sistem pengolahan data surat masuk dan …simtakp.uui.ac.id/dockti/redha_hidayatullah-1.pdf ·...

SISTEM PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN SURATKELUAR PADA KANTOR BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN

PEMBANGUNAN (BPKP) PERWAKILAN PROVINSI ACEH BERBASIS WEB

SKRIPSI

Di ajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syaratguna memperoleh gelar Sarjana Komputer

STMIK U’Budiyah Indonesia

OlehNama : Redha HidayatullahNim : 121020220033

PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASISEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

STMIK U’BUDIYAH INDONESIABANDA ACEH

2013

LEMBAR PENGESAHAN SIDANG



Tugas akhir oleh (Redha Hidayatullah) ini telah dipertahankan didepan dewan penguji pada

(02 September 2013)

Dewan Penguji:

1. Ketua Faisal Tifta Zany, M.Sc

2. Anggota Dedi Satria, M.Sc

3. Anggota T. Khairuman, M.Si



SKRIPSI

Di ajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syaratguna memperoleh gelar Sarjana Komputer

STMIK U’Budiyah Indonesia

OlehNama : Redha HidayatullahNim : 121020220033

Disetujui,

Penguji I Penguji II

(Dedi Satria, M.Sc) (T. Khairuman, M.Si)

Ka. Prodi S1 Sistem Informasi Pembimbing

(Fathiah, S.T., M.Eng) (Faisal Tifta Zany, M.Sc)

Mengetahui,

Ka. STMIK U’Budiyah Indonesia

(Dr. Amin Haris, M.Pd)

LEMBAR PERNYATAAN

Saya menyatakan bahwa skripsi yang saya susun, sebagai syarat memperoleh gelar sarjana

merupakan hasil karya tulis saya sendiri. Adapun bagian-bagian tertentu dalam penulisan

skripsi ini yang saya kutip dari hasil karya orang lain telah dituliskan sumbernya secara

jelas sesuai dengan norma, kaidah, dan etika penulisan ilmiah. Saya bersedia menerima

sanksi pencabutan gelar akademik yang saya peroleh dan sanksi-sanksi lainya sesuai

dengan peraturan berlaku, apabila dikemudian hari ditemukan adanya plagiat dalam skripsi

ini.

Banda Aceh, 03 September 2013

Redha HidayatullahNIM: 121020220033

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, sujud dan puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, yang

telah memberikan rahmat dan karunia-Nya, sehingga dengan keridhaan dan izinNya maka

penulis telah dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul “SISTEM PENGOLAHAN

DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR BADAN

PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN (BPKP) PROVINSI ACEH

BERBASIS WEB“. Selanjutnya shalawat dan salam kepada junjungan Nabi Muhammad

SAW, yang telah memberikan kita umat manusia cahaya dan pencerahan kearah yang

lebih baik dengan segala tindakan dan perbuatan beliau.

Penulis sangat menyadari dalam penyusunan skripsi ini banyaknya kekurangan baik

segi tekhnis, materi dan penyusunannya. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan

kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan Skripsi ini nantinya. Dan dalam

kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Ibu Marniati, SE. M.Kes selaku ketua yayasan U’Budiyah Indonesia.

2. Bapak Dr. Amin Haris, M.Pd selaku ketua STMIK U’Budiyah Indonesia.

3. Bapak Jurnalis J.Hius, ST., MBA selaku ketua Program Studi Sistem Informasi.

4. Bapak Faisal Tifta Zany, M.Sc selaku pembimbing yang telah banyak meluangkan

waktu serta memberikan pengarahan dan semangat kepada saya disaat pengajuan

proposal ini.

5. Seluruh Dosen nonreg U’Budiyah 2012-2013 serta seluruh staf U’Budiyah.

6. Ayahanda dan Ibunda tercinta yang telah membesarkan, mendidik, memberi

perhatian dan dorongan serta do’a yang tiada hentinya untuk saya bisa melanjutkan

program studi gelar sarjana ini.

7. Teman-teman seleting dan seangkatan di kampus U’Budiayah juga berperan

membrikan informasi penting dalam pengajuan proposal skripsi ini.

8. Abang Amon yang sudah membantu memberikan pengarahan dalam proses

perancangan program melalui php dan mysql di kantor Layar Kaca.

Lebih dan kurang dalam penulisan ini mungkin masih jauh dari kesempurnaan, maka

dengan segala kerendahan hati, penulis mengharapkan saran dan kritikan yang bersifat

membangun dari semua semua pihak demi kesempurnaan skripsi ini. Semoga Allah SWT

membalas jasa baik yang telah disumbangkan oleh semua pihak . Amin yaa

Rabbal’alamin…

Banda Aceh, 6 Mai 2012

Penulis,

Redha Hidayatullah

ABSTRAK

Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Acehsebuah kantor yang dalam mengolah surat masuk dan surat keluar memerlukan komputersebagai alat bantu yang dapat menghasilkan informasi yang lebih tepat dan akurat,Di dalam penulisan ini yang menjadi batasan masalah yaitu bagaimana cara untukmenggunakan komputer dalam sistem pengolahan surat masuk dan surat keluar padakantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Acehberbasis Web. Tujuan dalam penulisan laporan ini adalah untuk mengetahui pemanfaatankomputer pada bagian Sekretaris Perwakilan dalam sistem pengolahan data surat masukdan surat keluar berbasis Web yang dilakukan oleh pegawai Badan Pengawasan Keuangandan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh. Teknik pengumpulan data yangPenulis lakukan dalam menyelesaikan ini adalah dengan mengadakan studi kepustakaanuntuk mendapatkan bahan seperti buku-buku dan informasi lain yang berhubungan denganpermasalahan dan dengan cara wawancara langsung dengan karyawan/pegawai padaBadan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh gunamemperoleh keterangan atau informasi yang berhubungan dengan penulisan ini. Hasilpenelitian menunjukkan bahwa dengan adanya Sistem Pengolahan Data Surat Masuk danSurat Keluar berbasis Web pada kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan(BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh, maka proses penginputan maupun pencarian data suratmasuk dan surat keluar dapat dilakukan dengan lebih cepat, akurat dan sesuai dengantuntutan semua pihak.

Kata Kunci : Sistem Pengolahan Data, Surat Masuk dan Surat Keluar, Berbasis web,

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ....................................................................................................... iHALAMAN PENGESAHAN......................................................................................... iiLEMBAR PERSETUJUAN ........................................................................................... iiiLEMBAR PERNYATAAN ............................................................................................ ivKATA PENGANTAR..................................................................................................... vABSTRAK ....................................................................................................................... viiDAFTAR ISI.................................................................................................................... viiiDAFTAR GAMBAR....................................................................................................... xiDAFTAR TABEL ........................................................................................................... xiii

BAB I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ............................................................................................ 1

1.2 Rumusan Masalah........................................................................................ 2

1.3 Batasan Masalah ......................................................................................... 2

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian.................................................................... 3

1.5 Sistematika Penulisan .................................................................................. 4

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Gambaran Umum Kantor BPKP Provinsi Aceh.......................................... 5

2.2 Visi dan Misi bb .......................................................................................... 6

2.3 Struktur Organisasi ..................................................................................... 6

2.4 Landasan Teori ............................................................................................ 7

2.4.1 Pengertian Sistem ............................................................................... 7

2.4.2 Pengertian Data................................................................................... 8

2.4.3 Pengertian Surat.................................................................................. 9

2.4.4 Pengertian Surat Masuk ..................................................................... 10

2.4.5 Pengertian Surat Keluar ..................................................................... 10

2.5 Data Flow Diagram (DFD) ....................................................................... 11

2.6 Entity Relation Diagram (Diagram ER) ...................................................... 12

2.7 Website ........................................................................................................ 14

2.8 PHP (Personal Home Page/Hypertext Preprocessing)................................ 14

2.9 Xammp......................................................................................................… 15

2.10 MySQL ............................................................................................................15

2.11 Pengertian Komputer .......................................................................................15

2.12 Pengertian Macromedia Dreamweaver ...........................................................16

BAB III. METODE PENELITIAN

3.1 Lokasi Penelitian ......................................................................................... 18

3.2 Tahapan Pengumpulan Data......................................................................... 18

3.3 Alat-alat yang dipakai dalam Penelitian ...................................................... 19

3.4 Analisa Data ................................................................................................ 20

3.5 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan..................................................... 20

3.6 Flow Map .................................................................................................... 22

3.7 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan ...................................................... 24

3.7.1 Usulan Perancangan Sistem.................................................................. 24

3.7.2 Tujuan Perancangan Sistem.................................................................. 24

3.7.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan ................................................ 25

3.8 Perancangan Basis Data ................................................................................ 28

3.8.1 Entity Relationship Diagram (ERD)..................................................... 28

3.8.2 Aliran Informasi ................................................................................... 29

3.9 Data Flow Diagram (DFD) .......................................................................... 29

3.9.1 DFD Level 0......................................................................................... 30

3.9.2 DFD Level 1 Proses Input Surat Masuk .............................................. 31

3.9.3 DFD Level 2 Proses Input Surat Keluar ............................................... 33

3.9.4 Tabel Final ........................................................................................... 37

BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Diagram Flowchart ........................................................................................ 39

4.2 Pengguanaan Aplikasi ..................................................................................... 41

4.2.1 Form Login ............................................................................................. 41

4.2.2 Menu Utama ........................................................................................... 42

4.2.3 Input Surat .............................................................................................. 42

4.2.4 Lihat Surat .............................................................................................. 45

4.2.5 Pencarian Data Pada Lihat Data Surat.................................................... 47

4.2.6 Rancangan Keluar................................................................................... 49

BAB V. PENUTUP

5.1 Kesimpulan ..................................................................................................... 50

5.2 Saran ................................................................................................................ 51

DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................... 53

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Relasi One to One…..................................................................................... 13

Gambar 2.2 Relasi One to Many….................................................................................... 13

Gambar 2.3 Many to Many…............................................................................................ 13

Gambar 3.4 Flow Map Arsip Surat Masuk yang Berjalan ……...................................... 22

Gambar 3.5 Flow Map Arsip Surat Keluar yang Berjalan................................................ 23

Gambar 3.6 Flow Map Arsip Surat Masuk yang Diusulkan …....................................... 26

Gambar 3.7 Flow Map Arsip Surat Keluar yang Diusulkan............................................. 27

Gambar 3.8 Entity Relationship Diagram (ERD)……............................................... 28

Gambar 3.9 Diagram Kontek............................................................................................ 29

Gambar 3.10 DFD Level 0…........................................................................................... 30

Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses Input Surat Masuk….................................................. 32

Gambar 3.12 DFD Level 2 Proses Input Surat Keluar…............................................. 34

Gambar 3.13 DFD Level 3 Proses Input Disposisi Surat Masuk…................................. 35

Gambar 3.14 DFD Level 4 Proses Input Disposisi Surat Keluar…................................. 36

Gambar 4.15 Diagram Flowchart………………………………………………………. 40

Gambar 4.16 Tampilan Form Login……………………………………………………. 41

Gambar 4.17 Tampilan Menu Utama…………………………………………………… 42

Gambar 4.18 Input Surat Masuk………………………………………………………… 43

Gambar 4.19 Input Disposisi Surat Masuk……………………………………………… 43

Gambar 4.20 Input Surat Keluar………………………………………………………… 44

Gambar 4.21 Input Disposisi Surat Keluar……………………………………………… 45

Gambar 4.22 Lihat Surat Masuk………………………………………………………… 45

Gambar 4.23 Lihat Disposisi Surat Masuk……………………………………………… 46

Gambar 4.24 Lihat Surat Keluar………………………………………………………... 46

Gambar 4.25 Lihat Disposisi Surat Keluar……………………………………………… 47

Gambar 4.26 Pencarian Data Surat Masuk……………………………………………… 47

Gambar 4.27 Pencarian Data Disposisi Surat Masuk…………………………………… 48

Gambar 4.28 Pencarian Data Surat Keluar……………………………………………… 48

Gambar 4.29 Pencarian Data Disposisi Surat Keluar…………………………………… 49

Gambar 4.30 Laporan Data Surat Masuk……………………………………………….. 49

Gambar 4.31 Laporan Data Disposisi Surat Masuk…………………………………….. 50

Gambar 4.32 Laporan Data Surat Keluar……………………………………………….. 50

Gambar 4.31 Laporan Data Disposisi Surat Keluar…………………………………….. 51

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Komponen DFD Menurut Yourdan dan DeMarco ......................................... 11

Tabel 2.2 Simbol Entity Relation Diagram (Diagram ERD) ......................................... 12

Tabel 3.3 Waktu Pelaksanaan Penelitian ........................................................................... 18

Tabel 3.4 Tabel Operator ....................................................................................................37

Tabel 3.5 Tabel Surat Masuk ..............................................................................................37

Tabel 3.6 Tabel Disposisi Surat Masuk ..............................................................................37

Tabel 3.7 Tabel Surat Keluar ..............................................................................................38

Tabel 3.8 Tabel Disposisi Surat keluar ...............................................................................38

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada era globalisasi teknologi komputer memegang peranan yang sangat penting

untuk membantu proses aktivitas kerja di instansi maupun diperkantoran baik dari lembaga

pemerintah maupun swasta. Penggunaan perangkat komputer sebagai perangkat

pendukung menajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan pertimbangkan

perangkat komputer dalam setiap informasi sangat diperlukan dalam kegiatan manajemen

atau perkantoran.

Penggunaan teknologi komputer sebagai alat teknologi informasi dalam dunia

perkantoran memberikan nilai tambah proses pengolahan data, dalam dunia perkantoran

keberadaan teknologi informasi juga sangat berguna bagi pihak instansi untuk

mempermudah kinerja dalam kegiatan sehari-hari terutama dalam pengolahan data surat

masuk dan surat keluar.

Pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada kantor Badan Pengawasan

Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Provinsi Aceh masih menggunakan cara manual

dalam pengimputan data. Oleh karena itu, pengolahan data surat masuk dan surat keluar

tersebut sedang diupayakan dapat dioperasikan dengan menggunakan perangkat komputer

melalui sistem aplikasi berbasis Web, penggunaan komputer berfungsi untuk menginput

data surat masuk dan surat keluar. Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk

membangun sebuah sistem berbasis Web pengolahan data surat masuk dan surat keluar

yang diwujudkan dalam bentuk judul Tugas Akhir, yaitu “Sistem Informasi Surat Masuk

dan Surat Keluar pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan

(BPKP) Provinsi Aceh Berbasis Web”. Semoga sistem informasi ini bisa berjalan dengan

lancar dan bermanfaat bagi Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan

(BPKP) Provinsi Aceh dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun Rumusan Masalah dari tugas Akhir ini adalah:

1. Bagaimana merancang dan membuat Aplikasi Pencatatan Surat Masuk dan Surat

Keluar yang diterapkan pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan

Pembangunan (BPKP) Provinsi Aceh.

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah pada penelitian ini hanya mencakup bagaimana cara Pengolahan

Surat Masuk dan Surat Keluar yang di terapkan pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan

dan Pembangunan (BPKP) Provinsi Aceh Berbasis Web.

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Membangun Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar untuk diterapkan

Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Provinsi Aceh.

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebgai berikut:

a. Memberi kemudahan kepada pihak Sekretaris Perwakilan pada Kantor Badan

Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Provinsi Aceh dalam proses

pencatatan surat masuk dan surat keluar.

b. Dengan adanya sistem informasi ini, proses pencatatan surat masuk dan surat keluar

lebih cepat dan efisien dibandingkan dengan pencatatan surat sercara manual.

1.5 Sistematika Penulisan

Berikut sistematika penyusunan tugas akhir yang akan disusun :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini memuat tentang latar belakang masalah, perumusan masalah,

batasan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, serta sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN KEPUSTAKAAN

Pada bab ini dibahas tentang gambaran umum instansi, mencakup sejarah dan

struktur organisasi, kajian kepustakaan, mekanisme pengolahan data secara

manual, landasan teori atau pun konsep yang berhubungan dengan sistem

aplikasi berbasis Web.

BAB III METODE PENELITIAN

Dalam bab ini dibahas tentang metodelogi penelitian, tahapan pengumpulan

data, alat – alat yang digunakan dalam analisa data.

BAB IV MEMBANGUN SISTEM APLIKASI DAN PEMBAHASAN

Pembahasan pada bab ini tentang membangun sistem aplikasi pencatatan surat

meliputi diagram konteks, diagram fungsional dan flowcart sistem serta tampilan

aplikasi pencatatan surat masuk dan surat keluar.

BAB V PENUTUP

Membahas tentang kesimpulan berdasarkan pembahasan sebelumnya serta saran

untuk pengembangan program, lembaga maupun untuk instansi.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Gambaran Umum Kantor BPKP Provinsi Aceh

Perwakilan BPKP Provinsi Aceh sebagai salah satu organ BPKP, tidak dapat terlepas

dari dinamika BPKP secara keseluruhan. Cikal bakal Perwakilan BPKP Provinsi Aceh

bermula dari di dirikannya Kantor Pengawasan Anggaran Negara (KPAN) Banda Aceh

pada tahun 1970. Kepala Kantor Pengawasan Anggaran Negara (KPAN) Banda Aceh

pertama kali dipimpin oleh H.Mohamad Djamil, SH. Beliau menjabat dari tanggal 22 Mei

1970 sampai dengan 10 Agustus 1972. Pada masa itu, Kantor KPAN Banda Aceh terletak

di Jalan Cut Mutia yaitu menempati Gedung NV. Pembangunan Niaga (sekarang Gedung

eks Bank Bumi Daya). Kantor KPAN Banda Aceh menempati gedung tersebut sampai

dengan 1980.

Pada masa Drs. Muhammad Gade, SH., MBA, Kantor KPAN diubah menjadi

Perwakilan Badan Pengawasan dan Pembangunan (BPKP) Provinsi Daerah Istimewa

Aceh. Drs.Muhammad Gade, SH., MBA menjadi sebagai Kepala Perwakilan BPKP

Provinsi Daerah Istimewa Aceh mulai tanggal 22 Maret 1984 sampai dengan 22 Maret

1986.

2.2 Visi Dan Misi

a. Visi BPKP

Auditor Intern pemerintah yang proaktif dan terpercaya dalam mentranformasikan

manajemen pemerintah menuju pemerintah yang baik dan bersih.

b. Misi BPKP

Sebagai penjabaran dari visi tersebut, ditetapkanlah tiga misi BPKP yang

menggambarkan hal-hal yang harus dilaksanakan, sehingga hal-hal yang masih abstrak

yang terlihat pada visi, akan lebih nyata pada misinya.

1. Mendorong terwujudnya tata kelola pemerintah yang baik, meningkatnya pelayanan

publik, serta terwujudnya iklim yang mencegah KKN ;

2. Meningkatkan kepercayaan publik kepada pemerintah melalui program kehumasan

hasil pengawasan ;

3. Mengembangkan governance system dan sinergi antar APIP dalam rangka

meningkatkan kualitas hasil pengawasan intern pemerintah guna memberi dukungan

bagi proses pengambilan kebijakan oleh presiden.

2.3 Struktur Organisasi

Bentuk organisasi perwakilan BPKP Provinsi Aceh adalah bentuk organisasi

devisional. Pada saat ini kantor BPKP Provinsi Aceh terdiri empat bagian tata usaha.

Kantor perwakilan BPKP Provinsi Aceh dipimpin oleh kepala perwakilan yang dibantu

oleh empat kepala bidang pengawasan ditambah satu kepala bagian tata usaha dan

bertanggung jawab langsung pada BPKP pusat Jakarta.

Bidang pengawasan tersebut terdiri dari :

Bidang IPP ( Pengawasan Instasi Pemerintah Pusat )

Bidang APP ( Akuntabilitas Pemerintah Pusat )

Bidang AN ( Akuntan Negara )

Bidang INV ( Investigasi )

Bidang TU ( Tata Usaha )

Struktur organisasi yang digunakan oleh kantor perwakilan BPKP provinsi Aceh

adalah tipe BI-2 yang terbentuk devisional yang dalam pelaksanaan berorentasi pada garis

( Line Organisasi From ) sesuai dengan keputusan kepala BPKP Nomor : KEP-123/K/1983

tanggal 10 Desember 1983.

2.4 Landasan Teori

2.4.1 Pengertian Sistem

Sistem berasal dari kata yunani yang artinya kesatuan. Suatu sistem terdiri dari

elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem adalah

jaringan kerja yang terdiri dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul

sama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai satu kesatuan yang terdiri dari dua atau

lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai tujuan (Jogianto H.M

1995).

2.4.2 Pengertian Data

Data adalah suatu istilah majemuk dari kata Datum yang berarti fakta atau bagian

fakta yang mengandung arti yang di hubungakan dengan kenyataan, gambaran, kata-kata,

huruf-huruf atau yang menunjukkan suatu ide.

Menurut Baridwan (1993) menyatakan bahwa data adalah sebagai kumpulan

karakter, fakta atau jumlah yang merupakan masukan bagi suatu sistem informasi.

Menurut Agustina (1992) data adalah keterangan mengenai sesuatu hal yang sudah

sering terjadi dan berupa himpunan fakta, angka, grafik, tabel, gambar, lambang, kata,

huruf-huruf yang menyatakan sesuatu pemikiran, objek, serta kondisi dan situasi.

Menurut Kadir (1999) data adalah fakta mengenai objek orang dan lain-lain.

Selanjutnya menurut Vincent (1988) menerangkan data adalah fakta-fakta terpisah yang

harus digabung terlebih dahulu dengan cara tersendiri agar data-data tersebut mempunyai

arti.

Dari pengertian di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa data adalah fakta

mengenai objek atau orang lain, yang kemudian diproses sehingga menghasilkan suatu

informasi yang lebih berguna. .

2.4.3 Pengertian Surat

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia “surat” merupakan kertas dan sebagainya

yang tertulis atau secarik kertas sebagai keterangan atas sesuatu yang tertulis.

Menurut Silmi (2002) surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk

mengadakan komunikasi secara tertulis.

Urusan surat adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan administrasi

kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak

seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai

berikut:

Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.

Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran dan tujuan seseorang untuk

dapat diketahui orang lain.

Sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak

kepada pihak lain.

Merupakan suatu bentuk gambaran suatu peristiwa atau keadaan yang

dituangkan dalam bentuk tulisan.

Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi

seseorang dan orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun

secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah

dimengerti, sederhana,dan teratur.

Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang

akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu diajukan. karena melalui surat itu

berarti penulis telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.

2.4.4 Pengertian Surat Masuk

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari

perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir

(pengiriman surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi).

Menurut Wursanto (1991) surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari

organisasi/instansi maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos),

maupun yang diterima dari kurir (pengantar surat) dengan mempergunakan buku

pengiriman.

2.4.5 Pengertian Surat Keluar

Surat Keluar adalah surat yang akan dikeluarkan oleh organisasi/instansi yang

ditujukan ke organisasi lain diluar organisasi itu sendiri.

Menurut Wursanto (1994) surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal,

bernomor, berstempel, dan telah di tanda tangani oleh berwenang) yang dibuat oleh

instansi, kantor maupun lembaga yang ditujuankan kepada instansi, kantor atau lembaga

lain.

Menurut Widjaja (1990) surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi

atau instansi yang ditujukan kepada organisasi/perorangan diluar organisasi tersebut.

2.5 Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk

menggambarkan arus dari data system yang penggunaanya sangat membantu untuk

memahami secara logika, terstruktur dan jelas. DFD merupakan salah satu alat pembuatan

model yang sering digunakan, khsusnya bila fungsi-fungsi system yang merupakan bagian

yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh system. Dengan

kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada

fungsi system.

Komponen DFD menurut Yourdan dan DeMarco :

Tabel 2.1 Komponen DFD Menurut Yourdan dan DeMarco

Simbol Arti

Satuan luar, satuan kesatuan atau entitas terlibat

Proses : simbol proses atau kegiatan yangdilaksanakan oleh orang atau mesin komputer.

Arah Arus Data, Arus informasi yang masuk dankeluaran antar bagian dan antar pemyimpanan

Simpanan data symbol baru media penyimpanan

data.

2.6 Entity Relation Diagram (Diagram ER)

Entity Relation Diagram adalah salah satu tehnik pemodelan data dengan cara

menentukan data apa saja yang terdapat dalam suatu entity dan hubungan antar entity.

Berikut simbol yang ada pada ERD

Tabel 2.2 Simbol Entity Relation Diagram (Diagram ER)

Simbol Keterangan

Entitas terlibat

Relasi antar entitas

Atribut

Penghubung Entitas dengan

relasi, Entitas dengan atribut

Atribut turunan

Atribut Key (kunci)

Atribut Komposisi

Ada tiga tipe Relationship yang dikenal, yaitu:

1. One to one (1:1)

Pada bentuk relasi ini, suatu entity hanya berelasi dengan satu entity lainnya,

misalnya 1 Direktur memimpin 1 Kantor

Gambar 2.1 Relasi One to One

2. One to Many (1:M)

Pada relasi ini suatu entity bisa mempunyai lebih dari satu relasi pada entity

lainnya, misal seorang dosen mengajar lebih dari satu mata kuliah

Gambar 2.2 Relasi One to Many

3. Many to Many (M:M)

Pada relasi ini banyak entity yang bisa berelasi dengan banyak entity lainnya,

sebagai contoh banyak pembeli bisa membeli banyak barang disuatu pasar

Direktur Memimpin Kantor

Mata KuliahDosen Mengajar

Pembeli BarangMembeli

Gambar 2.3 Many to Many

2.7 Website

Website atau juga di sebut Web adalah halaman yang di tampilkan di internet yang

memuat informasi tertentu (khusus). web pertama kali diperkenalkan pada tahun 1992. Hal

ini sebagai hasil usaha pengembangan yang dilakukan CERN di Swiaa. Internet dan web

adalah dua hal yang berbeda. Internet yaitu yang dapat menampilkan web-nya, sedangkan

web adalah yang ditampilkannya yang berupa susunan dari halaman-halaman yang

menggunakan teknologi Web dan saling berkaitan satu sama lain.

Word Wide Web atau Web adalah sub sistem dari internet. Word Wide Web adalah

daerah yang sangat populer dimana menyediakan segala macam informasi dari seluruh

dunia dan menyajikan secara multimedia (Lani Sindharta,1996:1)

Pada dasarnya website adalah sebuah cara untuk menampilkan suatu di internet.

Website adalah sebuah tempat di internet, siapa saja didunia ini dapat mengunjunginya,

kapan saja mereka dapat mengetahui tentang segala hal, memberi pertanyaan, memberikan

masukan atau bahkan mengetahui dan membeli produk. Internet bagaikan sebuah pusat

perdagangan terbesar didunia dan website adalah salah satu toko atau kios di pusat

perdagangan tersebut.

2.8 PHP (Personal Home Page / Hypertext Preprocessing)

PHP merupakan singkatan berulang dari PHP Hypertext Preprocessor, yang

sebelumnya merupakan Personal Home Page, pertama kali dibuat oleh Rasmus

Lerdof pada tahun 1995 CMIIW. PHP: Hypertext Preprocessor adalah bahasa skrip

yang dapat ditanamkan atau disisipkan ke dalam HTML. PHP banyak dipakai untuk

memrogram situs web dinamis. PHP dapat digunakan untuk membangun sebuah CMS.

Untuk menjalankan PHP diperlukan Web Server seperti Apache, PHP Interpreter,

MySQL sebagai database.

2.9 XAMMP

Xammp merupakan salah satu paket instalasi Apache, PHP, dan MySQL instant yang

dapat kita gunakan untuk membantu proses installasi ketiga produk tersebut.

2.10 MySQL

Pengertian MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data

SQL (bahasa Inggris: Database Management System) atau DBMS yang multithread,

multi- user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL

tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi General Public License (GPL),

tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana

penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL. (Wikipedia, 2012).

2.11 Pengertian Komputer

Istilah komputer berasal dari bahasa latin yaitu “Compute” yang artinya alat hitung,

akan tetapi komputer sendiri mempunyai arti sebagai suatu alat elektronika yang berfungsi

untuk mengolah data dengan bantuan operator system untuk menghasilkan informasi.

Berdasarkan definisi diatas penulis menyimpulkan bahwa komputer sebagai

sekumpulan alat logic yang dapat menerima data, mengolah data dan menyimpan data

dengan menggunakan program yang terdapat pada memori system komputer kemudian

memberikan hasil pengolahan tersebut dalam bentuk output setelah itu untuk keluaran

dalam bentuk informasi

2.12 Pengertian Macromedia Dreamweaver

Macromedia Dreamweaver adalah sebuah HTML editor professional untuk

mendesain secara visual dan mengelola situs Web maupun halaman Web. Saat ini terdapat

software dari kelompok Macromedia yang banyak digunakan untuk mendesain situs Web.

Macromedia Dreamweaver 3 merupakan versi lama dari Macromedia Dreamweaver dan

merupakan Web Authoring terbaik untuk tahun 2000. Pada tahun 2001, macromedia

meluncurkan macromedia Dreamweaver 4 yang lebih baik dan lebih canggih lagi. Pada

tahun 2002 Macromedia meluncurkan versi terbaru lagi, yaitu Macromedia Dreamweaver

MX. Dan seterusnya muncul Versi terbaru lagi dari Macromedia Dreamweaver adalah

Dreamweaver MX 2004. Pada Dreamweaver MX 2004 terdapat beberapa kemampuan

bukan hanya sebagai software untuk desain web saja, tetapi juga untuk menyunting kode

serta pembuatan aplikasi Web dengan menggunakan berbagai bahasa pemograman Web,

antara lain JPS, PHP, ASP dan ColdFusion.

Dreamweaver merupakan software utama yang digunakan oleh Web Desainer

maupun Web Programmer guna mengembangkan situs Web. Ruang kerja, fasilitas dan

kemampuan Dreamweaver mampu meningkatkan produktivitas dan evektifitas dalam

desain maupun membangun situs Web. Dreamweaver juga dilengkapi dengan fasilitas

untuk manajemen situs yang cukup lengkap.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Lokasi Penelitian

Tempat pelaksanaan penelitian ini penulis lakukan pada Kantor Badan Pengawasan

Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Cabang Perwakilan Provisi Aceh. yang beralamat di

Jalan Tgk. Panglima Nyak Makam Banda Aceh.

Tabel 3.3 Waktu Pelaksanaan Penelitian

3.2 Tahapan Pengumpulan Data

a. Studi Pustaka

Studi pustaka merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pengkajian terhadap

sumber-sumber referensi untuk memperoleh landasan teori, konseptual dan praktis

tentang permasalahan penelitian. Studi pustaka ini dilakukan dengan mendapatkan

data berupa-berupa buku, jurnal.

No Kegiatan April Mei Juni Juli AgustusIII

IV I II III IV I II III III IV III IV

1 Pengumpulan Data

2 Analisa Data3 Perancangan Database4 Perancangan Sistem5 Desain Sistem6 Pembuatan Sistem7 Pengujian Sistem8 Penyusunan Laporan9 Sidang Akhir

b. Studi Lapangan

1. Observasi, yaitu pengamatan langsung terhadap mekanisme sistem yang sedang

berjalan di Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Cabang

Perwakilan Provisi Aceh.

2. Wawancara (interview), yaitu pengumpulan data berdasarkan tatap muka dan tanya

jawab dengan karyawan di Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan

(BPKP) Cabang Perwakilan Provisi Aceh agar memperoleh informasi yang akurat

sehingga diharapkan dapat menjadi bahan masukkan maupun pertimbangan dalam

proses penelitian.

3.3 Alat-alat yang dipakai Dalam Penelitian

a. Perangkat Lunak (Software)

a) MySQL Versi 3.51.12

b) PHP Versi 4.0

c) Xampp Versi 2.5

b. Perangkat Keras (Hardware)

a) Processor : Intel Pentium

b) Monitor : LCD 12 Inc

c) Mouse : Optical Wheel Mouse

d) HardDisk : 320 GB

e) RAM :1GB

3.4 Analisa Data

Adapun metode dalam analisa data yang dipakai disini adalah :

a. Metode Deskriptif, Metode yang mengolah dan menafsirkan data dengan maksud

agar bisa memberikan gambaran yang jelas dan wajar mengenai keadaan yang akan

diteliti.

b. Metode Dedukatif, Metode yang menarik beberapa kesimpulan yang bersifat umum

menjadi kesimpulan yang bersifat khusus serta sekaligus memberikan saran dalam

rangka penyempurnaan aktivitas penelitian dimasa yang akan datang.

Sedangkan teknik Pengolahan Data yaitu, Data yang diperoleh dari hasil penelitian,

selanjutnya akan dianalisa secara kualitatif dengan membandingkan antara teori dengan

hasil penemuan lapangan.

3.5 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

Prosedur pengarsipan surat masuk yang sedang berjalan di Kantor Badan

Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh melalui

beberapa tahapan antara lain :

1. Sekretaris perwakilan menerima Surat dari instansi/Perusahaan lain.

2. Kemudian bagian sekretaris perwakilan mencatat data surat masuk.

3. Setelah dicatat surat dikeluarkan menjadi 2 file yaitu surat masuk dan salinan surat

masuk.

4. Salinan surat masuk disimpan sebagai arsip oleh sekretaris perwakilan dan surat

masuk diserahkan kepada kepala kantor.

Prosedur pengarsipan surat keluar yang sedang berjalan di Kantor Badan Pengawasan

Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh melalui beberapa tahapan

antara lain :

1. Sekretaris perwakilan memberikan konsep surat keluar kepada kepala kantor untuk

diperiksa secara manual.

2. Setelah diperiksa kepala kantor mengeluarkan file surat keluar yang harus diperbaiki

oleh sekretaris perwakilan.

3. Sekretaris perwakilan memberikan surat keluar yang sudah di perbaiki kepada kepala

kantor untuk ditanda tangani.

4. Setelah ditandatangani surat tersebut diberikan lagi kepada sekretaris perwakilan

untuk di catat.

5. Setelah dicatat surat dikeluarkan menjadi 2 file yaitu surat keluar dan salinan surat

keluar.

6. Salinan surat keluar disimpan sebagai arsip oleh sekretaris perwakilan dan surat

keluar diserahkan kepada instansi/perusahaan lain.

3.6 Flowmap

a) Flowmap prosedur arsip surat masuk yang sedang berjalan di Kantor Badan

Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh.

Instansi/Perusahaan Lain Sekretaris Perwakilan Kepala Kantor

Gambar 3.4 Flowmap Arsip Surat Masuk yang Berjalan

b) Flowmap prosedur arsip surat keluar yang sedang berjalan di Kantor Badan

Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh.

Surat dariInstansi/Perusahaan

lain

Surat dariInstansi/Perusahaan

lain

Surat MasukSurat Masuk

Mencatatdata Surat

Masuk

Sekretaris Perwakilan Kepala Kantor Instansi/PerusahaanLain

Ya

Tidak

Gambar 3.5 Flowmap Arsip Surat Keluar yang Berjalan

Konsep Surat Konsep Surat

Surat yang sudahdiperbaiki

Surat yang sudahditandatangani

Memcatat datasurat keluar

Surat yang sudahdiperbaiki

Surat yang harusdiperbaiki

Surat MasukSurat Keluar

MemeriksaSurat

Menandatanganisurat

Mencatat datasurat keluar

PerbaikiSurat

CekSurat

Surat Keluar

3.7 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan

Sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan di Kantor

Badan Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh

masih ada kekurangan, diantaranya :

1. Kesulitandalam pencarian arsip surat masuk dan surat keluar.

2. Cara penyimpanannya yang kurang efektif sehingga memungkinkan arsip bisa

hilang.

3.7.1 Usulan Perancangan Sistem

Dari kendala yang ada setelah di evaluasi, maka penulis mengajukan untuk membuat

Sistem Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar untuk menanggulangi kendala

yang sering terjadi. Dan untuk memperbaiki sistem yang ada agar lebih cepat, tepat,

efektif, dan efisien.

3.7.2 Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dari perancangan Sistem Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar

adalah sebagai berikut :

1. Untuk mempermudah pengarsipan surat masuk dan surat keluar.

2. Untuk mempermudah pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar.

3. Untuk mempermudah pencarian arsip surat masuk dan surat keluar.

3.7.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Gambaran umum sistem yang diusulkan dalam proses perancangan sistem ini,

penulisakan membangun sebuah Aplikasi Sistem Pengolahan Data surat masuk dan surat

keluar yang nantinya aplikasi tersebut dikelola oleh seorang Operator (salah satu pegawai

sekretaris perwakilan). Berikut adalah prosedur arsip surat masuk dan surat keluar yang

diusulkan :

1) Prosedur Arsip surat masuk yang Diusulkan

1. Operator menerima Surat dari instansi/Perusahaan lain.

2. Kemudian surat masuk tersebut diinput sehingga menghasilkan file baru.

3. Surat masuk kemudian diserahkan kepada kepala kantor sedangkan data surat

masuk beserta soft copy surat masuk diinput dan disimpan ke dalam aplikasi

system pengolahan data surat oleh operator.

2) Prosedur Arsip surat keluar yang diusulkan

1. Operator mencetak konsep surat keluar kepada kepala kantor untuk di periksa

secara manual.

2. Setelah di periksa kepala kantor mengeluarkan file surat keluar yang harus

dirubah oleh Operator.

3. Operator memberikan surat keluar yang sudah di rubah kepada kepala kantor

untuk ditanda tangani.

4. Setelah di tanda tangani surat tersebut diberikan lagi kepada operator untuk di

input sehingga menghasilkan file baru .

5. Surat keluar kemudian diserahkan kepada instansi/perusahaan lain sedangkan

data surat keluar beserta soft copy surat keluar diinput dan disimpan ke dalam

aplikasi system pengolahan data surat oleh operator.

Instansi/Perusahaan lain Operator Kepala Kantor

Gambar 3.6 Flowmap Arsip Surat Masuk yang Diusulkan

Surat Masuk Surat Masuk

Surat Masuk

Input Data SuratMasuk

DatabaseSurat

Masuk

Operator Kepala Kantor Instansi/PerusahaanLain

Ya

Tidak

Gambar 3.7 Flowmap Arsip Surat Keluar yang Diusulkan

Mencetak KonsepSurat

Konsep Surat Keluar

Surat yang sudahdirubah

Surat yang sudahditandatangani

Surat yang sudahditanda tangani

Surat yang sudahdirubah

Surat yang harusdirubah

MemeriksaKonsep Surat

Menandatanganisurat keluar

Merubahsurat keluar

CekkonsepSurat

Surat Keluar

Input Data Suratkeluar

DatabaseSuratKeluar

3.8.2 Aliran Informasi

Diagram konteks atau disebut juga dengan model sistem fundamental

merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah bubble tunggal dengan data

input output yang ditunjukkan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan.

Laporan surat masukLaporan surat keluar

Input data surat masukInput data surat keluar

Gambar 3.9 Diagram Kontek

3.9 Data Flow Diagram (DFD)

Terdapat 2 proses utama yaitu: proses daftar hadir masuk dan proses daftar hadir

keluar.

3.9.1 DFD Level 0

1. Surat Masuk

Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh operator dengan data dari

surat yang masuk untuk diarsipkan untuk keperluan tertentu.

AplikasiPengarsipanSurat Masuk

Dan SuratKeluar

Operator

2. Surat Keluar

Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh operator dengan data dari

surat yang akan keluar untuk diarsipkan untuk keperluan tertentu.

Tambah Surat

Tambah Surat

Edit Surat Edit Surat

Surat Masuk

Surat Keluar


Tambah Surat Tambah Surat



Disposisi Surat Masuk


Disposisi Surat KeluarEdit Surat Edit Surat

Gambar 3.10 DFD Level 0

1Surat

Masuk

2SuratKeluar

Operator

3Disposisi

SuratMasuk

4Disposisi

Suratkeluar

3.9.2 DFD Level 1 Proses Input Surat Masuk

1. Tambah

Operator menginputkan data isi surat masuk berupa id_operator, nomor_surat,

tanggal_surat, jenis_surat, asal_surat, perihal, disposisi dan keterangan.

2. Edit

Proses ini merupakan proses pengeditan data surat masuk jika ada kesalahan input

data pada proses tambah.

3. Cari

Proses ini merupakan proses pencarian data surat masuk yang sudah di input dan

tersimpan di database.

4. Preview

Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat yang sudah masuk

dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk laporan.

Input nomor surat Simpan Data Surat MasukInput nomor surat

Input tanggal suratInput asal surat

Input jenis suratInput perihal

Id operatorInput keterangan

Edit Data Surat Masuk Simpan Surat Masuk

Data Surat Masuk

Input pencarian nomor surat Cari Surat Masuk Surat Masuk

Input pencarian perihal

Input pencarian tanggal surat Info Data Surat Masuk

Lihat Preview Laporan Info Laporan Surat Masuk

Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses Input Surat Masuk

1.1Tambah

1.2Edit

1.3Cari

1.4Preview

Operator

3.9.3 DFD Level 2 Proses Input Surat Keluar

1. Tambah

Operator menginputkan data surat keluar berupa id_operator, nomor_surat,

tanggal_surat, jenis_surat, ditunjukan, dan keterangan.

2. Edit

Proses ini merupakan proses pengeditan data surat keluar jika ada kesalahan input

data pada proses tambah.

3. Cari

Proses ini merupakan proses pencarian data surat keluar yang sudah di input dan

tersimpan di database.

4. Preview

Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat yang sudah

masuk dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk laporan.

Input Id operator

Input nomor surat Simpan Data Surat Keluar

Input tanggal surat

Input perihal

Input ditunjukan

Input keterangan

Simpan Data Surat Keluar

Edit Data Surat Keluar Data surat Keluar

Input pencarian nomor surat Cari Surat Keluar Surat Keluar

Input pencarian tanggal surat

Input pencarian perihal Info Data Surat Keluar

Lihat priview laporan surat keluar Info Laporan Surat Keluar

2.1Tambah

2.2Edit

2.3Cari

2.4Priview

Operator

Gambar 3.12 DFD Level 2 Proses Input Surat Keluar

Input Id tujuan masuk

Input nomor surat Simpan Data

Input bagian

Input keterangan

Disposisi Surat Masuk

Input pencarian nomor surat Cari Disposisi Surat Masuk

Input pencarian id disposisi masuk

Info Data Disposisi Surat Masuk

Lihat priview laporan Disposisi surat masuk Info Laporan Disposisi Surat Masuk

3.1Tambah

3.2Cari

3.3Priview

Operator

Gambar 3.13 DFD Level 3 Proses Input Disposisi Surat Masuk

Input Id tujuan masuk

Input nomor surat Simpan Data

Input bagian

Input nama intansi

Input Keterangan

Disposisi Surat Keluar

Input pencarian nomor surat Cari Disposisi Surat Keluar

Input pencarian Id Disposisi Keluar

Info Data Disposisi Surat Keluar

Lihat priview laporan Disposisi Surat Keluar Info Laporan Disposisi Surat Keluar

4.1Tambah

4.2Cari

4.3Privie

w

Operator

Gambar 3.14 DFD Level 4 Proses Input Disposisi Surat Keluar

3.9.4 Tabel Final

Tabel 3.4 Tabel Operator

Nama Field Tipe Size

Nama Operator Varchar 50

Id_Operator Varchar 50

Pasword Varchar 50

Hak Akses Varchar 50

Tabel 3.5 Tabel Surat Masuk


Nomor_Surat Varchar 20

Tanggal_Surat Varchar 15

Jenis_Surat Varchar 20

Asal_Surat Varchar 20

Perihal Varchar 30

Keterangan Varchar 50

Id_Operator* Varchar 10

File Picture

Tabel 3.6 Tabel Disposisi Surat Masuk


Id_Disposisi_Masuk Varchar 10

Nomor_Surat* Varchar 20

Bagian Varchar 20


Tabel 3.7 Tabel Surat Keluar


Nomor_Surat* Varchar 20

Tanggal_Surat Varchar 15

Jenis_Surat Varchar 20

Ditunjukan Varchar 30

Perihal Varchar 30


Id_Operator Varchar 10

File Picture

Tabel 3.8 Tabel Disposisi Surat Keluar


Id_Disposisi_Masuk Varchar 10

Nomor_Surat Date 20

Nama_Instansi Text 20

Keterangan Date 50

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Diagram Flowchart

Diagram Flowchart merupakan metode untuk menggambarkan tahap-tahap dalam

menjalankan system informasi, pemecahan masalah dalam system informasi adapun tahap-

tahap dalam system pengolahan data surat masuk dan surat keluar yaitu menjelaskan

bagaimana proses pengolahan yang dilakukan mulai dari menjalankan program sampai

pada akhir program perancangan diagram flowchart sistem pengolahan data surat masuk

dan surat keluar.

Dari diagram flowchart pada sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar

pada kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) perwakilan provinsi

Aceh dapat dijelaskan bahwa, pada saat ingin menjalankan program yang pertama sekali

akan muncul adalah input password dan user harus memasukkan password dengan benar,

bila password yang dimasukkan salah maka akan kembali lagi ke input password, user

harus mengimput password sampai benar apabila password yang input benar maka user

akan masuk kedalam menu utama.

Dalam menu utama user dapat meng input informasi tentang data surat masuk dan

surat keluar, data bagian yang sudah disediakan pada form, setelah user menginput data

maka data tersebut akan tersimpan dalam database, apabila tersebut tidak di simpan maka

dia akan kembali lagi ke tampilan input data.

Pada menu laporan user dapat mencetak informasi tentang sistem pengolahan surat

masuk dan surat keluar dan laporan bagian dari jembatan apabila user ingin mencetak data

yang sudah diinput pada form maka data akan tercetak sebagai laporan. Apabila user tidak

ingin mencetak data maka akan kembali lagi ketampilan cetak data.

Tidak Ya

Start

InputPassword/Login

CekPassword

Y/THalaman Menu Utama

Input Surat MasukInput Disposisi Masuk

Input Surat KeluarInput Disposisi Keluar

Laporan Data Surat MasukLaporan Data Disposisi Masuk

Laporan Data Surat KeluarLaporan Data Disposisi Keluar

Logout

End

Gambar 4.15 Diagram Flowchart

4.2 Pengguanaan Aplikasi

Penggunaan Aplikasi Sistem Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar pada

kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi

Aceh, dilihat dari perancangan aplikasi ke dalam bentuk tampilan sebuah aplikasi.

4.2.1 Form Login

Form login digunakan sebagai sekuriti sistem dari penyalahgunaan hak akses,

sehingga keamanan data dapat terjamin. Di sini user diminta untuk memasukkan user

name dan password untuk dapat mengakses data selanjutnya. Untuk lebih jelas proses

Login dapat dilihat pada pada gambar di bawah.

.

Gambar 4.16 Tampilan Form Login

4.2.2 Menu Utama

Pada form dibawah ini adalah form menu utama yang isinya tampilan awal,

pengaturan, surat masuk, surat keluar,operator, profil instansi. Pengguna komputer tinggal

klik saja icon menu yang di inginkan untuk melihat apa saja yang ada di dalam file

tersebut.

Gambar 4.17 Tampilan Menu Utama

4.2.3 Input Surat

a. Input Surat Masuk

Menu input surat masuk merupakan halaman dimana user dapat menginput data

surat masuk. Dimana didalamnya berisikan tanggal surat, nomor surat, jenis surat,

perihal, dari, id operator, keterangandan file.

Gambar 4.18 Input Surat Masuk

b. Input Disposisi Surat Masuk

Menu input disposisi surat masuk merupakan halaman dimana user dapat

menginput data surat masuk. Dimana didalamnya berisikan id operator, nomor

surat, nama instansi, keterangan, lebih jelasnya seperti tampilan dibawah ini:

Gambar 4.19 Input Disposisi Surat Masuk

c. Input Surat Keluar

Menu input surat keluar merupakan halaman dimana user dapat menginput data

surat keluar. Dimana didalamnya berisikan nomor surat, tanggal surat, perihal,

ditunjukan, id operator, keterangan dan file. lebih jelasnya seperti tampilan dibawah

ini:

Gambar 4.20 Input Surat Keluar

d. Input Disposisi Surat Keluar

Menu input disposisi surat keluar merupakan halaman dimana user dapat

menginput data surat keluar. Dimana didalamnya berisikan id operator, nomor

surat, nama instansi, keterangan, lebih jelasnya seperti tampilan dibawah ini:

Gambar 4.21 Input Disposisi Surat Keluar

4.2.4 Lihat Surat

a. Lihat Surat Masuk

Menu Lihat Surat Masuk merupakan halaman untuk melihat seluruh data-data

surat masuk. Dibawah ini merupakan tampilan semua data surat masuk:

Gambar 4.22 Lihat Surat Masuk

b. Lihat Disposisi Surat Masuk

Menu Lihat Disposisi Surat Masuk merupakan halaman untuk melihat seluruh data-

data surat masuk. Dibawah ini merupakan tampilan semua data surat masuk:

Gambar 4.23 Lihat Disposisi Surat Masuk

c. Lihat Surat Keluar

Menu Lihat Surat Keluar merupakan halaman untuk melihat seluruh data-data

surat keluar. Dibawah ini merupakan tampilan semua data surat keluar:

Gambar 4.24 Lihat Surat Keluar

d. Lihat Disposisi Surat Keluar

Menu Lihat Disposisi Surat Keluar merupakan halaman untuk melihat seluruh data-

data surat keluar. Dibawah ini merupakan tampilan semua data surat keluar:

Gambar 4.25 Lihat Disposisi Surat Keluar

4.2.5 Pencarian Data Pada Lihat Data Surat

a. Pencarian Surat Masuk

Pada form dibawah ini user dapat mencari data surat masuk berdasarkan nomor

surat, tanggal surat dan perihal. Surat yang dimaksud akan muncul pada form

pencarian data.

Gambar 4.26 Pencarian Data Surat Masuk

b. Pencarian Disposisi Surat Masuk

Pada form dibawah ini user dapat mencari disposisi surat masuk berdasarkan

nomor surat dan nama bagian. Surat yang dimaksud akan muncul pada form

pencarian data.

Gambar 4.27 Pencarian Data Disposisi Surat Masuk

c. Pencarian Surat Keluar

Pada form dibawah ini user dapat mencari data surat keluar berdasarkan nomor

surat, tanggal surat dan perihal. Surat yang dimaksud akan muncul pada form

pencarian data

Gambar 4.28 Pencarian Data Surat Keluar

d. Pencarian Disposisi Surat Keluar

Pada form dibawah ini user dapat mencari disposisi surat keluar berdasarkan

nomor surat dan nama instansi. Surat yang dimaksud akan muncul pada form

pencarian data.

Gambar 4.29 Pencarian Data Disposisi Surat Keluar

4.2.6 Rancangan Keluar

a. Form Laporan Data Surat Masuk

Ini adalah berupa hasil laporan surat masuk yang akan dicetak setelah di input

form-form sebelumnya.

Gambar 4.30 Laporan Data Surat Masuk

b. Form Laporan Disposisi Surat Masuk

Ini adalah berupa hasil laporan disposisi surat masuk yang akan dicetak setelah di

input form-form sebelumnya.

Gambar 4.31 Laporan Data Disposisi Surat Masuk

c. Form Laporan Data Surat Keluar

Ini adalah berupa hasil laporan surat keluar yang akan dicetak setelah di input form-

form sebelumnya.

Gambar 4.32 Laporan Data Surat Keluar

d. Form Laporan Disposisi Surat Keluar

Ini adalah berupa hasil laporan disposisi surat keluar yang akan dicetak setelah di

input form-form sebelumnya.

Gambar 4.31 Laporan Data Disposisi Surat Keluar

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan dari pembahasan, penulis dapat menarik beberapa kesimpulan sebagai

berikut:

1. Dengan menggunakan Web pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan

Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh sangat membantu pegawai

dalam bekerja agar mempermudah serta mempercepat proses input surat masuk dan

surat keluar pada bagian Sekretaris Kepala Perwakilan. Untuk meningkatkan sistem

peng agendaan surat masuk dan surat keluar dari sistem manual menjadi sistem

komputerisasi.

2. Untuk menghasilkan informasi yang akurat dan berkualitas, serta mempermudah

perolehan data yang diinginkan.

3. Dengan pengolahan database berbasis elektronik, maka data mitra kerja pada

kantor Bandan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan

Provinsi Aceh lebih lebih cepat diakses.

5.2 SARAN

Untuk mendapatkan hasil yang optimal adapun saran yang ingin penulis sampaikan

setelah melakukan pengamatan dengan menguraikan data yang di dapat, maka penulis

menpunyai beberapa saran :

1. Untuk menpercepat dan mempermudah kinerja karyawan, sebaiknya digunakan

program Sistem Pengolahan Data, sehingga tidak terjadi permasalahan dalam

mengiput data surat masuk dan surat keluar.

2. Dilihat dari kegiatan yang dilaksanakan pada Badan Pengawasan Keuangan dan

Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh, maka perlu diadakan

pelatihan-pelatihan untuk lebih menguasai program Sistem Pengolahan Data .

DAFTAR PUSTAKA

Agustina. 1992, Sistem Pengolahan Data. Penerbit PT Elex Media Komputindo, Jakarta.Baridman. 1990, Pengertian Komputer. Penerbit Raneka Cipta, Bandung.

Jogianto. 2005, Pengenalan Komputer. Andi Offset, Jakarta.

Kadir. 1999, Dasar-dasar Pengenalan Komputer. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Silmi. 2002, Pengertian Surat. Sinar Jaya, Jakarta.

Vicent. 1988, Pengertian Database. Jakarta.

Widjaja. 1994, Pengertian Surat Masuk. Surabaya.

Wursanto. 1994, Pengertian Surat Keluar. Fajar, Surabaya.

Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi

Aceh [Online] Tersedia : www.bpkp.go.id/aceh.bpkp [20 Mei 2013]

BIODATA

A. Data Pribadi Nama : Redha Hidayatullah Tempat/Tgl.Lahir : Desa Baru, 01 Maret 1991 Jenis Kelamin : Laki-Laki Agama : Islam Pekerjaan : Mahasiswa Alamat : Desa Baru Kec. Samadua Kab. Aceh Selatan

B. Riwayat Pendidikan MIN Kasik Putih Kec. Samadua Kab. Aceh Selatan tamat tahun 2003 SMP Negeri 1 Samadua Kab. Aceh Selatan tamat tahun 2006 SMA Negeri 1 Samadua Kab. Aceh Selatan tamat tahun 2009 AMIK Indonesia Banda Aceh tamat tahun 2012

C. Orang Tua Nama Ayah : Ansari Is Pekerjaan : Wiraswasta Nama Ibu : Rasmah Z Pekerjaan : Ibu Rumah Tangga Alamat Orang Tua : Desa Baru Kec. Samadua Kab. Aceh Selatan

Demikian biodata ini saya perbuat dengan sebenarnya.

Saya yang membuat

REDHA HIDAYATULLAHNIM : 121020220033

sistem pengolahan data surat masuk dan …simtakp.uui.ac.id/dockti/redha_hidayatullah-1.pdf ·...

Documents