Tugas UAT – Sistem Informasi Manajemen

Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen

Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSC (CS)

Evaluasi Pengembangan Sistem Informasi Dengan Pendekatan Outsourcing

Dan Insourcing Pada PT. Yongjin Javasuka Garment

Oleh:

Rizky Surya Ananda

K15161066

MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2016

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada era persaingan global dan kompetisi yang semakin ketat, telah membuat

perusahaan untuk terus berkembang dan berinovasi agar mampu bertahan dalam industri

yang dijalankan, banyak cara yang dilakukan perusahaan untuk dapat mempertahankan hal

tersebut salah satunya adalah dengan menerapkan teknologi yang tepat guna. Teknologi

seperti yang telah kita ketahui sampai saat ini, telah berkembang sangat pesat mengikuti

persaingan global, sehingga setiap perusahaan baik perusahaan kecil maupun perusahaan

besar mulai menerapkan teknologi untuk menciptakan keunggulan tersendiri. Teknologi

terdiri dari banyak hal, salah satu yang saat ini sedang sangat berkembang adalah sistem

informasi. Sistem informasi merupakan salah satu alat yang digunakan oleh suatu

perusahaan untuk dapat bersaing dan mencapai tujuannya.

Sistem informasi memegang peranan penting dalam perkembangan perusahaan.

Perusahaan yang memiliki sistem informasi yang mumpuni dapat melakukan efisiensi dan

meningkatkan efektifitas operasional perusahaannya. Untuk dapat memiliki sistem

informasi yang mumpuni tersebut, ada beberapa alternatif yang dilakukan oleh perusahaan,

yaitu pendekatan insourcing, co-sourcing, dan outsourcing. Dengan menyesuaikan

kebutuhan yang diinginkan oleh perusahaan dan kemampuan untuk mengembangkan,

perusahaan dapat menentukan pendekatan mana yang sesuai untuk diterapkan. Dalam

rangka membangun sistem informasi yang mumpuni tersebut, perusahaan tentu

membutuhkan sumber daya yang ahli dalam bidangnya, yaitu sistem informasi.

Kebanyakan perusahaan yang pada umumnya tidak bergerak dalam sektor industri

teknologi, menggunakan pendekatan outsourcing, namun jika perusahaan bergerak dalam

sektor industri teknologi informasi itu sendiri, akan menggunakan pendekatan insourcing,

umumnya dikarenakan sumber daya yang dimiliki sudah sesuai dengan yang dibutuhkan

untuk membangun sistem informasi tersebut, sehingga tidak perlu adanya pendekatan

outsourcing. Adapun beberapa perusahaan tertentu menggunakan kombinasi dari

pendekatan insourcing dan outsourcing sendiri untuk meningkatkan pemahaman sumber

daya perusahaannya.

Salah satu perusahaan yang menerapkan insourcing dan outsourcing dalam

mengembangkan sistem informasi nya adalah PT. Yongjin Javasuka Garment. Sistem

informasi yang dikelola yaitu terdapat 2 sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang

diciptakan sendiri oleh Divisi Sistem Informasi perusahaan dengan menggunakan sumber

daya nya sendiri dan menggunakan outsourcing. Sisterm ERP yang diciptakan divisi sistem

informasi mengintegrasikan data-data internal perusahaan seperti keuangan perusahaan

untuk divisi akuntansi, informasi karyawan, purchasing lokal untuk keperluan internal

perusahaan, dan sebagainya. Sedangkan sistem ERP yang diciptakan oleh outsourcing

berfungsi untuk operasional perusahaan seperti manufacturing, production planning,

material purchasing, supplier database, dan lain sebagainya.

1.2 Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan dari makalah ini antara lain :

1. Menganalisa tentang outsourcing dan insourcing dalam perusahaan

2. Menganalisa urgensi maintanability suatu software.

BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Informasi dan Teknologi Informasi

Sistem informasi merupakan sebuah sistem, baik terotomatisasi ataupun manual, yang

terdiri dari manusia, mesin, dan atau metode yang diorganisasir untuk mengumpulkan,

proses mengirimkan, menyebarkan data yang mewakili informasi. Sistem pada dasarnya

memiliki tiga komponen yang saling berinteraksi satu dengan yang lain yaitu :

1. Input yang melibatkan capture dan perakitan berbagai elemen yang memasuki

sistem untuk diproses.

2. Proses yang melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output.

3. Output melibatkan pemindahan elemen yang telah diproses ke tujuan akhir.

Sistem informasi merupakan kombinasi dari user, hardware, software, jaringan komunikasi

dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam

sebuah organisasi (O'Brien, 2005). Dalam suatu organisasi sistem informasi digunakan

untuk berkomunikasi dengan sesama menggunakan peralatan fisik (hardware), tahapan dan

instruksi pemrosesan informasi (software), jaringan komunikasi (network), dan data yang

tersimpan (stored data).

Kadir dan Triwahyuni (2003) memperkenalkan beberapa pengertian

teknologi informasi dari beberapa ahli sebagai berikut

1) Teknologi informasi adalah seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan

informasi dan melakukan tugas - tugas yang berhubungan dengan pemrosesan

informasi (Haag and Keen).

2) Teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi computer (perangkat

keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan

informasi, melainkan juga mencakup teknologi informasi untuk

mengirimkan informasi.

3) Teknologi yang menggabungkan komputer dengan jalur komunikasi

berkecepatan tinggi yang membawa data, suara dan video.

4) Teknologi informasi adalah teknologi pendukung dari sistem informasi (SI), yaitu

sistem berbasis TI yang mengelola komponen-komponennya berupa hardware,

software, netware, dataware, dan brainware untuk melakukan transformasi data

menjadi informasi (O'Brien, 2009).

2.2 Sistem Informasi Manejemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah suatu sistem berbasis komputer yang

menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa. Output

informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan untuk membuat

keputusan dalam memecahkan masalah (Raymond McLeod Jr, 1996). Sedangkan

menurut O'Brien, 2005 Sistem Informasi merupakan suatu tatanan yang terorganisasi

dalam pengaturan sumber daya yang ada yang meliputi pengumpulan data lalu

mengolahnya sehingga bias dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal

penyebarannya. Lebih jauh yang meliputi sumber daya meliputi: manusia, hardware,

software, data dan jaringan yang terdapat di dalamnya.

Menurut Robert A. Leitch, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi

yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar

tertentu dengan laporan -laporan yang diperlukan. Ada empat operasi dasar dari sistem

informasi yaitu (1) mengumpulkan; (2) mengolah; (3) menyimpan; dan (4)

menyebarkan informasi.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil

keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang

diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Tujuan

umum dari SIM adalah sebagai berikut:

1) Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok

jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

2) Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan,

pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

3) Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak

semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah

sistem yang otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem

komputer. Prinsip utama perancangan SIM ialah SIM harus dijalin secara teliti agar mampu

melayani tugas utama. Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan

informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub unit organisasional

perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan

output dari berbagai simulasi model matematika.\

2.3 Pengertian dan Ruang Lingkup Insourcing

In-sourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan

sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai

operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan

sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan

lingkungannya.

Definisi lain menjelaskan bahwa in-sourcing merupakan pekerjaan yang dilakukan

dengan memanfaatkan spesialis yang ada dalam perusahaan tersebut. Contohnya

adalah usaha pengembangan ICT dalam perusahaan dengan membentuk divisi khusus yang

berkompeten di bidangnya, seperti departemen EDP (Electronic Data Processing).

Pendekatan in-sourcing dapat juga diartikan sebagai pendekatan umum di mana fasilitas

eksekutif manajemen melihat ke fasilitas luar manajemen pelayanan perusahaan

sebagai ahli proses. Penyedia layanan di luar dipekerjakan sebagai konsultan untuk

mengukur operasi terhadap patokan komersial dan membuat rekomendasi untuk perbaikan.

Staf internal kemudian mengimplementasikan rekomendasi.

Keunggulan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :

1) Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan

perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam

perusahaan.

2) Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak

perusahaan.

3) Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera

melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.

4) Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang

dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.

5) Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap

sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan

perusahaan tersebut.

6) Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk

mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.

7) Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih

terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.

8) Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan

lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

Sedangkan kelemahan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :

1) Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena

konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga

pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.

2) Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu

perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang

teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).

3) Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga

ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.

4) Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem

informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.

5) Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat

menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan

kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan

(ditanggung sendiri).

2.4 Pengertian dan Ruang Lingkup Outsourcing

Teknologi tidak lagi merupakan pemikiran terakhir dalam membentuk strategi

bisnis, tetapi merupakan penyebab dan penggerak yang sebenarnya. Peran utama aplikasi

sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan yang efektif atas

strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif diluar perusahaan

dengan menggunakan sumberdaya- sumberdaya yang terdapat didalam perusahaan itu

sendiri. Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang hanya jika

perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi tekanan kompetitif yang

membentuk struktur persaingan dalam industrinya. Sumberdaya-sumberdaya yang terdapat

diluar perusahaan yang diantaranya, sumber daya data calon pelanggan dan pelanggan,

sumber daya data pemasok, sumber daya informasi, sumber daya data pesaing atau

kompetitor, dan atau sumber daya lainnya yang terkait hubungannya dengan keunggulan

perusahaan yang berada diluar perusahaan (outsource).

Outsourcing dapat berupa meminta pihak ketiga untuk melaksanakan proses

pengembangan sistem informasi termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak perusahaan

menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintenance sistem kepada

pihak ketiga. Menurut O'Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan

perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam

mengembangkan Sistem Informasi

1) Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.

2) Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.

3) Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi

yang diinginkan.

4) Faktor waktu/kecepatan.

5) Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu

yang cukup lama.

6) Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil

Ada beberapa keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing, dan juga

kelemahan menggunakan outsourcing. Keunggulan atau keuntungan menggunakan

outsourcing antara lain :

1) Biaya teknologi yang semakin meningkat dan akan lebih murah jika

perusahaan tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga

dalam bentuk outsourcing yang lebih murah dikarenakan outsourcer menerima jasa

dari perusahaan lainnya sehingga biaya tetap outsourcer dapat dibagi beberapa

perusahaan.

2) Mengurangi waktu proses, karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk

bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.

3) Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan

dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcer memang spesialisasi dan ahli

dibidang tersebut.

4) Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan

pihak outsourcer mempunyainya.

5) Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi

dan transfer pengetahuan yang dimiliki outsourcer.

6) Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi.

7) Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal.

8) Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika ini terjadi,

perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat

tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan

pada waktu yang lainnya.

9) Perusahaan dapat menfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.

Disamping kelebihan-kelebihan yang diberikan oleh outsourcing, beberapa kelemahan

juga perlu diperhatikan diantaranya:

1) Jika aplikasi yang di outsource adalah aplikasi yang strategic maka dapat ditiru

oleh pesaingnya yang juga dapat menjadi klien darioutsourcer yang sama.

2) Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di outsource- kan. Jika

aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus ditangani jika terjadi gangguan,

perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini

di outsource-kan karena kendali ada di outsourcer yang harus dihubungi terlebih

dahulu.

3) Jika kekuatan menawar ada outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyal

kendali di dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya

4) Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengopersikan

aplikasi tersebut.

5) Pelanggaran kontrak, yang banyak terjadi ketika vendor menjanjikan banyak hal

yang kelihatan wah sebelum kontrak ditanda tangani, namun tidak dapat

direalisasikan ketika kontrak sudah berjalan.

6) Kontrak jangka panjang, dimana vendor menawarkan kontrak dalam jangka

waktu yang relative panjang, dengan biaya yang mahal dan penalti pemutusan

kontrak yang menyebabkan perusahaan tidak memiliki pilihan selain menjalankan

kontrak sampai selesai.

Outsourcing atau contracting out merupakan penyerahan sebagian pekerjaan kepada pihak

ketiga yang dianggap kompeten, tetapi masih dalam lingkup organisasi. Tujuannya, agar

organisasi dapat lebih berkonsentrasi kepada aktivitas inti bisnisnya dengan

mepertimbangkan aspek investasi, resiko, dan efesiensi. Hal ini dilakukan untuk

memperkecil biaya produksi atau untuk memusatkan perhatian kepada hal lain. Manfaat

dari melakukan outsourcing, adalah penghematan biaya (cost saving), dan akses

pemanfaatan pada sumber daya (resources) waktu dan infrastruktur mereka dengan lebih

baik yang tidak dimiliki oleh perusahaan, mempersingkat waktu siklus pengiriman

dan mengurangi biaya secara signifikan.

Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi berupa sotfware yang

telah tersedia, yang telah dikembangkan oleh perusahaan outsourcing. Perusahaan juga

dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada sesuai

dengan kebutuhan, kondisi perusahaan, dan pengembangan sistem informasinya yang

benar-benar baru atau pengembangan dari dasar. Terdapat empat tipe dasar pengaturan

outsourcing, yaitu :

1. General Outsourcing, terdiri dari tiga alternatif, yaitu :

a. Selective outsourcing, satu area aktifitas SI diberikan kepada pihak ketiga

misalnya operasional pusat basis data.

b. Value added outsourcing, beberapa area aktifitas SI diberikan kepada pihak

ketiga yang diharapkan dapat memberikan dukungan pada tim SI internal

sehingga dapat meningkatkan efektifitas.

c. Cooperative outsourcing, beberapa aktifitas SI yang dipilih dilakukan

oleh pihak ketiga dan tim SI internal secara bersama-sama.

2. Transitional Outsourcing, untuk tipe ini, biasanya melibatkan migrasi dari satu

platform ke platform lainnya dengan 3 fase, yaitu :

a. Manajemen dari sistem lama.

b. Transisi ke teknologi baru.

c. Manajemen dari sistem baru.

3. Business Process Outsourcing, merupakan suatu hubungan outsourcing

dimana pihak ketiga bertanggungjawab dalam melaksanakan seluruh fungsi

bisnis perusahaan. Biasanya dilakukan oleh pemerintah, jasa keuangan (bank dan

perusahaan asuransi), transportasi dan perusahaan logistik.

4. Business Benefit Contracting, tipe ini mengacu pada kontrak perjanjian yang

menyebutkan bahwa pihak.

Outsourcing dapat berupa meminta pihak ketiga untuk melaksanakan proses

pengembangan sistem informasi termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak

perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintenance

sistem kepada pihak ketiga. Menurut O'Brien dan Marakas (2006), beberapa

pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif

dalam mengembangkan sistem snformasi antara lain sebagai berikut:

a. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.

b. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.

c. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan

spesifikasi yang diinginkan.

d. Faktor waktu/kecepatan.

e. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka

waktu yang cukup lama.

f. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan

terampil.

g. Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja

yang dilakukan dalam lewat cara out-sourcing.

Melalui out-sourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia,

atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta

perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga

dapat membeli software dan meminta perusahaanoutsource untuk memodifikasi

software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat out-sourcing perusahaan

dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau

pengembangan dari dasar. Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada

pendekatan out- sourcing.

Melalui out-sourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia,

atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta

perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga

dapat membeli software dan meminta perusahaanoutsource untuk memodifikasi software

tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat out-sourcingperusahaan dapat

meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau

pengembangan dari dasar.

Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan out- sourcing.

BAB 3

PEMBAHASAN

3.1 Profil Perusahaan

PT. Yongjin Javasuka Garment merupakan perusahaan yang bergerak di industri garment.

PT. Yongjin Javasuka Garment adalah salah satu anak perusahaan Hojeon Limited Co.

yang bertempat di Korea Selatan. Yongjin secara khusus memproduksi produk-produk

outerwear seperti jaket gunung, olahraga, lifestyle, dan sebagainya. Selain itu hasil

produksi diekspor ke hampir 20 negara di dunia yang merupakan buyer dari Hojeon

Limited.

Perusahaan ini didirikan pada tahun 1998 di Cicurug, Sukabumi, Indonesia. Sebelumnya

PT Yongjin bernama PT. Hawaii setelah diakuisisi oleh Hojeon Limited Co. Dengan

akuisisi tersebut telah mendorong pembangunan perusahan kearah yang lebih baik, seperti

bertambahnya jumlah factory yang dibuat. Hingga tahun 2017 sudah terdapat 3 pabrik yang

berdekatan satu sama lain di Cicurug. Hal ini menunjukkan keseriusan Hojeon Limited

sebagai perusahaan induk untuk memajukan PT. Yongjin Javasuka Garment.

3.2 Insourcing dalam perusahaan

Yongjin menerapkan pendekatan insourcing untuk salah satu alat sistem informasi nya,

yaitu YJ ERP. YJ ERP merupakan suatu sistem yang dibuat menggnakan sumber daya

internal perusahaan yaitu divisi IT atau Information Technology. Hal ini dilakukan

karena divisi IT secara spesifik memahami kebutuhan divisi-divisi tertentu untuk

menjalankan tugas-tugas mereka. YJ ERP berfungsi sebagai alat sistem informasi yang

membantu internal perusahaan untuk mengolah atau menyimpan data-data internal

perusahaan. YJ ERP digunakan oleh beberapa divisi dalam perusahaan, yaitu sebagai

berikut :

1. Divisi Human Resource Development

YJ ERP berfungsi sebagai tempat penyimpanan data karyawan yang

bekerja dalam perusahaan. Hal tersebut meliputi biodata, gaji, masa

kerja karyawan. Dengan adanya YJ ERP untuk divisi HRD ini telah

mempermudah perusahaan dalam mendata karyawan masuk dan

karyawan keluar, selain itu sistem ini membantu divisi HRD dalam

menilai kinerja karyawannya khususnya karyawan back office,

supervisor produksi dan manager produksi.

2. Divisi Accounting

Untuk divisi accounting, pada YJ ERP meliputi hal-hal sebagai berikut :

a) Penghitungan keuangan perusahaan

Arus keluar dan masuk perusahaan dapat di input kedalam YJ

ERP oleh tim accounting perusahaan untuk dapat di record dan

disimpan datanya. Sehingga dapat teridentifikasi oleh

manajemen pemakaian dana perusahaan

b) Pendataan aset

Jumlah aset perusahaan yang berjumlah sekitar 10 ribu aset dapat

diketahui dengan menggunakan YJ ERP. Dapat juga dilihat

depresiasi aset tersebut dan nilai aset tersebut saat dibeli atau

setelah dijual dan disertai dengan detil-detail lainnya

c) Proses pembelian dan penjualan aset

Ketika akan membeli suatu aset, user diwajibkan untuk membuat

voucher melalui sistem YJ ERP, hal ini untuk memudahkan

pendataan aset yang akan dibeli dan dijual nantinya. Dengan

adanya sistem voucher, manajemen atas dapat mengetahui aset-

aset apa saja yang akan dibeli dan meng-approve voucher

tersebut.

3.3 Outsourcing dalam Perusahaan

Selain YJ ERP terdapat satu sistem lagi yang digunakan oleh perusahaan, yaitu HJ ERP.

HJ ERP merupakan sistem yang difungsikan untuk operasional perusahaan yang dipakai

bersama-sama oleh Hojeon dan Yongjin. Jika YJ ERP lebih banyak digunakan untuk

back office perusahaan, maka HJ ERP digunakan lebih banyak untuk front office

perusahaan. Operasional perusahaan disini adalah untuk produksi, material for production

purchasing. Sistem HJ ERP sendiri di manage oleh pihak luar yaitu konsultan yang

dimiliki oleh perusahaan induk Yongjin yaitu Hojeon. Berikut ini divisi dalam

perusahaan yang menggunakan sistem HJ ERP.

1. Divisi Purchasing

HJ ERP berisikan tentang berbagai informasi mengenai supplier, dan

material-material untuk produksi yang diperlukan. Hal ini

memungkinkan untuk divisi purchasing dalam membuat purchase order

untuk supplier terkait sesuai dengan permintaan Hojeon Co.

2. Divisi Warehouse

Untuk dapat memanage material yang masuk dan keluar dari gudang,

pada HJ ERP terdapat fitur untuk mengetahui kapan material tersebut

tiba dan kapan divisi produk mengambil materialnya. Dengan

terintegrasinya sistem ini, divisi warehouse tidak perlu kesulitan dalam

menyediakan material-material yang dibutuhkan untuk produksi, cukup

dengan membuka HJ ERP maka material yang dibutuhkan sudah di list

se-detail mungkin

3. Divisi Produksi

Bagi divisi produksi, HJ ERP digunakan untuk mengetahui dan

membuat production schedule yang akan diinformasikan kepada buyer

dan Hojeon. HJ ERP mempermudah proses pembagian jadwal produksi

jaket sesuai dengan waktu yang dibutuhkan dan jumlah yang akan

diproduksi. Ada beberapa hal lainnya yang dapat digunakan oleh divisi

produksi, seperti jadwal pengiriman, material sheet, dan lain-lain.

3.4 Analisis Urgensi Maintanability Software

Menurut McCall, 1997 kriteria yang mempengaruhi kualitas software terbagi menjadi tiga

aspek penting yaitu :

1. Sifat-sifat operasional dari software (Product Operations);

2. Kemampuan software dalam menjalani perubahan (Product Revision)

3. Daya adaptasi atau penyesuaian software terhadap lingkungan baru (Product Transition).

Unsur maintainability dalam pengembangan software termasuk dalam Product

Operations, maintability adalah kemampuan software dalam menjalani perubahan. Setelah

sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal

yang perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang

dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan.

Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus

diperhatikan. Salah satu faktor yang berkaitan dengan kemampuan software untuk

menjalani perubahan adalah Maintainability. Maintainability adalah usaha yang diperlukan

untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan (error) dalam software. Maintanability juga

disebut sebagai pemeliharaan sistem (system maintenance).

System maintenance atau pemeliharaan sistem dapat didefinisikan sebagai proses

monitoring, evaluasi dan modifikasi dari sistem yang tengah beroperasi agar dihasilkan

performa yang dikehendaki.

Menurut ISO (international organization for standarization) 9126, software berkualitas

memiliki beberapa karakteristik seperti tercantum pada tabel berikut:

Tabel 1. Karakteristik software berkualitas menurut ISO 9126

Karakteristik Sub karakteristik

Functionality :

Software untuk menjalankan fungsinya

sebagimana kebutuhan sistemnya.

Suitability, accuracy,

interoperability, security

Reliability : Maturity, Fault tolerance,

Recoverability

Kemampuan software untuk dapat tetap

tampil sesuai dengan fungsi ketika

digunakan.

Usability :

Kemampuan software untuk menampilkan

performans relatif terhadap penggunaan

sumberdaya.

Understanbility, Learnability,

Operability, Attractiveness

Efficiency :

Kemampuan software untuk menampilkan

performans relatif terhadap penggunaan

sumberdaya.

Time behaviour, Resource

Utilization

Maintainability :

Kemampuan software untuk dimodifikasi

(korreksi, adaptasi, perbaikan)

Analyzability, Changeability,

Stability, Testability

Portability :

Kemampuan software untuk ditransfer dari

satu lingkungan ke lingkungan lain.

Adaptability, Installability

Seperti yang terlihat pada tabel diatas, karakteristik Maintanability terdiri dari sub-sub

karakteristik lain seperti:

Analyzability,

Analysability merupakan kemudahan untuk menentukan penyebab kesalahan.

Changeability,

Changebility merupakan kualitas lain dari Flexibility yang berarti kemudahan

dilakukannya perubahan atau modifikasi terhadap software

Stability dan Testability.

Tidak berarti perangkat lunak itu tidak pernah berubah. Hal ini berarti juga terdapat resiko

yang kecil pada modifikasi perangkat lunak yang memiliki dampak tidak diduga.

Berdasarkan uraian diatas maka, terdapat tiga alasan pentingnya pemeliharaan

sistem atau system maintenance:

1. Memperbaiki Kesalahan (Correcting Errors)

Maintenance dilakukan untuk memperbaiki isu-isu yang terjadi pada saat sistem

dijalankan, sebagai contoh, maintenance dapat digunakan utuk mencari kesalahan pada saat

menjalankan program atau terjadi kelemahan selama proses pengembangan yang tidak

dapat dideteksi, sehingga kerusakan tersebut dapat diperbaiki.

2. Menjamin dan Meningkatkan Kinerja Sistem (Feedback Mechanism)

Evaluasi sesaat setelah sistem berjalan adalah salah satu kegiatan maintenance yang

dilakukan secara berkala. Ini bertujuan untuk memastikan agar sistem terus berjalan dengan

baik dan terus meningkatkan pengalaman pengguna dalam menggunakan sistem.

3. Menjaga Kemutakhiran Sistem (System Update)

Selain sebagai proses perbaikan kesalahan dan kajian pasca implementasi, system

maintenance juga meliputi proses modifikasi terhadap sistem yang telah dibangun karena

adanya perubahan dalam organisasi atau lingkungan bisnis. Sehingga, system maintenance

menjaga kemutakhiran sistem (system update) melalui modifikasi-modifikasi sistem yang

dilakukan.

Secara singkat, system maintenance menjadi urgen karena pada system maintenance

terjadi usaha perbaikan secara berkelanjutan untuk mempertemukan kebutuhan oranisasi

terhadap sistem dengan kinerja sistem yang telah dibangun.

BAB IV

KESIMPULAN

4.1 Kesimpulan

1. Terdapat dua sistem ERP yang dimiliki oleh PT. Yongjin yaitu YJ ERP yang merupakan

insourcing dari internal perusahaan dan HJ ERP yang merupakan outsourcing yang

dikelola oleh outsourcing dari induk perusahaan Yongjin yaitu Hojeon Limited. Hal ini

dilakukan agar dapat menghemat biaya operasional dengan memanfaatkan sumber daya

perusahaan untuk membuat sistem sederhana agar menunjang bagian office dan untuk

meningkatkan efektifitas operasional perusahaan menggunakan outsourcing yang

konsultannya dibiayai oleh perusahaan induk Yongjin, yaitu Hojeon Limited.

2. Dengan adanya 2 sistem yang berbeda namun tidak terintegrasi secara langsung,

perusahaan tetap dapat meningkatkan efektifitas kerjanya dan melakukan efisiensi biaya.

Hal ini dapat dilihat langsung dengan operasional dan back office perusahaan yang tetap

berjalan dengan baik dan saling berhubungan dengan adanya standard operational

procedure perusahaan yang mendukung terjadinya integrasi secara tidak langsung antara

YJ ERP dan HJ ERP

3. Keunggulan penggunaan outsourcing sistem informasi dalam menjalani fungsi bisnis

yaitu: mendapatkan teknologi yang terkini, memenuhi kebutuhan SDM TI yang terampil,

waktu pembangunan dan penyebaran layanan TI lebih cepat, fleksibilitas dalam hal

teknologi dan fitur-fitur, meningkatkan cash flow management, dan penghematan biaya.

4. Pertimbangan perusahaan dalam memilih outsourcing adalah harga, reputasi yang baik

dan pengalaman dari pihak provider outsourcing, tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak

provider, pengetahuan pihak provider mengenai bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan,

dan eksistensinya.

DAFTAR PUSTAKA

O'Brien. J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12.

Salemba Empat. Jakarta.

O'Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed.,

McGraw-Hill/Irwin. New York.

IT Governance Domain Practices and Competencies, 2005. Governance of

Outsourcing, The IT Governance Institute

Jogiyanto, 2003. Sistem Teknologi Informasi (Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar,

Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan). Penerbit Andi Yogyakarta,

Yogyakarta.

Kadir, A. dan Triwahyuni, T. Ch. 2003. Pengenalan Teknologi Informasi. Yogyakarta:

Andi Offset.

Lotte, Luckhy. 2010. Perbandingan Implementasi Outsourcing, Insourcing dan

Consourcing dan Dalam Pengembangan Sistem Informasi. Institut Pertanian Bogor.