimia Farma Trading and

Distribution, Sumber : Divisi Sales Manager PT. Kimia Farma Trading

and Distribution.

Berdasarkan struktur divisi Sales Manager pada Gambar 3.2, maka

penjabaran Tugas dan Wewenang setiap jabatan dan Tugas Utama dari Divisi

Sales Manager adalah sebagai berikut :

1. Sales Manager

• Menyusun dan merencanakan program kerja tahunan.

59

• Bertanggungjawab atas tercapainya total penjualan dan laba sesuai

pertumbuhan dan jumlah yang ditargetkan oleh perusahaan.

• Menjaga dan meningkatkan citra perusahaan PT.Kimia Farma Trading &

Distribution di lingkungan kantor dan seluruh area coverage cabang.

• Melakukan kunjungan dan pembinaan terhadap pelanggan yang potensial

dan pelanggan baru.

• Melakukan koordinasi dengan prinsipal setempat untuk mendukung

pencapaian sasaran dan tujuan perusahaan.

• Melaksanakan pengadaan produk berdasarkan stock level yang

ditetapkan.

• Mengatur tata laksana gudang sesuai dengan standarisasi.

• Menetapkan sistem hantaran yang efektif dan efisien.

• Menganalisa mutu persediaan.

• Bertanggung jawab terhadap aset cabang.

• Melakukan pembinaan terhadap seluruh Sumber Daya Manusia di

Cabang.

2. Supervisor Penjualan Reguler

• Memberikan sanksi sampai dengan keputusan yang berupa pemutusan

hubungan kerja SDM di unit kerjanya bilamana terjadi pelanggaran dan

kelalaian yang merugikan perusahaan.

• Melakukan dan mengusulkan pelatihan dan pendidikan bagi karyawan

dalam rangka meningkatkan kualitas SDM di unit kerjanya.

60

• Menyusun perencanaan program kerja penjualan reguler

• Mengkoordinir, melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan Blue print

termasuk ‘joint visit’ dgn para Salesman

• Bertanggungjawab atas tercapainya penjualan, pertumbuhan reguler

sebagaimana yang ditargetkan oleh perusahaan.

• Melaksanakan koordinasi yang baik dengan tenaga pemasaran semua

principal.

• Memproses sales order/surat pesanan, berkoordinasi dengan fakturis

untuk dibuatkan faktur komersial dan faktur pajaknya

• Membuat dan menyerahkan laporan penjualan, penambahan outlet baru

(NOO), effective calls, Produk Prioritas (harian, mingguan dan bulanan)

kepada Kepala Cabang.

• Merekapitulasi dan mengendalikan biaya operasional penjualan reguler.

• Melakukan kunjungan dan pembinaan terhadap pelanggan reguler dan

pelanggan baru potensial.

3. Supervisor Penjualan Institusi/Tender

• Menyusun perencanaan program kerja penjualan institusi.

• Mengkoordinir, melaksanakan, memenangkan proses tender sesuai

peraturan yang berlaku dan menyelesaikannya dengan lancar dan aman.

• Berkoordinasi dengan Kepala Cabang, melakukan pembinaan baik ke

pelanggan maupun kepada rekanan dan pihak-pihak lain demi kelancaran

bisnis penjualan institusi.

• Membantu penyelesaian pelaksanaan proyek pusat.

61

4. Supervisor TU

• Melakukan dan memeriksa hasil back up harian, mingguan, bulanan

triwulanan, semesteran dan tahunan.

• Melaksanakan dan mengawasi kelengkapan data kegiatan perusahaan

seperti data pembelian, penjualan, laporan hutang, piutang, kas-bank,

pajak dan SDM.

• Mengelola inventaris, asset perusahaan lain, mengusulkan investasi, dan

memberikan laporannya.

• Meningkatkan dan memotivasi bawahan untuk dapat mencapai kinerja

yang optimal

5. Salesman Reguler

• Menyusun data pelanggan, potensi dan target sesuai devisi dan rayon.

• Menyusun rencana target produk dalam wilayah kerja dan devisinya

yang dibreakdown per outlet

• Menyusun daftar prospek outlet yang ada dalam wilayah kerja dan

devisinya

• Melakukan kunjungan ke outlet sesuai jadwal kunjungan untuk

menciptakan order yang dapat dipertanggung jawabkan

• Melakukan kegiatan merchandiser berkaitan dengan produk OTC_CHP

dan kosmetik

62

• Menawarkan secara aktif produk KF dan Principal yang diageni kepada

pelanggan

• Menyampaikan informasi kepada outlet pelanggan bila ada perubahan

harga dan kondisi/program penjualan atau produk baru.

• Membuat laporan kunjungan harian dan realisasinya

• Membuat laporan bulanan realisasi kunjungan terhadap target baik sales

per outlet maupun distribusi produk

• Melaporan masalah yang dihadapi dan upaya yang akan dilakukan setiap

hari kepada Supervisor Penjualan

6. Salesman Tender

• Menyusun rencana dan target penjualan tender berdasarkan potensi

institusi dan produk

• Menyusun rencana prospek & peluang pengadaan institusi yang baru

baik untuk menjadi peserta tender di suatu institusi maupun supply

produk

• Menyusun rencana kunjungan ke institusi per bulan yang dibreakdown

per hari

• Melaksanakan kunjungan ke institusi dalam upaya menciptakan spek

produk dan peluang pekerjaan proyek

• Mencari informasi tentang waktu dan rencana tender oleh suatu institusi

63

7. Fakturis

• Melakukan entry data Produk dan data outlet baru sesuai SOP dan

kebijakan diskon per produk atau outlet sesuai keputusan pusat.

• Melakukan entry perubahan harga distributor dan diskon (struktur

harga) sesuai keputusan pusat.

• Memeriksa kebenaran data/up to date nya data entry produk dan outlet

serta diskon (struktur harga)

• Melakukan entry penjualan di menu penjualan menurut jenis

transaksinya berdasarkan SP yang telah diperiksa dan di paraf

Supervisor Penjualan.

• Memeriksa kebenaran entry data dan Mencetak dokumen faktur

komersil rangkap 8 (delapan), Surat Tanda Terima (STT) dan faktur

pajak.

8. Kasir

• Melaksanakan dan memeriksa kebenaran penerimaan uang yang meliputi:

Tunai, Cek, Giro, Tranfer, SSP

• Melaksanakan dan memeriksa kebenaran pengeluaran uang yang

meliputi: Pembayaran gaji pegawai dan Biaya Operasional perusahaan

berdasarkan Dokumen pengeluaran Kas/Bank yang sah dan anggaran

perusahaan.

64

• Mencatat penerimaan dan pengeluaran dalam Klat kas/Bank

9. Penagih

• Menyusun rencana penagihan berdasarkan jadwal penagihan/tukar faktur

yang ditetapkan dan faktur jatuh tempo.

• Melaksanakan tukar faktur dan penagihan ke outlet/pelanggan sesuai

jadwal rencana penagihan berdasarkan NI dari Petugas Inkaso :

• Memeriksa kebenaran dokumen tagihan yang diterima untuk ditagihkan

dan dokumen tagihan yang tidak tertagih setelah kembali ke kantor untuk

diserahkan kembali ke Inkaso.

• Membuat laporan hasil tagihan kepada Petugas Inkaso

10. Petugas Inkaso

• Penyimpanan dan pemeliharaan kelengkapan alat tagih :

o Menerima faktur komersil asli dan 2 lembar copy dan faktur pajak

asli dari Operator Penjualan/Piutang Dagang.

o Menerima Bukti Penerimaan Barang (BPB) asli yang telah

dibubuhi tandatangan penerimaan barang oleh debitur/pelanggan

dari Koordinator Gudang.

• Menyelenggarakan Kontrol penagihan piutang :

65

o Membuat list jatuh tempo alat tagih, membuat tanda terima

titipan faktur (TTTF) per debitur sesuai tanggal jatuh temponya

rangkap 3 (tiga).

o Menyerahkan TTTF rangkap 3 (tiga) yang dilampiri dokumen

alat tagih lengkap ke Penagih, sedangkan 1 lembar copy faktur

komersil diarsip sementara.

11. Petugas Kas Bank

• Menerima bukti kas/bank beserta lampirannya dari Supervisor Tata

Usaha yang terdiri dari :

o Bukti penerimaan kas/bank atas hasil penjualan tunai.

o Bukti penerimaan kas/bank atas hasil tagihan piutang dagang.

• Melakukan entry transaksi kas/bank di menu Keuangan dengan

memperhatikan petunjuk-petunjuk yang ada di program komputerisasi.

• Menyerahkan bukti kas/bank beserta lampirannya yang telah dientry dan

diberi nomor urut registrasi kepada Kasir untuk dilakukan validasi.

12. Petugas Pajak

• Menerima lampiran pajak keluaran (1195 A1, A2, A3) dari Operator

penjualan/piutang dagang.

• Menerima lampiran pajak masukan (1195 B1, B2, B4) dari Operator

Pembelian/hutang dagang.

66

• Memeriksa kebenaran dan keabsahan faktur pajak keluaran yang dibuat

oleh Operator penjualan/piutang dagang.

3.1.5.2 Divisi Support Manager

Tugas Utama : Memberikan supporting kepada semua unit kerja baik kantor

pusat maupun cabang terhadap tugas & kinerja semua pegawai dengan cara

memberikan pelatihan secara berkala kepada pegawai dan mengembangkan sistem

informasi yang ada.

Berikut penjabaran workflow Divisi Support Manager PT. Kimia Farma


1. Pengelola Database

67

Gambar 3.9 Flowchart workflow Pengelola Database. Divisi Support

Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber :

Divisi Ssupport Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

2. Perubahan Aplikasi Karena Pertauran/Tuntutan Bisnis/Proteksi

Gambar 3.10 Flowchart workflow Perubahan Aplikasi Karena

Pertauran/Tuntutan Bisnis/Proteksi. Divisi Support Manager pada PT.

Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Support

Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

68

3. Prosedur Penerimaan Email dari Cabang

Gambar 3.11 Flowchart workflow Prosedur Penerimaan Email dari

Cabang. Divisi Support Manager pada PT. Kimia Farma Trading and

Distribution, Sumber : Divisi Support Manager PT. Kimia Farma

Trading and Distribution.

69

4. Proses Mapping Debitur Baru dan Barang Baru

Gambar 3.12 Flowchart workflow Proses Mapping Debitur Baru dan

Barang Baru. Divisi Support Manager pada PT. Kimia Farma Trading

and Distribution, Sumber : Divisi Support Manager PT. Kimia Farma


70

5. Laporan Bulanan Penjualan Untuk Principal

Gambar 3.13 Flowchart workflow Laporan Bulanan Penjualan Untuk

Principal. Divisi Support Manager pada PT. Kimia Farma Trading and

Distribution, Sumber : Divisi Support Manager PT. Kimia Farma


71



Support Manager adalah sebagai berikut :

1. Manager SDM dan Umum/Support Manager

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam

penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Diluar Tanggungan

Perusahaan untuk Pegawai Tingkat Asisten Manager/ Kacab.


penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Diluar Tanggungan

Perusahaan untuk Pegawai Tingkat Manager.


penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Dikompensasi

Pegawai Tingkat Asisten Manager / Kacab.


penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Dikompensasi

Pegawai Tingkat Manager.

Sub Divisi IT

1. CSM (Provider Jaringan dan Internet)

• Pengelolahan Database dan Konsolidasi Laporan untuk

Pengamanan Data Cabang dan Pusat.

2. Pengelola Database IT KFTD Pusat

• Update Data Managerial.

• Penerimaan Data dari Cabang.

72

• Mapping barang dan debitur.

• Pihak yang bertanggung jawab dan mempunyai keterlibatan

dengan proses pelaksanaan Penggunaan Aplikasi KFTD.

3. Technical Support

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang

dalam proses pemecahan masalah yang dihadapi oleh Cabang

adalah Cabang dan IT Pusat.

4. Asman IT

• memberikan Intruksi ke Analis dan Programmer mengubah

Aplikasi yang berjalan di cabang untuk kepentingan

perusahaan (karena ada Kebijakan Perusahaan atau

Perubahan Peraturan Pemerintah).

5. Analis IT

• Merancang Aplikasi/Program yang akan digunakan dalam

membantu Operasional KFTD.

6. Programmer

• Membuat Aplikasi.Program yang akan digunakan dalam

membantu Operasional KFTD.

7. Bagian konsolidasi data dan verifikasi data

• kebenaran data yang di terima dari cabang dan ketepatan

waktu penerimaan (Penerimaan Email dari Cabang).

• Mapping barang dan debitur.

73

• Pihak yang bertanggung jawab dan mempunyai keterlibatan

dengan proses pelaksanaan Penggunaan Aplikasi KFTD.

Sub Divisi SDM dan Umum

1. Asman SDM dan Umum


dalam penerbitan Surat Keputusan tentang Cuti Melahirkan

/ Gugur Kandungan.


dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti

Panjang Dikompensasi Pegawai Tingkat Pelaksana.



Panjang Dikompensasi Pegawai Tingkat Supervisor.



Panjang Pegawai Tingkat Asisten Manager / Kacab.



Panjang Pegawai Tingkat Manager.

2. Manager Unit Kerja



Panjang Dikompensasi Pegawai Tingkat Supervisor.

74



Panjang Pegawai Tingkat Asisten Manager / Kacab.



Panjang Pegawai Tingkat Manager.


dalam penerbitan Surat Keputusan tentang Cuti Panjang

Pegawai Tingkat Pelaksana.



Panjang Pegawai Tingkat Supervisor.



Tahunan Pegawai Tingkat Asisten Manager / Kacab.

3.1.5.3 Divisi Account & Finance Manager :

Tugas Utama : Memberikan data & Laporan Akuntansi baik jurnal,

kertas kerja, neraca, laporan laba rugi terhadap pimpinan

Perusahaan dan pihak ke 3 bila diperlukan.

75

Berikut penjabaran workflow Divisi Account/Finance Manager PT.

Kimia Farma Trading and Distribution dengan diagram alir atau Flowchart

sebagai berikut :

1. Prosedur Penagihan Piutang Pihak ke 3

Gambar 3.14 Flowchart workflow Prosedur Penagihan Piutang Pihak ke

3, Divisi Account/ Finance Manager pada PT. Kimia Farma Trading and

Distribution, Sumber : Divisi Account/ Finance Manager PT. Kimia

Farma Trading and Distribution.

76

2. Prosedur Pengeluaran Uang Muka

Gambar 3.15 Flowchart workflow Prosedur Pengeluaran Uang Muka

Divisi Account/ Finance Manager pada PT. Kimia Farma Trading and

Distribution, Sumber : Divisi Account/ Finance Manager PT. Kimia


77

3. Prosedur Penerimaan Piutang pihak ke 3 dalam bentuk kas

Gambar 3.16 Flowchart workflow Prosedur Penerimaan Piutang pihak ke

3 dalam bentuk kas. Divisi Account/ Finance Manager pada PT. Kimia

Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Account/ Finance

Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

Berdasarkan struktur divisi Account & Finance Manager pada Gambar

3.4, maka penjabaran Tugas dan Wewenang setiap jabatan dan Tugas Utama dari

Divisi Account & Finance Manager adalah sebagai berikut :

1. Account Manager


78

proses pembayaran hutang (Pihak ke III).


proses penerimaan piutang (Pihak ke III dan Affiliasi dengan giro).


proses penerimaan piutang (Penerimaan Piutang Pihak ke III dan

affiliasi dalam bentuk kas).


proses pengeluaran uang muka.

2. Supervisor




proses pengajuan kas bon sementara.


proses penyelesaian kas bon sementara.

3. Tata Usaha



4. Kasir





79

5. Inkaso


proses penagihan piutang (Pihak ke III).






6. Penagih


proses penagihan piutang (Pihak ke III).




7. Supervisor TU






8. Asisten Manager Akuntansi dan Perpajakan



80


proses penyelesaian kas bon sementara.

9. Asisten Manager Keuangan



Kepala Cabang




proses penyelesaian hutang piutang intern antar Cabang.

10. Pemohon


proses pengeluaran uang muka.


proses penyelesaian uang muka.

11. Pelaksana Kegiatan

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses

pengeluaran uang muka(Pengeluaran Uang Operasional ).

12. Pembuat Daftar Gaji

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses

pengeluaran uang untuk gaji.

13. Bendaharawan

81

• selaku pemotong berkewajiban untuk menyetorkannya melalui Bank

persepsi / KPKN dan membuat SSP dengan benar serta menyampaikan

SSP tsb kepada KFTD maksimal satu bulan setelah bulan pemotongan.

3.1.5.4 Divisi Logistic Manager

Tugas Utama : Memberikan pelayanan prima untuk dapat memenuhi

kebutuhan barang yang dibutuhkan cabang serta mengatur distribusi obat yang

dibutuhkan cabang sesuai skala prioritas

Berikut penjabaran workflow Divisi Logistic Manager PT. Kimia Farma


1. Barang Rusak

82

Gambar 3.17 Flowchart workflow Barang Rusak. Divisi Logistic


Divisi Logistic Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

83

2. Stock Opname

Gambar 3.18 Flowchart workflow Stock Opname. Divisi Logistic


Divisi Logistic Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

84

3. Prosedur Registrasi Supplier Mou Pusat

Gambar 3.19 Flowchart workflow Prosedur Registrasi Supplier Mou

Pusat . Divisi Logistic Manager pada PT. Kimia Farma Trading and

Distribution, Sumber : Divisi Logistic Manager PT. Kimia Farma


Berdasarkan struktur divisi Logistic Manager pada Gambar 3.5, maka


Logistic Manager adalah sebagai berikut :

1. Supervisor Penjualan

• Pengadaan Reguler di Cabang Sentralisasi.

85

• Pengadaan Tender di Cabang Sentralisasi.

• Pengadaan Barang Narkotika di Cabang.

2. Supervisor Pengadaan

• Pengadaan Reguler di Cabang Sentralisasi.

• Pengadaan Tender di Cabang Sentralisasi.

• Pengadaan Barang NarKotika di Cabang.

• Pelaksana Stock Opname.

3. Operator Komputer Pengadaan Barang

• Pengadaan Reguler di Cabang Sentrlisasi.

• Pengadaan Tender di Cabang Sentrlisasi.

• Pengadaan Barang NarKotika di Cabang.

4. Manager Logistik

• Pengadaan Barang Pusat melalui Dropping.

• Prosedur Penyerahan Faktur Tagihan Supplier.

• Registrasi Barang Baru.

• Retur Pembelian.

• Registrasi Supplier.

5. Kepala Gudang

• Prosedur Penerbitan Debet Nota (DN).

• Penerbitan Nota Penerimaan Intern (NPI).

• Penerimaan barang di cabang.

• Pelaksana Stock Opname.

6. Kabag Pengadaan

86

• Prosedur Penerbitan Debet Nota (DN).

• Penerbitan Nota Penerimaan Intern (NPI).

• Penerimaan barang di cabang.

7. Asman Pengadaan


8. Petugas Pengadaan


9. Operator Pengolahan Data Logistik

• Registrasi Barang Baru.

• Registrasi Supplier.

3.1.6 Aktifitas Utama PT.Kimia Farma Trading and Distribution

Terdapat 1 aktifitas utama pada PT.Kimia Farma Trading and Distribution, yaitu

adalah sebagai Pedagang Besar Farmasi.

Produk Kimia Farma

1. Dari Pabrik ke ULS (Unit Logistik Sentral) dengan PIC (Person in Charge)

Kepala Gudang.

2. Masuk ke Gudang Peyimpanan Barang dengan PIC (Person in Charge) Petugas

ULS.

3. Dari Gudang Penyimpanan Barang, Cabang Bisnis membuat PO (Purchase

Order) dengan PIC (Person in Charge) Staff Pembelian ke ULS (Unit Logistik

87

Sentral). Lalu dari ULS (Unit Logistik Sentral) mengeluarkan RBK (Rencana

Kirim Barang) dengan PIC (Person in Charge) Supervisor Pelayanan.

4. Lalu Staff Gudang mengeluarkan SKB (Surat Kirim Barang) ke Hantaran Dalam

Kota & Hantaran Luar Kota.

5. Bagian ULS (Unit Logistik Sentral) mengeluarkan Faktur ke cabang bisnis

dengan PIC (Person in Charge) Supervisor Pelayanan.

88

Gambar 3.20 Alur Aktivitas Produk Kimia Farma pada PT.Kimia Farma Trading and

Distribution, Sumber : PT.Kimia Farma Trading and Distribution

89

Produk Principal

1. Cabang dengan PIC (Person in Charge) Staff Pembelian melakukan pemesanan

ke Logistik, lalu Bagian Logistik membuat PO (Purchase Order) dengan PIC

(Person in Charge) staff Pengadaan.

2. PO (Purchase Order) Cabang di rekap, lalu PO (Purchase Order) cabang

dikirim ke Principal dengan PIC (Person in Charge) Staff Pengadaan Principal.

3. Principal mengirim Barang & Faktur dengan PIC (Person in Charge) Bagian

Gudang Penerimaan Barang (Logistik).

4. Barang Principal dikelompokan sesuai PO (Purchase Order) dari Cabang

dengan PIC (Person in Charge) Staff Penerimaan Barang.

5. Bagian Logistik mengirim SKB (Surat Kirim Barang) ke cabang bersamaan

dengan barang dengan PIC (Person in Charge) Staff Penerimaan Barang.

6. Bagian Penjualan Logistik membuatkan Invoice sesuai PO (Purchase Order) dan

berdasarkan Faktur dari Principal.

90

Gambar 3.21 Alur Aktivitas Produk Principal pada PT.Kimia Farma Trading

and Distribution, Sumber : PT.Kimia Farma Trading and Distribution

91

3.2 Analisis Strategi

Berikit ini akan dipaparkan analisis strategi tahun 2007 sampai dengan 2009

yang berawal dari Visi dan Misi setiap tahunnya. Pada akhirnya, data akan dibandingkan

skornya untuk mendapatkan informasi pergerakan kinerja setiap sasarannya.

3.2.1 Sasaran PT Kimia Farma Trading and Distribution Tahun 2006- 2011

1. Menjaga kecukupan likuiditas untuk menjaga tetap terlaksanakannya

kegiatan operasi perusahaan secara efektif dan efisien

2. Memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan KFTD dengan menyediakan

produk dan pelayanan sesuai kebutuhan

3. Perbaikan dan peningkatan proses internal KFTD yang menunjang efisiensi

biaya dan peningkatan kualitas pelayanan/hantaran

4. Meningkatkan kemampuan dan memperluas tingkat partisipasi karyawan

sehingga mampu bekerja lebih efektif dan efisien dalam mencapai target

kerja yang ditetapkan.

92

3.2.2 Tahun 2007

o Visi dan Misi PT. Kimia Farma Trading & Distribution

a. Visi

Distributor pilihan utama bagi principal

b. Misi

Memberikan pelayanan Trading dan Distribusi yang professional

untuk memeberikan keuntungan optimal bagi stakeholders

o Pencapaian Strategis dan Finansial PT.Kimia Farma Trading and

Distribution

• Penjualan total Rp.1.361.794 juta.

• Pertumbuhan penjualan 12,01% yang terdiri dari :

Tabel 3.1 Pertumbuhan Penjualan pada tahun 2007 PT.Kimia Farma Trading and

Distribution.

Pertumbuhan Penjualan

Reguler Trading/Tender Jumlah Pelanggan

2006 2007 Tumbuh 2006 2007 Tumbuh Tumbuh

Rp.470.250 juta

Rp.601.920 juta 28,00%

Rp.723.689 juta

Rp.759.874 juta 5,00% 18,78%

Sumber : RKAP 2007

93

Tabel 3.2 Cakupan Pasar pada tahun 2007 PT Kimia Farma Trading and

Distribution.

Cakupan

Pasar

2006

(Realisasi) 2007

Tumbuh

%

Apotek 9,250 9,250 0,00

RS/Inst 1,434 1,650 115,03

Toko Obat 7,043 8,100 115,00

Supermarket 824 1,689 205,02

Grosir 396 435 110.05

PBF 899 1000 111,12

Lain2 (Selain

TO) 1,557 3,205 205,84

Sub Total 21,403 25,329 118,34

Sumber : RKAP 2007

• Laba setelah dikenakan pajak Rp.19.842 juta. Tumbuh sebesar 20%

dibanding tahun 2006 yaitu sebesar Rp.16.535 juta.

• Return Of Investment sebesar 6,02%.

• Likuidats Ratio sekurang-kurangnya 203% dan solvabilitas Ratio

sekurang-kurangnya 213%.

• ROE = 7,84%

94

• Inventory Turn Over = 30,00

• Likuiditas Ratio = 202%

• Solvabilitas Ratio = 210%

• Fixed Asset Turn Over = 65,09

• Total Asset Turn Over = 2,77

• Debt Equity Ratio = 87,96 %

o Strategi PT.Kimia Farma Trading and Distribution

• Strategi Umum :

Melakukan Konsolidasi dan Penetrasi pasar.

• Strategi Bidang Trading :

1. Meningkatkan Efektifitas Trading.

2. Melakukan Evaluasi,Penyempurnaan secara continue dan

pembuatan SOP untuk Trading.

• Strategi Bidang Distribusi :

1. Meningkatkan Penjualan dan Distribusi.

2. Survey terhadap kebutuhan pangsa pasar dan pelanggan.

3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam Distribusi.

4. Menerapkan Startegi distribusi yang efektif.

• Strategi Bidang SDM, Keungan, IT dan Logistik

1. Melakukan Manajemen persediaan yang efisien dan efektif.

2. Penyempurnaan dalam SOP pelayanan/service.

3. Menerapkan suatu system hardware dan software ke dalam suatu

system yang terintegrasi.

95

4. Melakukan pelatihan yang sesuai untuk peningkatan kualitas

SDM.

5. Melakukan pengembangan system dalam rangka

meningkatkan/menyempurnakan efektifitas dan efisiensi.

o Kebijakan PT.Kimia Farma Trading and Distribution

• Kebijakan Trading

1. Harga tender obat-obatan ditentukan oleh kantor pusat dan

cabang, dan untuk tender alat-alat kesehatan ditentukan oleh

kantor pusat

2. Penjualan institusi dilajalankan dengan penuh ketelitian,

kewaspadaan dan disetujui oleh kantor pusat.

• Kebijakan Distribusi

1. Insentif penjualan dibuat untuk memotivasi tenaga di lapangan

untuk meningkatkan penjualan dan focus pada produk

2. Margin minimal ditingkatkan,agar penjualan dapat menutupi

biaya distribusi

3. Harga dan jangka waktu pembayaran ditentukan oleh kantor pusat

dengan system IT yang terintegrasi

• Kebijakan Logistik

1. Level stock ditetapkan bersama oleh cabang dan pusat,dan kendali

dipegang oleh pusat

2. Pengadaan barang untuk cabang dilakukan oleh pusat

• Kebijakan Keuangan & IT

96

1. Seluruh biaya operasional dikirim oleh pusat KFTD.

2. Semua hasil penjualan dikirim ke pusat KFTD.

• Kebijakan SDM/Organisasi

1. SDM yang bertanggung jawab atas gudang dan administrasi

adalah orang yang mempunyai koordinasi dengan manajer logistic

o Program kerja PT.Kimia Farma Trading and Distribution

• Finansial

1. Meningkatkan pertumbuhan Penjualan/Distribusi

2. Biaya Operasi yang dapat digunakan secara efektif dan se efisien

mungkin

3. Meningkatkan Penjualan

• Pelanggan

1. Mempertahankan pelanggan/principal yang ada.

2. Menambah pelanggan/principal KFTD yang baru.

3. Pengantaran/Delivery yang cepat dan tepat waktu

4. Memberikan dan terus meningkatkan pelayanan kepada

pelanggan KFTD

• Proses Bisnis

1. Menambah jumlah outlet

2. Memperbaiki produktifitas karyawan

3. Meningkatkan pelayanan/hantaran

4. Menambah jumlah produk

• Pertumbuhan & Pembelajaran

1. Melakukan pelatihan / training pada karyawan

97

2. Meningkatkan suasana kerja yang kondusif bagi karyawan

3. Implementasi IT system yang terintegrasi

o Pencapaian Kinerja

Pada tahun 2007, prognosa pencapaian kinerja PT.Kimia Farma Trading

& Distribution dapat dijabarkan sebagai berikut :

1. Program Kerja yang telah dilaksanakan

• Penambahan muatan distribusi melalui penunjukan ke-agenan

diantaranya dari : PT.Merapai (Infus), PT. Tirta Santana (Kasa

Elastis), PT.Duta Kaizer, PT.Talenta, PT. Mahakam Beta Farma,

PT.Bio Farma, Reddis Papua.

• Penambahan Cabang. Pada tahun 2004 telah dibuka

cabang/pemisahan kegiatan cabang antara lain : Cabang Malang

dan Gorontalo. Sedangkan pada tahun 2007, tidak dilakukan

penambahan cabang baru, hanya melakukan pembinaan khusus

terhadap cabang-cabang baru tersebut.

• Perwakilan cabang PT.Merapi Utama Pharma yang beroperasi

dicabang Batam, telah berakhir pada bulan November 2005.

Sebagai gantinya telah ditandatangani pembukaan perwakilan

cabang PT.MUP di cabang Jambi yang akan mulai beroperasi per

Januari 2007 dan cabang Jayapura.

• Telah diterbitkan system baru komisi penjualan, berlaku per

agustus 2006, yang diharapkan akan lebih merangsang bagi

tenaga lapangan.

98

• Bersama konsultan Force One telah dilakukan sosialisasi dan

implementasi “Blue Print KFTD” ke seluruh cabang untuk

meningkatkan penjualan regular.

• Jumlah Outlet yang dilayani :

Tabel 3.3 Jumlah Outlet yang dilayani pada tahun 2007 PT Kimia


Outlet Yang

Dilayani

Tahun

2006

Prog

2007 +/-

Instansi Pemerintahan

/ Din.Kes 370 407 37

Apotek 9.091 10.002 911

Apotek KF 356 359 3

Rumah Sakit 1.822 2.186 364

Toko Obat 7.684 9.221 1.537

Supermarket 861 861

Grosir 417 417

PBF 791 791

Total 19.323 24.244 4.921

Sumber : RKAP 2007

99

• Telah dilakukan penambahan Salesman sebanyak 29 orang,

diharapkan sampai akhir tahun akan ditambah lagi jumlah

salesman, sehingga jumlah salesman pada akhir tahun 2007

menjadi 252 orang.

• Telah dilakukan mutasi & promosi kepala cabang pada bulan Mei

2007. Mutasi ini diharapkan akan meningkatkan motivasi para

kepala cabang, sehingga dapat meningkatkan kinerja cabang-

cabang.

• Penambahan kendaraan roda 4 dan roda 2 :

Tabel 3.4 Penambahan kendaraan roda 4 dan roda 2 pada tahun

2007 PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

Jenis

Kendaraan

Posisi Tahun

2007

Posisi

1-12-2006 31-12-2007

Roda 4 210 26 236

Roda 2 365 8 373

Sumber : RKAP 2007

• Pengembangan SDM

Pengembangan SDM dilakukan melalui training dan evaluasi

SDM, antara lain :

100

o Telah dilakukan implementasi Blue Print oleh Konsultan

Force One didampingi para sales manager kepada seluruh

jajaran penjualan, mulai kepala cabang,Supervisor sampai

Salesman.

o Telah dilakukan training manajemen piutang oleh

konsultan kepada supervisor TU dan tenaga inkaso seluruh

cabang, terbagi menjadi 4 gelombang.

o Telah dilakukan penilaian dan penghargaan kepada kepala

cabang dan salesman terbaik tahun 2006.

2. Realisasi Anggaran

Prognosa pencapaian laba setelah pajak tahun 2007 sebesar

Rp.16.535 juta atau hanya 60,41 % dari anggarannya (Rp.27.370

juta) dan naik 10% dari realisasi tahun 2006 (Rp. Rp.15.032 juta).

3. Investasi dan Pembiayaan

Prognosa kegiatan investasi rutin (dana internal perusahaan) pada

tahun 2007 mencapai Rp.3.856 juta atau 55,2% dari anggarannya

(Rp.6.986 juta). Prognosa kegiatan investasi ini dirinci berdasarkan

jenis kegiatan.

Kecilnya realisasi investasi ini disebabkan karena belum selesainya

investasi untuk pengembangan program IT.

4. Sumber Daya Manusia (SDM)

101

Pada awal tahun 2007 tenaga kerja PT.Kimia Farma Trading &

Distribution berjumlah 882 orang dan dilakukan pengurangan

sebanyak 10 orang dan dilakukan pernambahan sebanyak 5 orang,

sehingga jumlah tenaga kerja pada akhir tahun 2007 diperkirakan

berjumlah 877 orang.

102

Tabel 3.5 Jenjang Pendidikan pada tahun 2007 PT Kimia Farma


Sumber : RKAP 2007

No. Jenjang Pendidikan Jumlah

1 Pasca Sarjana 3

2 Sarjana Apoteker 39

3 Sarjana Lainnya 93

4 D3 69

5 SAA 97

6 Analis 1

7 SLTA 448

8 SLTP 67

9 SD 60

Jumlah 877

103

3.2.3 Tahun 2008

o Visi dan Misi PT Kimia Farma Trading & Distribution

a. Visi


b. Misi




Distribution

• Penjualan total Rp.1.497.973,4 juta

• Pertumbuhan penjualan 10% yang terdiri dari :

Tabel 3.6 Pertumbuhan Penjualan pada tahun 2008 PT.Kimia Farma Trading

and Distribution.




Rp.601.920 juta Rp.776.777

juta 29,05% Rp.759.874

Juta Rp.805.466

Juta 6,00% 19,02%

Sumber : RKAP 2008

104

Tabel 3.7 Tabel Cakupan Pasar pada tahun 2008 PT Kimia Farma


Sumber : RKAP 2008

• Laba setelah dikenakan pajak Rp.20.999,45 juta. Tumbuh sebesar

27% dibanding tahun 2007 yaitu sebesar Rp.16.535 juta

• Return Of Investment sebesar 7,02%

• ROE = 7,95%


Cakupan

Pasar

2007

(Realisasi) 2008

Tumbuh

%

Apotek 9,250 9,250 0,00

RS/Inst 1,630 1,793 110.05

Toko Obat 7,912 8,173 103.30

Supermarket 1,689 1,783 105.60

Grosir 432 436 101.12

PBF 975 1175 120.53

Lain2 (Selain

TO) 2,935 3,382 115.26

Sub Total 24,823 25,992 104.70

105







• Strategi Umum :

Melakukan Konsolidasi dan Melakukan Penetrasi pasar



2. Penyempurnaan dan evaluasi,implementasi struktur organisasi

pada trading.



2. Survey terhadap kebutuhan pangsa pasar.


4. Menerapkan Startegi distribusi yang efektif.

5. Mewujudkan pertambahan prinsipal baru, menambah principal

baru (2 prinsipal @ 30 M).

6. Menambah jumlah outlet Pelanggan.

• Strategi Bidang SDM, Keuangan, IT dan Logistik

1. Melakukan Manajemen persediaan yang efisien dan efektif

(Sentralisasi Pengadaan).

106


SDM.

3. Melakukan pengembangan sistem dalam rangka

meningkatkan/meyempurnakan efektifitas dan efisiensi.

4. Merencanakan pengembangan arsitektur system dan alur

komunikasi data dalam rangka peningkatan efisiensi dan

efektifitas.

5. Menerapkan system : reward & punishment, carier planning.





kantor pusat.



3. Insentif penjualan dirancang untuk memotivasi Kepala Cabang

untuk meningkatkan kontribusi laba.



untuk meningkatkan penjualan dan focus pada produk.


biaya distribusi.

107


dengan system IT yang terintegrasi.

4. Pengangkatan sub director ditetapkan oleh pusat.



dipegang oleh pusat.

2. Pengadaan barang untuk cabang dilakukan oleh pusat.




3. Implementasi keseluruh cabang system informasi yang terintegrasi

dan sentralisasi.



adalah orang yang mempunyai koordinasi dengan manajer

logistic.

2. Penyelessaian status SDM tidak tetap sesuai dengan PKB dan

kebijakan Direksi, sesuai dengan hasil audit tiap-tiap Cabang.


• Finansial

1. Meningkatkan Penjualan/Distribusi.

2. Efisiensi dan efektifitas biaya operasi.

108

3. Memepertahankan penjualan institusi.

• Pelanggan

1. Mempertahankan pelanggan/principal KFTD yang ada.

2. Menambah pelanggan/principal baru.



pelanggan KFTD

• Proses Bisnis


2. Meningkatkan produktifitas karyawan



5. Memperbaiki Turn over Persediaan.

6. Memperbaiki Turn over Piutang.


1. Melakukan pelatihan / training pada karyawan.

2. Meningkatkan suasana kerja yang kondusif bagi karyawan.

3. Implementasi IT system yang terintegrasi.

4. Meningkatkan Ketaatan dan kedisiplinan cabang pada SOP.

5. Memperbaiki masalah pada Turn over Karyawan.

109


Pada tahun 2008, prognosa pencapaian kinerja PT.Kimia Farma

Trading & Distribution dapat dijabarkan sebagai berikut :


• Pembinaan Cabang. Pada tahun 2004 telah dibuka

cabang/pemisahan kegiatan cabang antara lain : Cabang Malang

dan Gorontalo, pada tahun 2007 tidak ada penambahan cabang,

Sedangkan pada tahun 2008, tidak dilakukan penambahan

cabang baru, hanya melakukan pembinaan terhadap cabang-

cabang baru tersebut.



meningkatkan penjualan regular.




Outlet Yang

Dilayani

Tahun

2007

Prog

2008 +/-


/ Din.Kes 407 427 20

Apotek 10.002 11.002 1000

110

Apotek KF 359 412 53

Rumah Sakit 2.186 2.513 327

Toko Obat 9.221 10.604 1383

Supermarket 861 863 2

Grosir 417 417

PBF 791 791

Total 23.036 26.168 4.854

Sumber : RKAP 2008




menjadi 270 orang.

• Telah dilakukan mutasi & promosi kepala cabang pada bulan Juli



cabang.


111



Jenis

Kendaraan

Posisi Tahun

2008

Posisi

1-12-2007 31-12-2008

Roda 4 236 4 240

Roda 2 373 10 383

Sumber : RKAP 2008



SDM, antara lain :

o Telah dilakukan work shop manajemen Sales oleh Sales

Manager, kepada seluruh cabang dan jajaran Sales cabang.

o Telah dilakukan Training Sistem “Aplikasi Perekrutan

Karyawan“ yang dipimpin oleh Support Manager.



• Mengembangkan mekanisme promosi investasi bagi proyek-

proyek potensial dengan dukungan dari Principal Manager.

• Mengembangkan sistim informasi tetang potensi pembangunan

untuk investasi baru.

112

• Mendorong terjadinya konsolidasi kebijakan/peraturan dalam

penanganan Obat-obatan Farmasi oleh instansi pusat.

• Mengembangkan mekanisme promosi investasi bagi proyek-

proyek potensial terutama dengan instansi-instansi pemerintah

salah satunya adalah Dinkes.



Rp.18.519 juta atau hanya 61,51 % dari anggarannya (Rp.30.107

juta) dan naik 12% dari realisasi tahun 2007 (Rp. Rp. 16.535 juta).




(Rp. 7.684 juta). Prognosa kegiatan investasi ini dirinci berdasarkan

jenis kegiatan.

Kecilnya realisasi investasi ini disebabkan karena belum selesainya

(masih dalam progress) investasi untuk pengembangan program IT.




sebanyak 15 orang dan dilakukan pernambahan sebanyak 10 orang,

113



Tabel 3.10 Jenjang Pendidikan pada tahun 2008 PT Kimia


Sumber : RKAP 2008


1 Pasca Sarjana 3



4 D3 74

5 SAA 97

6 Analis 1

7 SLTA 443

8 SLTP 62

9 SD 55

Jumlah 872

114

3.2.4 Tahun 2009

o Visi dan Misi PT Kimia Farma Trading & Distribution

a. Visi


b. Misi




Distribution

• Penjualan total Rp.1.722.669 juta

• Pertumbuhan penjualan 15% yang terdiri dari :

Tabel 3.11 Pertumbuhan Penjualan pada tahun 2009 PT.Kimia Farma Trading

and Distribution.




Rp.776.777 juta

Rp.854.445 juta

10% Rp.805.466 Juta

Rp.869.903 juta

8,00% 21,05%

Sumber : RKAP 2009

115

Tabel 3.12 Tabel Cakupan Pasar pada tahun 2009 PT. Kimia


Cakupan

Pasar

2008

(Realisasi) 2009

Tumbuh

%

Apotek 9,250 9,400 101.62

RS/Inst 1,790 1,800 100.55

Toko Obat 8,002 9,125 114.03

Supermarket 1,781 2,505 140.65

Grosir 436 445 102.06

PBF 1168 1450 124.14

Lain2 (Selain

TO) 3,037 3,452 113.66

Sub Total 25,463 28,117 110.42

Sumber : RKAP 2009

• Laba setelah dikenakan pajak Rp.27.298.7 juta. Tumbuh sebesar 30%

dibanding tahun 2008 yaitu sebesar Rp. 20.999,45 juta

• Return Of Investment sebesar 8%

• ROE = 8,00%


• Likuiditas Ratio = 207.58%

116






• Strategi Umum :

Melakukan Konsolidasi dan Melakukan Penetrasi pasar



2. Penyempurnaan dan evaluasi,implementasi struktur organisasi

pada trading.

3. Mengembangkan kerja sama dengan lembaga terkait.

4. Meningkatkan dan memantapkan rencana kerja.



2. Survey terhadap kebutuhan pangsa pasar.


4. Menerapkan Strategi distribusi yang efektif.

5. Menambah jumlah outlet Pelanggan.

6. Mengembangkan system insentif dalam rangka menigkatkan

kualitas dan cakupan Pelayanan.

• Strategi Bidang SDM, Keuangan, IT dan Logistik

117

1. Melakukan Manajemen persediaan yang efisien dan efektif

(Sentralisasi Pengadaan).


SDM.

3. Melakukan pengembangan sistem dalam rangka

meningkatkan/meyempurnakan efektifitas dan efisiensi.

4. Merencanakan pengembangan arsitektur system dan alur

komunikasi data dalam rangka peningkatan efisiensi dan

efektifitas.

5. Menerapkan system : reward & punishment, carier planning.

6. Mempercepat penyempurnaan SOP untuk unit Logistik.

7. Meningkatkan kapasitas manajemen.





kantor pusat.



3. Insentif penjualan dirancang untuk memotivasi Kepala Cabang

untuk meningkatkan kontribusi laba.

4. Evaluasi kebijakan Trading oleh kantor pusat.


118


untuk meningkatkan penjualan dan fokus pada produk.


biaya distribusi.


dengan system IT yang terintegrasi.

4. Pengangkatan sub director ditetapkan oleh pusat.

5. Menerbitkan peraturan-peraturan baru yang dirumuskan bersama

dengan kantor pusat.



dipegang oleh pusat.

2. Pengadaan barang untuk cabang dilakukan oleh pusat.

3. Pengadaan barang untuk tender dilakukan hanya di daerah.

4. Pengendalian dilakukan oleh pusat dengan system informasi yang

terintegrasi.




3. Implementasi keseluruh cabang system informasi yang

terintegrasi dan sentralisasi.

4. Semua hasil penagihan dikirim ke pusat KFTD.


119


adalah orang yang mempunyai koordinasi dengan manajer logistik

KFTD.

2. Penyelesaian status SDM tidak tetap sesuai dengan PKB dan

kebijakan Direksi, sesuai dengan hasil audit tiap-tiap Cabang.

3. Training, pengangkatan karyawan baru maupun konsultan harus

melalui prosedur baru yang ditetapkan oleh pusat.


• Finansial

1. Meningkatkan Penjualan/Distribusi.

2. Efisiensi dan efektifitas biaya operasi.

3. Memepertahankan penjualan institusi.

4. Meningkatkan dan memantapkan rencana kerja.

5. Mengembangkan formulasi peningkatan fungsi serta peran

Salesman dalam peningkatan penjualan KFTD.

• Pelanggan

1. Mempertahankan pelanggan/principal KFTD yang ada.

2. Menambah pelanggan/principal baru.



pelanggan KFTD

• Proses Bisnis


120

2. Meningkatkan produktifitas karyawan



5. Memperbaiki Turn over Piutang.

6. Melakukan perbaikan standar pelayanan kepada principal.


1. Melakukan pelatihan / training pada karyawan.

2. Meningkatkan suasana kerja yang kondusif bagi karyawan.

3. Implementasi IT system yang terintegrasi.

4. Meningkatkan Ketaatan dan kedisiplinan cabang pada SOP.

5. Memperbaiki Turn over Karyawan.

6. Meningkatkan, memantapkan penilaian kinerja pada KFTD.


Pada tahun 2009, prognosa pencapaian kinerja PT.Kimia Farma

Trading & Distribution dapat dijabarkan sebagai berikut :


• Penambahan Cabang. Pada tahun 2007 tidak ada penambahan

cabang, Sedangkan pada tahun 2008, tidak dilakukan

penambahan cabang baru, dan pada tahun 2009 telah dilakukan

pembukaan cabang pada Pangkal Pinang, Bengkulu, dan Batam.

121

• Telah dilakukan kerjasama dengan beberapa Perusahaan yaitu,

PT.United Dico Citas (Distributor Farmasi) , PT.Sawah Besar

Farma (Produk alat kesehatan) , PT.Yarindo Farmatama (Bahan

Farmasi) yang dimana bertujuan untuk mencapai tujuan, sasaran

yang ingin dicapai dan memperluas hubungan dengan principal.



meningkatkan penjualan reguler.


122



Outlet Yang

Dilayani

Tahun

2008

Prog

2009 +/-


/ Din.Kes 427 482 55

Apotek 11.002 13.752 2.750

Apotek KF 412 453 41

Rumah Sakit 2.513 3.141 628

Toko Obat 10.604 15.906 5.302

Supermarket 863 868 5

Grosir 417 10 427

PBF 791 792 1

Sub Total 27.029 35.404 9.209

Sumber : RKAP 2009




menjadi 295 orang.

123

• Telah dilakukan mutasi & promosi kepala cabang pada bulan Juni



cabang.




Jenis

Kendaraan

Posisi Tahun

2009

Posisi

1-12-2008 31-12-2009

Roda 4 240 6 246

Roda 2 383 10 393

Sumber : RKAP 2009



SDM, antara lain :

o Telah dilakukan training for trainers oleh konsultan,

dengan materi “Pelatihan Praktis bagi Salesman” kepada

kepala cabang dan supervisor penjualan tertentu.

o Telah diterapkan system pembinaan insentif khusus

berdasar perolehan laba masing-masing cabang kepada

124

para kepala cabang dan manajer, sebagai pengganti jasa

produksi.

o Telah dilakukan work shop manajemen logistik oleh

manajer logistic, kepada seluruh cabang dan jajaran

logistic cabang.





Rp.25.926 juta atau hanya 74.48 % dari anggarannya (Rp.34.623

juta) dan naik 40% dari realisasi tahun 2008 (Rp. Rp. 18.519 juta).




(Rp. 8.836 juta). Prognosa kegiatan investasi ini dirinci berdasarkan

jenis kegiatan.

Terciptanya realisasi investasi ini disebabkan karena sudah

selesainya investasi untuk pengembangan program IT.




125

sebanyak 10 orang, dan dilakukan penambahan sebanyak 15 orang



Tabel 3.15 Jenjang Pendidikan pada tahun 2009 PT Kimia Farma


Sumber : RKAP 2009


1 Pasca Sarjana 5



4 D3 74

5 SAA 97

6 Analis 1

7 SLTA 433

8 SLTP 62

9 SD 55

Jumlah 877

126

3.2.5 Perbandingan kinerja tahun 2007, 2008, dan 2009

• Peta Strategi

127

PERSPEKTIF

PETA STRATEGI SASARAN

Finansial

Menjaga kecukupan likuiditas

untuk menjaga tetap

terlaksanakannya kegiatan

operasi perusahaan secara

efektif dan efisien

Pelanggan

Memberikan pelayanan

terbaik bagi pelanggan KFTD

dengan menyediakan produk

dan pelayanan sesuai

kebutuhan

Proses Bisnis Internal

Perbaikan dan peningkatan

proses internal yang

menunjang efisiensi biaya dan

peningkatan kualitas

pelayanan/hantaran

Pertumbuhan dan Pembelajaran

Meningkatkan kemampuan

dan memperluas tingkat

partisipasi karyawan sehingga

mampu bekerja lebih efektif

dan efisien dalam mencapai

target kerja yang ditetapkan.

Gambar 3.22 Peta Strategi pada PT.Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber

: Hasil Penelitian dan PT.Kimia Farma Trading And Distribution

Culture for Continous

Improvement

Good Quality in Management/Process

Improvement

Technology That Facilities Process

Improvement

Develop Supplier Relations

Distribute to

Customers

Manage Risk

Competitive Prices

Partnership/Relationship

Professional Service

Understanding Customers

Needs

Manage Cost

Relative to Growth Managing

Expenses

Grow Profitable Revenue

Improve Operating Efficiency

Maximize Shareholder Value

128

• Skala Pengukuran

Berikut adalah skala ordinal pengukuran yang digunakan dalam

evaluasi kinerja pada PT.Kimia Farma Trading and Distribution :

• 85% - 100% = kinerja sangat baik

• 70% - 84 % = kinerja baik

• 55% - 69% = kinerja cukup baik

• < 54% = kinerja kurang baik (belum

berhasil)

1. Balanced Scorecard tahun 2007

Berikut ini akan disajikan Balanced Scorecard untuk

tahun 2007 yang diukur dari perhitungan target, realisasi dan

bobot yang ditetapkan serta pengelompokkan sasaran sesuai

dengan 4 perspektif pada BSC, yaitu perspektif finansial,

pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan

pertumbuhan.

Tabel 3.16 Balanced Scorecard pada tahun 2007 PT Kimia Farma Trading and

Distribution.

129

PERSPEKTI

F

PETA

STRATEGI SASARAN/TARGET INDIKATOR

PROGRAM

KERJA INISIATIF

(Dalam Satuan Persen)

TARGE

T (T)

REALIS

ASI (R)

BOBOT

(B)

SKOR

((RxB)/

T)

Finansial


Manage Cost Relative to Growth


Managing Expenses

Menjaga kecukupan

likuiditas untuk menjaga

tetap terlaksanakannya

kegiatan operasi

perusahaan secara efektif

dan efisien ROI

ROI . 16.535.000.000. 3.856.000.000.

• Prognosa pencapaian laba

setelah pajak tahun 2007 sebesar

Rp.16.535 juta atau hanya 60,41

% dari anggarannya (Rp.27.370

juta)

• Prognosa kegiatan investasi rutin

(dana internal perusahaan) pada

tahun 2007 mencapai Rp.3.856

juta atau 55,2% dari

anggarannya (Rp.6.986 juta)

• Pencapaian ROI Perusahaan

pada tahun 2007 sebesar

• Meningkatkan

Pertumbuhan

Penjualan /

Distribusi

• Meningkatkan

Penjualan

• Efisiensi dan

efektifitas

biaya operasi.

• Penggunaan

anggaran

secara

efisien dan

efektif

• Memacu

penjualan

Reguler

• Memacu

penjualan

Institusi

• Menghemat

pengeluaran

kas melalui

cost

reduction

dan

pengendalia

n

penambaha

n investasi

hanya yang

berdampak

langsung

100

60,40

25

15,10

130

ROI Rp.4.288.000.000

• ROE = 7,84%







pada

peningkatan

kualitas

sekaligus

penurunan

biaya

131

Pelanggan

Competitive Prices



Understanding Customers Needs


terbaik bagi pelanggan

KFTD dengan

menyediakan produk dan

pelayanan sesuai

kebutuhan

• Cakupan pasar pada sektor

apotek, RS/institusi, toko obat,

supermarket, grosir, PBF, lain-

lain (selain TO) dengan subtotal

mencapai 24,823, tumbuh

115,97% dari subtotal tahun

2006 yaitu sebesar 21,403

• Mempertahan

kan

Pelanggan/Pri

ncipal KFTD

yang ada

• Menambah

Pelanggan/Pri

ncipal KFTD

yang baru

• Pengantaran/

Delivery yang

cepat dan

tepat waktu

• Memberikan

dan terus

meningkatkan

pelayanan

kepada

pelanggan

KFTD

• Survey

terhadap kebutuhan

pangsa

pasar dan

pelanggan

• Melakukan

penyempur

naan dalam

SOP

pelayanan/s

ervice

100

55,57

30

16,67

Proses

Bisnis


Distribute to

Perbaikan dan

peningkatan proses

• Pembukaan perwakilan cabang

PT.MUP di cabang Jambi yang

akan mulai beroperasi per

Januari 2007 dan cabang

Jayapura

• Bersama konsultan Force One

telah dilakukan sosialisasi dan

• Menambah

jumlah outlet

• Memperbaiki produktifitas

karyawan

• Meningkatkan pelayanan/han

• Meningkatk

an efisiensi

dan

efektifitas

dalam

Distribusi

• Menerapka

132

Internal Customers

Manage Risk

internal yang menunjang

efisiensi biaya dan


pelayanan/hantaran

implementasi “Blue Print

KFTD” ke seluruh cabang untuk

meningkatkan penjualan regular

• Penambahan armada/kendaraan

roda 2 dan 4 yaitu sebanyak 8

dan 24 buah. Terjadi kenaikan

dari tahun 2006 roda 2 sebanyak

365 dan roda 4 sebanyak 210,

maka pada tahun 2007 menjadi

373 dan 236 buah

• Jumlah outlet yang disediakan

pada tahun 2007 adalah 23.036

tumbuh -/+ 3.713 outlet

taran

• Menambah jumlah produk

n Startegi

distribusi

yang efektif

• Meningkatk

an

Efektifitas

Trading

• Melakukan

Evaluasi,Pe

nyempurna

an secara

continue

dan

pembuatan

SOP untuk

Trading

• Melakukan

Manajemen

persediaan

yang efisien

dan efektif

100 45,89 25 11,47

Good Quality in Management/Process

Meningkatkan

kemampuan dan

memperluas tingkat

• Telah dilakukan penambahan

Salesman sebanyak 29 orang,

diharapkan sampai akhir tahun

akan ditambah lagi jumlah salesman, sehingga jumlah

salesman pada akhir tahun 2007

menjadi 252 orang

• Telah dilakukan mutasi &

• Melakukan

Training/pelat

ihan pada

karyawan

• Meningkatkan

suasana yang

kondusif bagi

karyawan

• Melakukan

evaluasi,Pe

nyempurna

an secara

continue

dan

pembuatan

SOP untuk

55,65

20

133

Pertumbuh

an dan

Pembelajar

an

Improvement

Culture for Continous Improvement

Technology That Facilities Process Improvement

partisipasi karyawan

sehingga mampu bekerja

lebih efektif dan efisien

dalam mencapai target


promosi kepala cabang pada

bulan Mei 2007. Mutasi ini

diharapkan akan meningkatkan

motivasi para kepala cabang,

sehingga dapat meningkatkan

kinerja cabang-cabang

• Telah dilakukan implementasi

Blue Print oleh Konsultan Force

One didampingi para sales

manager kepada seluruh jajaran

penjualan, mulai kepala

cabang,Supervisor sampai

Salesman

• Telah dilakukan training

manajemen piutang oleh

konsultan kepada supervisor TU

dan tenaga inkaso seluruh

cabang, terbagi menjadi 4

gelombang

• Telah dilakukan penilaian dan

penghargaan kepada kepala

cabang dan salesman terbaik

tahun 2006

• Adanya penambahan dan

pengurangan karyawan pada

PT.Kimia Farma Trading and

Distribution yaitu sebesar 5 dan

10 orang, sehingga pada akhir

tahun 2007 diperkirakan

berjumlah 877 orang

• Implementasi

IT system

yang

terintegrasi

Trading

• Melakukan

pelatihan

yang sesuai

untuk

peningkatan

kualitas

SDM

• Melakukan

pengemban

gan sisten

dalam

rangka

meningkatk

an/menyem

purnakan

efektifitas

dan

efisiensi

• Menerapka

n suatu

system

hardware

dan

software ke

dalam suatu

system

yang

terintegrasi

100 11,13

134

Sumber : Hasil Penelitian

• Telah diterbitkan system baru

komisi penjualan, berlaku per

agustus 2006, yang diharapkan

akan lebih merangsang bagi

tenaga lapangan

TOTAL 100 54,37

135

Dapat dilihat dari tabel diatas bahwa kinerja PT.Kimia

Farma Trading and Distribution diukur dari 4 perspektif pada

balanced score card yang menghasilkan skor 54,37 dimana pada

ukuran evaluasi kinerja PT.Kimia Farma Trading and Distribution

skor tersebut berada pada tingkatan cukup baik. Berikut ini akan

ditampilkan tabel skor setiap perspektif yang ada dan skor total

pada tahun 2007.

Skor 4 Perspektif Tahun 2007

Tabel 3.17 Skor 4 Perspektif pada tahun 2007 PT

Kimia Farma Trading and Distribution.

No. Perspektif Skor

1 Finansial 15,10

2 Pelanggan 16,67

3 Proses Bisnis Internal 11,47

4 Pertumbuhan dan Pembelajaran 11,13

Total 54,37


Selanjutnya kita akan melakukan pengukuran yang sama

dengan menggunakan metode Balanced Scorecard untuk

136

mengukur kinerja dari PT.Kimia Farma Trading and Distribution

pada tahun 2008 sebagai perbandingan.


Berikut ini akan disajikan Balanced Scorecard untuk tahun

2008 yang diukur dari perhitungan target, realisasi dan bobot yang

ditetapkan serta pengelompokkan sasaran sesuai dengan 4

perspektif pada BSC, yaitu perspektif finansial, pelanggan, proses

bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan


Distribution.

137

PERSPEKTIF PETA STRATEGI SASARAN/TARGET INDIKATOR

PROGRAM KERJA INISIATIF


TARGET

(T)

REALISA

SI (R)

BOBOT

(B)

SKOR

((RxB)/T)

Finansial




Managing Expenses

Menjaga kecukupan

likuiditas untuk menjaga

tetap terlaksanakannya

kegiatan operasi

perusahaan secara efektif

dan efisien

ROI

ROI . 18.519.000.000. 4.434.000.000.

• Prognosa pencapaian laba setelah

pajak tahun 2008 sebesar

Rp.18.519 juta atau hanya 61,51

% dari anggarannya (Rp.30.107

juta) dan naik 12% dari realisasi

tahun 2007 (Rp. Rp. 16.535 juta)

• Prognosa kegiatan investasi rutin

(dana internal perusahaan) pada

tahun 2008 mencapai Rp.4.434

juta atau 57,7% dari anggarannya

(Rp. 7.684 juta)

• Pencapaian ROI Perusahaan pada

tahun 2008 sebesar

• Meningkatkan

Pertumbuhan

Penjualan /

Distribusi

• Efisiensi dan

efektifitas biaya

operasi.

• Mempertahankan

penjualan institusi

• Penggunaan

anggaran

secara efisien

dan efektif

• Memacu

penjualan

Reguler

• Memacu

penjualan

Institusi

• Menghemat

pengeluaran

kas melalui

cost

reduction dan

pengendalian

penambahan

investasi

hanya yang

berdampak

langsung

pada

peningkatan

kualitas

sekaligus

100

65,79

30

19,73

138

ROI Rp.4.177.000.000

• ROE = 7,95%







penurunan

biaya

Pelanggan

Competitive Prices





terbaik bagi pelanggan

KFTD dengan


pelayanan sesuai

kebutuhan


apotek, RS/institusi, toko obat,

supermarket, grosir, PBF, lain-

lain (selain TO) dengan subtotal

mencapai 25,463, tumbuh

102,57% dari subtotal tahun

2007 yaitu sebesar 24,823

• Mempertahankan

Pelanggan/Principal

KFTD yang ada

• Menambah

Pelanggan/Principal

KFTD yang baru

• Pengantaran/Deliver

y yang cepat dan

tepat waktu

• Memberikan dan

terus meningkatkan

pelayanan kepada

pelanggan KFTD

• Survey

terhadap kebutuhan

pangsa pasar

dan

pelanggan

100

72,59

25

18,14

Proses Bisnis

• Bersama konsultan Force One

• Menambah jumlah

• Mewujudkan

139

Internal


Distribute to Customers

Manage Risk

Perbaikan dan

peningkatan proses

internal yang menunjang

efisiensi biaya dan


pelayanan/hantaran

telah dilakukan sosialisasi dan

implementasi “Blue Print KFTD”

ke seluruh cabang untuk

meningkatkan penjualan regular

• Penambahan armada/kendaraan

roda 2 dan 4 yaitu sebanyak 10

dan 4 buah. Terjadi kenaikan dari

tahun 2007 roda 2 sebanyak 373

dan roda 4 sebanyak 236, maka

pada tahun 2008 menjadi 383 dan

240 buah

• Jumlah outlet yang disediakan

pada tahun 2008 adalah 27.029


• Mengembangkan mekanisme

promosi investasi bagi proyek-

proyek potensial dengan

dukungan dari Principal

Manager.

• Mendorong terjadinya

konsolidasi kebijakan/peraturan

dalam penanganan Obat-obatan

Farmasi oleh instansi pusat

• Mengembangkan mekanisme

promosi investasi bagi proyek-

proyek potensial terutama

dengan instansi-instansi

pemerintah salah satunya adalah

Dinkes

outlet

• Meningkatkan

produktifitas

karyawan

• Meningkatkan pelayanan/hantaran

• Menambah jumlah

produk

• Memperbaiki Turn

over Persediaan


over Piutang

pertambahan

prinsipal

baru,

menambah

principal

baru (2

prinsipal @

30 M)

• Menambah

jumlah outlet

Pelanggan

• Melakukan

Manajemen

persediaan

yang efisien

dan efektif

(Sentralisasi

Pengadaan)

• Menerapkan

Startegi

distribusi

yang efektif

• Meningkatka

n efisiensi

dan

efektifitas

dalam

Distribusi

• Meningkatka

n Efektifitas

100

60,15

20

12,03

140

Trading

Pertumbuha

n dan

Pembelajara

n

Good Quality in Management/Process Improvement



Meningkatkan

kemampuan dan

memperluas tingkat

partisipasi karyawan

sehingga mampu bekerja

lebih efektif dan efisien

dalam mencapai target


• Telah dilakukan penambahan

Salesman sebanyak 18 orang,

diharapkan sampai akhir tahun

akan ditambah lagi jumlah salesman, sehingga jumlah

salesman pada akhir tahun 2008

menjadi 270 orang


promosi kepala cabang pada

bulan Juli 2008. Mutasi ini

diharapkan akan meningkatkan

motivasi para kepala cabang,

sehingga dapat meningkatkan

kinerja cabang-cabang


pengurangan karyawan pada

PT.Kimia Farma Trading and

Distribution yaitu sebesar 10 dan

15 orang, sehingga pada akhir


berjumlah 872 orang

• Telah dilakukan work shop

manajemen Sales oleh Sales

Manager, kepada seluruh cabang

dan jajaran Sales cabang

• Telah dilakukan Training Sistem

“aplikasi Perekrutan karyawan“

• Melakukan

Training/pelatihan

pada karyawan

• Meningkatkan

suasana yang

kondusif bagi

karyawan

• Implementasi IT

system yang

terintegrasi

• Meningkatkan

Ketaatan dan

kedisiplinan cabang

pada SOP

• Memperbaiki

masalah pada Turn

over Karyawan

• Melakukan

pelatihan

yang sesuai

untuk

peningkatan

kualitas SDM

• Melakukan

pengembanga

n sistem

dalam rangka

meningkatka

n/meyempurn

akan

efektifitas

dan efisiensi

• Merencanaka

n

pengembanga

n arsitektur

system dan

alur

komunikasi

data dalam

rangka

peningkatan

efisiensi dan

efektifitas

100

53,79

25

13,44

141


yang dipimpin oleh Support

Manager

• Telah dilakukan penilaian dan

penghargaan kepada kepala

cabang dan salesman terbaik

tahun 2007

• Mengembangkan sistim

informasi tetang potensi

pembangunan untuk investasi

baru

• Menerapkan

system :

reward &

punishment,

carier

planning

TOTAL 100 63,34

142

Dapat dilihat dari tabel diatas bahwa kinerja PT.Kimia

Farma Trading and Distribution diukur dari 4 perspektif pada

balanced score card yang menghasilkan skor 63,34 dimana pada

ukuran evaluasi kinerja PT.Kimia Farma Trading and Distribution

skor tersebut berada pada tingkatan cukup baik.Berikut ini akan

ditampilkan tabel skor setiap perspektif yang ada dan skor total

pada tahun 2008.

Berikut ini akan ditampilkan tabel skor setiap perspektif

yang ada.


Tabel 3.19 Skor 4 Perspektif pada tahun 2008 PT


No. Perspektif Skor

1 Finansial 19,73

2 Pelanggan 18,14



Total 63,34


143

Selanjutnya kita akan melakukan pengukuran yang sama

dengan menggunakan metode Balanced Scorecard untuk

mengukur kinerja dari PT.Kimia Farma Trading and Distribution

pada tahun 2009 sebagai perbandingan.


Berikut ini akan disajikan Balanced Scorecard untuk

tahun 2009 yang diukur dari perhitungan target, realisasi dan

bobot yang ditetapkan serta pengelompokkan sasaran sesuai

dengan 4 perspektif pada BSC, yaitu perspektif finansial,

pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan

pertumbuhan


Distribution.

144

PERSPEKTI

F PETA STRATEGI SASARAN/TARGET INDIKATOR

PROGRAM KERJA INISIATIF


TARGET

(T)

REALISA

SI (R)

BOBOT

(B)

SKOR

((RxB)/T)

Finansial




Managing Expenses

Menjaga kecukupan likuiditas

untuk menjaga tetap

terlaksanakannya kegiatan

operasi perusahaan secara

efektif dan efisien

• Prognosa pencapaian laba

setelah pajak tahun 2009

sebesar Rp.25.926 juta

atau hanya 74.48 % dari

anggarannya (Rp.34.623

juta) dan naik 40% dari

realisasi tahun 2008 (Rp.

Rp. 18.519 juta)

• Prognosa kegiatan

investasi rutin (dana

internal perusahaan) pada

tahun 2009 mencapai

Rp.7.094 juta atau 80,2%

dari anggarannya (Rp.

8.836 juta). Prognosa

kegiatan investasi ini

dirinci berdasarkan jenis

kegiatan

• Meningkatkan

Pertumbuhan

Penjualan /

Distribusi

• Efisiensi dan

efektifitas biaya

operasi.

• Mempertahankan

penjualan institusi

• Meningkatkan dan

memantapkan

rencana kerja

• Mengembangkan

formulasi

peningkatan fungsi

serta peran

Salesman dalam

peningkatan

• Penggunaan

anggaran

secara efisien

dan efektif

• Memacu

penjualan

Reguler

• Memacu

penjualan

Institusi

• Menghemat

pengeluaran

kas melalui

cost

reduction dan

pengendalian

penambahan

investasi

100

75,76

30

22,72

145

ROI

ROI . 25.926.000.000. 7.094.000.000.

• Pencapaian ROI

Perusahaan pada tahun

2008 sebesar

ROI Rp.3.655.000.000

• ROE = 8,00%

• Inventory Turn Over =

28,00

• Likuiditas Ratio =

207.58%


• Fixed Asset Turn Over =

69,25

• Total Asset Turn Over =

penjualan PT.

KFTD

hanya yang

berdampak

langsung

pada

peningkatan

kualitas

sekaligus

penurunan

biaya

• Meningkatka

n dan

memantapka

n rencana

kerja

146

3,00

• Debt Equity Ratio = 65,58

%

Pelanggan

Competitive Prices




Memberikan pelayanan terbaik

bagi pelanggan KFTD dengan


pelayanan sesuai kebutuhan


apotek, RS/institusi, toko

obat, supermarket, grosir,

PBF, lain-lain (selain TO)

dengan subtotal mencapai

27,504, tumbuh 108,01%

dari subtotal tahun 2007

yaitu sebesar 25,463

• Telah dilakukan kerjasama

dengan beberapa

Perusahaan yaitu,

PT.United Dico Citas

(Distributor Farmasi) ,

PT.Sawah Besar Farma

(Produk alat kesehatan) ,

PT.Yarindo Farmatama

• Mempertahankan

Pelanggan/Principal

KFTD yang ada

• Menambah

Pelanggan/Principal

KFTD yang baru

• Pengantaran/Delive

ry yang cepat dan

tepat waktu

• Memberikan dan

terus meningkatkan

pelayanan kepada

pelanggan KFTD

• Survey

terhadap

kebutuhan

pangsa pasar

dan

pelanggan

• Mengembang

kan kerja

sama dengan

lembaga

terkait

• Mengembang

kan kerja

sama dengan

lembaga

terkait

100

80,30

30

24,09

147

(Bahan Farmasi) yang

dimana bertujuan untuk

mencapai tujuan, sasaran

yang ingin dicapai dan

memperluas hubungan

dengan principal

Proses

Bisnis

Internal


Distribute to Customers

Manage Risk

Perbaikan dan peningkatan

proses internal yang menunjang

efisiensi biaya dan peningkatan

kualitas pelayanan/hantaran

• Penambahan Cabang. Pada

tahun 2007 tidak ada

penambahan cabang,

Sedangkan pada tahun

2008, tidak dilakukan

penambahan cabang baru,

dan pada tahun 2009 telah

dilakukan pembukaan

cabang pada Pangkal

Pinang, Bengkulu, dan

Batam

• Penambahan

armada/kendaraan roda 2

dan 4 yaitu sebanyak 10

dan 6 buah. Terjadi

kenaikan dari tahun 2008

• Menambah jumlah

outlet

• Meningkatkan

produktifitas

karyawan

• Meningkatkan

pelayanan/hantaran

• Menambah jumlah

produk


over Piutang

• Melakukan

perbaikan standar

pelayanan kepada

principal

• Menambah

jumlah outlet

Pelanggan

• Menerapkan

Startegi

distribusi

yang efektif

• Meningkatka

n efisiensi

dan

efektifitas

dalam

Distribusi

• Meningkatka

n Efektifitas

Trading

100

68,38

20

13,67

148

roda 2 sebanyak 383 dan

roda 4 sebanyak 240,

maka pada tahun 2009

menjadi 393 dan 246 buah

• Jumlah outlet yang

disediakan pada tahun

2009 adalah 34.506


• Bersama konsultan Force

One telah dilakukan

sosialisasi dan

implementasi “Blue Print

KFTD” ke seluruh cabang

untuk meningkatkan

penjualan regular

• Melakukan

Manajemen

persediaan

yang efisien

dan efektif

(Sentralisasi

Pengadaan)

Pertumbuha

Good Quality in Management/Proc

Meningkatkan kemampuan dan

memperluas tingkat partisipasi

• Telah dilakukan

penambahan Salesman

sebanyak 25 orang,

diharapkan sampai akhir

tahun akan ditambah lagi

jumlah salesman, sehingga

• Melakukan

Training/pelatihan

pada karyawan

• Meningkatkan

suasana yang

kondusif bagi

• Penyempurna

an dan

evaluasi,impl

ementasi

struktur

organisasi

100

57,55

20

149

n dan

Pembelajara

n

ess Improvement



karyawan sehingga mampu

bekerja lebih efektif dan efisien

dalam mencapai target kerja

yang ditetapkan.

jumlah salesman pada

akhir tahun 2009 menjadi

295 orang


promosi kepala cabang

pada bulan Juni 2009.

Mutasi ini diharapkan

akan meningkatkan

motivasi para kepala

cabang, sehingga dapat

meningkatkan kinerja

cabang-cabang


pengurangan karyawan

pada PT.Kimia Farma

Trading and Distribution

yaitu sebesar 15 dan 10

orang, sehingga pada akhir


berjumlah 877 orang

• Telah dilakukan training

for trainers oleh konsultan,

dengan materi “Pelatihan

karyawan

• Implementasi IT

system yang

terintegrasi

• Meningkatkan

Ketaatan dan

kedisiplinan cabang

pada SOP

• Memperbaiki

masalah pada Turn

Over Karyawan

• Meningkatkan,

memantapkan

penilaian kinerja

pada KFTD

pada trading

• Meningkatka

n dan

memantapka

n rencana

kerja

• Mengembang

kan sistem

insentif

dalam rangka

menigkatkan

kualitas dan

cakupan

Pelayanan

• Melakukan

pelatihan

yang sesuai

untuk

peningkatan

kualitas

SDM

• Melakukan

pengembang

11,51

150

Praktis bagi Salesman”

kepada kepala cabang dan

supervisor penjualan

tertentu

• Telah diterapkan system

pembinaan insentif khusus

berdasar perolehan laba

masing-masing cabang

kepada para kepala cabang

dan manager, sebagai

pengganti jasa produksi

• Telah dilakukan work

shop manajemen logistik

oleh manajer logistic,

kepada seluruh cabang dan

jajaran logistic cabang

• Telah dilakukan penilaian

dan penghargaan kepada

kepala cabang dan

salesman terbaik tahun

2008

an sistem

dalam rangka

meningkatka

n/meyempur

nakan

efektifitas

dan efisiensi

• Merencanaka

n

pengembang

an arsitektur

system dan

alur

komunikasi

data dalam

rangka

peningkatan

efisiensi dan

efektifitas

• Menerapkan

system :

reward &

punishment,

151

Sumber : Hasil Penelitian.

carier

planning

• Mempercepat

penyempurna

an SOP

untuk unit

Logistik

• Meningkatka

n kapasitas

manajemen

TOTAL 100 71,99

152

Dapat dilihat dari tabel diatas bahwa kinerja PT.Kimia Farma

Trading and Distribution diukur dari 4 perspektif pada balanced score

card yang menghasilkan skor 71,99 dimana pada ukuran evaluasi kinerja

PT.Kimia Farma Trading and Distribution skor tersebut berada pada

tingkatan baik. Berikut ini akan ditampilkan tabel skor setiap perspektif

yang ada dan skor total pada tahun 2009

Berikut ini akan ditampilkan tabel skor setiap perspektif yang ada.


Tabel 3.21 Skor 4 Perspektif pada tahun 2009 PT Kimia


No. Perspektif Skor

1 Finansial 22,72

2 Pelanggan 24,09



Total 71,99


tah

pe

ya

se

G

Fa

Pe

Grafik Per

Setelah

hun 2007, 2

erbandingan

ang sama, y

erta Pembelaj

Gambar 3.2

arma Tradin

Dari g

eningkatan

Pertumbuhandan

Pembelajaran

GRAF

bandingan

h mendapatk

2008 dan 20

kinerja dari

yaitu Finans

ajaran dan Pe

23 Grafik

ng and Distri

grafik diatas

yang signi

P

n

n

FIK PERB2007,

kinerja tah

kan informas

009, selanjut

i 3 periode

sial, Pelang

ertumbuhan.

Perbandinga

ibution, Sum

kita dapat m

ifikan pada

0510152025Finansial

Proses Bisnis Internal

BANDINGA, 2008, 20

hun 2007, 20

si mengenai

tnya akan di

tersebut den

gan, Proses

an Kinerja

mber : Hasil

menyimpulk

a kinerja P

Pe

AN KINER009

008 dan 200

pencapaian

itampilkan g

ngan 4 persp

s Bisnis Inte

pada PT.K

Penelitian

an, bahwa te

PT.Kimia F

elanggan

RJA

153

9

n pada

grafik

pektif

ernal,

Kimia

erjadi

Farma

2007

2008

2009

154

Trading and Distribution dari tahun 2007 ke 2008 terdapat

peningkatan skor Balanced score card sebesar 8,97 dan

peningkatan skor terjadi kembali dari tahun 2008 ke 2009 sebesar

8,65.Tetapi pada tahun 2009 terjadi penurunan pada perspektif

pembelajaran dan pertumbuhan yaitu sebesar 1,93.

3.3 Knowledge Goals

Knowledge goals PT. Kimia Farma Trading and Distribution

didapat berdasarkan penelitian terhadap strategic objective yang telah

dijalankan. Penentuan knowledge goals dibagi menjadi tiga bagian yaitu

normative knowledge goals, strategic knowledge goals, serta operational

knowledge goals.

• Normative

1. Mengembangkan budaya self-learning pada PT.Kimia


2. Membangun budaya workteam dengan cara menyediakan

wadah sharing informasi bagi tiap individu pada PT.Kimia

Farma Trading and Distribution agar dapat dengan

leluasa memberikan ide, pemikiran, dan aspirasi mereka.

• Strategic

1. Membuat pendokumentasian tentang informasi dan

Knowledge di dalam PT.Kimia Farma Trading and

Distribution yang dimana nantinya akan sangat berguna

155

untuk menghadapi masalah-masalah yang sama di kemudian

hari dan dapat dijadikan suatu media pembelajaran bagi

karyawan.

2. Memaksimalkan penggunaan seluruh knowledge yang ada

pada yang dimana dapat digunakan untuk mendukung

program-program kerja, pengmabilan keputusan, dan

penentuan strategi kedepan pada PT.Kimia Farma Trading

and Distribution.

• Operational

1. Memfasilitasi pengumpulan Knowledge secara digital agar

mempermudah pencarian Knowledge pada PT.Kimia


2. Mempermudah dalam pemantauan perkembangan

pekerjaan yang dilakukan agar performa karyawan

PT.Kimia Farma Trading and Distribution.dapat mencapai

target yang telah ditetapkan.

3. Menyediakan sarana dalam peningkatan komunikasi dan

kompetensi pada PT.Kimia Farma Trading and

Distribution.

156

3.4 Knowledge Identification

Berikut ini adalah Identifikasi knowledge pada KFTD diidentifikasi

berdasarkan tiap jabatan yang ada. dan knowledge apa saja yang dibutuhkan

untuk jabatan tersebut. Identifikasi knowledge ini dibagi menjadi 2 yaitu Explicit

dan Tacit. mengingat bahwa PT. Kimia Farma Trading and Distribution sedang

melakukan restrukturisasi dan pembuatan SOP pada Divisi Principal Manager

dan Institution Manager, maka penulis tidak dapat menyajikan data pada kedua

divisi tersebut..

Divisi Sales Manager


penjabaran Identifikasi Knowledge setiap jabatan dari Divisi Sales Manager

adalah sebagai berikut :

Tabel 3.22 Knowledge Identification pada Divisi Sales PT Kimia Farma


Jabatan

Explicit

Knowledge

Tacit Knowledge

1. Sales Manager

1. Dokumentasi mengenai Laporan Kinerja Cabang

2. Dokumentasi mengenai Laporan Analisa Hutang dan Piutang

3. Dokumentasi

1. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel, Power Point ) dan Internet.

2. Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep

157

mengenai Laporan Mutasi Distribusi Produk

4. Dokumentasi mengenai Laporan Narkotika, Psikotropika dan Prekursor

5. Dokumentasi mengenai Laporan Administrasi Tenaga Kerja Perusahaan

akuntansi secara keseluruhan (keuangan dan perpajakan)

3. Penguasaan yang sangat baik mengenai produk-produk yang akan dijual

4. Pemahaman dan punya kemampuan perencanaan, berpikir strategis dalam menyusun RKAP.

5. Pemahaman yang baik mengenai konsep inventory dan logistik.

2. Supervisor Penjualan Reguler

1. Dokumentasi mengenai Laporan penjualan reguler

2. Dokumentasi mengenai Laporan Sesuai format BluePrint

1. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet.

2. Penguasaan yang sangat baik konsep penjualan penjualan reguler dan konsep Blue Print.


4. Memiliki keterampilan pendekatan dan mempengaruhi orang (personal approach)

5. Memiliki pemahaman bisnis ritel, kemampuan perencanaan, berpikir strategis dalam meningkatkan sales.

158

3. Supervisor Penjualan Institusi/Tender

1. Dokumentasi mengenai Laporan kegiatan dan penjualan Institusi

2. Dokumentasi mengenai Laporan perkembangan penyelesaian proyek pusat


2. Memiliki Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep penjualan institusi termasuk perundang-undangannya.


4. Penguasaan perpajakan yang baik.

5. Pemahaman dan mempupunyai kemampuan perencanaan, berpikir strategis dalam meningkatkan sales

4. Supervisor Tata Usaha

1. Dokumentasi mengenai Laporan Keuangan

2. Dokumentasi mengenai Laporan Pajak

3. Dokumentasi mengenai Laporan manajerial

4. Dokumentasi mengenai Laporan Hutang Piutang

5. Dokumentasi mengenai Laporan Komposisi pegawai

6. Dokumentasi mengenai Penilaian kondiute karyawan

1. Menguasai program Windows MS Office ( MS Word, Excel) dan Internet.

2. Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep akuntansi.

3. Penguasaan yang sangat baik mengenai perpajakan

159

5. Fakturis 1. Dokumentasi mengenai pencatatan, pencetakan, dan entry data

1. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet

2. Pemahaman dan mempunyai pengetahuan tentang regulasi surat-surat

6. Kasir 1. Dokumentasi mengenai Tingkat kebenaran penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan

2. Dokumentasi mengenai Tingkat keamanan penyimpanan uang perusahaan

1. Memiliki pemahaman mengenai akuntansi dan financial


7. Penagih 1. Dokumentasi mengenai Tercapainya target umur piutang yang telah ditetapkan perusahaan

2. Dokumentasi mengenai Tingkat kebenaran Penagihan sesuai dengan SOP Penagihan

1. Memiliki pemahaman mengenai financial

2. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet

8. Petugas Inkaso 1. Dokumentasi mengenai Tingkat Keamanan menyimpan faktur asli

2. Dokumentasi mengenai Tingkat Fungsi Kontrol penagihan piutang

3. Dokumentasi mengenai Tingkat pendistribusian dan penerimaan kembali dokumen alat tagih dari dan ke Penagih.



9. Petugas Kas Bank 1. Dokumentasi mengenai Tingkat kebenaran bukti kas/bank.

2. Dokumentasi mengenai Tingkat ketepatan hasil


2. Menguasai program Windows Office ( MS

160

entry kas/bank 3. Dokumentasi

mengenai Tingkat keamanan arsip kas/bank

Word, Excel ) dan Internet

10. Petugas Pajak 1. Dokumentasi mengenai Tingkat ketepatan pelaporan Pajak

2. Dokumentasi mengenai Tingkat kecepatan Pelaporan Pajak

3. Dokumentasi mengenai Tingkat mematuhi aturan Perpajakan

1. Memiliki pemahaman mengenai financial dan perpajakan


11. Salesman Reguler

1. Dokumentasi mengenai Laporan (Rencana Kunjungan (bulanan,harian), laporan Kunjungan harian, Customer Card, laporan penjualan per outlet dan produk)

2. Dokumentasi mengenai Laporan Ratio Outlet Aktif,Ratio Produk Aktif, Produktifitas per outlet (omzet dan SKU)

1. Penguasaan dan pemahaman mengenai internet

2. Pengetahuan dan pemahaman mengenai kunjungan/visit ke outlet dan RS

3. Pengetahuan dan pemahaman mengenai penjualan sebuah produk

4. Pengetahuan dan pemahaman di segi finansial

12. Salesman Tender

1. Dokumentasi mengenai Laporan Penjualan Produk keagenan

2. Dokumentasi mengenai Laporan (Rencana Kunjungan (bulanan,harian), laporan Kunjungan harian, laporan penjualan per institusi dan produk)

3. Dokumentasi mengenai Laporan Ratio biaya operasional,

1. Penguasaan dan pemahaman mengenai internet

2. Pengetahuan dan pemahaman mengenai negoisiasi mengenai proyek

3. Pengetahuan dan pemahaman yang baik dalam ber-komunikasi

4. Pengetahuan dan pemahaman di segi finansial

161

Sumber : Job Description PT Kimia Farma Trading and Distribution

propaganda dan tender terhadap omset

162

Divisi Support Manager

Berdasarkan struktur divisi Support Manager pada Gambar 3.3,

maka penjabaran Identifikasi Knowledge setiap jabatan dari Divisi

Support Manager adalah sebagai berikut :

Tabel 3.23 Knowledge Identification pada Divisi Support PT Kimia


Jabatan

Explicit

Knowledge

Tacit Knowledge

1. Support Manager

1. Dokumentasi mengenai Surat Kuasa

2. Dokumentasi mengenai Perjanjian Kerja Bersama

3. Dokumentasi mengenai SK Kepegawaian

4. Dokumentasi mengenai IKS / MOU

5. Dokumentasi mengenai Database Asset

6. Dokumentasi mengenai Database SDM

7. Dokumentasi mengenai Surat Keputusan Direksi


2. Penguasaan yang sangat baik mengenai managemen SDM

3. Penguasaan yang baik mengenai Sistem Informasi SDM

4. Penguasaan peraturan dan perundangan ketenagakerjaan

5. Managemen Audit SDM

6. Perencanaan dan pengembangan karir

7. Coaching & Coseling Skill

8. Managemen Konflik

9. Reward & Punishment

163

Management 10. Penguasaan yang

baik mengenai peraturan, perundangan, hukum dan ketentuan lainnya yang terkait operasional perusahaan.

2. Asman IT

1. Data Analisa 2. Dokumentasi

Perancangan Sofware

3. Dokumentasi Perancangan database

4. Back-up data 5. Manual Book

sistem informasi 6. Laporan

Inventarisasi hardware


2. Minimaal pengalaman kerja 5 tahun di bidang IT

3. Penguasaan TI : development system, datebase system, network system.

4. Kemampuan yang baik melakukan analisa data dan bisnis retail.

5. Kemampuan mentranfer knowledge

3. Asman SDM

1. Dokumentasi mengenai SK kepegawaian, kesejahteraan dll

2. Dokumentasi mengenai Risalah Rapat Direksi khusus kepegawaian

3. Dokumentasi mengenai Analisa Usulan Kenaikan Pangkat & Kebutuhan Pegawai

4. Dokumentasi mengenai Draft Surat keluar khusus Kepegawaian

5. Dokumentasi mengenai Sisdur Kepegawaian

6. Dokumentasi mengenai Sistem Jalur Karir

7. Dokumentasi


2. Kemampuan dalam melakukan analisa data kuantitatif

3. Penguasaan yang sangat baik mengenai manajemen SDM berbasis kompetensi secara Komprehensif

4. Penguasaan yang baik mengenai sistem informasi SDM

5. Penguasaan peraturan dan perundangan ketenagakerjaan

6. Manajemen Audit SDM

164

mengenaiJob Description, dll

7. Compensation Management

8. Design Training Program

9. Perencanaan & Pengembangan Karir

10. Coaching & Conselling Skill

11. Manajemen Konflik

12. Reward & Punishment Management

13. Sistem Manajemen Kinerja

4. Manager Unit Kerja

1. Dokumentasi mengenai Laporan Surat Keputusan Direksi

2. Dokumentasi mengenai Laporan Surat Kenaikan Pangkat karyawan

3. Dokumentasi mengenai Laporan Tunjangan Karyawan


2. Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep SDM

5. CSM 1. Dokumentasi mengenai Pengolahan database beserta laporannya


2. Pemahaman dan mempunyai pengetahuan tentang jaringan dan infrastruktur IT

6. Pengelola Database

1. Dokumentasi mengenai Mapping barang debitur

2. Dokumentasi mengenai Laporan bulanan penjualan

3. Dokumentasi mengenai data Managerial

4. Dokumentasi mengenai Laporan data yang masuk

1. Memiliki pemahaman mengenai Database


165

Sumber : Job Description PT Kimia Farma Trading and Distribution.

7. Technical Support 1. Dokumentasi mengenai masalah yang terjadi pada IT

1. Memiliki pemahaman mengenai infrastruktur IT dan sistem


8. Analis IT 1. Dokumentasi mengenai Data dan kebutuhan system

1. Memiliki pemahaman mengenai kebutuhan user

2. Menguasai skill perancangan program


9. Programmer 1. Dokumentasi mengenai Laporan Data kebutuhan user

2. Dokumentasi mengenai Laporan aplikasi yang ada di KFTD

1. Memiliki Skill mengenai Programming

2. Memiliki pemahaman mengenai Database dan IT sytem


10. Konsolidasi data dan Verifikasi Data

1. Dokumentasi mengenai Laporan Email cabang

2. Dokumentasi mengenai Laporan data barang dan debitur

3. Dokumentasi mengenai Laporan data penjualan bulanan

4. Dokumentasi mengenai Laporan penerimaan data



166

Divisi Account/Finance Manager

Berdasarkan struktur divisi Account/Finance Manager pada

Gambar 3.4, maka penjabaran Identifikasi Knowledge setiap jabatan dari

Divisi Account/Finance Manager adalah sebagai berikut :

Tabel 3.24 Knowledge Identification pada Divisi Account/Finance PT


Jabatan

Explicit

Knowledge

Tacit Knowledge

1. Account / Finance Manager

1. Dokumentasi mengenai Laporan Akuntansi dan keuangan

2. Dokumentasi mengenai Analisa Laporan Keuangan

3. Dokumentasi mengenai Konsep Akuntansi dan Keuangan

4. Dokumentasi mengenai Draft Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan

5. Dokumentasi mengenai laporan Cash Flow

6. Dokumentasi mengenai Laporan Cash Flow Budget

7. Dokumentasi mengenai Laporan Analisa Keuangan

8. Dokumentasi mengnai Laporan Penyelesaian


2. Mempunyai pemahaman mengenai accounting ,tax dan finance

3. Mempunyai Penguasaan yang baik mengenai regulasi Perpajakan

4. Mempunyai Pemahaman yang baik mengenai kebijakan bisnis perusahaan

5. Pemahaman yang baik mengenai PSAK (Pedoman dan Standar Akuntansi Keuangan)

167

draft perpajakan

2. Asman Keuangan

1. Dokumentasi mengenai Draft Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan

2. Dokumentasi mengenai laporan Cash Flow

3. Dokumentasi mengenai Laporan Cash Flow Budget

4. Dokumentasi mengenai Laporan Analisa Keuangan

5. Dokumentasi mengnai Laporan Penyelesaian draft perpajakan


2. Penguasaan yang baik mengenai manajemen akuntansi

3. Penguasaan yang baik mengenai manajemen keuangan

4. Penguasaan yang baik mengenai regulasi Perpajakan

5. Pemahaman yang baik mengenai proses bisnis perusahaan

6. Pemahaman yang baik mengenai kebijakan bisnis perusahaan

7. Pemahaman yang baik mengenai PSAK (Pedoman dan Standar Akuntansi Keuangan)

3. Asman Akuntansi dan Perpajakan

1. Dokumentasi mengenai Laporan Akuntansi dan keuangan

2. Dokumentasi mengenai Analisa Laporan Keuangan

3. Dokumentasi mengenai Konsep Akuntansi dan Keuangan


2. Penguasaan mengenai sistem, standar dan prosedur akuntansi

3. Penguasaan mengenai PSAK (Pedoman dan Standar Akuntansi Keuangan)

4. Penguasaan mengenai regulasi perpajakan

5. Pemahaman mengenai peraturan G7-BAPEPAM

168

4. Supervisor 1. Dokumentasi mengenai Laporan Pembayaran Piutang

2. Dokumentasi mengenai Laporan Pembayaran

3. Dokumentasi mengenai Laporan Kas Bon


2. Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep Keuangan

5. Pelaksana Kegiatan

1. Dokumentasi mengenai Pengeluaran dan Pengaturan Uang Muka


2. Pemahaman dan mempunyai pengetahuan tentang Finance

6. Pembuat Daftar Gaji

1. Dokumentasi mengenai Pengeluaran dan Pengaturan Uang Gaji

1. Memiliki pemahaman mengenai Finance


7. Bendaharawan 1. Dokumentasi mengenai Laporan keuangan

2. Dokumentasi mengenai Pengeluaran Uang

1. Memiliki pemahaman mengenai Account dan Finance


8. Supervisor TU 1. Dokumentasi mengenai Laporan Keuangan

2. Dokumentasi mengenai Laporan Pajak

3. Dokumentasi mengenai Laporan manajerial





9. Tata Usaha 1. Dokumentasi mengenai Laporan Keuangan




3. Menguasai program Windows Office ( MS

169

Sumber : Job Description PT Kimia Farma Trading and Distributio

Word, Excel ) dan Internet

10. Kasir 1. Dokumentasi mengenai Tingkat kebenaran penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan

2. Dokumentasi mengenai Tingkat keamanan penyimpanan uang perusahaan

1. Memiliki pemahaman mengenai akuntansi dan financial


11. Inkaso 1. Dokumentasi mengenai Tingkat Keamanan menyimpan faktur asli

2. Dokumentasi mengenai Tingkat Fungsi Kontrol penagihan piutang

3. Dokumentasi mengenai Tingkat pendistribusian dan penerimaan kembali dokumen alat tagih dari dan ke Penagih.



12. Penagih 1. Dokumentasi mengenai Tercapainya target umur piutang yang telah ditetapkan perusahaan

2. Dokumentasi mengenai Tingkat kebenaran Penagihan sesuai dengan SOP Penagihan



13. Pemohon 1. Dokumentasi mengenai Wewenang Uang



170

Divisi Logistic Manager

Berdasarkan struktur Divisi Logistic Manager pada Gambar 3.5,

maka penjabaran Identifikasi Knowledge setiap jabatan dari Divisi

Logistic Manager adalah sebagai berikut :

Tabel 3.25 Knowledge Identification pada Divisi Logistic PT Kimia


Jabatan

Explicit

Knowledge

Tacit Knowledge

1. Logistic Manager

1. Dokumentasi mengenai keseluruhan Laporan Narkotika dan Psikotropika

2. Dokumentasi mengenai keseluruhan Laporan Penarikan Barang

3. Dokumentasi mengenai Penilaian kondiute karyawan

4. Dokumentasi mengani keseluruhan Laporan pengiriman barang

5. Dokumentasi keseluruhan mengenai Laporan Faktur


2. Mempunyai ketelitian dan mobilitas pengawasan yang tinggi.

3. Ketahanan yang tinggi terhadap tekanan/stress.

4. Tingkat keberanian dan ketegasan yang baik.

5. Memamhami konsep Pergudangan, Pengiriman, dan Pengawasan mutu produk

2. Asman Pengadaan

1. Dokumentasi mengenai Laporan Debet Nota

1. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel)

171

2. Dokumentasi tentang Laporan barang yang masuk

3. Dokumentasi mengenai Laporan Barang yang akan dikirim

4. Dokumentasi SOP Logistik

dan Internet. 2. Penguasaan yang

baik mengenai Pergudangan




3. Supervisor Pengadaan

1. Dokumentasi mengenai Laporan Narkotika dan Psikotropika

2. Dokumentasi mengenai Laporan Penarikan Barang


4. Dokumentasi Laporan Standart mutu


2. Penguasaan yang baik mengenai Pergudangan




4. Supervisor Penjualan

1. Dokumentasi mengenai Laporan Penjualan

2. Dokumentasi Narkotika dan Psikotropika

3. Dokumentasi mengenai Laporan Pengadaan Barang reguler






5. Memahami dengan baik konsep Pergudangan dan

172

Sales

5. Kabag Pengadaan 1. Dokumentasi mengenai Laporan Debet Nota

2. Dokumentasi Laporan mengenai barang yang masuk


2. Pemahaman dan mempunyai pengetahuan tentang Pergudangan

6. Kepala Gudang 1. Dokumentasi mengenai Laporan Debet Nota

2. Dokumentasi Laporan mengenai barang yang masuk

3. Dokumentasi Laporan mengenai Stock barang

1. Memiliki pemahaman mengenai Pergudangan


7. Operator Komputer Pengadaan Barang

1. Dokumentasi mengenai Laporan Barang Masuk

1. Memiliki pemahaman mengenai Alur kerja Pengadaan


8. Petugas Pengadaan

1. Dokumentasi mengenai Laporan Barang yang masuk

2. Dokumentasi Laporan mengenai Faktur Tagihan

1. Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep Pergudangan


9. Operator Pengolahan Data Logistik

1. Dokumentasi mengenai Laporan Barang yang aka di release

2. Dokumentasi Laporan mengenai data Suplier dari KFTD

1. Memiliki pemahaman mengenai Produk

2. Memiliki pemahaman yang baik mengenai rekan/supplier dari KFTD


173

Sumber : Job Description PT Kimia Farma Trading and Distribution

3.4.1 Struktural

3.4.1.1 Explicit Knowledge

SOP atau prosedur karyawan yang mencakup tugas, wewenang,

dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas dan kewajibannya.

3.4.1.2 Tacit Knowledge

knowledge karyawan pada saat menghadapi suatu masalah,

terutama mengenai knowledge penugasan dari atasan kepada bawahan.

Interaksi yang terjadi antara atasan dan bawahan merupakan suatu

knowledge secara struktural.

3.4.2 Functional

3.4.2.1 Explicit Knowledge

Dokumen-dokumen dari hasil proses kerja entah itu dari laporan,

hasill meeting dan rapat. Yang berisi berbagai masalah yang dihadapi dan

solusinya.

3.4.2.2 Tacit Knowledge

Pengetahuan karyawan dan pengalaman dalam melakukan

pekerjaan, knowledge ini sangat penting bagi perusahaan dan dapat

menjadi asset jangka panjang yang bernilai bagi perusahaan.

174

3.4.3 Behavioural

a) Meeting antar supervisor diadakan minimal 5 bulan sekali. Topic

yang dibahas dalam meeting ini biasanya sesuai dengan masalah yang

sedang terjadi.

b) Meeting antara supervisor dan pelaksana diadakan minimal 3 bulan

sekali. Topic yang dibahas dalam meeting ini adalah efektifnya

komunikasi dan koordinasi antara pelaksana dan supervisor, tidak

hanya itu pada meeting ini juga dibahas mengenai bermacam-macam

hal dan masalah yang terjadi.

c) Meeting antar kepala cabang yang dilakukan minimal 6 bulan sekali

yang memastikan divisi berjalan sesuai dengan funsi,kewajiban dan

tanggung jawabnya.

175

3.5 Analisis Permasalahan

Permasalahan yang dihadapi oleh PT. Kimia Farma Trading and

Distribution yang berhubungan dengan Knowledge Management adalah:

1. Knowledge yang ada di dalam KFTD belum terdokumentasi dengan

baik, dikarenakan media penyimpanan sebagian besar masih berupa

kertas yang disimpan. Jadi jika seseorang membutuhkan informasi /

file maka harus diduplikasikan terlebih dahulu atau saling bergantian

, hal ini akan menjadi sangat tidak efisien, dan media penyimpanan

seperti kertas dapat dengan mudah terselip.

2. Tingginya turn over karyawan yang menyebabkan knowledge

walkout yang artinya knowledge akan hilang setelah karyawan itu

pindah dari KFTD ke prusahaan lain, dan belum tentu penggantinya

akan dapat menggantikan posisi karyawan yang pindah dengan

maksimal.

3. Belum tersedianya media yang dipergunakan karyawan untuk

sharing knowledge dan informasi, dimana media sharing dapat

berfungsi sebagai wadah bagi karyawan yang ingin sharing tentang

knowledge yang ia miliki.

4. Sulitnya mencari informasi jika suatu perusahaan mempunyai

permasalahan yang sama. Dimana mereka harus membuka informasi

secara manual, terkadang informasi yang akan diakses tesebar pada

masing-masing divisi yang mengakibatkan waktu dan tenaga akan

terbuang secara percuma, belum lagi jika informasi tersebut terselip,

hal ini sangatlah tidak efisien.

176

Berikut contoh informasi yang diperlukan oleh setiap divisi :

1. Divisi Sales Manager

• Dokumentasi mengenai Laporan Narkotika, Psikotropika dan Prekursor

• Dokumentasi mengenai Laporan Administrasi Tenaga Kerja Perusahaan

2. Divisi Support Manager

• Dokumentasi mengenai Perjanjian Kerja Bersama, yaitu :

• Dokumentasi mengenai SK Kepegawaian

3. Divisi Account/Finance Manager

• Dokumentasi mengenai Analisa Laporan Keuangan

• Dokumentasi mengenai Laporan Cash Flow Budget

4. Divisi Logistics Manager

• Dokumentasi mengenai Penilaian kondiute karyawan

• Dokumentasi mengenai keseluruhan Laporan Penarikan Barang

177

3.6 Usulan Penyelesaian Masalah

Dari permasalahan yang terjadi, maka dirancang suatu sistem berbasis

web yang diharapkan dapat membantu PT. Kimia Farma Trading and

Distribution dalam pengumpulan, penyimpanan, pengelolaan, dan penggunaan

kembali, serta penyebaran Knowledge internalnya. Meliputi :

1. Perancangan sistem pendokumentasian Knowledge pada KFTD

dimana knowledge yang dimiliki karyawan dapat tersimpan dengan

baik secara digital dan menghindari terjadinya knowledge walk out.

2. Sistem yang dapat membagi, menyebarkan, dan menyimpan

knowledge yang dimiliki karyawan. Pengetahuan karyawan dan

pengalaman dalam melakukan pekerjaan, terutama mengenai masalah

yang sering terjadi merupakan knowledge bagi karyawan tersebut.

Dan knowledge ini merupakan aset bagi perusahaan.

3. Sistem yang dapat mengembangkan Knowledge yang dimiliki

karyawan, agar didapatkan penyelesaian masalah yang lebih efektif

dan efisien.

bab 3 analisis sistem berjalan 3.1.gambaran umum ...thesis.binus.ac.id/asli/bab3/2011-2-00627 mnsi...

Documents