[Summary]

Sistem Informasi Perusahaan

Chapter 5

Tasks (tugas) adalah tahapan individual yang terkait dalam penyelesaian suatu event

dalam suatu perusahaan

Events adalah tasks; tetapi tidak semua tasks boleh direpresentasikan sebagai events

Task yang pengukurannya tidak mungkin dilakukan atau tidak berbiaya efektif, tidak

boleh direpresentasikan sebagai events

Tasks adalah berbagai aktivitas yang dapat dirubah atau dihilangkan tanpa mengubah

karakteristik perusahaan secara substansial

Tujuan pemodelan pada level ini, bukan untuk merancang suatu basis data, tetapi

untuk mendokumentasikan aliran data dalam suatu perusahaan

Belum ada suatu pola yang teridentifikasi pada task level

System Flowchart

Mendokumentasikan sistem informasi secara grafis

Meringkas halaman-halaman narasi dalam format diagram

Fokus pada aspek fisik dari aliran dan proses informasi

System Flowcharts: Elemen Dasar

System flowcharts dapat digambarkan secara manual ataupun dengan menggunakan

alat bantu plastic flowchart template/stencil

System flowcharts dapat pula dibuat dengan menggunakan perangkat lunak computer.

Contoh: SmartDraw, Visio, ABC Flowcharter, Microsoft Word and Powerpoint

System flowcharts menggabungkan tiga elemen dasar grafis untuk merepresentasikan

berbagai jenis aliran dan proses informasi fisik.

Contoh System Flowchart

Flow Lines

Flow lines (garis aliran) digunakan untuk menghubungan berbagai simbol pada

document flowchart

Garis yang tidak putus-putus menggambarkan aliran suatu dokumen atau obyek

Garis titik-titik, atau garis putus-putus menggambarkan suatu aliran informasi, bukan

aliran dokumen fisik

Beberapa flowchart juga menggambarkan aliran komunikasi, seperti komunikasi dengan

menggunakan modem telepon atau satelit

Tanda panah digunakan bila aliran dokumen atau informasi bukan dari kiri ke kanan

ataupun dari atas ke bawah

Areas of Responsibility

Areas of responsibility (Wewenang tanggung jawab) digambarkan agar pembaca

flowchart dapat dengan jelas mengetahui perpindahan tanggung jawab seiring dengan

aliran dokumen dalam sistem

Dalam flowchart, areas of responsibility direpresentasikan dengan menggunakan

kolom-kolom terpisah yang diberi label

Areas of responsibility dapat berupa departemen, seksi dalam dalam suatu

departemen, ataupun karyawan suatu departemen

Pertimbangkan dengan benar pemilihan tingkat subdivisi yang direpresentasikan oleh

suatu kolom

Flowchart Preparation Conventions

Left-to-right , Top-to-bottom

Semua dokumen harus memiliki asal dan tujuan (“cradle to grave documentation”).

Setiap duplikat dari dokumen harus menuju:

Suatu simbol file permanen

Suatu simbol yang melambangkan titik keluar dari sistem, atau

Penghubung (connector) ke halaman berikutnya

Suatu simbol yang melambangkan penghancuran dokumen (kotak hitam kecil)

Sudut dari originating symbol dapat digelapkan sebagai indikasi dari

introduksi terhadap sistem

Buatlah flowchart dengan rapi

Letakkan responsibility area dengan frequent interchange bersebekahan satu

sama lain

Tuliskan narasi hanya di dalam simbol

Hindari penjelasan dengan narasi yang tidak perlu

Pastikan bahwa setiap dokumen memiliki aliran yang jelas. Gambarkan suatu

dokumen

Sebelum dan sesudah tiap proses

Masuk dan keluar suatu file

Masuk dan pindah (keluar) halaman atau area of responsibility

Pastikan bahwa flowchart dibuat secara lengkap

Ringkasan system flowchart

Kelebihannya:

Flowcharts relatif mudah dimengerti oleh pelanggan dan manajer informasi

Flowcharts membantu auditor untuk memahami business and systems controls

Kekurangannya:

Flowcharts terikat pada aliran informasi dan karakteristik sistem yang menutupi

intisari prosedural suatu sistem

Flowcharts dapat bersifat artifactual dan terikat pada teknologi informasi yang sudah

kadaluarsa

Jenis Data

Master files (file induk). Berisikan balance atau status dari entitas. Contoh: vendors,

credit customers, persediaan, assets, karyawan.

Transaction files (file transaksi). Berisikan data tentang aktivitas. Contoh: pesanan,

penjualan, pembayaran.

History or archive files (file arsip). Berisikan data historis atau data masa lalu yang

tidak aktif.

Reference files (file acuan). Berisikan informasi yang dibutuhkan untuk tujuan

referensi. Contoh: kurs, harga, kode pos, chart of accounts .

Suspense files. Berisikan data yang menunggu diproses, errors, dan informasi yang

hilang

Penyimpanan dan Akses Data

Penyimpanan sekuensial dan akses sekuensial

Records disimpan secara berurutan

Untuk mengakses suatu record, perangkat aksesnya harus membaca semua record

yang disimpan sebelum record yang diinginkan

Tape cartridges dan open reel tapes menggunakan penyimpanan dan akses data

sekuensial

Penyimpanan secara acak (random Storage) & akses langsung

Records disimpan secara acak (tidak berurutan)

Setiap record dapat diakses secara langsung tidak bergantung pada posisi fisiknya

pada media penyimpanan; perangkat akses tidak harus membaca semua records

sebelum record yang diinginkan

Pada hard-disk, floppy disk, zip disk, CD-ROM, DVD-ROM, penyimpanan data

dilakukan secara acak, dan akses data dapat dilakukan secara langsung

Media

Kertas

Media yang umum digunakan

Mudah digunakan

Tidak bergantung pada listrik

Kekurangan: Bulk (untuk disimpan), Tidak memiliki kemampuan mencari dan

pemrosesan otomatis dan Mudah rusak

Penyimpanan sekuensial (dapat diberi indeks untuk akses sekuensial berdasarkan

indeks)

Dapat diperbaharui pada media input fisik yang sama

Menambahkan informasi pada dokumen yang sama

Pita magnetik (magnetic tape)

Pita kaset audio, pita VHS, kaset video kamera 8mm menggunakan pita magnetik

Penyimpanan sekuensial dan akses sekuensial

Pengurutan (sorting) sangat penting untuk pemrosesan (file transaksi harus diurutkan

untuk mencocokkan dengan urutan master file)

Media fisik terpisah harus digunakan untuk input dan output pada proses update.

Contoh : Master file lama, master file baru

Mudah di-backup

Bergantung pada listrik dan perangkat keras. Tidak dapat dibaca atau diproses secara

langsung oleh manusia

Media digital (disks)

hard disk komputer, floppy disks, zip disks, CDs, DVDs, dan memory cards

Penyimpanan secara acak. Informasi dapat disimpan di bagian manapun dari media,

dapat dibagi-bagi dan disimpan di beberapa lokasi. Contohnya : “Defragging” suatu

hard drive adalah proses untuk mengurutkan data dan menghubungkan kembali

semua bagia untuk pemrosesan yang lebih efisien

Akses langsung. Dengan indeks, perangkat keras dapat langsung mengakses informasi

yang diinginkan dan kemudian memprosesnya.

Media fisik yang sama dapat digunakan untuk input dan output pada suatu proses

update (kecuali bila medianya sudah penuh).

Mudah di-backup

Bergantung pada listrik dan perangkat keras

Tidak dapat dibaca atau diproses secara langsung oleh manusia

Metode Pemrosesan

Batch: mengakumulasikan data untuk suatu periode waktu. Kemudian semua

transaksi pada file transaksi di-posting ke master file dalam suatu processing run

(pemrosesan pita selalu dilakukan secara batch)

Online: bermakna perangkat input komputer terhubung ke CPU sehingga master file

di-update pada saat data transaksi dimasukkan

Real-time: bermakna respon langsung terhadap pengguna informasi; data transaksi

dimasukkan dan diproses untuk meng-update master file yang berkaitan, dan suatu

respon dengan cepat diberikan pada personil yang menyelenggarakan event bisnis

sehingga mempengaruhi hasil dari event tersebut

Report-time: data yang digunakan untuk membuat laporan (report) diproses seiring

dengan pembuatan laporan

Data Flow Diagrams (DFD)

Simbol DFD digunakan untuk berbagai tujuan analisis sistem, termasuk

penggambaran secara grafis alur logika data dalam suatu proses

Tidak seperti flowcharts yang merepresentasikan komponen fisik suatu sistem

informasi, DFD dapat memberikan gambaran non-fisik yang lebih konseptual dari

pergerakan data dalam suatu sistem

DFDs mengabaikan hal-hal seperti unit organisasi, komputer tempat data diproses,

dan media penyimpanan data

Pergerakan data melalui berbagai kantor dan departemen dalam suatu sistem tertentu

tidak direpresentasikan

Proses

Lingkaran digunakan untuk mewakili proses yang mengambil data inflow dan

mengubahnya menjadi information outflow.

Tiap lingkaran memiliki dua label : Nomor proses dan Nama proses.

Notasi alternatif yang dapat digunakan adalah kotak persegi empat dengan sudut

lengkung.

Data Sources and Sinks

Persegi empat (atau bujur sangkar) melambangkan data (inflow) sources dan

(information outflow) sinks

Persegi empat diberi label nama dari data source atau sink/destinasi (contoh

pelanggan, vendor, lembaga pemerintah)

Sources dan sinks adalah agen eksternal (atau diluar cakupan) sistem yang

direpresentasikan dalam diagram

Menjelaskan batasan system

Data Flow Lines

Data flow lines menggambarkan rute data inflow dan information outflow

Garis boleh lurus ataupun melengkung

Data flows biasanya diberi label dengan nama data (contoh pesanan pelanggan,

tagihan, dll)

Panah menunjukkan arah aliran data

Data Stores

Dua garis paralel digunakan untuk menunjukkan suatu penyimpanan (store) atau

koleksi data

Data stores adalah data yang diistirahatkan

Deskripsi tentang isi data store dituliskan di dalam simbol

Data store digunakan bila output suatu proses harus disimpan terlebih dahulu sebelum

dikirimkan ke proses yang berikutnya

Notasi alternatif yang dapat digunakan adalah kotak persegi empat yang terbuka di

satu sisinya

Constraints: Aturan Umum

1) Setiap proses harus memiliki nama unik

Bila dua data flow lines (atau data stores) memiliki label yang sama, keduanya

harus mengacu pada data flow (atau data store) yang sama

2) Input suatu proses harus berbeda dari output-nya

3) Setiap DFD tidak boleh memiliki lebih dari tujuh proses

Constraints: Process rules

4) Tidak bolah ada proses yang hanya memiliki output saja (karena hal tersebut

mengindikasikan bahwa proses menghasilkan informasi dari nol). Bila suatu obyek hanya

memiliki output maka obyek tersebut pasti suatu source.

5) Tidak boleh ada proses yang hanya memiliki input saja (atau “black hole”)

- Bila suatu obyek hanya memiliki input, maka obyek tersebut suatu sink

6) Proses harus diberi label frase kata kerja

Constraints: Data stores

7) Data harus dipindahkan oleh suatu proses; data tidak dapat langsung pindah dari satu data

store ke data store lainnya.

8) Data harus dipindahkan oleh proses yang menerima data dari sources dan

menempatkannya pada suatu data store; data tidak dapat langsung pindah dari outside

source ke suatu data store

9) Data harus dipindahkan oleh suatu proses; tidak dapat berpindah langsung dari data store

ke suatu outside sink

10) Data store harus diberi label dengan frase kata benda

Constraints: Source/Sink

11) Data tidak dapat berpindah langsung dari suatu source suatu sink. Data harus

dipindahkan oleh suatu proses bila data berkaitan dengan sistem. Bila data berpindah

langsung dari suatu source ke suatu sink (dan tidak melibatkan pemrosesan) maka diluar

cakupan sistem dan tidak diambarkan pada diagram DFD system data flow.

12) suatu source/sink memiliki label frase kata benda

Constraints: Data flow

13) suatu data flow hanya boleh memilliki satu arah diantara dua simbol. Data boleh bergerak

dalam dua arah antara suatu proses dan suatu data store untuk menunjukkan bahwa

dibaca dulu sebelum di-update. Untuk menggambarkan hal tersebut secara efektif,

gambarlah dua panah terpisah karena dua langkah (pembacaan dan updating) terjadi pada

waktu yang berbeda.

14) Pencabangan pada data flow berarti data yang sama (contoh duplikat tagihan) bergerak

dari suatu lokasi yang sama ke dua atau lebih proses, data stores, atau sources/sinks yang

berbeda

15) Penggabungan pada data flow berarti data yang sama bergerak dari dua atau lebih proses,

data stores, atau sources/sinks yang berbeda , ke lokasi yang sama.

16) Suatu data flow tidak boleh langsung kembali ke proses yang sama. Paling tidak harus

ada satu proses lain yang menangani data flow tersebut, menghasilkan data flow lain, dan

mengembalikan data flow aslinya ke proses awal.

17) Suatu data yang bergerak ke suatu data store, bermakna meng-update (menghapus,

menambahkan atau merubah)

18) Suatu data flow dari suatu data store bermakna retrieve or menggunakan.

19) Suatu data flow memiliki frase kata benda. Boleh ada lebih dari satu frase kata benda

data flow pada satu tanda panah, selama semua aliran pada panah tersebut bergerak

bersama sebagai satu paket.

DFD Levels

DFD dibagi menjadi beberapa level agar ukuran dan kompleksitasnya dapat

dikendalikan

Context level adalah DFD yang menunjukkan paling sedikit hal-hal yang rinci (detail)

Tiap level berikutnya (Level Zero, Level One, Level Two, dst) membagi suatu proses

pada diagram sebelumnya menjadi lebih rinci

Keseimbangan (balance) antar levels harus selalu dijaga

Semua inflows dari dan outflows ke sources/sinks eksternal harus sama dari level ke

level berikutnya.

Context level DFD

Diagram konteks menggambarkan satu proses (merepresentasikan keseluruhan sistem) dan

sources/ sinks yang merepresentasikan batasan sistem.

Contoh DFD Level Zero

Contoh DFD Level One

Contoh DFD Level Two

Membandingkan DFD dan Flowchart

Perbedaan utama antara flowchart dan DFD:

Representasi karakteristik fisik dan logika dalam suatu sistem

Flowchart menggambarkan karakteristik fisik sistem

DFD mengabaikan atribut fisik sistem

Sebagai ilustrasi: misalkan kita ingin mendokumentasikan data flow pada skenario

sistem manual berikut:

Seorang supervisor pada suatu pabrik mengumpulkan kartu absen dari para

pekerja di departemennya dan me-review kalkulasi total waktu kerja untuk

minggu tersebut

Supervisor tersebut mengirimkan kartu absensi pada bagian accounting

payroll, yang akan digunakan oleh seorang clerk untuk merekam (record)

upah mingguan pada record file upah tiap karyawan, kemudian kartu absensi

tersebut di-arsipkan secara alfabetis

Ringkasan

Pemodelan task level merepresentasikan aliran kerja berbagai aktivitas dalam sistem

informasi perusahaan

Pemodelan task level sangat bermanfaat untuk merepresentasikan tahap2 individual

yang membentuk suatu events, namun tahap2 tersebut dapat dirubah, karenanya tidak

boleh dijadikan sebagai elemen dasar pada arsitektur basis data perusahaan

System flowcharts dan data flow diagrams adalah dua alternatif cara untuk

merepresentasikan model-model task level. Masing-masing memiliki kelebihan dan

kekurangan

Untuk membuat model task level, kita harus memahami media fisik, jenis file dan

metode pemrosesan