tugas uat take home sistem informasi manajemen...
TRANSCRIPT
TUGAS UAT TAKE HOME
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc, CS
Oleh :
DWI INTAN WIDYASTUTI
K15161051
SEKOLAH BISNIS
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2017
BAB I
Pendahuluan
1.1. Latar Belakang
Persaingan dalam dunia bisnis antar perusahaan membuat perusahaan
harus berkonsentrasi pada rangkaian proses atau aktivitas penciptaan produk
dan jasa yang terkait dengan kompetensi utamanya. Dengan adanya
konsentrasi terhadap kompetensi utama dari perusahaan, akan dihasilkan
sejumlah produk dan jasa memiliki kualitas yang memiliki daya saing di
pasaran.
Peningkatan kebutuhan IT telah merubah konsep tradisional menjadi
konsep yang lebih modern. Konsep tradisional menyatakan, semua aktivitas
perusahaan akan dikerjakan secara internal, sedangkan konsep modern
menyatakan akan semakin sedikit operasional kerja yang dilakukan secara
internal.
Konsep modern tersebut menggambarkan bahwa fungsi bisnis dalam
perusahaan yang memberikan keunggulan bersaing saja yang harus
dikerjakan secara internal, namun fungsi bisnis lainnya dalam perusahaan
dapat dlakukan secara outsourcing. Beberapa aktivitas yang dapat dilakukan
perusahaan secara outsourcing diantaranya adalah aktivitas bisnis yang
berhubungan dengan sistem informasi manajemen.
Sistem Informasi Sumber daya Informasi merupakan bagian dari
sistem informasi yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan
informasi, memproses, serta menyediakan informasi dalam format tepat yang
akan dipergunakan dalam proses pengambilan keputusan. Proses
mengidentifikasi berarti sisitem harus dapat menentukan masalah yang
dihadapi perusahaan, keputusan yang akan dibuat oleh oleh para pengambil
keputusan dan informasi apa yang harius disediakan untuk memecahkan
masalah tersebut. Proses tersebut harus dapat menentukan data yang
dibutuhkan, diamna, bagaimana, dan dengan metode apa data tersebut
diperoleh serta bagaimana menentukan proses dan metode yang paling tepat
yang akakn dipergunakan dan berapa lama proses harus diselesaikan.
Faktor yang paling penting didalam pengelolaan sumberdaya
informasi adalah bagaimana mengembangkan Sistem Informasi Sumber daya
Informasi yang akan dipergunakan, hal ini berarti kita menetukan bagaimana
bentuk sistem yang dibutuhkan, dalam arti kata kebutuhan akan perangkat
keras, perangkat lunak dan pelaksana serta SOP (Standard Operating
Procedures) yang akan dipergunakan. Pengembangan sebuah sistem
informasi akan selalu menghadapi permasalahan dan tantangan yaitu siapa
yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut.
Merancang sebuah SI tidaklah mudah. Banyak hal yang harus di
pertimbangkan seperti sumberdaya, waktu dan biaya. Perusahaan tentu harus
memperhitungkan sumberdaya SI apa saja yang dibutuhkan, jumlahnya, dan
dari mana mendapatkannya. Waktu juga menjadi penting. Perusahaan harus
menargetkan seberapa lamakah waktu yang dibutuhkan untuk membuat
sebuah SI yang baru, dan apakah nanti hasilnya optimal. Dari segi biaya,
perusahaan harus memikirkan berapa banyak yang akan ia keluarkan dan
apakah jika SI sudah siap digunakan akan sesuai dengan yang diharapkan
perusahaan. Apabila SI sudah berjalan, perusahaan juga harus tetap
melakukan maintenance agar sistem yang sudah berjalan tersebut tetap
sustainable.
Dalam pekerjaan membuat suatu sistem informasi, perusahaan perlu
memperhitungkan beberapa faktor dalam mengelola pengerjaan tersebut
seperti faktor waktu, biaya, sumber daya manusia, dan lain sebagainya. Ada
beberapa pendekatan dalam mengelola pengerjaan sistem informasi dalam
perusahaan, yaitu pendekatan in-sourcing dan pendekatan out-sourcing..
Dalam makalah ini akan dijelaskan secara lebih rinci mengenai masing-
masing pendekatan in-sourcing dan out-sourcing, keunggulan dan kelemahan
in-sourcing dan out-sourcing serta alasan-alasan yang mendasari suatu
perusahaan memilih pendekatan tersebut dalam hubungannya dengan
pengembangan sistem informasi dalam suatu perusahaan.
IT outsourcing adalah penyediaan tenaga ahli yang profesional
dibidang Tehnologi Informasi untuk mendukung dan memberikan solusi guna
meningkatkan kinerja Perusahaan. Sering kali suatu perusahaan mengalami
kesulitan untuk menyediakan tenaga IT yang berkompeten dalam mengatasi
kendala-kendala IT maupun operasional kantor sehari-hari.
Kehadiran perusahaan outsourcing atau rekanan dalam pengadaan jasa
di bidang Teknologi Informasi (TI) semakin hari semakin marak dan dapat
dianggap sebagai alternatif yang efisien bagi banyak perusahaan. Dengan
adanya perusahaan outsourcing di bidang TI, maka banyak perusahaan yang
merasa dapat menghemat sumber daya baik sumber daya manusia, perangkat
keras maupun biaya, sehingga perusahaan tersebut dapat lebih berfokus pada
bisnis utamanya dan tidak terlalu menghabiskan energi untuk memikirkan
aspek pengelolaan teknologi informasi. Manfaat yang diperoleh dari
outsourcing meliputi penghematan biaya, meningkatnya fleksibilitas, kualitas
layanan yang lebih baik, dan tersedia akses terhadap teknologi baru dengan
resiko yang tidak terlalu besar bagi perusahaan.
Pengelolaan outsourcing tidaklah semudah melempar tanggung jawab
ke pihak ketiga, sehingga tidak semua perusahaan berhasil dengan baik
melakukan outsourcing. Beberapa perusahaan justru harus mengeluarkan
sumber daya ekstra untuk mengatasi gagalnya proyek outsourcing karena
berbagai sebab, misalnya karena ketidakmampuan perusahaan penyedia jasa
outsourcing memenuhi tanggung jawab kualitas layanan yang sudah
dijanjikan, atau biaya operasionalnya jauh lebih besar dari perkiraan semula.
Dalam iklim persaingan usaha yang makin ketat, perusahaan berusaha
untuk melakukan efisiensi biaya produksi (cost of production). Salah satu
solusinya adalah dengan sistem outsourcing, dimana dengan sistem ini
perusahaan dapat menghemat pengeluaran dalam membiayai sumber daya
manusia (SDM) yang bekerja di perusahaan yang bersangkutan.
Untuk memudahkan penerapan SI dalam sebuah organisasi atau
perusahaan, maka banyak perusahaan yang menyediakan jasa outsourcing IT.
Jasa outsourcing ini menjadi sebuah pilihan cara penerapan SI dalam
organisasi.
1.2. Tujuan Penulisan
Tujuan dari penulisan makalah ini antaralain :
1. Menganalisa tentang outsourcing dan insourcing dalam suatu
perusahaan
2. Menganalisa urgensi maintainability suatu software
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi
Sistem Infomasi Perusahaan adalah sistem berbasis komputer yang dapat
melaksanakan semua tugas standar bagi seluruh unit organisasi secar
terintegrasi dan koordinasi. Sistem informasi ini ada karena perangkat keras
komputer yang penuh daya dan realatif murah, perangkat lunak sistem
manajemen database yang canggih yang kebetulan organisasi memanfaatkan
data di seluruh proses bisnisnya. Banyak pendiri industri komputer tidak
dapat membayangkan dampak yang dibuat teknologi informasi pada
pengambilan keputusan manajerial. Selama komputer dan perangkat lunak
terus meningkat dayanya dan semakin murah, para manajer harus melihat ke
masa depan dan mempersiapkan organisasi mereka untuk memanfaaatkan
kemajuan teknologi
Menurut Robert A. Leitch, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam
suatu organisasiyang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukug operasi, bersifatmanajerial dan kegiatan strategi dari
suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan -
laporan yang diperlukan. Ada 4 operasi dasar dari sistem informasi yaitu :
mengumpulkan,
mengolah,
menyimpan dan
menyebarkan informasi.
2.2. Outsourcing
2.2.1. Pengertian Outsourcing
Outsourcing adalah pendelegasian terhadap suatu pekerjaan dalam
sebuah organisasi ke pihak lain dengan jangka waktu tertentu, biaya
tertentu, dan layanan tertentu. Bentuk outsourcing yang umum
dilakukan pada perusahaan-perusahaan di Indonesia adalah dalam
bidang layanan kebersihan ruangan. Dalam bidang teknologi
informasi, beberapa bank di Indonesia telah menerapkan outsourcing.
Dalam hal ini. pengembangan sistem dilakukan oleh perusahaan
perangkat lunak. Outsourcin merupakan sebuah proses subkontrak,
misalnya seperti mendisain produk atau manufacture, yang dilakukan
oleh pihak ketiga. Keputusan untuk melakukan outsource biasanya
dikarenakan untuk memperkecil biaya perusahaan, menghemat energi
yang ditujukan pada kompetensi bisnis tertentu, atau untuk membuat
penggunaan tenaga kerja, teknologi dan sumber daya di perusahaan
lebih efisien, pengurangan resiko, perekayasaan ulang proses dan
kesempatan untuk fokus pada kapabilitas inti.
2.2.2. Hal-hal yang perlu di perhatikan dalam outsourcing
Hal-hal yang perlu di perhatikan dalam outsourcing diantaranya :
a. Menentukan pengembang yang ditunjuk untuk membangun sistem
informasi dengan hati-hati. Sebaiknya, pihak luar yang dipilih
memang benar-benar telah berpengalaman
b. Menandatangani kontrak. Kontrak dimaksudkan sebagai pengikat
tanggung jawab dan dapat dijadikan sebagai pegangan dalam
melanjutkan atau menghentikan proyek jika terjadi masalah
selama masa pengembangan
c. Merencanakan dan memonitor setiap langkah dalam
pengembangan agar keberhasilan proyek benar-benar tercapai.
Kontrol perlu diterapkan pada setiap aktivitas dengan maksud
agar pemantauan dapat dilakukan dengan mudah
d. Menjaga komunikasi yang efektif antara personil dalam
perusahaan dengan pihak pengembang dengan tujuan agar tidak
terjadi konflik atau hambatan selama proyek berlangsung
e. Mengendalikan biaya dengan tepat dengan misalnya
memperhatikan proporsi pembayaran berdasarkan persentasi
tingkat penyelesaian proyek.
2.2.3. Varian dalam Outsourching
Ada beberapa varian dalam Outsourching, yaitu ;
a. Tugas Sementara
Kontrak atau staf sementara untuk membantu tugas-tugas tertentu
misalnya programmer komputer atau panitera entri data.
b. Project Management
Pada Penggunaan luar misalnya konsultan manajemen untuk
membantu dalam pengelolaan proyek tertentu.
c. Full Outsourching
Sebuah bagian penting dari SI / TI fungsi diberikan / diambil alih
oleh pihak luar. Ini adalah tampilan saat ini outsourcing.
2.2.4. Tahap-Tahap Outsourching
Secara garis besar tahap-tahap Outsorching dilakukan dengan
perencanaan outsourcing, seleksi strategi, cost analysis, seleksi
vendor outsourcing, negosiasi, transisi resource dan hubungan
manajemen. Cost analysis dalam kerangka outsourcing merupakan,
aktivitas pendataan main cost dari aktivitas yang di outsource kan
sebelum dan sesudah, dan evaluasi dampak business value dengan
mempertimbangkan :
a. Pengelompokkan biaya yang berpengaruh/signifikan, gunakan
hukum pareto (80/20), aktivitas biaya-biaya yang akan
dioutsource dicatat dan imonitor.
b. Sebelum melakukan outsourcing perhitungkan biaya biaya yang
telah dikelompokkan, apakah nantinya memiliki keuntungan.
c. Setelah Outsource, hitung ulang seperti langkah b dan analisa
dampak setelah outsource.
d. Gunakan cost-benefit analysis untuk mendapatkan hasil dari
outsourcing apakah berdampak negatif atau posifit untuk
perusahaan. Dengan mempertimbangkan bebnerapa hal
diantaranya :
Memastikan bawah outsourcing adalah sesuai yang mungkin
dapat diterima dengan pemahaman bisnis organisasi dan
operasi strategi (baik strategic planning maupun tactical
planning).
Menentukan tipe outsourcing dan hubungannya dengan
kebutuhan konsumsi jasa, sedangkan ini adalah terpisah,
konsisten dan mempunyai karakteristik yang sederhana,
hubungan berdasarkan pasar (market-based).
Membangun proses aturan outsourcing dan kerangka sebelum
kontrak ditandatangani. Ini menyediakan acuan untuk aturan
dan menunjang semua bagian untuk melihat tujuan kontrak,
harapan, peranan, tangung jawab inisiatif aturan
(responsibilities of the governance initiative).
Lakukan penelitian. Organisasi harus melakukan penelitian
pada organisasinya sendiri (untuk memahami, mengukur, dan
memenuhi persyaratan kebutuhan outsourcing) dan memilih
provider/peng-outsource yang potensial dapat melakukannya.
Lakukan negosiasi ulang kontrak untuk jangka waktu tertentu
untuk memastikan harapan dan rencana apakah telah tercapai,
bila perlu mendapatkan alternatif dengan calon provider lain.
2.2.5. Jenis-jenis outsourcing
Jenis-jenis outsourcing adalah sebagai berikut:
a. Contracting
Merupakan bentuk penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak
ketiga yang paling sederhana dan merupakan bentuk yang paling
lama. Langkah ini adalah langkah berjangka pendek, hanya
mempunyai arti taktis dan bukan merupakan bagian dari strategi
(besar) perusahaan tetapi hanya untuk mencari cara yang praktis
saja.
b. Outsourcing
Penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan
untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang profesional dan
berkelas dunia. Diperlukan pihak pemberi jasa yang
menspesialisasikan dirinya pada jenis pekerjaan atau aktivitas
yang akan diserahkan.
Menurut Pasal 1601 b KUH Perdata, outsoucing disamakan
dengan perjanjian pemborongan pekerjaan. Sehingga
pengertian outsourcing adalah suatu perjanjian dimana
pemborong mengikat diri untuk membuat suatu kerja tertentu
bagi pihak lain yang memborongkan dengan menerima bayaran
tertentu dan pihak yang lain yang memborongkan mengikatkan
diri untuk memborongkan pekerjaan kepada pihak pemborong
dengan bayaran tertentu.
c. In Sourcing
Kebalikan dari outsourcing, dengan menerima pekerjaan dari
perusahaan lain. Motivasi utamanya adalah dengan menjaga
tingkat produktivitas dan penggunaan aset secara maksimal agar
biaya satuannya dapat ditekan dimana hal ini akan meningkatkan
keuntungan perusahaan. Dengan demikian kompetensi utamanya
tidak hanya digunakan sendiri tetapi juga dapat digunakan oleh
perusahaan lain yang akan meningkatkan keuntungan.
d. Co-Sourcing
Jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara
perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan
outsourcing. Contohnya adalah dengan memperbantukan tenaga
ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling mendukung
kegiatan masing-masing perusahaan.
Dari bentuk kontrak diatas outsourcing dapat dikategorikan
menjadi 4 macam yang menurut The Computer Sciences
Corporation (CSC) Index adalah sebagai berikut:
Total outsourcing, outsourcing secara total pada seluruh
komponen SI
Selective outsourcing, outsorcing hanya pada komponen-
komponen tertentu
Transitional outsourcing, outsourcing yang fokusnya pada
pembuatan sistem baru
Transformational outsourcing, outsourcing yang fokusnya pada
pembangunan dan operasional dari sistem baru
BAB III
PEMBAHASAN
1. Menganalisa tentang IT outsourcing VS insourcing
Jawaban :
Penggunaan teknologi informasi di dalam suatu organisasi untuk
mendukung proses bisnis saat ini tidak dapat lagi dikesampingkan. Penerapan
sistem informasi dalam organisasi tidak hanya bertujuan untuk peningkatan
efektivitas dan efisiensi saja, namun juga sebagai enabler dan sebagai
competitive advantage organisasi. Namun untuk mengimplementasikan
teknologi dan sistem informasi yang tepat bagi suatu organisasi bukanlah hal
yang mudah. Organisasi harus memperhatikan dengan seksama aspek
pembiayaan dan sumber daya yang dimilikinya. Karena bukannya tidak
mungkin jika organisasi salah melakukan pengelolaannya maka yang didapat
adalah kegagalan implementasi dan pemborosan biaya. Pengembangan sistem
informasi juga tidak terlepas dari outsourcing.
Outsourcing sendiri adalah pendelegasian terhadap suatu pekerjaan dalam
sebuah organisasi ke pihak lain dengan jangka waktu tertentu, biaya tertentu,
dan layanan tertentu. Bentuk outsourcing yang umum dilakukan pada
perusahaan-perusahaan di Indonesia adalah dalam bidang layanan kebersihan
ruangan. Dalam bidang teknologi informasi, beberapa bank di Indonesia telah
menerapkan outsourcing. Dalam hal ini. pengembangan sistem dilakukan oleh
perusahaan perangkat lunak. Outsourcin merupakan sebuah proses
subkontrak, misalnya seperti mendisain produk atau manufacture, yang
dilakukan oleh pihak ketiga. Keputusan untuk melakukan outsource biasanya
dikarenakan untuk memperkecil biaya perusahaan, menghemat energi yang
ditujukan pada kompetensi bisnis tertentu, atau untuk membuat penggunaan
tenaga kerja, teknologi dan sumber daya di perusahaan lebih efisien,
pengurangan resiko, perekayasaan ulang proses dan kesempatan untuk fokus
pada kapabilitas inti (Indtajit dan Djokopranoto, 2003).
Menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction to
Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian
sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan
tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga.
Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI
secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal.
Adapun beberapa hal yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam
memilih outsourcing adalah harga, reputasi yang baik dan pengalaman dari
pihak provider outsourcing, tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider,
pengetahuan pihak provider mengenai bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan,
dan eksistensinya, serta beberapa faktor pendukung lainnya.
Menurut Indtajit dan Djokopranoto (2003), beberapa alasan perusahaan
untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan
Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya:
1. Meningkatkan focus perusahaan
2. Memanfaatkan kemampuan kelas dunia
3. Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari reengineering
4. Membagi resiko
5. Sumberdaya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain
6. Memungkinkan tersedianya dana capital
7. Menciptakan dana segar
8. Mengurangi dan mengendalikan biaya operational
9. Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri
10. Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola
Berdasarkan poin di atas, adapun keuntungan dan kelemahan dari
penggunaan outsourcing IT di sebuah perusahaan menurut Indtajit dan
Djokopranoto (2003), antara lain. Keuntungan yang bisa di dapat dari
pengelolaan SI dan TI dengan sistem outsourcing antara lain :
1. Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun
sendiri fasilitas SI dan TI.
2. Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI/TI.
3. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan
mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan
pengerjaannya melaluioutsourcing.
4. Dapat mengeksploitasiskill dan kepandaian dari perusahaanoutsource dalam
mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan.
5. Mempersingkat waktu proses karena beberapaoutsourcer dapat dipilih
sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan
perusahaan.
6. Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga perubahan
arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena
perusahaanoutsource SI pasti memiliki pekerja TI yang kompeten dan
memilikiskill yang tinggi, serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi
competitive advantage bagi perusahaan outsource.
7. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi
Dan ada juga beberapa kelemahan penggunaan sistem outsourcing antara
lain :
1. Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi,
karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan
yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap.
2. Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem
informasi yang dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing
melalui perjanjian kontrak.
3. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang
sistem informasi akan terbentuk.
4. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa
dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang
mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.
5. Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.
6. Perubahan dalam gaya manajemen.
7. Proses seleksi kerja yang berbeda.
8. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang
diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting
juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila
bertemu dengan pihak pengembang yang nakal
Dalam pemilihan pendekatan secara outsourcing tentunya terdapat
perbedaan pendapat yang mendasarinya. Tabel yang disajikan berikut
merupakan pro dan kontra dalam penggunaan pendekatan outsourcing.
Pro-Outsourcing Kontra-Outsourcing
Dapat lebih fokus kepada core
business yang sedang di jalankan.
Dapat mengurangi biaya.
Dapat mengubah biaya investasi
menjadi biaya belanja.
Tidak dipusingkan jika terjaditurn
over tenaga kerja.
Merupakan modernisasi dunia usaha.
Efektivitas manpower.
Tidak perlu membuang-buang waktu
dan tenaga untuk suatu pekerjaan
yang bukan merupakan inti bisnis
atau pekerjaan yang bukan utama.
Memberdayakan anak perusahaan.
Dealing with unpredicted business
condition.
Status ketenagakerjaan yang tidak
pasti.
Adanya perbedaan kompensasi
dan benefitantara tenaga kerja
internal dengan tenaga kerja
outsourcing.
Career path dari outsourcing kurang
terencana dan kurang terarah.
Para pihak pengguna jasa dapat
memungkin untuk memutuskan
hubungan kerjasama dengan
pihak outsourcing provider
secara sepihak sehingga dapat
mengakibatnya status mereka
menjadi tidak jelas.
Selain outsourcing, perusahaan memiliki opsi lain dalam mengembangkan
sistem informasi mereka, salah satunya adalah insourcing. Sementara
insourcing adalah kebalikan dari outsourcing, dengan menerima pekerjaan dari
perusahaan lain. Motivasi utamanya adalah dengan menjaga tingkat
produktivitas dan penggunaan aset secara maksimal agar biaya satuannya dapat
ditekan dimana hal ini akan meningkatkan keuntungan perusahaan. Dengan
demikian kompetensi utamanya tidak hanya digunakan sendiri tetapi juga dapat
digunakan oleh perusahaan lain yang akan meningkatkan keuntungan. Menurut
Zilmahram (2009) insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam
perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan
minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa
dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau
temporary. Kompensasi diterima dengan mengikuti pola tersebut. Artinya
mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya,
atausharing dengan perusahaan asalnya, atau perusahaan asal hanya
menanggung selisih gaji. Dalam kaitannya dengan TI, Insourcing
atauContracting merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli
(spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan.
Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing dalam rangka
mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas
denganoutsourcing kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya.
Beberapa organisasi merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat memiliki
dukungan pelanggan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik atas
pekerjaan mereka daripada dengan meng-outsourcing-nya
(www.outsource2india.com). Sedangkan menurut Zilmahram (2009),
Insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut:
1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam
perusahaan.
2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu
tidak dibutuhkan lagi di dalam perusahaan.
3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar
perusahaan.
Beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan sistem insourcing
antara lain :
1. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap SI/TI-nya sendiri.
2. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam
perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk
pekerja outsource.
3. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal.
4. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan
SI.
5. Sistem Informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai
dengan kebutuhan perusahaan.
6. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance)
terhadap SI karena proses pengembangannya dilakukan oleh internal
perusahaan tersebut.
7. Lebih mudah dalam mengintegrasikan SI yang dikembangkan oleh
perusahaan dengan sistem yang sudah ada.
8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta
dikontrol keamanan aksesnya (security acces).
9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage)
perusahaan dibandingkan pesaing.
Beberapa kelemahan dengan sistem insourcing, antara lain :
1. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem
harganya sangat mahal.
2. Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus
merancangnya dari awal.
3. Adanya communication gap antara IT Specialist danuser.
4. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhanusers sehingga menyulitkan
spesialis TI dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI
yang dibuat kurang memenuhi kebutuhanuser.
5. Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi
masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi.
6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan
memilikiskill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang
harus ditanggung sendiri oleh perusahaan.
7. Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan
perkembangan TI yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang
digunakan kurang up to date.
2. Menganalisa urgensi maintainability suatu software
Jawaban :
Menurut McCall, 1997 kriteria yang mempengaruhi kualitas software terbagi
menjadi tiga aspek penting yaitu :
1. Sifat-sifat operasional dari software (Product Operations);
2. Kemampuan software dalam menjalani perubahan (Product Revision)
3. Daya adaptasi atau penyesuaian software terhadap lingkungan baru (Product
Transition).
Unsur maintainability dalam pengembangan software termasuk dalam
Product Operations, maintability adalah kemampuan software dalam menjalani
perubahan. Setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan
diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki
berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang
dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika
diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor
lain yang harus diperhatikan. Salah satu faktor yang berkaitan dengan
kemampuan software untuk menjalani perubahan adalah Maintainability.
Maintainability adalah usaha yang diperlukan untuk menemukan dan
memperbaiki kesalahan (error) dalam software. Maintanability juga disebut
sebagai pemeliharaan sistem (system maintenance).
System maintenance atau pemeliharaan sistem dapat didefinisikan sebagai
proses monitoring, evaluasi dan modifikasi dari sistem yang tengah beroperasi
agar dihasilkan performa yang dikehendaki.
Menurut ISO (international organization for standarization) 9126,
software berkualitas memiliki beberapa karakteristik seperti tercantum pada
tabel berikut:
Tabel 1. Karakteristik software berkualitas menurut ISO 9126
Karakteristik Sub karakteristik
Functionality :
Software untuk menjalankan fungsinya
sebagimana kebutuhan sistemnya.
Suitability, accuracy,
interoperability, security
Reliability :
Kemampuan software untuk dapat tetap
tampil sesuai dengan fungsi ketika
digunakan.
Maturity, Fault tolerance,
Recoverability
Usability :
Kemampuan software untuk menampilkan
performans relatif terhadap penggunaan
sumberdaya.
Understanbility, Learnability,
Operability, Attractiveness
Efficiency :
Kemampuan software untuk menampilkan
performans relatif terhadap penggunaan
sumberdaya.
Time behaviour, Resource
Utilization
Maintainability :
Kemampuan software untuk dimodifikasi
(korreksi, adaptasi, perbaikan)
Analyzability, Changeability,
Stability, Testability
Portability :
Kemampuan software untuk ditransfer dari
satu lingkungan ke lingkungan lain.
Adaptability, Installability
Seperti yang terlihat pada tabel diatas, karakteristik Maintanability terdiri
dari sub-sub karakteristik lain seperti:
Analyzability,
Analysability merupakan kemudahan untuk menentukan penyebab
kesalahan.
Changeability,
Changebility merupakan kualitas lain dari Flexibility yang berarti
kemudahan dilakukannya perubahan atau modifikasi terhadap software
Stability dan Testability.
Tidak berarti perangkat lunak itu tidak pernah berubah. Hal ini berarti juga
terdapat resiko yang kecil pada modifikasi perangkat lunak yang memiliki
dampak tidak diduga.
Berdasarkan uraian diatas maka, terdapat tiga alasan pentingnya
pemeliharaan sistem atau system maintenance:
1. Memperbaiki Kesalahan (Correcting Errors)
Maintenance dilakukan untuk mengatasi kegagalan dan permasalahan
yang muncul saat sistem dioperasikan. Sebagai contoh, maintenace dapat
digunakan untuk mengungkapkan kesalahan pemrograman (bugs) atau
kelemahan selama proses pengembangan yang tidak terdeteksi dalam
pengujian sistem, sehingga kesalahan tersebut dapat diperbaiki.
2. Menjamin dan Meningkatkan Kinerja Sistem (Feedback Mechanism)
Kajian pasca implementasi sistem merupakan salah satu aktivitas
maintenance yang meliputi tinjauan sistem secara periodik. Tinjauan
periodik atau audit sistem dilakukan untuk menjamin sistem berjalan
dengan baik, dengan cara memonitor sistem secara terus-menerus terhadap
potensi masalah atau perlunya perubahan terhadap sistem. Sebagai contoh,
saat user menemukan errors pada saat sistem digunakan, maka user dapat
memberi umpan balik atau feedback kepada spesialis informasi guna
meningkatkan kinerja sistem. Hal ini yang menjadikan system
maintenance perlu dilakukan secara berkala, karena system maintenance
akan senantiasa memastikan sistem baru yang di implementasikan berjalan
dengan baik dan sesuai dengan tujuan penggunaanya melalui mekanisme
umpan balik.
3. Menjaga Kemutakhiran Sistem (System Update)
Selain sebagai proses perbaikan kesalahan dan kajian pasca
implementasi, system maintenance juga meliputi proses modifikasi
terhadap sistem yang telah dibangun karena adanya perubahan dalam
organisasi atau lingkungan bisnis. Sehingga, system maintenance menjaga
kemutakhiran sistem (system update) melalui modifikasi-modifikasi sistem
yang dilakukan.
Secara singkat, system maintenance menjadi urgen karena pada system
maintenance terjadi usaha perbaikan secara berkelanjutan untuk
mempertemukan kebutuhan oranisasi terhadap sistem dengan kinerja
sistem yang telah dibangun.
BAB IV
KESIMPULAN
Strategi yang akan digunakan dalam suatu perusahaan, sangat tergantung
dari situasi yang ada. Pemilihan terhadap pekerjaan mana yang akan
dioutsourching di perusahaan sebenarnya tergantung dari ruang lingkup,
budget, resiko, tingkat kegunaan, dan sejauh mana kita memerlukannya. Tentu
saja dengan mempertimbangkan pula keunggulan dan kelemahan serta manfaat
dan resiko yang mungkin dialami oleh perusahaan. Kalau dilihat dari ruang
lingkup, yaitu ruang lingkup perusahaan kita, ruang lingkup area kerja kita, dan
ruang lingkup perusahaan kita. Kalau ruang lingkup itu tidaklah terlalu besar
dan sangat sederhana, maka selfsourcing adalah langkah yang terbaik yang ada.
Tetapi kalau sudah mencakup area yang lebih luas lagi, mungkin
outsourcing adalah jalannya, atau juga bisa menggunakan insourcing, sehingga
fokus kegiatan bisnis kita bis lebih di fokuskan daripada kita menyibukkan diri
untuk mengurusi sesuatu yang membuat kita menjadi kesusahan dalam
menjalankan inti bisnis kita.
Misalnya: outsourcing dapat dijadikan pilihan jika dibutuhkan waktu yang
cepat dalam pengembangan aplikasi atau jika perusahaan memiliki sejumlah
proses bisnis non-inti yang memerlukan banyak waktu, usaha, dan sumberdaya
untuk dilaksanakan. Outsourcing dalam hal ini, akan membantu menghemat
waktu, usaha, tenaga kerja dan juga akan membantu pengiriman yang lebih
cepat untuk pelanggan perusahaan. Sebaliknya, insourcing lebih tepat untuk
dipilih jika suatu aplikasi merupakan inti bisnis perusahaan atau jika telah ada
suatu divisi khusus dalam perusahaan yang ahli dalam suatu bidang tertentu.
Hal ini akan dapat menghemat biaya dan perusahaan memiliki kontrol yang
lebih baik atas pekerjaan yang dilakukan.
Perusahaan tidak harus memilih outsourcing, insourcing atau cosourcing
atau sebaliknya. Suatu perusahaan dapat melakukan semua strategi pada saat
yang sama. Dengan melakukan secara bersamaan, maka perusahaan akan dapat
memiliki apa yang terbaik dari yang ditawarkan kedua strategi di atas dan
bisnis akan mendapatkan keuntungan kompetitif.
DAFTAR PUSTAKA
Dani Firmansyah. Pertimbangan Penerapan Insourcing / Outsourcing Sistem dan
Teknologi Informasi Dalam Perusahaan
Diah, 2008. Studi pada Information sharing dalam offshore IT outsourcing (Studi
kasus pada tiga perusahaan vendor IT di indonesia)
Indrajit, Richardus Eko dan Richardus Djokopranoto. 2003. Proses Bisnis
Outsourcing. PT. Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta.
Maurice F. Greaves II. 1999. Strategic Outsourcing, a Struktured Approach to
Outsourcing Decisions and Initiatives. USA: Amerika Management
Association.
Mia Widhi Astuti. PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MENGGUNAKAN
INSourcing, Outsourcing dan Co-sourcing Kelebihan dan kekurangannya
O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems,
fifteenth edition. The McGraw-Hill Companies, Inc.
http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/sia.sisteminformasi.pdf
http://www.outsource2india.com/why_india/articles/outsourcing-versus-
insourcing.asp.
T.Zilmahram/Habahate ; http://habahate.blogspot.com/2009/06/outsourcing-dan-
insourcing.html