3 pendahuluan dan narasi

7/26/2019 3 Pendahuluan Dan Narasi

http://slidepdf.com/reader/full/3-pendahuluan-dan-narasi 1/8

Bagian

1

Pendahuluan

A. Latar Belakang

rganisasi pemerintah atau publik mempunyai tugas utama memberikan pelayanan yang baik kepadamasyarakat. Bentuk pelayanan ini ada yang secara langsung dirasakan oleh masyarakat maupun tidak langsung. Beberapa hal yang harus disadari dalam pemberian pelayanan masyarakat ini adalah adanya

kesederhanaan, kejelasan dan kepastian, keamanan, keterbukaan, efisien, ekonomis, keadilan dan ketepatan waktu. Inilah yangdisebut dengan pelayanan prima sebagaimana dijelaskan dalam Keputusan Menteri PA omor !" #ahun "$$% tentang &endi'&endi Pelayanan Prima.

(ntuk bisa memenuhi sendi'sendi pelayanan prima tersebut dibutuhkan adanya suatu pedoman terhadap kejelasan sistem atauprosedur dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat tersebut. Kejelasan sistem atau prosedur ini akan berdampak padamunculnya transparansi pelayanan masyarakat. )engan prosedur yang jelas, masyarakat akan lebih mudah mengetahuiprosedur standar dari suatu pelayanan sehingga mudah melakukan kontrol atau pengawasan. )engan prosedur yang jelas, akan

lebih mudah diketahui secara pasti biaya yang harus dikeluarkan, waktu yang dibutuhkan, siapa yang terlibat, peralatan apa yang dibutuhkan, persyaratan apa saja yang harus dipenuhi untuk suatu jenis pelayanan.

*embaga Administrasi egara +*A adalah salah satu *embaga Pemerintah on )epartemen +*P) yang dibentuk berdasarkan Keputusan Presiden omor "- #ahun /--" tentang Kedudukan, #ugas, 0ungsi, Kewenangan, &usunan 1rganisasidan #ata Kerja *embaga Pemerintah on )epartemen sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan KeputusanPresiden omor - #ahun /--. Keputusan Presiden tersebut diterjemahkan dalam Keputusan Kepala *A omor 2 #ahun/--2 tentang 1rganisasi dan #ata Kerja *A sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala *A omor 2 #ahun /--!tentang perubahan atas Keputusan Kepala *A omor 2 #ahun /--2 tentang 1rganisasi dan #ata Kerja *A sebagaimana

1



Standard Operating Procedures LAN

telah diubah dengan Keputusan Kepala *A omor "- #ahun /--2. )alam Peraturan Kepala *A omor 2 #ahun /--!disebutkan bahwa *A memiliki tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang administrasi negara sesuai denganketentuan peraturan perundang'undangan yang berlaku.

(ntuk melaksanakan tugas tersebut *A menyelenggarakan fungsinya, yaitu3

a. pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional tertentu dibidang administrasi negara4

b. pengkajian kinerja kelembagaan dan sumber daya aparatur dalam rangka pembangunan administrasi negara danpeningkatan kualitas sumber daya aparatur4

c. pengkajian dan pengembangan manajemen kebijakan dan pelayanan di bidang pembangunan administrasi negara4

d. penelitian dan pengembangan administrasi pembangunan dan otomasi administrasi negara4

e. pembinaan dan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan aparatur negara4

f. koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas *A4

g. fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang administrasi negara4

h. penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi

dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan dan rumah tangga.&elanjutnya dalam menyelenggarakan fungsi tersebut di atas maka *A memiliki kewenangan, yang terdiri dari 3

a. penyusunan rencana nasional secara makro di bidangnya4

b. perumusan kebijakan di bidangnya untuk mendukung pembangunan secara makro4

c. penetapan sistem informasi di bidangnya4 dan

d. kewenangan lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang'udangan yang berlaku.

(ntuk melaksanakan tugas pokok, fungsi dan kewenangan sebagaimana tertuang di dalam Peraturan Kepala *A omor 2#ahun /--! tersebut perlu diciptakan sebuah sistem yang memungkinkan dapat menjadi jembatan dalam mensinergikanpelaksanaan tugas pokok, fungsi dan kewenangan yang dijalankan oleh masing'masing unit kerja yang ada di lingkungan *A.

&elanjutnya untuk menciptakan tertib administrasi dan meningkatkan kinerja dalam pelayanan yang diberikan oleh *A makadiperlukan sebuah pedoman kerja yang dapat dijadikan acuan bagi semua jajaran *A.

Pedoman yang saat ini menjadi acuan adalah Pedoman #ata Kerja yang dituangkan dalam Keputusan Kepala *A omor5%6I768626/--/ tentang Pedoman #ata Kerja di lingkungan *A. amun pedoman tersebut dirasakan perlu dikembangkanlebih lanjut baik menyangkut tahapan kegiatannya, pemantauannya, output maupun kejelasan mengenai siapa yang

2




mengerjakan, siapa yang bertanggungjawab, bagaimana mengerjakan dan menghasilkan output apa. &emangat untuk memperbaiki pedoman tata kerja tersebut mendorong perlunya disusun suatu pedoman yang lebih baik dan komprehensif supaya dapat mewadahi keinginan'keinginan tersebut.

Peraturan yang terkait dengan keinginan penyusunan pedoman tersebut ada dalam Keputusan MenPA omorP9:6/"6M.PA6""6/--! tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedures +&1P. &1P secara sederhana

diartikan sebagai pedoman yang menunjukkan apa yang harus dilakukan, kapan hal tersebut dilakukan dan siapa yangmelakukan +Penyusunan Standard Operating Procedures ' Prosedur #etap, *A :I /--%.

&ebagaimana dijelaskan diawal bahwa di lingkungan *A saat ini belum disusun suatu &1P. )alam pelaksanaan tugas danfungsinya *A mengacu pada apa yang disebut dengan pedoman tata kerja. )engan pedoman tata kerja tersebut dirasakanmasih banyak kendala yang dihadapi. #erutama bagaimana mengkaitkan prosedur kerja masing'masing unit yang ada di *Asehingga bisa sinergis dengan unit lainnya. #idak ada keterlambatan dalam melakukan kegiatan, tidak ada saling menunggu,tidak saling tumpang tindih, tidak saling serobot dan sebagainya. Inilah yang menjadi tantangan saat ini, bagaimana menyusun&1P *A, &1P kedeputian atau &1P unit teknis terkecil menjadi satu kesatuan yang komprehensif dan saling mendukung.

)iharapkan dengan adanya &1P ini maka akan tercipta standarisasi dan sinkronisasi dari pelaksanaan tugas pokok dan fungsimasing'masing unit yang ada di *A. &ehingga akan tercipta harmonisasi yang selaras di lingkungan *A, dilain pihak denganadanya &1P siapapun akan lebih mudah belajar dan mendiagnosis masalah yang terjadi dalam pelaksanaan tugas pokok dan

fungsinya.Buku &1P ini dibagi kedalam beberapa bagian dengan maksud untuk mempermudah dalam membaca dan memahamipelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit'unit yang ada di *A. &ebagaimana dijelaskan dalam &urat Keputusan Kepala *Aomor 2 #ahun /--2 tentang 1rganisasi dan #ata Kerja *A sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala *A omor2 #ahun /--! tentang perubahan atas Keputusan Kepala *A omor 2 #ahun /--2 tentang 1rganisasi dan #ata Kerja *Asebagaimana telah diubah dengan Keputusan Kepala *A omor "- #ahun /--2, *A terdiri dari Kepala, &ekretariat (tama,)eputi Bidang Kajian Kinerja Kelembagaan dan &umber )aya Aparatur, )eputi Bidang Kajian Manajemen Kebijakan danPelayanan serta )eputi Bidang Penelitian dan Pengembangan Administrasi Pembangunan dan 1tomasi Administrasi egara,)eputi Bidang Pembinaan Pendidikan dan Pelatihan Aparatur dan )eputi Bidang Pendidikan dan Pelatihan &PIMA&,Inspektorat dan Pusat Kajian dan Pendidikan dan Pelatihan Aparatur +PKP/A. &truktur organisasi ini akan menjadi acuandalam penyusunan buku &1P *A.

B. Ruang Lingkup

3




uang lingkup penyusunan Standard Operating Procedures +&1P di lingkungan *A dibedakan

kedalam lima +% bagian utama, yaitu 3". &1P yang mencakup pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dari unit &ekretariat, yang meliputi Biro (mum dan Biro

Perencanaan, 1rganisasi dan Kerjasama4

/. &1P yang mencakup pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dari unit Kajian dan *itbang, yang meliputi tiga + Kedeputian, yaitu )eputi Bidang Kajian Kinerja Kelembagaan dan &umber )aya Aparatur, )eputi Bidang Kajian ManajemenKebijakan dan Pelayanan serta )eputi Bidang Penelitian dan Pengembangan Administrasi Pembangunan dan 1tomasi Administrasi egara4

. &1P yang mencakup pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dari unit Pendidikan dan Pelatihan +)iklat, yang meliputi dua+/ Kedeputian, yaitu )eputi Bidang Pembinaan Pendidikan dan Pelatihan Aparatur dan )eputi Bidang Pendidikan danpelatihan &PIMA&4

2. &1P yang mencakup pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dari unit &ekolah #inggi Ilmu Administrasi +&#IA, yangmeliputi &#IA ;akarta, &#IA Bandung dan &#IA Makasar4 dan

%. &1P yang mencakup pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dari unit Pusat Kajian dan Pendidikan dan Pelatihan Aparatur+PKP/A, yang meliputi PKP/A Bandung, PKP/A Makasar, PKP/A &amarinda.

C. Tujuan

4




ujuan disusunnya buku &1P *A #ahun /--$ adalah 3

•

• untuk menjadi pedoman dalam penyelenggaraan pelayanan di lingkungan *A4

• untuk menjadi pedoman dan mensinergikan berbagai tugas pokok dan fungsi satuan kerja unit kerja di lingkungan *A4

• untuk menjadi acuan bagi para pejabat6pegawai pada masing'masing unit kerja dalam melaksanakan tugas pokok, fungsidan kewenangannya4

• sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, sehingga bisa mengurangikesalahan dan kelalaian4

• membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada inter<ensi manajemen sehingga mengurangi

keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses kerja sehari'hari4• meningkatkan akuntabilitas dengan melaporkan dan mendokumentasikan hasil dalam pelaksanaan tugas sehari'hari4

• menciptakan ukuran standar kinerja sehingga memudahkan pegawai dalam memperbaiki, menge<aluasi danmeningkatkan kinerjanya.

D. Manfaat

5




engan disusunnya &1P *A diharapkan dapat dipetik beberapa manfaat yaitu 3

• menghindari ketidakjelasan prosedur berbagai pelayanan di lingkungan *A4

• menjamin terlaksananya seluruh proses pelayanan melalui prosedur yang benar, meliputi alur, persyaratan, kelengkapan,output yang dihasilkan dan waktu yang tetap +standar4

• memudahkan penelusuran berbagai tindak penyimpangan dalam pelaksanaan tugas4

• meningkatkan efisiensi dan efekti<itas pelaksanaan proses pelaksanaan tugas4

• meningkatkan kualitas pelayanan4

• memberikan jalan bagi implementasi pemerintahan yang bersih + clean government yang pada akhirnya diharapkan jugaakan memberikan jalan bagi terwujudnya good governance di *A.

6




E. Makna dan Simbl S!P

ntuk mempermudah pembacaan Buku &1P *A #ahun /--$ ini, maka perlu dijelaskan mengenai simbol'simbol alur yang digunakan, antara lain3

Simbl Arti

Mulai proses atau akhir proses6mekanisme

Proses

Pengambilan keputusan "a atau tidak

Perpindahan halaman

=aris alur proses

7




8

3 pendahuluan dan narasi

Documents