[Summary]

Struktur dan Proses Organisasi

Chapter 3

CH 3: Strategy and Effectiveness

Peran Strategic Direction dalam Desain Sebuah Organisasi

Pemilihan dari goal dan strategi sangat mempengaruhi bagaimana organisasi

tersebut harus di desain. Organizational goal adalah sebuah kondisi yang ingin dicapai oleh

sebuah organisasi. Para manager tingkat atas atau biasa disebut top executive manager

menentukan tujuan akhir dari organisasi dan arah yang harus di lalui untuk mencapai tujuan

tersebut. Tujuan dan arah inilah yang nantinya akan membentuk desain sebuah organisasi.

Oleh karena itulah tanggung jawab dari top manager adalah untuk menentukan goal,

strategi, dan desain agar sebuah organisasi bisa beradaptasi dengan lingkungan yang ada.

Berikut adalah peran dari top manager dalam menentukan arah, desain, dan keefektifan

dari sebuah organisasi guna beradaptasi dengan lingkungannya.

Pada gambar di atas dijelaskan bahwa lingkungan adalah sebuah kondisi baik

eksternal maupun internal yang ada disekitar organisasi. Internal meliputi strength,

weakness, distinctive competence, leader style, dan past performance. Sementara eksternal

meliputi opportunities, threats, uncertainty, dan resource availability. Proses men-setting

arahan atau direction dimulai dengan menilai peluang dan ancaman yang ada pada

lingkungan eksternal, termasuk jumah perubahan, ketidak pastian, dan ketersediaan

sumber daya. Kondisi lingkungan inilah yang harus dihadapi oleh pihak top manager untuk

kemudian menentukan desain seperti apakah yang cocok untuk sebuah organisasi.

Organizational Purpose

Semua organisasi pasti didirikan atas dasar sebuah alasan atau tujuan. Hal ini terkait

dengan goal secara umum atau misi.

1. Strategic Intent

Organisasi memiliki goal dan strategi yang berbeda-beda. Untuk menggapai sukses,

maka goal dan strategi organisasi difokuskan dengan cara strategi intent. Strategic

intent berarti semua energy dan sumber daya yang dimiliki organisasi difokuskan

guna mencapai tujuan yang diinginkan. Caranya adalah dengan membuat goal yang

ambisius, jelas, dan spesifik. Contoh : goal yang di demonstrasikan oleh Microsoft

yaitu “put e computer on every destk in every home”. Dengan pernyataan yang jelas

tersebut semua energy dan sumber daya yang dimiliki oleh Microsoft difokuskan

untuk mencapai tujuan tersebut. kuncinya adalah focus. Strategi intent memiliki

dampak terfokusnya setiap tindakan yang diambil oleh pihak manajemen. Terdapat

tiga aspek yang perlu diperhatikan jika ingin melakukan strategic intent :

Mission

Misi sering juga disebut goal organisasi secara umum, official goal, atau

alasan utama didirikannya sebuah organisasi. Misi adalah sebuah pernyataan

yang mengumandangkan tentang nilai dan keyakinan apa yang dibawa oleh

sebuah organisasi. Tujuan utama dari misi adalah sebagai sarana komunikasi

untuk mengkomunikasikan nilai dan keyakinan apa yang dibawa oleh sebuah

organisasi. Berikut adalah sontoh dari mission statement yang baik dari

Machias Savings Bank.

Mission

To be exceptional in every relationship, in every product developed, in every

service rendered and every promise made.

Vision

To provide the most exceptional banking experience in the state of maine.

Principle

o Driven to the best

o Build a winning performance culture

o Execute as one

Core competence

Adalah sesuatu yang special yang hanya dimiliki oleh organisasi yang

membedakan antara organisasi dengan para pesaingnya. Core competence

lebih kepada area di mana organisasi lebih superior seperti R n D, teknologi

yang expert, proses yang efisien, dan pelayanan konsumen yang berbeda.

Contohnya adalah apple yang superior dengan produknya yang artistic.

Competitive advantage

Competitive advantage berarti sesuatu atau apa yang membedakan sebuah

organisasi dari organisasi yang lainnya yang menjadikan organisasi tersebut

dipandang berbeda dalam caranya memenuhi kebutuhan pelanggan di

sebuah pasar. Contohnya adalah perusahaan printing Mimeo yang

menawarkan jasa print cepat dengan keunggulan menerima pengerjaan

printing ‘deadline’. Keunggulan layanannya yang cepat inilah yang

membedakan perusahaan ini dari para kompetitornya sehingga Mimeo

memiliki tempat tersendiri di mata para pelanggannya.

2. Operating goals

Overall performance

Ialah goal yang dilihat dari performa sebuah organisasi. Dalam organisasi

yang profit oriented. Performance goal bisa diterjemahkan menjadi net

income,earning per share, atau return on investment yang ingin dicapai oleh

organisasi. Contohnya : Toyota Motor Corporation yang mentargetkan

penjualan sebesar 10 juta kendaraan dan mencapai keuntungan operasional

sebesar 12 milliar dollarpada pertengahan decade.

Sementara dalam organisasi non-profit oriented overall performance goal

bisa diterjemahkan sebagai efisiensi biaya dan baik buruknya layanan yang

diberikan oleh organisasi. Contohnya : kantor pelayanan pajak yang

mentargetkan pelayanan atas pertanyaan sebesar 85% tentang hukum pajak.

Resource

Ialah goal yang berkaitan dengan bagaimana mendapatkan sumber daya

material dan pendanaan yang dibutuhkan. Contohnya adalah bagaimana

dana yang harus didapat untuk membangun sebuah pabrik, menemukan

material yang murah, dan meng-hire teknisi atau sumber daya manusia yang

berkualitas. Contohnya : strabucks membentuk aliansi dengan India’s Tata

Grop untuk mendapatkan bahan baku kopi yang yang murah dan berkualitas.

Market

Ialah goal yang berkaitan dengan seberapa luas market share yang ingin

dicapai. Tipe goal yang ini berkaitan erat dengan pekerjaan divisi marketing.

Contohnya : L’Oreal yang mentargetkan jumlah klien mereka menjadi dua kali

lipat pada tahun 2020.

Employee development

Ialah sebuah goal yang berkaitan dengan pengembangan individu organisasi

untuk mencapai kualitas yang diinginkan oleh organisasi. Goal jenis ini

berkaitan dengan divisi sumber daya manusia seperti training karyawan,

promosi, keselamatan, dan pertumbuhan dari para karyawan. Contohnya :

Wegman Food Market yang menghabiskan 40 jam setiap tahnnya untuk

training karyawannya dan menawarkan beasiswa untuk pengembangan diri

karyawan mereka.

Productivity

Ialah goal yang focus kepada bagaimana cara mencapai output yang

diinginkan dengan input dan sumber daya tertentu. Output dari tipe goal ini

adalah “cost for a unit of production”, “units produced per employee”, atau

“resource cost per employee”. Contohnya : Illumination entertainment yang

memiliki goal untuk membuat film dengan biaya separuhnya dengan studio

yang lebih besar.

Innovation and change

Ialah goal yang berkaitan dengan internal flexibility dan kesiapan terhadap

ketidakpastian lingkungan. Goal ini juga kerap diartikan sebagai

pengembangan dari pelayanan, produk, atau juga proses produksi yang

dimiliki oleh sebuah organisasi. Contohnya : google yang mentargetkan

inovasi kecil untuk setiap 6 bulan sekali dan inovasi yang radikal untuk jangka

waktu 1 tahun sekali.

Arti penting Goal

Setiap goal baik official goal/mission maupun operating goal memiliki arti atau

fungsinya masing-masing bagi sebuah organisasi.

Framework Dalam memilih Strategi dan Desain

Untuk mensuport dan mencapai strategi intent dan menjaga agar orang tetap focus

terhadap arahan yang telah ditentukan oleh misi, visi, dan operating goal, manajer harus

menentukan pendekatan atau kerangka kerja apa yang akan digunakan oleh organisasi.

Terdapat dua model dalam menentukan kerangka kerja yaitu Porter’s Competitive Model

dan Miles Snow Strategy Typology.

1. Porter’s Competitive Model

Differentiation

Differentiation strategy ialah dimana organisasi menggunakan strategi

dimana perusahaan menawarakan produk dan service yang unik dan berbeda

dengan harga premium. Organisasi jenis ini tidak bersaing dengan harga,

karena mereka percaya bahwa dengan produk dan service yang unik dan

berbeda mereka akan tetap memiliki pengsa pasar tersendiri meskipun

dengan harga premium. Contohnya : Apple.inc dimana produknya terkenal

artistic dan dengan harga premium namun tetap diminati pelanggan.

Operating Goal

1. menyediakan arahan dan motivasi bagi karyawan

2. menyediakan guideline

3. mendefinisikan performa standard yang harus dipenuhi

Mission : Official Goal

1. mengkomunikasikan tujuan dan nilai dari organisasi

2. legitimasi

Low cost leadership

Ialah strategi untuk meningkatkan pangsa pasar dengan cara menjaga agar

biaya tetap rendah dibandingkan dengan competitor. Dengan strategi ini

organisasi mencari keunggulan dalam efisiensi fasilitas, pengurangan biaya,

dan penggunaan control yang ketat dalam memproduksi produk dan service

disbanding competitor. Strategi tipe ini lebih condong kepada pencarian

stabilitas dari peluang yang sudah ada daripada mencari peluang baru

dengan inovasi dan change. Contoh : Acer menjadi produsen computer

terbesar kedua di dunia dengan strategi ini.

2. Miles Snow Strategy Typologya

Prospector

Ialah strategi dimana organisasi berinovasi, mengambil risiko, mencari

peluang baru, dan bertumbuh. Strategi ini sangat cocok untuk lingkungan

yang dinamis dimana kreativitas lebih penting daripada efisiensi. Contoh :

Nike yang selalu mengeluarkan inovasi baru dengan desain sepatu barunya

yang ditambahkan dengan teknologi pengukur performa pemain di

dalamnya.

Defender

Defender strategi ialah strategi kebalikan dari prospector strategi. Daripada

mencari peluang baru, tipe strategi ini lebih menekankan kepada penstabilan

peluang yang sudah ada yaitu dengan menjaga pelanggan yang sudah ada

alih-alih mencari pelanggan baru. Contoh : Paramount Picture yang selalu

menghindari risiko dan terkadang menolak menggarap film dengan profil

yang tinggi untuk menjaga agar biaya tetap pada level rendah.

DifferentiationLow-cost

Leadership

contohnya : walmart

fokus kepada efisiensi dan biaya rendah

contohnya : Apple

fokus kepada keunikan

Analyzer

Analyzer adalah strategi dimana organisasi tetap berinovasi namun juga tetap

menjaga kestabilan pangsa pasarnya. Caranya ialah dengan diferensiasi

produk dimana produk tertentu digunakan untuk menjaga pangsa pasar

sementara produk lain yang benar-benar baru digunakan untuk membuka

pasar baru. Contohnnya : amazon.com diaman strateginya adalah tetap

menjaga core bisnisnya untuk tetap pada penjualan buku online dan juga

membuka pasar baru dengan penyewaan film online dan digital music store

termasuk Apple iTunes didalamanya.

Reactor

Ialah strategi yang sangat reaktif dimana strategi organisasi sangat

bergantung pada kondisi lingkungan (peluang dan ancaman). Dengan strategi

ini para top manager tidak mendefinisikan strategi jangka panjang atau

mengeluarkan mission statement secara eksplisit. Jadi organisasi akan

mengambil langkah apa pun untuk memenuhi kebutuhan lingkungan.

Contohnya :

Bagaimana Strategi Mempengaruhi Desain Organisasi

Pilihan strategi mempengaruhi karakteristik internal organisasi. Karakteristik desain

organisasi perlu mendukung pendekatan kompetitif perusahaan. Misalnya, perusahaan yang

ingin tumbuh dan menciptakan produk baru akan berbeda dengan perusahaan yang

terfokus dalam mempertahankan pangsa pasar untuk produk lama di industri stabil.

Faktor Kontigensi Lain yang Mempengaruhi Desain Organisasi

Strategi merupakan salah satu faktor penting yang mempengaruhi desain organisasi.

Meskipun begitu, desain organisasi adalah hasil dari banya kontigensi. Penekanan pada

efisiensi dan kontrol (mechanic) terhadap pembelajaran dan fleksibilitas (organic)

ditentukan oleh kontigensi – kontigensi strategi, lingkungan, ukuran dan siklus hidup,

tekhnologi, dan kultur organisasi. Organisasi didesain untuk mengikuti faktor – faktor

kontigensi.

Di lingkungan stabil, misalnya, organisasi bisa memiliki struktur mekanik yang menekankan

pada kontrol vertikal, efisiensi, spesialisasi, dan sebagainya. Namun, perubahan lingkungan

yang cepat menuntut sturktur yang lebih fleksibel, organik, dengan kordinasi horizontal

yang kuat dan kolaborasi antar team dan mekanisme.

Desain juga harus mengikuti arus kerja tekhnologi di organisasi. Misalnya di tekhnologi

produksi massal, seperti pabrik mobil, fungsi organisasi yang terbaik adalah dengan

penekanan pada efisiensi, formalisasi, spesialisasi, pengambilan keputusan yang

tersentralisasi dan kontrol yang ketat. Bisnis online, di sisi lain dapat lebih fleksibel.

Salah satu tanggung jawab manajer adalah untuk mendesain organisasi yang sesuai dengan

kontigensi faktor strategi, lingkungan, ukuran dan siklus hidup, tekhnologi dan kultur.

Mencari desain yang cocok akan membuat organisasi menjadi efektif sementara

ketidakcocokan dapat menghancurkan perusahaan.

Asssesing Organization Effectiveness

Mengerti tujuan dan strategi organisasi, selain itu itu konsep desain yang sesuai terhadap

banyak kontigensi, adalah langkah pertama untuk mengerti keefektifan organisasi

Keefektifan

Efektif adalah konsep yang luas. Keefektifan mengevaluasi sejauh mana tujuan – tujuan

perusahaan dapat dicapai.

Efisiensi

Efisiensi merupakan konsep yang lebih sempit yang terdapat di sis internal perusahaan.

Efisiensi adealah jumlah sumber daya yang digunakan untuk memproduksi suatu output. Ini

bisa diukur sebagai rasio dari input ke output. Jika suatu organisasi bisa mencapai suatu

level produksi dengan sumber daya sedikit dari organisasi lain, ini dapat dikatakan lebih

efisien.

Secara keseluruhan, kefektifan sulit diukur di organisasi. Organisasi itu besar, berbeda, dan

terpecah – pecah. Mereka melakukan banyak aktifitas, mengejar banyak tujuan dan

menghasilkan hasil yang berbeda – beda. Manajeryang kemudian menentukan indikator –

indikator apa yang yang diperlukan untuk mengukur efektifan dan efisiensi.

Empat pendekatan yang mungkin dilakukan untuk mengukur kefefektifan adakah,

1. The Goal Approach

2. The Result-Based Approach

3. The Internal Process Approach

4.The Strategic Constituents Approach

Siapa yang Memutuskan?

Orang – orang kunci di organisasi seperti top manajers atau anggota direksi, harus

mengambil keputusan yang sadar untuk memutuskan keefektifan organisasi. Kefektifan

organisasi merupakan konstruksi sosial yang berarti kehadirannya diciptakan dan

didefinisikan oleh induvidual atau grup dalam organisasi, bukan pihak eksternal.

Empat Pendekatan Efektif

1. Pendekatan Tujuan : terdiri dari identifikasi suatu tujuan output organisasi dan menilai

seberapa baik organisasi tersebut dalam mencapai tujuannya. Pendekatan ini sangatlah logis

karena organisasi akan ingin mencapai suatu target output, profit, dan kepuasan pelanggan.

Pendekatan ini akan mengukur perkembangan terhadap tujuan – tujuan yang telah

ditentukan.

Indikator: Tujuan yang dipertimbangkan adalah tujuan – tujuan operasi, karena tujuan resmi

cenderung abstrak dan sulit untuk diukur. Contoh – contoh indikator pendekatan tujuan

adalah :

1. Profitability

2. Market Share

3. Growth

4. Social Responsibility

5. Product Quality

Kegunaan : Pendekatan tujuan sangat sering digunakan untuk organisasi bisnis karena

tujuan output bisa diukur dengan mudah.

2. Pendekatan Berbasis Sumber Daya

Pendekatan berbasis sumber daya melihat pada sisi input di sisi transformasi. Pendekatan

ini mengasumsikan organisasi harus berhasil dalam mendapatkan dan mengatur sumber

daya yang berharga untuk menjadi efektif karena secara strategi, sumber daya yang

berharga dapat memberi perusahaan keuntungan kompetitif. Dari perspektif sumber daya,

keefektifan suatu organisasi didefinisikan sebagai kemampuan organisasi untuk

mendapatkan sumber daya yang langka dan berharga dan mampu mengintegrasikan dan

mengatur mereka.

Indikator : Mendapatkan dan dengan sukses mengatur sumber daya merupakan kriteria

dimana keefektifan dinilai.

Pendekatan Proses Internal

Dalam pendekatan proses internal, efetivitas diukur dengan kesehatan dan efisiensi

organisasi internal. Organisasi yang efektif memiliki memiliki proses internal yang lancar,

dimana pekerjanya bahagia dan puas. Pendekatan ini tidak mempertimbangkan

lingkungan eksternal. Elemen penting dalam efektivitas yaitu bagaimana organisasi

mengelola sumber daya yang ia punya, yang ter refleksi dalam kesehatan dan efisiensi

internal.

Indikator dalam efektivitas proses internal mencakup :

Budaya perusahaan yang kuat, adaptif dan lingkungan kerja yang positif

Keyakinan dan kepercayaan antara pekerja dengan manajemen

Efisiensi operasional, seperti menggunakan sumber daya minimal untuk mencapai

suatu hasil

Komunikasi horizontal dan vertikal yg tidak terdistorsi

Karyawan yang tumbuh dan maju

Koordinasi antar bagian di organisasi

Kegunaan

Pendekatan proses internal penting karena penggunaan efisien atas sumber daya dan

fungsionis internal yg harmonis adalah cara yang baik menilai efektivitad organisasi.

Keikutsertaan karyawan secara aktif serta budaya perusahaan yang positif juga penting

dalam mengukur efektivitas. Namun pendekatan proses internal punya kekurangan yaitu

hubungan perusahaan dengan pihak eksternal tidak dievaluasi. Selain itu mengukur

kesehatan dan fungsionis internal cenderung subjektif.

PENDEKATAN KONSTITUEN STRATEGIS

pendekatan ini mengukur efektivitas dengan memfokuskan pada kepuasan stakeholder.

Indikator penentuan efektivitas organisasi terbagi atas pihak2 yang mempunyai

pengaruh terhadap organisasi dimana tiap pihak memiliki kriteria berbeda atas

efektivitas.

Jika organisasi gagal untuk kebutuhan beberapa grup konstituen, maka kemungkinan

perusahaan tidak memenuhi tujuan efektivitasnya.

Riset menunjukkan bahwa penilaian beberapa konstituen merupakan refleksi akurat dari

efektivitas organisasi. Pendekatan konstituen strategis melihat lebih luas efektivitas dan

memasukkan faktor yang diluar organisasi juga. Pendekatan ini populer karena karena ia

didasari atas pemahaman bahwa efektivitas itu kompleks, konsep multidimensional dan

tidak memiliki pengukuran tunggal.

MODEL EFEKTIVITAS TERINTEGRASI

Competing values model mencoba menyeimbangkan masalah di banyak sisi

dibandingkan memfokuskan pada satu bagian. Pendekatan ini mengkombinasikan

beberapa indikator menjadi suatu kesatuan framework. Model ini didasari asumsi

bahwa terdapat ketidaksetujuan dan pola pikir yang saling berlawanan mengenai

efektivitas konstitusi.

Indikator

Fokus organisasi, yaitu apakah nilai dominan organisasi terkait masalah yang bersifat

eksternal atau internal. Fokus internal merefleksikan konsern manajemen terkait

kemakmuran dan efisiensi atas karyawan sedangkan dari sisi eksternal yaitu

kemakmuran organisasi tersebut dan juga lingkungan.

Struktur apakah stabilitas atau fleksibilitas. Stabilitas merefleksikan nilai manajemen

atas efisiensi dan top down control sedangkan fleksibilitas merepresentasikan nilai

untuk belajar dan berubah.

Dimensi nilai atas struktur dan fokus direpresentasikan bagan berikut :

Kombinasi dari dimensi tersebut memberikan 4 pendekatan terhadap efektivitas organisasi.

Kombinasi atas fokus eksternal dan struktur yang fleksibel merujuk pada penekanan sistem

terbuka. Tujuan utama manajemen yakni pertumbuhan dan akuisisi sumber daya. Nilai

dominan yang tertanam disini adalah perusahaan membangun hubungan yang baik dengan

lingkungan untuk mendapatkan sumber daya dan berkembang.

Kombinasi atas struktur yang stabil dan fokus yang eksternal merepresentasikan

penekanan tujuan rational. Tujuan utama perusahaan adalah produktivitas, efisiensi dan

profit. Perusahaan ingin mencapai tujuan dengan terkontrol. Tujuan turunan yang

memfasilitasi pencapaian ini adalah perencanaan internal dan goal setting.

Kombinasi atas fokus internal dan struktur yang stabil atau terkontrol menghasilkan

penekanan proses internal. Tujuan utamanya adalah pengaturan organisasi yang stabil

yang menjaga dengan cara yang terkontrol. Perusahaan yang sudah stabil di lingkungannya

dan cenderung menjaga posisi mereka saat ini cenderung merefleksikan penekanan ini.

Subgoalnya meliput komunikasi yang efisien, manajemen informasi, dan pengambilan

keputusan.

Kombinasi atas internal fokus dan struktur yang fleksibel menrefleksikan penekanan human

relations. Konsern utama manajemen untuk pengembangan dari sumber daya manusia.

Karyawan diberikan hak kesempatan mendapatkan otonomi dan pengembangan.

Perusahaan yang menerapkan ini lebih cenderung konsern terhadap karyawan dibandingkan

lingkungan.

Pada bagan diatas ditunjukkan pertentangan atas value tesebut, tugas manajer menentukan

nilai mana yang menjadi prioritas perusahaan.

Sebagai contoh dijelaskan di bagan berikut :

Perusahaan A dapat dikatakan sebagai organisasi muda yang mencoba mencari niche serta

berfokus mengokohkan diri di lingkungan eksternal maka penekanan utamanya berada di

fleksibilitas, inovasi, akuisisi dari sumber daya dan kepuasan kontituen eksternal.

Sedangkan kontras dari organisasi B adalah perusahaan yang sudah well establish dimana

nilai dominannya produktivitas dan profit. Perusaaan ini fokus pada goal setting dan

kesuksesan produksi dan profit sehingga masalah human relation dan fleksibilitas tidak

menjadi konsern utama.

Kegunaan. Competing Values Model membuat 2 kontribusi. Pertama ia mengintegrasikan

konsep-konsep efektivitas yang berbeda menjadi satu perspektif. Model ini

menggabungkan ide dari tujuan output, akuisisi sumber daya dan pengembangan sumber

daya manusia sebagai tujuan yang ingin dicapai organisasi. Kedua, model ini menekankan

bagaimana kriteria efektivitas terkonstruksi secara sosial dari nilai manajemen dan

menunjukkan bagaimana ada di waktu bersamaan. Manajer harus mengambil keputusan

nilai mana yang harus diutamakan dan nilai mana yang lebih less concerned.

Oleh:

Maulia Farsiko Gama

Anastasia Mahendra

Afrina Rachmadina