pengembangan sistem informasi outsourcing dan...
TRANSCRIPT
1
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI OUTSOURCING DAN
INSOURCING PADA ORGANISASI
Oleh:
Kasaya Annisa Rahmaniah
K15161129
Dosen :
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2017
i
DAFTAR ISI
PENDAHULUAN .............................................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang .................................................................................................... 1
1.2 Tujuan ................................................................................................................. 2
TINJAUAN PUSTAKA ..................................................................................................... 3
2.1 Sistem Informasi ................................................................................................. 3
2.2 Outsourcing ......................................................................................................... 3
2.3 Insourcing ........................................................................................................... 4
PEMBAHASAN ................................................................................................................. 5
3.1 Pengembangan Sistem Informasi ........................................................................ 5
3.2 Pendekatan Outsourcing ..................................................................................... 6
KESIMPULAN ............................................................................................................. 13
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................... 14
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Globalisasi di bidang ekonomi telah menciptakan suatu lingkungan yang
semakin kompetitif bagi setiap organisasi dalam upaya mempertahankan dan
mengembangkan eksistensinya. Pandangan luas tentang keunggulan kompetitif
adalah salah satu cara memanfaatkan sumberdaya data dan informasi untuk
mencapai nilai yang maksimum. Gejala globalisasi juga diikuti dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang sangat cepat sehingga
sering juga disebut sebagai era informasi dan komunikasi.
Idealnya era informasi menjadi momentum bagi suatu organisasi untuk
memaksimalkan potensi bagi organisasi yang membawa kepada peningkatan
produktivitas dan efisiensi kerja yang lebih besar, serta peningkatan terhadap
kuantitas dan kualitas hasil kerja organisasi. Keberadaan system informasi
mendukung kinerja peningkatan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas organisasi
pemerintah dan dunia usaha, serta mendorong perwujudan masyarakat yang maju
dan sejahtera.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) telah berkembang seiring dengan
perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat dan terbukti sangat berperan
dalam kegiatan perekonomian dan strategi penyelenggaraan pembangunan.
Sukses organisasi di mana pun, dewasa ini tergantung pada keberhasilan
manajemen melaksanakan pekerjaannya, keberhasilan manajemen tergantung
pada dukungan tersedianya informasi yang relevan, dan tersedianya informasi
yang relevan bagi manajemen hanya dapat diperoleh melalui pengelolaan data
yang tepat. Demikian pentingnya data dan informasi bagi organisasi, sehingga
kemajuan organisasi dan kemampuannya melayani masyarakat atau pelanggan
tergantung pada tersedianya data dan informasi.
Pentingnya peran SI dalam sebuah perusahaan membuat setiap perusahan
harus memiliki sistem informasi yang baik agar dapat mendukung bisnis dari
perusahaan tersebut. Pada dasarnya pengembangan sistem informasi dapat
dilakukan melalui tiga metode yaitu insourcing, outsourcing dan co-sourcing.
Ketiga metode tersebut memiliki kelebihan dan kelemahannya masing-masing,
2
namun begitu hal ini dapat dieliminir tergantung dari tujuan yang ingin dicapai
oleh perusahaan dan bagaimana kondisi yang ada. Dengan begitu pengembangan
sistem informasi manajemen yang dibangun dapat diterapkan secara optimal dan
memberikan dampak yang positif serta memberikan keuntungan terhadap
perusahaan.
Dalam pengembangannya, sistem informasi dapat dikembangkan melalui
berbagai model pendekatan, antara lain insourcing, outsourcing, atau gabungan
atas keduanya. Pemilihan model pengembangan sistem informasi harus dianalisis
dan dilakukan dengan baik sehingga memberikan manfaat yang besar serta
mampu meningkatkan dan berkontribusi besar terhadap kinerja perusahaan secara
tepat dan efisien.
1.2 Tujuan Tujuan makalah yang dapat dirumuskan yaitu :
1. Mengetahui perbedaan antara pengembangan sistem informasi perusahaan
menggunakan outsourcing dan insourcing.
2. Mengetahui kelebihan dan kekurangan dari pengembangan sistem informasi
secara outsourcing dibandingkan dengan cara insourcing
3
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi SIM adalah kumpulan dari interaksi sistem/manusia yang mengumpulkan
dan mengelola data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua
tingkatan manajemen dalam mendukung operasi, manajemen dan fungsi
pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas
organisasi. Sistem informasi memberikan suatu tempat informasi untuk
mendukung kegiatan operasional, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan
dari suatu organisasi. Dalam suatu organisasi sistem organisasi sangat penting
hubungannya sehingga dapat mendukung dalam hal strategi bisnis organisasi,
proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan bisnis dari
organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis.
2.2 Outsourcing Outsourcing atau pendayagunaan sumber daya eksternal merupakan
pemindahan sistem informasi perusahaan baik seluruh maupun sebagian,
sedangkan menurut Aalders (2001) outsourcing adalah perusahaan yang menyewa
jasa kepada pihak ketiga (vendor) untuk mengelola proses bisnis supaya lebih
efektif dan efisien dalam pengerjaannya jika dibandingkan dengan perusahaan itu
sendiri yang melakukannya. Penelitian yang dilakukan oleh Rouse mengenai
outsourcing merupakan usaha yang kompleks dan sangat menentukan hasil yang
lebih rinci dan terampil. Outsourcing memiliki pengaruh yang kognitif bias dan
dapat menjelaskan tentang keputusan yang diambil berisiko. Penelitian yang
dilakukan oleh Baldwin et al (2001) mengenai sistem informasi outsourcing
sebagai pembelajaran studi kasus perbankan bahwa keputusan untuk outsourcing
merupakan dasar dari strategi dalam jangka panjang dimana sistem informasi
sebagai tempat untuk core bussiness yang aktif dan senior managernya dapat
mengkontrol sistem informasi.
4
2.3 Insourcing Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk
dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu
sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Artinya mereka akan dibayar secara
penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan
asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009).
Insourcing merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis
TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan. Insourcing merupakan
pengembangan dan penerapan sistem informasi manajemen yang dilakukan oleh
internal perusahaan dan dilakukan oleh pegawai perusahaan itu sendiri.
5
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem informasi merupakan suatu aktivitas untuk dapat
menghasilkan sistem informasi berbasis komputer dalam menyelesaikan persoalan
organisasi atau perusahaan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada.
Pengembangan sistem informasi perlu dilakukan karena untuk menjamin adanya
konsistensi proses, dapat diterapkan dalam berbagai jenis proyek, mengurangi
resiko dalam pengambilan keputusan, dan menuntut adanya dokumentasi
pengembangan sistem informasi memiliki prisip dasar yaitu:
1. Pemilik dan pengguna sistem harus terlibat dalam pengembangan sistem
2. Menggunakan pendekatan pemecahan masalah
3. Menentukan tahapan pengembangan
4. Menetapkan standard untuk pengembangan dan dokumentasi yang
konsisten
5. Justifikasi sistem sebagai investasi
Pengembangan sistem informasi dibagi menjadi tiga dalam proses
perencanaan sistem. Pertama, merencanakan proyek-proyek sistem yang
dilakukan oleh staf perencana. Hal ini mengkaji tentang tujuan perencanaan
strategi dan taktik perusahaan, apakah bertujuan laba atau pengabdian kepada
masyarakat, mengindentifikasi proyek-proyek sistem identifikasi berupa sistem
informasi, menetapkan sasaran proyek sistem, menetapkan kendala proyek sistem,
membuat laporan perencanaan sistem, dan meminta persetujuan manajemen.
Kedua, menentukan proyek sistem yang akan dikembangkan hal ini dilakukan
oleh komite pengarah. Kajiannya mencakupi menunjuk tim analisis dan
mengumumkan proyek pengembangan sistem. Ketiga, menentukan proyek sistem
yang dikembangkan oleh analis sistem. Hal ini melingkupi mengidentifikasi
kembali ruang lingkup dan sasaran proyek, melakukan studi kelayakan, dan
melakukan kelayakan sistem.
6
3.2 Pendekatan Outsourcing
Outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa
yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan
memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga (O’Brien dan Marakas,
2010). Dalam kaitannya dengan TI, outsourcing digunakan untuk menjangkau
fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layanan eksternal. Faktor
utama yang mendorong pendekatan ini adalah efisiensi sumber daya. Sementara
itu pendekatan outsourcing biasanya diterapkan oleh perusahaan yang tidak cukup
memiliki sumber daya manusia untuk pengembangan sistem, namun memiliki
dana yang cukup untuk membeli sistem yang ada dari pihak di luar perusahaan.
Melakukan outsourcing, baik seluruh operasional ataupun bagian-bagian
tertentu mempunyai prospek untuk menurunkan biaya dengan implementasi
operasional yang lebih baik, karena dilakukan oleh pihak ketiga yang fokus
bisnisnya memberikan pelayanan TI. Menurut Taylor (2005) menyatakan bahwa
outsourcing pada proyek multinasional IT menjadi lebih umum dalam mengelola
resiko proyek untuk menghindari gagalnya proyek dengan mencatat resiko yang
spesifik dan membedakan dari pesaing maupun vendor outsourcing yang tidak
kompenten.
Benefit yang didapat dari outsourcing dapat berupa tangible (seperti
keseimbangan biaya outsourcing yang dikeluarkan) dan intangible (tingkat
pelayanan yang diberikan secara professional). Tak heran bila kebutuhan terhadap
jasa outsource ini semakin meningkatdari tahun ke tahun. Alasan terkuat yang
mendorong organisasi untuk menggunakan outsourcing yaitu tingkat persaingan
bisnis yang semakin meningkat. Tingkat persaingan bisnis meningkat dengan
meningkatnya kebutuhan teknologi informasi yang dapat meningkatkan nilai
bisnis, ini dapat dicerminkan dalam karakteristik strategik secara umum memiliki
beberapa faktor yaitu: cost leadership, differentiation, dan focus. Menurut
O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih
strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi
Sumberdaya Informasi diantaranya:
7
1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.
3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan
spesifikasi yang diinginkan.
4. Faktor waktu/kecepatan.
5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka
waktu yang cukup lama.
6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan
terampil.
Ada beberapa keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing,
dan juga kelemahan menggunakan outsourcing. Keunggulan atau keuntungan
menggunakan outsourcing menurut Jogiyanto, 2003 antara lain:
1. Biaya teknologi yang semakin meningkat dan akan lebih murah jika
perusahaan tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak
ketiga dalam bentuk outsourcing yang lebih murah dikarenakan
outsourcer menerima jasa dari perusahaan lainnya sehingga biaya tetap
outsourcer dapat dibagi beberapa perusahaan.
2. Mengurangi waktu proses, karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk
bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
3. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan
dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcer memang spesialisasi
dan ahli dibidang tersebut.
4. Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini
dan pihak outsourcer mempunyainya.
5. Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer
teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki outsourcer.
6. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan
investasi.
7. Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal.
8. Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika ini terjadi,
perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada
8
saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi
tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.
9. Perusahaan dapat menfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.
Disamping kelebihan-kelebihan yang diberikan oleh outsourcing,
beberapa kelemahan juga perlu diperhatikan diantaranya:
1. Jika aplikasi yang di outsource adalah aplikasi yang strategic maka dapat
ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat menjadi klien dari outsourcer yang
sama.
2. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di outsource-
kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus ditangani jika
terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan
penanganan jika aplikasi ini di outsource-kan karena kendali ada di
outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.
3. Jika kekuatan menawar ada outsourcer, perusahaan akan kehilangan
banyak kendali di dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik
diantaranya
4. Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan
mengopersikan aplikasi tersebut.
5. Pelanggaran kontrak, yang banyak terjadi ketika vendor menjanjikan
banyak hal yang kelihatan wah sebelum kontrak ditanda tangani, namun
tidak dapat direalisasikan ketika kontrak sudah berjalan.
6. Kontrak jangka panjang, dimana vendor menawarkan kontrak dalam
jangka waktu yang relative panjang, dengan biaya yang mahal dan penalti
pemutusan kontrak yang menyebabkan perusahaan tidak memiliki pilihan
selain menjalankan kontrak sampai selesai
Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang
sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan
juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah
ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource
untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga
9
lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem
informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar. Berikut ini
merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing
.
Gambar 1 Proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing
Menurut Millar (1994) dalam Rudy dan Mary, terdapat empat tipe dasar
pengaturan outsourcing, yaitu :
1. General Outsourcing
Terdiri dari 3 alternatif, yaitu :
a. Selective outsourcing, dimana satu area aktifitas SI diberikan kepada
pihak ketiga misalnya operasional pusat basis data.
b. Value added outsourcing, dimana beberapa area aktifitas SI diberikan
kepada pihak ketiga yang diharapkan dapat memberikan dukungan pada
tim SI internal sehingga dapat meningkatkan efektifitas.
c. Cooperative outsourcing, dimana beberapa aktifitas SI yang dipilih
dilakukan oleh pihak ketiga dan tim SI internal secara bersama-sama.
10
2. Transitional Outsourcing
Untuk tipe ini, biasanya melibatkan migrasi dari satu platform ke platform
lainnya. Terdiri dari 3 fase, yaitu :
a. Manajemen dari sistem lama
b. Transisi ke teknologi baru
c. Manajemen dari sistem baru
3. Business Process Outsourcing
Merupakan suatu hubungan outsourcing dimana pihak ketiga
bertanggungjawab dalam melaksanakan seluruh fungsi bisnis perusahaan.
Biasanya dilakukan oleh pemerintah, jasa keuangan (bank dan perusahaan
asuransi), transportasi dan perusahaan logistik.
4. Business Benefit Contracting
Tipe ini mengacu pada kontrak perjanjian yang menyebutkan bahwa pihak
ketiga berkontribusi dalam memberikan benefit bagi perusahaan dan dibayar
berdasarkan benefit yang diberikan. Tujuannya adalah untuk
menyeimbangkan antara benefit yang diterima dengan biaya yang
dikeluarkan dan bersama-sama menanggung resikonya.
A. Pendekatan Insourcing
Insourcing adalah transfer pekerjaan dari satu perusahaan ke perusahaan lain yang
terdapat di dalam negara yang sama. Pada insourcing, perusahaan menfasilitasi
karyawan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan
minat karyawan itu sendiri dengan tujuan mengoptimalkan karyawan dalam
perusahaan. Kaitan antara IT dengan Insourcing adalah pendelegasian dari suatu
pekerjaan ke pihak yang lebih ahli (spesialis IT) dalam bidang tersebut dalam
suatu perusahaan.
Pendekatan insourcing merupakan kebalikan dari outsourcing. Jika
outsourcing melimpahkan pengerjaan proyek pada pihak ketika, insourcing
mengembangan proyek dengan memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan
tersebut.
11
Terdapat 4 pola dasar insourcing, yaitu :
1. Eksekutif senior menyuruh internal manajer TI untuk memotong biaya
mendorong departemen TI membentuk tim untuk menangani
pengembangan.
2. Pihak manajer TI memutuskan kontrak outsourcing yang banyak memiliki
kekurangan. Hal ini biasanya dilandasi oleh negosiasi awal yang buruk
ketika membuat kontrak kerja.
3. Manajer TI mempertahankan insourcing dikarenakan adanya kekurangan
pada outsourcing yang selama ini digunakan.
4. Eksekutif senior menegaskan nilai dari TI.
Perusahaan yang akan melakukan insourcing harus memperhatikan hal-hal berikut
ini :
1. Perencanaan : membentuk rencana pengembangan sistem informasi yang
memenuhi rencana-rencana strategis dalam organisasi.
2. Analisis : menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem yang diusulkan.
3. Desain : merancang sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang
diperoleh pada tahapan analisis.
4. Implementasi : membuat sistem dan menyiapkan infrastruktur untuk sistem.
5. Pemeliharaan : mendukung sistem yang telah berjalan.
Setiap pendekatan tentunya memiliki kelebihan serta kekurangannya
masing-masing, namun begitu pada dasarnya setiap pendekatan adalah baik hanya
tinggal bagaimana menyesuaikannya dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan.
Keunggulan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :
1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem
dalam perusahaan.
12
2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan
pihak perusahaan.
3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat
segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang
dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance)
terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh
karyawan perusahaan tersebut.
6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab
untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data
lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah
dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.
Sedangkan kelemahan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :
1. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena
konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari
sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
2. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu
perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada
peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
3. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer
sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
4. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan
sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan
mereka.
5. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat
menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan
kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan
(ditanggung sendiri).
13
KESIMPULAN
Sistem informasi merupakan suatu hal yang sangat penting sejalan dengan
perkembangan teknologi. Untuk dapat mengembangakn sistem informasi yang
efektif terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan, yaitu secara outsourcing
dan insourcing. Setiap cara memiliki kelebihan dan kelemahannya masing-
masing tetapi hal tersebut dapat diminimalisir tergantung dari tujuan yang ingin
dicapai oleh perusahaan dan bagaimana kondisi yang terjadi pada perusahaan.
Dengan begitu pengembangan sistem informasi dapat diterapkan secara
optimal dan memberikan dampak yang positif bagi perusahaan. Untuk
perusahaan yang relatif kecil dengan jumlah karyawan yang terbatas sebaiknya
menggunakan sistem oursourcing, sedangkan untuk perusahaan besar dengan
cakupan bisnis yang luas serta jumlah karyawan yang banyak yang terbaik
adalah menggunakan sistem insourcing.
14
DAFTAR PUSTAKA
Aalders, R (2001). The IT Outsourcing Guide
Baldwin LP. Irani. Z dan Love PED. (2001).
. Chichester:Wiley
Outsourcing Information System: Drawing Lesson from a Banking Case Study
Indrajit R. E dan Djokopranoto R. 2003. Proses Bisnis Outsourcing. Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia.
. European Journal Information System 10 15-24
O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems, fifteenth edition. The McGraw-Hill Companies, Inc.
Taylor, Hazel; The move to outsourced IT projects: key risks from the provider perspective 2005 (http://portal.acm.org/citation.cfm?id=1056006).
Zilmahram T. 2009. Outsourcing dan Insourcing dalam www.habahate.blogspot.
com. Diakses pada 1 Februari 2017
1
URGENSI MAINTAINABILITY SOFTWARE DALAM
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI DI ORGANISASI
Oleh:
Kasaya Annisa Rahmaniah
K15161129
Dosen :
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2017
i
DAFTAR ISI
PENDAHULUAN .............................................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang .................................................................................................... 1
1.2 Tujuan ................................................................................................................. 2
TINJAUAN PUSTAKA ..................................................................................................... 3
2.1 Sistem Informasi ................................................................................................. 3
2.2 Software .................................................................................................................... 3
2.3 Maintainability (Kemampuan pemeliharaan sistem) .......................................... 4
PEMBAHASAN ................................................................................................................. 6
KESIMPULAN ................................................................................................................. 12
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................... 13
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Seiring dengan meningkatnya penggunaan sistem informasi di perusahaan
yang semakin pesat dan sangat terkait dengan penggunaan software. Sebuah
software harus dirancang dengan sebaik mungkin agar dapat dengan mudah
dikembangkan dan disesuaikan dengan keadaan perusahaan, serta dengan dunia
bisnis yang sangat dinamis, yang menjadi perhatian adalah, seberapa jauh
software yang digunakan dapat dikembangkan. Hal ini adalah faktor yang harus
diperhatikan. Maintainability merupakan salah satu faktor yang berkaitan dengan
kemampuan software untuk menjalani perubahan yang terjadi. Software
maintenance merupakan aktivitas yang pertamakali dilakukan sejak perangkat
lunak mulai dioperasikan sampai pada akhirnya perangkat lunak tersebut tidak
dioperasikan atau digunakan lagi.
Penggunaan sistem informasi yang baik untuk mendukung proses bisnis
pada sebuah perusahaan adalah sebuah kewajiban agar perusahaan dapat
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Sistem informasi yang baik dapat
meningkatkan produktifitas, menurunkan jumlah persediaan yang harus dikelola,
mengurangi kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah, meningkatkan
pelayanan kepada pelanggan dan mempermudah pengambilan keputusan bagi
manajemen serta mengkoordinasikan kegiatan dalam perusahaan. Oleh karena itu,
pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi semakin dibutuhkan sehingga
sistem yang dimiliki efektif dalam menyelesaikan pekerjaan dan meningkatkan
efisiensi kerja.
Perancangan sistem secara umum adalah gambaran umum bentuk dari
logika dan konsep sehingga nantinya dapat dipakai oleh
individu/organisasi/perusahaan/pemrogram dan ahli teknik lainnya secara baik.
Setelah sistem selesai dirancang, akan dibangun implementasi sistem, dimana hal
ini adalah tahapan meletakkan sistem agar siap dioperasikan. Dalam operasional
sehari-hari maupun dalam perencanaan strategis ke masa depan, suatu sistem yang
baik dan telah bisa dioperasikan memerlukan hal yang namanya perawatan, Tahap
2
ini biasanya disebut dengan system maintenance. Proses maintain harus dilandasi
data dan informasi yang tepat agar isi keputusan yang diambil tepat sasaran.
Kegunaan perawatan ini diperlukan karena :
1. Sistem bisa saja mengandung kesalahan yang dulunya belum terdeteksi,
sehingga kesalahan−kesalahan sistem perlu diperbaiki.
2. Sistem mengalami perubahan-perubahan karena permintaan baru dari
pemakai sistem.
3. Sistem mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar
4. Sistem perlu ditingkatkan agar berkompetisi/bersaing.
1.2 Tujuan Tujuan makalah yang dapat dirumuskan yaitu :
Mengetahui urgensi maintenance didalam software atau sistem informasi
3
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi SIM adalah kumpulan dari interaksi sistem yang mengumpulkan dan
mengelola data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua
tingkatan manajemen dalam mendukung operasi, manajemen dan fungsi
pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas
organisasi. Sistem informasi memberikan suatu tempat informasi untuk
mendukung kegiatan operasional, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan
dari suatu organisasi. Dalam suatu organisasi sistem organisasi sangat penting
hubungannya sehingga dapat mendukung dalam hal strategi bisnis organisasi,
proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan bisnis dari
organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis.
2.2 Software Software atau perangkat lunak komputer berdasarkan distribusinya
dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu software berbayar, software
gratis.Software berbayar merupakan perangkat lunak yang didistribusikan untuk
tujuan komersil. Setiap pengguna yang ingin menggunakan atau mendapatkan
software tersebut, dapat diwujudkan dengan cara membeli atau membayar pada
pihak yang mendistribusikannya. Pengguna yang menggunakan software berbayar
umumnya tidak diijinkan untuk menyebarluaskan software tersebut secara bebas
tanpa ijin ada penerbitnya. contoh software berbayar ini misalnya adalah sistem
microsoft windows, microsoft office, adobe photo shop, dan lain-lain.
Freeware atau perangkat lunak gratis adalah perangkat lunak komputer
berhak cipta yang gratis digunakan tanpa batasan waktu, berbeda dari shareware
yang mewajibkan penggunanya membayar (misalnya setelah jangka waktu
percobaan tertentu atau untuk memperoleh fungsi tambahan). Freeware juga
didefinisikan sebagai program apapun yang didistribusikan gratis, tanpa biaya
tambahan.
4
2.3 Maintainability (Kemampuan pemeliharaan sistem) System Maintainability (kemampuan pemeliharaan sistem) adalah
kapasitas personil pemeliharaan untuk melakukan pemeliharaan korektif, adaptif,
penyempurnaan, atau preventif. Semakin mudah suatu sistem dipelihara, semakin
kecil pula tenaga dan biaya yang harus dikeluarkan untuk memelihara sistem.
1.
Prosedur untuk peningkatan maintainability:
2.
SDLC (System Development Life Cycle) dan SWDLC (Software
Development Life Cycle). Aplikasi yang profesional dalam SDLC dan
SWDLC dan teknik maupun perangkat modeling yang mendukungnya
adalah hal-hal keseluruhan yang terbaik yang dapat seseorang lakukan
untuk meningkatkan maintainabilitas sistem.
3.
Definisi Data Standar. Trend ke arah sistem manajemen database
relasional mendasari dorongan ke normalisasi data dan definisi data
standar.
4.
Bahasa Pemrograman Standar. Penggunaan bahasa pemrograman
standar, misalnya C atau COBOL, akan mempermudah pekerjaan
pemeliharaan. Jika perangkat lunak C atau COBOL berisi dokumentasi
internal yang jelas dan lengkap, seorang programmer pemeliharaan
pemula atau pemakai dapat memahami apa yang sedang
dikerjakannya. Lagipula C dan COBOL adalah bahasa Universal yang
umumnya diketahui oleh sejumlah besar orang. Dengan demikian
penggantian programmer pemeliharaan tidak begitu berdampak negatif
pada kemampuan perusahaan untuk memelihara program C atau
COBOL lama.
5.
Rancangan Moduler. Programmer pemeliharaan dapat mengganti
modul program jauh lebih mudah daripada jika ia berurusan dengan
keseluruhan program.
6.
Modul yang Dapat Digunakan Kembali. Modul biasa dari kode yang
dapat digunakan kembali, dapat diakses oleh semua aplikasi yang
memerlukannya.
Dokumentasi Standar. Diperlukan sistem, pemakai, perangkat lunak
dan dokumentasi operasi yang standar sehingga semua informasi yang
5
diperlukan untuk beroperasi dan pemeliharaan aplikasi khusus akan
tersedia
7. Kontrol Sentral. Semua program, dokumentasi, dan data tes
seharusnya diinstal dalam penyimpanan pusat dari sistem CASE
(Computer-Aided Software Engineering atau Computer-Assisted
Software Engineering).
1.
Tiga pendekatan untuk menyusun Pemeliharaan sistem :
2.
Pendekatan Pemisahan adalah Pemeliharaan dan Pemeliharaan
3.
Pendekatan Gabungan adalah Menggabungkan personalia penyusun
dan pemelihara menjadi sebuah kelompok utama sistem informasi
Pendekatan Fungsional adalah Variasi dari pendekatan gabungan
dengan memindahkan tenaga profesional sistem dari sistem informasi
dan menugasi mereka pada fungsi bisnis untuk penyusunan maupun
pemeliharaan.
6
BAB III
PEMBAHASAN
Software atau perangkat lunak adalah pemroses data atau pemecah
masalah yang digunakan untuk menghasilkan informasi yang dijalankan dengan
menggunakan komputer (Anonim, 2003). Sedangkan dalam Anonim (2008),
software maintenance atau perawatan perangkat lunak adalah aktivitas yang
dimulai sejak perangkat lunak digunakan (after delivery) hingga akhirnya
perangkat lunak tersebut tidak dapat digunakan lagi (retired). Tujuannya adalah
untuk memperbaiki kesalahan (to correct), meningkatkan kinerja/ fungsionaliltas
(to improve) menyesuaikan dengan lingkungan (to adapt) dan untuk mencegah
terjadinya kesalahan (to prvent). Biaya pemeliharaan software yang dikeluarkan
dalam fase pemeliharaan meningkat dengan cepat. Selain biaya yang umum dalam
fase pengembangan sering timbul biaya-biaya tak berwujud (intangible cost).
Biaya-biaya tersebut ditimbulkan karena: 1) ketidakpuasan pemakai (user) akibat
tidak selesainya perangkat lunak sesuai dengan waktu yang telah ditentukan pada
fase pemeliharaan, 2) pengurangan kualitas perangkat lunak, atau 3) penambahan
tenaga kerja baru (Heratri, 2013).
Menurut O’Brien (2005) dalam Heratri (2013), dibutuhkan pembagian
kegiatan pemeliharaan perangkat lunak ke dalam empat aspek. Pemeliharaan
perangkat lunak ini dapat dibedakan menjadi:
• Adaptive, diartikan sebagai modifikasi sistem untuk mengatasi perubahan
lingkungan software. Aktivitas yang kedua ini terjadi karena pertumbuhan
atau perkembangan perangkat lunak atau perangkat keras sehingga
memerlukan modifikasi dari perangkat lunak yang telah dibuat.
• Perfective, diartikan sebagai tindakan baru implementasi atau perubahan
pengguna peralatan yang mana memperhatikan fungsi tambahan untuk
software. Aktivitas ini terjadi pada saat perangkat lunak yang telah dibuat
dan dilakukan uji cobs kemudian dipergunakan oleh user. Setelah
dipergunakan oleh user mungkin timbul permintaan tambahan fungsi
sesuai dengan keinginan pemakai.
7
• Corrective, diartikan sebagai deteksi dan perbaikan masalah, yang
ditemukan oleh pengguna. Aktivitas ini terjadi pada saat produk dipakai
dan hasil yang didapat oleh pamakai baik berupa kesalahan yang timbul
maupun kesalahan dalam bentuk keluaran yang tidak sesuai.
• Preventive, diartikan sebagai peningkatan kemampuan software atau
reabilitas atau pencegahan untuk menghindari masalah di masa yang akan
datang. Pemeliharaan yang terakhir dilakukan untuk menghadapi
kemajuan perangkat lunak atau perangkat keras di masa mendatang,
umpamanya penambahan fungsi-fungsi atau melengkapi fungsi-fungsi
yang telah ada.
Aktivitas perawatan software juga mencakup proses melihat kembali pasca
penerapan (postimplementation review) untuk memastikan bahwa sistem baru
yang telah diimplementasikan sesuai dengan tujuan bisnis yang telah ditentukan.
Kesalahan dalam pengembangan atau penggunaan harus diperbaiki dalam proses
perawatan. Hal ini termasuk periode review atau audit sistem untuk memastikan
bahwa ini telah dioperasikan dengan semestinya dan telah sesuai dengan
tujuannya. Audit ini merupakan tambahan untuk memonitor secara kontinyu
sebuah sistem baru untuk masalah yang potensial dan memerlukan perubahan
Manajemen pemeliharaan atau maintenance software sangat penting dalam
pemantauan kegiatan usaha. Pengetahuan mengenai software membantu seorang
manajer untuk melakukan monitoring. Dalam Kamsu-Foguem dan Mathieu
(2013), bagi perusahaan manufaktur seperti perusahaan kertas proses pembuatan
pulp kertas yang dikontrol melalui pencahayaan oleh lampu. Cahaya dari lampu
dijadikan patokan dalam hal penentuan titik kritis dalam proses menghasilkan
kertas. Selain itu penggunaan sistem pencahayaan digunakan oleh perusahaan
arsitektur untuk mengetahui jumlah lampu dan energi yang diperlukan untuk
sebuah taman. Penggunaan software mempermudah pengambilan keputusan bagi
seorang manajer untuk mengetahui persediaan lampu, meningkatkan kemampuan
kerja untuk menghasilkan pencahayaan yang tepat dan hemat dalam pemakaian
energi.
Pemeliharaan Sistem sangat penting bagi pengguna sistem karena
seringkali penggunaan sistem operasi menjadi tidak aman karena adanya
8
gangguan seperti :sistem terinfeksi malware aktif,Sistem berkas corrupt,
perangkat keras melemah. Untuk mencegah hal-hal tesebut, digunakanlah
MOS(Maintenance Operating system) yang berfungsi untuk Manajemen Malware
yang aktif Pemulihan data (recovery) dan perbaikan sistem berkas,diagnosa
perangkat keras, Jangan pernah mematikan power sampai sistem benar-benar
sudah shutdown, buatlah backup data-data yang penting, defragment setidaknya
satu bulan sekali, pengecekan virus secara rutin. Perkembangan bisnis yang
semakin pesat dan persaingan yang sangat ketat. Para pelaku usaha dituntut untuk
dapat beradaptasi dan berinovasi agar dapat bertahan serta berkembang di era
globalisasi ini. Persaingan bisnis yang semakin ketat pada era globalisasi saat ini
dilatarbelakangi oleh kemajuan teknologi khususnya pada bidang IT, sehingga
harus didukung dengan penerapan sistem informasi yang lebih baik. Sistem
informasi yang baik adalah suatu sistem terpadu atau kombinasi teratur dari
seluruh elemen yang ada, baik individu, hardware,software maupun jaringan
komunikasi, untuk meyediakan informasi yang berguna dalam mendukung
kegiatan operasional dan fungsi pengambilan keputusan dari sebuah organisasi.
Sistem informasi bertujuan untuk mendukung kinerja perusahaan, meningkatkan
efisiensi dan efektivitas proses bisnis, pengambilan keputusan manajerial, dan
memperkuat posisi kompetitif perusahaan. Manfaat yang diberikan oleh sistem
informasi membuat perusahaan sadar dan sekarang lebih peduli untuk
menggunakan teknologi informasi untuk membantu memecahkan masalah
mengembangkan sistem fungsi perusahaan yang terintegrasi, yang melintasi
berbagai batas fungsi tradisional bisnis agar dapat merekayasa ulang dan
meningkatkan proses bisnis yang penting di semua fungsi perusahaan.
Seiring dengan meningkatnya penggunaan sistem informasi di perusahaan
yang semakin pesat dan sangat terkait dengan penggunaan software. Sebuah
software harus dirancang dengan sebaik mungkin agar dapat dengan mudah
dikembangkan dan disesuaikan dengan keadaan perusahaan, serta dengan dunia
bisnis yang sangat dinamis. Faktor yang harus diperhatikan adalah maintainability
karena maintainability merupakan salah satu faktor yang berkaitan dengan
kemampuan software untuk menjalani perubahan yang terjadi. Software
maintenance merupakan aktivitas yang pertamakali dilakukan sejak perangkat
9
lunak mulai dioperasikan sampai pada akhirnya perangkat lunak tersebut tidak
dioperasikan atau digunakan lagi.
Salah satu contoh nyata pentingnya maintenance adalah promosi yang
dilakukan dalam http://www.proweb.co.id/articles/support/(Proweb Indonesia,
2015) menurut laman tersebut, setelah tahapan pembuatan website selesai,
langkah berikutnya adalah apakah perusahaan ingin memakai jasa maintenance
website yang dibuat oleh web developer atau tidak. Jika perusahaan tidak
memakai jasa maintenance website dari web developer, maka mereka cukup
membayar web hosting dan mail hosting kepada perusahaan hosting. Perusahaan
yang tidak mempercayakan maintenance websitenya kepada web developernya
harus memaintenance sendiri websitenya. Hal ini berarti harus ada staf yang bisa
mengerjakan hal-hal terkait teknis web server, teknis mail server, coding dan web
disain. Dan untuk mempekerjakan itu membutuhkan biaya lebih besar
dibandingkan dengan maintenance. Selain itu secara pengalaman, pasti staff
tersebut kurang dibandingkan web developer yang memang mereka fokus di
bidang itu. Software-software yang berada di server hosting selalu diupdate sesuai
kebutuhan dan langkah keamanan/security. Hal ini dapat menyebabkan perubahan
suatu konfigurasi. Dengan perubahan konfigurasi ini, ada kemungkinan suatu
website tidak berjalan dengan normal. Jika suatu perusahaan mempercayakan
maintenancenya kepada web developer yang membuatnya maka hal ini tidak akan
menjadi masalah karena mereka pasti sudah mengantisipasinya. Jika perusahaan
tidak mengambil layanan maintenance, maka website akan tidak normal,
menyebabkan citra perusahaan turun dan ini lebih merugikan perusahaan yang
bersangkutan.
Selain software di server, software di client juga mengalami
pengembangan terutama browser. Teknologi-teknologi semakin maju dan
menjadikan teknologi-teknologi lama tidak dipakai lagi. Keadaan ini akan
menyebabkan website tampil dengan tidak sempurna. Supaya dapat tampil
sempurna,jika anda menggunakan jasa maintenance dari web developer yang
membuat website anda, maka tentu saja web developer tersebut akan membantu
anda. Dengan penjelasan di atas, perusahaan dihimbau untuk mengambil jasa
maintenance website yang disediakan web developer. Pilihlah juga web developer
10
yang mempunyai dedicated server sendiri sehingga support yang diberikan akan
lebih cepat.
Pengertian maintability menurut IEEE Standard Glossary of Software
Engineering Terminology adalah kemampuan suatu software atau komponen
untuk dimodifikasi untuk mengoreksi kesalahan, meningkatkan kinerja atau
attribute lain; atau beradaptasi terhadap lingkungan yang berubah (The ease with
which a software system or component can be modified to correct faults, improve
performance or other attributes, or adapt to a changed environment). Pada saat
software diserahkan oleh pengembangnya, tidak berarti prosesnya telah selesai
dan berhenti disitu; karena semua software yang sukses selalu berubah mengikuti
waktu untuk selalu memenuhi kebutuhan dari pemakainya, itulah sebabnya
software maintability sangatlah penting. Pada proses software maintenance,
software mengalami beberapa perubahan untuk memperbaiki bugs, penambahan
fungsi baru, penyambungan software ke platforms baru, atau untuk mengadaptasi
software tersebut terhadap teknologi baru.
Untuk Manajemen Resiko yang Efektif, maka pemeliharaan system harus menjadi
bagian dari pengembangan suatu software atau juga bagian dari SDLF (System
Development Live Cycle); yang mempunyai 5 tahap: inisiasi, pengembangan,
penerapan, operasi atau pemeliharaan dan pemberhentian.
Oleh karena itu membuat dan mendesain software yg mudah dipelihara akan
sangat mengurangi biaya pemeliharaan. Software maintenance diperlukan karena:
• Menjaga keberlanjutan pemakaian system, misal: system untuk perjalanan
kereta api, tidak boleh dihentikan bila ada error pada system
• Untuk mendukung mandatory upgrades, misalnya ada perubahan pada
peraturan pemerintah, perubahan tarif pajak
• Untuk memenuhi permintaan dari user, misal perubahan penampilan,
penambahan fungsi
• Untuk memfasilitasi kebutuhan maintenance di masa mendatang agar
biayanya tidak terlalu mahal, segala sesuatunya dipersiapkan dari
sekarang, misal; coding, database restructuring
11
Menurut ISO (International Organization for Standarization) 9126,
software berkualitas memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:
1. Functionality
Kemampuan software untuk menjalankan fungsinya sebagimana
kebutuhan sistemnya.
2. Realibility
Kemampuan software untuk dapat tetap tampil sesuai dengan fungsi
ketika digunakan.
3. Usability
Kemampuan software untuk menampilkan performance relatif terhadap
penggunaan sumberdaya.
4. Efficiency
Kemampuan software untuk menampilkan performans relatif terhadap
penggunaan sumberdaya.
5. Portability
Kemampuan software untuk ditransfer dari satu lingkungan ke
lingkungan lain.
6. Maintainability
Kemampuan software untuk dimodifikasi (koreksi, adaptasi, perbaikan).
12
KESIMPULAN
Urgensinya dari maintainability yaitu kemampuan suatu perusahaan dalam menyediakan layanan perawatan atau pemeliharaan sistem informasi guna mendukung keberlangsungan sistem sehingga bisa meminimalisasi kendala-kendala dan mendukung terciptanya keberhasilan perusahaan dalam mencapai tuajuannya. Proses maintenance (pemeliharaan) software atau sistem informasi perlu dilakuan untuk menjaga keberlangsungan proses informasi dalam sebuah bisnis atau perusahaan dapat berjalan dengan baik.
13
DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2003. Perkembangan Software Komputer. http://rudiakto.files.wordpress .com. [1 Februari 2017]
Anonim. 2008. Software maintenance. http://yaniwid.wordpress.com /2008/09/ 26/software-maintenance. [1 Februari 2017].
Bernard Kamsu-Foguem, Yvan Mathieu. 2013. Software architecture knowledge for intelligent light maintenance. Advances in Engineering Software 67. 2014. 125–135. [19 September 2014]
Heratri. 2013. Urgensi maintainability dalam pengembangan software. Jakarta ISO 9126, I. (2000). Information technology – Software product quality, Part 1:
Quality Model. International Organization for Standardization. O’Brien J. A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Edisi 12. Penerbit Salemba
Empat. Jakarta.