SISTEM PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN SURATKELUAR PADA KANTOR BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN
PEMBANGUNAN (BPKP) PERWAKILAN PROVINSI ACEH BERBASIS WEB
SKRIPSI
Di ajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syaratguna memperoleh gelar Sarjana Komputer
STMIK U’Budiyah Indonesia
OlehNama : Redha HidayatullahNim : 121020220033
PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASISEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
STMIK U’BUDIYAH INDONESIABANDA ACEH
2013
LEMBAR PENGESAHAN SIDANG
SISTEM PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN SURATKELUAR PADA KANTOR BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN
PEMBANGUNAN (BPKP) PERWAKILAN PROVINSI ACEH BERBASIS WEB
Tugas akhir oleh (Redha Hidayatullah) ini telah dipertahankan didepan dewan penguji pada
(02 September 2013)
Dewan Penguji:
1. Ketua Faisal Tifta Zany, M.Sc
2. Anggota Dedi Satria, M.Sc
3. Anggota T. Khairuman, M.Si
SISTEM PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN SURATKELUAR PADA KANTOR BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN
PEMBANGUNAN (BPKP) PERWAKILAN PROVINSI ACEH BERBASIS WEB
SKRIPSI
Di ajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syaratguna memperoleh gelar Sarjana Komputer
STMIK U’Budiyah Indonesia
OlehNama : Redha HidayatullahNim : 121020220033
Disetujui,
Penguji I Penguji II
(Dedi Satria, M.Sc) (T. Khairuman, M.Si)
Ka. Prodi S1 Sistem Informasi Pembimbing
(Fathiah, S.T., M.Eng) (Faisal Tifta Zany, M.Sc)
Mengetahui,
Ka. STMIK U’Budiyah Indonesia
(Dr. Amin Haris, M.Pd)
LEMBAR PERNYATAAN
Saya menyatakan bahwa skripsi yang saya susun, sebagai syarat memperoleh gelar sarjana
merupakan hasil karya tulis saya sendiri. Adapun bagian-bagian tertentu dalam penulisan
skripsi ini yang saya kutip dari hasil karya orang lain telah dituliskan sumbernya secara
jelas sesuai dengan norma, kaidah, dan etika penulisan ilmiah. Saya bersedia menerima
sanksi pencabutan gelar akademik yang saya peroleh dan sanksi-sanksi lainya sesuai
dengan peraturan berlaku, apabila dikemudian hari ditemukan adanya plagiat dalam skripsi
ini.
Banda Aceh, 03 September 2013
Redha HidayatullahNIM: 121020220033
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, sujud dan puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, yang
telah memberikan rahmat dan karunia-Nya, sehingga dengan keridhaan dan izinNya maka
penulis telah dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul “SISTEM PENGOLAHAN
DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR BADAN
PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN (BPKP) PROVINSI ACEH
BERBASIS WEB“. Selanjutnya shalawat dan salam kepada junjungan Nabi Muhammad
SAW, yang telah memberikan kita umat manusia cahaya dan pencerahan kearah yang
lebih baik dengan segala tindakan dan perbuatan beliau.
Penulis sangat menyadari dalam penyusunan skripsi ini banyaknya kekurangan baik
segi tekhnis, materi dan penyusunannya. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan
kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan Skripsi ini nantinya. Dan dalam
kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Ibu Marniati, SE. M.Kes selaku ketua yayasan U’Budiyah Indonesia.
2. Bapak Dr. Amin Haris, M.Pd selaku ketua STMIK U’Budiyah Indonesia.
3. Bapak Jurnalis J.Hius, ST., MBA selaku ketua Program Studi Sistem Informasi.
4. Bapak Faisal Tifta Zany, M.Sc selaku pembimbing yang telah banyak meluangkan
waktu serta memberikan pengarahan dan semangat kepada saya disaat pengajuan
proposal ini.
5. Seluruh Dosen nonreg U’Budiyah 2012-2013 serta seluruh staf U’Budiyah.
6. Ayahanda dan Ibunda tercinta yang telah membesarkan, mendidik, memberi
perhatian dan dorongan serta do’a yang tiada hentinya untuk saya bisa melanjutkan
program studi gelar sarjana ini.
7. Teman-teman seleting dan seangkatan di kampus U’Budiayah juga berperan
membrikan informasi penting dalam pengajuan proposal skripsi ini.
8. Abang Amon yang sudah membantu memberikan pengarahan dalam proses
perancangan program melalui php dan mysql di kantor Layar Kaca.
Lebih dan kurang dalam penulisan ini mungkin masih jauh dari kesempurnaan, maka
dengan segala kerendahan hati, penulis mengharapkan saran dan kritikan yang bersifat
membangun dari semua semua pihak demi kesempurnaan skripsi ini. Semoga Allah SWT
membalas jasa baik yang telah disumbangkan oleh semua pihak . Amin yaa
Rabbal’alamin…
Banda Aceh, 6 Mai 2012
Penulis,
Redha Hidayatullah
ABSTRAK
Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Acehsebuah kantor yang dalam mengolah surat masuk dan surat keluar memerlukan komputersebagai alat bantu yang dapat menghasilkan informasi yang lebih tepat dan akurat,Di dalam penulisan ini yang menjadi batasan masalah yaitu bagaimana cara untukmenggunakan komputer dalam sistem pengolahan surat masuk dan surat keluar padakantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Acehberbasis Web. Tujuan dalam penulisan laporan ini adalah untuk mengetahui pemanfaatankomputer pada bagian Sekretaris Perwakilan dalam sistem pengolahan data surat masukdan surat keluar berbasis Web yang dilakukan oleh pegawai Badan Pengawasan Keuangandan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh. Teknik pengumpulan data yangPenulis lakukan dalam menyelesaikan ini adalah dengan mengadakan studi kepustakaanuntuk mendapatkan bahan seperti buku-buku dan informasi lain yang berhubungan denganpermasalahan dan dengan cara wawancara langsung dengan karyawan/pegawai padaBadan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh gunamemperoleh keterangan atau informasi yang berhubungan dengan penulisan ini. Hasilpenelitian menunjukkan bahwa dengan adanya Sistem Pengolahan Data Surat Masuk danSurat Keluar berbasis Web pada kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan(BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh, maka proses penginputan maupun pencarian data suratmasuk dan surat keluar dapat dilakukan dengan lebih cepat, akurat dan sesuai dengantuntutan semua pihak.
Kata Kunci : Sistem Pengolahan Data, Surat Masuk dan Surat Keluar, Berbasis web,
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ....................................................................................................... iHALAMAN PENGESAHAN......................................................................................... iiLEMBAR PERSETUJUAN ........................................................................................... iiiLEMBAR PERNYATAAN ............................................................................................ ivKATA PENGANTAR..................................................................................................... vABSTRAK ....................................................................................................................... viiDAFTAR ISI.................................................................................................................... viiiDAFTAR GAMBAR....................................................................................................... xiDAFTAR TABEL ........................................................................................................... xiii
BAB I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ............................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah........................................................................................ 2
1.3 Batasan Masalah ......................................................................................... 2
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian.................................................................... 3
1.5 Sistematika Penulisan .................................................................................. 4
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Gambaran Umum Kantor BPKP Provinsi Aceh.......................................... 5
2.2 Visi dan Misi bb .......................................................................................... 6
2.3 Struktur Organisasi ..................................................................................... 6
2.4 Landasan Teori ............................................................................................ 7
2.4.1 Pengertian Sistem ............................................................................... 7
2.4.2 Pengertian Data................................................................................... 8
2.4.3 Pengertian Surat.................................................................................. 9
2.4.4 Pengertian Surat Masuk ..................................................................... 10
2.4.5 Pengertian Surat Keluar ..................................................................... 10
2.5 Data Flow Diagram (DFD) ....................................................................... 11
2.6 Entity Relation Diagram (Diagram ER) ...................................................... 12
2.7 Website ........................................................................................................ 14
2.8 PHP (Personal Home Page/Hypertext Preprocessing)................................ 14
2.9 Xammp......................................................................................................… 15
2.10 MySQL ............................................................................................................15
2.11 Pengertian Komputer .......................................................................................15
2.12 Pengertian Macromedia Dreamweaver ...........................................................16
BAB III. METODE PENELITIAN
3.1 Lokasi Penelitian ......................................................................................... 18
3.2 Tahapan Pengumpulan Data......................................................................... 18
3.3 Alat-alat yang dipakai dalam Penelitian ...................................................... 19
3.4 Analisa Data ................................................................................................ 20
3.5 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan..................................................... 20
3.6 Flow Map .................................................................................................... 22
3.7 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan ...................................................... 24
3.7.1 Usulan Perancangan Sistem.................................................................. 24
3.7.2 Tujuan Perancangan Sistem.................................................................. 24
3.7.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan ................................................ 25
3.8 Perancangan Basis Data ................................................................................ 28
3.8.1 Entity Relationship Diagram (ERD)..................................................... 28
3.8.2 Aliran Informasi ................................................................................... 29
3.9 Data Flow Diagram (DFD) .......................................................................... 29
3.9.1 DFD Level 0......................................................................................... 30
3.9.2 DFD Level 1 Proses Input Surat Masuk .............................................. 31
3.9.3 DFD Level 2 Proses Input Surat Keluar ............................................... 33
3.9.4 Tabel Final ........................................................................................... 37
BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Diagram Flowchart ........................................................................................ 39
4.2 Pengguanaan Aplikasi ..................................................................................... 41
4.2.1 Form Login ............................................................................................. 41
4.2.2 Menu Utama ........................................................................................... 42
4.2.3 Input Surat .............................................................................................. 42
4.2.4 Lihat Surat .............................................................................................. 45
4.2.5 Pencarian Data Pada Lihat Data Surat.................................................... 47
4.2.6 Rancangan Keluar................................................................................... 49
BAB V. PENUTUP
5.1 Kesimpulan ..................................................................................................... 50
5.2 Saran ................................................................................................................ 51
DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................... 53
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Relasi One to One…..................................................................................... 13
Gambar 2.2 Relasi One to Many….................................................................................... 13
Gambar 2.3 Many to Many…............................................................................................ 13
Gambar 3.4 Flow Map Arsip Surat Masuk yang Berjalan ……...................................... 22
Gambar 3.5 Flow Map Arsip Surat Keluar yang Berjalan................................................ 23
Gambar 3.6 Flow Map Arsip Surat Masuk yang Diusulkan …....................................... 26
Gambar 3.7 Flow Map Arsip Surat Keluar yang Diusulkan............................................. 27
Gambar 3.8 Entity Relationship Diagram (ERD)……............................................... 28
Gambar 3.9 Diagram Kontek............................................................................................ 29
Gambar 3.10 DFD Level 0…........................................................................................... 30
Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses Input Surat Masuk….................................................. 32
Gambar 3.12 DFD Level 2 Proses Input Surat Keluar…............................................. 34
Gambar 3.13 DFD Level 3 Proses Input Disposisi Surat Masuk…................................. 35
Gambar 3.14 DFD Level 4 Proses Input Disposisi Surat Keluar…................................. 36
Gambar 4.15 Diagram Flowchart………………………………………………………. 40
Gambar 4.16 Tampilan Form Login……………………………………………………. 41
Gambar 4.17 Tampilan Menu Utama…………………………………………………… 42
Gambar 4.18 Input Surat Masuk………………………………………………………… 43
Gambar 4.19 Input Disposisi Surat Masuk……………………………………………… 43
Gambar 4.20 Input Surat Keluar………………………………………………………… 44
Gambar 4.21 Input Disposisi Surat Keluar……………………………………………… 45
Gambar 4.22 Lihat Surat Masuk………………………………………………………… 45
Gambar 4.23 Lihat Disposisi Surat Masuk……………………………………………… 46
Gambar 4.24 Lihat Surat Keluar………………………………………………………... 46
Gambar 4.25 Lihat Disposisi Surat Keluar……………………………………………… 47
Gambar 4.26 Pencarian Data Surat Masuk……………………………………………… 47
Gambar 4.27 Pencarian Data Disposisi Surat Masuk…………………………………… 48
Gambar 4.28 Pencarian Data Surat Keluar……………………………………………… 48
Gambar 4.29 Pencarian Data Disposisi Surat Keluar…………………………………… 49
Gambar 4.30 Laporan Data Surat Masuk……………………………………………….. 49
Gambar 4.31 Laporan Data Disposisi Surat Masuk…………………………………….. 50
Gambar 4.32 Laporan Data Surat Keluar……………………………………………….. 50
Gambar 4.31 Laporan Data Disposisi Surat Keluar…………………………………….. 51
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Komponen DFD Menurut Yourdan dan DeMarco ......................................... 11
Tabel 2.2 Simbol Entity Relation Diagram (Diagram ERD) ......................................... 12
Tabel 3.3 Waktu Pelaksanaan Penelitian ........................................................................... 18
Tabel 3.4 Tabel Operator ....................................................................................................37
Tabel 3.5 Tabel Surat Masuk ..............................................................................................37
Tabel 3.6 Tabel Disposisi Surat Masuk ..............................................................................37
Tabel 3.7 Tabel Surat Keluar ..............................................................................................38
Tabel 3.8 Tabel Disposisi Surat keluar ...............................................................................38
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada era globalisasi teknologi komputer memegang peranan yang sangat penting
untuk membantu proses aktivitas kerja di instansi maupun diperkantoran baik dari lembaga
pemerintah maupun swasta. Penggunaan perangkat komputer sebagai perangkat
pendukung menajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan pertimbangkan
perangkat komputer dalam setiap informasi sangat diperlukan dalam kegiatan manajemen
atau perkantoran.
Penggunaan teknologi komputer sebagai alat teknologi informasi dalam dunia
perkantoran memberikan nilai tambah proses pengolahan data, dalam dunia perkantoran
keberadaan teknologi informasi juga sangat berguna bagi pihak instansi untuk
mempermudah kinerja dalam kegiatan sehari-hari terutama dalam pengolahan data surat
masuk dan surat keluar.
Pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada kantor Badan Pengawasan
Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Provinsi Aceh masih menggunakan cara manual
dalam pengimputan data. Oleh karena itu, pengolahan data surat masuk dan surat keluar
tersebut sedang diupayakan dapat dioperasikan dengan menggunakan perangkat komputer
melalui sistem aplikasi berbasis Web, penggunaan komputer berfungsi untuk menginput
data surat masuk dan surat keluar. Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk
membangun sebuah sistem berbasis Web pengolahan data surat masuk dan surat keluar
yang diwujudkan dalam bentuk judul Tugas Akhir, yaitu “Sistem Informasi Surat Masuk
dan Surat Keluar pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan
(BPKP) Provinsi Aceh Berbasis Web”. Semoga sistem informasi ini bisa berjalan dengan
lancar dan bermanfaat bagi Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan
(BPKP) Provinsi Aceh dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar.
1.2 Rumusan Masalah
Adapun Rumusan Masalah dari tugas Akhir ini adalah:
1. Bagaimana merancang dan membuat Aplikasi Pencatatan Surat Masuk dan Surat
Keluar yang diterapkan pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan
Pembangunan (BPKP) Provinsi Aceh.
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah pada penelitian ini hanya mencakup bagaimana cara Pengolahan
Surat Masuk dan Surat Keluar yang di terapkan pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan
dan Pembangunan (BPKP) Provinsi Aceh Berbasis Web.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Membangun Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar untuk diterapkan
Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Provinsi Aceh.
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebgai berikut:
a. Memberi kemudahan kepada pihak Sekretaris Perwakilan pada Kantor Badan
Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Provinsi Aceh dalam proses
pencatatan surat masuk dan surat keluar.
b. Dengan adanya sistem informasi ini, proses pencatatan surat masuk dan surat keluar
lebih cepat dan efisien dibandingkan dengan pencatatan surat sercara manual.
1.5 Sistematika Penulisan
Berikut sistematika penyusunan tugas akhir yang akan disusun :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini memuat tentang latar belakang masalah, perumusan masalah,
batasan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, serta sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN KEPUSTAKAAN
Pada bab ini dibahas tentang gambaran umum instansi, mencakup sejarah dan
struktur organisasi, kajian kepustakaan, mekanisme pengolahan data secara
manual, landasan teori atau pun konsep yang berhubungan dengan sistem
aplikasi berbasis Web.
BAB III METODE PENELITIAN
Dalam bab ini dibahas tentang metodelogi penelitian, tahapan pengumpulan
data, alat – alat yang digunakan dalam analisa data.
BAB IV MEMBANGUN SISTEM APLIKASI DAN PEMBAHASAN
Pembahasan pada bab ini tentang membangun sistem aplikasi pencatatan surat
meliputi diagram konteks, diagram fungsional dan flowcart sistem serta tampilan
aplikasi pencatatan surat masuk dan surat keluar.
BAB V PENUTUP
Membahas tentang kesimpulan berdasarkan pembahasan sebelumnya serta saran
untuk pengembangan program, lembaga maupun untuk instansi.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Gambaran Umum Kantor BPKP Provinsi Aceh
Perwakilan BPKP Provinsi Aceh sebagai salah satu organ BPKP, tidak dapat terlepas
dari dinamika BPKP secara keseluruhan. Cikal bakal Perwakilan BPKP Provinsi Aceh
bermula dari di dirikannya Kantor Pengawasan Anggaran Negara (KPAN) Banda Aceh
pada tahun 1970. Kepala Kantor Pengawasan Anggaran Negara (KPAN) Banda Aceh
pertama kali dipimpin oleh H.Mohamad Djamil, SH. Beliau menjabat dari tanggal 22 Mei
1970 sampai dengan 10 Agustus 1972. Pada masa itu, Kantor KPAN Banda Aceh terletak
di Jalan Cut Mutia yaitu menempati Gedung NV. Pembangunan Niaga (sekarang Gedung
eks Bank Bumi Daya). Kantor KPAN Banda Aceh menempati gedung tersebut sampai
dengan 1980.
Pada masa Drs. Muhammad Gade, SH., MBA, Kantor KPAN diubah menjadi
Perwakilan Badan Pengawasan dan Pembangunan (BPKP) Provinsi Daerah Istimewa
Aceh. Drs.Muhammad Gade, SH., MBA menjadi sebagai Kepala Perwakilan BPKP
Provinsi Daerah Istimewa Aceh mulai tanggal 22 Maret 1984 sampai dengan 22 Maret
1986.
2.2 Visi Dan Misi
a. Visi BPKP
Auditor Intern pemerintah yang proaktif dan terpercaya dalam mentranformasikan
manajemen pemerintah menuju pemerintah yang baik dan bersih.
b. Misi BPKP
Sebagai penjabaran dari visi tersebut, ditetapkanlah tiga misi BPKP yang
menggambarkan hal-hal yang harus dilaksanakan, sehingga hal-hal yang masih abstrak
yang terlihat pada visi, akan lebih nyata pada misinya.
1. Mendorong terwujudnya tata kelola pemerintah yang baik, meningkatnya pelayanan
publik, serta terwujudnya iklim yang mencegah KKN ;
2. Meningkatkan kepercayaan publik kepada pemerintah melalui program kehumasan
hasil pengawasan ;
3. Mengembangkan governance system dan sinergi antar APIP dalam rangka
meningkatkan kualitas hasil pengawasan intern pemerintah guna memberi dukungan
bagi proses pengambilan kebijakan oleh presiden.
2.3 Struktur Organisasi
Bentuk organisasi perwakilan BPKP Provinsi Aceh adalah bentuk organisasi
devisional. Pada saat ini kantor BPKP Provinsi Aceh terdiri empat bagian tata usaha.
Kantor perwakilan BPKP Provinsi Aceh dipimpin oleh kepala perwakilan yang dibantu
oleh empat kepala bidang pengawasan ditambah satu kepala bagian tata usaha dan
bertanggung jawab langsung pada BPKP pusat Jakarta.
Bidang pengawasan tersebut terdiri dari :
Bidang IPP ( Pengawasan Instasi Pemerintah Pusat )
Bidang APP ( Akuntabilitas Pemerintah Pusat )
Bidang AN ( Akuntan Negara )
Bidang INV ( Investigasi )
Bidang TU ( Tata Usaha )
Struktur organisasi yang digunakan oleh kantor perwakilan BPKP provinsi Aceh
adalah tipe BI-2 yang terbentuk devisional yang dalam pelaksanaan berorentasi pada garis
( Line Organisasi From ) sesuai dengan keputusan kepala BPKP Nomor : KEP-123/K/1983
tanggal 10 Desember 1983.
2.4 Landasan Teori
2.4.1 Pengertian Sistem
Sistem berasal dari kata yunani yang artinya kesatuan. Suatu sistem terdiri dari
elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem adalah
jaringan kerja yang terdiri dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
sama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai satu kesatuan yang terdiri dari dua atau
lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai tujuan (Jogianto H.M
1995).
2.4.2 Pengertian Data
Data adalah suatu istilah majemuk dari kata Datum yang berarti fakta atau bagian
fakta yang mengandung arti yang di hubungakan dengan kenyataan, gambaran, kata-kata,
huruf-huruf atau yang menunjukkan suatu ide.
Menurut Baridwan (1993) menyatakan bahwa data adalah sebagai kumpulan
karakter, fakta atau jumlah yang merupakan masukan bagi suatu sistem informasi.
Menurut Agustina (1992) data adalah keterangan mengenai sesuatu hal yang sudah
sering terjadi dan berupa himpunan fakta, angka, grafik, tabel, gambar, lambang, kata,
huruf-huruf yang menyatakan sesuatu pemikiran, objek, serta kondisi dan situasi.
Menurut Kadir (1999) data adalah fakta mengenai objek orang dan lain-lain.
Selanjutnya menurut Vincent (1988) menerangkan data adalah fakta-fakta terpisah yang
harus digabung terlebih dahulu dengan cara tersendiri agar data-data tersebut mempunyai
arti.
Dari pengertian di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa data adalah fakta
mengenai objek atau orang lain, yang kemudian diproses sehingga menghasilkan suatu
informasi yang lebih berguna. .
2.4.3 Pengertian Surat
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia “surat” merupakan kertas dan sebagainya
yang tertulis atau secarik kertas sebagai keterangan atas sesuatu yang tertulis.
Menurut Silmi (2002) surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk
mengadakan komunikasi secara tertulis.
Urusan surat adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan administrasi
kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak
seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai
berikut:
Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.
Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran dan tujuan seseorang untuk
dapat diketahui orang lain.
Sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain.
Merupakan suatu bentuk gambaran suatu peristiwa atau keadaan yang
dituangkan dalam bentuk tulisan.
Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi
seseorang dan orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun
secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah
dimengerti, sederhana,dan teratur.
Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang
akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu diajukan. karena melalui surat itu
berarti penulis telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.
2.4.4 Pengertian Surat Masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari
perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir
(pengiriman surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi).
Menurut Wursanto (1991) surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari
organisasi/instansi maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos),
maupun yang diterima dari kurir (pengantar surat) dengan mempergunakan buku
pengiriman.
2.4.5 Pengertian Surat Keluar
Surat Keluar adalah surat yang akan dikeluarkan oleh organisasi/instansi yang
ditujukan ke organisasi lain diluar organisasi itu sendiri.
Menurut Wursanto (1994) surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal,
bernomor, berstempel, dan telah di tanda tangani oleh berwenang) yang dibuat oleh
instansi, kantor maupun lembaga yang ditujuankan kepada instansi, kantor atau lembaga
lain.
Menurut Widjaja (1990) surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi
atau instansi yang ditujukan kepada organisasi/perorangan diluar organisasi tersebut.
2.5 Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk
menggambarkan arus dari data system yang penggunaanya sangat membantu untuk
memahami secara logika, terstruktur dan jelas. DFD merupakan salah satu alat pembuatan
model yang sering digunakan, khsusnya bila fungsi-fungsi system yang merupakan bagian
yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh system. Dengan
kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada
fungsi system.
Komponen DFD menurut Yourdan dan DeMarco :
Tabel 2.1 Komponen DFD Menurut Yourdan dan DeMarco
Simbol Arti
Satuan luar, satuan kesatuan atau entitas terlibat
Proses : simbol proses atau kegiatan yangdilaksanakan oleh orang atau mesin komputer.
Arah Arus Data, Arus informasi yang masuk dankeluaran antar bagian dan antar pemyimpanan
Simpanan data symbol baru media penyimpanan
data.
2.6 Entity Relation Diagram (Diagram ER)
Entity Relation Diagram adalah salah satu tehnik pemodelan data dengan cara
menentukan data apa saja yang terdapat dalam suatu entity dan hubungan antar entity.
Berikut simbol yang ada pada ERD
Tabel 2.2 Simbol Entity Relation Diagram (Diagram ER)
Simbol Keterangan
Entitas terlibat
Relasi antar entitas
Atribut
Penghubung Entitas dengan
relasi, Entitas dengan atribut
Atribut turunan
Atribut Key (kunci)
Atribut Komposisi
Ada tiga tipe Relationship yang dikenal, yaitu:
1. One to one (1:1)
Pada bentuk relasi ini, suatu entity hanya berelasi dengan satu entity lainnya,
misalnya 1 Direktur memimpin 1 Kantor
Gambar 2.1 Relasi One to One
2. One to Many (1:M)
Pada relasi ini suatu entity bisa mempunyai lebih dari satu relasi pada entity
lainnya, misal seorang dosen mengajar lebih dari satu mata kuliah
Gambar 2.2 Relasi One to Many
3. Many to Many (M:M)
Pada relasi ini banyak entity yang bisa berelasi dengan banyak entity lainnya,
sebagai contoh banyak pembeli bisa membeli banyak barang disuatu pasar
Direktur Memimpin Kantor
Mata KuliahDosen Mengajar
Pembeli BarangMembeli
Gambar 2.3 Many to Many
2.7 Website
Website atau juga di sebut Web adalah halaman yang di tampilkan di internet yang
memuat informasi tertentu (khusus). web pertama kali diperkenalkan pada tahun 1992. Hal
ini sebagai hasil usaha pengembangan yang dilakukan CERN di Swiaa. Internet dan web
adalah dua hal yang berbeda. Internet yaitu yang dapat menampilkan web-nya, sedangkan
web adalah yang ditampilkannya yang berupa susunan dari halaman-halaman yang
menggunakan teknologi Web dan saling berkaitan satu sama lain.
Word Wide Web atau Web adalah sub sistem dari internet. Word Wide Web adalah
daerah yang sangat populer dimana menyediakan segala macam informasi dari seluruh
dunia dan menyajikan secara multimedia (Lani Sindharta,1996:1)
Pada dasarnya website adalah sebuah cara untuk menampilkan suatu di internet.
Website adalah sebuah tempat di internet, siapa saja didunia ini dapat mengunjunginya,
kapan saja mereka dapat mengetahui tentang segala hal, memberi pertanyaan, memberikan
masukan atau bahkan mengetahui dan membeli produk. Internet bagaikan sebuah pusat
perdagangan terbesar didunia dan website adalah salah satu toko atau kios di pusat
perdagangan tersebut.
2.8 PHP (Personal Home Page / Hypertext Preprocessing)
PHP merupakan singkatan berulang dari PHP Hypertext Preprocessor, yang
sebelumnya merupakan Personal Home Page, pertama kali dibuat oleh Rasmus
Lerdof pada tahun 1995 CMIIW. PHP: Hypertext Preprocessor adalah bahasa skrip
yang dapat ditanamkan atau disisipkan ke dalam HTML. PHP banyak dipakai untuk
memrogram situs web dinamis. PHP dapat digunakan untuk membangun sebuah CMS.
Untuk menjalankan PHP diperlukan Web Server seperti Apache, PHP Interpreter,
MySQL sebagai database.
2.9 XAMMP
Xammp merupakan salah satu paket instalasi Apache, PHP, dan MySQL instant yang
dapat kita gunakan untuk membantu proses installasi ketiga produk tersebut.
2.10 MySQL
Pengertian MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data
SQL (bahasa Inggris: Database Management System) atau DBMS yang multithread,
multi- user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL
tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi General Public License (GPL),
tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana
penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL. (Wikipedia, 2012).
2.11 Pengertian Komputer
Istilah komputer berasal dari bahasa latin yaitu “Compute” yang artinya alat hitung,
akan tetapi komputer sendiri mempunyai arti sebagai suatu alat elektronika yang berfungsi
untuk mengolah data dengan bantuan operator system untuk menghasilkan informasi.
Berdasarkan definisi diatas penulis menyimpulkan bahwa komputer sebagai
sekumpulan alat logic yang dapat menerima data, mengolah data dan menyimpan data
dengan menggunakan program yang terdapat pada memori system komputer kemudian
memberikan hasil pengolahan tersebut dalam bentuk output setelah itu untuk keluaran
dalam bentuk informasi
2.12 Pengertian Macromedia Dreamweaver
Macromedia Dreamweaver adalah sebuah HTML editor professional untuk
mendesain secara visual dan mengelola situs Web maupun halaman Web. Saat ini terdapat
software dari kelompok Macromedia yang banyak digunakan untuk mendesain situs Web.
Macromedia Dreamweaver 3 merupakan versi lama dari Macromedia Dreamweaver dan
merupakan Web Authoring terbaik untuk tahun 2000. Pada tahun 2001, macromedia
meluncurkan macromedia Dreamweaver 4 yang lebih baik dan lebih canggih lagi. Pada
tahun 2002 Macromedia meluncurkan versi terbaru lagi, yaitu Macromedia Dreamweaver
MX. Dan seterusnya muncul Versi terbaru lagi dari Macromedia Dreamweaver adalah
Dreamweaver MX 2004. Pada Dreamweaver MX 2004 terdapat beberapa kemampuan
bukan hanya sebagai software untuk desain web saja, tetapi juga untuk menyunting kode
serta pembuatan aplikasi Web dengan menggunakan berbagai bahasa pemograman Web,
antara lain JPS, PHP, ASP dan ColdFusion.
Dreamweaver merupakan software utama yang digunakan oleh Web Desainer
maupun Web Programmer guna mengembangkan situs Web. Ruang kerja, fasilitas dan
kemampuan Dreamweaver mampu meningkatkan produktivitas dan evektifitas dalam
desain maupun membangun situs Web. Dreamweaver juga dilengkapi dengan fasilitas
untuk manajemen situs yang cukup lengkap.
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Lokasi Penelitian
Tempat pelaksanaan penelitian ini penulis lakukan pada Kantor Badan Pengawasan
Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Cabang Perwakilan Provisi Aceh. yang beralamat di
Jalan Tgk. Panglima Nyak Makam Banda Aceh.
Tabel 3.3 Waktu Pelaksanaan Penelitian
3.2 Tahapan Pengumpulan Data
a. Studi Pustaka
Studi pustaka merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pengkajian terhadap
sumber-sumber referensi untuk memperoleh landasan teori, konseptual dan praktis
tentang permasalahan penelitian. Studi pustaka ini dilakukan dengan mendapatkan
data berupa-berupa buku, jurnal.
No Kegiatan April Mei Juni Juli AgustusIII
IV I II III IV I II III III IV III IV
1 Pengumpulan Data
2 Analisa Data3 Perancangan Database4 Perancangan Sistem5 Desain Sistem6 Pembuatan Sistem7 Pengujian Sistem8 Penyusunan Laporan9 Sidang Akhir
b. Studi Lapangan
1. Observasi, yaitu pengamatan langsung terhadap mekanisme sistem yang sedang
berjalan di Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Cabang
Perwakilan Provisi Aceh.
2. Wawancara (interview), yaitu pengumpulan data berdasarkan tatap muka dan tanya
jawab dengan karyawan di Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan
(BPKP) Cabang Perwakilan Provisi Aceh agar memperoleh informasi yang akurat
sehingga diharapkan dapat menjadi bahan masukkan maupun pertimbangan dalam
proses penelitian.
3.3 Alat-alat yang dipakai Dalam Penelitian
a. Perangkat Lunak (Software)
a) MySQL Versi 3.51.12
b) PHP Versi 4.0
c) Xampp Versi 2.5
b. Perangkat Keras (Hardware)
a) Processor : Intel Pentium
b) Monitor : LCD 12 Inc
c) Mouse : Optical Wheel Mouse
d) HardDisk : 320 GB
e) RAM :1GB
3.4 Analisa Data
Adapun metode dalam analisa data yang dipakai disini adalah :
a. Metode Deskriptif, Metode yang mengolah dan menafsirkan data dengan maksud
agar bisa memberikan gambaran yang jelas dan wajar mengenai keadaan yang akan
diteliti.
b. Metode Dedukatif, Metode yang menarik beberapa kesimpulan yang bersifat umum
menjadi kesimpulan yang bersifat khusus serta sekaligus memberikan saran dalam
rangka penyempurnaan aktivitas penelitian dimasa yang akan datang.
Sedangkan teknik Pengolahan Data yaitu, Data yang diperoleh dari hasil penelitian,
selanjutnya akan dianalisa secara kualitatif dengan membandingkan antara teori dengan
hasil penemuan lapangan.
3.5 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Prosedur pengarsipan surat masuk yang sedang berjalan di Kantor Badan
Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh melalui
beberapa tahapan antara lain :
1. Sekretaris perwakilan menerima Surat dari instansi/Perusahaan lain.
2. Kemudian bagian sekretaris perwakilan mencatat data surat masuk.
3. Setelah dicatat surat dikeluarkan menjadi 2 file yaitu surat masuk dan salinan surat
masuk.
4. Salinan surat masuk disimpan sebagai arsip oleh sekretaris perwakilan dan surat
masuk diserahkan kepada kepala kantor.
Prosedur pengarsipan surat keluar yang sedang berjalan di Kantor Badan Pengawasan
Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh melalui beberapa tahapan
antara lain :
1. Sekretaris perwakilan memberikan konsep surat keluar kepada kepala kantor untuk
diperiksa secara manual.
2. Setelah diperiksa kepala kantor mengeluarkan file surat keluar yang harus diperbaiki
oleh sekretaris perwakilan.
3. Sekretaris perwakilan memberikan surat keluar yang sudah di perbaiki kepada kepala
kantor untuk ditanda tangani.
4. Setelah ditandatangani surat tersebut diberikan lagi kepada sekretaris perwakilan
untuk di catat.
5. Setelah dicatat surat dikeluarkan menjadi 2 file yaitu surat keluar dan salinan surat
keluar.
6. Salinan surat keluar disimpan sebagai arsip oleh sekretaris perwakilan dan surat
keluar diserahkan kepada instansi/perusahaan lain.
3.6 Flowmap
a) Flowmap prosedur arsip surat masuk yang sedang berjalan di Kantor Badan
Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh.
Instansi/Perusahaan Lain Sekretaris Perwakilan Kepala Kantor
Gambar 3.4 Flowmap Arsip Surat Masuk yang Berjalan
b) Flowmap prosedur arsip surat keluar yang sedang berjalan di Kantor Badan
Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh.
Surat dariInstansi/Perusahaan
lain
Surat dariInstansi/Perusahaan
lain
Surat MasukSurat Masuk
Mencatatdata Surat
Masuk
Sekretaris Perwakilan Kepala Kantor Instansi/PerusahaanLain
Ya
Tidak
Gambar 3.5 Flowmap Arsip Surat Keluar yang Berjalan
Konsep Surat Konsep Surat
Surat yang sudahdiperbaiki
Surat yang sudahditandatangani
Memcatat datasurat keluar
Surat yang sudahdiperbaiki
Surat yang harusdiperbaiki
Surat MasukSurat Keluar
MemeriksaSurat
Menandatanganisurat
Mencatat datasurat keluar
PerbaikiSurat
CekSurat
Surat Keluar
3.7 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan
Sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan di Kantor
Badan Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh
masih ada kekurangan, diantaranya :
1. Kesulitandalam pencarian arsip surat masuk dan surat keluar.
2. Cara penyimpanannya yang kurang efektif sehingga memungkinkan arsip bisa
hilang.
3.7.1 Usulan Perancangan Sistem
Dari kendala yang ada setelah di evaluasi, maka penulis mengajukan untuk membuat
Sistem Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar untuk menanggulangi kendala
yang sering terjadi. Dan untuk memperbaiki sistem yang ada agar lebih cepat, tepat,
efektif, dan efisien.
3.7.2 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan Sistem Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar
adalah sebagai berikut :
1. Untuk mempermudah pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
2. Untuk mempermudah pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar.
3. Untuk mempermudah pencarian arsip surat masuk dan surat keluar.
3.7.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Gambaran umum sistem yang diusulkan dalam proses perancangan sistem ini,
penulisakan membangun sebuah Aplikasi Sistem Pengolahan Data surat masuk dan surat
keluar yang nantinya aplikasi tersebut dikelola oleh seorang Operator (salah satu pegawai
sekretaris perwakilan). Berikut adalah prosedur arsip surat masuk dan surat keluar yang
diusulkan :
1) Prosedur Arsip surat masuk yang Diusulkan
1. Operator menerima Surat dari instansi/Perusahaan lain.
2. Kemudian surat masuk tersebut diinput sehingga menghasilkan file baru.
3. Surat masuk kemudian diserahkan kepada kepala kantor sedangkan data surat
masuk beserta soft copy surat masuk diinput dan disimpan ke dalam aplikasi
system pengolahan data surat oleh operator.
2) Prosedur Arsip surat keluar yang diusulkan
1. Operator mencetak konsep surat keluar kepada kepala kantor untuk di periksa
secara manual.
2. Setelah di periksa kepala kantor mengeluarkan file surat keluar yang harus
dirubah oleh Operator.
3. Operator memberikan surat keluar yang sudah di rubah kepada kepala kantor
untuk ditanda tangani.
4. Setelah di tanda tangani surat tersebut diberikan lagi kepada operator untuk di
input sehingga menghasilkan file baru .
5. Surat keluar kemudian diserahkan kepada instansi/perusahaan lain sedangkan
data surat keluar beserta soft copy surat keluar diinput dan disimpan ke dalam
aplikasi system pengolahan data surat oleh operator.
Instansi/Perusahaan lain Operator Kepala Kantor
Gambar 3.6 Flowmap Arsip Surat Masuk yang Diusulkan
Surat Masuk Surat Masuk
Surat Masuk
Input Data SuratMasuk
DatabaseSurat
Masuk
Operator Kepala Kantor Instansi/PerusahaanLain
Ya
Tidak
Gambar 3.7 Flowmap Arsip Surat Keluar yang Diusulkan
Mencetak KonsepSurat
Konsep Surat Keluar
Surat yang sudahdirubah
Surat yang sudahditandatangani
Surat yang sudahditanda tangani
Surat yang sudahdirubah
Surat yang harusdirubah
MemeriksaKonsep Surat
Menandatanganisurat keluar
Merubahsurat keluar
CekkonsepSurat
Surat Keluar
Input Data Suratkeluar
DatabaseSuratKeluar
3.8.2 Aliran Informasi
Diagram konteks atau disebut juga dengan model sistem fundamental
merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah bubble tunggal dengan data
input output yang ditunjukkan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan.
Laporan surat masukLaporan surat keluar
Input data surat masukInput data surat keluar
Gambar 3.9 Diagram Kontek
3.9 Data Flow Diagram (DFD)
Terdapat 2 proses utama yaitu: proses daftar hadir masuk dan proses daftar hadir
keluar.
3.9.1 DFD Level 0
1. Surat Masuk
Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh operator dengan data dari
surat yang masuk untuk diarsipkan untuk keperluan tertentu.
AplikasiPengarsipanSurat Masuk
Dan SuratKeluar
Operator
2. Surat Keluar
Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh operator dengan data dari
surat yang akan keluar untuk diarsipkan untuk keperluan tertentu.
Tambah Surat
Tambah Surat
Edit Surat Edit Surat
Surat Masuk
Surat Keluar
Edit Surat Edit Surat
Tambah Surat Tambah Surat
Tambah Surat Tambah Surat
Edit Surat Edit Surat
Disposisi Surat Masuk
Tambah Surat Tambah Surat
Disposisi Surat KeluarEdit Surat Edit Surat
Gambar 3.10 DFD Level 0
1Surat
Masuk
2SuratKeluar
Operator
3Disposisi
SuratMasuk
4Disposisi
Suratkeluar
3.9.2 DFD Level 1 Proses Input Surat Masuk
1. Tambah
Operator menginputkan data isi surat masuk berupa id_operator, nomor_surat,
tanggal_surat, jenis_surat, asal_surat, perihal, disposisi dan keterangan.
2. Edit
Proses ini merupakan proses pengeditan data surat masuk jika ada kesalahan input
data pada proses tambah.
3. Cari
Proses ini merupakan proses pencarian data surat masuk yang sudah di input dan
tersimpan di database.
4. Preview
Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat yang sudah masuk
dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk laporan.
Input nomor surat Simpan Data Surat MasukInput nomor surat
Input tanggal suratInput asal surat
Input jenis suratInput perihal
Id operatorInput keterangan
Edit Data Surat Masuk Simpan Surat Masuk
Data Surat Masuk
Input pencarian nomor surat Cari Surat Masuk Surat Masuk
Input pencarian perihal
Input pencarian tanggal surat Info Data Surat Masuk
Lihat Preview Laporan Info Laporan Surat Masuk
Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses Input Surat Masuk
1.1Tambah
1.2Edit
1.3Cari
1.4Preview
Operator
3.9.3 DFD Level 2 Proses Input Surat Keluar
1. Tambah
Operator menginputkan data surat keluar berupa id_operator, nomor_surat,
tanggal_surat, jenis_surat, ditunjukan, dan keterangan.
2. Edit
Proses ini merupakan proses pengeditan data surat keluar jika ada kesalahan input
data pada proses tambah.
3. Cari
Proses ini merupakan proses pencarian data surat keluar yang sudah di input dan
tersimpan di database.
4. Preview
Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat yang sudah
masuk dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk laporan.
Input Id operator
Input nomor surat Simpan Data Surat Keluar
Input tanggal surat
Input perihal
Input ditunjukan
Input keterangan
Simpan Data Surat Keluar
Edit Data Surat Keluar Data surat Keluar
Input pencarian nomor surat Cari Surat Keluar Surat Keluar
Input pencarian tanggal surat
Input pencarian perihal Info Data Surat Keluar
Lihat priview laporan surat keluar Info Laporan Surat Keluar
2.1Tambah
2.2Edit
2.3Cari
2.4Priview
Operator
Gambar 3.12 DFD Level 2 Proses Input Surat Keluar
Input Id tujuan masuk
Input nomor surat Simpan Data
Input bagian
Input keterangan
Disposisi Surat Masuk
Input pencarian nomor surat Cari Disposisi Surat Masuk
Input pencarian id disposisi masuk
Info Data Disposisi Surat Masuk
Lihat priview laporan Disposisi surat masuk Info Laporan Disposisi Surat Masuk
3.1Tambah
3.2Cari
3.3Priview
Operator
Gambar 3.13 DFD Level 3 Proses Input Disposisi Surat Masuk
Input Id tujuan masuk
Input nomor surat Simpan Data
Input bagian
Input nama intansi
Input Keterangan
Disposisi Surat Keluar
Input pencarian nomor surat Cari Disposisi Surat Keluar
Input pencarian Id Disposisi Keluar
Info Data Disposisi Surat Keluar
Lihat priview laporan Disposisi Surat Keluar Info Laporan Disposisi Surat Keluar
4.1Tambah
4.2Cari
4.3Privie
w
Operator
Gambar 3.14 DFD Level 4 Proses Input Disposisi Surat Keluar
3.9.4 Tabel Final
Tabel 3.4 Tabel Operator
Nama Field Tipe Size
Nama Operator Varchar 50
Id_Operator Varchar 50
Pasword Varchar 50
Hak Akses Varchar 50
Tabel 3.5 Tabel Surat Masuk
Nama Field Tipe Size
Nomor_Surat Varchar 20
Tanggal_Surat Varchar 15
Jenis_Surat Varchar 20
Asal_Surat Varchar 20
Perihal Varchar 30
Keterangan Varchar 50
Id_Operator* Varchar 10
File Picture
Tabel 3.6 Tabel Disposisi Surat Masuk
Nama Field Tipe Size
Id_Disposisi_Masuk Varchar 10
Nomor_Surat* Varchar 20
Bagian Varchar 20
Keterangan Varchar 50
Tabel 3.7 Tabel Surat Keluar
Nama Field Tipe Size
Nomor_Surat* Varchar 20
Tanggal_Surat Varchar 15
Jenis_Surat Varchar 20
Ditunjukan Varchar 30
Perihal Varchar 30
Keterangan Varchar 50
Id_Operator Varchar 10
File Picture
Tabel 3.8 Tabel Disposisi Surat Keluar
Nama Field Tipe Size
Id_Disposisi_Masuk Varchar 10
Nomor_Surat Date 20
Nama_Instansi Text 20
Keterangan Date 50
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Diagram Flowchart
Diagram Flowchart merupakan metode untuk menggambarkan tahap-tahap dalam
menjalankan system informasi, pemecahan masalah dalam system informasi adapun tahap-
tahap dalam system pengolahan data surat masuk dan surat keluar yaitu menjelaskan
bagaimana proses pengolahan yang dilakukan mulai dari menjalankan program sampai
pada akhir program perancangan diagram flowchart sistem pengolahan data surat masuk
dan surat keluar.
Dari diagram flowchart pada sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar
pada kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) perwakilan provinsi
Aceh dapat dijelaskan bahwa, pada saat ingin menjalankan program yang pertama sekali
akan muncul adalah input password dan user harus memasukkan password dengan benar,
bila password yang dimasukkan salah maka akan kembali lagi ke input password, user
harus mengimput password sampai benar apabila password yang input benar maka user
akan masuk kedalam menu utama.
Dalam menu utama user dapat meng input informasi tentang data surat masuk dan
surat keluar, data bagian yang sudah disediakan pada form, setelah user menginput data
maka data tersebut akan tersimpan dalam database, apabila tersebut tidak di simpan maka
dia akan kembali lagi ke tampilan input data.
Pada menu laporan user dapat mencetak informasi tentang sistem pengolahan surat
masuk dan surat keluar dan laporan bagian dari jembatan apabila user ingin mencetak data
yang sudah diinput pada form maka data akan tercetak sebagai laporan. Apabila user tidak
ingin mencetak data maka akan kembali lagi ketampilan cetak data.
Tidak Ya
Start
InputPassword/Login
CekPassword
Y/THalaman Menu Utama
Input Surat MasukInput Disposisi Masuk
Input Surat KeluarInput Disposisi Keluar
Laporan Data Surat MasukLaporan Data Disposisi Masuk
Laporan Data Surat KeluarLaporan Data Disposisi Keluar
Logout
End
Gambar 4.15 Diagram Flowchart
4.2 Pengguanaan Aplikasi
Penggunaan Aplikasi Sistem Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar pada
kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi
Aceh, dilihat dari perancangan aplikasi ke dalam bentuk tampilan sebuah aplikasi.
4.2.1 Form Login
Form login digunakan sebagai sekuriti sistem dari penyalahgunaan hak akses,
sehingga keamanan data dapat terjamin. Di sini user diminta untuk memasukkan user
name dan password untuk dapat mengakses data selanjutnya. Untuk lebih jelas proses
Login dapat dilihat pada pada gambar di bawah.
.
Gambar 4.16 Tampilan Form Login
4.2.2 Menu Utama
Pada form dibawah ini adalah form menu utama yang isinya tampilan awal,
pengaturan, surat masuk, surat keluar,operator, profil instansi. Pengguna komputer tinggal
klik saja icon menu yang di inginkan untuk melihat apa saja yang ada di dalam file
tersebut.
Gambar 4.17 Tampilan Menu Utama
4.2.3 Input Surat
a. Input Surat Masuk
Menu input surat masuk merupakan halaman dimana user dapat menginput data
surat masuk. Dimana didalamnya berisikan tanggal surat, nomor surat, jenis surat,
perihal, dari, id operator, keterangandan file.
Gambar 4.18 Input Surat Masuk
b. Input Disposisi Surat Masuk
Menu input disposisi surat masuk merupakan halaman dimana user dapat
menginput data surat masuk. Dimana didalamnya berisikan id operator, nomor
surat, nama instansi, keterangan, lebih jelasnya seperti tampilan dibawah ini:
Gambar 4.19 Input Disposisi Surat Masuk
c. Input Surat Keluar
Menu input surat keluar merupakan halaman dimana user dapat menginput data
surat keluar. Dimana didalamnya berisikan nomor surat, tanggal surat, perihal,
ditunjukan, id operator, keterangan dan file. lebih jelasnya seperti tampilan dibawah
ini:
Gambar 4.20 Input Surat Keluar
d. Input Disposisi Surat Keluar
Menu input disposisi surat keluar merupakan halaman dimana user dapat
menginput data surat keluar. Dimana didalamnya berisikan id operator, nomor
surat, nama instansi, keterangan, lebih jelasnya seperti tampilan dibawah ini:
Gambar 4.21 Input Disposisi Surat Keluar
4.2.4 Lihat Surat
a. Lihat Surat Masuk
Menu Lihat Surat Masuk merupakan halaman untuk melihat seluruh data-data
surat masuk. Dibawah ini merupakan tampilan semua data surat masuk:
Gambar 4.22 Lihat Surat Masuk
b. Lihat Disposisi Surat Masuk
Menu Lihat Disposisi Surat Masuk merupakan halaman untuk melihat seluruh data-
data surat masuk. Dibawah ini merupakan tampilan semua data surat masuk:
Gambar 4.23 Lihat Disposisi Surat Masuk
c. Lihat Surat Keluar
Menu Lihat Surat Keluar merupakan halaman untuk melihat seluruh data-data
surat keluar. Dibawah ini merupakan tampilan semua data surat keluar:
Gambar 4.24 Lihat Surat Keluar
d. Lihat Disposisi Surat Keluar
Menu Lihat Disposisi Surat Keluar merupakan halaman untuk melihat seluruh data-
data surat keluar. Dibawah ini merupakan tampilan semua data surat keluar:
Gambar 4.25 Lihat Disposisi Surat Keluar
4.2.5 Pencarian Data Pada Lihat Data Surat
a. Pencarian Surat Masuk
Pada form dibawah ini user dapat mencari data surat masuk berdasarkan nomor
surat, tanggal surat dan perihal. Surat yang dimaksud akan muncul pada form
pencarian data.
Gambar 4.26 Pencarian Data Surat Masuk
b. Pencarian Disposisi Surat Masuk
Pada form dibawah ini user dapat mencari disposisi surat masuk berdasarkan
nomor surat dan nama bagian. Surat yang dimaksud akan muncul pada form
pencarian data.
Gambar 4.27 Pencarian Data Disposisi Surat Masuk
c. Pencarian Surat Keluar
Pada form dibawah ini user dapat mencari data surat keluar berdasarkan nomor
surat, tanggal surat dan perihal. Surat yang dimaksud akan muncul pada form
pencarian data
Gambar 4.28 Pencarian Data Surat Keluar
d. Pencarian Disposisi Surat Keluar
Pada form dibawah ini user dapat mencari disposisi surat keluar berdasarkan
nomor surat dan nama instansi. Surat yang dimaksud akan muncul pada form
pencarian data.
Gambar 4.29 Pencarian Data Disposisi Surat Keluar
4.2.6 Rancangan Keluar
a. Form Laporan Data Surat Masuk
Ini adalah berupa hasil laporan surat masuk yang akan dicetak setelah di input
form-form sebelumnya.
Gambar 4.30 Laporan Data Surat Masuk
b. Form Laporan Disposisi Surat Masuk
Ini adalah berupa hasil laporan disposisi surat masuk yang akan dicetak setelah di
input form-form sebelumnya.
Gambar 4.31 Laporan Data Disposisi Surat Masuk
c. Form Laporan Data Surat Keluar
Ini adalah berupa hasil laporan surat keluar yang akan dicetak setelah di input form-
form sebelumnya.
Gambar 4.32 Laporan Data Surat Keluar
d. Form Laporan Disposisi Surat Keluar
Ini adalah berupa hasil laporan disposisi surat keluar yang akan dicetak setelah di
input form-form sebelumnya.
Gambar 4.31 Laporan Data Disposisi Surat Keluar
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan dari pembahasan, penulis dapat menarik beberapa kesimpulan sebagai
berikut:
1. Dengan menggunakan Web pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan
Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh sangat membantu pegawai
dalam bekerja agar mempermudah serta mempercepat proses input surat masuk dan
surat keluar pada bagian Sekretaris Kepala Perwakilan. Untuk meningkatkan sistem
peng agendaan surat masuk dan surat keluar dari sistem manual menjadi sistem
komputerisasi.
2. Untuk menghasilkan informasi yang akurat dan berkualitas, serta mempermudah
perolehan data yang diinginkan.
3. Dengan pengolahan database berbasis elektronik, maka data mitra kerja pada
kantor Bandan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan
Provinsi Aceh lebih lebih cepat diakses.
5.2 SARAN
Untuk mendapatkan hasil yang optimal adapun saran yang ingin penulis sampaikan
setelah melakukan pengamatan dengan menguraikan data yang di dapat, maka penulis
menpunyai beberapa saran :
1. Untuk menpercepat dan mempermudah kinerja karyawan, sebaiknya digunakan
program Sistem Pengolahan Data, sehingga tidak terjadi permasalahan dalam
mengiput data surat masuk dan surat keluar.
2. Dilihat dari kegiatan yang dilaksanakan pada Badan Pengawasan Keuangan dan
Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh, maka perlu diadakan
pelatihan-pelatihan untuk lebih menguasai program Sistem Pengolahan Data .
DAFTAR PUSTAKA
Agustina. 1992, Sistem Pengolahan Data. Penerbit PT Elex Media Komputindo, Jakarta.Baridman. 1990, Pengertian Komputer. Penerbit Raneka Cipta, Bandung.
Jogianto. 2005, Pengenalan Komputer. Andi Offset, Jakarta.
Kadir. 1999, Dasar-dasar Pengenalan Komputer. Jakarta : Ghalia Indonesia.
Silmi. 2002, Pengertian Surat. Sinar Jaya, Jakarta.
Vicent. 1988, Pengertian Database. Jakarta.
Widjaja. 1994, Pengertian Surat Masuk. Surabaya.
Wursanto. 1994, Pengertian Surat Keluar. Fajar, Surabaya.
Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi
Aceh [Online] Tersedia : www.bpkp.go.id/aceh.bpkp [20 Mei 2013]
BIODATA
A. Data Pribadi Nama : Redha Hidayatullah Tempat/Tgl.Lahir : Desa Baru, 01 Maret 1991 Jenis Kelamin : Laki-Laki Agama : Islam Pekerjaan : Mahasiswa Alamat : Desa Baru Kec. Samadua Kab. Aceh Selatan
B. Riwayat Pendidikan MIN Kasik Putih Kec. Samadua Kab. Aceh Selatan tamat tahun 2003 SMP Negeri 1 Samadua Kab. Aceh Selatan tamat tahun 2006 SMA Negeri 1 Samadua Kab. Aceh Selatan tamat tahun 2009 AMIK Indonesia Banda Aceh tamat tahun 2012
C. Orang Tua Nama Ayah : Ansari Is Pekerjaan : Wiraswasta Nama Ibu : Rasmah Z Pekerjaan : Ibu Rumah Tangga Alamat Orang Tua : Desa Baru Kec. Samadua Kab. Aceh Selatan
Demikian biodata ini saya perbuat dengan sebenarnya.
Saya yang membuat
REDHA HIDAYATULLAHNIM : 121020220033