25

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

PADA BADAN PEMBINAAN PENDIDIKAN DAYAH ACEH

SKRIPSI

Di ajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syarat

guna memperoleh gelar Sarjana Komputer

STMIK U’Budiyah Indonesia

Oleh

Nama : Handayani

NIM : 121020220039

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

STMIK U’BUDIYAH INDONESIA

2013

26

LEMBAR PERNYATAAN

Saya menyatakan bahwa skripsi yang saya susun, sebagai syarat

memperoleh gelar sarjana merupakan hasil karya tulis saya sendiri. Adapun

bagian-bagian tertentu dalam penulisan skripsi ini yang saya kutip dari hasil karya

orang lain telah dituliskan sumbernya secara jelas sesuai dengan norma, kaidah,

dan etika penulisan ilmiah. Saya bersedia menerima sanksi pencabutan gelar

akademik yang saya peroleh dan sanksi-sanksi lainya sesuai dengan peraturan

berlaku, apabila dikemudian hari ditemukan adanya plagiat dalam skripsi ini.

Banda Aceh, September 2013

Materai 6000

(Handayani, A.Md)

121020220039

27

KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah yang maha pengasih lagi maha penyayang.

Segala puji dan syukur hanya kepada Allah SWT, Tuhan semesta alam. Shalawat

dan salam semoga tetap tercurahkan kepada junjungan kita Nabi besar

Muhammad SAW, keluarga dan sahabat-sahabatnya.

Alhamdulillahirabbil’alamin. Segala puji bagi Allah SWT, yang telah

melimpahkan rahmat, taufik, hidayah dan karunia-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan skripsi ini.

Skripsi ini dikerjakan demi memenuhi salah satu syarat guna memperoleh

gelar sarjana komputer di STMIK U’Budiyah Indonesia. Penulis menyadari

bahwa penulisan skripsi ini masih banyak kekurangan dan kekhilafan sehingga

jauh dari kesempurnaan, skripsi ini bukanlah tujuan akhir dari belajar karena

belajar adalah sesuatu yang tidak terbatas.

Terselesaikannya skripsi ini tentu tidak lepas dari dorongan dan ulur

tangan berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin mengungkapkan rasa terima

kasih dan penghargaan kepada:

1. Ayahanda Kasmi (alm) Ibunda Nur Asma Usman serta keluarga penulis.

2. Bapak Hendri Ahmadian, M.IM selaku dosen pembimbing.

3. Bapak T. Khairuman, M.Si selaku penguji I.

4. Bapak Fesrianevalda, ST, M.Cs selaku penguji II.

5. Ibu Fathiah, ST, M.Eng Ketua Prodi Sistem Informasi.

6. Bapak Jurnalis J. Hius, MBA Mantan Ketua Prodi Sistem Informasi.

7. Bapak Muslim, S.Si, M.InfoTech Mantan Ketua Prodi Sistem Informasi.

8. Bapak Agus Arinyanto, SE, M.Si Selaku Ketua STMIK U’Budiyah Indonesia.

9. Bapak Dr. Amin Harris, M.Pd Selaku Mantan Ketua STMIK U’Budiyah

Indonesia.

10. Teman-teman seperjuangan dan Karyawan-karyawati Akademik STMIK

U’Budiyah Indonesia.

28

11. Kepala Badan dan Karyawan-karyawati BPPD Aceh.

12. Semua pihak yang telah banyak membantu penulis dan tidak penulis sebutkan.

Semoga Allah SWT membalas kebaikan dan ketulusan semua pihak yang

telah membantu menyelesaikan skripsi ini dengan melimpahkan rahmat dan

karunia-Nya. “Amin”. Akhir kata penulis berharap skripsi ini dapat memberikan

wawasan dan pengetahuan kepada para pembaca pada umumnya dan pada penulis

khususnya.

Banda Aceh, September 2013

Penulis,

(Handayani, A.Md)

29

ABSTRAK

Peningkatan penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam sebuah organisasi

bertujuan untuk meningkatkan daya saing di berbagai bidang. Dalam era globalisasi pengunaan

SI/TI menjadi sangat penting sebagai media untuk meningkatkan proses antivitas perusahaan.

Maka dari itu perlu perencanaan strategis. Metode Enterprise Architecture (EA) merupakan cara

untuk membangun arsitektur informasi dari sebuah organisasi yang berfokus pada arsitektur data,

aplikasi dan teknologi. Penggunaan metodologi untuk mengumpulkan informasi adalah TOGAF

kerangka arsitektur. TOGAF menyediakan metode dan alat untuk membangun, mengelola dan

melaksanakan arsitektur perusahaan dan elemen maintenance. Key dari TOGAF adalah Metode

Pengembangan Arsitektur (ADM) yang menyediakan fitur khusus untuk proses pengembangan

arsitektur enterprise. ADM merupakan fitur penting yang memungkinkan perusahaan untuk

mendefinisikan kebutuhan bisnis dan membangun arsitektur tertentu untuk memenuhi kebutuhan

tersebut. ADM terdiri dari tahap yang diperlukan dalam membangun arsitektur enterprise, tahapan

ADM adalah Kerangka Awal dan Prinsip, Arsitektur Visi, Arsitektur Bisnis, Sistem Informasi

Arsitektur, Teknologi Arsitektur, Peluang dan Solusi, Perencanaan Migrasi, Tata Pelaksanaan

dan Manajemen Perubahan Arsitektur. Hasil dari penelitian ini adalah arsitektur bisnis, arsitektur

sistem informasi yang terdiri dari data dan arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi, sebagaimana

diatur dalam cetak biru (blue print). Arsitektur dari fungsi utama yang meliputi Penerimaan Bahan

Amprahan (PBAP), Penerbitan Surat Perintah Pembayaran (PSPM), dan Proses Verifikasi (PV),

sedangkan fungsi pendukung meliputi Manajemen Keuangan (MK), Manajemem Sarana dan

Prasarana (MSP), Sistem Teknologi Informasi (STI), dan Manajemen Administrasi (MA)

dimodelkan menggunakan Michael Porter Value Chain.

Keyword : Informasi dan Komunikasi, Enterprise Architecture (EA), TOGAF,

Blueprint, Proses Bisnis, Perencanaan Strategis.

30

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN ...................................................................... ii

LEMBAR PERSETUJUAN ........................................................................ iii

LEMBARAN PERNYATAAN ................................................................... iv

KATA PENGANTAR .................................................................................. v

ABSTRAK .................................................................................................... vii

DAFTAR ISI ................................................................................................. ix

DAFTAR GAMBAR .................................................................................... xiii

DAFTAR TABEL ........................................................................................ xiv

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1

1.1 Latar Belakang ...................................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah ................................................................................. 2

1.3 Ruang Lingkup ..................................................................................... 3

1.4 Tujuan Penelitian .................................................................................. 3

1.5 Manfaat Penelitian ................................................................................ 3

1.6 Batasan Masalah ................................................................................... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA .................................................................. 4

2.1 Teori Umum.......................................................................................... 4

2.1.1 Pengertian Sistem .................................................................... 4

2.1.2 Pengertian Data ......................................................................... 4

2.1.3 Pengertian Informasi ................................................................. 4

31

2.1.4 Pengertian Perencanaan ............................................................ 5

2.1.5 Pengertian Sistem Informasi ..................................................... 5

2.1.6 Pengertian Teknologi Informasi ............................................... 5

2.1.7 Perencanaan Strategi Sistem Informasi dan Teknologi

Informasi ................................................................................... 5

2.1.8 Pengertian Strategi .................................................................... 5

2.1.9 Pengertian Perencanaan Strategi ............................................... 5

2.1.10 Pengertian Strategi Sistem Informasi ....................................... 6

2.1.11 Pengertian Strategi Teknologi Informasi .................................. 6

2.1.12 Pengertian Strategi Bisnis ......................................................... 6

2.1.13 Pengertian Infrastruktur Teknologi Informasi .......................... 6

2.1.14 Pengertian Arsitektur Teknologi Informasi .............................. 7

2.1.15 Pengertian Efektivitas dan Efesiensi Sistem Informasi ............ 7

2.1.16 Keterbukaan Informasi Publik .................................................. 7

2.2 Teori Khusus ............................................................................... 8

2.2.1 Infrastruktur Teknologi Informasi ............................................ 8

2.2.2 Tipe Sistem Informasi ............................................................... 8

2.2.3 Infrastruktur Teknologi Informasi ............................................ 9

2.2.4 Enterprise ................................................................................. 9

2.2.5 Architecture .............................................................................. 10

2.2.6 Enterprise Architecture ............................................................. 10

2.2.7 Strategi Sistem Informasi/Teknologi Informasi ....................... 11

2.2.8 Unified Modelling Language .................................................... 11

2.2.9 Analisa Critical Success Factor ................................................ 14

2.2.10 Analisa Value Chain ................................................................. 15

2.2.11 The Open Group Architecture .................................................. 15

32

BAB III METODOLOGI PENELITIAN .................................................. 19

3.1 Ruang Lingkup Penelitian ................................................................... 19

3.2 Tempat dan Waktu Penelitian ............................................................... 19

3.3 Jenis Penelitian ..................................................................................... 19

3.4 Rancangan Penelitian............................................................................ 19

3.5 Metode Pengumpulan Data................................................................... 19

3.6 Metode Pengolahan Data ...................................................................... 20

3.7 Tahapan Penelitian................................................................................ 20

3.7.1 Tahap Awal (Preliminary Phase) ............................................. 21

3.7.2 Visi Arsitektur (Architecture Vision) ........................................ 22

3.7.3 Arsitektur Bisnis (Business Architecture) ................................. 22

3.7.4 Arsitektur Sistem Informasi (Information System Architecture) 22

3.7.5 Teknologi Arsitektur ( Technology Architecture) ..................... 23

3.7.6 Peluang dan Solusi (Opportunities and Solution) ..................... 23

3.7.7 Perencanaan Migrasi (Migration Planning) ............................. 23

3.7.8 Tatakelola Implementasi (Implementation Governance) ........ 24

3.7.9 Manajemen Perubahan Arsitektur

(Architecture Change Management)......................................... 24

BAB VI ANALISA DATA DAN PEMBAHASAN .................................... 25

4.1 Uraian Umum ...................................................................................... 25

4.2 Tahap Awal (Preliminary Phase) ......................................................... 25

4.2.1 Lingkup Enterprise Organisasi ................................................. 25

4.2.2 Konfirmasi Pemerintah dan Dukungan Framework ................. 27

4.2.3 Menentukan Framework Arsitektur .......................................... 28

4.2.4 Menggunakan Tools Arsitektur ................................................ 28

33

4.2.5 Prinsip-Prinsip Enterprise Archtecture (EA) ............................ 29

4.3 Manajemen Kebutuhan (Requirement Mangement) ............................. 29

4.3.1 Bisnis Inti (Core Business) ....................................................... 29

4.3.2 Proses Bisnis (Business Process) .............................................. 30

4.3.3 Issue Organisasi ........................................................................ 30

4.4 Phase A. Visi Arsitektur (Architecture Vision) ................................... 32

4.4.1 Profil Organisasi ....................................................................... 33

4.4.2 Pendefinisian Visi dan Misi ...................................................... 34

4.4.3 Tujuan Organisasi ..................................................................... 35

4.4.4 Sasaran Organisasi .................................................................... 36

4.4.5 Unit Organisasi ......................................................................... 36

4.4.6 Kondisi Arsitektur Saat Ini ....................................................... 38

4.5 Phase B Arsitektur Bisnis (Business Architecture) .............................. 41

4.5.1 Stakeholder Sub Bagian Keuangan ........................................... 41

4.5.2 Proses Bisnis Sub Bagian Keuangan ........................................ 42

4.5.3 Bagan Hirarki Fungsi ................................................................ 45

4.6 Phase C. Arsitektur Sistem Informasi

(Information System Architecture) ....................................................... 47

4.6.1 Arsitektur Data .......................................................................... 47

4.6.2 Arsitektur Aplikasi .................................................................... 53

4.7 Phase D. Teknolog Arsitektur ( Technology Architecture) .................. 56

4.7.1 Aliran Informasi Antar Sistem Aplikasi ................................... 57

4.7.2 Platform Aplikasi ...................................................................... 57

4.7.3 Infrastruktur Topology .............................................................. 58

4.8 Phase E. Peluang dan Solusi (Opportunities and Solution) .................. 59

34

4.8.1 Tabulasi Gap Sistem Informasi ................................................. 59

4.8.2 Tabulasi Gap Teknologi (Komponen Infrastruktur) ................. 60

4.9 Phase F. Perencanaan Migrasi (Migration Planning) .......................... 60

4.9.1 Urutan Implementasi Aplikasi .................................................. 60

4.9.2 Faktor Penentu (CSF) Implementasi ......................................... 62

4.10 Phase G. Tatakelola Implementasi (Implementation Governance) ..... 63

4.10.1 Tata Kelola Organisasi .............................................................. 63

4.10.2 Tata Kelola Teknologi Informasi .............................................. 63

4.11 Phase H. Manajemen Perubahan Arsitektur

(Architecture Change Management)......................................... 63

BAB V PENUTUP ........................................................................................ 65

5.1 Kesimpulan .......................................................................................... 65

5.2 Saran ..................................................................................................... 65

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 67

LAMPIRAN .................................................................................................. 69

BIODATA PENULIS ................................................................................... 80

35

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Intergrasi domain arsitektur pada Enterprise Architecture .... 11

Gambar 2.2 Dua komponen diagram Use Case aktor dan use case ........... 12

Gambar 2.3 Notasi komponen dalam Activity Diagram ............................ 13

Gambar 2.4 Notasi Class yang terdiri dari tiga bagian .............................. 14

Gambar 2.4 Notasi dalam Class Diagram.................................................. 14

Gambar 2.5 Model Value Chain (Sumber: Michel Porter, 1985) .............. 15

Gambar 2.6 ADM Clyle (Sumber: The Open Group, 2009) ...................... 16

Gambar 3.1 Tahapan Penelitian ................................................................. 21

Gambar 4.1 Value Chain Sub Bagian Keuangan ....................................... 26

Gambar 4.2 Kondisi jaringan Sub Bagian Keuangan................................. 39

Gambar 4.3 Model jaringan komputer OTTrans Media............................. 40

Gambar 4.4 Use Case Diagram .................................................................. 41

Gambar 4.5 Arsitektur Bisnis Sub Bagian Keuangan ................................ 47

Gamabr 4.6 Class Diagram PBAP ............................................................. 49

Gamabr 4.7 Class Diagram PSPM ............................................................. 49

Gambar 4.8 Class Diagram PV .................................................................. 50

Gambar 4.9 Class Diagram MK ................................................................. 50

Gambar 4.10 Class Diagram STI ................................................................. 51

Gambar 4.11 Class Diagram MA ................................................................. 51

Gambar 4.12 Class Diagram MSP ............................................................... 52

Gamabr 4.13 Solusi Aplikasi........................................................................ 54

Gambar 4.14 Pemetaan Arsitektur Sistem Aplikasi terhadap

Arsitektus Teknologi .............................................................. 55

Gambar 4.15 Aliran Informasi Antar Sistem Aplikasi ................................. 57

Gambar 4.16 Platform Aplikasi yang diusulkan .......................................... 57

Gambar 4.17 Skema Jaringan BPPD Aceh yang terhubung dengan

Sub Bagian Keuangan mengunakan wirelles ......................... 59

36

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Hubungan Stakeholder dengan Aktivitas Organisasi .................. 27

Tabel 4.2 Permasalahan Sub Bagian Keuangan .......................................... 30

Tabel 4.3 Solusi Bisnis Sub Bagian Keuangan ........................................... 31

Tabel 4.4 Solusi Sistem Informasi Sub Bagian Keuangan .......................... 32

Tabel 4.5 Data SDM Sub Bagian Keuangan ............................................... 34

Tabel 4.6 Data Sarana dan Prasarana Sub Bagian Keuangan ..................... 34

Tabel 4.7 Koleksi Data Sub Bagian Keuangan .......................................... 38

Tabel 4.8 Aplikasi Sub Bagian Keuangan................................................... 38

Tabel 4.9 Pemanfaatan Teknologi Sub Bagian Keuangan .......................... 39

Tabel 4.10 Kandidat Entitas .......................................................................... 48

Tabel 4.11 Solusi Aplikasi ............................................................................ 53

Tabel 4.12 Application Porfolio .................................................................... 54

Tabel 4.13 Indentifikasi Pengembangan Jaringan ......................................... 58

Tabel 4.14 Gap Analisa Sistem Informasi..................................................... 59

Tabel 4.15 Gap Teknologi ............................................................................. 60

Tabel 4.16 Kandidat Aplikasi Perspective Manajemen ................................ 61

Tabel 4.17 Kandidat Aplikasi Front Office System ...................................... 61

Tabel 4.18 Kandidat Aplikasi Back Office System ...................................... 61

Tabel 4.19 Urutan Implementasi Aplikasi .................................................... 62

37

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada era globalisasi saat ini, peran dari sistem informasi dan teknologi

informasi (SI/TI) dalam menjalankan kegiatan bisnis suatu organisasi di era

informasi saat ini sangat dibutuhkan. Dimana dapat dilihat bahwa SI/TI memiliki

beberapa peranan penting dalam suatu organisasi, antara lain, SI/TI merupakan

sarana untuk membantu suatu organisasi dalam mewujudkan efesiensi intergrasi

antara perspektif manajemen dan operasional (proses back office dan front office),

meningkatkan kualitas layanan kepada konsumen, SI/TI juga dapat dijadikan

dasar untuk membantu pengambilan keputusan. Selain itu, SI/TI dapat membantu

suatu organisasi dalam merencanakan program kerja ke depan atau secara umum

dapat dikatakan bahwa SI/TI berfungsi sebagai sarana dalam membantu organisasi

dalam merealisasikan tujuan strategisnya.

Pengelolaan keuangan dan sistem informasi keuangan daerah (PP. No. 56.

2005) sekarang ini berupaya mengikuti perkembangan Teknologi Informasi (TI)

dan Sistem Informasi (SI) dalam proses pengembangan sistem informasi

keuangan daerah, namun dalam pelaksanaannya belum mengikuti aturan sebuah

Enterprise Architecture (EA), bisa terlihat dengan pengembangan SI hanya untuk

memenuhi suatu kebutuhan terhadap unit kerja/divisi saja, hal ini mengakibatkan

tidak ada keterkaitan dengan SI yang sudah ada atau SI yang akan dibangun

sebagai solusi kebutuhan dari tiap unit kerja/divisi.

Persoalan di atas akan menimbulkan kelompok-kelompok SI, ketika proses

standarisasi mulai sistem keuangan berstandar nasional maka semakin sulit

melakukan intergrasi antar SI tersebut. Badan Pembinaan Pendidikan Dayah

(BPPD) Aceh telah memiliki infrastruktur SI namun tidak bisa dipergunakan

secara optimal, pengunaan yang tidak optimal terjadi pada Sistem Informasi

Pengelolaan Keuangan. Tanpa adanya Sumber Daya Manusia (SDM) yang

38

menangani secara profesional, sehingga tidak dapat di diplementasikan secara

optimal, tidak merepresentasikan proses bisnis atau aktivitas bisnis. Sistem yang

ada tidak mengunakan jaringan bersama antar sistem, sehingga tidak memiliki

keterhubungan.

Dari permasalahan di atas, perlu kiranya sebuah solusi berupa perencanaan

strategis sistem pemodelan arsitektur enterprise yang memandang elemen-elemen

yang berbeda dalam suatu organisasi/perusahaan secara keseluruhan sebagai satu

kesatuan. Untuk mengembangkan dan mengelola arsitektur enterprise perlu

diadopsi atau dikembangkan sendiri framework dan metodologi untuk arsitektur

enterprise (Yunis 2009).

Dampak dari hal tersebut perlu dilakukan suatu perencanaan strategis

SI/TI di lingkungan Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh yang mampu

menyelaraskan antara strategi bisnis dan strategi SI/TI sehingga dapat tercapai

tujuan secara efektif dan efisien. Konsep perencanaan strategis SI/TI yang

digunakan dalam pengembangan SI/TI adalah menggunakan kerangka The Open

Group Architecture Framework (TOGAF) dengan melakukan tahapan dalam

Architecture Development Method (ADM). Tahapan yang ada pada TOGAF ADM.

Oleh karena itu, berdasarkan latar belakang yang ada maka penulis ingin

menyusun penelitian dalam menunjang skripsi ini yang berjudul “Perencanaan

Strategis Sistem dan Teknologi Informasi Pada Badan Pembinaan

Pendidikan Dayah Aceh”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah, maka penelitian ini bertujuan untuk

menjawab permasalahan yang terjadi yaitu :

1. Bagaimana mendefinisikan TOGAF ADM untuk pemodelan arsitektur

enterprise dalam mendukung aktivitas bisnis di sistem informasi pengelolaan

keuangan.

2. Bagaimana model standar arsitektur enterprise yang sesuai untuk diterapkan di

Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh, digunakan sebagai pedoman untuk

mengembangkan SI/TI untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi.

39

1.3 Ruang Lingkup

Adapun ruang lingkup dari penelitian ini meliputi :

1. Penelitian terfokus pada sistem informasi pengelolaan keuangan dengan kasus

aktivitas bisnis organisasi dan kondisi SI/TI di Sub Bagian Keuangan.

2. Pemodelan arsitektur enterprise menghasilkan model dan kerangka dasar cetak

biru (blueprint) dalam perencanaan strategis pengembangan SI/TI yang

terintegrasi untuk mendukung percepatan tujuan organisasi.

1.4 Tujuan Penelitian

Sehubungan dengan rumusan masalah, tujuan penelitian ini adalah :

Membangun model arsitektur enterprise berupa model dan cetak biru

(blueprint) serta usulan strategis yang dapat digunakan untuk mempermudah

proses pengembangan SI/TI.

1.5 Manfaat Penelitian

Kontribusi yang diharapkan dari hasil penelitian ini, adalah sebagai

berikut:

1. Mempermudah proses pengembangan SI/TI dengan tujuan untuk membentuk

integritas informasi yang dikeluarkan tiap satuan kerja.

2. Memberikan gambaran blueprint sebagai landasan untuk pengembangan SI/TI.

1.6 Batasan Masalah

Batasan atau ruang lingkup permasalahan dalam penelitian ini, antara lain

adalah :

1. Penelitian dilakukan di BPPD Aceh pada Sub Bagian Keuangan yang

berfungsi sebagai pengelolaan data administrasi keuangan, verifikasi,

pembendaharaan, pembukuan, pelaporan realisasi fisik dan keuangan.

2. Penelitian ini dibatasi pada aktivitas bisnis di sistem informasi pengelolaan

keuangan pada Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh yang tertuang dalam tugas

pokok dan fungsi (tupoksi).

3. Penelitian ini tidak membahas bagaimana penyusunan anggaran biaya yang

dibutuhkan dari perencanaan strategis SI/TI.

40

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Teori Umum

2.1.1 Pengertian Sistem

Menurut O’Brien (2005,p22) sistem adalah kelompok komponen yang

saling berhubungan dan bekerjasama dalam mencapai tujuan bersama dengan

menerima input dan output dalam proses perpindahan yang telah diatur. Dia juga

mengatakan bahwa sistem adalah sekelompok elemen yang saling berhubungan

yang melakukan fungsi dasar dari sebuah sistem yaitu input, process, output,

storage, dan control sehingga memberikan alat pemroses informasi yang berguna

bagi user (O’Brien, 2005, p75).

Berdasarkan pemaparan di atas dapat kita simpulkan bahwa sistem adalah

sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan terintegrasi untuk melakukan

suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu.

2.1.2 Pengertian Data

Data adalah fakta atau observasi mentah yang biasanya banyak data

menjelaskan kegiatan tersebut (O’Brien, 2006, 26).

Berdasarkan pemaparan diatas dapat disimpulkan data adalah kumpulan

fakta mentah, angka-angka yang belum mempunyai arti berupa angka, huruf dan

gambar. Serta dapat menjadi dasar dalam pembuatan keputusan atau kebijakaan.

2.1.3 Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang telah diubah menjadi berarti dan berguna

khususnya bagi pengguna akhir O’Brien (2005, p27).

Dari teori-teori di atas dapat disimpulkan bahwa informasi yaitu

sekumpulan data yang telah diproses sehingga memiliki arti dan mempunyai

manfaat bagi pengguna (user).

41

2.1.4 Pengertian Perencanaan

Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat

strategi untuk mencapai tujuan itu dan mengembangkan rencana aktivitas kerja

organisasi (Agus Sabardi, 2001, p54).

2.1.5 Pengertian Sistem Informasi

Menurut O’Brien (2005, p5), sistem informasi dapat merupakan kombinasi

teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan

sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi

dalam sebuah organisasi.

2.1.6 Pengertian Teknologi Informasi

Menurut Whitten et al (2004, p10) menyatakan bahwa teknologi informasi

istilah yang menggambarkan kombinasi (jaringan data, gambar, dan suara).

2.1.7 Perencanaan Strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi

Menurut Turban (2003, p462), perencanaan strategi sistem informasi

merupakan sekumpulan tujuan jangka panjang yang menggambarkan kebutuhan

sistem dan arsitektur teknologi informasi untuk mencapai tujuan organisasi.

2.1.8 Pengertian Strategi

Strategi adalah pola pemberdayagunaan dan alokasi sumber daya dalam

sebuah organisasi, dimana pola tersebut memformulasikan tujuan utama

organisasi dan serangkaian usaha yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan

tersebut Robson (1997, p5).

2.1.9 Pengertian Perencanaan Strategi

Menurut Ward dan Peppard (2002, p69), perencanaan strategi

menunjukkan analisa yang komprehensif, sistematis untuk mengembangkan

rencana dari suatu aksi/kegiatan.

42

2.1.10 Pengertian Strategi Sistem Informasi

Menurut Ward dan Peppard (2002, p44), strategi sistem informasi adalah

strategi yang mendefinisikan kebutuhan organisasi atau perusahaan terhadap

informasi dan sistem yang mendukung keseluruhan strategi bisnis yang dimiliki

organisasi tersebut. Hal ini dihubungkan dengan konteks bisnis dengan

mempertimbangkan dampak persaingan dalam bisnis dan kebutuhan perusahaan

terhadap teknologi informasi atau sistem informasi. Pada dasarnya strategi sistem

informasi mendefinisikan dan memprioritaskan investasi yang harus dilakukan

perusahaan untuk mencapai portfolio aplikasi yang sesuai, mendefinisikan tujuan

yang akan dicapai dan menetukan perubahan yang harus dilakukan untuk

mencapai tujuan tersebut.

2.1.11 Pengertian Strategi Teknologi Informasi

Menurut Ward dan Peppard (2002, p44), strategi teknologi informasi

adalah strategi yang berfokus pada penempatan visi tentang bagaimana teknologi

dapat mendukung dalam memenuhi kebutuhan informasi dan sistem dari sebuah

informasi.

2.1.12 Pengertian Strategi Bisnis

Menurut Ward dan Peppard (2002, p69), strategi bisnis adalah sekumpulan

tindakan terintegrasi yang bertujuan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan

kekuatan perusahaan untuk menghadapi pesaing.

2.1.13 Pengertian Infrastructure Teknologi Informasi

Membahas infrastruktur teknologi suara, data dan video kompenen (EA)

dan artefak yang membentuk tingkat infrastruktur teknologi dari kerangka

enterprise architecture. Hal ini berfokus pada seberapa baik jaringan internal dan

eksternal, sistem dan kabel yang diintegrasikan untuk menciptakan sebuah

infrastruktur yang baik (Bernard, 2005, p184).

Infrastructure IT merupakan kesatuan fasilitas fisik teknologi informasi

yang terdiri atas komponen TI, pelayanan TI, dan personal TI.

43

2.1.14 Pengertian Architecture Teknologi Informasi

Menurut pendapat R.Kelly Rainer architecture IT yaitu perencanaan dan

pemetaan tingkat tinggi terhadap aset-aset informasi dalam suatu organisasi.

2.1.15 Pengertian Efektivitas dan Efisiensi Sistem Informasi

Menurut pendapat Markus Zahnd (2006, p200) efektivitas adalah yang

berfokus pada akibatnya, pengaruhnya, atau efeknya, sedangkan efisiensi berarti

tepat atau sesuai untuk mengerjakan sesuatu dengan tidak membuang-buang

waktu, tenaga, dan biaya.

2.1.16 Keterbukaan Informasi Publik

Salah satu tema penting dalam perbincangan demokratisasi di Indonesia

adalah keterbukaan informasi publik. Tujuan utama keterbukaan informasi di

setiap Negara adalah memastikan bahwa lembaga publik akan lebih akuntabel

dan kredibel dengan menyediakan informasi dan dokumen sesuai permintaan

publik (Bolton, 1996).

Regulasi untuk kebebasan atau keterbukaan informasi publik di Indonesia

tertuang dalam Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) Nomor

4 tahun 2008 yang menjamin hak warga atas informasi. Artinya, harapan akan

terwujudnya pemerintahan yang transparan dan akuntabel sudah terlembagakan.

Masyarakat sudah memiliki jaminan hukum yang mengatur haknya untuk

mengakses informasi dari badan publik. Mereka dapat meminta informasi yang

dibutuhkan dalam rangka ikut mengawasi jalannya pemerintahan. Selain itu, UU

KIP menjadi katalis dalam pemisahan antara informasi yang berhak didapatkan

oleh masyarakat dengan informasi yang bersifat rahasia. Beberapa hal yang

menjadi kewajiban badan publik sebagaimana terdapat dalam UU KIP antara lain:

Mendokumentasikan, menyediakan dan melayani permintaan informasi publik

(Pasal 1 ayat 9).

Menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan informasi publik selain

informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan (Pasal 7 ayat 1).

Menyediakan informasi publik yang akurat, benar dan tidak menyesatkan

44

(Pasal 7 ayat 2).

Membangun dan mengembangkan SI dan dokumentasi untuk mengelola

informasi publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan

mudah (Pasal 7 ayat 3).

Membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk

memenuhi hak setiap orang atas informasi publik (Pasal 7 ayat 4).

Memberikan pertimbangan secara tertulis dalam setiap kebijakan yang

memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan

dan keamanan Negara (Pasal 7 ayat 5).

Memanfaatkan sarana dan/atau media elektronik dan non-elektronik (Pasal

7 ayat 6).

Menyusun kearsipan dan pendokumentasian informasi publik (pasal 8).

Menunjuk dan menetapkan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

(Pasal 13 ayat 1).

2.2 Teori Khusus

2.2.1 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah tersusunnya orang, data, proses, interface,

jaringan, dan teknologi yang mempengaruhi terhadap dukungan dan memperbaiki

operasi dalam bisnis, hal ini untuk mendukung pemecahan masalah dan

pengambilan keputusan yang dibutuhkan dalam manajemen (Jeffrey & Lonnie

1998).

Sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan

antara satu komponen dengan komponen lainnya dengan tujuan mencapai tujuan

tertentu. Dalam sistem informasi harus memiliki klasifikasi alur informasi, hal ini

disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna

informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.

2.2.2 Tipe Sistem Informasi

Berikut ini tipe sistem informasi (Shelly 1999) :

1. Office Information System (OIS)

45

Sistem informasi yang menggunakan hardware, software dan networks untuk

meningkatkan alur kerja dan menyediakan fasilitas komunikasi antara

karyawan.

2. Transaction Processing System (TPS)

Sistem informasi yang menangkap dan melakukan proses data yang dihasilkan

selama kegiatan transaksi organisasi sehari-hari. Sebuah transaksi adalah

kegiatan usaha seperti, perintah pembayaran deposito, atau reservasi.

3. Management Information Systems (MIS)

Sistem informasi yang menghasilkan informasi akurat, tepat waktu dan

terorganisir sehingga manajer dan pengguna lain dapat membuat keputusan,

memecahkan masalah, mengawasi kegiatan, dan melacak kemajuan.

4. Decision Support Systems (DSS)

Pemrosesan transaksi dan sistem informasi manajemen menyediakan

informasi secara teratur. DSS membantu memberikan informasi untuk

mendukung keputusan.

5. Expert Systems (ES)

Sistem informasi yang menangkap dan menyimpan pengetahuan pakar

manusia dan kemudian meniru nalar manusia dan proses pengambilan

keputusan bagi mereka yang memiliki keahlian kurang dalam bidang tertentu.

Sistem pakar terdiri dari dua komponen utama: basis pengetahuan dan aturan-

aturan inferensi.

2.2.3 Infrastruktur Teknologi Informasi

Infrastruktur TI mencakup jaringan komunikasi, perangkat pemrosesan

informasi (server, workstation, dan peripheral pendukungnya), software system

(sistem operasi dan database RDBMS), dan media penyimpanan data

(Depkominfo, 2007).

2.2.4 Enterprise

Menurut para ahli, enterprise didefinisikan sebagai berikut :

1. Enterprise adalah keberfungsian seluruh komponen organisasi yang

dioperasikan di bawah kepemilikan atau control dari organisasi tunggal.

46

Enterprise dapat berupa bisnis, layanan (service) atau merupakan keanggotaan

dari suatu organisasi, yang terdiri dari satu atau lebih usaha, dan

dioperasikan pada satu atau lebih lokasi (Bureau, 2004).

2. Enterprise adalah kumpulan organisasi yang memiliki sekumpulan perintah

guna mencapai tujuan (Marc, 1998).

Berdasarkan kedua definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa

enterprise merupakan kumpulan dari integrasi sistem yang ada di suatu organisasi

di bawah control atau pengendalian berupa bisnis, layanan, maupun keanggotaan

guna mencapai tujuan organisasi.

2.2.5 Architecture

Architecture berdasarkan definisi para ahli, antara lain :

1. Architecture merupakan dasar sistem organisasi yang terdiri dari

sekumpulan komponen yang memiliki hubungan satu sama lainnya serta

memiliki keterhubungan dengan lingkungan sistem, dan memiliki aturan

untuk perancangan dan evaluasi (The Open Group, 2009).

2. Architecture adalah cara dimana sebuah sistem yang terdiri dari networks,

hardware dan software distrukturkan. Arsitektur pada dasarnya menceritakan

bagaimana bentuk konstruksi sebuah sistem, bagaimana setiap komponen

sistem disusun, dan bagaimana semua aturan dan interface (penghubung

sistem) digunakan untuk mengintegrasikan seluruh komponen yang ada

tersebut. Arsitektur juga mendefinisikan fungsi, deskripsi dari format data dan

prosedur yang digunakan komunikasi diantara setiap node dan workstation

(IBM, 1981).

2.2.6 Enterprise Architecture

Enterprise architecture (EA) atau lebih dikenal dengan arsitektur

enterprise adalah deskripsi dari misi stakeholder yang di dalamnya termasuk

informasi, fungsionalitas atau kegunaan, lokasi organisasi dan parameter kinerja.

EA adalah sebuah sistem atau sekumpulan sistem (Osvalds, 2001).

Bagaimana implementasi dari EA bias digunakan oleh organisasi adalah

sebaiknya organisasi mengadopsi sebuah metode atau framework yang bisa

47

digunakan dalam melakukan pengembangan arsitektur enterprise tersebut.

Sehingga, dengan ada metode EA diharapkan dapat mengelola sistem yang

kompleks dan dapat menyelaraskan bisnis dan TI yang akan di investasikan

(Kourdi, 2007). Contoh dari penerapan EA pada suatu organisasi adalah seperti

terlihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2.1 Integrasi Domain Arsitektural pada Enterprise Architecture

(Sumber: Jonkers, 2006)

2.2.7 Strategi Sistem Informasi/Teknologi Informasi

Strategi SI/TI meliputi dua (2) strategi yaitu strategi SI menekankan pada

penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan oleh organisasi. Esensi dari

strategi SI adalah menjawab pertanyaan “apa?”. Sedangkan strategi TI lebih

menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur dan keahlian khusus yang

terkait atau guna menjawab pertanyaan “bagaimana?” (Ward dan Peppard, 2002).

2.2.8 Unified Modelling Language

Unified Modelling Language (UML) adalah himpunan struktur dan teknik

untuk pemodelan desain object oriented programming (OOP) serta aplikasinya.

UML adalah metodologi untuk mengembangkan system OOP dan sekelompok

perangkat atau tools untuk mendukung pengembangan sistem. UML adalah suatu

bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan

mendokumentasikan suatu SI. UML adalah bahasa standar yang digunakan untuk

menentukan, visualisasi, membangun, dan mendokumentasikan artefak sistem

perangkat lunak (IBM, 1997).

48

Konsep UML bukan sebuah metoda tapi notasi, dan tidak memiliki

sebuah tahapan proses (Berclay dan Savage, 2004). Hal terpenting dari UML

adalah pemodelan dalam bentuk diagram yang memiliki peranan terpenting

dalam pengembangan perangkat lunak berbasis objek. Tujuan utama dalam

perancangan UML adalah memberikan dasar formal untuk memahami pemodelan

bahasa.

Bentuk diagram UML yang akan dijelaskan antara lain adalah sebagai

berikut :

1. Use Case Diagram

Diagram use case merupakan salah satu diagram untuk memodelkan

prilaku sistem dan merupakan pusat pemodelan prilaku sistem, subsistem dan

kelas. Masing-masing diagram use case menunjukan sekumpulan use case, aktor

dan hubungannya (Bambang, 2004). Use case adalah sekumpulan skenario

yang menjelaskan interaksi antara user dan sistem (IBM, 1997). Tujuan utama

pemodelan use case adalah (Bambang, 2004) :

a) Memutuskan dan mendeskripsikan kebutuhan-kebutuhan fungsional sistem.

b) Memberikan deskripsi jelas dan konsisten dari apa yang seharusnya dilakukan,

sehingga model use case digunakan diseluruh proses pengembangan untuk

mengacu sistem harus memberikan fungsionalitas yang dimodelkan pada use

case.

c) Menyediakan basis untuk melakukan pengujian sistem yang memverifikasi

sistem.

d) Menyediakan kemampuan melacak kebutuhan fungsional menjadi kelas-kelas

dan operasi-operasi aktual di sistem.

Diagram use case memiliki dua komponen penting yaitu aktor dan use

case.

Gambar 2.2 Dua komponen diagram use case aktor dan use case.

49

Aktor merepresentasikan user atau sistem lain yang berinterkasi dengan

sistem yang akan dimodelkan sedangkan use case merupakan pandangan luar

sistem yang merepresentasikan sebuah aksi user.

2. Activity Diagram

Activity diagram merupakan diagram yang merepresentasikan

fungsionalitas dari sistem untuk menjelaskan aktivitas sistem. Activity diagram

berupa operasi-operasi dan aktivitas di uses case, diagram ini dapat digunakan

untuk menjelaskan mekanisme dari aliran kerja bisnis, aksi pemrosesan, dan

aliran eksekusi dari use case. Gambar 2.3 merepresentasikan beberapa komponen

yang digunakan dalam activity diagram yang meliputi activity, activity initial, dan

join flow.

Gambar 2.3 Notasi komponen dalam activity diagram.

Beberapa komponen yang digunakan dalam activity diagram yang

meliputi activity, activity initial dan join flow. Activity merepresentasikan

aktivitas sistem atau user, activity initial merepresentasikan dimulainya aktivitas

sistem atau user, join flow merepresentasikan aktivitas paralel.

3. Class Diagram

Class diagram merupakan diagram yang paling umum dipakai disemua

pemodelan berorientasi objek digunakan untuk mejelaskan tipe objek dan

hubungannya. Class terdiri dari tiga bagian yaitu class name, attribute dan

operation, ketiga bagian tersebut disatukan dalam sebuah notasi yang

direpresentasikan.

50

Gambar 2.4 Notasi class yang terdiri dari tiga bagian.

Pada Gambar 2.4 class merupakan class name, nip:int berada pada bagian

attribute dan +getNip(): void berada pada bagian operation. Notasi lain yang

digunakan dalam activity diagram direpresentasikan pada Gambar 2.4 yang terdiri

dari generalize, aggregate, dan compose.

Gambar 2.4 Notasi dalam class diagram.

2.2.9 Analisa Critical Success Factor

Critical Success Factor (CSF) atau factor kritikal/kunci keberhasilan

merupakan metode untuk mengidentifikasi beberapa aktivitas yang bersifat kritis

yang harus dilakukan organisasi agar sukses. Peranan CSF dalam perencanaan

strategis SI/TI adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi

dengan strategi SI/TI. Analisa ini dapat digunakan mulai dari tingkat yang lebih

luas seperti secara keseluruhan, skala organisasi, skala bisnis unit/fungsi sampai

pada tingkat kebutuhan manajer secara individu.

51

2.2.10 Analisa Value Chain

Analisa Value Chain menguraikan organisasi menjadi aktivitas-aktivitas

yang relevan secara strategis untuk memahami perilaku biaya dan sumber

diferensiasi yang sudah ada dan yang potensial. Metode yang diperkenalkan

oleh Michael Porter ini digunakan untuk memeriksa seluruh kegiatan organisasi,

baik aktifitas utama maupun pendukung (Porter, 1985). Model value chain dapat

dilihat pada Gambar 2.5.

Gambar 2.5 Model Value Chain (Sumber: Porter, 1985)

2.2.11 The Open Group Architecture Framework

The Open Group Architecture Framework (TOGAF) memberikan metode

yang detail bagaimana membangun dan mengelola serta mengimplementasikan

EA dan SI yang disebut dengan Architecture Development Method (ADM) (The

Open Group, 2009). Elemen kunci dari TOGAF adalah ADM yang memberikan

gambaran spesifik untuk proses pengembangan EA (Lise, 2006). ADM adalah

fitur penting yang memungkinkan perusahaan mendefinisikan kebutuhan bisnis

dan membangun arsitektur spesifik untuk memenuhi kebutuhan itu. ADM terdiri

dari tahapan-tahapan yang dibutuhkan dalam membangun EA, tahapan-tahapan

ADM ditunjukkan pada Gambar 2.6 juga merupakan metode yang fleksibel yang

dapat mengantifikasi berbagai macam teknik pemodelan yang digunakan dalam

perancangan, karena metode ini bisa disesuaikan dengan perubahan dan

kebutuhan selama perancangan dilakukan.

52

Gambar 2.6 ADM Cycle (Sumber: The Open Group, 2009)

Gambar 2.6 juga menyatakan visi dan prinsip yang jelas tentang

bagaimana melakukan pengembangan EA, prinsip tersebut digunakan sebagai

ukuran dalam menilai keberhasilan dari pengembangan EA oleh organisasi (The

Open Group, 2009), prinsip-prinisip tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Prinsip Enterprise

Pengembangan arsitektur yang dilakukan diharapkan mendukung seluruh

bagian organisasi, termasuk unit-unit organisasi yang membutuhkan.

2. Prinsip Teknologi Informasi (TI)

Lebih mengarahkan konsistensi penggunaan TI pada seluruh bagian

organisasi, termasuk unit-unit organisasi yang akan menggunakan.

3. Prinsip Arsitektur

Merancang arsitektur sistem berdasarkan kebutuhan proses bisnis dan

bagaimana mengimplementasikannya.

Langkah awal yang perlu diperhatikan pada saat mengimplementasikan

TOGAF ADM adalah mendefinisikan persiapan-persiapan yaitu dengan cara

mengidentifikasi kontek arsitektur yang akan dikembangkan, kedua adalah

mendefenisikan strategi dari arsitektur dan menetapkan bagian-bagian arsitektur

yang akan dirancang, yaitu mulai dari arsitektur bisnis, arsitektur sistem

informasi, arsitektur teknologi, serta menetapkan kemampuan dari arsitektur yang

akan dirancang dan dikembangkan (Harrison dan Varveris, 2006).

53

Tahapan dari TOGAF ADM secara ringkas bias dijelaskan sebagai

berikut:

A. Visi Arsitektur (Architecture Vision)

Menciptakan keseragaman pandangan mengenai pentingnya arsitektur

enterprise untuk mencapai tujuan organisasi yang dirumuskan dalam bentuk

strategi serta menentukan lingkup dari arsitektur yang akan dikembangkan.

Pada tahapan ini berisikan pertanyaan-pertanyaan yang diajukan untuk

mendapatkan arsitektur yang ideal.

B. Arsitektur Bisnis(Business Architecture)

Mendefinisikan kondisi awal arsitektur bisnis, menentukan model bisnis atau

aktivitas bisnis yang diinginkan berdasarkan skenario bisnis. Pada tahap ini

tools dan metode umum untuk pemodelan seperti: BPMN, IDEF dan UML

bisa digunakan untuk membangun model yang diperlukan.

C. Arsitektur Sistem Informasi ( Information System Architecture)

Pada tahapan ini lebih menekankan pada aktivitas bagaimana arsitektur SI

dikembangkan. Pendefinisian arsitektur SI dalam tahapan ini meliputi

arsitektur data dan arsitektur aplikasi yang akan digunakan oleh organisasi.

Arsitekur data lebih memfokuskan pada bagaimana data digunakan untuk

kebutuhan fungsi bisnis, proses dan layanan. Teknik yang bisa digunakan

dengan yaitu : ER-Diagram, Class Diagram, dan Object Diagram. Pada

arsitektur aplikasi lebih menekan pada bagaimana kebutuhan aplikasi

direncanakan dengan menggunakan Application Portfolio Catalog, serta

menitik beratkan pada model aplikasi yang akan dirancang. Teknik yang

bisa digunakan meliputi: Application Communication Diagram, Application

and User Location Diagram dan lainnya.

D. Arsitektur Teknologi ( Technology Architecture)

Membangun arsitektur teknologi yang diinginkan, dimulai dari penentuan

jenis kandidat teknologi yang diperlukan dengan menggunakan Technology

Portfolio Catalog yang meliputi perangkat lunak dan perangkat keras. Dalam

tahapan ini juga mempertimbangkan alternatif-alternatif yang diperlukan

dalam pemilihan teknologi. Teknik yang digunakan meliputi Environment and

54

Location Diagram, Network Computing Diagram, dan lainnya.

E. Peluang dan Solusi (Opportunities and Solution)

Pada tahapan ini lebih menekan pada manfaat yang diperoleh dari EA yang

meliputi arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur

teknologi, sehingga menjadi dasar bagi stakeholder untuk memilih dan

menentukan arsitektur yang akan diimplementasikan. Untuk memodelkan

tahapan ini dalam rancangan bisa menggunakan teknik Project Context

Diagram dan Benefit Diagram.

F. Perencanaan Migrasi (Migration Planning)

Pada tahapan ini akan dilakukan penilaian dalam menentukan rencana migrasi

dari suatu sistem informasi. Biasanya pada tahapan ini untuk pemodelannya

menggunakaan matrik penilaian dan keputusan terhadap kebutuhan utama dan

pendukung dalam organisasi terhadap implentasi sistem informasi.

G. Tatakelola Implementasi (Implementation Governance)

Menyusun rekomendasi untuk pelaksanaan tatakelola implementasi yang

sudah dilakukan, tatakelola yang dilakukan meliputi tatakelola organisasi,

tatakelola teknologi informasi, dan tatakelola arsitektur. Pemetaaan dari

tahapan ini bisa juga dipadukan dengan framework yang digunakan untuk

tatakelola seperti COBIT dari IT Governance Institute (ITGI) (The Open

Group, 2009).

H. Manajemen Perubahan Arsitektur (Architecture Change Management)

Menetapkan rencana manajemen arsitektur dari sistem yang baru dengan

cara melakukan pengawasan terhadap perkembangan teknologi dan perubahan

lingkungan organisasi, baik internal maupun eksternal serta menentukan

apakah akan dilakukan siklus pengembangan EA berikutnya. TOGAF juga

merupakan metode yang bersifat generik dan mudah di implementasikan

berdasarkan kebutuhan banyak organisasi, baik organisasi swasta ataupun

pemerintahan.

55

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Ruang Lingkup Penelitian

Adapun ruang lingkup penelitian yang akan dibahas dalam penulisan

skripsi ini adalah :

Penelitian terfokus pada sistem informasi pengelolaan keuangan dengan

kasus aktivitas bisnis organisasi dan kondisi SI/TI di Sub Bagian Keuangan BPPD

Aceh.

3.2 Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di Badan Pembinaan Pendidikan Dayah Aceh

pada Sub Bagian Keuangan yang terletak di jalan Twk. Hasyim Banta Muda No. 4

Gampong Mulia Kecamatan Kuta Alam Kota Banda Aceh. Adapun pelaksanaan

kegiatan penelitian atau pengumpulan datanya yaitu dilakukan pada bulan Juli

sampai dengan Agustus 2013.

3.3 Jenis Penelitian

Jenis penelitian dalam penulisan skripsi ini adalah aktivitas bisnis dan

kondisi SI/TI di Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh.

3.4 Rancangan Penelitian

Hasil rancangan dalam penelitian ini adalah cetak biru (blue print) SI/TI

yang standar untuk dapat diterapkan pada Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh.

3.5 Metode Pengumpulan Data

1. Studi Pustaka

Metode Studi Pustaka dilakukan dengan mengumpulkan data dan

informasi yang dijadikan sebagai referensi dalam perencanaan strategis SI/TI.

Referensi - referensi tersebut berasal dari buku-buku pegangan maupun publikasi

56

hasil penelitian, artikel, situs internet serta sumber informasi lain yang berkaitan

dengan penelitian ini.

2. Observasi

Observasi atau pengamatan dilakukan di Bagian Keuangan BPPD Aceh.

Pengamatan dilakukan pada proses aktivitas bisnis dan kondisi SI/TI yang saat ini

digunakan.

3. Wawancara

Kegiatan ini dimaksudkan untuk menggali informasi terkait proses

aktivitas bisnis dan kondisi SI/TI yang ada dan terutama untuk menggali hal-hal

apa saja yang berpengaruh dalam perencanaan strategi SI/TI. Wawancara

dilakukan terhadap para nara sumber yang berkaitan dengan proses aktivitas

bisnis dan para pengambil kebijakan.

3.6 Metode Pengolahan Data

Metode pengolahan data dalam penelitian ini mengunakan kerangka The

Open Group Architecture Framework (TOGAF) Architecture Development

Method (ADM). Dan software Enterprise Architect Corporate Edition.v7.5.845

dengan teknologi Model-Driven Architecture (MDA) TOGAF ADM.

3.7 Tahapan Penelitian

Tahapan penelitian yang dilakukan mengacu pada kerangka The Open

Group Architecture Framework (TOGAF) yang merupakan kerangka kerja

arsitektur di suatu organisasi yang memberikan pendekatan secara komprehensif

untuk melakukan desain, perencanaan, implementasi, dan tatakelola arsitektur

sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) organisasi. Dapat di lihat seperti

pada Gambar 3.1 di bawah ini.

57

Gambar 3.1 Tahapan penelitian

Berdasarkan tahapan penelitian pada Gambar 3.1, maka tahapan penelitian

secara lebih detail dapat dijelaskan sebagai berikut :

3.7.1 Tahap Awal (Preliminary Phase)

Tahapan preliminary phase menentukan framework dan ruang lingkup

Enterprise Architecture (EA) yang akan dikembangkan serta pendefinisian dari

unsur manajemen dimana dibentuk tim arsitektur dan organisasi.

58

3.7.2 Visi Arsitektur (Architecture Vision)

Tahapan architecture vision menentukan kebutuhan yang dibutuhkan

untuk perancangan arsitektur sistem informasi yang meliputi :

Profil organisasi.

Pendefinisian visi dan misi.

Tujuan organisasi.

Sasaran organisasi.

Proses bisnis organisasi.

Unit organisasi.

Kondisi arsitektur saat ini.

3.7.3 Arsitektur Bisnis (Business Architecture)

Tahapan business architecture menentukan model bisnis atau aktivitas

bisnis yang diinginkan berdasarkan skenario bisnis organisasi. Dalam tahapan ini

ada tiga (3) hal yang harus dilakukan, yaitu :

1. Menentukan sudut pandang untuk memperlihatkan bagaimana stakeholder

saling berhubungan.

2. Menentukan sumber daya yang relevan, seperti model dan pola yang

digunakan.

3. Memilih dan menentukan tools dan metode umum untuk pemodelan seperti

Unified Modelling Language (UML) dan Bagan Hirarki Fungsi dapat

digunakan untuk membangun model yang diperlukan.

3.7.4 Arsitektur Sistem Informasi (Information System Architecture)

Tahapan information system architecture menentukan arsitektur data dan

arsitektur aplikasi. Arsitekur data lebih memfokuskan pada bagaimana data

digunakan untuk kebutuhan fungsi bisnis, proses dan layanan. Tools yang dapat

digunakan yaitu : Activity Diagram dan Class Diagram. Tahapan dalam membuat

arsitektur data adalah :

1. Mendefinisikan entitas.

2. Membuat model konseptual relasi entitas.

59

Pada arsitektur aplikasi lebih menekan pada bagaimana kebutuhan aplikasi

direncanakan, dengan tahapan :

1. Mendefiniskan aplikasi.

2. Membuat model konseptual proses bisnis berdasarkan aktivitas skenario bisnis

dari aplikasi.

3.7.5 Technology Architecture ( Technology Architecture)

Tahapan technology architecture mendefinisikan teknologi-teknologi

utama yang dibutuhkan untuk menyediakan dukungan lingkungan teknologi bagi

aplikasi beserta data yang akan dikelola menggunakan teknologi tersebut. Untuk

membangun arsitektur teknologi dibutuhkan tahapan sebagai berikut :

1. Mengidentifikasi prinsip-prinsip teknologi dan platform.

2. Mendefinisikan platform dan distribusi teknologi.

3. Merelasikan platform teknologi dengan aplikasi dan fungsi bisnis.

4. Mendistribusikan arsitektur teknologi.

3.7.6 Peluang dan Solusi (Opportunities and Solution)

Tahapan opportunities and solution berisi kegiatan yang dilakukan

meliputi :

1. Mengevaluasi dan memilih alternatif implementasi.

2. Mendefinisikan strategi implementasi dan rencana implementasi.

3.7.7 Perencanaan Migrasi (Migration Planning)

Tahapan migration planning melakukan penyusunan urutan proyek-proyek

berdasarkan prioritas dari berbagai perspektif (perspektif manajemen dan

operasional) dan manfaat dari proyek migrasi. Dalam tahapan ini, dilakukan

penilaian dalam menentukan rencana migrasi dari suatu SI. Output dari tahapan

ini akan dihasilkan roadmap aplikasi.

60

3.7.8 Tatakelola Implementasi (Implementation Governance)

Tahapan implementation governance melakukan penyusunan rekomendasi

untuk pelaksanaan tata kelola implementasi yang sudah dilakukan, tata kelola

yang dilakukan meliputi tata kelola organisasi, tata kelola TI, dan tata kelola

arsitektur.

3.8.9 Manajemen Perubahan Arsitektur (Architecture Change Management)

Tahapan change management melakukan rencana manajemen terhadap

arsitektur yang diimplementasikan dengan cara melakukan pengawasan terhadap

perkembangan teknologi dan perubahan lingkungan organisasi. Tahapan ini juga

menentukan apakah akan dilakukan siklus pengembangan Enterprise Architecture

(EA) di masa yang akan datang.

61

BAB IV

ANALISA DATA DAN PEMBAHASAN

4.1 Uraian Umum

Pada pembahasan ini, dalam rangka mempersiapkan perancangan

Enterprise Architecture (EA) harus meliputi tiga tahapan awal dari struktur dasar

TOGAF ADM, yaitu Preliminary Phase, Architecture Vision, dan Businness

Architecture untuk melakukan proses pengenalan objek penelitian yaitu Sub

Bagian Keuangan BPPD Aceh yang dilakukan secara mendalam, serta

selanjutnya adalah menjelaskan pembahasan mengenai Information System

Architecture, Technology Architecture, Opportunities and Solution, Migration

Planning, Implementation Governance dan Change Management.

4.2 Tahap Awal (Preliminary Phase)

Pada tahapan ini dilakukan langkah-langkah yaitu lingkup enterprise

organisasi, konfirmasi pemerintah dan dukungan framework, menentukan

framework arsitektur, dan memanfaatkan tools arsitektur dan penggunaan prinsip-

prinsip EA.

4.2.1 Lingkup Enterprise Organisasi

Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh adalah Sub Bagian Keuangan yang

menyelenggarakan pelaksanaan tugas pengelolaan administrasi keuangan,

verifikasi, pembendaharaan, pembukuan, pelaporan realisasi fisik dan keuangan

pada BPPD Aceh.

EA organisasi pada Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh memiliki proses

aktivitas manajemen keuangan, manajemen administrasi, dan manajemen

sumber daya manusia (SDM). Pendefinisian proses aktivitas bisnis Sub

Bagian Keuangan BPPD Aceh digambarkan dengan menggunakan analisis

value chain yang terlihat pada Gambar 4.1.

62

Gambar 4.1. Value Chain Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh

Berdasarkan Gambar 4.1, maka deskripsi dari fungsi bisnis tersebut adalah

sebagai berikut :

1. Aktivitas Utama

a. Penerimaan Bahan Amprahan dan Pembukuan (PBAP)

b. Penerbitan Surat Perintah Membayar (PSPM)

c. Proses Verifikasi (PV)

2. Aktivitas Pendukung

a. Manajemen Keuangan (MK)

b. Sistem Teknologi Informasi (STI)

c. Manajemen Administrasi (MA)

d. Manajemen Sarana dan Prasarana (MSP)

Proses bisnis di Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh memiliki beberapa

stakeholder. Berikut stakholder yang memiliki kepentingan terhadap proses bisnis

utama dan pendukung yaitu:

1. Sub Bagian Keuangan, yang terdiri dari Kepala Sub Bagian, Bendahara dan

Staff Pelaksana.

2. Pemerintah, terdiri dari Kepala Badan, Sekretarias, Pejabat Pelaksana Teknis

Kegiatan dan Dinas Keuangan Aceh.

Manajemen Keuangan

Manajemen Sarana dan Prasarana

Manajemen Administrasi

Sistem Teknologi Informasi

Penerimaan

Bahan

Amprahan

dan

Pembukuan

Penerbitan

Surat

Perintah

Membayar

Proses

Verifikasi

Aktivitas Utama

S

t a

k

e h

o

l

d

e

r

A

k

t

i

v

i

t

a

s

P

e

n

d

u

k

u

n

g

63

3. Masyarakat, terdiri dari Guru/Teungku Dayah, Ulama Dayah, Perusahaan

(kontraktor). Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM). Penjelasan hubungan

stakeholder dengan aktivitas dalam organisasi, terlihat dalam Tabel 4.1.

Tabel 4.1. Hubungan Stakeholder dengan Aktivitas Organisasi

Stakeholder

Aktivitas

Sub Bagian

Keuangan Pemerintah Masyarakat

Aktivitas Utama :

PBAP

PSPM

PV

Kepala Sub

Bagian, Bendahara

dan Staff

Pelaksana.

Kepala Badan,

Sekretarias, Pejabat

Pelaksana Teknis

Kegiatan, Dinas

Keuangan Aceh.

Guru/Teungku

Dayah, Ulama

Dayah,

Perusahaan

(kontraktor).

Aktivitas Pendukung:

MK

STI

MA

MSP

Kepala Sub

Bagian,

Bendahara dan

Staff Pelaksana.

Kepala Badan,

Sekretarias, Pejabat

Pelaksana Teknis

Kegiatan, Dinas

Keuangan Aceh.

Guru/Teungku

Dayah, Ulama

Dayah,

Perusahaan

(kontraktor),

Lembaga

Swadaya

Masyarakat

(LSM).

4.2.2 Konfirmasi Pemerintah dan Dukungan Framework

Pada tahap ini dilakukan pendefinisian komitmen yang berhubungan

dengan manajemen. Komitmen yang dimaksud disini adalah berhubungan dengan

beberapa kebijakan yang berkenaan dengan tugas, fungsi dan tanggung jawab Sub

Bagian Keuangan BPPD Aceh.

Adapun peraturan perundang-undangan yang dimaksud antara lain:

1. UU No. 17/2003 tentang Keuangan Negara;

2. UU No. 1/2004 tentang Perbendaharaan Negara;

3. UU No. 15/2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab

Keuangan Negara;

4. UU No. 32/2004 tentang Pemerintahan Daerah;

5. PP No. 24/2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan;

6. PP No. 56/2005 tentang Sistem Informasi Keuangan Daerah;

7. PP No. 58/2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah;

64

8. PP No. 65/2005 tentang Peraturan Pemerintah tentang Pedoman Penyusunan

dan Penerapan Standar Pelayanan Minimal;

9. PP No. 8/2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah;

10. PP No. 3/2007 tentang Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah

Kepada Pemerintah, Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Kepala

Daerah Kepada Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan Informasi Laporan

Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah Kepada Masyarakat;

11. PP No. 39/2007 tentang Pengelolaan Uang Negara/Daerah;

Selain beberapa kebijakan di atas, diperoleh komitmen manajemen yaitu

adanya rencana pengembangan infrastuktur TI dan pengembangan Sistem

Informasi Keuangan Daerah.

4.2.3 Menentukan Framework Arsitektur

Framework arsitektur yang akan digunakan adalah ADM, hal ini untuk

menentukan bagaimana sebuah EA dibangun, dipelihara dan diterapkan. ADM

memiliki siklus tahapan sebanyak 8 (delapan) tahapan, yaitu:

1. Phase A : Architecture Vision

2. Phase B : Business Arsitecture

3. Phase C : Information System Architecture

4. Phase D : Technology Architecture

5. Phase E : Oppurtinities and Solution

6. Phase F : Migration Planning

7. Phase G : Implementation Governance

8. Phase H : Architecture Change Management

Delapan (8) tahapan tersebut harus didasari oleh hasil kajian dari strategi

bisnis yang diuraikan pada lingkaran TOGAF yaitu Requirement Management.

4.2.4 Menggunakan Tools Arsitektur

Tools atau alat arsitektur yang digunakan untuk membangun EA yang

efektif adalah relevansi antara permasalahan aktual dengan organisasi baik

ditingkat strategis maupun operasional. Setiap tahapan dalam perancangan EA

mengacu pada konsep solusi atas permasalahan organisasi, untuk mengacu pada

65

persoalan tersebut TOGAF menggunakan lingkaran pusat yaitu Requirement

Management. Inti dari Requirement Management adalah fitur-fitur (fungsional

dan non-fungsional) yang harus ada untuk merealisasikan konsep solusi atas

permasalahan organisasi.

4.2.5 Prinsip-Prinsip Enterprise Architecture (EA)

Standar prinsip EA yang dapat digunakan pada tahapan awal

pengembangan EA adalah prinsip yang sifatnya umum (generic) namun memiliki

hubungan dengan enterprise yang dikembangkan. Prinsip yang dimaksud adalah

sebagai berikut:

a. Penyeragaman penggunaan teknologi.

b. Penerapan open source software.

c. Modularisasi komponen-komponen sistem.

d. Penggunaan konsep reuse dan penggunaan bersama (sharing).

4.3 Manajemen Kebutuhan (Requirement Management)

Tujuan dari tahapan requirement management adalah menentukan suatu

kebutuhan proses untuk EA diidentifikasi, disimpan, dan dimasukan ke dalam dan

ke luar dari tahapan ADM yang sesuai.

Skenario bisnis menjadi resources utama yang harus dikembangkan dalam

tahapan ini. Skenario bisnis harus mencakup core businesss, process business,

dan permasalahan (issue) organisasi.

4.3.1 Bisnis Inti (Core Business)

Core Business atau bisnis utama dari Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh

adalah menyelenggarakan pelaksanaan tugas pengelolaan administrasi keuangan,

verifikasi, pembendaharaan, pembukuan, pelaporan realisasi fisik dan keuangan

pada BPPD Aceh.

1. Sistem administrasi keuangan berbasis TI di mana setiap saat staf bisa

mengakses data yang diperlukan;

2. Terlaksananya pengembangan Sistem Informasi Komunikasi (SIK).

66

3. Adanya Standard Operational Procedure (SOP) atau kebijakan terkait

penggunaan dan pengelolaan SIK.

4.3.2 Proses Bisnis (Business Process)

Bisnis proses Sub Bagian Keuangan secara rinci sudah tergambar dalam

value change (lihat gambar 4.1)

4.3.3 Issue Organisasi

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan terhadap proses bisnis,

diperoleh gambaran permasalahan yang dialami oleh Sub Bagian Keuangan dalam

rangka memberikan dukungan SI/TI bagi organisasi seperti terlihat pada Tabel 4.2

berikut:

Tabel 4.2. Permasalahan Sub Bagian Keuangan

No Aktivitas Bisnis ID Permasalahan Tolak Ukur

1 Penerimaan Bahan Amprahan dan Pembukuan

PBAP

Administrasi bahan masuk masih ada yang ganda, pembukuan masih manual

Pengurutan bahan

perkegiatan belum ada

2 Penerbitan Surat Perintah Membayar

PSPM

- Penulisan huruf, nomor, tanggal, tahun, kode kegiatan, nama dan nomor rekening bank tidak sesuai SK,

- Pengunaan Sistem Teknologi Informasi

- Belum ada sistem aliran

data yang

terorganisir/terintergrasi

- Sistem Informasi tidak

dimanfaatkan untuk

PSPM

3 Proses Verikasi PV - -

4 Manajemen Keuangan

MK Administrasi keuangan tidak efesien

Waktu pembuatan laporan keuangan

5 Sistem Informasi/ Teknologi Informasi

SITI Administrasi SI/TI tidak efesien

Tidak ada Standar Operasional Prosedur (SOP)

6 Manajemen Administrasi

MA Administrasi tidak efesien

Waktu sejak menerima

pekerjaan sampai

selesai, jumlah SDM sedikit

7 Manajemen Sarana dan Prasarana

MSP Kurang penataan sarana

dan prasana

Tidak ada grand desian

penataan sarana dan

prasarana

67

Pada Tabel 4.2 tersaji permasalahan administrasi tidak efesien pada

aktivitas bisnis MA, hal ini mengandung arti bahwa pekerjaan yang dilakukan

pada bagian administrasi relatif lama disebabkan jumlah sumber daya manusia

yang tidak sebanding dengan beban pekerjaan. Permasalahan Administrasi SI/TI

tidak efesien pada bagian SI/TI mengandung arti bahwa proses penggunaan di

SI/TI tidak mengacu kepada SOP, karena belum ada sistem yang memiliki SOP

itu sendiri. Administrasi keuangan tidak efisien menjadi permasalahan pada

bagian aktivitas bisnis MK, mengandung arti bahwa proses pelaporan keuangan

membutuhkan waktu yang relatif lama, hal ini disebabkan pengelolaan keuangan

dilaksanakan secara konvensional.

Selain permasalahan yang tersaji pada Tabel 4.2 Sub Bagian Keuangan juga sudah

memiliki keunggulan diantaranya telah memiliki sarana SI/TI berupa perangkat

komputer dengan jenis personal computer dan laptop, jaringan komputer, layanan

internet local area network (LAN) dan hotspot.

Solusi dari permasalahan yang terdapat dalam Tabel 4.2 adalah sebagai

berikut:

1. Solusi Bisnis

Solusi bisnis yang ditawarkan terdapat dalam Tabel 4.3 dengan tujuan

sebagai solusi terhadap permasalahan organisasi yang ada.

Tabel 4.3. Solusi Bisnis Sub Bagian Keuangan

No Permasalahan Sasaran Perbaikan

1 Administrasi bahan masuk masih

ada yang ganda, pembukuan masih

manual

Membuat regulasi data perkegiatan untuk

pembukuan

2

Penulisan huruf, nomor, tanggal,

tahun, kode kegiatan, nama dan

nomor rekening bank tidak sesuai

SK

Membuat sistem yang terintegrasi untuk

penulisan.

3 Pengunaan Sistem Informasi Membuat SOP Pengunaan TIK dalam PSPM

4 Administrasi keuangan tidak efesien Pelatihan tentang manajemen untuk staf

keuangan

5 Administrasi SI/TI tidak efesien Membuat SOP pelatihan/pratikum

6 Administrasi tidak efesien Penambahan SDM Administrasi

7 Kurang penataan sarana dan prasana pendataan sarana dan prasarana yang tertuang

dalam rancangan pengembangan

68

Permasalahan yang terdapat dalam Tabel 4.2 terkelompokan

berdasarkan nama aktivitas bisnis, sedangkan Tabel 4.3 terdapat permasalahan

beserta sasaran perbaikan ditinjau dari sudut pandang proses bisnis. Sasaran

perbaikan tersebut hanya terfokus pada proses aktivitas bisnis. Hal mendasar

yang harus dilaksanakan adalah membuat beberapa SOP yang berhubungan

dengan permasalahan manajemen administrasi dan administrasi SI/TI.

2. Solusi Sistem Informasi

Solusi dari sudut pandang SI yang ditawarkan terdapat dalam Tabel 4.4

dengan tujuan sebagai pola solusi SI terhadap permasalahan organisasi yang ada.

Tabel 4.4. Solusi SI Sub Bagian Keuangan

No Permasalahan Pola Solusi SI

1 Administrasi bahan masuk masih ada

yang ganda, pembukuan masih manual

Membuat aplikasi online untuk semua

aktivitas PBAP

2

Penulisan huruf, nomor, tanggal, tahun,

kode kegiatan, nama dan nomor rekening

bank tidak sesuai SK

Pengembangn Aplikasi PSPM

3 Pengunaan Sistem Informasi Katalog basis data yang di-update

setiap saat

4 Administrasi keuangan tidak efesien Pengembangan Aplikasi Keuangan

5 Administrasi STI tidak efesien Aplikasi perkantoran

6 Administrasi tidak efesien Aplikasi perkantoran

7 Kurang penataan sarana dan prasana Katalog basis data yang di-update

setiap saat

Pola solusi yang terdapat pada Tabel 4.4 merupakan solusi SI yang fokus

pada pengembangan beberapa aplikasi guna mendukung proses aktivitas bisnis.

Solusi bisnis yang terdapat dalam Tabel 4.3 memiliki hubungan dengan solusi SI

yang terdapat dalam Tabel 4.4.

4.4 Phase A. Arsitektur Visi (Architecture Vision)

Pada tahapan architecture vision akan dijelaskan mengenai kebutuhan

seperti profil organisasi, pendefinisian visi dan misi, tujuan organisasi, sasaran

organisasi, unit organisasi, kondisi arsitektur saat ini.

69

4.4.1 Profil Organisasi

1. Latar Belakang Organisasi

Badan Pembinaan Pendidikan Dayah (BPPD) Aceh didirikan pada tahun

2008. Badan Pembinaan Dayah ini memiliki tugas pokok melakukan pembinaan

terhadap dayah-dayah yang ada di Aceh.

Dasar pembentukan badan ini berdasarkan Undang-Undang Pemerintahan Aceh

(UUPA) No. 11 Tahun 2006, Qanun No. 5 Tahun 2007 Tentang Susunan

Organisasi dan Tata Kerja Dinas, Lembaga Teknis Daerah dan Lembaga Daerah

Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam, serta Qanun Nomor 5 Tahun 2008 tentang

Penyelenggaraan Pendidikan di Aceh. Badan ini juga bekerja secara maksimal

untuk meningkatkan mutu dan kualitas dayah, baik prasarana, kurikulum dayah,

membantu merubah manajemen dayah dan peningkatan kualitas santri serta

memberdayakan dayah sesuai dengan letak geografis dayah. Badan ini memiliki

beberapa program prioritas seperti pembentukan dan pengembangan Ma’had ‘Ali,

akreditasi dayah, peningkatan profesionalisme manajemen dayah; dan

peningkatan kompetensi guru.

Sub Bagian Keuangan merupakan salah satu sub bagian dari BPPD Aceh

yang menyelenggarakan pelaksanaan tugas pengelolaan administrasi keuangan,

verifikasi, pembendaharaan, pembukuan, pelaporan realisasi fisik dan keuangan

pada BPPD Aceh.

2. Profil SubBagian Keuangan

Nama Bagian : Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh

Alamat : Jln. Twk. Hasyim Banta Muda No. 04 Gp. Mulia

Kecamatan Kuta Alam Kota Banda Aceh.

70

3. Data Sumber Daya Manusia

Data sumber daya manusia yang dimiliki Sub Bagian Keuangan BPPD

Aceh terlihat pada Tabel 4.5 berikut:

Tabel 4.5. Data SDM Sub Bagian Keuangan

No. Jabatan Pendidikan Status pegawai Jumlah

1 Kepala SubBagian S1 PNS 1

2 Bendahara

Pengeluaran S1 PNS 1

3 Bendahara Gaji

SMA PNS 1

4 Staff Pelaksana S1 PNS 1

5 Staff Pelaksana S1 PNS 1

6 Tenaga Kontrak D III Kontrak 2

7 Tenaga Kontrak SMA Kontrak 2

8 Tenaga Bakti SMK Bakti 1

Jumlah 10

4. Data Sarana dan Prasarana

Sub Bagian Keuangan memiliki inventaris sarana dan prasarana dalam

hal ini dukungan TIK (komputer) terlihat pada tabel 4.6 berikut:

Tabel 4.6. Data Sarana dan Prasarana SubBagian Keuangan

No Item Fungsi Jumlah

1 PC Operational 4 Unit

2 Laptop Operational 3 Unit

3 Printer Operational 4 Unit

4.4.2 Pendefinisian Visi dan Misi

Definisi visi secara garis besar dari BPPD Aceh yang mengacu pada tugas

adalah “Terwujudnya dayah sebagai lembaga pendidikan dan pembinaan

masyarakat yang mampu melahirkan generasi muda yang dapat

mengfungsikan dirinya dalam masyarakat”.

Untuk mewujudkan visi, maka ditetapkan misi dari BPPD Aceh adalah:

71

1. Menyediakan Sarana & Prasarana Dayah Yang Memadai.

2. Meningkatkan Kompetensi Guru Dayah.

3. Memperkenalkan Sistem Manajemen Dayah Yang Profesional.

4. Meningkatkan Mutu Pendidikan Dayah.

5. Meningkatkan Kesejahteraan Guru Dayah.

6. Memfasilitasi Pendidikan Ketrampilan Hidup/Life Skill bagi Santri.

7. Menfasilitasi Dayah agar mampu Membuka Network.

8. Memfasilitasi Dayah Agar Memiliki Unit Ekonomi Produktif.

9. Menjadikan Dayah Perbatasan sebagai Model Dayah Primadona.

10. Memfasilitasi Operasional Dayah Manyang (Ma`had Aly).

11. Terwujudnya Pendidikan Dayah yang berkualitas sehingga mampu menjawab

tantangan global dan kebutuhan ketenakerjaan.

12. Meningkatkan Kerjasama Antar Lembaga Pendidikan Dayah dalam upaya

membangun pemahaman dan pengetahuan tentang nilai-nilai Dinul Islam

dalam kehidupan bermasyarakat dan penyelenggaraan pendidikan.

4.4.3 Tujuan Organisasi

Ada beberapa tujuan organisasi dari BPPD Aceh untuk mendukung

tercapainya visi dan misi organisasi sebagai berikut:

1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran.

2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur.

3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur.

4. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur.

5. Program Pendidikan Dayah.

6. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Dayah.

7. Program Peningkatan Mutu Tenaga Pendidikan Dayah.

8. Program Pemberdayaan Santri Dayah.

9. Program Pembinaan Manajemen Dayah.

10. Program Pengembangan Tekhnologi Informasi & Perpustakaan Dayah.

11. Program Penelitian & Pengembangan Dayah.

12. Program Pelaksanaan UPTB.

72

4.4.4 Sasaran Organisasi

Sasaran yang ditetapkan untuk tercapainya tujuan organisasi adalah

sebagai berikut:

1. Lembaga Pendidikan Dayah sebanyak 853 Unit.

2. Lembaga Pendidikan Dayah yang telah di Akreditasi oleh BPPD Aceh Tahun

2011 sebanyak 518 Unit.

3. Santri yang menetap di Dayah sebanyak 86.654 orang.

4. Santri yang tidak menetap di Dayah sebanyak 80.690 orang.

5. Guru Dayah yang Tetap sebanyak 13.902 orang.

6. Guru Dayah yang Tidak Tetap sebanyak 3.593 orang.

7. Guru Balai Pengajian di seluruh Aceh lebih kurang 12.000 orang.

8. 4 (empat) Unit Dayah Perbatasan Aceh ( Kab. Aceh Tamiang, Kab. Aceh

Singkil, Kota Subulussalam dan Kab. Aceh Tenggara).

9. 8 (Delapan) Unit Dayah Manyang ( Ma’had Aly ) Seluruh Aceh.

Dari semua definisi visi dan misi serta sasaran dan tujuan di atas

merupakan definisi secara garis besar dari BPPD Aceh. Sedangkan Sub Bagian

Keuangan merupakan salah satu sub bagian dari BPPD Aceh yang

menyelenggarakan pelaksanaan tugas pengelolaan administrasi keuangan,

verifikasi, pembendaharaan, pembukuan, pelaporan realisasi fisik dan keuangan,

untuk mensukseskan semua proses administrasi dalam ruang lingkup BPPD Aceh.

4.4.5 Unit Organisasi

Unit organisasi BPPD Aceh memilki struktur organisasi seperti terlihat

pada gambar 4.3 di bawah ini :

73

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

(Belum Terbentuk)

KASUB BIDANG DATA DAN PENYUSUNAN PROGRAM

( T. Iskandar Fitria, SH, M.Si )

Penata Tk. I NIP. 19731101 199403 1 002

KASUB BIDANG EVALUASI DAN PELAPORAN

( Ir. Rosmanidar ) Pembina

NIP. 19620121 199203 2 001

KA BIDANG PEMBERDAYAAN SANTRI

( Drs. Muhammad Nasir ) Pembina Tk. I

NIP. 19671231 199303 1 003

KASUB BIDANG PEMBINAAN SANTRI

( Irwan, S.HI ) Penata

NIP. 19760803 200604 1 004

KASUB BIDANG PEMBINAAN KURIKULUM

( Badaruddin, S. Pd, M. Si) Penata Tk. I

NIP. 19680602 200008 1 001

KA BIDANG PROGRAM DAN PELAPORAN

( Drs. Ismail ) Pembina Tk. I

NIP.19581231 198501 1 003

UNIT PELAKSANA TEKNIS BADAN

(Drs. Bustami Usman, SH, M.Si) Pembina Utama Madya

NIP. 19591231 198501 1 001

KEPALA BADAN

SEKRETARIS

KASUB BAGIAN UMUM

( Rosti Maidar, SE ) Penata

NIP. 19760507 200112 2 004

KASUB BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN TATA LAKSANA

( Drs. Samsul ) Penata Tk. I

NIP. 19601231 198503 1 051

KASUB BAGIAN KEUANGAN

( Dra. Asriah ) Penata Tk. I

NIP. 1963091 199403 2 002

( Zainal Abidin, S. Sos, MM ) Pembina

NIP. 19630525 198512 1 001

KA BIDANG PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA

( Nurbaiti, SE ) Pembina

NIP. 19581019 198803 2 002

KASUB BIDANG PENGKADERAN DAN

KERJASAMA

( ……………… )

KA BIDANG MANAJEMEN DAN PENGASUHAN

( Drs. Muslim ) Pembina

NIP. 19661206 199801 1 001

KASUB BIDANG SARANA DAN PRASARANA

( Arjuna, S. Sos ) Penata Tk. I

NIP. 19571127 198202 1 001

SUB BIDANG BIMBINGAN DAN PENYULUHAN

( Nurdin Budiman ) Penata Tk. I

NIP. 19581219 198003 1 008

KASUB BIDANG KESEJAHTERAAN

(T. Mahyuddin Helmi, S. Sos) Penata

NIP. 19790227 199911 1 001

74

4.4.6 Kondisi Arsitektur saat ini

Pada tahap ini akan dilakukan pendefinisian sistem arsitektur teknologi

dan jaringan komputer yang digunakan Sub Bagian Keuangan, yaitu:

1. Koleksi Data

Sub Bagian Keuangan memiliki beberapa jenis data yang digunakan dalam

aktivitas fungsi yang dilakukan. Data-data tersebut berupa data dalam format

Microsoft Word Document, Microsoft Excel Worksheet, Adobe Reader. Koleksi

data-data tersebut terlihat pada Tabel 4.7 berikut:

Tabel 4.7. Koleksi data SubBagian Keuangan

No Unit Kelompok Data Data

1

Manajemen Keuangan

Dokumen Pelaksana

Anggaran (DPA)

- Jumlah Kegiatan

- Jumlah Dana

- Nama Program

- Nama Kegiatan

- Kode Rekening

- Nomor Rekening Belanja

Ada beberapa aplikasi yang sudah digunakan oleh subbagian keuangan

terlihat pada Tabel 4.8 berikut:

Tabel 4.8. Aplikasi Sub Bagian Keuangan

No Aplikasi Data Unit Pelaksana

Keterangan

1

SIM GAJI

Database Gaji

Pengawai BPPD

Aceh

Bendahara Gaji

Aplikasi aktif

2

SIPKD

Database

SPP,SPM, SP2D,

BKU, Pajak, dll

Bendahara

Pengeluaran

Aplikasi dalam proses pembuatan dan penerapan

75

2. Pemanfaatan Teknologi

Pemanfaatan teknologi di Sub Bagian Keuangan terlihat pada Tabel 4.9

berikut:

Tabel 4.9. Pemanfaatan Teknologi Bagian Keuangan

No Kelompok Jenis Jumlah

1 HARDWARE : PC Pentium IV, dual core dan core

i3. 4 Unit

LAPTOP Axio, Toshiba, Accer 4 Unit INPUT DEVICE Scaner, Mouse 1, 12 OUTPUT DEVICE Monitor, Print 4,4 STORAGE Flash Disk 6 NETWORK LAN , Wifi 1 2 SOFTWARE OPERATING SYSTEM Win Xp sp 2 , Win

7, Win 8 3,9

WORD OPERATION Ms Word 2007, Adobe Reader

12, 12

SPREAD SHEET Ms Excel, 2007 12

BASIS DATA Ms Acces, 2007 12

GUARD Smadav, Avira Free 5,12

3. Jaringan Komputer

Kondisi jaringan yang dimiliki oleh Sub Bagian Keuangan terlihat pada

Gambar 4.2 berikut:

Gambar 4.2 kondisi jaringan komputer Sub Bagian Keuangan

76

Gambar 4.3 menggambarkan model jaringan komputer yang terdapat 3

PC yang terhubung mengunakan 1 buah hub setiap PC mengunakan Microsoft

Windows 7, dan 4 laptop yang terhubung dengan wireless, mengunakan Microsoft

Windows 8, Windows 7 serta Windows XP 3.

Gambar 4.3 Model jaringan komputer OTTrans Media.

77

4.5 Phase B. Arisitek Bisnis (Business Arsitecture)

Pada tahapan ini akan dibahas mengenai stakeholder Sub Bagian

Keuangan, proses bisnis Sub Bagian Keuangan dan Hirarki (taksonomi) fungsi.

4.5.1 Stakeholder Sub Bagian Keuangan

Secara umum hubungan ke tiga kelompok stakeholder dengan fungsi

bisnis dapat digambarkan menggunakan pemodelan use case diagram sebagai

berikut:

Gambar 4.4 Use Case Diagram

78

4.5.2 Proses Bisnis Sub Bagian Keuangan

Pada tahapan ini dibahas mengenai pendefenisian proses bisnis Sub

Bagian Keuangan seperti terlihat pada Gambar 4.4, uraian proses bisnis Sub

Bagian Keuangan sebagai berikut:

1. Aktivitas Utama

a) Penerimaan Bahan Amprahan dan Pembukuan (PBAP)

Ruang Lingkup :

Penerimaan bahan amprahan dan pembukuan merupakan aktivitas utama

yang memiliki lingkup fungsi manajemen penerimaan bahan amprahan baru

masuk sampai dengan pembukuan bahan amprahan baru. terdapat beberapa fungsi

bisnis atau aktivitas sebagai berikut :

1. Perencanaan Strategi PBAP

a. Pembentukan Staf PBAP

b. Standarisasi Bahan Masuk

c. Pengurutan Perkegiatan PBAP

2. Pemeriksaan Bahan

a. Penyusun Bahan Perkegiatan

b. Penomoran

c. Pelaksanaan Pemeriksaan

- Nama

- Nomor

- Kode

- Jenis

- Bulan

- Tanggal

- Tahun

- Kegiatan

d. Penyerahan Bahan Amprahan

Pemodelan untuk fungsi PBAP digambarkan menggunakan activity

diagram dapat dilihat pada Lampiran 1.

79

b) Penerbitan Surat Perintah Membayar (PSPM)

Ruang Lingkup :

Fungsi PSPM merupakan proses pembuatan SPP-LS,SPP-BTL, SPP-GJ,

SPP-GU dan UP, Register SPP-LS, SPP-BTL, SPP-GJ, SPP-GU dan UP,

Pembuatan SPM-LS, SPM-BTL, SPM-GJ, SPM-GU, dan SPM-UP, Register

SPM-LS, SPM-BTL, SPM-GJ, SPM-GU, dan SPM-UP, terdapat beberapa fungsi

bisnis atau aktivitas sebagai berikut:

1. Perencanaan Operasional PSPM

a. Pengembangan Sistem PSPM

b. Penyusunan Dokumen PSPM

2. Pelaksanaan Dokumen

a. Pembuatan Dokumen SPP, SPM

- Nama

- Nomor

- Kode

- Tanggal

- Bulan

- Tahun

b. Kegiatan

- Kode Kegiatan

- Dana

- Jumlah

c. Pelaporan

Pemodelan untuk fungsi PSPM digambarkan menggunakan activity

diagram dapat dilihat pada Lampiran 2.

c) Proses Verifikasi (PV)

Ruang Lingkup :

Melakukan kegiatan pemerikasaan kebenaran dan kelengkapan dokumen

sesuai ketentuan, Aktivitas ini merupakan aktivitas terakhir dari proses PSPM

meliputi :

1. Pemeriksaan Kebenaran PSPM

80

2. Kelengkapan Dokumen

3. Pengisian Materai

4. Pelepasan PSPM

Pemodelan untuk fungsi PV digambarkan menggunakan activity diagram

dapat dilihat pada Lampiran 3.

2. Aktivitas Pendukung

a) Manajemen Keuangan (MK)

Ruang Lingkup :

Aktivitas pengelolaan keuangan organisasi dalam mendukung aktivitas

utama yang berhubungan dengan perencanaan pelaksanaan dan pengendalian

anggaran yang efisien, efektif, transparan dan dapat dipertanggungjawabkan dan

investasi pengembangan.

1. Dokumen anggaran dan belanja organisasi.

2. Pengelolaan rencana anggaran.

3. Evaluasi pemakaian anggaran.

4. Pelaporan pemakaian anggaran.

Pemodelan untuk fungsi manajemen keuangan digambarkan menggunakan

activity diagram dapat dilihat pada Lampiran 4.

b) Sistem Teknologi Informasi (STI)

Ruang Lingkup :

Aktivitas pendukung yang berkaitan dangan pelayanan teknologi dan

administrasi PSPM guna pencapaian proses kerja. Teknologi Informasi dan

Komputer (TIK) serta pengembangan SI/TI pembuatan Administrasi PSPM.

terdapat fungsi bisnis atau aktivitas utama yang meliputi :

1. Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) aplikasi SI.

2. Penyusunan jadwal pelatihan/pratikum.

3. Melakukan pengawasan pelaksaan pelatihan/praktikum.

4. Pelaporan STI.

Pemodelan untuk fungsi STI digambarkan menggunakan activity diagram

dapat dilihat pada Lampiran 5.

81

c) Manajemen Administrasi (MA)

Ruang Lingkup :

Fungsi manajemen administrasi merupakan proses pengelolaan

administrasi yang diperlukan dalam urusan keuangan dan yang berhubungan

dengan managerial keuangan. Untuk tercapainya manajemen administrasi yang

baik maka terdapat fungsi bisnis atau aktivitas utama yang meliputi:

1. Administrasi Dokumen

a. Penyusunan Dokumen

b. Pengelolaan Dokumen

c. Pelaporan Dokumen

Pemodelan untuk fungsi MA digambarkan menggunakan activity diagram

dapat dilihat pada Lampiran 6.

d) Manajemen Sarana dan Prasarana (MSP)

Ruang Lingkup :

Aktivitas pendukung yang berkaitan dengan usaha untuk memberikan

dukungan manajemen sarana prasarana khususnya pada aktivitas operasional

PSPM. Fungsi bisnis pada aktivitas manajemen sarana prasarana meliputi :

1. Perencanaan pemanfaatan sarana dan prasarana.

2. Pelaksanaan inventaris.

3. Pengawasan dan evaluasi sarana prasarana.

4. Pelaporan.

Pemodelan untuk fungsi MSP digambarkan menggunakan activity

diagram dapat dilihat pada Lampiran 7.

4.5.3. Bagan Hirarki Fungsi

Sesuai dengan proses bisnis organisasi yang telah dijelaskan di atas, berikut

hirarki fungsi yang dapat didekomposisikan dalam bagan berikut ini :

82

1. Penerimaan Bahan Amprahan dan Pembukuan (PBAP)

1.1 Perencanaan Strategi PBAP

1.1.1 Pembentukan Staf PBAP

1.1.2 Standarisasi Bahan Masuk

1.1.3 Pengurutan Perkegiatan PBAP

1.2 Pemeriksaan Bahan

1.2.1 Penyusun Bahan Perkegiatan

1.2.2 Penomoran

1.2.3 Pelaksanaan Pemeriksaan

1.2.4 Penyerahan Bahan Amprahan

2. Penerbitan Surat Perintah Membayar (PSPM)

2.1 Perencanaan Operasional PSPM

2.1.1 Pengembangan Sistem PSPM

2.1.2 Penyusunan Dokumen PSPM

2.2 Pelaksanaan Dokumen

2.2.1 Penyusunan SPP, SPM

2.2.2 Pembuatan Dokumen SPP, SPM

2.2.3 Pelaporan

3. Proses Verifikasi

3.1 Pemeriksaan Kebenaran PSPM

3.2 Kelengkapan Dokumen

3.3 Pengisian Materai

3.4 Pelepasan PSPM

4. Manajemen Keuangan (MK)

4.1 Dokumen anggaran dan belanja organisasi

4.2 Sistem Akuntansi

4.3 Pengelolaan rencana anggaran

4.4 Evaluasi pemakaian anggaran

4.5 Pelaporan Dokumen Pelaksanaan Anggaran

5. Sistem Teknologi Informasi (STI)

5.1 Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) aplikasi SI

5.2 Penyusunan jadwal pelatihan/pratikum

5.3 Melakukan pengawasan pelaksaan pelatihan/praktikum

5.4 Pelaporan STI

6. Manajemen Administrasi (MA)

6.1 Administrasi Dokumen

6.1.1 Penyusunan Dokumen

6.1.2 Pengelolaan Dokumen

6.1.3 Pelaporan Dokumen

7. Manajemen Sarana dan Prasarana (MSP)

7.1 Perencanaan pemanfaatan sarana dan prasarana

7.2 Pelaksanaan inventaris

7.3 Pengawasan dan evaluasi sarana prasarana

7.4 Pelaporan.

83

Berdasarkan uraian fungsi bisnis, maka arsitektur bisnis Sub Bagian

Keuangan BPPD Aceh dapat uraikan menjadi sebuah model pada Gambar 4.5.

Gambar 4.5 Arsitektur Bisnis Sub Bagian Keuangan

Keterangan:

PBAP : Penerimaan Bahan Amprahan dan Pembukuan

PSPM : Penerbitan Surat Perintah Membayar

PV : Proses Verifikasi

MA : Manajemen Administrasi

STI : Sistem Teknologi Informasi

MSP : Manajemen Sarana dan Prasarana

MK : Manajemen Keuangan

4.6 Phase C. Sistem Informasi Arsitektur (Information System Architecture)

4.6.1 Arsitektur Data

Pada tahapan ini dilakukan perancangan arsitektur data yang bertujuan

untuk mendefinisikan kebutuhan data yang akan digunakan pada arsitektur

aplikasi. Ada dua tahapan dalam membuat arsitektur data yaitu:

1. Mendefinisikan Entitas

Pendefinisian entitas berdasarkan pada fungsi bisnis yang telah

didefiniskan pada Gambar 4.1 Value Chain sebelumnya. Berikut ini rincian

detail dari entitas data untuk masing-masing kandidat entitas :

84

Tabel 4.10. Kandidat Entitas

Kandidat Entitas Entitas

PBAP 1. Staf PBAP

2. Bahan Masuk

3. Perkegiatan

4. Pembukuan

PSPM 1. Pembuatan

2. Dokumen

3. Kegiatan

4. SPP

5. SPM

PV 1. Pemeriksaan

2. Dokumen

3. Kegiatan

4. Pelepasan MK 1. DPA (Dokumen Pelaksanaan Anggaran)

2. Transaksi

3. Neraca Saldo

4. Laporan

STI 1. Jadwal

2. SOP

3. Pelatihan

MA 1. Dokumen

2. Arsip

MSP 1. Investaris

2. Pelaporan

2. Membuat Model Konseptual Class Diagram

Model konseptual merupakan pendefinisian sekumpulan entitas, atribut

dan relasi yang digambarkan menggunakan Class Diagram. Berikut penjelasan

model konseptual Class Diagram untuk masing-masing kandidat entitas

berdasarkan fungsi bisnis:

85

a. PBAP

Gambar 4.6 Class Diagram PBAP

b. PSPM

Gambar 4.7 Class Diagram PSPM

86

c. PV

Gambar 4.8 Class Diagram PV

d. MK

Gambar 4.9 Class Diagram MK

87

e. STI

Gambar 4.10 Class Diagram STI

f. MA.

Gambar 4.11 Class Diagram MA

88

g. MSP

Gambar 4.12 Class Diagram MSP

89

4.6.2 Arsitektur Aplikasi

Arsitektur aplikasi diidentifikasi berdasarkan pada :

1. Kebutuhan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan ditiap fungsi

bisnis.

2. Kebutuhan pertukaran informasi antar fungsi bisnis.

3. Kebutuhan alat bantu di tiap fungsi bisnis.

Kebutuhan dan pertukaran informasi secara umum sudah dijelaskan pada

uraian tentang pemodelan proses bisnis, sehingga penentuan arsitektur aplikasi

yang digunakan untuk membantu fungsi bisnis utama dan pendukung organisasi

dapat definisikan menggunakan Application Portfolio.

Solusi aplikasi Sub Bagian Keuangan untuk mendukung terhadap fungsi

bisnisnya dapat terlihat pada Tabel 4.11 berikut:

Tabel 4.11. Solusi Aplikasi

No ID Fungsi Bisnis

Permasalahan Pola Solusi SI Solusi Aplikasi

1 PBAP Administrasi bahan masuk masih ada yang ganda, pembukuan masih manual

Membuat aplikasi

online untuk semua

aktivitas PBAP

2.1 Aplikasi Bahan Masuk 2.2 Aplikasi Kegiatan 2.3 Aplikasi Pembukuan

2 PV - Basis Data PSPM 3.1 Aplikasi Basis Data Berbasis WEB

3 PSPM i. Penulisan huruf,

nomor, tanggal, tahun, kode kegiatan, nama dan nomor rekening bank tidak sesuai SK

ii. Pengunaan SI

iii. Katalog basis data yang di-update setiap saat

iv. Pengembangan Aplikasi PSPM

2.1 Aplikasi Administrasi PSPM

2.2 Aplikasi Jaringan Bersama

2.3 Aplikasi Evaluasi PSPM

2.4 Aplikasi Pelaporan

4 MK Administrasi Keuangan tidak efesien

Pengembangan aplikasi keuangan

4. 1 Aplikasi Sistem Keuangan

4. 2 Aplikasi Adminitrasi Tenaga Pendamping

5 STI Administrasi SI/TI tidak efesien

Aplikasi perkantoran

5.1 Aplikasi Sistem Informasi

6 MA Administrasi tidak efesien

Aplikasi perkantoran

6.1 Aplikasi Administrasi Arsip

6.2 Aplikasi Bermasa MA

7 MSP Kurang penataan sarana dan prasana Kurang penataan sarana dan prasana

katalog basis data yang di-update setiap saat

7. 1 Aplikasi Inventasi

90

Berdasarkan beberapa kandidat dari solusi aplikasi yang terdapat pada

Tabel. 4.11, maka Application Portfolio dapat dilihat pada Tabel. 4.12 berikut:

Tabel 4.12. Application Portfolio

Kode Nama Aplikasi

AP-1.1 1.1 Aplikasi Bahan Masuk 1.2 Aplikasi Kegiatan 1.3 Aplikasi Pembukuan

AP-2.1 2.1 Aplikasi Basis Data Berbasis WEB

AP-3.1 3.1 Aplikasi Administrasi PSPM 3.2 Aplikasi Jaringan Bersama 3.3 Aplikasi Evaluasi PSPM 3.4 Aplikasi Pelaporan

AP-4.1 4.1 Aplikasi Sistem Informasi Keuangan 4.2 Aplikasi Adminitrasi Tenaga Pendamping

AP-5.1 5.1 Aplikasi Sistem Informasi

AP-6.1 6.1 Aplikasi Administrasi Arsip 6.2 Aplikasi Bermasa MA

AP-7.1 7.1 Aplikasi Inventasi

Berdasarkan application portfolio pada Tabel 4.12, maka solusi aplikasi

untuk Sub Bagian Keuangan dapat dipetakan ke dalam arsitektur bisnis seperti

terlihat pada Gambar 4.13 berikut:

Gambar 4.13 Solusi Aplikasi

91

Sedangkan untuk arsitektur sistem aplikasi dapat dimodelkan

menggunakan application landscape, dimana menggambarkan hubungan

kedekatan antar sistem aplikasi yang dapat terlihat pada Gambar 4.14 berikut:

Gambar 4.14 Pemetaan Arsitektur Sistem Aplikasi terhadap Arsitektur Teknologi

Setelah arsitektur sistem aplikasi tersusun sesuai dengan Gambar 4.14,

berikutnya adalah melakukan proses pemetaan terhadap komponen infrastuktur

yang mengacu pada Technical Reference Model (TRM) TOGAF, adalah sebagai

berikut :

1. Infrastructure Application

Infrastructure Application terdiri dari server aplikasi, server web, dan server

database.

2. Business Application

Business Aplication merupakan daftar aplikasi yang dibutuhkan dan mengacu

pada application portfolio seperti terlihat pada Tabel 4.11, yang terdiri dari 7

aplikasi.

3. Spesifikasi Komponen:

a. Graphics dan Image

Layanan yang menyediakan fungsi untuk membuat, menyimpan,

mengambil, dan memanipulasi gambar. Layanan tersebut meliputi :

1) Layanan Manajemen Obyek Grafis: mendefinisikan multi-dimensi objek

grafis.

92

2) Drawing: mendefenisikan layanan yang mendukung penciptaan dan

manipulasi gambar menggunakan Open GL.

3) Imaging: mendefinisikan fungsi yang menyediakan untuk creation, scan, edit,

compress, dan decompression gambar sesuai dengan standar format gambar

yang diakui menggunakan Open GL.

b. Data Interchange

Layanan yang memberikan dukungan khusus untuk pertukaran data

antara aplikasi dan lingkungan eksternal pada platform aplikasi yang sama

maupun berbeda. Data maupun informasi antar satuan kerja di lingkungan

Bagian Keuangan BPPD Aceh sangat diperlukan.

c. User Interface

Berbasis Graphical User Interface (GUI).

d. Keamanaan (Security)

Layanan yang diperlukan untuk melindungi informasi rahasia dalam

sistem informasi. Tingkat perlindungan yang sesuai ditentukan berdasarkan nilai

dari informasi kepada pengguna. Keamanan yang diterapkan menggunakan

konsep authentication dan account data.

4. Sistem Operasi (Operating System Services) :

Desktop : Windows XP dan Windows 7, Windows 8.

Server : Linux Ubuntu.

5. Layanan Jaringan (Network Services)

Data terdistribusi layanan jaringan menyediakan akses ke data dan modifikasi

data atau metadata dalam basis data remote atau lokal dan Distribusi file untuk

menyediakan akses file.

6. Infrastruktur Komunikasi (Communication Infrastructure)

Infrastruktur jaringan yang terdiri dari LAN, Wireless, dan Internet.

4.7 Phase D. Technology Architecture

Berdasarkan hasil pengkajian langsung terhadap kondisi teknologi saat ini,

maka arsitektur teknologi yang diusulkan adalah sebagai berikut:

93

4.7.1 Aliran Informasi Antar Sistem Aplikasi

Aliran informasi antara sistem aplikasi merupakan sebuah model yang

menggambarkan proses transformasi informasi antara sistem aplikasi yang telah

dirancang pada Gambar 4.13 yaitu arsitektur sistem aplikasi, aliran informasi

antara sistem aplikasi dapat dilihat pada Gambar 4.15 berikut:

Gambar 4.15 Aliran Infromasi Antar Sistem Aplikasi

4.7.2 Platform Aplikasi

Platform aplikasi yang diusulkan dapat dilihat pada Gambar 4.16 berikut:

Gambar 4.16 Platform Aplikasi yang diusulkan

94

4.7.3 Infrastructure Topology

Berdasarkan kondisi saat ini, layanan jaringan yang akan diberikan berupa

Local Area Network (LAN), internet, basis data server, dan aplikasi server. Untuk

layanan jaringan LAN digunakan oleh pemakai (user) berbagi sumber daya

seperti printer dan pertukaran data. Internet digunakan untuk akses informasi dan

komunikasi khususnya antar sub bagian dan bidang-bidang di BPPD Aceh. Basis

data server digunakan sebagai penyimpanan dan pengolahan data PBAP, PSPM,

PV, MA, STI, MSP, dan MK. Aplikasi server dialokasikan untuk kepentingan

penyimpanan aplikasi yang diperlukan sebanyak 14 aplikasi yang telah dijelaskan

pada sub arsitektur aplikasi.

Hasil identifikasi keragaman pengembangan jaringan dapat dilihat pada Tabel

4.13 berikut :

No Keragaman Keterangan

1 Jenis Layanan LAN, Wireless, Internet, Web Server, Basis data Server, .Net Aplikasi Server

2 Skalabilitas Eksisting 56 PC

Pengembangan 54 PC

Total PC sebanyak 100 unit

3 Lokasi Ruang dan Antar ruang

4 Besar BandWith 4 MB Dedicated

5 Ketersediaan Hardware 1 Modem 1 Switch 32 Port

11 Wireless Radio

1 Access Point

6 Nework Software Open Source

7 Managebility Belum Tersedia

8 Security Belum Tersedia

9 Alokasi Biaya Belum Tersedia

10 SDM 8 Orang SDM, Kurang Mengetahui Jaringan

Tabel 4.13. Identifikasi Pengembangan Jaringan

1

Gambar 4.17 Skema Jaringan BPPD Aceh yang terhubung dengan Bagian Keuangan

menggunakan Wireless

4.8 Phase E. Opportunis dan Solusi (Oppurtinities and Solution)

Tahapan ini dijelaskan gap analisis dari sistem informasi dan gap

teknologi (komponen infrastruktur) yang dimodelkan dalam bentuk tabulasi

sebagai berikut:

4.8.1 Tabulasi Gap Sistem Informasi

Gap SI merupakan sebuah tabel yang menggambarkan kondisi saat ini

dengan yang akan datang. Gap yang terjadi dapat dilihat pada Tabel 4.14 berikut:

F U T U R E PBAP PSPM PV MA STI MSP MK

E

XIS

TIN

G

iIN

G

Sistem

Informasi

Keuangan

Replace

WEBSITE

BPPD Aceh

Replace Replace Replace

New

Add Add Add Add

Tabel 4.14. Gap Analisa Sistem Informasi

96

4.8.2 Tabulasi Gap Teknologi (Komponen Infrastruktur)

Tabulasi gap teknologi memperlihatkan teknologi perangkat lunak yang

tersedia saat ini dengan kabutuhan yang akan datang pada sisi teknologi

perangkat lunak. Gap teknologi perangkat lunak dapat dilihat pada Tabel 4.15

berikut:

F U T U R E

Apache

Web

Server

Enterprise

Firewall

.Net Basis

data

Server

Sistem

Operasi

MS.

Windows

7

Php Java

E

XIS

TIN

G

iIN

G IIS Replace

MS. Access Replace

MySQLer.5 Replace

Micosoft

Windows

XP

Replace

New Add Add Add Add

Tabel 4.15. Gap Teknologi

4.9 Phase F. Perencanaan Migrasi (Migration Planning)

Tahapan ini dilakukan untuk merencanakan proses peralihan teknologi

dalam pembahasan ini yaitu rencana migrasi dari aplikasi sistem informasi.

4.9.1 Urutan Implementasi Aplikasi

Organization Perspective digunakan untuk menentukan urutan

implementasi arsitektur aplikasi yang diperlukan, sehingga urutan ini disimpulkan

menjadi kebutuhan kandidat aplikasi. Identifikasi kebutuhan kandidat aplikasi dari

sudut pandang organisasi harus mampu mendukung kinerja organisasi secara

sinergi, dari sisi manajemen dan operasional, maka kabutuhan kandidat aplikasi

SubBagian Keuangan adalah sebagai berikut:

1. Perspective Manajemen

Manajemen dapat memanfaatkan ketersediaan berbagai data/informasi

yang terkait untuk dapat menjalankan fungsi- fungsi utama, seperti; penyusunan

visi, misi, tujuan dan sasaran usaha serta berbagai kebijakan lainnya.

97

Sesuai dengan sifat informasi yang dihasilkan, maka kebutuhan kandidat aplikasi

pada sisi manajemen dapat dilihat pada Tabel 4.16 berikut:

Kode Nama Aplikasi

AP-2.1

AP-1.2

AP-1.1

AP-6.1

2.2 Aplikasi Jaringan Bersama 2.3 Aplikasi Evaluasi PSPM

1.2 Aplikasi Kegiatan 6.2 Aplikasi Bermasa MA

Tabel 4.16. Kandidat Aplikasi Perspective Manajemen

2. Perspective Operational

Kebutuhan kandidat aplikasi untuk perspective operational dibagi

menjadi dua bagian yaitu kelompok sistem aplikasi yang orientasi fungsinya

langsung memberikan pelayanan kepada penggunanya (Front Office System) dan

kelompok sistem aplikasi yang orientasi fungsinya lebih banyak ditujukan untuk

memberikan bantuan pekerjaan yang bersifat administrasi, mendasar dan umum

(Back Office System).

a. Front Office System

Sesuai dengan orientasi fungsinya maka kebutuhan kandidat aplikasi untuk

Front Office System dapat dilihat pada Tabel 4.17 berikut:

Kode Nama Aplikasi

AP-4.1

AP-1.1

AP-3.1

AP-2.1

4.1 Aplikasi Sistem Informasi Keuangan 1.1 Aplikasi Bahan Masuk

3.1 Aplikasi Basis Data Berbasis WEB 2.1 Aplikasi Administrasi PSPM

Tabel 4.17. Kandidat Aplikasi Front Office System

b. Back Office System

Sesuai dengan orientasi fungsinya maka kebutuhan kandidat aplikasi untuk

Back Office System dapat dilihat pada Tabel 4.18 berikut:

Kode Nama Aplikasi

AP-1.1

AP-2.1

AP-4.1

AP-5.1

AP-6.1

AP-7.1

1.3 Aplikasi Pembukuan 2.4 Aplikasi Pelaporan 4.2 Aplikasi Adminitrasi Tenaga Pendamping 5.1 Aplikasi Sistem Informasi 6.2 Aplikasi Arsip Administrasi 7.1 Aplikasi Inventasi

Tabel 4.18. Kandidat Aplikasi Back Office System

98

Berdasarkan pada tahapan Architecture Vision serta kebutuhan Sub

Bagian Keuangan yang paling mendasar, maka urutan implementasi kandidat

aplikasi dapat dilihat pada Tabel 4.19 berikut:

NO

URUT

KODE

NAMA APLIKASI

1 AP-1.1 1.1 Aplikasi Bahan Masuk

2 AP-2.1 2.1 Aplikasi Administrasi PSPM

3 AP-3.1 3.1 Aplikasi Basis Data Berbasis WEB

4 AP-4.1 4.1 Aplikasi Sistem Informasi Keuangan

5 AP-2.1 2.2 Aplikasi Jaringan Bersama

6 AP-2.1 2.3 Aplikasi Evaluasi PSPM

7 AP-1.1 1.2 Aplikasi Kegiatan

8 AP-6.1 6.2 Aplikasi Bermasa MA

9 AP-1.1 1.3 Aplikasi Pembukuan

10 AP-2.1 2.4 Aplikasi Pelaporan 11 AP-5.1 5.1 Aplikasi Sistem Informasi

12 AP-6.1 6.2 Aplikasi Arsip Administrasi

13 AP-7.1 7.1 Aplikasi Inventasi

14 AP-4.2 4.2 Aplikasi Adminitrasi Tenaga Pendamping

Tabel 4.19. Urutan Implementasi Aplikasi

Berdasarkan Tabel 4.19, maka Roadmap implementasi aplikasi bisa

dilihat pada lampiran 12 yang dibagi menjadi 3 tahap, masing-masing tahap

dikerjakan dalam waktu 1 tahun untuk sebanyak 5 aplikasi.

4.9.2 Faktor Penentu Sukses (CSF) Implementasi

Keberhasilan dari implementasi dipengaruhi oleh banyak hal, oleh karena

itu perlu diidentifikasi faktor-faktor yang menjadi penentu kesuksesan

implementasi ini, antara lain:

1. Komitmen manajemen yang kuat dan konsisten serta keterlibatannya secara

langsung akan sangat membantu mempercepat implementasi.

2. Persetujuan rencana implementasi.

3. Menyusun Standart Operation Procedure (SOP).

4. Ketersediaan sumber daya, teknologi dan infrastruktur.

5. Peningkatan pemahaman, keterampilan dan pengetahuan sumber daya manusia

melalui training.

99

4.10 Phase G. Penerapan Kepemerintahan (Implementation Governance)

Tatakelola implementasi sudah disusun pada tahapan migration planning,

tahapan implementasi governance merupakan tahapan untuk menyusun

rekomendasi untuk pelaksanaan tatakelola tersebut yang meliputi :

4.10.1 Tata Kelola Organisasi

Tata kelola Organisasi Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh meliputi:

1. Pendefinisian Visi dan Misi

2. Penyusunan Organisasi

Pengelola Teknologi Informasi dan Komunikasi

4.10.2 Tata Kelola Teknologi Informasi

Untuk tata kelola TI mengacu pada Peraturan Menteri Komunikasi dan

Informasi Nomor 10/PER/M.KOMINFO/07/2010 tentang Panduan Umum Tata

Kelola Teknologi Informasi Nasional yang menyebutkan bahwa pembentukan

Chief Information Officer (CIO) dan komite TIK merupakan prioritas dalam

penyusunan struktur tatakelola TIK.

Untuk kelancaran proses tatakelola informasi di lingkungan BPPD Aceh dalam

hal ini di Bagian Keuangan perlu dibentuk komite TIK yang terdiri dari:

1. Pembina

2. Tim pengarah

3. Tim koordinasi tata kelola TIK

4. Tim Center of Excellent

5. Tim Project Management Office

Pembentukan komite TIK harus tertuang dalam keputusan Kepala BPPD

Aceh didukung oleh Kasubbag Keuangan.

4.11 Phase H. Architecture Change Management

Tahap Arsitektur Manajemen Perubahan (Architecture Change

Management), menetapkan rencana manajemen arsitektur dari sistem yang baru

dengan cara melakukan pengawasan terhadap perkembangan teknologi dan

100

perubahan lingkungan organisasi, baik internal maupun eksternal serta

menentukan siklus pengembangan EA berikutnya.

Implementasi TIK adalah suatu bentuk perubahan di dalam perusahaan atau

organisasi. Dengan begitu, tidak bisa memisahkan persoalan teknis, yang terkait

dengan TI, dengan persoalan non-teknis, seperti manajemen perubahan.

Perubahan manajemen yang dilakukan meliput perubahan pada tingkat personal,

perubahan pada tingkat organisasi dan perubahan teknologi. Perubahan pada

tingkat personal, untuk mengubah secara langsung perilaku pegawai melalui

pemusatan pada keterampilan, sikap, persepsi, dan pengharapan mereka akan

melaksanakan tugas dengan lebih efektif. Usaha-usaha untuk mengubah prilaku

dan sikap pegawai dapat diarahkan kepada perorangan, kelompok, atau organisasi

secara keseluruhan.

Perubahan pada tingkat organisasi dimaksudkan untuk melakukan

perubahan budaya organisasi dan perubahan struktur organisasi. Sedangkan

perubahan teknologi yang dimaksud adalah proses pekerjaan, metode-metode dan

perlengkapan organisasi.

101

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan pada perencanaan strategis

pemodelan enterprise architecture (EA) di Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh,

Maka dapat ditarik kesimpulan, antara lain yaitu:

1. Hasil yang diperoleh dari arsitektur sistem informasi terdiri dari 21 entitas

data dari 7 fungsi bisnis dan 14 aplikasi diimplementasikan dalam jangka

waktu 3 tahun.

2. Model Enterprise Architecture (EA) yang terbentuk dapat digunakan

sebagai panduan pengelolaan SI/TI pada Sub Bagian Keuangan dan

khususnya untuk BPPD Aceh.

3. Arsitektur teknologi yang berkenaan dengan rancangan topology jaringan

sudah mewakili kondisi saat ini dan pengembangan 3 tahun ke depan.

4. Arsitektur aplikasi saat ini menggunakan platform yang berbeda-beda,

sehingga harus dilakukan pergantian secara keseluruhan untuk menjamin

integritas SI yang akan dibangun.

5. Perencanaan strategis pemodelan bisnis Sub Bagian Keuangan BPPD

Aceh memiliki aktivitas utama yaitu PBAP, PSPM, dan PV, sedangkan

aktivitas pendukung meliputi MK, STI, MA dan MSP.

102

5.2 Saran

Saran yang dapat diberikan penulis dalam rangka pengembangan

penelitian ini, yaitu:

1. Pengembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang akan

dilakukan di Sub Bagian Keuangan harus mendapatkan dukungan dan

komitmen bersama di level stakeholder manajemen dalam

pengembangannya.

2. Pengembangan aplikasi harus dilaksanakan secara bertahap sesuai dengan

tahapan implementasi yang telah disusun.

3. Tatakelola TIK harus diawali dari pembentukan komite TIK oleh

pimpinan hal ini sesuai dengan pedoman umum TIK Nasional.

4. Untuk mendapatkan model arsitektur enterprise yang lebih lengkap harus

dilakukan penelitian lebih lanjut pada tiap tahapannya.

5. Harus adanya menambahan SDM TIK atau melakukan pelatihan kepada

SDM yang ada untuk dijadikan SDM yang ahli dalam bidang TIK.

103

Lampiran 1 Diagram Aktivitas Fungsi PBAP

104

Lampiran 2 Diagram Aktivitas Fungsi PSPM

105

Lampiran 3 Diagram Aktivitas Fungsi PV

106

Lampiran 4 Diagram Aktivitas Fungsi MK

107

Lampiran 5 Diagram Aktivitas Fungsi STI

108

Lampiran 6 Diagram Aktivitas Fungsi MA

109

Lampiran 7 Diagram Aktivitas Fungsi MSP

110

Lampiran 8 Roadmap urutan implementasi aplikasi

Tahap I

Aplikasi

Jaringan Bersama

Aplikasi

Evaluasi PSPM

Aplikasi

Kegiatan

Aplikasi

Bersama MA

2013

Tahap II

Aplikasi Sistem

Informasi Keuangan

Aplikasi

Bahan Masuk

Aplikasi Basis Data

Berbasis WEB

Aplikasi

Administrasi PSPM

2014

Tahap III

Aplikasi

Pembukuan

Aplikasi

Pelaporan

Aplikasi Adminitrasi

Staf Pendamping

Aplikasi

Administrasi Arsip

2015

Aplikasi

Investasi

111

FORMULIR SURVEY KONDISI EKSISTING

Organisasi :

Nama Responden :

Jabatan Responden :

E-mail :

PERTANYAAN

1. Visi dan Misi Organisasi :

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

2. Sasaran :

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

3. Tujuan :

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

112

4. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi :

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

5. Jenis Pekerjaan atau layanan yang diberikan :

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

6. Apakah jenis pekerjaan atau layanan yang diberikan mengacu pada SOP :

Ya Tidak

7. Jumlah Pegawai dalam organisasi :

Kepala Badan : ……..orang Koordinator : ……orang

Wakil Kepala : ……..orang Staf : …….orang

Kabid : ……..orang Staf : …….orang

Kasubbag : ……..orang Staf : …….orang

Bendahara : ……..orang Staf : …….orang

8. Berapa jumlah pegawai yang memahami tentang Komputer :

Software : ……….. orang

Hardware : ……….. orang

Jaringan : ……….. orang

Interent : ……….. orang

9. Apakah jumlah komputer yang dimiliki sudah mencukupi ?

113

Sudah Belum

Bila belum, jenis dan berapa jumlah yang masih dibutuhkan

PC Client : …….. unit PC Server : ………..unit Note book : …. unit

10. Didalam mendukung visi dan misi, apakahmasih dibutuhkan adanya software

aplikasi tambahan ?

Ya Tidak

11. Bila ya, software aplikasi apa yang dibutuhkan ?

Sebutkan :

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

12. Apakah instansi yang bapak/ibu pimpin mempunyai peraturan siapa saja yang

dapat menggunakan komputer?

Ya Tidak

13. Apakah organisasi bapak/ibu sudah mempunyai bagian/bidang organisasi

yang bertanggungjawab dalam memelihara penggunaan komputer dan

internet?

Ya Tidak

14. Apakah organisasi bapak/ibu mempunyai staf pegawai yang kompeten dalam

penggunaan komputer dan internet?

Ya Tidak

15. Jika ya, berapa jumlah pegawai tersebut? ………orang

16. Apa saja tugas staf bagian Teknologi Informasi tersebut ?

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………

114

Demikian isian kuisener mengenai TIK dan instansi kami, data dan informasi

dalam kuisener ini merupakan kondisi terakhir pada instansi kami, seluruh isian

dalam kuisener ini dapat kami pertanggung jawabkan,akhir kata semoga dapat

dipergunakan sebagaimana mestinya.

Banda Aceh,

………………………

Responden;

…………………………………