MSDM

Summary

Chapter 5

by: Gabriella Pella

Joanne Nainggolan

Rinda Gultom

Sheila Silalahi

CHAPTER 5 : Personnel Planning & Recruiting

Steps in the Selection Process

1. Menentukan posisi yang akan diisi, melalui workforce/personnel planning and

forecasting

2. Membuat sebuah ―pool‖ kandidat untuk pekerjaan ini, dengan rekrutmen internal dan eksternal

3. Setiap kandidat melengkapi form dan mungkin lanjut ketahap initial screening dan

interview

4. Menggunakan selection tool seperti tes, investigasi background, dan latihan fisik untuk mengidentifikasi kemampuan kandidat

5. Supervisor mengadakan last interview untuk final candidates dan pengambilan

keputusan final

Workforce Planning & Forecasting

Workforce Planning adalah proses dalam menentukan posisi apa yang harus diisi didalam perusahaan, dan bagaimana mengisinya.

Forecasting Personal Needs (Labor Demand)

What to forecast? -permintaan untuk produk dan jasa

-kebutuhan personal, seperti pendapatan

-jumlah pekerja yang dibutuhkan

Forecasting tools:

Trend Analysis : mempelajari kebutuhan pekerja di masalalu untuk

memprediksi kebutuhan masa depan

Ratio Analysis : menentukan kebutuhan staff di masa depan dengan

menggunakan rasio, cth : sales volume dan jumlah pekerja yang dibutuhkan

Scatter plot : metode grafis yang digunakan untuk membantu

mengidentifikasi hubungan diantara 2 variabel Markov Analysis : menggunakan proses matematis untuk memprediksi

ketersediaan kandidat pekerjaan internal

Employee Recruiting

Mencari dan/atau menarik pelamar untuk posisi terbuka

Kenapa penting? Untuk mencari kandidat terbaik

Faktor-faktor yang menyebabkan rekrutmen menjadi tantangan:

o Beberapa metode rekrutmen lebih superior dari yang lain, tergantung tipe

job yang ditawarkan

o Kesuksesan rekrutmen tergantung dari isu nonrecruitment dan kebijakan

o UU Ketenagakerjaan mengatur apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan ketika melakukan rekrutmen

Internal Sources of Candidate

Advantages

• Foreknowledge of candidates’ strengths and weaknesses • More accurate view of candidate’s skills • Candidates have a stronger commitment to the company • Increases employee morale

• Less training and orientation Required

Mencari Kandidat Internal

Dengan melakukan 3 cara :

1. Job posting>> mempublikasikan pekerjaan terbuka bagi karyawan (biasanya di-post

di papan buletin) dan mencantumkan atribut yang diperlukan, seperti kualifikasi,

supervisor, jadwal kerja, dan rate gaji.

2. Rehiring>> pemanggilan kembali pekerja lama, bisa menimbulkan efek positif dan negatif.

3. Succession Planning>> proses yang berlangsung terus-menerus dalam

mengidentifikasi, menilai dan mengembangakan kepemimpinan perusahaan untuk

meningkatkan kinerja

3 steps : idenfikasi key needs, mendevelop secara internal, dan assess & choose

Mencari Kandidat Eksternal

1. Via internet

Kelebihan : mendapatkan respon yang lebih cepat, less cost

Kekurangan : diskriminasi untuk older people, minoritas (sedikit yang

menggunakan internet, dan internet overload

Bisa juga dengan,

Texting The dot-jobs domain, yaitu web yang berisi lowongan pekerjaan Virtual job fairs

Applicant Tracking System, yait online sistem yang membantu karyawan

menarik, mengumpulkan, melihat, menggabungkan dan me-manage pelamar.

Disadvanages

• Failed applicants become discontented

• Time wasted interviewing

inside candidates who will not be considered

• Inbreeding strengthens

tendency to maintain the status quo

Faktor penyebab online rekrutmen tidak efektif :

- Informasi tidak jelas (job desc nya tidak jelas) - Sulit untuk format resume dan mengirimnya dalam form yang disyaratkan - Ada kekhawatiran ttg privacy - Tampilan yang jelek membuat sulit untuk melihat website - Respon lambat dari perusahaan

2. Advertising

The Media Choice

Pemilihan media tergantung dari posisi yang ditawarkan :

Koran : local and specific labor markets

Trade and professional journals : specialized employees

Internet job sites : global labor markets

Constructing (Writing) Effective Ads

i. Menerapkan attention, interest, desire, and action (AIDA).

ii. Mencipatakan positive impression (image) bagi perusahaan.

3. Employment Agencies

Public agencies (oleh negara atau pemerintah lokal)

Agencies associated with non-profit organizations

Privately owned gencies Alasan penggunaan :

a Perusahaan belum memiliki HR dept da merasa belum bisa melakukan

rekrutmen dan screening yang efektif b Harus mengisi pembukaan dengan cepat

c Ada kebutuhan khusus, misalnya ingin lebih menarik minoritas atau

pelamar perempuan

d Merasa lebih nyaman berurusan dengan agency daripada perusahaan lain

e Mengurangi waktu yang terpakai untuk proses rekrutmen

Cara menghindari masalah :

a) Berikan jobdesc yang akurat dan lengkap untuk agency

b) Pastikan bahwa tes, form pendaftaran, dan interview adalah bagian dari proses seleksi agency

c) Secara periodik mereview EEOC data dari kandidat yang diterima dan

ditolak oleh perusahaan dan agency d) Screen agency

e) Lengkapi referensi agency check dengan memastikan dengan referensi

dari perusahaan

4. Temp Agencies & alternative Staffing

Pekerja harian, musiman atau sementara yang dipekerjakan perusahaan, tetapi dalam basis jangka pendek

• Benefits Meningkatkan produktivitas—dibayar hanya ketika bekerja

Mengijinkan ―trial run‖ untuk prospective employees (karyawan masa yg akan datang)

No recruitment, screening, and payroll administration costs

• Costs of Temps

Meningkatkan biaya pekerja karena harus memberikan bayarankepada temp agencies

Temp employees’ biasanya tidak berkomitmen tinggi untuk perusahaan

5. Offshoring / Outsourcing

Outsourcing

memiliki vendor luar untuk menyediakan jasa yang sebelumnya

dilakukan karyawan dalam perusahaan, cth : market research, manufacturing)

Offshoring

memiliki vendor dari luar, atau karyawan dari luarnegeri yang menyediakan jasa

yang sebelumnya dikerjakan karyawan dalam perusahaan

6. Executive Recruiters

Adalah employment agencies khusus untuk menyewakan top-management talent untuk klien-klien mereka.

7. On-Demand Recruiting services (ODRS)

Menyediakan jasa rekrutmen jangka pendek untuk mendukung projek tertentu tanpa mengeluarkan biaya sewa untuk perusahaan pencari karyawan

8. College Recruiting

Mengirimkan perwakilan dari karyawan ke kampus-kampus untuk prescreen pelamar dan membuat sebuah applicant pool dari para lulusannya

Goals : To determine if the candidate is worthy of further consideration

To attract good candidates

9. Referrals and Walk-Ins

Employee Referrals

a. Referring employees become stakeholders.

b. Referral is a cost-effective recruitment program.

c. Referral can speed up diversifying the workforce.

d. Relying on referrals may be discriminatory.

Walk-ins

a) Seek employment through a personal direct approach to the employer. b) Courteous treatment of any applicant is a good business practice.