84 bab 3 analisis sistem berjalan 3.1 kerangka pikirthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2012-1-00031-si...

84

BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Kerangka Pikir

Gambar 8 Kerangka Pikir

85

3.2 Sejarah Perusahaan

Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia (PERUM

PERURI) adalah sebuah perusahaan manufacturing yang bergerak pada

produksi uang kertas, uang logam, dan kertas berharga non uang. Perusahaan

yang berlokasi di Jl. Palatehan No. 4 Kebayoran Baru 12160, Jakarta Selatan

dan memiliki pabrik yang berlokasi di Parung Mulya, Kecamatan Ciampel,

Karawang, Jawa Barat ini berdiri pada tanggal 15 September 1971,

merupakan gabungan dari 2 (dua) perusahaan percetakan negara, yaitu

Pertjetakan Negara Kebayoran (PN Perkeba) dan Pertjetakan Negara Arta

Yasa (PN Arta Yasa).

Dahulu beberapa daerah telah mengeluarkan Oeang Kertas Daroerat,

antara lain: Banten, Sumatera Utara, Asahan, Tapanuli, Riau, Nias, dan

Bengkulu. Setelah keadaan semakin membaik, percetakan ORI (Oeang

Republik Indonesia) kembali dialihkan ke Jakarta dengan mendirikan dua

perusahaan, yaitu:

1. Pertjetakan Negara Kebayoran (PN Perkeba)

Percetakan ini didirikan pada tanggal 17 April 1952 sebagai

suatu campuran antara Pemerintah RI dengan Johan Enschede en

Zonen Grafische Inrichting yang berkedudukan di Haarlem,

Belanda, dengan nama Pertjetakan Kebayoran NV. Pada tahun

1959, PN Perkeba dinasionalisasikan dan dijadikan Perusahaan

Pertjetakan Negara. Berdasarkan PP No. 34 tahun 1963 tentang

pendirian PN Pertjetakan Kebayoran, maka sejak tanggal 1 Januari

1963, Perusahaan Pertjetakan Kebayoran NV yang telah

86

dinasionalisasikan dengan PP No. 51 tahun 1959 dijadikan

perusahaan negara dengan nama Perusahaan Negara Pertjetakan

Kebayoran (PN Perkeba). Adapun fungsi dari PN Perkeba yaitu

mencetak uang kertas RI dan kertas berharga lainnya.

2. Pertjetakan Negara Arta Yasa (PN Arta Yasa)

Percetakan ini semula bernama Pertjetakan Oeang Logam RI

didirikan pada tanggal 1 Juni 1953 di bawah naungan Kementrian

Keuangan dengan Surat Keputusan Nomor 261155/UMI

tertanggal 18 September 1954 dengan status di bawah pengawasan

Departemen Keuangan RI Jendral Cq Thesaurier. Pertjetakan

Uang Logam RI dimulai pada tanggal 12 Desember 1956.

Berdasarkan PP No. 1 tahun 1965 tentang pendirian PN Arta

Yasa ditentukan statusnya menjadi Perusahaan Negara di mana

pengelolanya berada di tangan Menteri Urusan Pendapatan,

Pembiayaan, Pengawasan. Berdasarkan Kepres RI No. 180 tangal

19 Juni 1965, maka PN Arta yasa diintegrasikan ke dalam

Departemen Urusan Bank Sentral dengan tetap berstatus sebagai

Perusahaan Negara. Fungsi dari PN Arta Yasa adalah mencetak

uang logam RI.

Adanya masa transisi pada tahun 1970-1971 sebagai akibat dari

pengangkatan direktur utama PN Arta Yasa, maka mulai diadakan perubahan-

perubahan untuk menuju ke arah penyatuan antara PN Perkeba dan PN Arta

Yasa. Peresmian kedua percetakan tersebut dilakukan pada tanggal 23

Agustus 1957 oleh presiden Soekarno. Kemudian kedua percetakan tersebut

bergabung menjadi Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia

87

(Perum Peruri). Pendirian ini sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor : 60

tahun 1971, selanjutnya diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor : 25

tahun 1982, kemudian diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor : 34 tahun

2000 dan disempurnakn untuk terakhir kalinya melalui Peraturan Pemerintah

Nomor : 32 tahun 2006.

PERUM PERURI sebagai BUMN satu-satunya yang dipercaya oleh

negara untuk mencetak uang rupiah (baik uang kertas maupun uang logam)

bagi Republik Indonesia (sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 32

tahun 2006). Selain mencetak uang rupiah Republik Indonesia, PERUM

PERURI juga mencetak beberapa produk sekuriti, seperti cetakan kertas

berharga non-uang, contohnya pita cukai hasil tembakau, paspor, perangko,

materai dan benda pos berharga lainnya, security seals, ijasah, STTB, airline

ticket, dokumen perbankan, stiker kaset, stiker video dan CD, serta berbagai

jenis stiker, dan juga logam non-uang, seperti stempel tera, stempel cetak,

medali, key holder, piagam, lencana, tropi, printing roll.

3.3 Visi dan Misi Perusahaan

3.3.1 Visi PERUM PERURI

Visi Perum Peruri untuk tahun 2008 – 2012 adalah:

“Perusahaan berkelas dunia di bidang “INTEGRATED SECURITY

PRINTING AND SYSTEM”.”

3.3.2 Misi PERUM PERURI

Misi Perum Peruri untuk tahun 2008 – 2012 adalah:

“Menghasilkan produk berkualitas dan bernilai security tinggi

kebangaan bangsa.”

88

3.3.3 Tata Nilai PERUM PERURI

Tata nilai Perum Peruri yaitu:

a. Integritas

Penggabungan dari beberapa kelompok yang terpisah menjadi

satu kesatuan yang mempunyai tujuan dan cita-cita yang sama.

Dalam suatu perusahaan, apabila seorang karyawan telah diragukan

integritasnya, berarti karyawan tersebut sudah diragukan kemauannya

untuk menjalankan peraturan yang ada dan cenderung melakukan

hal-hal yang merugikan perusahaan.

b. Kualitas

Kualitas atau mutu adalah karakteristik dari suatu produk atau

jasa yang ditentukan oleh pemakai atau customer dan diperoleh

melalui pengukuran proses serta melalui perbaikan yang

berkelanjutan (Continuous Improvement).

c. Inovasi

Inovasi adalah memperkenalkan ide baru, barang baru,

pelayanan baru, dan cara-cara baru yang lebih bermanfaat.Tujuan

utama inovasi adalah:

1. Meningkatkan kualitas

2. Menciptakan pasar baru

3. Memperluas jangkauan produk

4. Mengurangi biaya tenaga kerja

5. Meningkatkan proses produksi

6. Mengurangi bahan baku

89

7. Mengurangi kerusakan lingkungan

8. Mengganti produk atau pelayanan

9. Mengurangi konsumsi energi

10. Menyesuaikan diri dengan perundang-undangan

90

3.4 Struktur Organisasi PERUM PERURI

Gambar 9 Struktur Organisasi PERUM PERURI sampai Tingkat Departemen

91

3.5 Tugas dan Wewenang PERUM PERURI

3.5.1 Tugas dan Wewenang PERUM PERURI

PERUM PERURI adalah salah satu Badan Usaha Milik

Negara yang berada di bawah naungan Menteri BUMN, yang

bertindak sebagai pemilik modal dan sekaligus sebagai pembina

teknis. PERUM PERURI mempunyai legalitas sebagai pencetak uang

resmi dan kertas berharga lainnya. Hal tersebut ditunjang dengan

pengalaman yang lama dan kelengkapan sarana mesin cetak yang

modern serta mempunyai jaringan lembaga – lembaga Pemerintahan,

baik dalam maupun luar negeri.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) yang telah

diperbaharui dan disempurnakan terakhir dengan PP No. 32 tahun

2006 (Lampiran 2), maksud dan tujuan perusahaan adalah

melaksanakan dan menunjang program pemerintah di bidang ekonomi

dan pembangunan nasional pada umumnya dengan mengadakan

usaha di bidang percetakan uang, barang, dan jasa yang mempunyai

nilai sekuriti tinggi demi keamanan dan kepentingan negara. Untuk

mencapai maksud dan tujuan tersebut, perusahaan menyelenggarakan

usaha mencetak uang rupiah Republik Indonesia untuk memenuhi

permintaan Bank Indonesia dan melaksanakan kegiatan sebagai

berikut:

1. Mencetak barang cetakan berharga, surat berharga, dan

barang cetakan lainnya serta membuat barang cetakan

logam,

92

2. Mencetak dokumen sekuriti untuk negara, yaitu dokumen

keimigrasian, pita cukai, materai, dan dokumen pertahanan

atas permintaan instansi yang berwenang,

3. Mencetak dokumen sekuriti lainnya dan barang cetakan

logam non uang,

4. Membuat bahan uang dan bahan cetakan berharga serta

jasa yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan,

5. Mencetak uang, barang cetakan berharga, membuat bahan

uang, dan cetakan berharga untuk negara lain,

6. Usaha-usaha lainnya yang dapat menunjang tercapainya

tujuan perusahaan.

Dari beberapa kegiatan yang dilakukan PERUM PERURI,

maka tugas utamanya adalah mencetak uang kertas dan uang logam

untuk Bank Indonesia yang merupakan pangsa pasar terbesar hingga

70%. Di sisi lain, pihak PERUM PERURI terus berusaha untuk

mengembangkan pasar di luar Bank Indonesia (captive market) untuk

mendapatkan order cetakan, baik dari dalam maupun luar negeri.

Sedangkan Core Business yang dikeluarkan oleh PERUM

PERURI adalah sebagai berikut:

1. Produksi Uang Kertas (UTAS)

2. Produksi Uang Logam (UGAM)

3. Produksi Kertas Berharga Non Uang (TASGANU), antara

lain:

a. Pita cukai hasil tembakau

b. Paspor

93

c. Perangko, materai, dan benda pos berharga lainnya

d. Security seals, ijasah, STTB

e. Airline ticket, dokumen perbankan (cek, giro, dan

lainnya), SAKO, SAKB, dan SKSH

f. Stiker kaset, stiker video, CD, dan berbagai jenis

stiker

4. Produksi Logam Non Uang (GAMONANG) yang antara

lain:

a. Stempel tera

b. Stempel cetak

c. Medali

d. Key holder

e. Piagam

f. Lencana

g. Tropi

h. Printing roll

3.5.2 Tugas dan Wewenang Struktur Organisasi PERUM PERURI

3.5.2.1 Direktorat Utama

Tanggung jawab utama:

a. Memimpin, mengurus, dan mengelola perusahaan sesuai

dengan visi dan misi perusahaan serta senantiasa berusaha

meningkatkan daya guna dan hasil guna dari perusahaan,

b. Mewakili perusahaan dalam kegiatan eksternal baik di

dalam maupun di luar Pengadilan untuk tugas kedinasan

perusahaan,

94

c. Bersama-sama anggota Direksi lainnya membuat kebijakan

pengembangan usaha perusahaan yang diajukan melalui

Dewan Pengawas Perum Peruri kepada Menteri BUMN

untuk mendapatkan persetujuan,

d. Bersama-sama anggota Direksi lainnya menyiapkan

rencana jangka panjang dan rencana kerja dan anggaran

perusahaan,

e. Bersama-sama anggota Direksi lainnya menyiapkan

struktur organisasi dan tata kerja perusahaan, termasuk

perincian tugas yang dapat mencerminkan efektivitas

birokrasi dan pendelegasian wewenang dan tanggung

jawab di setiap tingkat jabatan di perusahaan,

f. Bersama-sama anggota Direksi lainnya menetapkan

kebijakan perusahaan dalam kepengurusan perusahaan

yang berpedoman kebijakan pengembangan yang telah

ditetapkan oleh Menteri BUMN,

g. Bersama-sama anggota Direksi lainnya melakukan kerja

sama usaha, membentuk anak perusahaan, dan

menyertakan modal dalam badan usaha lain dengan

persetujuan Menteri BUMN,

h. Bersama-sama anggota Direksi lainnya mengangkat dan

memberhentikan pegawai perusahaan sesuai ketentuan

peraturan perundang-undangan di bidang ketenagakerjaan,

i. Bersama-sama anggota Direksi lainnya menetapkan gaji,

pensiun, jaminan hari tua, penghasilan dan / atau bentuk

95

kesejahteraan lainnya bagi pegawai perusahaan serta

mengatur semua hal ketenagakerjaan lainnya sesuai

ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang

ketenagakerjaan,

j. Menandatangani keputusan, surat keputusan, instruksi, dan

surat keluar,

k. Bersama-sama anggota Direksi lainnya melakukan

monitoring dan pengawasan pelaksanaan dalam

Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) dan Lingkungan,

serta Sistem Manajemen Mutu / ISO.

Wewenang:

a. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah RI Nomor: 32 Tahun

2006 tanggal 22 September 2006 tentang Perum

Percetakan Uang RI (Lampiran 2),

b. Menandatangani keputusan, surat keputusan, instruksi, dan

surat keluar.

3.5.2.2 Direktorat Niaga


a. Mengkoordinir penyusunan rencana strategik niaga untuk

mencapai tingkat kualitas kerja dan produk sesuai dengan

standar mutu,

b. Mengkoordinir dalam perumusan dan pencapaian

pengembangan pasar, penjualan, desain, dan

pengembangan produk, disertai pengamanan dan

penggunaan teknologi,

96

c. Memantau penyusunan kebijakan untuk menjalankan

pengembangan pasar dan penjualan, baik secara domestik

dan internasional, serta desain produk, pengembangan

produk dan teknologi, serta pengamanan dari produk,

d. Mengkoordinir seluruh kegiatan pencapaian sasaran /

target di masing-masing unit niaga untuk memastikan

adanya perkembangan yang progresif dan

berkesinambungan sebagai dukungan terhadap pencapaian

visi dan misi perusahaan,

e. Bersama-sama Direktur Utama dan anggota Direksi

lainnya melakukan monitoring dan pengawasaan

pelaksanaan dalam Keselamatan dan Kesehatan Kerja

(K3) dan Lingkungan serta Sistem Manajemen Mutu /

ISO.

Wewenang:



Percetakan Uang RI (Lampiran 2).

3.5.2.2.1 Divisi Pengembangan Pasar dan Penjualan

Tanggung jawab dan wewenang:

a. Menyusun dan melaksanakan strategi

penggunaan sumber daya dalam aktivitas

pengembangan pasar, penjualan domestik,

penjualan internasional, dan kegiatan penunjang

penjualan,

97

b. Menyusun dan melaksanakan RKAP divisi

pengembangan pasar dan penjualan,

c. Mengembangkan atau memformulasikan target

dari pengembangan pasar dan penjualan disektor

domestik dan internasional,

d. Bertanggung jawab atas pembuatan riset pasar

dan pengembangan bisnis, promosi dan

pengembangan agen, kelompok penjualan

domestik, kelompok penjualan internasional, dan

penunjang penjualan,

e. Memelihara lingkungan kerja yang memenuhi

persyaratan Keselamatan dan Kesehatan Kerja

(K3) dan Lingkungan,

f. Melaksanakan Sistem Manajemen Mutu / ISO.

3.5.2.2.2 Divisi Desain dan Pengembangan Produk




departemen desain produk (desain artistik, desain

proses, estimasi biaya, dan unit proof cetak),

departemen pengembangan produk dan teknologi

(riset bidang fitur keamanan produk, riset bidang

cetak dan bahan baku produk, riset bidang

persiapan cetak dan elektronik, riset analisis

investasi), dan departemen pengamanan

98

(informasi dan pemeriksaan, pengamanan

elektronik, dan pengamanan fisik personil

material),

b. Menyusun dan melaksanakan RKAP divisi desain

dan pengembangan produk,


dari divisi desain dan pengembangan produk

yang meliputi departemen desain produk,

departemen pengembangan produk dan teknologi,

dan departemen pengamanan,

d. Bertanggung jawab atas desain artistik, desain

proses dan estimasi biaya, proof cetak, riset

bidang fitur keamanan produk, riset bidang cetak

dan bahan baku produk, riset bidang persiapan

cetak dan elektronik, riset analisis investasi,

informasi umum dan pemeriksaan, pengamanan

elektronik, pengamanan fisik personil material,





99

3.5.2.3 Direktorat Produksi


a. Mengkoordinir penyusunan rencana strategik proses

produksi untuk mencapai tingkat kualitas produk sesuai

dengan standar mutu,


kualitas produk uang kertas, uang logam, dan logam non

uang, dan kertas berharga non uang yang sesuai dengan

jadwal yang disepakati serta efisiensi proses produksi

untuk memenuhi kepuasaan pelanggan,


proses produksi uang kertas, uang logam, logam non uang,

serta kertas berharga non uang, agar dapat berjalan dengan

tepat waktu, tepat jumlah, dan tepat mutu,


target di masing-masing unit produksi untuk memastikan

adanya perkembangan yang progresif dan





pelaksanaan dalam Keselamatan dan Kesehatan Kerja

(K3) dan Lingkungan serta Sistem Manajemen Mutu /

ISO.

100

Wewenang:




3.5.2.3.1 Divisi Produksi Uang Kertas




produksi uang kertas,

b. Menyusun dan melaksanakan RKAP divisi uang

kertas,


produksi uang kertas dan melaksanakannya

dalam jangka waktu tertentu,

d. Bertanggung jawab atas pembuatan produk-

produk uang kertas,

e. Bertanggung jawab atas penyimpanan produk-

produk uang kertas,

f. Memelihara lingkungan kerja yang memenuhi



g. Melaksanakan Sistem Manajemen Mutu / ISO.

101

3.5.2.3.2 Divisi Produksi Kertas Berharga Non Uang




produksi kertas berharga non uang,

b. Menyusun dan melaksanakan RKAP divisi kertas

berharga non uang,


produksi kertas berharga non uang dan

melaksanakannya dalam jangka waktu tertentu,

d. Bertanggung jawab atas pembuatan produk-

produk cetak pita cukai, cetak paspor dan buku,

serta cetak web dan sheet,

e. Bertanggung jawab atas penyimpanan produk-

produk cetak pita cukai, cetak paspor dan buku,

serta cetak web dan sheet,





3.5.2.4 Direktorat Teknik dan Umum


a. Mengkoordinir penyusunan strategik teknik dan umum

untuk mencapai tingkat kualitas kerja dan produk sesuai

dengan standar mutu,

102

b. Mengkoordinir dalam perumusan dan pencapaian jaminan

kehandalan, berikut pengendalian kualitas, pemeliharaan

teknik, serta fasilitas umum, mulai dari pengadaan,

pengendalian, sediaan barang, jasa, dan gudang, fasilitas

umum, dan lingkungan,


proses jaminan kehandalan, serta pengadaan dan fasilitas

umum agar dapat berjalan dan tersedia dengan tepat

waktu, tepat jumlah, dan tepat mutu,


target di masing-masing unit teknik dan umum untuk

memastikan adanya perkembangan yang progresif dan





pelaksanaan dalam Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)

dan Lingkungan serta Sistem Manajemen Mutu / ISO.

Wewenang:




103

3.5.2.4.1 Divisi Jaminan Kehandalan



penggunaan sumber daya dalam pengendalian

kualitas dan pemeliharaan teknik,


jaminan kehandalan,


untuk divisi jaminan kehandalan, departemen

pengendalian kualitas dan departemen

pemeliharaan teknik,

d. Bertanggung jawab atas analisa bahan,

pengendalian kualitas produk dan limbah,

standarisasi, peningkatan produktivitas dan

pemeriksaan keaslian produk, juga pemeliharaan

teknik yang mencakup mekanik, elektronik, dan

utilitas,





3.5.2.4.2 Divisi Pengadaan dan Fasilitas Umum



penggunaan sumber daya dalam pengadaan,

104

pengendalian, sediaan barang, jasa dan gudang,

serta fasilitas umum dan lingkungan,


pengadaan dan fasilitas umum,


pengadaan, pengendalian, sediaan barang, jasa,

dan gudang, serta fasilitas umum dan lingkungan,

d. Bertanggung jawab atas pengadaan jasa dan

barang umum, pengadaan barang produksi dan

permesinan lokal, pengadaan barang produksi dan

permesinan impor, pengendalian sediaan barang

dan jasa, pergudangan, pemeliharaan bangunan

dan penataan lingkungan, pengolahan limbah,

dan pelayanan umum,





3.5.2.5 Direktorat Keuangan dan Sumber Daya Manusia


a. Mengkoordinir penyusunan strategik keuangan dan sumber

daya manusia untuk mencapai tingkat kualitas kerja dan

produk sesuai dengan standar mutu,


keuangan dan akuntansi, sumber daya manusia, teknologi

105

informasi, kemitraan dan bina lingkungan, serta analisa dan

kajian perusahaan,


proses-proses didalam keuangan dan akuntansi, sumber

daya manusia, teknologi informasi, kemitraan dan bina

lingkungan, serta analisa dan kajian perusahaan agar dapat

berjalan dan tersedia dengan tepat waktu, tepat jumlah, dan

tepat mutu,


target di masing-masing unit keuangan dan sumber daya

manusia untuk memastikan adanya perkembangan yang

progresif dan berkesinambungan sebagai dukungan

terhadap pencapaian visi dan misi perusahaan,



pelaksanaan dalam Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)

dan Lingkungan serta Sistem Manajemen Mutu / ISO.

Wewenang:




106

3.5.2.5.1 Divisi Keuangan dan Akuntansi



penggunaan sumber daya dalam keuangan,

akuntansi, dan manajemen aset,


keuangan dan akuntansi,


perencanaan dan pengendalian anggaran,

perbendaharaan, pengelolaan pendanaan,

akuntansi umum, akuntansi biaya, pajak dan

analisa keuangan,

d. Bertanggung jawab atas perencanaan dan

pengendalian anggaran, perbendaharaan,

pengelolaan pendanaan, akuntansi umum,

akuntansi biaya, pajak dan analisa keuangan,





107

3.5.2.5.2 Divisi Sumber Daya Manusia



penggunaan sumber daya dalam pengembangan

sumber daya manusia, administrasi sumber daya

manusia, dan pengamanan,


sumber daya manusia,


perencanaan sumber daya manusia,

pengembangan sistem manajemen sumber daya

manusia, pelatihan, administrasi personalia,

penggajian dan remunerasi, pelayanan kesehatan,

informasi umum dan pemeriksaan, pengamanan

elektronik, pengamanan fisik, personil, dan

material,

d. Bertanggung jawab atas perencanaan sumber

daya manusia, pengembangan sistem manajemen

sumber daya manusia, pelatihan, administrasi

personalia, penggajian dan remunerasi, pelayanan

kesehatan, informasi umum dan pemeriksaan,

pengamanan elektronik, pengamanan fisik,

personil, dan material,

108





3.2.5.6 Sekretariat Perusahaan


a. Menyusun rencana jangka panjang dan program kerja

tahunan untuk fungsi administrasi perusahaan, komunikasi

perusahaan, dan hukum, untuk pencapaian sasaran / target

kinerja di bidang komunikasi dan administrasi perusahaan

dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan,

b. Mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan penyediaan

informasi terkini mengenai perkembangan perusahaan,

perkembangan peraturan (perundang-undangan yang

berlaku) dan menyusun laporan perkembangan perusahaan

untuk komisaris, pemegang saham, serta pihak-pihak lain

yang berkepentingan, untuk memastikan lancarnya

distribusi informasi demi kemajuan dan perkembangan

perusahaan,

c. Mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan penyusunan

materi untuk publikasi / komunikasi perusahaan melalui

media massa, maupun melalui website untuk memastikan

materi yang dipublikasikan dapat merepresentasikan posisi

perusahaan,

109

d. Mengkoordinasi pelaksanaan standar protokoler dalam

kegiatan seremonial perusahaan, serta aktivitas terkait

dengan tanggung jawab sosial perusahaan (CSR /

corporate social responsibility) sehingga dapat dipastikan

terpeliharanya citra perusahaan di mata masyarakat luas,

e. Memimpin kegiatan pemeliharaan arsip dokumen penting

perusahaan, untuk menjaga kelengkapan dan kemampuan

telusur balik pada setiap arsip perusahaan,

f. Mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan pemenuhan

kebutuhan pengurusan akomodasi dan dokumen, untuk

perjalanan dan rapat-rapat dinas, agar seluruh perjalanan

dan rapat-rapat dinas dapat berjalan dengan lancar dan

berfungsi semaksimal mungkin,

g. Memimpin kegiatan pelaksanaan korespondensi dalam

proses komunikasi tertulis antara perusahaan dengan pihak

luar, agar dapat memenuhi standar korespondensi yang

baik,

h. Mengumpulkan dan menganalisis informasi serta

memberikan rekomendasi kepada direksi hal-hal yang

bersifat strategis yang menyangkut kebijakan pemerintah

dan terkait lainnya yang akan berdampak kepada

perusahaan sebagai bahan manajemen dan pengambilan

keputusan,

110

i. Mengadakan koordinasi dengan mitra kerja terkait, baik

intern maupun ekstern dalam rangka kelancaran

pelaksanaan tugas,

j. Memelihara lingkungan kerja yang memenuhi persayaratan


k. Melaksanakan Sistem Manajemen Mutu / ISO.

Wewenang:

a. Schedule protokoler,

b. Rundown acara,

c. Plotting personil,

d. Koordinasi lintas fungsi,

e. Pemakaian anggaran di bawah Rp 100.000.000,-,

f. Merekomendasikan promosi atau mutasi bawahannya,

g. Penggunaan travel agent,

h. Pemilihan hotel.

3.5.2.7 Satuan Pengawas Internal


a. Mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan program

audit, agar dapat memenuhi sasaran / target yang telah

disetujui oleh pihak manajemen,

b. Menelaah dan menilai kewajaran, kesesuaian, efektivitas,

dan aplikasi yang tepat dari pengendalian finansial,

operasional kepatuhan, serta lainnya untuk memastikan

efektivitas dan efisiensi di seluruh unit kerja,

111

c. Menyiapkan rencana program tahunan untuk audit di semua

unit kerja dan melakukan koordinasi akan implementasi

program kerja tersebut,

d. Melakukan analisis dan kajian untuk pengembangan sistem

kerja pada unit SPI (Satuan Pengawas Internal) dalam

rangka menyusun proses kerja yang lebih efektif dan

efisien,

e. Melakukan pengawasan dan mengelola kegiatan

administrasi dan dokumentasi di unit SPI dengan

melakukan koordinasi dengan pihak-pihak terkait,

f. Memelihara lingkungan kerja yang memenuhi persyaratan



Wewenang:

a. Akses terhadap data dan informasi di seluruh unit kerja.

3.5.2.8 Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen


a. Menyusun dan membuat rekomendasi rencana

pengembangan organisasi perusahaan jangka panjang yang

meliputi: rumusan strategi perusahaan, rancangan struktur

organisasi, rancangan prosedur, dan sistem manajemen

yang tepat untuk mencapai visi perusahaan untuk

memastikan perkembangan bisnis perusahaan yang

berkesinambungan,

112

b. Memimpin dukungan kesekretariatan yang efektif terhadap

penerapan berbagai inisiatif sistem manajemen di dalam

perusahaan (ISO, K3, manajemen lingkungan, GCG, dan

sistem manajemen lainnya) untuk memastikan penerapan

inisatif sistem terlaksana sesuai dengan tahapan

implementasi,

c. Memantau dan memfasilitasi setiap tingkat kemajuan dan

masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan rencana strategi,

pengembangan struktur organisasi, dan pengembangan

prosedur, untuk memastikan pengelolaan proses perubahan

yang terjadi,

d. Secara konsisten, menganalisis perkembangan kinerja dan

kemajuan perusahaan dalam mencapai visi dan misi,

sehingga diperoleh akurasi rekomendasi strategi bisnis

perusahaan dalam menjalankan kegiatan proses bisnisnya,

e. Memantau tingkat pemenuhan aturan dan masalah yang

dihadapi dalam implementasi ISO, K3, dan persyaratan

baku mutu lingkungan pada seluruh bidang kegiatan

perusahaan, untuk memastikan kegiatan proses produksi

yang dijalankan mematuhi persyaratan dan peraturan

perundangan yang ditetapkan oleh pemerintah (GCG),

f. Mengembangkan dan mengawasi implementasi sistem

Manajemen Keselamatan Kerja di seluruh lingkungan untuk

memastikan kemampuan dan kapabilitas organisasi

memungkinkan dalam memenuhi aspek keselamatan kerja

113

di seluruh lingkungan kerja sesuai dengan ketentuan

pemerintah (Zero Accident, SMK3, dll),

g. Memelihara lingkungan kerja yang memenuhi persyaratan


h. Melaksanakan Sistem Manajemen Mutu / ISO.

Wewenang:

a. Anggaran-anggaran sertifikasi,

b. Pelatihan-pelatihan keselamatan kerja,

c. Seminar-seminar,

d. Sertifikasi-sertifikasi.

3.6 Proses Bisnis Berjalan

3.6.1 Produksi Pita Cukai

Berikut ini adalah flow chart dari proses bisnis yang sedang

berjalan pada produksi pita cukai PERUM PERURI:

114

Gambar 10 Flowchart Proses Pre-Produksi Pita Cukai

115

Gambar 11 Flowchart Proses Produksi Pita Cukai

116

Penjelasan dari proses bisnis produksi pita cukai yang berjalan:

• OPM 2.0 Melakukan Order Pembelian

Customer melakukan order pembelian yang menghasilkan sebuah

dokumen surat rencana pencetakan uang (SRPU). Kemudian SRPU

diberikan kepada Divisi Pengembangan Pasar dan Penjualan.

• OPM 2.1 Menerima SRPU

Divisi Pengembangan Pasar dan Penjualan menerima SRPU dan

bersiap untuk mengubahnya menjadi rencana pesanan produksi

(RPP).

• OPM 2.2 Membuat RPP

Divisi Pengembangan Pasar dan Penjualan melakukan pembuatan

rencana RPP yang akan dijadikan acuan untuk OPM 2.3.2 yang

dilakukan oleh Divisi Desan dan Pengembangan Produk.

• OPM 2.3.1 Mengecek Apakah Spesifikasi Produk Telah

Terdaftar

Divisi Pengembangan Pasar dan Penjualan melakukan pengecekan

apakah spesifikasi produk yang dipesan oleh customer sudah

terdaftar atau belum. Jika sudah, maka berlanjut ke OPM 2.4,

sedangkan jika belum, maka akan berlanjut ke OPM 2.3.2.

• OPM 2.3.2 Membuat Rancangan Produk

Divisi Desain dan Pengembangan Produk membuat rancangan

produk baru berdasarkan RPP yang diberikan oleh Divisi

Pengembangan Pasar dan Penjualan. Setelah itu hasil rancangan

produk akan diberikan ke Departemen Perencanaan dan

Pengendalian Produksi (CANDAL).

117

• OPM 2.4 Melakukan Perencanaan dan Pengendalian Produksi

Departemen CANDAL melakukan perencanaan dan pengendalian

produksi berdasarkan RPP yang telah diterima dari OPM 2.2.

Dokumen yang dihasilkan adalah kartu mesin dan rekap kartu mesin.

Setelah itu dilanjutkan ke Divisi Produksi TASGANU untuk

dilakukan OPM 2.7.

• OPM 2.5 Melakukan Pengecekan Stok Bahan Baku

Departemen CANDAL melakukan pengecekan stok bahan baku

yang dibutuhkan untuk produksi berdasarkan rancangan produk yang

telah dibuat oleh Divisi Desain dan Pengembangan Produk atau

rekap kartu mesin yang telah dibuat oleh Departemen CANDAL.

• OPM 2.6 Membuat NPB

Setelah melakukan OPM 2.5, Departemen CANDAL membuat nota

permintaan barang (NPB). NPB akan diberikan kepada Departemen

Pengendalian Sediaan Barang, Jasa, dan Gudang

(DALIRANGSAGU) yang akan melakukan OPM 2.6.1.

• OPM 2.6.1 Menerima NPB

Departemen Pengendalian Sediaan Barang, Jasa, dan Gudang

(DALIRANGSAGU) menerima NPB yang diberikan oleh Divisi

CANDAL, kemudian NPB dijadikan acuan untuk melakukan OPM

2.6.2.

• OPM 2.6.2 Pembuatan SPP

Departemen DALIRANGSAGU membuat surat permintaan pesanan

(SPP) berdasarkan NPB yang diterima dari proses OPM 2.6.1. SPP

118

nantinya diserahkan ke Departemen Pengadaan untuk melakukan

OPM 2.6.3.

• OPM 2.6.3 Membuat PO

Departemen Pengadaan membuat purchase order (PO) berdasarkan

SPP yang diterima dari Departemen DALIRANGSAGU.

Selanjutnya PO akan diserahkan ke supplier untuk melakukan OPM

2.6.4.

• OPM 2.6.4 Pemrosesan PO

Supplier memproses PO yang diterima dari Departemen Pengadaan

yang kemudian digunakan untuk melakukan OPM 2.6.5.

• OPM 2.6.5 Mengirimkan Material

Supplier akan mengirimkan material berdasarkan PO yang telah

diproses pada OPM 2.6.4.

• OPM 2.6.6 Menerima Material

Seksi Pergudangan menerima material yang dikirimkan oleh

supplier pada OPM 2.6.5.

• OPM 2.7 Mengeluarkan Internal Order

Seksi Khazanah TASGANU mengeluarkan internal order, kemudian

dihasilkan surat internal order yang akan dijadikan acuan untuk

melakukan OPM 2.8.1.1.

• OPM 2.8.1.1 Memproduksi Permintaan Internal Order

Departemen Persiapan Cetak UTAS (Seksi Pembuatan Tinta)

memproduksi permintaan internal order yang didapat dari OPM 2.7.

119

• OPM 2.8.1.2 Mengirim Permintaan Internal Order

Setelah memproduksi permintaan internal order, Departemen

Persiapan Cetak UTAS (Seksi Pembuatan Tinta) mengirim barang

hasil produksi permintaan internal order ke Seksi Khazanah

TASGANU, kemudian dilanjutkan ke OPM 2.9.

• OPM 2.8.2.1 Membuat NPB

Setelah melakukan OPM 2.7, Seksi Khazanah TASGANU membuat

NPB dan dokumen NPB akan dijadikan acuan untuk melakukan

OPM 2.8.2.2.

• OPM 2.8.2.2 Menerima NPB

Seksi Pergudangan menerima NPB dari Seksi Khazanah

TASGANU, kemudian NPB akan dijadikan acuan untuk melakukan

OPM 2.8.2.3.

• OPM 2.8.2.3 Mengirim Permintaan Barang

Seksi Pergudangan mengirimkan barang-barang sesuai yang tertera

di NPB ke Seksi Khazanah TASGANU.

• OPM 2.9 Menerima Barang

Seksi Khazanah TASGANU menerima barang-barang dari OPM

2.8.1.2 dan OPM 2.8.2.3, kemudian barang akan dipersiapkan untuk

OPM 2.10.

• OPM 2.10 Persiapan Pencetakan Pita Cukai

Seksi Khazanah TASGANU menyiapkan barang-barang yang telah

diterima pada OPM 2.9 untuk menjalankan OPM 2.11.

120

• OPM 2.11 Menjalankan Batch

Seksi Cetak Pita Cukai melakukan proses pembuatan produk pita

cukai berdasarkan barang-barang yang diterima dari OPM 2.10.

• OPM 2.12 Pengecekan Hasil Produksi

Seksi Cetak Pita Cukai melakukan pengecekan hasil produksi

apakah baik atau tidak. Jika baik maka akan dilanjutkan ke OPM

2.15, jika tidak maka akan dilanjutkan ke OPM 2.13.

• OPM 2.13 Menyimpan Hasil Pencetakan Rusak

Seksi Khazanah TASGANU menyimpan hasil pencetakan produksi

yang rusak dari hasil produksi pada OPM 2.11. Kemudian akan

dibuat sebuah dokumen surat penerimaan hasil rusak.

• OPM 2.14 Melakukan Pemusnahan Hasil Rusak

Berdasarkan OPM 2.13 atau OPM 2.22, Seksi Khazanah TASGANU

melakukan pemusnahan hasil rusak yang diterima dari hasil

produksi.

• OPM 2.15 Melakukan Pemotongan Pita Cukai

Seksi Cetak Pita Cukai melakukan pemotongan pita cukai dari hasil

produksi baik pada OPM 2.12. Hasil pemotongan pita cukai

kemudian akan dibuat dokumen surat hasil pemotongan pita cukai.

Kemudian hasil pemotongan dilanjutkan ke OPM 2.16.

• OPM 2.16 Melakukan QC Hasil Pemotongan

Seksi Verifikasi TASGANU (Unit Verifikasi Produk Pita Cukai)

melakukan quality control (QC) dari hasil pemotongan yang telah

dilakukan pada OPM 2.15. Hasil pemotongan tersebut akan

121

menghasilkan dokumen quality control. Kemudian dokumen ini

akan dijadikan acuan untuk OPM 2.17.

• OPM 2.17 Melakukan Pengemasan

Berdasarkan OPM 2.16, Seksi Cetak Pita Cukai melakukan

pengemasan produk yang baik, kemudian membuat dokumen surat

hasil pengemasan. Hasil pengemasan akan dijadikan acuan OPM

2.18.

• OPM 2.18 Membuat Laporan Produksi

Seksi Cetak Pita Cukai membuat laporan-laporan dan menghasilkan

beberapa dokumen laporan, yaitu Laporan Pemakaian Bahan,

Laporan Hasil Produksi, Laporan JKO/JKM, Laporan Bon

Pemakaian Batch.

• OPM 2.19 Memisahkan Hasil Pengecekan

Seksi Verifikasi TASGANU (Unit Verifikasi Produk Pita Cukai)

melakukan pemisahan terhadap hasil produksi, yaitu antara hasil

pemotongan yang baik dan hasil pemotongan yang rusak. Hasil

pemotongan yang baik akan mengakhri tahap produksi, sedangkan

hasil pemotongan yang rusak akan dibawa ke OPM 2.20.

• OPM 2.20 Menyimpan Hasil Pemotongan yang Rusak

Berdasarkan OPM 2.16, Seksi Khazanah TASGANU menyimpan

hasil pemotongan yang rusak dan membuat dokumen surat

penerimaan hasil rusak, kemudian akan dijadikan acuan OPM 2.14.

3.6.2 Produksi Paspor dan Buku


berjalan pada produksi paspor dan buku PERUM PERURI:

122

Gambar 12 Flowchart Proses Pre-Produksi Buku dan Paspor

123

Gambar 13 Flowchart Proses Produksi Buku dan Paspor

124

Penjelasan dari proses bisnis produksi buku dan paspor yang berjalan:


Customer melakukan order pembelian dan menghasilkan sebuah


diberikan kepada Divisi Pengembangan Pasar dan Penjualan untuk

dilakukan OPM 3.1.


Divisi Pengembangan Pasar dan Penjualan menerima SRPU yang

akan dijadikan acuan dalam proses pembuatan RPP pada OPM 3.2.



rencana RPP yang akan dijadikan acuan untuk OPM 3.3.1.

• OPM 3.3.1 Mengecek Apakah Spesifikasi Produk Telah

Terdaftar











125



produksi berdasarkan RPP yang telah dibuat pada OPM 3.2.

Dokumen yang dihasilkan adalah kartu mesin dan rekap kartu mesin.

Setelah itu dilanjutkan ke Divisi Produksi TASGANU untuk

dilakukan OPM 3.7.










(DALIRANGSAGU).


Departemen DALIRANGSAGU menerima NPB yang diberikan oleh

Divisi CANDAL, kemudian NPB dijadikan acuan untuk melakukan

OPM 3.6.2.




126


OPM 3.6.3.





3.6.4.










• OPM 3.7 Mengeluarkan Internal Order



OPM 3.8.1.1.

• OPM 3.8.1.1 Memproduksi Permintaan Internal Order

Departemen Persiapan Cetak UTAS (Seksi pembuatan Tinta)

melakukan produksi berdasarkan dari internal order yang telah

didapat dari OPM 3.7.

127


Departemen Persiapan Cetak UTAS (Seksi pembuatan Tinta)

melakukan pengiriman barang hasil produksi internal order ke Seksi

Khazanah TASGANU, kemudian dilanjutkan ke OPM 3.9.



dokumen NPB, yang nantinya akan dijadikan acuan untuk





OPM 3.8.2.3.



di NPB ke Seksi Khazanah TASGANU.




OPM 3.10.

• OPM 3.10 Persiapan Pencetakan Paspor dan Buku




Seksi Cetak Paspor dan Buku menjalankan batch sesuai perintah

dari Seksi Khazanah TASGANU.

128

• OPM 3.12.1 Pembuatan Cover

Seksi Cetak Paspor dan Buku (Pembuatan Cover) melakukan

pembuatan cover. Proses ini akan berlanjut ke OPM 3.13.

• OPM 3.12.2 Pembuatan End Cover

Seksi Cetak Paspor dan Buku (Pembuatan End Cover) melakukan

pembuatan end cover. Proses ini akan berlanjut ke OPM 3.13.

• OPM 3.12.3 Pembuatan Isi

Seksi Cetak Paspor dan Buku (Pembuatan Isi) melakukan pembuatan

Isi. Proses ini akan berlanjut ke OPM 3.13.

• OPM 3.13 Melakukan Quality Control Hasil Pencetakan

Seksi Verifikasi TASGANU (Unit Verifikasi Paspor dan Buku)

melakukan pemeriksaan hasil produksi apakah baik atau tidak, yang

menghasilkan dokumen quality control.

• OPM 3.14 Memisahkan Hasil Baik


menentukan hasil produksi tersebut baik atau tidak, apabila baik

akan dlanjutkan ke OPM 3.17, apabila tidak akan dilanjutkan ke

OPM 3.15.

• OPM 3.15 Menyimpan Hasil Rusak

Seksi Khazanah TASGANU menyimpan hasil pencetakan produksi

yang telah dinyatakan rusak pada OPM 3.14 ataupun 3.21.

Kemudian akan dibuat sebuah dokumen surat penerimaan hasil

rusak.

129

• OPM 3.16 Memusnahkan Hasil Rusak

Berdasarkan OPM 3.15, Seksi Khazanah TASGANU melakukan

pemusnahan hasil rusak yang diterima dari hasil produksi.

• OPM 3.17 Melakukan Finishing

Seksi Cetak Paspor dan Buku melakukan finishing, yang terbagi

menjadi dua yaitu OPM 3.16.1 dan OPM 3.16.2.

• OPM 3.17.1 Proses Pemotongan

Seksi Cetak Paspor dan Buku melakukan proses pemotongan, yang

akan dilanjutkan dengan OPM 3.17.2.

• OPM 3.17.2 Proses Pelipatan

Seksi Cetak Paspor dan Buku melakukan proses pelipatan, yang

akan dilanjutkan dengan OPM 3.18.

• OPM 3.18 Melakukan QC Hasil Finishing


melakukan pemeriksaan hasil finishing yang telah dilakukan pada

OPM 3.17. Pada tahap ini dihasilkan dokumen laporan hasil

pemeriksaan, dan akan dilanjutkan dengan OPM 3.19.


Berdasarkan OPM 3.18, Seksi Cetak Paspor dan Buku melakukan

pengemasan produk baik. Setelah itu akan dilanjutkan dengan OPM

3.20.

• OPM 3.20 Membuat Laporan Pemakaian Bahan

Seksi Cetak Paspor dan Buku melakukan pembuatan berbagai

macam laporan, yaitu Laporan pemakaian Bahan, Laporan Hasil

Produksi, Laporan JKO/JKM, dan Laporan Bon Pemakaian Batch.

130

• OPM 3.21 Memeriksa Hasil Finishing

Seksi Verifikasi TASGANU (Unit Verifikasi Buku dan Paspor)

melakukan pemeriksaan hasil finishing. Apabila hasil baik, itu

artinya proses produksi telah selesai, dan apabila hasilnya rusak,

maka akan dibawa ke OPM 3.15.

3.6.3 Produksi Web dan Sheet


berjalan pada produksi web dan sheet PERUM PERURI:

131

Gambar 14 Flowchart Proses Pre-Produksi Web dan Sheet

132

Gambar 15 Flowchart Proses Produksi Web dan Sheet

133

Penjelasan dari proses bisnis produksi web dan sheet yang berjalan:


Customer melakukan order pembelian dan menghasilkan sebuah


diberikan kepada Divisi Pengembangan Pasar dan Penjualan.


Divisi Pengembangan Pasar dan Penjualan menerima SRPU yang

nantinya akan digunakan sebagai acuan dalam membuat RPP pada

OPM 4.2.



rencana RPP dan akan menghasilkan dokumen RPP.

• OPM 4.3.1 Mengecek Spesifikasi Apakah Produk Telah

Terdaftar











134



produksi berdasarkan RPP pada OPM 4.2. Dokumen yang dihasilkan

adalah kartu mesin dan rekap kartu mesin. Setelah itu dilanjutkan ke

Divisi Produksi TASGANU untuk dilakukan OPM 4.7.










(DALIRANGSAGU).


Departemen DALIRANGSAGU menerima NPB yang diberikan oleh

Divisi CANDAL, kemudian NPB dijadikan acuan untuk melakukan

OPM 4.6.2.





OPM 4.6.3.

135





4.6.4.










• OPM 4.7 Membuat Internal Order




• OPM 4.8.1.1 Membuat Permintaan Internal Order

Departemen Persiapan Cetak UTAS (Seksi Pembuatan Tinta)

memproduksi permintaan internal order yang didapat dari OPM 4.7.


Setelah membuat permintaan internal order, Departemen Persiapan

Cetak UTAS (Seksi Pembuatan Tinta) mengirim barang hasil

136

produksi permintaan internal order ke Seksi Khazanah TASGANU,

kemudian dilanjutkan ke OPM 4.9.



NPB dan dokumen NPB akan dijadikan acuan untuk melakukan

OPM 4.8.2.2.




OPM 4.8.2.3.



di NPB ke Seksi Khazanah TASGANU, yang akan dilanjutkan pada

OPM 4.9.




OPM 4.10.

• OPM 4.10 Persiapan Pencetakan Web dan Sheet




Seksi Cetak Web dan Sheet melakukan proses pembuatan produk

web dan sheet berdasarkan barang-barang yang diterima dari OPM

4.10.

137

• OPM 4.12 Melakukan QC Hasil Pencetakan

Seksi Verifikasi TASGANU (Unit Verifikasi Produk Web dan

Sheet) melakukan pengecekan hasil pencetakan apakah baik atau

tidak. Seksi Verifikasi TASGANU (Unit Verifikasi Produk Web dan

Sheet) juga akan membuat dokumen Quality Control.


Berdasarkan OPM 4.12, Seksi Khazanah TASGANU melakukan

pengemasan produk.

• OPM 4.14 Membuat Laporan

Seksi Cetak Web dan Sheet melakukan pembuatan berbagai macam

laporan, yaitu Laporan Pemakaian Bahan, Laporan Hasil Produksi,

Laporan JKO/JKM, Laporan Bon Pemakaian Batch.

• OPM 4.15 Mengecek Hasil Pencetakan

Seksi Verifikasi TASGANU (Unit Verifikasi Produk Web dan

Sheet) mengecek hasil pencetakan yang telah selesai. Apabila baik,

maka proses produksi telah selesai, sedangkan apabila rusak, akan

dibawa ke OPM 4.18.

• OPM 4.16 Menyimpan Hasil Rusak

Seksi Khazanah TASGANU melakukan penyimpanan hasil rusak

dan juga membuat surat penerimaan hasil rusak.

• OPM 4.17 Memusnahkan Hasil Rusak

Seksi Khazanah TASGANU melakukan pemusnahan hasil rusak

yang diterima dari OPM 4.16.

138

3.7 Struktur Organisasi PERUM PERURI Yang Terlibat Oracle EBS Modul OPM (OPM Product Development dan OPM

Process Execution) Produk TASGANU

Gambar 16 Struktur Organisasi PERUM PERURI yang Terlibat Oracle EBS Modul OPM (OPM Product Development dan OPM Process Execution) Produk TASGANU

139

3.8 Tugas dan Wewenang Struktur Organisasi PERUM PERURI yang

Terlibat Oracle EBS Modul OPM (OPM Product Development dan

OPM Process Execution) Produk TASGANU

3.8.1 Divisi Produksi Kertas Berharga Non Uang

3.8.1.1 Departemen Cetak Kertas Berharga Non Uang

• Kepala Departemen Cetak Berharga Non Uang


a. Menerjemahkan rencana kerja yang telah disusun oleh Kepala

Divisi menjadi rencana kerja departemen sehingga dapat

menjadi acuan penyusunan program kerja untuk pencapaian

sasaran divisi sesuai dengan anggaran yang direncanakan,

b. Mendistribusikan dan mengkoordinasikan pekerjaan pada

seksi-seksi di lingkungannya untuk menjamin tercapainya

hasil produksi sesuai jadwal yang direncanakan,

c. Melakukan analisis data terhadap masalah yang ada untuk

bahan evaluasi dan laporan kepada atasan sebagai masukan

untuk pengambilan keputusan manajemen,

d. Mengadakan koordinasi dengan mitra kerja terkait, baik

internal maupun eksternal dalam rangka kelancaran

pelaksanaan tugas,

e. Membina dan menyelia pelaksanaan tugas di lingkungannya

untuk peningkatan kompetensi pegawai di departemennya,

f. Mengevaluasi seluruh kegiatan produksi departemen cetak

kertas berharga non uang berdasarkan data melalui beberapa

grafik dan tabel untuk mengetahui secara menyeluruh

140

prestasi produk untuk pedoman peningkatan produktivitas

dan efisiensi biaya,




Wewenang:

a. Aspek teknis produksi kertas berharga non uang

b. Aspek kualitas / laboratorium,

c. Mengembangkan proses produksi kearah yang lebih rendah

biaya, lebih cepat, dan lebih efisien,

d. Menandatangani nota / surat keluar,

e. Penilaian SKI bawahannya,

f. Rencana kerja cetak kertas berharga non uang,

g. Usulan pengembangan SDM.

3.8.1.1.1 Seksi Pita Cukai

• Kepala Seksi Cetak Pita Cukai


a. Menyusun dan melaksanakan anggaran dan

rencana kerja seksi untuk menjamin tercapainya

sasaran kerja,

b. Menetapkan sasaran mutu Cetak Pita Cukai untuk

menjamin bahwa produk yang dihasilkan adalah

sudah tepat dan benar,

141

c. Mengendalikan dan mengontrol proses produksi

cetak pita cukai untuk menjamin standar mutu

produk dan deliveri tepat waktu sesuai jadwal,

d. Melakukan evaluasi terhadap penerapan sistem dan

prosedur kerja untuk melihat kesesuaian proses

kerja dengan standar prosedur yang ditetapkan,

e. Menyediakan laporan yang diperlukan sebagai

masukan untuk pengambilan keputusan di tingkat

manajemen yang lebih tinggi,

f. Meningkatkan mutu kerja operator terhadap proses

cetak sehingga produk yang dihasilkan dapat

diterima oleh pelanggan,

g. Memelihara lingkungan kerja yang memenuhi




Wewenang:

a. Aspek kualitas / laboratorium,

b. Mengembangkan proses produksi kearah yang

lebih rendah biaya, lebih cepat, dan lebih efisien,

c. Penilaian SKI bawahannya,

d. Merekomendasi rencana kerja dan anggaran,

e. Merekomendasi perbaikan-perbaikan permesinan,

f. Usulan pengembangan SDM.

142

3.8.1.1.1.1 Unit Cetak Pita Cukai

• Kepala Unit Cetak Pita Cukai


a. Mengawasi proses pencetakan produksi

cetak pita cukai untuk menyelesaikan

order yang dibebankan sesuai dengan

jadwal,

b. Mengawasi dan mengontrol proses

produksi cetak pita cukai untuk

memastikan kesesuaian dengan prosedur

yang ditetapkan sehingga menjamin mutu

produk yang sesuai standar,

c. Melakukan evaluasi terhadap penerapan

sistem dan prosedur kerja sebagai

masukan dalam menentukan target

jumlah produksi dan target waktu untuk

disepakati,

d. Menyediakan laporan yang diperlukan

sebagai masukan untuk pengambilan

keputusan di tingkat manajemen yang

lebih tinggi,

e. Memelihara lingkungan kerja yang

memenuhi persyaratan Keselamatan dan

Kesehatan Kerja (K3) dan Lingkungan,

143

f. Melaksanakan Sistem Manajemen Mutu /

ISO.

Wewenang:


b. Mengembangkan proses produksi kearah

yang lebih rendah biaya, lebih cepat, dan

lebih efisien,


d. Merekomendasi perbaikan-perbaikan

permesinan

e. Usulan pengembangan SDM.

3.8.1.1.2 Seksi Cetak Paspor dan Buku

• Kepala Seksi Cetak Paspor dan Buku


a. Menyusun dan melaksanakan anggaran dan

rencana kerja seksi untuk menjamin tercapainya

sasaran kerja,

b. Menetapkan sasaran mutu Cetak Paspor dan Buku

untuk menjamin bahwa produk yang dihasilkan

adalah sudah tepat dan benar,

c. Mengendalikan dan mengontrol proses produksi

paspor dan buku untuk menjamin standar mutu

produk dan deliveri tepat waktu sesuai jadwal,

144

d. Melakukan evaluasi terhadap penerapan sistem dan

prosedur kerja untuk melihat kesesuaian proses

kerja dengan standar prosedur yang ditetapkan,

e. Menyediakan laporan yang diperlukan sebagai



f. Meningkatkan mutu kerja operator terhadap proses

cetak sehingga produk yang dihasilkan dapat

diterima oleh pelanggan,



(K3) dan Lingkungan.


Wewenang:





d. Rencana kerja cetak kertas berharga non uang,


3.8.1.1.2.1 Unit Cetak Paspor dan Buku

• Kepala Seksi Cetak Paspor dan Buku


a. Mengawasi proses pencetakan produksi

paspor dan buku untuk menyelesaikan

145

order yang dibebankan sesuai dengan

jadwal,


produksi paspor dan buku untuk

memastikan keseuaian dengan prosedur

yang ditetapkan sehingga menjamin mutu

produk yang dihasilkan sesuai standar,



masukan dalam menentukan target jumlah

produksi dan target untuk disepakati,




lebih tinggi,



Kesehatan Kerja (K3) dan Lingkungan.


ISO.

Wewenang:




lebih efisien,

146

c. Penilaian SDM,

d. Usulan pengembangan SDM.

3.8.1.1.3 Seksi Cetak Web dan Sheet

• Kepala Seksi Cetak Web dan Sheet


a. Menyusun rencana kerja, dengan membuat

perencanaan mutu, berupa alur proses dan

standard kapasitas produksi untuk digunakan

sebagai acuan dalam pencapaian sasaran

perusahaan dengan mutu produk sesuai standar

mutu dan waktu yang ditetapkan,

b. Mengendalikan dan mengontrol proses produksi

web dan sheet, dengan memeriksa dan

mempelajari order cetak, data dan informasi yang

diterima, untuk melakukan proses produksi web

dan sheet secara massal,

c. Melakukan pengendalian persediaan bahan-bahan

penolong untuk proses produksi dengan cara

mengontrol persediaan dan memproyeksikan

kebutuhan agar selalu tersedia bahan yang

diperlukan untuk dapat menjamin kelancaran

produksi,

d. Mengadakan koordinasi dengan mitra kerja

terkait, baik internal maupun eksternal, untuk

kelancaran pelaksanaan tugas,

147

e. Mengadakan pengontrolan produk web dan sheet

sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan

agar mendapatkan hasil produksi web dan sheet

yang memenuhi keinginan dan kepuasan

pelanggan,

f. Melakukan evaluasi terhadap penerapan sistem

dan prosedur kerja untuk melihat keseuaian

proses kerja dengan standar prosedur yang

ditetapkan,

g. Menyediakan laporan yang diperlukan sebagai



h. Memelihara lingkungan kerja yang memenuhi



i. Melaksanakan Sistem Manajemen Mutu / ISO.

Wewenang:






148

3.8.1.1.3.1 Unit Cetak Web

• Kepala Unit Cetak Web


a. Mengawasi proses pencetakan produk

web untuk menyelesaikan order yang

dibebankan sesuai dengan jadwal dan

kualitas yang ditetapkan,

b. Menetapkan sasaran mutu pencetakan

produk web untuk menjamin produk yang

dihasilkan berkualitas baik,

c. Mengendalikan dan mengontrol proses

pencetakan produk web untuk menjamin

standar mutu produk,

d. Melakukan evaluasi terhadap penerapan


masukan untuk peningkatan cara kerja,

e. Menyediakan laporan yang diperlukan



lebih tinggi,

f. Memelihara lingkungan kerja yang



g. Melaksanakan Sistem Manajemen Mutu /

ISO.

149

Wewenang:




lebih efisien,



3.8.1.1.3.2 Unit Cetak Sheet

• Kepala Unit Cetak Sheet


a. Melaksanakan dan mengawasi proses

produksi cetak coba dan massal produk

sheet untuk memastikan kesesuaian proses

dengan prosedur standar,


produksi sheet untuk memastikan

tercapainya standar mutu dan waktu yang

ditetapkan,



masukan dalam menentukan target jumlah

produksi dan target waktu untuk

disepakati,



150


lebih tinggi,





ISO.

Wewenang:




lebih efisien,


d. Mengusulkan perbaikan sistem kerja,


3.8.1.2 Departemen Perencanaan dan Pengendalian Produksi

• Kepala Departemen Perencanaan dan Pengendalian Produksi

(CANDAL)


a. Menyusun rencana dan program kerja tahunan

departemen perencanaan dan pengendalian produksi,

untuk memastikan seluruh kegiatan yang dilakukan

berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan target

dan mutu, waktu dan kuantitas yang telah ditetapkan,

151

b. Memimpin dan mengawasi kegiatan penetapan secara

detail atas standar waktu, kualitas dan kuantitas produk

berserta implementasinya secara efektif dan efisien untuk

memastikan pencapaian sasaran atau target produksi

yang tepat mutu, tepat jumlah, dan tepat waktu,

c. Mengelola dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan

penjadwalan produksi, perencanaan dan pengedalian

material, perencanaan dan pengendalian proses produksi

serta penyimpanan (Product Planning) untuk

memastikan kesiapan dan ketersediaan material serta

dokumen pendukung yang dibutuhkan dalam proses

produksi sesuau dengan persyaratan serta kurun waktu

(timeframe) yang telah disepakati,

d. Menyusun dan memonitor implementasi program kerja

operasional dan anggaran Departemen Perencanaan dan

Pengendalian Produksi untuk memastikan distribusi

pekerjaan sesuai dengan strategi dan rencana kerja,

e. Melakukan kajian terhadap kemampuan manufaktur dan

kemampuan fasilitas sehingga dapat meningkatkan

kualitas dan kapasitas produksi,


persyaratan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) dan

Lingkungan,

g. Melaksanakan Sistem Manajemen Mutu/ISO.

152

Wewenang:

a. Menyusun jadwal produksi,

b. Permintaan kebutuhan bahan baku, bahan penolong atau

surat permintaan pesanan,

c. Menandatangani order/nota/surat keluar,

d. Penilaian SKI bawahannya.

3.8.1.2.1 Seksi Perencanaan dan Pengendalian Produksi

TASGANU (CANDAL TASGANU)

• Kepala Seksi Perencanaan dan Pengendalian

Produksi Kertas Berharga Non Uang

Tanggung jawab:

a. Merencanakan kegiatan operasional lini-lini

produksi melalui instruksi kerja (Batch order)

dan jadwal produksi berdasarkan sales order

dan recipe, informasi dan instruksi yang

diterima untuk acuan proses produksi,

b. Mengkoordinasikan kegiatan perencanaan dan

pengendalian order pada lini-lini produksi

melalui diskusi-diskusi teknis dengan unit-unit

kerja terkait agar terjadi koordinasi antar lini

produksi,

c. Monitoring kegiatan proses produksi dan

mengambil langkah-langkah yang tepat dan

153

diperlukan untuk memastikan bahwa berjalan

sesuai perencanaan,

d. Mengevaluasi realisasi penggunaan sumber

daya tiap kegiatan produksi, rencana perbaikan

dan penyesuaian,

e. Berdasarkan sales order (SO) dan recipe

menghitung kebutuhan bahan dan melakukan

pemesanan bahan baku melalui Nota Pesanan

Bahan Baku agar tersedia sesuai kebutuhan

dalam menjamin kelancaran produksi,

f. Mengusulkan penempatan order pada pihak

ketiga atas hasil evaluasi teknis dan kapasitas

produksi Kertas Berharga Non Uang untuk

memenuhi kapasitas produksi,




h. Melaksanakan Sistem Manajemen Mutu/ISO.

Wewenang:

a. Melakukan perubahan terhadap jadwal

produksi, kebutuhan bahan dan penggunaan

sumber daya produksi disesuaikan dengan hasil

evaluasi terhadap produksi dalam proses

maupun informasi perubahan dari Departemen

Penjualan,

154

b. Menilai SKI bawahannya.

3.8.2 Divisi Desain dan Pengembangan Produk

3.8.2.1 Departemen Desain Produk

• Kepala Departemen Desain Produk


a. Mengelola pekerjaan yang dilaksanakan oleh Seksi Desain

Artistik, Seksi Desain Proses dan Estimasi Biaya, dan Unit

Proof Cetak untuk menjamin tersedianya desain seperti yang

diharapkan,

b. Merencanakan dan menyediakan sarana kerja yang

dibutuhkan oleh Seksi Desain Artisitik, Seksi Desain Proses

& Estimasi Biaya, dan Unit Proof Cetak untuk menjamin

kelancaran proses desain,

c. Mengelola SDM (pelatihan dan pendidikan) di Seksi Desain

Artistik, Seksi Desain Produk, dan Unit Proof Cetak agar

dapat mengantisipasi segala keinginan pemesanan berkaitan

dengan kualitas dan teknologi cetak terkini,

d. Mengelola rencana kerja dan anggaran tahunan untuk

memastikan sasaran kerja tahunan,

e. Menyiapkan materi presentasi dan melaksanakan sosialisasi

produk baru untuk dipresentasikan kepada pemesanan

dan/atau diserahkan kepada Departemen Penjualan,

f. Melakukan inovasi terhadap produk-produk yang sudah

maupun yang baru,

155



h. Melaksanakan Sistem Manajemen Mutu/ISO.

Wewenang:

a. Membuat desain meliputi penerjaman kebutuhan pelanggan ke

dalam desain estimasi biaya dan flow process-nya,

b. Menyediakan produk contoh (dummy) dengan mengawasi

proof produksi sesuai dengan kebutuhan pemesanan.

3.8.2.1.1 Seksi Desain Proses dan Estimasi Biaya

• Kepala Seksi Desain Proses dan Estimasi Biaya


a. Mengkoordinasikan para pembuat desain proses

dan estimasi biaya untuk mengumpulkan dan

menetapkan data fixed cost dan variable cost

untuk menentukan komponen estimasi biaya,

b. Mengawasi pembuatan desain proses dan

estimasi biaya, melakukan pengawasan terhadap

entry data kedalam sistem Enterprises

Resources Planning (ERP),

c. Memelihara lingkungan kerja yang memenuhi



d. Melaksanakan Sistem Manajemen Mutu/ISO.

Wewenang:

156

a. Mengajukan usulan estimasi biaya untuk

menentukan Harga Pokok Produksi sebagai

penunjang kegiatan Departemen Penjualan.

3.9 Proses Sistem Berjalan PERUM PERURI yang Terlibat Oracle EBS

Modul OPM (OPM Product Development dan OPM Process Execution

Produk TASGANU

Proses sistem yang akan penulis jelaskan pada flow chart di bawah ini

adalah proses sistem pada produk Pita Cukai yang merupakan salah satu dari

hasil produksi TASGANU. Penulis hanya akan menjelaskan mengenai flow

chart produksi Pita Cukai, hal tersebut dikarenakan proses sistem yang

berjalan pada produksi Paspor dan Buku serta Web dan Sheet sama dengan

proses sistem pada produksi Pita Cukai, yang berbeda adalah user berasal

dari seksi yang bersangkutan (produk Pita Cukai = user Seksi Cetak Pita

Cukai, produk Buku dan Paspor = user Seksi Cetak Buku dan Paspor, produk

Web and Sheet = user Seksi Cetak Web and Sheet).

158

Gambar 17 Proses Sistem Berjalan PERUM PERURI yang Terlibat Oracle EBS Modul OPM (OPM Product

Development dan OPM Process Execution Produk TASGANU

159

3.9.1 Proses Sistem yang Berjalan Pada Produksi Pita Cukai

• SOPM 1.0 Membuat Rancangan Produk

User dari Seksi Desain dan Estimasi Biaya mempersiapkan

perancangan produk yang diberikan oleh Departemen Perencanaan

dan Pengendalian Produksi.

• SOPM 1.1 Membuat Formula

User dari Seksi Desain dan Estimasi Biaya membuat sebuah

formula terkait dengan produk yang telah dirancang sebelumnya,

pada SOPM 1.0.

• SOPM 1.1.1 Menentukan Apakah Formula Sudah Ada

User dari Seksi Desain dan Estimasi Biaya melihat apakah

formula yang diinginkan sudah ada. Apabila formula sudah ada,

maka akan dilanjutkan ke SOPM 1.1.5, apabila belum ada, maka

akan dilanjutkan ke 1.1.2.

• SOPM 1.1.2 Membuat Formula Baru

User dari Seksi Desain dan Estimasi Biaya telah menentukan

bahwa formula yang akan dibuat merupakan formula baru,

sehingga user Seksi Desain dan Estimasi Biaya melakukan

penambahan rancangan formula sesuai dengan yang tertera pada

rancangan yang ada pada proses SOPM 1.0.

• SOPM 1.1.3 Menentukan Atribut Formula

User dari Seksi Desain dan Estimasi Biaya menentukan atribut

apa saja yang perlu ada di dalam formula baru yang akan dibuat,

160

penentuan atribut harus sesuai rancangan dengan RPP yang telah

dibuat pada OPM 2.2.

• SOPM 1.1.4 Menentukan Ingredient Formula

User dari Seksi Desain dan Estimasi Biaya lalu menentukan

apa saja yang menjadi ingredients (bahan baku) yang perlu ada di

dalam formula baru yang sedang dibuat, penentuan ingredients

harus sesuai RPP yang telah dibuat pada OPM 2.2.

• SOPM 1.1.5 Mengubah Formula Lama

User dari Seksi Desain dan Estimasi Biaya telah menentukan

bahwa formula yang akan dibuat merupakan formula lama yang

mengalami perubahan, sehingga user Seksi Desain dan Estimasi

Biaya akan melakukan perubahan pada formula yang lama sesuai

dengan RPP yang telah dibuat pada OPM 2.2.

• SOPM 1.1.6 Memanggil Formula

User Seksi Desain dan Estimasi Biaya memanggil formula

lama yang akan dilakukan perubahan. Formula lama yang akan

dilakukan perubahan harus sesuai dengan yang tertera pada

rancangan yang sesuai dengan RPP yang telah dibuat pada OPM

2.2.

• SOPM 1.1.7 Mengedit Atribut Formula

User Seksi Desain dan Estimasi Biaya melakukan perubahan

terhadap atribut yang ada pada formula lama sesuai dengan RPP

yang telah dibuat pada OPM 2.2.

• SOPM 1.1.7 Mengedit Ingredient Formula

161

User Seksi Desain dan Estimasi Biaya melakukan perubahan

terhadap ingredient yang ada pada formula lama sesuai dengan

RPP yang telah dibuat pada OPM 2.2.

• SOPM 1.2 Proses Routing

Proses Routing dibagi menjadi empat bagian, yaitu membuat

resource (SOPM 1.2.2), membuat activity code (SOPM 1.2.2),

membuat operation (SOPM 1.2.3), dan membuat routing (SOPM

1.2.4) yang dilaksanakan sesuai dengan RPP yang telah dibuat pada

OPM 2.2.

• SOPM 1.2.1 Membuat Resources

User Seksi Desain dan Estimasi Biaya melakukan peng-input-

an data sumber daya yang diperlukan dalam proses produksi yang

akan dilaksanakan. Sumber daya yang diperlukan antara lain

seperti jam kerja mesin (JKM) dan jam kerja orang (JKO). Secara

proses bisnis ada tiga jenis jam kerja, seperti jam persiapan, jam

kerja efektif, dan jam istirahat, namun yang di-input ke dalam

sistem hanya jam kerja efektif. Pembuatan resources sesuai dengan

formula yang telah disusun pada SOPM 1.1, yang sesuai dengan


• SOPM 1.2.2 Membuat Activity Code


an data beberapa resources yang diperlukan dalam melakukan proses

produksi yang akan dilaksanakan, menjadi sebuah aktivitas yang

cakupannya tidak terlalu besar. Pembuatan activity code berdasarkan

162

resources yang telah disusun pada SOPM 1..1, yang sesuai dengan


163

• SOPM 1.2.3 Membuat Operation


an data mengenai beberapa activity code menjadi operation yang

akan dilakukan dalam melakukan proses poduksi. Pada dasarnya

operation merupakan kumpulan dari beberapa activity code,

cakupan operation lebih besar dibanding dengan activity code.

Pembuatan operation berdasarkan activity code yang telah disusun

pada SOPM 1.2.2, yang sesuai dengan RPP yang telah dibuat pada

OPM 2.2.

• SOPM 1.2.4 Membuat Routing


an data mengenai beberapa operation menjadi sebuah routing yang

akan digunakan dalam melakukan sebuah proses produksi. Pada

dasarnya routing merupakan kumpulan dari beberapa operation di

mana cakupan routing lebih besar dibanding dengan operation.

Pembuatan routing berdasarkan operation yang telah disusun pada

SOPM 1.2.3, sesuai dengan RPP yang telah dibuat pada OPM 2.2.

• SOPM 1.3 Pembuatan Recipe

Proses pembuatan recipe dibagi menjadi 2 bagian, yaitu

menentukan atribut recipe (SOPM 1.3.1) dan menentukan validity

rules recipe (SOPM 1.3.2).

• SOPM 1.3.1 Menentukan Atribut Recipe

User Seksi Desain dan Estimasi Biaya melakukan

penambahan recipe baru ke dalam sistem Oracle EBS modul OPM

164

produk pita cukai sesuai dengan yang tertera pada RPP yang telah

dibuat pada OPM 2.21.

• SOPM 1.3.2 Menentukan Validity Rules Recipe

User Seksi Desain dan Estimasi Biaya menetapkan ketentuan-

ketentuan yang berlaku pada recipe yang baru seperti organization,

standard quantities, minimum quantities, maximum quantities, dan

validity rules (periode berlakunya recipe). Ketentuan-ketentuan

tersebut harus sesuai dengan RPP yang telah dibuat pada OPM 2.2.

• SOPM 2.0 Melakukan Perencanaan dan Pengendalian

Produksi

Proses melakukan perencanaan dan pengendalian produksi

dibagi menjadi enam bagian, yaitu: membuat firm planned order

(SOPM 2.1), membuat batch (SOPM 2.2), mencari batch (SOPM

2.3), melakukan pemeriksaan status batch (SOPM 2.4), mengubah

status batch (SOPM 2.5), dan me-release batch (SOPM 2.6).

• SOPM 2.1 Membuat Firm Planned Order

User Departemen Perencanaan dan Pengendalian Produksi

membuat firm planned order berdasarkan RPP (rencana pesanan

produksi) yang dibuat oleh Divisi Pengembangan Pasar dan

Penjualan pada OPM 2.2. Pada proses ini Departemen Perencanaan

dan Pengendalian Produksi juga menentukan jumlah produk yang

dihasilkan pada satu kali proses produksi. Penentuan tersebut

dilakukan dengan cara memberikan batas minimum dan batas

maksimum produksi.

165

• SOPM 2.2 Membuat Batch

User dari Departemen Perencanaan dan Pengendalian

Produksi membuat dokumen batch sesuai dengan firm planned

order yang telah dibuat oleh Departemen Perencanaan dan

Pengendalian Produksi pada SOPM 2.1. Pada dokumen batch ini

terdapat perencanaan mengenai kapan produk mulai diproduksi dan

kuota produk yang dihasilkan dalam satu kali produksi dokumen

batch.

• SOPM 2.3 Mencari Batch

Saat tiba waktu untuk menjalankan SOPM 1.7 user dari

Departemen Perencanaan dan Pengendalian Produksi melakukan

pencarian terhadap dokumen batch yang akan dirilis berdasarkan

SOPM 2.2 dan digunakan untuk melaksanakan SOPM 2.4.

• SOPM 2.4 Melakukan Pemeriksaan Status Batch


Produksi melakukan pemeriksaan terhadap status yang terdapat

pada dokumen batch (SOPM 2.2). Status yang terdapat di dalam

dokumen batch harus dalam keadaan “pending”.

• SOPM 2.5 Mengubah Status Batch


Produksi melakukan perubahan status pada dokumen batch yang

akan dirilis (SOPM 2.4). Status dokumen batch yang dalam

keadaan “pending” harus diubah menjadi “WIP” (work in process)

agar dokumen batch tersebut dapat dirilis.

166

• SOPM 2.6 Me-release Batch


Produksi merilis dokumen batch yang telah dibuat pada SOPM 2.2.

Perilisan dokumen batch ini dilakukan apabila telah memasuki

tanggal pengerjaan yang tertera di dalam dokumen batch itu

sendiri. Dokumen batch dapat dirilis apabila status dokumen batch

adalah “WIP”, sesuai dengan SOPM 2.5.

• SOPM 3.0 Menjalankan Batch

User dari Seksi Cetak Pita Cukai siap menjalankan produksi

barang yang tertulis di dalam dokumen batch yang telah dirilis

pada SOPM 2.6 dan menunggu bahan baku yang telah dipesan

secara manual, di dalam proses ini akan dilaksanakan proses

produksi secara proses bisnis berjalan (OPM 2.11).

• SOPM 4.1 Membuat Bon Pemakaian Batch

Setelah produksi selesai dijalankan pada OPM 2.12, user dari

Seksi Cetak Pita Cukai melakukan pencetakan terhadap bon

pemakaian batch yang sebelumnya telah dijalankan di SOPM 1.7.1.

Bon pemakaian batch tersebut berisi daftar pemakaian ingredient

yang telah dibuat sesuai dengan SOPM 1.1 sebagai planned

quantity.

167

• SOPM 4.2 Mencatat Pemakaian Bahan

User dari Seksi Cetak Pita Cukai melakukan input data

pemakaian bahan untuk ingredient apa saja yang terpakai selama

OPM 2.11 sebagai actual quantity. Kemudian dapat langsung

diketahui apabila terdapat perbedaan antara planned quantity

(SOPM 4.1) dengan actual quantity.

• SOPM 4.3 Mencatat Hasil Produksi

User dari Seksi Cetak Pita Cukai melakukan input data hasil

produksi (OPM 2.11) untuk mengetahui hasil dari produksi yang

telah dilakukan. Kemudian dapat langsung diketahui apabila

terdapat perbedaan antara hasil produksi yang telah direncanakan

dengan hasil produksi yang benar-benar dihasilkan di dalam proses

produksi di lapangan.

• SOPM 4.4 Mencatat JKO/JKM

User dari Seksi Cetak Pita Cukai melakukan input jam kerja

orang yang terpakai selama proses produksi (OPM 2.11) yang

bersangkutan dilaksanakan. Kemudian dapat langsung diketahui

apabila terdapat perbedaan antara jam kerja orang yang telah

direncanakan (SOPM 2.4) dengan jam kerja orang yang benar-

benar terpakai di dalam proses produksi yang bersangkutan di

lapangan.

User dari Seksi Cetak Pita Cukai melakukan input jam kerja

mesin yang terpakai selama proses produksi (OPM 2.11) yang

bersangkutan dilaksanakan. Kemudian dapat langsung diketahui

apabila terdapat perbedaan antara jam kerja mesin yang telah

168

direncanakan (SOPM 2.4) dengan jam kerja orang yang benar-

benar terpakai di dalam proses produksi yang bersangkutan di

lapangan.

3.10 Identifikasi Masalah

3.10.1 Perbedaan Sistem dan Prosedur dengan Keadaan Lapangan

Pada dasarnya, PERUM PERURI mengimplementasikan sistem

Oracle EBS di atas sistem dan prosedur yang sudah disiapkan secara

matang dan ideal sesuai dengan proses bisnis yang ada. Tetapi pada

praktiknya, terkadang untuk menjamin kelangsungan produksi, ada

beberapa barang yang dibeli dengan harga yang belum disepakati

antara PERUM PERURI dengan vendor, tetapi barang dibutuhkan

untuk diproduksi, contohnya ingredient pita cukai. Hal tersebut

membuat perusahaan tidak dapat mengeluarkan PO, sehingga di

sistem stok ingredient di gudang seolah-olah tidak bertambah padahal

ingredient tersebut telah tersedia. Karena stok ingredient di sistem

tidak cukup, sistem Oracle EBS modul OPM menganggap perusahaan

seharusnya tidak dapat melakukan proses produksi. Padahal

sebenarnya ingredient telah tersedia di gudang, dan nyatanya

perusahaan sedang melakukan proses produksi.

Untuk saat ini, hal tersebut disolusikan dengan menjalankan

proses produksi tanpa melibatkan sistem agar proses produksi tidak

terhambat atau bahkan berhenti. Apabila proses produksi sampai

terhambat atau berhenti, barang yang dibutuhkan oleh para customer

tidak dapat terpenuhi, sedangkan barang yang diproduksi sangat

169

dibutuhkan oleh banyak pihak, contohnya pita cukai yang dibutuhkan

oleh industri rokok. Oleh sebab itu, para pelaku sistem memilih untuk

melakukan produksi tanpa melibatkan sistem terlebih dahulu agar

produksi dapat terus berjalan.

3.10.2 Transaksi Data yang Besar

Pada setiap transaksi yang berlangsung terdapat pengelolaan

data baik data ingredient, data recipe, routing, formula, batch, dan

sebagainya, maupun proses produksi yang harus di-maintain. Tetapi

pada transaksi-transaksi tertentu seperti yang dijelaskan di poin

3.10.1, pencatatan transaksi ke dalam sistem Oracle EBS modul OPM

baru dapat dilakukan setelah mendapat kepastian harga dari vendor,

keputusan dari Dewan Direksi PERUM PERURI, dan Dewan

Perwakilan Rakyat Republik Indonesia.

Hal ini mengakibatkan transaksi yang mengalami penundaan

input ke sistem Oracle EBS modul OPM dalam suatu periode akan

menumpuk, sehingga mengakibatkan tingkat keakuratan data akan

menurun dikarenakan jumlah data yang dimasukkan secara bersama-

sama pada saat peng-input-an akan menjadi terlampau banyak, dan

tidak sebanding dengan waktu peng-input-an.

Selain itu, penundaan peng-input-an data akan mengakibatkan

user-user yang berasal dari berbagai unit dan seksi yang berbeda-beda

melakukan proses peng-input-an data secara bersamaan dalam satu

waktu, sehingga sering kali user tidak bisa meng-input karena peng-

input-an tersebut tidak sesuai dengan flow sistem Oracle EBS modul

OPM yang seharusnya. Contohnya staf yang bertugas menjalankan

170

batch (SOPM 3.0) tidak dapat melakukan input data seperti yang

seharusnya, hal ini dikarenakan staf yang bertugas melakukan release

batch (SOPM 2.6) belum melakukan release batch dokumen. Di mana

untuk menjalankan batch (SOPM 3.0) hanya dapat dilakukan apabila

batch dokumen sudah di-release (SOPM 2.6).

Untuk sementara solusi yang dijalankan oleh perusahaan adalah

dengan menggunakan metode forecasting atau peramalan berdasarkan

data historis, contohnya untuk data harga ingredient, perusahaan

menggunakan data harga tahun lalu. Baru nantinya setelah harga

ingredient tahun ini sudah dipastikan oleh vendor, keputusan dari

Dewan Direksi PERUM PERURI, dan Dewan Perwakilan Rakyat

Republik Indonesia, maka akan dilakukan penyesuaian dalam sistem.

3.10.3 Data Stok di Sistem Berbeda dengan di Lapangan

Permasalahan ini sebenarnya ada pada modul Inventory

Management & Warehouse Management, karena tidak adanya sistem

yang melakukan perhitungan penyusutan ingredient, seperti

penyusutan stok tinta yang mengering dan menempel pada tutup

dinding botol ataupun menguap, tetapi hal ini berdampak secara

langsung ke proses sistem Oracle EBS modul OPM. Selain itu, tidak

ada dokumen pada saat Seksi Pergudangan mengirim barang ke Seksi

Khazanah TASGANU dan dari Seksi Khazanah TASGANU ke Seksi

Cetak yang bersangkutan.

Solusi yang digunakan oleh para user yang berinteraksi

dengan sistem Oracle EBS modul OPM untuk saat ini adalah dengan

menunggu Seksi Pergudangan untuk melakukan stock opname pada

171

suatu periode tertentu, setelah stok disesuaikan dengan keadaan di

lapangan, kemudian disesuaikan dengan perhitungan penyusutan

ingredient secara manual, barulah user modul OPM bisa mengerjakan

tugasnya.

3.10.4 Penambahan Ingredient Pada Saat Menjalankan Batch

Pada saat menjalankan batch (SOPM 3.0) seringkali terjadi

selisih antara ingredient yang tertera pada formula dengan ingredient

yang telah terpakai saat proses produksi di lapangan. Untuk

mengatasinya user seringkali melakukan peng-edit-an ingredient yang

digunakan pada saat membuat Pencatatan Pemakaian Bahan (SOPM

4.2), karena menurut user hal tersebut lebih mudah dan ringkas

dibandingkan harus melakukan request Membuat Formula Baru

(SOPM 1.1.2) atau Mengubah Formula Lama (SOPM 1.1.5) terlebih

dahulu dari Seksi Desain Proses dan Estimasi Biaya.

3.10.5 Tidak Ada Pencatatan Ketika Ingredient Tiba di Unit Produksi

Pada saat membuat batch (SOPM 2.2), Departemen

Perencanaan dan Pengendalian Produksi telah mem-booking

ingredient yang dibutuhkan untuk menjalankan batch (SOPM 3.0).

Tetapi pada saat Unit Produksi yang bersangkutan menjalankan batch

(SOPM 3.0), tidak dilakukan pencatatan atau permintaan secara

sistem maupun secara manual terhadap ingredient yang dibutuhkan

yang tertulis pada batch (SOPM 2.2). Namun setelah batch selesai

dilaksanakan, dilakukan pencatatan pemakaian bahan (SOPM 4.2).

Di sini terjadi kesenjangan di mana ingredient yang

dibutuhkan untuk menjalankan batch tidak dicatat secara sistem

172

maupun secara manual ketika unit produksi yang bersangkutan

menerima barang dari Seksi Pergudangan atau Seksi Khazanah

TASGANU, namun di pencatatan pemakaian bahan (SOPM 4.2),

terjadi pembandingan antara planned quantity yang ada pada bon

pemakaian batch (SOPM 4.1) dengan actual quantity yang ada pada

pencatatan pemakaian bahan (SOPM 4.2).

Hal tersebut tentunya akan menjadi masalah apabila ingredient

yang dikirimkan oleh Seksi Pergudangan atau Seksi Khazanah

TASGANU tidak sesuai dengan ingredient yang tertera pada bon

pemakaian batch (SOPM 4.1).

3.11 Usulan Pemecahan Masalah

Dari permasalahan yang telah dijabarkan pada poin 3.10, PERUM

PERURI merasa perlu untuk melakukan evaluasi terhadap sistem Oracle EBS

khususnya modul OPM area fungsional OPM Product Development dan

OPM Process Execution pada produk TASGANU. Maka penulis membantu

PERUM PERURI untuk menemukan pemecahan masalah ataupun solusi

dengan melakukan evaluasi terhadap proses sistem. Penulis dan PERUM

PERURI sudah menyetujui untuk dilakukan evaluasi terhadap sistem, dengan

menggunakan metode Fit Gap Analysis. Dengan melakukan evaluasi tersebut,

PERUM PERURI dan penulis berharap dapat ditemukan apakah terdapat gap

terhadap requirements yang dikumpulkan dari perusahaan dan user sesuai

dengan keadaan sistem yang sedang berjalan di lapangan. Dari hasil evaluasi

tersebut, penulis berharap dapat memberikan masukan kepada PERUM

173

PERURI mengenai apa yang sebaiknya diterapkan untuk memperbaiki

masalah yang telah diidentifikasi dan dianalisis.

174

3.12 Length of Effort

Hari, Tanggal

Waktu Kegiatan

Jumlah Jam

Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan

Rabu, 4 Juli 2012

07.45-16.00

8 jam 15 menit

Pengenalan perusahaan dan

penandatanganan surat perjanjian PKL

Mahasiswa Magang

Penandatanganan surat perjanjian PKL

Memahami peraturan-peraturan dalam menjalani PKL

Staf yang bertugas di Markas Komando

(MAKO)

Mahasiswa Magang

Pengenalan terhadap staf-staf yang terlibat dalam Oracle EBS

Mengenal staf-staf yang terlibat di dalam

Oracle EBS Kepala Departemen IT

Kamis, 5 Juli 2012

07.45-16.00

8 jam 15 menit

Penandatanganan kontrak kerja

Mahasiswa Magang Form Kontrak

Form kontrak kerja tertandatangani

Staf PSDM

Tabel 2 Length of Effort

175

Pengenalan struktur organisasi perusahaan

Mahasiswa Magang Struktur Organisasi PERUM PERURI

Memahami struktur organisasi pada

PERUM PERURI Staf PSDM

Jumat, 6 Juli 2012

07.45-16.00

8 jam 15 menit

Pengenalan struktur organisasi

perusahaan (lanjutan)

Mahasiswa Magang Struktur organisasi PERUM PERURI

Memahami struktur organisasi pada

PERUM PERURI Staf PSDM

Pengenalan tata tertib pada PERUM

PERURI

Mahasiswa Magang Tata tertib PERUM

PERURI

Memahami tata tertib pada PERUM

PERURI Staf PSDM

Staf Administrasi

Senin, 9 Juli 2012

07.45-16.00

8 jam 15 menit

Mengelilingi kantor PERUM PERURI di

Karawang

Mahasiswa Magang Struktur lokasi pada PERUM PERURI

Memahami struktur lokasi yang ada pada PERUM PERURI Staf PSDM

Selasa, 10 Juli 2012

07.45-16.00

8 jam 15 menit

Mengelilingi pabrik UTAS di dalam

komplek PERUM PERURI

Mahasiswa Magang

Pengenalan pabrik dan proses pembuatan uang

kertas

Memahami struktur pabrik dan proses pembuatan uang

kertas

Staf PSDM

Biro Komunikasi dan Administrasi Perusahaan

Rabu, 11 Juli 2012

Libur PILKADA DKI Jakarta

Kamis, 12 Juli 2012

07.45-16.00

8 jam 15 menit

Mengelilingi pabrik UGAM di dalam komplek PERUM

PERURI

Mahasiswa Magang Pengenalan pabrik dan proses pembuatan uang

logam

Memahami struktur pabrik dan proses pembuatan uang

logam

Staf PSDM


Jumat,13 Juli

07.45-16.00

8 jam 15 menit

Mengelilingi pabrik TASGANU di dalam

Mahasiswa Magang Pengenalan pabrik dan proses pembuatan

Memahami struktur pabrik dan proses Staf PSDM

176

2012 komplek PERUM PERURI


kertas berharga non uang

kertas berharga non uang

Senin, 16 Juli 2012

07.45-16.00

8 jam 15 menit

Membaca materi proses bisnis UTAS secara mendalam

Mahasiswa Magang Proses bisnis UTAS

Memahai proses bisnis UTAS

Staf Departemen TI


07.45-16.00

8 jam 15 menit

Membaca materi proses bisnis UGAM

secara mendalam

Mahasiswa Magang

Proses bisnis UGAM Memahai proses bisnis UGAM

Staf Departemen TI

Rabu, 18 Juli 2012

07.45-16.00

8 jam 15 menit

Membaca materi proses bisnis

TASGANU secara mendalam

Mahasiswa Magang Proses bisnis TASGANU

Memahai proses bisnis TASGANU

Staf Departemen TI

Kamis, 19 Juli 2012

07.45-16.00

8 jam 15 menit

Mengatur laptop peserta magang agar

dapat terhubung dengan sistem

Mahasiswa Magang Membuat laptop

mahasiswa terhubung dengan jaringan Oracle

EBS (Server Development) PERUM

PERURI

Laptop mahasiswa dapat terhubung dengan jaringan

Oracle EBS (Server Development)

PERUM PERURI Staf Departemen TI

Membuat user ID dan mengatur hak

akses

Mahasiswa Magang

Membuat user ID bagi mahasiswa agar dapat

mengakses Oracle EBS Server Development

Mahasiswa memiliki hak akses berupa user

id ke dalam server development Oracle

EBS Staf Departemen TI

177

Pemahaman dasar serta navigasi sistem

Oracle EBS Mahasiswa Magang

Mempelajari dasar-dasar serta navigasi sistem Oracle EBS

Mahasiswa memahami dasar-

dasar serta navigasi sistem Oracle EBS Ebook Oracle

Jumat, 20 Juli 2012

7.45-15.30

7 jam 45 menit

Pemahaman dasar serta navigasi sistem Oracle EBS secara

mendalam

Mahasiswa Magang Mempelajari dasar-dasar serta navigasi sistem Oracle EBS secara mendalam

Mahasiswa memahami dasar-

dasar serta navigasi sistem Oracle EBS secara mendalam Staf Departemen TI

Ebook Oracle

Senin, 23 Juli 2012

7.45-15.30

7 jam 45 menit

Menentukan ruang lingkup skripsi

Mahasiswa Magang

Ebook Oracle Menjadikan proses

produksi TASGANU sebagai ruang lingkup yang akan digunakan

dalam skripsi

Manual Book sistem Oracle EBS PERUM

PERURI

Proses bisnis PERUM PERURI


7.45-15.30

7 jam 45 menit

Mempelajari proses pembuatan Formula pada sistem Oracle EBS modul OPM

produk TASGANU

Mahasiswa Magang Ebook Oracle EBS

Modul OPM Memahami dan

mampu membuat sebuah formula pada sistem Oracle EBS modul OPM produk

TASGANU Staf Departemen TI


PERURI

178

Proses bisnis TASGANU PERUM

PERURI

Mempelajari proses pembuatan Routing pada sistem Oracle EBS modul OPM

produk TASGANU



mampu membuat sebuah Routing pada sistem Oracle EBS modul OPM produk

TASGANU Staf Departemen TI


PERURI


PERURI

Rabu, 25 Juli 2012

7.45-15.30

7 jam 45 menit

Mempelajari proses pembuatan Recipe pada sistem Oracle EBS modul OPM

produk TASGANU



mampu membuat sebuah Recipe pada sistem Oracle EBS modul OPM produk

TASGANU

Staf Departemen TI


PERURI


PERURI

Mempelajari proses pembuatan Proses Perencanaan dan

Pengendalian Produksi pada sistem



mampu membuat sebuah Proses

Perencanaan dan Pengendalian pada

Staf Departemen TI Manual Book sistem Oracle EBS PERUM

PERURI

179

Oracle EBS modul OPM produk TASGANU Proses bisnis

TASGANU PERUM PERURI

sistem Oracle EBS modul OPM produk

TASGANU

Rabu, 25 Juli 2012

7.45-15.30

7 jam 45 menit

Mempelajari proses pembuatan Produksi pada sistem Oracle EBS modul OPM

produk TASGANU



mampu membuat sebuah Produksi pada

sistem Oracle EBS modul OPM produk

TASGANU

Staf Departemen TI


PERURI


PERURI

Kamis, 26 Juli 2012

7.45-15.30

7 jam 45 menit

Melakukan review proses sistem

berjalan pada sistem Oracle EBS modul

OPM produk TASGANU

Mahasiswa Magang

Ebook Oracle EBS Modul OPM Memahami secara

lebih mendalam mengenai sistem

berjalan pada sistem Oracle EBS modul

OPM produk TASGANU Jumat,

27 Juli 2012

7.45-15.30

7 jam 45 menit


PERURI


PERURI

Senin, 30 Juli 2012

7.45-15.30

7 jam 45 menit

Melakukan pembaruan manual

book dari sistem Oracle EBS modul


Modul OPM Manual book versi

baru

180

OPM produk TASGANU


PERURI Selasa, 31 Juli 2012

7.45-15.30

7 jam 45 menit

Rabu, 1 Agustus

2012

7.45-15.30

7 jam 45 menit Proses bisnis

TASGANU PERUM PERURI Kamis, 2

Agustus 2012

7.45-15.30

7 jam 45 menit

Jumat, 3 Agustus

2012

7.45-15.30

7 jam 45 menit

Menyerahkan manual book versi

baru ke Kepala Departemen TI

Mahasiswa Magang Manual Book lama

- Kepala Departemen IT

Manual Book baru Staf Departemen TI

Review manual book baru bersama tim Departemen TI

Mahasiswa Magang Manual Book lama Manual book versi baru direvisi dan kemudian disetujui

Kepala Departemen IT Manual Book baru

Staf Departemen TI

Senin, 6 Agustus

2012

7.45-15.30

7 jam 45 menit

Berdiskusi tentang penggunaan sistem Oracle EBS modul

OPM produk TASGANU

Mahasiswa Magang Proses bisnis berjalan di PERUM PERURI

Memahami sejarah dan penggunaan

sistem Oracle EBS, terutama modul OPM produk TASGANU

181

Selasa, 7 Agustus

2012

7.45-15.30

7 jam 45 menit

Staf Departemen TI Proses sistem berjalan di PERUM PERURI

Rabu, 8 Agustus

2012

7.45-15.30

7 jam 45 menit

Key User Sistem Oracle EBS modul OPM produk

TASGANU Manual Book baru

Kamis, 9 Agustus

2012

7.45-15.30

7 jam 45 menit Berdiskusi mengenai

requirement ideal dan permasalahan pada sistem Oracle EBS modul OPM

produk TASGANU

Mahasiswa Magang Proses bisnis berjalan di PERUM PERURI

Memahami requirement ideal dan

permasalahan Jumat,

10 Agustus

2012

7.45-15.30

7 jam 45 menit

Staf Departemen TI Proses sistem berjalan di PERUM PERURI

Key User Sistem Oracle EBS modul OPM produk

TASGANU Manual Book baru

Senin, 13

Agustus 2012

7.45-15.30

7 jam 45 menit

Menggambarkan struktur organisasi

baru PERUM PERURI ke dalam

bentuk digital

Mahasiswa Magang Struktur Organisasi PERUM PERURI

Struktur Organisasi PERUM PERURI baru dalam versi

digital Staf PSDM Job Description

Selasa, 14

Agustus 2012

7.45-15.30

7 jam 45 menit

Membuat flow chart proses bisnis

TASGANU produk Pita Cukai

Mahasiswa Magang Job Description Flow Chart proses bisnis TASGANU produk Pita Cukai

Membuat flow chart proses sistem

TASGANU produk Pita Cukai

Mahasiswa Magang Manual Book baru Flow Chart proses sistem TASGANU produk Pita Cukai

182

Rabu, 15 Agustus

2012

7.45-15.30

7 jam 45 menit


TASGANU produk Buku dan Paspor

Mahasiswa Magang Job Description

Flow Chart proses bisnis TASGANU produk Buku dan

Paspor


TASGANU produk Buku dan Paspor

Mahasiswa Magang Manual Book baru

Flow Chart proses sistem TASGANU produk Buku dan

Paspor

Kamis, 16

Agustus 2012

7.45-15.30

7 jam 45 menit


TASGANU produk Web dan Sheet

Mahasiswa Magang Job Description

Flow Chart proses bisnis TASGANU produk Buku dan

Paspor


TASGANU produk Web dan Sheet

Mahasiswa Magang Manual Book baru Flow Chart proses sistem TASGANU

produk Web dan Sheet

Jumat, 17

Agustus 2012

- Minggu, 26 Agustus 2012 Libur Hari Kemerdekaan Republik Indonesia dan Hari Raya Idul Fitri

Senin, 27

Agustus 2012

7.45-16.00

7 jam 45 menit

Review flow chart proses bisnis

Mahasiswa Magang Job Description Revisi Flow Chart

Bisnis Staf Departemen TI

Flow Chart Proses Bisnis

Review flow chart proses sistem

Mahasiswa Magang Manual book baru Revisi Flow Chart

Sistem Staf Departemen TI Flow Chart Proses

Bisnis

Selasa, 28

Agustus 2012

7.45-16.00

7 jam 45 menit

Pembuatan laporan magang Mahasiswa Magang

Materi-materi yang didapat selama magang

Laporan PKL

Pembuatan Presentasi

183

presentasi

Rabu, 29 Agustus

2012

7.45-16.00

7 jam 45 menit

Pembuatan laporan magang

Mahasiswa Magang Materi-materi yang

didapat selama magang

Laporan PKL

Pembuatan presentasi

Presentasi

Kamis, 30

Agustus 2012

7.45-16.00

7 jam 45 menit

Presentasi hasil magang dan rencana

skripsi

Mahasiswa Magang


Masukkan untuk rencana skripsi

Staf Departemen TI

Staf PSDM Masukkan untuk laporan magang

Kepala Departemen Ti

Jumat, 31

Agustus 2012

7.45-16.00

7 jam 45 menit

Pengumpulan laporan magang

Mahasiswa Magang


Pengesahan laporan magang

Staf Departemen TI Penerimaan sertifikat

magang

Staf PSDM Pemberian nilai magang

Kepala Departemen TI

84 bab 3 analisis sistem berjalan 3.1 kerangka pikirthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2012-1-00031-si...

Documents