Studi Kelayakan Proyek Teknologi Informasi

Banyaknya investasi proyek yang gagal, baik pada tahap pembangunan maupun tahap operasi, membuat perlunya ketepatan dan ketelitian dalam tahap studi kelayakan proyek agar risiko kegagalan seperti itu di kemudian hari dapat dikurangi dengan memperbaiki project managementnya.

Manfaat yang diperoleh dari studi kelayakan proyekManfaat dari studi kelayakan proyek IT ini adalah hasil dari laporan tertulis, isi

dari studi kelayakan proyek ini mengungkapkan bahwa suatu rencana bisnis dapat direalisasikan. Laporan tadi dapat digunakan sebagai masukan utama dalam rangka mengkaji ulang untuk menyetujui atau sebaliknya menolak hasil studi kelayakan tadi. Laporan studi kelayakan haruslah menyatakan manfaat sebagai berikut:Memahami prosedur penyusunan studi kelayakan proyek yang profesional. Mengetahui hal-hal yang perlu diteliti dalam rangka penilaian kelayakan investasi atau usaha bisnis. Mengetahui hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk mempersiapkan pengamanan investasi. Memahami dasar-dasar penyusunan proyeksi dan evaluasi keuangan termasuk evaluasi keuntungan proyek dengan metoda discounted cash flow, Internal Rate of Return (IRR), dan Net Present Value (NPV).

Apa saja yang dibahas dalam studi kelayakan proyek IT? Peluang pasar dan pemasaran. Aspek teknis dan teknologi. Aspek organisasi dan manajemen. Kelayakan aspek keuangan. Identifikasi faktor kegagalan.

1. Aspek pasar dan pemasaranDari aspek pasar dan pemasarannya kita perlu tahu persis, segmen pasar yang

dituju oleh perusahaan, kita juga perlu tahu persis siapa-siapa pelanggan perusahaan serta kemungkinan risiko akibat ketergantungan perusahaan pada beberapa pelanggan saja, risiko menurunnya daya beli konsumen yang dituju, kemungkinan pengembangan pasar di masa yang akan datang, hambatan-hambatan pemasaran produk serta faktor-faktor pemasaran lainnya.

Jangan hanya menawarkan harga murah, jika tidak menjual produk.Dalam beberapa kasus, kita mungkin memasang harga tinggi pada produk yang

ditawarkan. hal ini terjadi karena kita tidak memposisikan diri untuk mempersembahkan produk yang bernilai tambah kepada konsumen kita. Dengan kata lain, berikan selalu nilai tambah pada produk yang kita tawarkan.

Temukan pasar sebelum menciptakan produk.Orang yang memulai bisnis dengan sebuah pengembangan produk baru kemudian

mencari pasarnya akan mengalami kesulitan dalam menjalankan bisnisnya. Temukan pasar dengan orang-orang yang telah siap untuk membeli sebuah produk.

Kebanyakan yang pertama kali dicari oleh pengusaha sukses adalah pasar baru kemudian mengembangkan produk yang secara konstan dicari dan dibeli oleh konsumennya.

Temukan pasar yang sudah ada.Jika kita mengalami kesulitan dalam mengggambarkan siapa prospek proyek ini

yang sebenarnya, maka kita akan menghadapi cobaan berat dalam menjual produk proyek ini. Masuklah ke pasar yang telah siap untuk membeli produk kita.

Testing adalah kunci keberhasilan.Sebuah iklan mungkin bisa bekerja 10 kali lebih efektif dengan iklan lain yang

hampir mirip untuk produk yang sama. Untuk itu,manajemen proyek harus selalu melakukan test untuk tajuk iklan, penawaran, jaminan, dan metoda meningkatkan permintaan lainnya. Penjual yang paling sukses tidak selalu yang paling pintar. Mereka adalah yang selalu melakukan test untuk memperoleh metoda yang paling baik tanpa pernah menyerah.

Ambil pasar yang paling kita sukai.Jangan mengambil pasar atau produk berdasarkan uang. Temukan sesuatu yang

benar-benar kita sukai. Jika kita bersemangat dengan pasar kita, maka kita akan menemukan cara yang mudah untuk menggelutinya sampai kita mencapai kesuksesan.

Temukan kesempatan yang paling mudah.Jangan pilih produk yang berbiaya 500 juta yang memakan waktu 2 tahun untuk

selesai, terutama bila kita sedang memulai sesuatu. Cari proyek yang hanya memakan waktu satu bulan. Memang cukup melelahkan bila sedang memulai, namun pastikan kita masih dalam jalur yang benar.

Hindari tantangan ketika memilih bisnis.Tantangan yang sebenarnya akan muncul setelah kita selesai mendirikan suatu

proyek. jadi, temukan proyek yang kita yakin dapat diselesaikan dalam jangka waktu pendek. Kebanyakan pemula tidak pernah dapat menyelesaikan proyek yang memakan waktu lebih sebulan.

2. Aspek teknis dan teknologi

Masalah Manajemen OperasionalAdalah suatu fungsi atau kegiatan manajemen yang meliputi perencanaan,

organisasai, staffing, koordinasi, pengarahan dan pengawasan terhadap operasi perusahaan. Tugas manajemen operasional diperusahaan adalah untuk mendukung manajemen dalam rangka pengambilan keputusan masalah-masalah produksi/operasi.

Ada 2 masalah pokok yang akan di hadapi:

Masalah penentuan posisi perusahaan.Penentuan posisi perusahaan dalam masyarakat bertujuan agar keberadaan

perusahaan sesuai dengan kebutuhan masyrakat, dan dapat dijalankan secara ekonomis efektif dan efisien. Oleh kaena itu, perlu diputuskan bagaimana hendaknya posisi perusahaan di tentukan. Keputusan meliputi, antara lain meliputi penentuan produk yang akan di tawarkan ke pasar, termasuk menentukan kualitasnya.

Masalah operasionalBiasanya timbul pada saat proses produksi sudah berjalan. Untuk proses produksi

yang menghasilkan jasa, keputusan pada masalah operasional ini adalah, rencana produksi, rencana persediaan bahan baku(komputer, koneksi internet, kabel data, listrik, dll)penjadwalan kerja proses produksi, pengawasan dan monitoring kualitas dan pengawasan biaya produksi.

Masalah proses produksi dan operasi

Penentuan ide produk dan seleksiIde produk yang akan dipasarkan di ciptakan atas dasar masukan dari berbagai

aspek, seperti aspek pasar dan pemasaran, teknis dan keuangan. Aspek teknis berguna untuk mengetahui apakah perusahaan mampu untuk membuat produk tersebut dengan segala sumber daya yang dimiliki. Sedangkan dari aspek keuangan, adalah menilai apakah produk tersebut jika dihasilkan akan mendatangkan keuntungan yang sesuai dengan apa yang diharapkan. Perlu adanya prototipe. Sebelum di jual atau dipasarkan misalnya software general ledger (akuntansi) untuk produk ready in use, setelah dibuat contohnya perlu diuji dulu untuk mengetahui apakah prototip ini sudah layak di implementasikan atau belum dan diuji lagi dan seterusnya sehingga sesuai harapan sehingga akhirnya tercipta design software yang bisa di implementasikan. Untuk mencoba menilai apakah produk sudah siap diproduksi yang akan di tawarkan ke pasar memiliki masa depan yang baik.

Perencanaan letak lokasiLetak lokasi sebagai tempat proses produksi perlu dianalisis secara teliti karena

sangat berpengaruh terhadap banyak aspek seperti biaya, ada 2 kemungkinan pertama, client datang ke lokasi perusahaan, seperti pasien mendatangi tempat praktek dokter. Kedua, penyedia jasa/produk mendatangi client, seperti mobil pemadam kebakaran mendatangi lokasi kebakaran.

Dari hasil analisis elemen diatas, pada aspek teknis dan teknologi, akan di dapat suatu pernyataan apakah rencana pengembangan proyek IT ini sudah dapat dianggap layak atau tidak layak. Jika rencana aspek teknis dan teknologi sudah dianggap layak, studi akan dilanjutkan ke aspek lain. Jika tidak layak untuk dikembangkan maka dapat dilakukan kajian ulang yang lebih realistis dan positif agar kajian mungkin akan menjadi layak. Apabila memang sulit untuk dianggap layak, sebaiknya rencana ini diakhiri saja.

3. Aspek organisasi dan manajemenSedangkan dari aspek organisasi dan manajemen, kita perlu memiliki gambaran

yang jelas mengenai kapasitas terpasang serta kapasitas normal perusahaan, kemungkinan pengembangan kapasitas produksi, teknologi serta risiko ketinggalan zaman dari teknologi, bahan baku dan sumbernya (komputer, koneksi internet, server dll) serta risiko habisnya bahan baku, kualitas serta kuantitas ketersediaan tenaga kerja, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan operasional perusahaan.

Demikian juga pemahaman akan industri sangatlah penting, paling tidak kita mengetahui sudah berada pada tahap mana produk perusahaan jika dipandang dari industrial life cycle nya. Karena dasar penilaian adalah proyeksi dan prediksi kondisi perusahaan di masa yang akan datang, maka kajian mengenai peluang dan ancaman yang berasal dari aspek makro harus pula mendapat perhatian khusus dalam proses valuation ini.

Manajemen dalam pembangunan proyek bisnis maupun manajemen dalam implementasi rutin bisnis adalah sama saja dengan manajemen lainnya. Yang berfungsi sebagai aktivitas-aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian. Pada sisi tingakatan manajemen, perencanaan bila di golongkan ke dalam tingkatan manajemen akan terbagi dua, yaitu perencanaan strategis dan perencanaan fungsional.

Penjelasannya adalah sebagai berikut:

Perencanaan strategisPerencanaan ini merupakan bagian dari manajemen strategis, terfokus pada

bagaimana manajemen puncak menentukan visi, misi, falsafah, dan strategi perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan dalam jangka panjang.

Perencanaan operasionalMerupakan bagian dari strategi operasional yang lebih mengarah pada bidang

fungsional perusahaan. Perencanaan ini juga berfungsi untuk memperjelas makna suatu strategi utama dengan identifikasi rincian yang sifatnya spesifik. Penyusunan suatu perencanaan jangka pendek dan penerapannya dalam bentuk program kerja perlu memperhatikan anggarannya.

4. Kelayakan aspek keuanganTujuan menganalisis aspek keuangan dari suatu studi kelayakan proyek adalah

untuk menentukan rencana investasi melalui perhitungan biaya dan manfaat yang di harapkan dengan membandingkan antara pengeluaran dan pendapatan, seperti ketersediaan dana, biaya modal awal, kemampuan proyek untuk membayar kembali dana tersebut dalam waktu yang telah ditentukan dan menilai apakan proyek akan dapat berkembang terus.

Kebutuhan dana dan sumbernyaUntuk merealisasikan proyek IT di butuhkan dana untuk investasi. Setelah jumlah

dana yang dibutuhkan diketahui, selanjutnya yang perlu ditentukan adalah dalam bentuk apa dana tersebut didapat, yang jelas, yang akan dipilih adalah sumber dana yang mempunyai biaya paling rendah dan tidak menimbulkan masalah bagi perusahaan.

Dana tersebut adalah aktiva tetap berwujud seperti: Tanah Bangunan Kantor dan perangkat komputer hardware dan software

Aktiva tetap tak berwujud: Hak Paten Lisensi Biaya-biaya pendahuluan Biaya-biaya sebelum proses produksi

Selain untuk aktiva tetap, dana juga dibutuhkan untuk modal kerja, setelah dana yang di perlukan diketahui, selanjutnya di tentukan dalam bentuk apa dana tersebut di dapat, melalui sumber dana antara lain:

Modal pemilik perusahaan Saham yang diperoleh dari penerbitan saham di pasar modal Obligasi yang diterbitkan oleh perusahaan dan dijual di pasar modal Dana kredit yang diterima dari bank Sewa guna (leasing) dari lembaga non-bank

Penentuan aliran kas (cash flow)Laporan perubahan kas (cash flow statement) disusun untuk menunjukkan

perubahan kas selama satu periode tertentu serta memberikan alasan mengenai perubahan kas tersebut dengan menunjukkan dari mana sumber-sumber kas dan penggunaan-penggunaannya. Pada saat kita menganalisis perkiraan arus kas di masa datang, kita berhadapan dengan ketidakpastian. Akibatnya, hasil perhitungan diatas kertas itu dapat menyimpang jauh dari kenyataannya. Ketidakpastian itu dapat menyebabkan berkurangnya kemampuan untuk development proyek tersebut dalam beroperasi untuk menghasilkan laba bagi perusahaan.

Urutan prioritasApabila dijumpai beberapa proyek yang feasible atau layak untuk dilaksanakan,

padahal hanya akan melaksanakan satu atau sebagian aja dari usulan-usulan itu karena keterbatasan sumber daya manusia dan dana, maka dapat dilakukan pengurutan prioritas (ranking) untuk menentukan usulan proyek yang paling layak.

Dari hasil analisis terhadap elemen-elemen aspek keuangan nanti akan berupa suatu pernyataan apakah rencana bisnis dianggap layak atau tidak layak.

Kajian mengenai biaya modal (Cost of Capital)Cost of Capital bertujuan untuk menentukan berapa besar biaya riil dari masing-

masing sumber dana yang akan di pakai dalam berinvestasi. Untuk menghitung keseluruhan dana yang di pakai, rincian analisis biaya dari sumber pembelanjaan ditentukan oleh:

Biaya utang Biaya modal sendiri Biaya laba yang ditahan

Dana pada kas akan dimanfaatkan untuk membiayai pembangunan investasi sedangkan operasional cash flow merupakan rencana pendanaan keluar-masuk arus kas jika proyek sudah dioprasionalkan.

Banyaknya investasi proyek yang gagal, baik pada tahap pembangunan maupun tahap operasi, membuat perlunya ketepatan dan ketelitian dalam tahap studi kelayakan proyek agar risiko kegagalan seperti itu di kemudian hari dapat dikurangi dengan memperbaiki project managementnya.

Manfaat yang diperoleh dari studi kelayakan proyekManfaat dari studi kelayakan proyek IT ini adalah hasil dari laporan tertulis, isi

dari studi kelayakan proyek ini mengungkapkan bahwa suatu rencana bisnis dapat direalisasikan. Laporan tadi dapat digunakan sebagai masukan utama dalam rangka mengkaji ulang untuk menyetujui atau sebaliknya menolak hasil studi kelayakan tadi. Laporan studi kelayakan haruslah menyatakan manfaat sebagai berikut:

Memahami prosedur penyusunan studi kelayakan proyek yang profesional. Mengetahui hal-hal yang perlu diteliti dalam rangka penilaian kelayakan investasi

atau usaha bisnis. Mengetahui hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk mempersiapkan

pengamanan investasi. Memahami dasar-dasar penyusunan proyeksi dan evaluasi keuangan termasuk

evaluasi keuntungan proyek dengan metoda discounted cash flow, Internal Rate of Return (IRR), dan Net Present Value (NPV).

Analisis sensitivitasUntuk menganalisis perkiraan arus kas di masa datang, kita akan menghadapi

ketidakpastian. Hasil dari perhitungan akan menyimpang jauh dari kenyataannya, ketidakpastian ini akan mempengaruhi kemampuan suatu proyek IT dalam pelaksanaannya untuk menghasilkan laba bagi suatu perusahaan.

Dari hasil penghitungan NPV (Net Present Value) dapat diketahui proyek tersebut cukup baik atau tidak untuk dilanjutkan. Akan tetapi sebelum mengambil keputusan untuk merealisasikan proyek ini tentunya pengambilan keputusan hendaknya mencari informasi lain, misalnya informasi dari bagian pemasaran dengan analisis sensitivitas terhadap ukuran pasar, pemasaran saham, dll.

Rencana penilaian bisnis melalui metode NPV, IRR dan BEP.Apabila dalam periode yang sama terdapat beberapa rencana proyek yang ternyata

layak untuk direalisasikan, dan dengan dana yang tersedia tidak mencukupi, untuk mencari jalan keluarnya adalah dengan melakukan urutan prioritas dari proyek-proyek tersebut, dapat digunakan metode NPV, IRR dan BEP

NPV (Net Present Value)NPV adalah selisih antara present value dari investasi dengan nilai sekarang dari

penerimaan-penerimaan kas bersih di masa yang akan datang. Untuk menghitung nilai sekarang perlu ditentukan tingkat bunga yang relevan.

IRR (Internal Rate of Return)Metode IRR ini digunakan untuk mencari tingkat bunga yang menyamakan nilai

sekarang dari arus kas yang diharapkan di masa datang, atau penerimaan kas, dengan mengeluarkan investasi awal. Caranya, dengan menghitung nilai sekarang dari arus kas suatu investasi dengan menggunakan suku bunga yang wajar, misalnya 10 %. kemudian di bandingkan dengan biaya investasi, jika nilai investasi lebih kecil, maka di coba lagi dengan penghitungan suku bunga yang lebih tinggi demikian seterusnya sampai biaya investasi menjadi sama besar. Apabila dengan suku bunga wajar tadi nilai investasi lebih besar, maka harus di coba lagi dengan suku bunga yang lebih rendah sampai mendapatkan nilai investasi yang sama besar dengan nilai sekarang.

BEP (Break Event Point)BEP adalah suatu metoda analisis yang digunakan untuk mengetahui hubungan

antar beberapa variabel di dalam kegiatan perusahaan, seperti tingkat produksi yang dilaksanakan, biaya yang dikeluarkan, serta pendapatan yang diterima perusahaan dari kegiatannya.

Pendapatan perusahaan merupakan penerimaan yang dihasilkan dari kegiatan perusahaan sedangkan biaya operasionalnya merupakan pengeluaran yang juga karena kegiatan perusahaan.

Dari biaya operasional diatas di bagi menjadi 3 bagian yaitu, biaya tetap, biaya variabel, dan biaya semi variabel.

Apabila suatu perusahaan sampai pada keadaan produksi di bawah BEP, sehingga tentu saja perusahaan akan menderita kerugian. Apakah menutup proyek ini merupakan hal yang baik? jawabnya perlu terlebih dahulu melakukan analisis sebab menutup atau tidak melanjutkan proyek ini belum tentu merupakan jalan yang terbaik, bahkan dapat mengakibatkan bertambah besarnya kerugian perusahaan. Jadi bila sejauh ini perusahaan masih berada diatas titik BEP, maka perusahaan masih bisa mencari keuntungan dari pada menutup proyek tersebut.

5. Identifikasi faktor kegagalanDalam studi kelayakan proyek IT ini, kita hanya memandang dari sisi optimisnya saja, tetapi bagaimana sisi pesimisnya?

Ada banyak resiko-resiko dari proyek ini yang dapat saja tejadi, Manajemen resiko adalah suatu sistem pengawasan resiko dan perlindungan modal (harta benda), hal milik dan keuntungan badan usaha atau perorangan terhadap kemungkinan timbulnya kerugian karena suatu resiko dimana ketidakpastian ini di hubungkan dengan penghasilan perusahaa, arus kas dan modal(harta benda) yang sudah tersedia atau yang akan dibutuhkan mendatang.

Hal ini dimaksudkan agar analisisnya menjadi berimbang. Resiko-resiko yang mungkin terjadi adalah:

Resiko pada aspek SDM Resiko pada para top eksekutif dan pekerja inti Resiko pada karyawan Resiko dalam hubungan industri dan perselisihan Resiko stress dan kesehatan yang buruk dan resiko bila tak beretika

Sering kali hal diatas bukanlah merupakan resiko bisnis yang dapat menyebabkan perusahaan jatuh, tetapi jika manajemen gagal dalam mengendalikan perusahaan, maka perusahaan akan berada pada kondisi yang berat untuk dapat bertahan, apalagi berkembang.

Resiko pada aspek keuangan

Resiko pada aspek ini cukup tinggi mengenai : Biaya produksi yang berlebihan Biaya perusahaan Utang Pinjaman yang berlebihan Hendaknya bila perusahaan memiliki utang yang berlebihan hendaknya harus

mencoba untuk menguranginya. Resiko pada aspek pemasaran

Dapat dijelaskan masalah-masalah di bidang pemasaran dapat mengakibatkan turunnya jumlah penjualan serta rusaknya citra perusahaan, sales yang menurun, market share yang mengecil, kurangnya promosi, merupakan bagian dari tanda-tanda kegagalan pemasaran. Kegagalan pemasaran tidak lepas dari banyaknya permasalahan yang ada. Seperti misalnya:

Perubahan permintaan pasar Perang harga Pemalsuan Performance produk yang rendah Promosi yang kurang baik dan efektif Kegagalan dalam mengembangkan produk baru.

Dari kajian untuk resiko-resiko ini dapat dijadikan salah satu alasan, apakah rencana proyek IT ini dapat dibatalkan, atau dilanjutkan karena dianggap layak untuk diteruskan. Dari kesemuanya ini tergantung pada keberanian pengambilan keputusan untuk menerima atau menghindari resiko.

Semua yang penulis utarakan di atas sangatlah mudah untuk diucapkan, tetapi hal sebenarnya dalam mengaplikasikannya dalam proyek kita adalah hal yang lain lagi. Tanyakan pada diri kita saat ini, apakah kita telah melakukan seperti yang ditulis di atas selama ini?

Demikian tulisan mengenai studi kelayakan untuk proyek di bidang teknologi informasi.

Studi Kelayakan Proyek Teknologi Informasi

Tugas laporan Study Kelayakan BisnisProgram S1 Fakultas Manajemen Produksi dan

Pemasaran

Di Susun Oleh:Yoserizal 3197009

INSTITUT MANAJEMEN KOPERASI INDONESIA