pengauditan internal atas pembelian bahan ...repository.usd.ac.id/34625/2/152114046_full.pdfbahan...

PENGAUDITAN INTERNAL ATAS PEMBELIAN BAHAN BAKU

MAKANAN TERNAK

(Studi Kasus di Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper)

S K R I P S I

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:

Agatha Fitri Ayu Astuti

NIM: 152114046

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2019

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

i


MAKANAN TERNAK


S K R I P S I

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:


NIM: 152114046

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI


YOGYAKARTA

2019


ii


iii


iv

LEMBAR PERSEMBAHAN

“Orang-orang yang menabur dengan mencucurkan air mata, akan

menuai dengan bersorak-sorai.

Orang yang berjalan maju dengan menangis sambil menabur benih,

pasti pulang dengan sorak-sorai sambil membawa berkas-

berkasnya.”

Mazmur 126: 5-6

Kupersembahkan Untuk:

Tuhan Yesus

Bunda Maria

Santa Agatha

Bapakku Agustinus Usdek dan Ibuku Margaretha Widowati

Kakak- Kakakku Satrio Pambudi Atmojo, Reska Diana Putri


v


FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKUNTANSI-PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI

Yang bertanda tangan dibawah ini, saya menyatakan skripsi dengan judul:


MAKANAN TERNAK


dan dimajukan untuk diuji pada tanggl 15 Mei 2019 adalah hasil karya saya.

Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini

tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan

cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang

menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku

seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau

keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang

lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.

Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak,

dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan

saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan

menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri,

berarti gelar dan ijazah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.

Yogyakarta, 31 Mei 2019

Yang membuat pernyataan,



vi

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN

PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertanda tangan di bawah ini saya, mahasiswa Universitas Sanata Dharma:

Nama : Agatha Fitri Ayu Astuti

NIM : 152114046

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada

perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul:


MAKANAN TERNAK


Beserta perangkat yang diberikan. Dengan demikian saya memberikan kepada

Perpustakaan Universitas Sanata Dharma untuk menyimpan, mengalihkan dalam

bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data,

mendistribusikannya secara terbatas, dan mempublikasikannya di internet atau

media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu memberikan royalty kepada

saya selama tetap tercantumkan nama saya sebagai penulis.

Demikian pernyataan ini saya buat sebenanranya.


Yang menyatakan



vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan

skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk

memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi,

Universitas Sanata Dharma.

Dalam menyelesaikan skripsi ini penulisan mengucapkan terima kasih yang tak

terhingga kepada:

1. Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D. selaku Rektor Universitas Sanata

Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan

kepribadian penulis

2. Albertus Yudi Yuniarto, S.E., M.B.A. selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar

dan mengembangkan kepribadian penulis

3. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Akt., QIA., CA. selaku Ketua Program Studi

Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma dan Pembimbing

Akademik yang telah memberikan kesempatan untuk belajar, mengembangkan

kepribadian penulis, dan mendampingi selama proses belajar

4. Dr. FA. Joko Siswanto, M.M., Akt., QIA. selaku Pembimbing Skripsi yang telah

membantu dan membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini

5. Seluruh dosen dan karyawan sekretariat Fakultas Ekonomi Universitas Sanata

Dharma yang telah membagikan ilmu pengetahuan dan membantu penulis

selama proses belajar

6. Manager Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper Bapak Ir Agus Yulianto yang

telah memberikan izin melakukan penelitian ini dan membantu selama proses

pengambilan data

7. Manager Personalia Koperasi Jasa Usaha Bersama Puspetasari Bapak Sulistyo

Sudibyo NS, S.H yang telah membantu dan membimbing penulis saat

melakukan penelitian


viii

8. Seluruh karyawan di bagian pembelian Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper

yang telah membantu dan memberikan informasi kepada penulis saat melakukan

penelitian

9. Bapak Agustinus Usdek Joko Wibowo, Ibu Margaretha Widowati, Kakak Satrio

Pambudi Atmojo dan Reska Diana Putri yang telah memberikan semangat, doa,

dukungan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini

10. Emelinda Tiara A.P, Nora Tisa S, Yustina Rostyaningtyas, Marcellina Winny

Floryberta Kusuma Putri, dan Monica Noventya Parcelestri yang telah

memberikan semangat, dukungan dan doa selama proses perkuliahan hingga

penyusunan skripsi

11. Teman- teman kelas B angkatan 15 yang telah memberikan semangat,

kebersamaan dan dukungan selama proses kuliah

12. Teman teman kelas MPAT J yang telah memberikan semangat, dukungan dan

saran.

13. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangannnya, oleh karena itu

penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi

pembaca.


Penulis


ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ............................................ ii

HALAMAN PENGESESAHAN ................................................................... iii

HALAMAN PERSEMBAHAN .................................................................... iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ....................... v

HALAMAN PUBLIKASI ............................................................................. vi

HALAMAN KATA PENGANTAR .............................................................. vii

HALAMAN DAFTAR ISI ............................................................................ ix

HALAMAN DAFTAR TABEL .................................................................... xi

HALAMAN DAFTAR GAMBAR ................................................................ xii

ABSTRAK ..................................................................................................... xiii

ABSTRACT ..................................................................................................... xiv

BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1

A. Latar Belakang Masalah ............................................................... 1

B. Rumusan Masalah ........................................................................ 3

C. Batasan Masalah........................................................................... 3

D. Tujuan Penelitian ......................................................................... 3

E. Manfaat Penelitian ....................................................................... 3

F. Sistematika Penulisan .................................................................. 4

BAB II KAJIAN PUSTAKA ......................................................................... 7

A. Industri ........................................................................................ 7

1. Definisi Industri ..................................................................... 7

B. Industri Pabrik Pakan .................................................................. 7

1. Definisi Industri Pakan ........................................................... 7

2. Penggolongan Industri Pakan Ternak .................................... 7

C. Pengauditan ................................................................................. 8

1. Definisi Pengauditan ............................................................. 8

2. Pengelompokan Audit ............................................................ 8

D. Audit Internal ............................................................................... 10

1. Definisi Audit Internal .......................................................... 10

2. Tujuan Audit Internal ............................................................. 11

3. Ruang Lingkup Audit Internal ............................................... 11

4. Pelaksanaan Audit Internal .................................................... 15

E. Pengendalian Internal ................................................................... 19

1. Pengertian Pengendalian Internal ........................................... 19

2. Unsur-Unsur Pengendalian Internal ....................................... 19


x

F. Ekonomis, Efisiensi, dan Efektivitas ........................................... 21

1. Definisi Ekonomis, Efisiensi, dan Efektivitas ....................... 21

2. Indikator Ekonomis, Efisien, dan Efektif ............................... 22

G. Pembelian Bahan Baku ................................................................ 23

1. Definisi Bahan Baku .............................................................. 23

2. Sistem Pembelian ................................................................... 24

H. Audit atas Pembelian Bahan Baku ............................................... 26

I. Kerangka Berpikir Penelitian ....................................................... 27

BAB III METODE PENELITIAN................................................................. 29

A. Jenis Penelitian ............................................................................. 29

B. Tempat dan Waktu Penelitian ...................................................... 29

C. Subjek dan Objek Penelitian ........................................................ 29

D. Teknik Pengumpulan Data ........................................................... 29

1. Observasi ................................................................................ 29

2. Wawancara ............................................................................. 30

3. Red Flags dan Risk Worksheet ............................................... 30

4. Checklist ................................................................................. 31

5. Metode Dokumentasi ............................................................. 31

E. Teknik Analisis Data .................................................................... 31

1. Survei Pendahuluan ................................................................ 32

2. Menyusun Rencana Audit Internal ........................................ 32

3. Melaksanakan Audit Internal ................................................. 35

4. Merangkum Hasil Audit Internal ........................................... 37

5. Melaporkan Hasil Audit Internal ........................................... 37

BAB IV GAMBARAN UMUM PABRIK MAKANAN TERNAK

NUTRIFEED CEPER ..................................................................... 38

A. Profil Perusahaan ......................................................................... 38

B. Visi Perusahaan ............................................................................ 38

C. Misi Perusahaan ........................................................................... 38

D. Sejarah Singkat Perusahaan ......................................................... 38

E. Struktur Organisasi ..................................................................... 40

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ...................................... 44

A. Pelaksanaan Survei Pendahuluan .................................................. 44

B. Perencanaan Audit Internal ........................................................... 47

C. Melaksanakan Audit Internal......................................................... 50

D. Merangkum Hasil Audit Internal ................................................... 81

E. Melaporkan Hasil Audit Internal ................................................... 83

BAB VI PENUTUP ....................................................................................... 92

A. Kesimpulan .................................................................................... 92

B. Keterbatasan Penelitian ................................................................. 93

C. Saran .............................................................................................. 93

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 95

LAMPIRAN ................................................................................................... 97


xi

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1. Tabel Pedoman Penilaian Risiko................................................... 34

Tabel 2. Red Flags dan Risk Worksheet ...................................................... 34

Tabel 3. Program Audit ............................................................................... 35

Tabel 4. Tabel Gabungan Red Flags dan Risk Worksheet ......................... 48

Tabel 5. Program Audit- Organisasi Pembelian Bahan Baku

Makanan Ternak ............................................................................ 51

Tabel 6. Program Audit-Perencanaan Pembelian Bahan Baku

Makanan Ternak ............................................................................ 57

Tabel 7. Program Audit-Pelaksanaan Pembelian Bahan Baku

Makanan Ternak ............................................................................ 62

Tabel 8. Program Audit-Inspeksi dan Penerimaan Bahan Baku

Makanan Ternak ............................................................................ 68

Tabel 9. Program Audit-Pembayaran dan Pelaporan Pembelian

Bahan Baku Makanan Ternak ....................................................... 73


xii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1. Struktur Organisasi ........................................................................ 43


xiii

ABSTRAK


MAKANAN TERNAK



NIM: 152114046

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2019

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui hasil pengauditan internal dengan

menilai keekonomisan, keefisienan dan keefektivitasan pembelian bahan baku

makanan ternak di Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper. Jenis penelitian ini

adalah studi kasus.

Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode

analisis deskriptif berdasarkan prosedur audit internal. Peneliti memperoleh data

dengan menggunakan teknik observasi, wawancara, tabel kombinasi red flags dan

risk worksheet, checklist, dan dokumentasi.

Hasil penelitian menunjukkan pembelian bahan baku makanan ternak telah

dilakukan secara cukup ekonomis, sangat efisien, dan efektif. Dalam pelaksanaan

audit internal atas pembelian bahan baku makanan ternak terdapat temuan yang

dilaporkan dalam laporan audit beserta rekomendasi untuk melakukan perbaikan

kelemahan.

Kata kunci: Pengauditan Internal, Pembelian, Bahan Baku, Standard Operating

Procedure, Ekonomis, Efisien, Efektif.


xiv

ABSTRACT

INTERNAL AUDIT OF PURCHASING RAW MATERIAL FODDER

(A Case Study at Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper)


NIM: 152114046

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2019

The aim of this study was to determine the result of an internal audit process

by assessing the economic, the efficiency, and the effectiveness value of purchasing

raw material fodder at Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper. This research was

a case study.

The data analysis technique that used in this study was descriptive analysis

method based on an internal audit program. The researcher obtained the data using

observation technique, interview, red flags and risk worksheet combained table,

checklist, and documentation.

The results of this internal audit study showed that purchased of raw

material fodder were quite economic, very efficient, and effective. These audit

findings of purchasing raw material fodder have been reported in audit report with

recommendation for improvement.

Keywords: Internal audit, Purchasing, Raw Material, Standard Operating

Procedure, Economic, Efficient, Effective.


1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Bahan baku merupakan bagian penting dari proses produksi, karena

proses produksi diawali dengan adanya ketersediaan bahan baku di gudang,

yang selanjutnya akan dilakukan proses produksi untuk menghasilkan barang

jadi. Adanya keterkaitan antara ketersediaan bahan baku dengan kelancaran

proses produksi di suatu pabrik, mendorong kegiatan pembelian bahan baku

dilakukan secara tepat sesuai dengan jenis dan jumlah permintaan dari bagian

produksi. Selain itu, kegiatan pembelian bahan baku juga harus memastikan

bahan baku yang dipesan tidak mengalami keterlambatan dalam penerimaan

bahan baku dan kualitas bahan baku sesuai dengan standar yang sudah

ditetapkan dengan pengorbanan paling sedikit. Hal ini bertujuan untuk

memperlancar proses produksi sehingga jumlah permintaan barang jadi dapat

terpenuhi.

Pembelian bahan baku yang terlalu besar dan tidak direncanakan akan

berdampak pada jumlah persediaan bahan baku di gudang terlalu banyak yang

justru menyebabkan kerugian, karena perusahaan akan dihadapkan pada risiko

pencurian, biaya penyimpanan yang tinggi, dan penurunan kualitas bahan

baku. Hal ini selaras dengan pernyataan dalam penelitian yang dilakukan

Setriyani,dkk (2016), bahwa keadaan terlalu banyak persediaan (over stock)

ditinjau dari segi finansial atau pembelanjaan merupakan hal yang tidak efektif


2

karena terlalu besarnya barang yang menganggur dan tidak berputar. Oleh

karena itu, meskipun ditinjau dari segi kelancaran proses produksi keadaan

over stock berarti positif tetapi dari segi biaya dapat berarti negatif karena

tingginya biaya yang harus ditanggung untuk penyimpanan dan pemeliharaan.

Selain memiliki kaitan dengan aktivitas produksi, kegiatan pembelian

juga menyangkut aktivitas lainnya, seperti: penerimaan barang, pergudangan,

dan akuntansi (Akmal 2008: 222). Untuk itu dibutuhkan suatu prosedur-

prosedur, kebijakan, dan peraturan yang harus dilakukan pada saat

melaksanakan pembelian bahan baku makanan ternak dan berisi tanggung

jawab dan wewenang masing-masing karyawan. Di dalam prosedur, kebijakan,

dan peraturan terdapat pengendalian internal untuk mengurangi praktik-praktik

yang dapat merugikan perusahaan. Selanjutnya, untuk memberikan jaminan

kegiatan operasional pembelian bahan baku berjalan dengan baik sesuai

dengan prosedur, dibutuhkan pemeriksaan intern atau audit internal.

Pemeriksaan intern atau audit internal bertujuan untuk mengetahui

efisiensi dan efektifitas perusahaan secara keseluruhan dan masing-masing

unitnya dibandingkan dengan standar yang telah diterapkan (Andayani 2008:

7). Oleh sebab itu, perlu dilakukan pemeriksaan intern atau audit internal atas

aktivitas pembelian bahan baku makanan ternak di Pabrik Makanan Ternak

Nutrifeed Ceper untuk mencapai pembelian yang ekonomis, efisien, dan

efektif. Selain itu, dengan adanya pemeriksaan internal dapat mengetahui

risiko-risiko yang ada di bagian pembelian dapat dicegah dan kegiatan-


3

kegiatan yang tidak diinginkan dapat dihindari untuk selanjutnya dilakukan

tindakan perbaikan-perbaikan di masa mendatang.

B. Rumusan Masalah

Rumusan masalah penelitian ini, yaitu bagaimana hasil pengauditan

internal berkaitan dengan ketercapaian tingkat ekonomis, efisien, dan efektif

atas pembelian bahan baku makanan ternak di Pabrik Makanan Ternak

Nutrifeed Ceper?

C. Batasan Masalah

KJUB Puspetasari memiliki berbagai unit bisnis, diantaranya Unit

Pendinginan Susu (UPS), Pabrik Makanan Ternak (PMT), dan Swalayan

Belanja Ria. Dari berbagai unit bisnis tersebut, penulis melakukan penelitian

di unit bisnis Pabrik Makanan Ternak (PMT) Nutrifeed Ceper pada bagian

pembelian.

D. Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui hasil pengauditan internal

atas pembelian bahan baku makanan ternak di Pabrik Makanan Ternak

Nutrifeed Ceper telah ekonomis, efisien, dan efektif.

E. Manfaat penelitian

Dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi:

1. Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper

Penelitian ini diharapkan dapat membantu Pabrik Makanan Ternak

(PMT) Nutrifeed Ceper untuk mengetahui hasil audit yang dilakukan di

bagian pembelian. Selanjutnya dapat digunakan sebagai pedoman atau


4

referensi bagi perusahaan untuk melakukan perbaikan yang tepat

sehingga tingkat ekonomis, efisien, efektif atas pembelian bahan baku

makanan ternak ditingkatkan dan risiko yang ada dikendalikan dengan

tepat.

2. Universitas Sanata Dharma

Penelitian ini dapat menambah referensi kepustakaan yang ada di

Perpustakaan Universitas Sanata Dharma dan menambah referensi bagi

mahasiswa yang tertarik melakukan penelitian di bidang yang serupa.

3. Penulis

Penelitian ini dapat meningkatkan pengetahuan mahasiswa tentang

materi audit internal yang diperoleh selama proses perkuliahan dan

menerapkannya di lapangan. Hal ini secara tidak langsung menambah

pengalaman penulis dalam melakukan pengauditan internal pembelian

bahan baku.

4. Pembaca

Penelitian ini dapat menambah pengetahuan pembaca dalam bidang

pengauditan internal pembelian bahan baku dan menambah referensi

pembelajaran.

F. Sistematika Penulisan

Penulisan penelitian ini dilaporkan dengan sistematika penulisan

sebagai berikut:

BAB I Pendahuluan

Bab I akan membahas tentang latar belakang, rumusan masalah,


5

batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan

sistematika penulisan.

BAB II Kajian Pustaka

Bab II akan membahas tentang teori atau pendapat para ahli,

konsep yang berkaitan dengan penelitian, seperti pengertian

industri, pengauditan secara umum, pengauditan internal, dan

pembelian bahan baku. Dalam bab ini juga disertai dengan

kerangka berpikir untuk memecahkan permasalahan penelitian.

BAB III Teknik Analisis Data

BAB III akan membahas teknik analisis data, metode penelitian,

pendekatan penelitian, jenis penelitian, objek penelitian, tempat

dan waktu penelitian.

BAB IV Gambaran Umum Perusahaan

BAB IV akan membahas gambaran umum objek penelitian yang

didalamnya terdapat latar belakang perusahaan berdiri, sejarah

berdiri, visi dan misi, struktur organisasi, tempat dan tanggal

berdiri Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper.

BAB V Analisis Data dan Pembahasan

BAB V akan membahas membahas proses pelakasanaan audit

internal dan menjabarkan hasil audit internal, serta memberikan

rekomendasi dan saran.


6

BAB VI Penutup

BAB VI akan membahas kesimpulan, keterbatasan penelitian dan

saran atas penelitian yang telah dilakukan.


7

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A. Industri

1. Definisi Industri

Berdasarkan UU NO. 3 Tahun 2014 pasal 1 ayat 2 tentang

Perindustrian menyatakan, Industri adalah seluruh bentuk kegiatan

ekonomi yang mengolah bahan baku dan/ atau memanfaatkan sumber

daya industri sehingga menghasilkan barang yang mempunyai nilai

tambah atau manfaat lebih tinggi, termasuk jasa industri.

B. Industri Pabrik Pakan

1. Definisi Industri Pabrik Pakan

Menurut Rahayu, dkk (2017: 14), industri pakan merupakan:

“Industri yang bertugas untuk mengolah bahan baku pakan baik

secara manual, mekanis, dan kimia, menjadi pakan (ransum) yang

dapat dikonsumsi ternak untuk memenuhi kebutuhan gizinya.

Pakan yang diproduksi oleh industri pakan, selain aman dan

berkualitas untuk ternak, harus juga memenuhi standar keamanan

untuk di konsumsi manusia.”

2. Penggolongan Industri Pakan Ternak

Menurut Rahayu dkk (2017: 14-16), industri pakan ternak dapat

digolongkan berdasarkan pada:

a. Kemampuan Produksi dan Tenaga Kerja

Berdasarkan kemampuan produksinya, industri pakan ternak dapat

digolongkan menjadi tiga golongan, yaitu:

1) Industri Pakan Besar dengan jumlah produksi > 20 ton/hari

2) Industri Pakan Sedang dengan jumlah produksi 5 - 20 ton/hari


8

3) Industri Pakan Kecil dengan jumlah produksi < 5 ton/hari.

Berdasarkan jumlah tenaga kerja yang dimiliki, industri pakan

ternak dapat dibagi menjadi:

1) Industri Pakan Besar memiliki jumlah tenaga kerja > 100 orang

2) Industri Pakan Sedang memiliki jumlah tenaga antara 20- 29

orang

3) Industri Pakan Kecil memiliki jumlah tenaga kerja antara 5- 19

orang

C. Pengauditan

1. Definisi Pengauditan

Pengauditan menurut Jusup (2001: 11), adalah

“Suatu proses sistimatis untuk mendapatkan dan mengevaluasi bukti

yang berhubungan dengan asersi tentang tindakan-tindakan dan

kejadian-kejadian ekonomi secara obyektif untuk menentukan tingkat

kesesuaian antara asersi tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan

dan mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak yang

berkepentingan.”

2. Pengelompokan audit

Menurut Agoes (2017: 14-16), ditinjau dari jenis pemeriksaan audit

dibedakan atas:

a. Management Audit (Operational Audit)

Suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan,

termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah

ditentukan oleh manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan operasi

tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien, dan ekonomis.


9

Pendekatan audit yang biasa dilakukan adalah menilai efisiensi,

efektifitas, dan keekonomisan dari masing-masing fungsi yang terdapat

dalam perusahaan, misalnya: fungsi penjualan dan pemasaran, fungsi

produksi, fungsi penggudangan dan distribusi, fungsi personalia

(sumber daya manusia), fungsi akuntansi, dan fungsi keuangan.

Prosedur audit yang dilakukan dalam suatu management audit tidak

seluas audit prosedur yang dilakukan dalam suatu general (financial)

audit, karena ditekankan pada evaluasi terhadap kegiatan operasi

perusahaan.

b. Pemeriksaan Ketaatan (Compliance Audit)

Pemeriksaan yang dilakukan untuk mengetahui apakah perusahaan

sudah menaati peraturan-peraturan dan kebijakan-kebijakan yang

berlaku, baik yang ditetapkan oleh intern perusahaan (manajemen,

dewan komisaris), ataupun pihak eksternal (Pemerintah, Bapepam LK,

Bank Indonesia, Direktorat Jendral Pajak, dan lain- lain). Pemeriksaan

bisa dilakukan baik oleh KAP maupun bagian internal audit.

c. Pemeriksaan Audit (Internal Audit)

Pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan,

baik terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan,

maupun ketaatan terhadap kebijakan manajemen yang telah ditentukan.

Pemeriksaan yang dilakukan internal auditor biasanya lebih rinci

dibandingkan dengan pemeriksaan umum yang dilakukan oleh KAP.

Internal auditor biasanya tidak memberikan opini terhadap kewajaran


10

laporan keuangan, karena pihak-pihak di luar perusahaan menganggap

bahwa internal auditor, yang merupakan orang dalam perusahaan, tidak

independen.

Laporan internal auditor berisi temuan pemeriksaan (audit findings)

mengenai penyimpangan dan kecurangan yang ditemukan, kelemahan

pengendalian internal, beserta saran-saran perbaikannya

(recommendations).

D. Audit Internal

1. Definisi Audit Internal

Pengertian audit internal menurut Institute of Internal Auditors (IIA)

dalam Kurniawan (2012:5), adalah

“Audit internal adalah aktivitas penjaminan yang independen dan

objektif serta jasa konsultasi yang dirancang untuk memberikan nilai

tambah dan meningkatkan operasi organisasi. Audit intenal akan

membantu organisasi mencapai tujuannya dengan menerapkan

pendekatan yang sistematis dan terjadwal untuk mengevaluasi dan

meningkatkan efektifitas pengelolaan risiko, kecukupan

pengendalian dan pengelolaan organisasi.”

Menurut Sawyer yang diterjemahkan Andhariani (2005: 10), audit

internal adalah

“Sebuah penilaian yang sistematis dan objektif yang dilakukan

auditor internal terhadap operasi dan kontrol yang berbeda-beda

dalam organisasi untuk menentukan apakah; (1) informasi keuangan

dan operasi telah akurat dan dapat diandalkan; (2) risiko yang

dihadapi perusahaan telah diidentifikasi dan diminimalisasi; (3)

peraturan eksternal serta kebijakan dan prosedur internal yang bisa

diterima telah diikuti; (4) kriteria operasi yang memuaskan telah

dipenuhi; (5) sumber daya telah digunakan secara efisien dan

ekonomis; dan (6) tujuan organisasi telah dicapai secara efektif-

semua dilakukan dengan tujuan untuk dikonsultasikan dengan

manajemen dan membantu anggota organisasi dalam menjalankan

tanggung jawabnya secara efektif.”


11

2. Tujuan Audit Internal

Tujuan pemeriksaaan intern menurut Akmal (2008:13-14), adalah:

“Tujuan pemeriksaan intern membantu organisasi dalam mencapai

tujuannya, dengan melalui pendekatan yang sistematis, disiplin,

untuk mengevaluasi dan melakukan perbaikan atas keefektifan

manajemen risiko, pengendalian dan proses yang jujur, bersih dan

baik. Pada dasarnya pemeriksaan intern diarahkan untuk membantu

seluruh anggota pimpinan, agar mereka dapat melaksanakan

kewajiban-kewajibannya dalam mencapai tujuan organisasi secara

hemat, efektif, dan efisien.”

3. Ruang Lingkup Audit Internal

Menurut Tugiman (2006: 41- 49), ruang lingkup audit internal terdiri

dari:

a. Keandalan Informasi

Pemeriksa internal harus meninjau keandalan (reliabilitas dan

integritas) berbagai informasi finansial dan pelaksanaan pekerjaaan

atau operasi serta berbagai cara yang dipergunakan untuk

mengidentifikasi, mengukur, mengklasifikasi, dan melaporkan

informasi.

Sistem informasi akan menyediakan data yang dipergunakan untuk

pembuatan keputusan, pengendalian, dan penyesuaian dengan

berbagai persyaratan eksternal. Karena itu, pemeriksa internal harus

menguji sistem informasi tersebut, dan apabila perlu menentukan

apakah:

1) Berbagai catatan, laporan finansial, dan operasional mengandung

informasi yang akurat, dapat dibuktikan keberadaannya, tepat

waktu, lengkap, dan berguna.


12

2) Telah dilakukan pengawasan yang cukup efektif atas

penyimpanan catatan dan laporan.

b. Kesesuaian dengan Kebijaksanaan, Rencana, Prosedur, dan

Peraturan Perundang- Undangan

Pemeriksa internal harus meninjau sistem yang telah ditetapkan

untuk memastikan kesesuaiannya dengan berbagai kebijaksanaan,

rencana, prosedur, ketentuan perundang-undangan, dan peraturan

yang dimiliki, akibat yang penting terhadap berbagai pekerjaan atau

operasi dan laporan serta harus menentukan apakah organisasi telah

memenuhi atau melaksanakan hal-hal tersebut.

Manajemen bertanggung jawab untuk menetapkan sistem yang

dibuat dengan tujuan memastikan pemenuhan berbagai persyaratan

seperti kebijaksanaan, rencana, prosedur, dan peraturan-peraturan

perundang-undangan yang dapat diterapkan. Pemeriksa internal

bertanggung jawab menentukan apakah sistem tersebut telah

mencukupi dan efektif dan apakah berbagai kegiatan yang diperiksa

telah memenuhi persyaratan yang dilakukan.

c. Perlindungan terhadap Harta

Pemeriksa internal harus meninjau berbagai alat atau cara yang

digunakan untuk melindungi harta dan bila dipandang perlu,

memverifikasi keberadaan dari suatu harta atau aktiva.

1) Pemeriksa internal harus meninjau berbagai cara yang

dipergunakan untuk melindungi harta terhadap berbagai jenis


13

kerugian, seperti kerugian yang diakibatkan oleh pencurian,

kegiatan yang illegal atau tidak pantas.

2) Pada saat memverifikasi keberadaan suatu harta, pemeriksa harus

mempergunakan prosedur pemeriksaan yang sesuai dan tepat.

d. Penggunaan Sumber Daya secara Ekonomis dan Efisien

Pemeriksa internal harus menilai keekonomisan dan efisiensi

penggunaan sumber daya yang ada:

1) Manajemen bertanggung jawab menetapkan standar operasional

yang dipergunakan untuk mengukur keekonomisan dan efisiensi

penggunaan sumber daya dalam suatu kegiatan. Auditor internal

bertanggung jawab untuk menentukan apakah:

a) Telah ditetapkan suatu standar operasional untuk mengukur

keekonomisan dan efisiensi

b) Standar operasional tersebut telah dipahami dan dipenuhi

c) Berbagai penyimpangan atau deviasi standar operasional

diidentifikasi, dianalisis, dan diberitahukan kepada berbagai

pihak yang betanggung jawab untuk melakukan tindakan

korektif

2) Tindakan korektif telah dilakukan

Pemeriksaan yang berhubungan dengan keekonomisan dan

efisiensi penggunaan sumber daya haruslah mengidentifikasi

berbagai keadaan seperti:

a) Fasilitas-fasilitas yang tidak dipergunakan sepenuhnya


14

b) Pekerjaan yang tidak produktif

c) Berbagai prosedur yang tidak dapat dibenarkan berdasarkan

pertimbangan biaya, dan terlalu banyak atau terlalu sedikit staf

e. Pencapaian Tujuan

Pemeriksa internal haruslah menilai pekerjaan, operasi, atau

program untuk menilai apakah hasil yang dicapai telah sesuai

dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dan apakah

pekerjaan, operasi, atau program tersebut telah dilaksanakan dengan

rencana.

1) Manajemen bertanggung jawab menetapkan berbagai tujuan dan

sasaran dari program, pengembangan, dan penerapan prosedur

pengawasan, serta pencapaian hasil pekerjaan yang diinginkan.

Pemeriksa internal harus menilai apakah tujuan dan sasaran

tersebut telah sesuai dengan tujuan organisasi dan apakah hal- hal

tersebut dapat tercapai.

2) Pemeriksa internal dapat memberikan bantuan kepada manajer

yang bertanggung jawab untuk menentukan tujuan, sasaran, dan

sistem, dengan menentukan apakah berbagai asumsi yang

mendasari suatu hal telah sesuai; apakah telah menggunakan

berbagai imformasi yang akurat, terbaru, relevan; apakah telah

dilakukan pengawasan yang sesuai bagi suatu kegiatan atau

program.


15

4. Pelaksanaan Audit Internal

Menurut Brink’s dalam buku Akmal (2008: 25- 30), terdapat delapan

tahap pemeriksaan operasional diantaranya:

a. Tahap Memahami Risiko Pengendalian dan Risiko Lainnya

Pemeriksa intern harus mengevaluasi risiko-risiko dari kegiatan

yang akan diaudit. Pengevaluasian risiko seperti yang dilakukan

oleh pemeriksa ekstern dalam audit keuangan dapat juga dilakukan

untuk kepentingan pemeriksa intern. Dalam hal ini risiko dibagi

menjadi empat, yaitu:

1) Risiko Bawaan/ Melekat

Risiko yang sudah ada pada aktivitas, operasi, atau bagian

sebelum ada pengendalian manajemen.

2) Risiko Pengendalian

Risiko yang mungkin ada yang tidak dapat ditemukan oleh

adanya sistem pengendalian manajemen.

3) Risiko Deteksi

Risiko tidak terdeteksinya suatu salah saji materiil yang ada.

Besar sampel yang ditetapkan berbanding terbalik dengan besar

risiko deteksi.

4) Risiko Audit yang Dapat Diterima

Kesediaan auditor menerima risiko dari audit yang dilakukannya,

biasanya ditetapkan rendah supaya diperoleh risiko yang lebih


16

rendah. Dengan demikian akan ditetapkan risiko deteksi yang

lebih rendah pula dan besar sampel yang tinggi.

b. Tahap Survei Pendahuluan

Tahap survei pendahuluan ini adalah tahap di mana tim audit perlu

memahami aktivitas operasi yang akan diaudit. Pemahaman

tersebut dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1) Mengidentifikasikan tujuan menyeluruh dari riview yang akan

dilakukan. Tujuan menyeluruh ini dapat ditetapkan oleh

pimpinan unit pemeriksa intern atau pemeriksa senior setelah

mendapat masukan dari pengukuran risiko.

2) Melakukan diskusi dengan pegawai lain yang dapat memberikan

informasi, yaitu staf manajer atau pegawai kunci di luar area yang

akan diriview.

3) Mengumpulkan semua data yang berhubungan, misalnya kertas

kerja pemeriksaan dan laporan tahun lalu, gambaran organisasi

dan bahan lainnya yang ada hubungannya dengan pemeriksaan.

4) Memberitahukan rencana review pada lokasi yang akan diriview.

5) Melakukan diskusi dengan manajer yang bertanggung jawab atas

area yang akan diriview.

6) Melakukan diskusi dengan pegawai-pegawai kunci di lokasi.

7) Melakukan pengamatan atas area operasi yang akan diriview

(Walk Through).

8) Melakukan riview atas kebijakan dan prosedur.


17

c. Tahap Menyusun Rencana Audit Rinci

Dalam tahap ini dilakukan penyusunan program audit berdasarkan

pada pengukuran risiko dan survei pendahuluan yang telah dilakukan,

serta program audit tahun sebelumnya yang akan menjadi petunjuk

bagi para pemeriksa dalam melakukan pemeriksaanya.

Program audit berisi langkah-langkah pemeriksaan yang harus

dilakukan berupa prosedur-prosedur audit yang mencakup penetapan

besarnya ukuran sampel yang diuji.

d. Tahap Pelaksanaan Audit

Tahap ini adalah tahap para pemeriksa melaksanakan verifikasi

sesuai dengan petunjuk pada audit program. Pelaksanaan verifikasi

dilakukan dengan berbagai cara seperti tanya jawab, pengamatan,

surat konfirmasi, penelusuran, pengujian, pemanfaatan daftar

periksa, dan lain-lain. Tujuannya adalah mengumpulkan bukti-bukti

pemeriksaan yang berkualitas.

e. Tahap Mengevaluasi Audit

Dalam tahap ini bukti-bukti yang telah dikumpulkan dilakukan

analisis, kadang-kadang analisis ini merupakan bagian dari proses

verifikasi. Hasil dari analisis informasi tersebut adalah berupa

ringkasan temuan pendahuluan.

f. Tahap Menyusun Temuan, Simpulan, dan Rekomendasi

Dalam tahap ini dilakukan kegiatan untuk mematangkan temuan yang


18

diperoleh, menarik kesimpulan, dan membuat rekomendasi yang

dapat disusun melalui 3 pertanyaan berikut:

1) Seberapa bagus hasil pemeriksaan yang telah dicapai?

2) Mengapa hasilnya seperti ini?

3) Apa yang dapat dilakukan agar lebih baik?

Selanjutnya temuan tersebut dipastikan akan terdiri dari:

1) Kondisi,

2) Kriteria,

3) Sebab,

4) Akibat,

5) Rekomendasi

Jika dalam temuan tidak ditemui salah satu atribut di atas, maka

temuan tersebut turun derajatnya menjadi temuan minor atau hal- hal

yang perlu mendapat perhatian, dengan hasil temuan berupa saran.

g. Tahap Penyelesaian Audit

Dalam tahap ini hasil audit dikomunikasikan dengan manajemen

untuk menentukan apakah hasil audit dapat ditindaklanjuti, dan jika

dapat maka tindak lanjut sebaiknya diusahakan dilakukan sebelum

pemeriksaan meninggalkan pekerjaan lapangan.

h. Tahap Pelaporan

Dalam tahap ini pemeriksa intern menyusun laporan yang akan

disampaikan ke pihak yang berkepentingan, yaitu manajemen


19

diatasnya dan manajemen lain yang berkepentingan, dewan komisaris,

dan komite audit.

E. Pengendalian Internal

1. Pengertian Pengendalian Internal

Menurut AICPA di dalam buku Sawyer terjemahan Andhariani (2005:

57), pengendalian internal adalah

“Rencana organisasi dan semua metode yang terkoordinasi dan

pengukuran-pengukuran yang diterapkan di perusahaan untuk

mengamankan aktiva, memeriksa akurasi, dan keandalan data

akuntansi, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendorong

ketaatan terhadap kebijakan material yang ditetapkan.”

2. Unsur-Unsur Pengendalian Internal

Sawyer et al., (2003: 66) dalam buku Andayani (2008: 49-50),

mengatakan bahwa terdapat lima komponen pengendalian internal yang

saling berkaitan pada pernyataan COSO (Comitte of Sponsoring

Organization) atau disebut dengan model pengendalian COSO. Kelima

komponen tersebut adalah:

a. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian adalah menggambarkan keseluruhan sikap

organisasi yang mempengaruhi kesadaran dan tindakan personel

organisasi mengenai pengendalian. Berbagai faktor yang membentuk

lingkungan pengendalian dalam suatu organisasi adalah nilai

integritas dan etika, kompetensi, filosofi dan gaya manajemen,

struktur organisasi, pembagian wewenang dan pembebanan tanggung

jawab, kebijakan, praktik sumber daya manusia, kepentingan terhadap


20

kesejahteraan organisasi, fungsi dewan direksi dan dewan komite,

terutama komite audit.

b. Penentuan Risiko

Penentuan risiko meliputi penentuan risiko di semua aspek organisasi

dan penentuan kekuatan organisasi melalui evaluasi risiko, serta

pertimbangan tujuan di semua bidang operasi untuk memastikan

bahwa semua bagian organisasi bekerja secara harmonis.

c. Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat

oleh manajemen. Aktivitas pengendalian tersebut meliputi tanggung

jawab dan kewenangan, pemisahan tugas, pendokumentasian,

rekonsiliasi, karyawan yang kompeten dan jujur, audit internal.

Aktivitas-aktivitas ini harus dievaluasi risikonya untuk organisasi

secara keseluruhan, aktivitas pengendalian bisa dibagi menjadi

pengendalian pengolahan informasi, pemisahan tugas yang memadai,

pengendalian fisik aset perusahaan, dan peninjauan atas kinerja.

d. Informasi dan Komunikasi

Informasi dan komunikasi merupakan bagian penting dari proses

manajemen. Komunikasi informasi tentang operasi pengendalian

internal memberikan substansi yang dapat digunakan manajemen

untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian dan untuk mengelola

operasionalnya.


21

e. Pengawasan

Pengawasan merupakan evaluasi rasional yang dinamis atau

informasi yang diberikan pada komunikasi informasi untuk tujuan

pengendalian manajemen.

Aktivitas audit tradisional yang berkaitan dengan penentuan efisiensi

dan efektifitas berada pada komponen ketiga, yaitu: aktivitas

pengendalian. Aktivitas pengendalian meliputi pemisahan tugas,

wewenang, dan pertanggung jawaban, otorisasi, pendokumentasian

dan lain lain. Auditor internal memandang pengendalian sebagai

penggunaan semua sarana perusahaan untuk meningkatkan,

mengarahkan, mengendalikan, dan mengawasi berbagai aktivitas

dengan tujuan untuk memastikan bahwa tujuan perusahaan tercapai.

Sarana pengendalian meliputi bentuk organisasi, kebijakan, sistem,

prosedur, intruksi, standar, komite, bagan akun, perkiraan, anggaran,

jadwal, laporan, catatan, daftar pemeriksaan, metode, rencana, dan

audit internal.

F. Ekonomis, Efisiensi, dan Efektivitas

1. Definisi Ekonomis, Efisiensi, dan Efektivitas

Menurut Agoes (2012: 167-168), pengertian ekonomis, efisiensi, dan

efektivitas diuraikan sebagai berikut:

a. Ekonomis

Ekonomis diartikan sebagai cara penggunaan sumber daya


22

(masukan) secara hati- hati dan bijak agar diperoleh biaya yang paling

murah, tanpa merusak mutu.

b. Efisiensi

Efisiensi diartikan sebagai bertindak untuk membuat pengorbanan yang

paling tepat dibandingkan dengan hasil yang dikehendaki.

c. Efektivitas

Efektivitas diartikan sebagai perbandingan masukan-keluaran dalam

berbagai kegiatan, sampai dengan pencapaian tujuan yang ditetapkan,

baik ditinjau dari kuantitas (volume) hasil kerja, kualitas hasil kerja,

maupun batas waktu yang ditargetkan.

2. Indikator Ekonomis, Efisien, dan Efektif

Menurut Rob Reider (2002) dalam buku Agoes (2012: 168-169),

indikator yang dapat digunakan untuk menilai tingkat ekonomis, efisien,

dan efektif dijabarkan sebagai berikut:

a. Ekonomis

Untuk menentukan tingkat keekonomisan operasi dan alokasi terkait

serta menggunakan sumber daya, reviewer mempertimbangkan:

1) Mengikuti praktik pembelian yang umum

2) Kelebihan staf yang bertugas dalam menjalankan fungsi-

fungsi yang penting

3) Kelebihan persediaan bahan di perusahaan

4) Menggunakan peralatan yang lebih mahal daripada yang

diperlukan


23

5) Mengurangi penggunaan sumber daya yang tidak terpakai

b. Efisien

Untuk menentukan metode operasi mencapai tingkat efisien,

reviewer mempertimbangkan:

1) Kecocokkan prosedur manual dan komputerisasi

2) Efisiensi alur kertas kerja

3) Efisiensi sistem dan prosedur kerja

4) Hierarki organisasi dan pola komunikasi

5) Tidak ada duplikasi kegiatan/pekerjaan

6) Tidak ada tahapan yang tidak penting

c. Efektif

Efektif merupakan pencapaian hasil atau manfaat organisasi yang

didasarkan pada sasaran dan tujuan. Reviewer dapat

mempertimbangkan:

1) Keluasan hasil yang ingin dicapai

2) Kecukupan sistem manajemen dalam mengukur efektivitas

3) Sistem perencanaan organisasi agar menjadi pencapaian

sasaran, tujuan, dan rencana

G. Pembelian Bahan Baku

1. Definisi Bahan Baku

Menurut Rahayu dkk (2017: 16), “bahan baku adalah bahan mentah yang

diolah atau tidak diolah dan dapat dimanfaatkan sebagai sarana produksi

dalam industri.”


24

2. Sistem Pembelian

Menurut Mulyadi (2005: 275-280), sistem pembelian lokal terdiri

beberapa prosedur diantaranya:

a. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku

Jika persediaan bahan baku yang ada di gudang mencapai jumlah

tingkat minimum pemesanan kembali (reorder point), bagian gudang

kemudian membuat surat permintaan pembelian (Purchase

requisisition) untuk dikirimkan ke bagian pembelian.

b. Prosedur Order Pembelian

Bagian pembelian melaksanakan pembelian atas dasar surat

permintaan pembelian dari bagian gudang. Untuk pemilihan pemasok,

bagian pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga

(purchase price quotation) kepada para pemasok, yang berisi

permintaan informasi harga dan syarat- syarat pembelian dari masing-

masing pemasok tersebut. Setelah pemasok yang dianggap baik

dipilih, bagian pembelian kemudian membuat surat order pembelian

untuk dikirimkan kepada pemasok yang dipilih.

c. Prosedur Penerimaan Bahan Baku

Pemasok mengirimkan bahan baku kepada perusahaan sesuai dengan

surat order yang diterimanya. Bagian penerimaan yang bertugas

menerima barang, mencocokkan kualitas, kuantitas, jenis serta

spesifikasi bahan baku yang diterima dari pemasok dengan tembusan

surat order pembelian. Apabila bahan baku yang diterima telah sesuai


25

dengan surat order pembelian, bagian penerimaan membuat laporan

penerimaan barang untuk dikirimkan kepada bagian akuntansi.

d. Prosedur Pencatatan Penerimaan Bahan Baku di Bagian Gudang

Bagian penerimaan menyerahkan bahan baku yang diterima dari

pemasok kepada bagian gudang. Bagian gudang menyimpan bahan

baku tersebut dan mencatat jumlah bahan baku yang diterima dalam

kartu gudang (stock card) pada kolom “masuk”. Kartu gudang ini

digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat mutasi tiap-tiap jenis

barang gudang. Kartu gudang hanya berisi informasi kuantitas tiap-

tiap jenis barang yang disimpan di gudang dan tidak berisi informasi

mengenai harganya. Catatan dalam kartu gudang ini diawasi dengan

catatan yang diselenggarakan oleh bagian akuntansi yang berupa kartu

persediaan (sebagai rekening pembantu persediaan). Bagian gudang

di samping mencatat mutasi barang gudang dalam kartu gudang, juga

mencatat barang dalam kartu barang (inventory tag), yang

ditempelkan atau digunakan pada tempat penyimpanan masing-

masing jenis barang.

e. Prosedur Pencatatan Utang yang Timbul dari Pembelian Bahan Baku

Bagian pembelian menerima faktur pembelian dari pemasok. Bagian

pembelian memberikan tanda di atas faktur pembelian, sebagai tanda

persetujuan bahwa faktur dapat dibayar karena pemasok telah

memenuhi syarat- syarat pembelian yang ditentukan oleh perusahaan.

Faktur pembelian yang telah ditanda tangani oleh bagian pembelian


26

tersebut diserahkan kepada bagian akuntansi. Dalam transasksi

pembelian bahan baku, bagian akuntansi memeriksa ketelitian

perhitungan dalam faktur pembelian dan mencocokkannya dengan

informasi dalam tembusan surat order pembelian yang diterima dari

bagian pembelian dan laporan penerimaan barang yang diterima dari

bagian penerimaan.

Faktur pembelian, yang dilampiri dengan tembusan surat order

pembelian dan laporan penerimaan barang dicatat oleh bagian

akuntansi dalam jurnal pembelian. Setelah dicatat dalam jurnal

pembelian, faktur pembelian beserta dokumen pendukungnya tersebut

dicatat dalam kartu persediaan. Faktur utang pembelian dan dokumen

pendukungnya kemudian dicatat dalam kartu utang (sebagai rekening

pembantu utang) untuk mencatat timbulnya utang kepada pemasok

yang bersangkutan.

H. Audit atas Pembelian Bahan Baku

Seperti yang dijelaskan pada point diatas bahwa fungsi pembelian

bahan baku memiliki risiko dalam pengelolaannya. Risiko tersebut

diantaranya: pembelian bahan baku yang tidak sesuai dengan standar,

penyimpanan bahan baku terlalu lama yang berdampak menurunya tingkat

ekonomis, efisiensi, dan efektifitas aktivitas operasional. Oleh sebab itu

dibutuhkan audit atas fungsi pembelian bahan baku.

Menurut Bayangkara (2015: 70), audit atas fungsi pembelian bahan

baku melakukan penilaian atas organisasi yang menjalankan fungsi


27

pengadaan, pedoman yang digunakan dalam menjalankan aktivitasnya,

perencanaan, proses pengadaan, dan penanganan terhadap barang/jasa pada

saat diterima. Audit atas fungsi pembelian bertujuan untuk menilai efektifitas

pembelian bahan baku secara efisien dan ekonomis. Pada audit ini, auditor

menilai ketepatan: 1) penempatan organisasi pengadaan dalam struktur

organisasi perusahaan, 2) luas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki

fungsi pengadaan dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa secara efektif dan

efisien, 3) kompetensi personalia yang menangani dan bertanggung jawab

terhadap pengadaan barang/jasa, 4) kecukupan prosedur pengadaan dalam

memandu proses pengadaan dalam kerangka tata kelola pengadaan

barang/jasa yang baik (Bayangkara: 2015).

I. Kerangka Berpikir Penelitian

Pembelian bahan baku merupakan kegiatan yang bertujuan untuk

mendapatkan bahan baku yang akan digunakan untuk produksi melalui proses

perencanan, pelaksanaan, penerimaan, pelaporan dan pencatatan. Aktivitas

pembelian juga mempunyai hubungan yang erat dengan aktivitas

pendukungnya seperti penerimaan barang, pergudangan, dan akuntansi.

Sementara besarnya volume pembelian menyangkut masalah investasi dana.

Sehingga kegiatan pembelian merupakan kegiatan yang menjadi perhatian

bagi pihak manajemen dan pemeriksa internal (Akmal 2009: 222).

Oleh sebab itu, dibutuhkan pengendalian untuk aktivitas pembelian

bahan baku. Pengendalian aktivitas pembelian bahan baku makanan ternak di

Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper dituangkan dalam peraturan,


28

kebijakan, dan job description yang ditaati oleh setiap karyawan saat

melaksanakan pembelian. Pengendalian bertujuan untuk menjaga aktivitas

pembelian dijalankan sesuai dengan tujuan, menghindari kesalahan yang

dilakukan karyawan, dan menekan risiko-risiko ke tingkat yang lebih rendah.

Selanjutnya dilakukan pemeriksaan dan evaluasi untuk menentukan apakah

pengendalian yang ditetapkan telah dijalankan dengan baik.

Pemeriksaan internal yang dilakukan di kegiatan pembelian bahan

baku makanan ternak dilakukan berdasarkan program audit yang ada di buku

Bayangkara (2015: 78-97) dengan tahapan sesuai dengan tahapan audit

menurut Akmal dengan penyesuaian penulis.


29

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Studi kasus merupakan

penelitian yang meliputi analisis kontekstual dan mendalam terhadap hal yang

berkaitan dengan situasi dalam sebuah organisasi (Sekaran, diterjemahkan

Kwan Men Yon 2006 :163).

B. Waktu dan Tempat Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Februari hingga Maret 2019,

bertempat di Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper yang beralamat di Jalan

Stasiun Ceper No 1, Klepu, Ceper, Klaten, Jawa Tengah.

C. Subjek dan Objek Penelitian

Subjek penelitian ini adalah manager, supervisor dan staf bagian

pembelian di Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper. Objek penelitian ini

adalah proses pembelian bahan baku makanan ternak yang ada di Pabrik

Makanan Ternak Nutrifeed Ceper.

D. Teknik Pengumpulan Data

Untuk memperoleh data yang dibutuhkan, penulis menggunakan lima

teknik pengumpulan data yaitu:

1. Observasi

Menurut Hartono (2017: 89-90), observasi merupakan teknik atau

pendekatan untuk mendapatkan data primer dengan cara mengamati

langsung objek datanya. Pendekatan ini digunakan untuk mengamati


30

suatu proses, kondisi, kejadian-kejadian atau perilaku manusia. Pada

penerapannya, observasi ini bertujuan untuk mengamati proses

pembelian bahan baku makanan ternak yang sedang berlangsung di

Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper dan menyesuaikannya dengan

aturan yang berlaku di bagian pembelian.

2. Wawancara

Menurut Bungin (2015:133), wawancara adalah proses memperoleh

keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil

bertatap muka antara pewawancara dengan responden atau orang yang

diwawancarai, dengan atau tanpa menggunakan pedoman (guide)

wawancara. Wawancara bertujuan untuk mendapatkan informasi yang

valid dari responden mengenai objek yang akan diteliti. Dalam

penelitian ini, responden yang dipilih adalah supervisor dan staf yang

ada di bagian pembelian. Wawancara dilaksanakan berdasarkan daftar

pertanyaan yang telah peneliti susun sebelumnya.

3. Red Flags dan Risk Worksheet

Menurut Einning dalam Andayani (2008: 75), red flags digunakan

untuk mengetahui sumber-sumber risiko yang terjadi di perusahaan

yang selanjutnya akan dikelompokkan ke dalam tiga tingkat risiko yaitu

risiko rendah, risiko menengah dan risiko tinggi. Peneliti menggunakan

tabel red flags untuk menilai risiko yang ada di bagian pembelian. Risk

worksheet menurut Tampubolon (2005:186), berfungsi untuk

menganalisis suatu risiko yang didalamnya terdapat penambahan


31

atribut, yaitu: kegiatan kontrol dan kelemahan kontrol. Penambahan

dua atribut tersebut akan membantu penulis untuk melaksanakan

program audit.

4. Checklist

Tabel checklist digunakan untuk mengetahui apakah kondisi yang

terjadi di bagian pembelian Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper

sesuai dengan pernyataan-pernyataan yang ada dalam tabel checklist.

Apabila jawaban sesuai dengan pernyataan di dalam tabel, kolom “Ya”

diberi tanda centang (). Apabila tidak sesuai, kolom “Tidak” diberi

tanda centang (). Dalam tabel checklist terdapat kolom program audit

yang dapat disesuaikan dengan proses yang ada di bagian pembelian.

5. Metode Dokumentasi

Metode dokumentasi adalah metode pengumpulan data yang diperoleh

dari data sekunder yang disimpan dalam bentuk dokumen atau file

(Suharso 2009: 104). Dalam penelitian ini, metode dokumentasi

digunakan untuk memperoleh data struktur organisasi, catatan-catatan

perusahaan, dokumen-dokumen yang digunakan untuk melaksanakan

pembelian, dan daftar pemasok.

E. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data dalam penelitian ini menggunakan proses

pelaksanaan audit internal dengan metode analisis deskriptif. Analisis

deskriptif adalah analisis yang dilakukan dengan memaparkan atau

mendeskripsikan data. Analisis ini digunakan untuk mengambarkan informasi


32

yang dapat digali dari data secara komprehensif dengan cara mendeskripsikan

data melalui berbagai macam cara (Sugiarto, 2017: 270). Teknik analisis data

yang digunakan dalam penelitian ini berdasarkan tahap pelaksanaan audit

internal dari buku Akmal halaman 25-30 dengan penyesuaian penulis yang

terdiri dari:

1. Survei Pendahuluan

Tahap survei pendahuluan dilakukan untuk memahami aktivitas operasi di

bagian pembelian. Survei dilakukan dengan melakukan observasi proses

pembelian bahan baku makanan ternak yang dimulai dari tahap

perencanaan hingga pembayaran bahan baku, melakukan wawancara

dengan supervisor dan staf di bagian pembelian, dan menelusuri dokumen-

dokumen yang digunakan untuk melakukan pembelian bahan baku

makanan ternak. Analisis yang didapatkan dalam tahap ini mencerminkan

kondisi-kondisi yang ada di proses pembelian bahan baku makanan ternak.

2. Menyusun Rencana Audit Internal

Tahap perencanaan audit internal lebih mengutamakan pada pengelolaan

risiko yang didalamnya meliputi penilaian risiko untuk menilai

pengendalian-pengendalian yang dibuat telah ditetapkan dan dijalankan

untuk mengurangi risiko. Perencanaan audit internal selanjutnya dibagi

menjadi beberapa tahap diantaranya:

a. Proses menentukan tujuan, luas, dan periode audit di bagian pembelian

Pada proses ini peneliti akan menyampaikan mengenai tujuan, luas dan

periode audit kepada auditee yang dalam penerapannya dilaksanakan


33

dengan supervisor dan staf di bagian pembelian. Tujuan audit mengacu

pada alasan dilakukan audit, luas audit mengacu pada cakupan

pelaksanaan audit, dan periode audit mengacu pada waktu

dilaksanakannya audit. Hasil wawancara yang didapatkan peneliti akan

dianalisis menggunakan analisis deskriptif.

b. Pengelolaan risiko dengan cara mengidentifikasi dan menilai risiko

Proses identifikasi dan penilaian risiko bertujuan untuk menunjukkan

risiko paling tinggi yang memerlukan sikap kehati-hatian saat

melakukan audit. Pada saat melakukan identifkasi dan penialaian risiko,

penulis menggabungkan tabel red flags dengan risk worksheet. Tabel

red flags dibagi menjadi tiga tingkatan risiko diantaranya risko rendah,

risiko menengah, dan risiko tinggi. Pengelompokkan risiko ke dalam

tiga tingkat didasarkan pada analisis dampak dan kemungkinan

terjadinya risiko. Pedoman pengelompokkan risiko dijabarkan dalam

tabel 1. Pedoman Penilaian Risiko di halaman 34.

Tabel risk worksheet digunakan untuk mengetahui kegiatan

pengendalian dan kelemaham pengendalian di bagian pembelian.


34

Tabel 1. Pedoman Penilaian Risiko

Dampak Risiko yang Mungkin

terjadi

Kemungkinan

Terjadinya Risiko

Nilai Risiko

Mengakibatkan organisasi tidak

dapat mencapai semua atau sebagian

besar sasaran dan tujuan dalam

jangka panjang

Hampir pasti Tinggi/high

Mencegah organisasi memenuhi

tujuannya untuk periode tertentu saja

Mungkin Sedang/

Medium

Menyebabkan sedikit ketidak

nyamanan tapi tidak terlalu

berpengaruh pada pencapaian tujuan

Kemungkinannya

kecil

Rendah/

Low

Sumber: Tampubolon (2005: 184)

Di bawah ini merupakan tabel gabungan red flags dan risk worksheet.

Tabel 2. Red Flags dan Risk Worksheet

Tingkat Risiko Penyajian Red

Flags

Kegiatan

Pengendalian

Kelemahan

Pengendalian

Risiko Rendah

Risiko Menengah

Risiko Tinggi

Sumber: Andayani (2008:76) dan Tampubolon (2005:183)

c. Penulisan program audit

Proses ini bertujuan untuk memberikan pedoman dan informasi apa

saja yang dibutuhkan saat melakukan audit. Penulisan program audit

berbentuk tabel yang memuat judul audit, lingkup audit atau luas

area audit, periode waktu dilakukannya audit, otorisasi, dan

pernyataan-pernyataan yang akan dicocokkan dengan kondisi di


35

bagian pembelian. Program audit akan diterapkan di semua proses

pembelian bahan baku makanan ternak yaitu dari perencanaan,

pelaksanaan pembelian, penyerahan barang, pencatatan,

pembayaran dan pelaporan.

3. Melaksanakan Audit Internal

Pelaksanaan audit internal di bagian pembelian Pabrik Makanan Ternak

Nutrifeed Ceper menggunakan tabel checklist berisi program audit yang

sudah dibuat di bagian sebelumnya. Karena bagian pembelian tidak

memiliki Standard Operating Procedure (SOP), penulis menggunakan

buku Bayangkara (2015) untuk menentukan tabel program audit dengan

menyesuaikan keadaan di bagian pembelian. Di bawah ini tabel program

audit.

Tabel 3: Program Audit

Nama Perusahaan: Periode Audit

Program yang Diaudit:

No Pernyataan Jawaban Komentar

Ya Tidak

1

2

3

Diaudit Oleh Jumlah

Jawaban

Catatan

Ya Tidak

Tanggal:

Sumber: Bayangkara (2015:89)

Selanjutnya, pernyataan-pernyataan di dalam tabel program audit akan di

cocokkan dengan kondisi di bagian pembelian dan menilai apakah


36

pengendalian, peraturan, dan kebijakan yang termuat dalam pernyataan

telah dijalankan dan dapat mencegah risiko.

Apabila responden menjawab “Ya”, diberikan tanda centang di kolom Ya.

Jawaban tersebut menunjukkan bahwa pernyataan dalam tabel checklist

sudah dilaksanakan. Sebaliknya, apabila responden menjawab “Tidak”,

diberikan tanda centang di kolom Tidak. Ini berarti pernyataan dalam tabel

checklist belum dilaksanakan dengan baik.

Penulis menggunakan Skala Guttman untuk menentukan bobot dua

alternatif jawaban Ya dan Tidak di dalam tabel checklist, yang dijabarkan

sebagai berikut:

Jawaban Ya memiliki skala = 1

Jawaban Tidak memiliki skala = 0

Hasil jawaban di program audit akan dianalisis menggunakan perhitungan

presentase yang ada di buku Riduwan (2008:28) untuk menentukan

ketercapaian tingkat ekonomis, efisien, dan efektif yang dijabarkan dengan

metode perhitungan sebagai berikut:

P = 𝑓

𝑛 x 100%

Dimana:

P = Presentase

f = Jumlah jawaban responden

n = total skor jawaban tertinggi


37

Selanjutnya, hasil perhitungan akan dikelompokkan ke dalam lima

kriteria untuk menentukan ketercapaian indikator ekonomis, efisien, dan

efektif. Penulis menggunakan buku Riduwan (2008:62) untuk menentukan

kelompok kriteria ketercapaian indikator ekonomis, efisien, dan efektif

yang dijabarkan sebagai berikut:

90%- 100% = Sangat baik

80%- 89% = Baik

70%-79% = Cukup Baik

60%- 69% = Kurang baik

<59.99% = Tidak baik

4. Merangkum Hasil Audit Internal

Pada tahap ini hasil temuan yang didapatkan saat pelaksanaan audit

pembelian bahan baku makanan ternak akan diringkas dengan

menjelaskan akibat yang mungkin terjadi atas temuan yang ada di bagian

pembelian Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper.

5. Melaporkan Hasil Audit Internal

Dalam tahapan ini penulis akan melaporkan hasil temuan atas

pelaksanaan audit internal di bagian pembelian serta rekomendasi yang

berguna untuk perbaikan di bagian pembelian Pabrik Makanan Ternak

Nutrifeed Ceper.


38

BAB IV

GAMBARAN UMUM PABRIK MAKANAN TERNAK NUTRIFEED

CEPER

A. Profil Perusahaan

Nama Unit Usaha : Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper

Jenis Kegiatan : Pembuatan makanan ternak

Alamat : Jalan Stasiun Ceper No. 1, Klepu, Ceper, Klaten

Jawa Tengah

B. Visi Perusahaan

Membangun bangsa melalui koperasi

C. Misi Perusahaan

1. Bekerjasama dengan KUD utama

2. Meningkatkan perluasan bisnis di bidang agribisnis

3. Pengembangan sumber daya manusia melalui training atau pelatihan

4. Kerjasama dengan instansi dan lembaga lain

D. Sejarah Singkat Perusahaan

Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper biasa disingkat PMT

Nutrifeed Ceper merupakan salah satu bidang usaha yang dimiliki KJUB

Puspetsari. Bidang usaha tersebut menjadi core business atau usaha inti dari

KJUB Puspetasari yang memproduksi makanan ternak jenis konsentrat

untuk sapi laktasi, sapi potong, dan kambing. Dengan total produksi sebesar

1.700 ton per bulan.

PMT Nutrifeed Ceper memiliki jumlah tenaga kerja sebanyak 54 orang.

Terdiri dari tenaga kerja bagian produksi sebanyak 17 orang, bagian EDP


39

(Electronic Data Processing) sebanyak 5 orang, pengadaan sebanyak 2

orang, dan sisanya sebesar 30 orang merupakan tenaga borong.

Pendirian Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper bersaman dengan

pendirian KJUB Puspetasari diawali pada tahun 1979, pada waktu itu

Departemen Koperasi dan Transmigrasi mendapat bantuan dari Pemerintah

Amerika Serikat yang diwakili oleh The Cooperative Leuague of USA

(CLUSA) mendirikan Proyek Manajemen Unit (PMU) dengan nama Proyek

PUSPETA (Pusat Pelayanan Petani).

Tujuan dari PMU-Puspeta adalah untuk memperkuat KUD dan

Koperasi Primer lainnya melalui perkuatan dibidang organisasi, usaha dan

keuangan. PMU-PUSPETA juga difungsikan sebagai laboratorium

Koperasi Sekunder ditingkat Kabupaten.

Tidak lama kemudian setelah PMU- PUSPETA didirikan, Departemen

Koperasi Republlik Indonesia juga mendirikan proyek yang disebut PPK

(Pusat Pelayanan Koperasi) dibanyak Kabupaten terutama di Jawa. Proyek

PPK ini sepenuhnya dibiayai APBN. Khusus untuk Kabupaten Klaten

Proyek PPK digabung dengan PMU Puspeta yang sudah lahir. Oleh karena

itu berganti nama menjadi PMU- PPK PUSPETA.

Selama berstatus PMU, PPK- PUSPETA diizinkan melaksanakan

kegiatan usaha dibidang pertanian dan industri. Kegiatan usaha tersebut

antara lain usaha Pabrik Makanan Ternak yang dikelola di tiga tempat yaitu

Ceper, Magetan, Probolinggo, dan Kantor Pemasaran di Cirebon,

Peternakan Sapi, Pendinginan Susu, Penyaluran Pupuk, Produksi Benih


40

Unggul Bermutu Tinggi, Tebang Angkut Tebu (TRI dan TRB) dan rempah-

rempah.

Pada November 1988, PPK-Puspeta yang berstatus PMU berakhir dan

berubah menjadi Koperasi Sekunder dengan nama Koperasi Jasa Usaha

Bersama (KJUB Puspetasari) beranggotakan 7 (tujuh) Koperasi Primer

yaitu KUD Karangkono, KUD Kemalang, KUD Manisrenggo, KUD Pedan,

KUD Jatinom, PrimKOPTI Pedan, dan KPRI Ngesti Rahayu. Dalam

perkembangannya, jumlah anggota bertambah satu yaitu KOPKAR

KUSUMA, sehingga anggotanya menjadi 8 (delapan) anggota. Secara resmi

KJUB Puspetasari berdiri pada tanggal 30 November 1988 dengan nomor

badan hukum 11080/BH/V.

E. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi PMT Nutrifeed Ceper dijelaskan pada gambar 1

halaman 43. Adapun job description masing- masing departemen di Pabrik

Makanan Ternak Nutrifeed Ceper:

1. Direktur Utama

Direktur utama bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang ada di

PMT Nutrifeed Ceper. Serta memberikan evaluasi atas kinerja yang

dilakukan oleh karyawan yang berada di bawah komandonya.

2. Direktur Operasional

Direktur Operasional bertanggung jawab untuk mengelola operasional

dan memberikan keputusan- keputusan strategis dalam rangka

meningkatkan kinerja. Serta mengkoordinasikan antar bagian- bagian/


41

departemen dalam organisasi, seperti bagian produksi, pengadaan, dan

pemasaran sehingga tujuan strategis organisasi dapat tercapai.

3. Manager Operasional

Manager operasional bertugas untuk mengawasi dan mengkoordinasi

bagian/departemen pengadaan, produksi, dan pemasaran. Serta

memberikan persetujuan- persetujuan yang berkaitan dengan operasional

organisasi, melakukan pengawasan persediaan, dan pemetaan area

penjualan.

4. Bagian Produksi

Bagian produksi memiliki tugas untuk untuk membuat perencanaan

produksi dalam satu bulan. Mengawasi proses produksi dan memastikan

kualitas produk telah sesuai dengan standar yang ditetapkan. Selain itu

bagian produksi bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan produk

5. Bagian Pemasaran/Marketing

Bagian pemasaran bertanggung jawab untuk memasarkan produk yang

dihasilkan dari organisai, mengirimkan produk kepada konsumen,

menetapkan target penjualan yang harus dicapai dalam satu periode, dan

merencanakan dan melaksanakan strategi pemasaran.

6. Bagian Pengadaan/ Pembelian Bahan Baku Makanan Ternak

Bagian pengadaan memiliki tugas untuk melaksanakan pembelian,

memilih pemasok potensial, melakukan pendataan pemasok secara

periodik, memastikan bahan baku tersedia secara tepat waktu, memilih

pemasok yang potensial dan memiliki kredibilitas, melakukan evaluasi


42

pemasok bersama dengan manager dan direktur operasional, dan

mempersiapkan dokumen- dokumen yang digunakan untuk melakukan

pembelian, melakukan negosiasi harga dengan pemasok.

7. Direktur Akuntansi dan Keuangan

Direktur akuntansi dan keuangan bertugas untuk mengawasi dan

mengevaluasi kegiatan pencatatan dan pembayaran transaksi yang

dilakukan organisasi, mengawasi kinerja manager dan staf administrasi

dan keuangan, melakukan koordinasi dengan direktur utama, menetapkan

strategi untuk mencapai target yang sudah ditetapkan, dan pengambil

keputusan akhir di bidang keuangan.

8. Manager Akuntansi dan Keuangan

Manager akuntansi dan keuangan bertugas untuk memastikan seluruh

pencatatan akuntansi yang dilakukan telah sesuai dengan standar akuntansi

yang berlaku, melakukan koordinasi dengan manager operasional,

melakukan pengawasan kinerja staf dan karyawan akuntansi dan

keuangan.

9. Bagian Akuntansi dan Keuangan

Bagian akuntansi bertugas untuk melakukan pencatatan transaksi

pembayaran dan penerimaan kas, penginputan data ke komputer, membuat

laporan bulanan dan tahunan, menerima bukti transaksi dan

mendokumentasikan bukti-bukti transaksi. Bagian keuangan bertugas

untuk melakukan pembayaran hutang, penerimaan kas, menerima

pelunasan piutang, penghitungan dan pembayaran pajak.


43

Struktur Organisasi Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper

2

Gambar 1: Struktur Organisasi Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper

Sumber: Dokumen Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper

Keterangan:

UUP : Unit Usaha Pembiayaan

UPS : Unit Pendinginan Susu

PMT N : Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed

AKP : Akuntansi, Keuangan, dan Personalia

Direktur

Operasional

Manager

PMT N CEPER

Direktur

AKP

Manager

Keuangan

Bagian

Marketing

Bagian

Produksi Bagian

Pengadaan

Bagian

Akuntansi dan

Keuangan

Manager

UPS

KJUB

PUSPETASARI

Manager

UUP

Manager

Pertokoan

Direktur

Utama

Supervisor

Staf


44

BAB V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Pelaksanaan Survei Pendahuluan

Pelaksanaan survei pendahuluan bertujuan untuk memahami proses

pembelian bahan baku makanan ternak dari tahap perencanaan, pelaksanaan,

penerimaan dan penyimpanan, hingga pembayaran. Survei pendahuluan

dilakukan dengan menggunakan metode observasi untuk setiap proses

pembelian, wawancara dengan supervisor dan staf yang ada di bagian

pembelian, serta metode dokumentasi untuk menelusuri dokumen dan data

historis seperti: Faktur Pembelian, Purchase Order (PO), dan Daftar Pemasok

yang dimiliki bagian pembelian.

Proses pembelian bahan baku makanan ternak diawali dari permintaan

bahan baku dari bagian formulator. Bagian formulator bertugas membuat

Daftar Kebutuhan Bahan Baku yang akan digunakan untuk produksi selama

satu bulan berdasarkan RAPB (Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja).

Selanjutnya, Daftar Kebutuhan Bahan Baku diserahkan ke bagian pembelian

untuk dilakukan proses pembelian.

Setelah bagian pembelian menerima Daftar Kebutuhan Bahan Baku,

pihak supervisor menghubungi pemasok melalui telepon untuk mengirimkan

sampel bahan baku. Sampel yang diterima akan diserahkan ke bagian

formulator untuk dilakukan penilaian, apakah sampel bahan baku yang

dikirimkan memenuhi standar yang sudah ditentukan. Apabila sampel sesuai

dengan standar yang ditentukan oleh pabrik dan diterima, bagian pembelian


45

menghubungi pemasok untuk membicarakan mengenai harga, jumlah bahan

baku yang dipesan, tanggal pengiriman, dan melakukan kesepakatan bahwa

jatuh tempo pembayaran selama 3 minggu. Setelah terjadi kesepakatan antara

kedua belah pihak, supervisor membuat Purchase Order (PO). Purchase Order

(PO) dibuat 3 rangkap, 1 untuk arsip bagian pembelian, 1 untuk internal audit,

1 untuk pemasok yang ditandatangani oleh bagian pembelian, manager,

direktur operasional, internal audit, pimpinan, dan supplier.

Ketika barang sudah datang, bagian quality control mengambil sampel

untuk diperiksa kualitas dan spesifikasi bahan baku yang dikirim apakah sesuai

dengan standar yang ditetapkan oleh perusahaan. Setelah hasil pemeriksaaan

menunjukkan barang yang dikirimkan oleh pemasok sesuai dengan standar dan

spesifikasi, bagian quality control membuat dokumen Hasil Pemeriksaan

Bahan Baku Masuk. Selanjutnya, barang akan melewati jembatan timbang

untuk dilakukan penimbangan dan dibuat Surat Bukti Timbang (SBT) sebelum

masuk gudang.

Ketika barang masuk ke dalam gudang, bagian gudang akan menerima

Surat Bukti Timbang dan mencatat barang masuk di Kartu Gudang. Bagian

gudang akan melaporkan barang yang sudah diterima dengan mengeluarkan

dokumen Laporan Penerimaan Barang (LPB) berisi 4 rangkap, 1 untuk bagian

PDE (Process Data Entry), 1 untuk pembukuan, 1 untuk bagian pengadaan, 1

untuk arsip gudang yang ditandatangani oleh kepala gudang, dan kepala

bagian.


46

Setelah bagian pembelian menerima Surat Bukti Timbang (SBT) dan

Laporan Penerimaan Barang (LPB) dari bagian gudang, staf pembelian

membuat faktur pembelian. Faktur pembelian dibuat 3 rangkap, 1 untuk

administrasi dan keuangan, 1 untuk arsip pengadaan, 1 untuk administrasi

hutang piutang dan ditandatangani oleh bagian pembelian, internal audit,

direktur operasional, dan direktur AKP (Akuntansi, Keuangan, dan

Personalia). Selanjutnya dibuat Surat Perintah Pembayaran (SPP) dan Surat

Permohonan Pembayaran Hutang (SPPH) sebanyak 2 rangkap, 1 untuk bagian

pembukuan, 1 untuk arsip. Surat Perintah Pembayaran ditandatangani oleh

direktur utama.

Setelah dokumen pembayaran selesai dibuat dan diotorisasi oleh

pejabat berwenang diantarnya manager, internal audit, direktur operasional,

dan direktur utama, staf pembelian menyerahkan dokumen pembayaran ke

bagian administrasi dan keuangan untuk dilakukan pencatatan ke dalam mesin

komputer oleh bagian akuntansi dan pembayaran dilakukan oleh kasir dengan

nominal pembayaran sebesar nominal yang tercantum di dalam Surat

Permohonan Pembayaran Hutang (SPPH) dan Surat Perintah Pembayaran

(SPP). Pembayaran kepada pemasok dilakukan dengan cara mentransfer ke

rekening pemasok.

Bagian pembelian memiliki dua orang karyawan yang terdiri dari

supervisor dan staf pembelian. Supervisor memiliki tugas untuk melakukan

pembelian dan menghubungi para pemasok. Staf pembelian bertugas untuk

menyiapkan dokumen pembelian, seperti: Purchase Order (PO), Faktur


47

Pembelian, Surat Perintah Pembayaran (SPP), dan Surat Permohonan

Pembayaran Hutang (SPPH) dan membarui daftar pemasok.

B. Perencanaan Audit Internal

Perencanaan audit internal pada pembelian bahan baku makanan ternak

dibagi menjadi tiga tahap yaitu: menentukan tujuan, luas, dan periode audit,

mengidentifikasi dan menilai risiko, serta menyusun program audit. Di bawah

ini penjabaran dari ketiga proses tersebut:

1) Menentukan tujuan, luas, dan periode audit

Audit internal yang dilakukan bertujuan untuk menilai karyawan di

bagian pembelian telah melaksanakan prosedur, kebijakan, hukum, dan

peraturan yang berlaku di bagian pembelian. Luas cakupan audit

dilakukan pada bagian pembelian di salah satu unit usaha KJUB

Puspetasari yaitu Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper selama

periode bulan Februari 2019.

2) Mengidentifikasi dan Menilai Risiko

Proses pengidentifikasian dan penilaian risiko dilakukan untuk

mengetahui risiko-risiko yang terjadi selama proses audit di bagian

pembelian yang meliputi proses perencanaan pembelian, pelaksanaan

pembelian, inspeksi dan penerimaan, serta pembayaran dan pelaporan

pembelian bahan baku makanan ternak.

Hasil identifikasi dan penilaian risiko di bagian pembelian diperoleh

dengan mempertimbangkan dampak dan kemungkinan terjadinya risiko,

yang kemudian akan dikelompokkan dalam tiga tingkat risiko yaitu:


48

risiko rendah, risiko menengah dan risiko tinggi yang disajikan dalam

tabel gabungan red flags dan risk worksheet. Semakin tinggi tingkat

risiko membutuhkan sikap kehati-hatian yang tinggi saat melakukan

audit.

Tabel gabungan red flags dan risk worksheet disajikan sebagai berikut

Tabel 4. Tabel Gabungan Red Flags dan Risk Worksheet

Tingkat

Risiko

Risiko Kegiatan

Pengendalian

Kelemahan

Pengendalian

Risiko

Rendah

Nomor

dokumen

pembelian

bahan baku

tidak tercetak.

Nomor

dokumen dibuat

langsung

tercetak di setiap

dokumen

pembelian

bahan baku.

Pemberian nomor dilakukan

secara manual karena lebih

mudah dilakukan dan

mudah dihapus apabila

terjadi kesalahan penulisan.

Namun terdapat otorisasi

berjenjang dari pejabat

berwenang untuk menekan

risiko ke tingkat yang

rendah.

Penyimpanan

bahan baku

tidak

dilakukan

dengan tepat.

Sehingga

bahan baku

yang disimpan

mengalami

penyusutan

berat karena

karung robek.

Kepala gudang

melakukan

pengawasan saat

penataan dan

menambah

jumlah palet.

Tenaga borong yang

bertugas untuk menurunkan

barang kurang

memperhatikan penataan

karung yang tepat karena

menghabiskan waktu dan

membutuhkan tempat yang

luas. Oleh sebab itu kepala

gudang perlu melakukan

pengawasan ketika barang

diturunkan.

Risiko

Menengah

Karyawan

bagian

pembelian

tidak memiliki

latar belakang

di bidang yang

sesuai dengan

pekerjaannya.

Menyelenggara-

kan

training/pelatih-

an tentang

proses

pembelian

bahan baku

untuk karyawan

yang ada di

bagian

pembelian

Keterbatasan sumber daya

manusia yang memiliki latar

belakang yang sesuai

dengan pekerjaannya

membuat penempatan

karyawan tidak sesuai

dengan kompetensinya.


49

Lanjutan Tabel 4. Tabel Gabungan Red Flags dan Risk Worksheet

3) Menyusun Program Audit

Program audit yang disusun akan digunakan di semua proses pembelian

bahan baku yang terdiri dari lima bagian yaitu: program audit organisasi

pembelian, perencanaan pembelian, pelaksanaan pembelian, inspeksi

dan penerimaan, serta pembayaran dan pelaporan pembelian bahan baku

makanan ternak.

Program audit di organisasi pembelian bahan baku makanan ternak

bertujuan untuk menilai organisasi pembelian telah ditempatkan secara

tepat dalam struktur organisasi. Program audit bagian perencanaan

pembelian bahan baku makanan ternak bertujuan untuk menilai

ketepatan perencanaan pembelian bahan baku dengan kebutuhan dari

Risiko

Menengah

Perusahaan

hanya memiliki

satu pemasok

untuk bahan

baku bungkil

sawit.

Membuat kontrak

jangka panjang

dengan pemasok.

Saat ini bagian

pembelian masih

mencari pemasok

untuk bahan baku

bungkil sawit, tetapi

harga yang ditawarkan

terlalu mahal dan

kualitas bahan baku

yang ditawarkan tidak

sesuai dengan standar

perusahaan.

Risiko

Tinggi

Tidak ada

Standard

Operating

Procedure

(SOP) di bagian

pembelian yang

tertulis dan

didokumentasi-

kan.

Menyusun

Standard

Operating

Procedure (SOP)

untuk bagian

pembelian secara

tertulis dan

didokumentasik-an

Pemberian job

description sudah

cukup memberikan

pemahaman prosedur

kerja dan karyawan

menganggap

pembuatan Standard

Operating Procedure

(SOP) rumit dan saat

ini bagian pembelian

belum membutuhkan.


50

bagian produksi. Program audit bagian pelaksanaan pembelian bahan

baku makanan ternak bertujuan untuk menilai pembelian dilakukan

secara tepat sesuai dengan jumlah dan kualitas yang ditetapkan dengan

harga yang telah disepakati. Program audit bagian inspeksi bertujuan

untuk menilai bahan baku yang diterima merupakan bahan baku yang

memiliki kualitas yang sesuai dengan standar dan jumlah yang

ditetapkan, untuk program audit penerimaan memastikan bahan baku

disimpan dengan tepat dan lolos uji kualitas. Program audit bagian

pelaporan dan pembayaran bertujuan untuk menilai pencatatan

pembelian dilakukan dengan tepat dan bukti-bukti pembelian telah

terdokumentasi, untuk bagian pembayaran bertujuan untuk menilai

pembayaran dilakukan dengan tepat waktu dan jumlah pembayaran telah

sesuai dengan nominal yang ada dalam faktur pembelian.

C. Melaksanakan Audit Internal

Pelaksanaan audit internal pembelian bahan baku makanan ternak

menggunakan program audit yang telah disusun pada tahap sebelumnya.

Selanjutnya, program audit akan dicocokkan dengan kondisi di bagian

pembelian.

Pelaksanaan audit internal akan dijabarkan di setiap proses pembelian.

1. Audit Organisasi Pembelian Bahan Baku Makanan ternak

Tabel halaman 51 merupakan program audit pertama yang

dilaksanakan, yaitu program audit organisasi pembelian bahan baku

makanan ternak.


51

Tabel 5. Program Audit- Organisasi Pembelian Bahan Baku Makanan

Ternak

Nama Perusahaan: Pabrik Makanan Ternak

Nutrifeed Ceper Periode Audit:

Program yang Diaudit: Organisasi Pembelian

Bahan Baku Makanan Ternak

Februari 2019

No Pernyataan Jawaban

Catatan Ya Tidak

Pengendalian Internal

Ekonomis

1 Bagian pembelian bahan

baku memiliki prosedur

(SOP) atau kebijakan yang

terdokumentasi untuk

melakukan kegiatan

operasional

Terdapat prosedur

pembelian tetapi tidak

tertulis dan dilaksanakan

dalam setiap proses

pembelian.

Karyawan diberikan job

desc bersama dengan SK.

2 Apakah setiap dokumen

telah diberikan nomor

tercetak secara berurutan

Nomor dokumen ditulis

secara manual oleh staf

pembelian. Terdapat

otorisasi berjenjang dari

pejabat berwenang.

3 Digunakannya anggaran

(budget) untuk pembelian

bahan baku

4 Untuk pembelian bahan

baku dalam jumlah besar

dilakukan melalui tender

5 Dokumen di bagian

pembelian disimpan di

tempat yang aman dan

formulir didistribusikan

secara terpusat

Efisien

6 Adanya pemisahan tugas dan

tanggung jawab (segregation

of duties) antara bagian

pembelian dengan bagian

penerimaan barang


tanggung jawab (segregation

of duties) antara bagian

pembelian dengan bagian

penyimpanan (gudang)


52

Lanjutan Tabel 5. Program Audit- Organisasi Bagian Pembelian Bahan Baku

Makanan Ternak


tanggung jawab (segregation of

duties) antara bagian pembelian

dengan bagian akuntansi




dengan bagian keuangan

10 Faktur Pembelian ditanda-

tangani pejabat berwenang

11 Karyawan di bagian pembelian

memiliki latar belakang

pendidikan yang berkaitan

dengan pekerjaannya

Penempatan karyawan

bagian pembelian

berdasarkan

pengalaman kerja

12 Adanya rotasi karyawan di

bagian pembelian bahan baku

13 Bagian pembelian bahan baku

telah ditempatkan secara tepat

pada struktur organisasi

Efektif


telah menetapkan dokumen-

dokumen yang digunakan untuk

melakukan pembelian bahan

baku

Diaudit Oleh:

Jumlah

Jawaban Catatan

Ya Tidak

Agatha Fitri Ayu Astuti 11 3

Tanggal: 14 Februari 2019

Sumber: Bayangkara (2015: 78-80)

Pelaksanaan audit internal menggunakan checklist di bagian

organisasi pembelian bahan baku makanan ternak menunjukkan 11 jawaban

“Ya” dan 3 jawaban “Tidak”. Jumlah jawaban “Ya” yang lebih banyak


53

daripada jumlah jawaban “Tidak” menunjukkan bahwa kegiatan di

organisasi pembelian bahan baku sudah dijalankan dengan baik.

Secara umum bagian pembelian sudah ditempatkan secara tepat

pada struktur organisasi sehingga alur pertanggung jawaban dan

komunikasi berjalan dengan baik, serta karyawan dapat mengambil

keputusan sesuai dengan kewenangannya. Selain itu, adanya pemisahan

tugas antara bagian pembelian dengan bagian penerimaan, penyimpanan,

akuntansi, dan keuangan menunjukkan pembagian wewenang dan tugas

masing-masing karyawan untuk melakukan pembelian bahan baku telah

diterapkan. Hal tersebut mampu meningkatkan pengendalian untuk

mencegah terjadinya risiko karyawan melakukan kesalahan akibat jumlah

pekerjaan yang banyak dan sebagai pengendalian untuk mencegah

terjadinya penyimpangan yang dilakukan oleh karyawan.

Adanya penetapan dokumen pembelian seperti: Purchase Order

(PO), Faktur Pembelian, Laporan Penerimaan Barang, Surat Permohonan

Pembayaran Hutang, dan Surat Permohonan Pembayaran yang diotorisasi

oleh pejabat yang berwenang memudahkan untuk melakukan internal cross

check, sehingga alur kas keluar lebih mudah ditelusur karena terdapat

dokumen tertulis dan pembayaran dilakukan secara tepat waktu.

Pelaksanaan tender saat pembelian dalam jumlah besar berperan

untuk mendapatkan harga beli yang paling menguntungkan dengan

spesifikasi yang sesuai dengan standar. Selain itu, penggunaan anggaran

pembelian mampu mencegah pembelian over budget dan menjadi pedoman


54

bagi karyawan dalam menentukan harga beli saat melakukan negosiasi

dengan pemasok.

Dari program audit organisasi pembelian bahan baku makanan

ternak terdapat tiga jawaban “Tidak”, yaitu: bagian pembelian tidak

memiliki Standard Operating Procedure (SOP) yang tertulis dan

terdokumentasi. Walaupun tidak memiliki Standard Operating Procedure

(SOP) yang terdokumentasi, bagian pembelian memiliki kebijakan dan

peraturan pembelian yang harus dipatuhi seperti penetapan dokumen

pembelian bahan baku dan pemberian job description yang berisi tugas dan

wewenang untuk karyawan sehingga tidak ada duplikasi pekerjaan.

Kemudian, dokumen di bagian pembelian tidak bernomor tercetak

yang dapat meningkatkan risiko karyawan melakukan kecurangan dan

kecerobohan saat membuat dokumen. Hal tersebut tidak memiliki pengaruh

yang besar terhadap kegiatan pembelian, karena bagian pembelian

menetapkan pemberian nomor dokumen dilakukan secara manual dan urut

untuk mempermudah penelusuran dokumen.

Selanjutnya, karyawan tidak memiliki latar belakang pendidikan

sesuai dengan pekerjaannya yang memungkinkan kesalahan dalam

pengambilan keputusan dan mengalami keterlambatan saat menyiapkan

dokumen. Hal tersebut tidak memengaruhi aktivitas pembelian bahan baku,

karena organisasi menetapkan karyawan di bagian pembelian merupakan

karyawan yang memiliki pengalaman kerja dalam bidang administrasi, dan

memiliki pengetahuan di bidang makanan ternak.


55

Dari hasil program audit yang dilaksanakan dan adanya temuan

audit di organisasi pembelian bahan baku makanan ternak, penulis

memberikan rekomendasi yang dijabarkan sebagai berikut:

a) Temuan

1) Bagian pembelian belum memiliki Standard Operating Procedure

(SOP) secara tertulis dan terdokumentasi. Namun sudah memiliki

peraturan dan kebijakan untuk melakukan pembelian bahan baku

dan karyawan diberikan job description berisi tugas dan tanggung

jawab.

2) Nomor dokumen pembelian bahan baku tidak tercetak. Namun

ditulis secara manual oleh karyawan saat membuat dokumen.

3) Karyawan di bagian pembelian tidak memiliki latar belakang

pendidikan yang sesuai dengan bidang pekerjaannya. Namun

perusahaan memiliki kebijakan yaitu karyawan yang ada di bagian

tersebut merupakan karyawan yang memiliki pengalaman kerja di

bagian administrasi dan pernah bekerja di industri makanan ternak.

b) Kriteria

1) Adanya Standard Operating Procedure (SOP) di bagian pembelian

untuk menjaga kinerja karyawan mencapai ekonomis, efisien, dan

efektif, serta menjaga konsistensi kerja.

2) Dokumen pembelian bahan baku memiliki nomor urut tercetak.

3) Karyawan di bagian pembelian memiliki latar belakang yang

berkaitan dengan pekerjaan.


56

c) Penyebab

1) Bagian pembelian belum membutuhkan Standard Operating

Procedure (SOP) karena kebijakan dan aturan yang ada sudah

dijalankan dengan baik, job description sudah cukup menjelaskan

tugas dan wewenang masing-masing karyawan. Selain itu, untuk

membuat Standard Operating Procedure (SOP) membutuhkan

waktu yang lama.

2) Pemberian nomor dokumen secara manual lebih mudah diterapkan

karena karyawan dapat mengganti nomor dokumen apabila terjadi

kesalahan penulisan.

3) Keterbatasan sumber daya manusia menyebabkan rotasi dan

penempatan karyawan tidak sesuai antara latar belakang pendidikan

dengan bidang pekerjaannya.

d) Akibat

1) Tidak adanya Standard Operating Procedure (SOP) di bagian

pembelian mengakibatkan penilaian tingkat ekonomis, efisien,

efektivitas kinerja karyawan menjadi sulit dan adanya peluang

karyawan melakukan pekerjaan tidak urut atau salah langkah.

2) Pemberian nomor dokumen secara manual meningkatkan risiko

karyawan melakukan kecurangan dan tidak berhati-hati saat

menyiapkan dokumen dan adanya peluang dokumen dibuat ganda.

3) Penempatan karyawan yang tidak sesuai dengan latar belakang

pendidikan meningkatkan peluang terjadinya kesalahan dan

keterlambatan dalam penyiapan dokumen.


57

e) Rekomendasi

1) Membuat Standard Operating Procedure (SOP) di bagian

pembelian secara tertulis dan terdokumentasi.

2) Nomor dokumen dibuat secara langsung tercetak di setiap dokumen-

dokumen pembelian.

3) Merencanakan program training atau pelatihan untuk karyawan di

bagian pembelian sehingga kemampuan menyelesaikan pekerjaan

meningkat.

2. Audit Perencanaan Pembelian Bahan Baku

Tabel di bawah ini merupakan tabel program audit perencanaan

pembelian bahan baku makanan ternak di Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed

Ceper.

Tabel 6. Program Audit- Perencanaan Pembelian Bahan Baku Makanan

Ternak


Nutrifeed Ceper Periode Audit

Program yang Diaudit: Perencanaan Pembelian


Februari 2019

No Pernyataan Jawaban Catatan

Ya Tidak


Ekonomis

1 Perusahaan memiliki daftar

pemasok yang terpilih

Daftar pemasok

didokumentasikan dalam

bentuk soft file

2 Daftar Kebutuhan Bahan

Baku memuat tentang jumlah

bahan baku yang dibutuhkan


58

Lanjutan Tabel 6. Program Audit- Perencanaan Pembelian Bahan Baku Makanan

Ternak

Efisien

3 Pemasok yang telah terdaftar

telah diverifikasi oleh pejabat

berwenang untuk menilai

kemampuannya dalam

menyediakan barang

Persetujuan manager dan

direktur operasional

4 Perusahaan melakukan evaluasi

terhadap kemampuan pemasok

terpilih

Evaluasi dilakukan secara

periodik dengan pertimbangan

kepala gudang, formulator,

manager, SPV pengadaan, Dir

Operasional

5 Perusahaan secara periodik

memperbarui daftar pemasoknya

Efektif

6 Daftar Kebutuhan Bahan Baku

telah disesuaikan dengan jumlah

produksi yang sudah

direncanakan

DKB disesuaikan dengan

jumlah produksi dari RAPB

7 Pabrik telah memiliki daftar

rencana kebutuhan pembelian

bahan baku yang terdokumentasi


memuat tentang jadwal

penggunaan bahan baku yang

dibutuhkan

Jadwal penggunaan bahan

baku dibuat setiap bulan


memuat tentang spesifikasi bahan

baku yang dibutuhkan


memuat tentang standar kualitas


Daftar kebutuhan bahan baku

memuat rencana produksi,

jumlah kebutuhan bahan baku,

dan periode penggunaan

Diaudit Oleh:


Jumlah

Jawaban

Catatan

Ya Tidak

9 1




59

Dari hasil pelaksanaan audit internal menggunakan checklist di

perencanaan pembelian bahan baku makanan ternak menunjukkan 9

jawaban “Ya” dan 1 jawaban “Tidak”. Jumlah jawaban “Ya” yang lebih

banyak daripada jumlah jawaban “Tidak” menunjukkan bahwa aktivitas

perencanaan pembelian bahan baku makanan ternak sudah dijalankan

dengan tepat.

Analisis pelaksanaan audit di bagian perencanaan pembelian bahan

baku makanan ternak dijabarkan sebagai berikut; perencanaan pembelian

telah dilakukan dengan tepat didukung dengan adanya Daftar Kebutuhan

Bahan Baku yang dibuat setiap bulan oleh bagian formulator. Di dalam

Daftar Kebutuhan Bahan Baku memuat jumlah bahan baku yang dibutuhkan

berdasarkan rencana produksi setiap bulan yang akan digunakan sebagai

acuan untuk menentukan jenis dan kuantitas bahan baku yang harus dibeli

dan jadwal penerimaannya.

Selain itu perusahaan memiliki Daftar Pemasok terpilih yang

didokumentasikan oleh staf bagian pembelian. Pemasok yang masuk ke

dalam Daftar Pemasok terpilih merupakan pemasok yang memiliki

hubungan kerja sama cukup lama dengan Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed

Ceper. Pemasok yang terdaftar telah mengetahui standar kualitas dan

kuantitas bahan baku yang dibutuhkan serta harga yang ditetapkan sudah

melewati proses negosiasi terlebih dahulu.

Pembuatan Daftar Pemasok bertujuan untuk mencegah karyawan

melakukan transaksi dengan pemasok yang kemampuan dan integritas


60

pelayanannya kurang baik. Adanya Daftar Pemasok juga mempercepat

proses pembelian, karena bagian pembelian tidak membutuhkan waktu

untuk mencari pemasok yang menawarkan bahan baku dengan standar

kualitas yang baik.

Pemasok yang masuk dalam daftar pemasok terpilih telah melalui

verifikasi dari manager dan direktur operasional. Proses verifikasi bertujuan

untuk memastikan bahwa pemasok yang dicantumkan di daftar pemasok

merupakan pemasok yang mampu menyediakan jumlah yang dibutuhkan,

dan berkualitas dengan harga yang murah.

Bagian pembelian melakukan evaluasi bersama manager, direktur

operasional, dan formulator untuk memastikan proses pembelian dengan

pemasok terpilih telah berjalan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Evaluasi bertujuan untuk mengetahui sejauh mana kemampuan pemasok

dalam menyediakan bahan baku dan menilai bahan baku yang sudah

dikirimkan telah memenuhi standar atau tidak.

Apabila hasil evaluasi menyatakan bahwa pemasok tidak mampu

menyediakan bahan baku yang sesuai dengan kriteria, maka Daftar

Pemasok yang telah dibuat akan diperbarui. Dengan demikian, pembelian

selanjutnya perusahaan tidak akan menggunakan pemasok tersebut dan

mencegah terjadinya kerugian akibat bahan baku yang diterima tidak

memenuhi standar.

Dari program audit di bagian perencanaan pembelian bahan baku

makanan ternak terdapat satu jawaban “Tidak”, yaitu Daftar Kebutuhan


61

Bahan Baku belum memuat tentang standar kualitas bahan baku yang

dibutuhkan. Hal tersebut tidak memiliki pengaruh untuk mendapatkan

bahan baku yang berkualitas, karena supervisor bagian pembelian telah

mengetahui standar kualitas bahan baku yang dibutuhkan dan setiap bahan

baku yang datang dari pemasok akan melalui proses pemeriksaan dari

bagian quality control.

Dari hasil temuan yang ada di perencanaan pembelian bahan baku,

penulis memberikan rekomendasi yang dijabarkan sebagai berikut:

a) Temuan

1) Daftar Kebutuhan Bahan Baku tidak memuat standar kualitas bahan

baku yang akan dibeli.

b) Kriteria

1) Daftar Kebutuhan Bahan Baku memuat standar kualitas bahan baku

yang harus dibeli.

c) Penyebab

1) Supervisor pembelian mengetahui standar kualitas bahan baku

seperti: kadar air dan kadar sekam. Selain itu bahan baku akan

melewati proses pemeriksaan kualitas oleh bagian quality control

dan sebelum melakukan perjanjian pembelian, pemasok

mengirimkan sampel terlebih dahulu. Sehingga penyertaan standar

kualitas di Daftar Kebutuhan Bahan Baku tidak diperlukan.


62

d) Akibat

1) Apabila terjadi pergantian supervisor di bagian pembelian akan

terjadi risiko kesalahan pembelian bahan baku tidak sesuai dengan

standar kualitas yang ditetapkan.

e) Rekomendasi

1) Daftar Kebutuhan Bahan Baku dibuat secara lengkap meliputi jumlah,

spesifikasi, standar kualitas yang dimasukkan oleh formulator dan

jadwal penggunaan barang.

3. Audit Pelaksanaan Pembelian Bahan Baku Makanan Ternak

Tabel di bawah ini merupakan tabel program audit pelaksanaan pembelian

bahan baku makanan ternak di Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper.

Tabel 7. Program Audit- Pelaksanaan Pembelian Bahan Baku Makanan

Ternak

Nama Perusahaan: Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed

Ceper

Periode Audit

Program yang Diaudit: Pelaksanaan Pembelian Bahan

Baku Makanan Ternak

Februari 2019


Ya Tidak


Ekonomis

1 Pencarian pemasok potensial yang

dapat memasok barang- barang

yang dibutuhkan perusahaan,

dilakukan cukup luas

2 Adanya dokumen Purchase Order

(PO) berangkap yang dikirimkan

kepada pemasok terpilih

3 Perusahaan memiliki lebih dari

satu pemasok potensial untuk

setiap bahan baku

Hanya ada satu

pemasok untuk bahan

baku bungkil sawit


63

Lanjutan Tabel 7. Program Audit- Pelaksanaan Pembelian Bahan Baku Makanan

Ternak

Efisien

4 Terdapat pemisahan secara tegas

mengenai batas-batas dan

kewenangan masing-masing

karyawan

5 Saat menentukan pemasok,

bagian pembelian mengetahui

kemampuan operasional

pemasok

6 Terdapat pemberian persetujuan

tertulis dari pejabat berwenang

atas rekanan yang terpilih

Persetujuan dilakukan

secara lisan oleh

manager operasional

dan formulator

7 Adanya otorisasi di setiap

pembelian bahan baku dari

pejabat yang berwenang

Efektif

8 Pembelian dilakukan dengan

pemasok terpilih

Kondisi tertentu

pembelian dilakukan

di luar pemasok

terpilih

9 Perusahaan memiliki dokumen

standar yang harus dipenuhi

untuk pembelian bahan baku

Diaudit Oleh:


Jumlah

Jawaban

Catatan

Ya Tidak

6 3



Pelaksanaan audit internal menggunakan checklist di pelaksanaan

pembelian bahan baku makanan ternak menunjukkan 6 jawaban “Ya” dan

3 jawaban “Tidak”. Jumlah jawaban “Ya” yang lebih banyak daripada

jumlah jawaban “Tidak” menunjukkan bahwa pelaksanaan pembelian

bahan baku makanan ternak sudah baik.


64

Pelaksanaan pembelian bahan baku makanan ternak yang baik

dikuatkan dengan adanya kelengkapan dokumen-dokumen pembelian

seperti: Purchase Order (PO), Faktur Pembelian, Laporan Penerimaan

Barang, dan Hasil Pemeriksaan Barang Masuk yang diotorisasi oleh pejabat

berwenang. Dokumen-dokumen pembelian yang lengkap akan

memudahkan bagian pembelian dengan bagian quality control, bagian

gudang, pencatatan dan pembayaran melakukan internal cross check dan

mengurangi risiko terjadinya kesalahan yang dilakukan oleh karyawan saat

melakukan pembayaran kepada pemasok.

Pemberian otorisasi dokumen pembelian dilakukan oleh pejabat

berwenang meliputi manager, direktur operasional, internal audit, dan

pimpinan sehingga pejabat yang berwenang mengetahui kuantitas, harga,

jadwal pengiriman dan penerimaan bahan baku. Adanya otorisasi saat

pelaksanaan pembelian menunjukkan terdapat pengawasan yang baik dan

menjadi salah satu bentuk pengendalian, karena supervisor bagian

pembelian tidak dapat memutuskan pembelian secara sepihak.

Selain itu, untuk meningkatkan kinerja bagian pembelian memiliki

dua orang karyawan yaitu supervisor dan staf yang memiliki tugas dan

wewenang masing. Supervisor bertugas untuk melakukan perencanaan dan

pelaksanaan pembelian bahan baku. Staf pembelian bertugas untuk

mempersiapkan dokumen pembelian bahan baku. Adanya pemisahan tugas

bertujuan untuk mencegah karyawan melakukan pekerjaan ganda atau

double job.


65

Dari pelaksanaan audit menggunakan checklist di pelaksanaan

pembelian bahan baku makanan ternak, penulis menemukan tiga jawaban

“Tidak” yaitu pertama, pemberian persetujuan dari pejabat berwenang atas

rekanan yang terpilih diberiksan secara lisan. Proses pemberian persetujuan

secara lisan sudah dirasa cukup karena persetujuan akan langsung

disampaikan kepada supervisor dan selanjutnya disampaikan kepada staf

pembelian untuk dimasukkan di daftar pemasok terpilih. Pemberian

persetujuan secara tertulis membutuhkan proses yang panjang dan waktu

yang lama.

Kedua, tidak semua pembelian bahan baku dilakukan dengan

pemasok terpilih. Kondisi tersebut dikarenakan kondisi alam seperti cuaca

buruk dan musim panen yang belum tiba menyebabkan pemasok terpilih

tidak mampu menyediakan barang sesuai dengan jumlah permintaan

pembelian. Apabila kondisi tersebut terjadi, bagian pembelian melakukan

pembelian di luar Daftar Pemasok terpilih untuk memenuhi kebutuhan dan

mencegah stok bahan baku menipis sehingga proses produksi tetap berjalan.

Ketiga, jumlah pemasok untuk bahan baku bungkil sawit hanya ada

satu. Sesungguhnya bagian pembelian masih melakukan pencarian

pemasok. Namun belum ada pemasok yang mampu menyediakan bahan

baku dengan kualitas yang baik dan harga yang ditawarkan terlalu mahal.

Dari hasil temuan yang ada di pelaksanan pembelian bahan baku

makanan ternak, penulis memberikan rekomendasi yang dijabarkan sebagai

berikut:


66

a) Temuan

1) Pemberian persetujuan oleh manager dan direktur operasional atas

rekanan terpilih dilakukan secara lisan.

2) Tidak semua pembelian bahan baku dilakukan dengan pemasok

yang terdaftar.

3) Saat ini hanya ada satu pemasok untuk jenis bahan baku bungkil

sawit.

b) Kriteria

1) Pemberian persetujuan atas rekanan yang terpilih dilakukan secara

tertulis.

2) Pembelian bahan baku makanan ternak dilakukan dengan pemasok

terpilih dan sudah terdaftar.

3) Perusahaan memiliki lebih dari satu pemasok potensial untuk setiap

bahan baku makanan ternak.

c) Penyebab

1) Persetujuan secara lisan lebih mudah dilaksanakan karena tidak

membutuhkan waktu yang lama dan proses yang terlalu rumit.

2) Karena cuaca buruk dan musim panen belum tiba menyebabkan

pemasok tidak mampu menyediakan bahan baku yang sesuai dengan

jumlah permintaan.

3) Belum menemukan pemasok bungkil sawit yang menawarkan harga

sesuai dengan harga yang ditetapkan perusahaan serta kualitas yang

diberikan belum sesuai dengan standar


67

d) Akibat

1) Karyawan akan mengalami kesulitan mengolah data apabila lupa

memasukkan pemasok yang terpilih ke dalam Daftar Pemasok

karena tidak memiliki dokumen persetujuan tertulis.

2) Bahan baku yang dibeli tidak sesuai dengan standar kualitas yang

ditetapkan oleh perusahaan dan harga yang didapatkan kurang

menguntungkan bagi perusahaan.

3) Perusahaan hanya menggantungkan pada satu pemasok untuk bahan

baku bungkil sawit yang dapat meningkatkan risiko perusahaan

kehabisan persediaan yang berdampak pada proses produksi kurang

berjalan optimal.

f) Rekomendasi

1) Membuat formulir persetujuan untuk pemasok terpilih dengan

otorisasi pejabat berwenang.

2) Perencanaan pembelian bahan baku dibuat secara rinci dengan

mempertimbangkan kondisi alam atau cuaca, musim panen, jumlah

permintaan bahan baku dari bagian produksi, dan persediaan bahan

baku yang ada di gudang untuk mencegah pembelian diluar

pemasok.

3) Membuat kontrak jangka panjang dengan pemasok bungkil sawit.

4. Audit- Inspeksi dan Penerimaan Bahan Baku

Tabel halaman 68 merupakan tabel program audit inspeksi dan penerimaan

bahan baku makanan ternak Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper.


68

Tabel 8. Program Audit- Inspeksi dan Penerimaan Bahan Baku Makanan

Ternak


Nutrifeed Ceper

Periode Audit

Program yang Diaudit: Inspeksi dan Penerimaan


Februari 2019


Ya Tidak


Ekonomis

1 Bagian pembelian menetapkan

karyawan yang bertanggung

jawab untuk memeriksa pada

saat barang diterima

Karyawan bagian

quality control bertugas

memeriksa bahan baku

yang diterima

2 Bagian Gudang membuat

laporan pengeluaran bahan baku

untuk produksi yang dikirimkan

kepada bagian akuntansi

3 Pemeriksaan yang dilakukan

untuk memastikan kuantitas dan

kualitas barang yang diterima

tepat

Efisien

4 Adanya pemisahan tugas

(segregation of duties) antara

bagian pembelian dan bagian

penerimaan bahan baku

5 Barang yang diterima

dicocokkan dengan order

pembeliannya

6 Bagian Quality Control

membuat dokumen berisi jumah

dan spesifikasi barang yang

telah diuji kualitasnya

7 Bagian gudang melakukan

penghitungan jumlah persediaan

secara periodik dan dicocokkan

dengan kartu Gudang

Penghitungan stock

dilakukan setiap

semester atau enam

bulan sekali.

8 Bagian Gudang melakukan

pencatatan di Kartu Gudang

setiap ada barang yang keluar

dan masuk


69

Lanjutan Tabel 8. Program Audit- Inspeksi dan Penerimaan Bahan Baku

Makanan Ternak

Efektif

9 Bagian pembelian melakukan

pengujian laboratorium untuk

pembelian bahan baku

tertentu

Bahan baku bekatul

merupakan bahan

baku yang paling

mendapatkan

perhatian untuk

dilakukan uji lab.

10 Perusahaan menjaga bukti-

bukti yang diperoleh selama

melakukan verifikasi

11 Penyimpanan bahan baku

dilakukan dengan tepat untuk

mengurangi risiko penurunan

kualitas dan kehilangan berat

12 Perusahaan memiliki

kebijakan yang jelas untuk

menangani bahan baku yang

tidak sesuai dengan

spesifikasinya

Bagian quality

control memberikan

surat penolakan untuk

bahan baku yang

tidak sesuai dengan

standar.

13 Bahan baku yang tidak dapat

diterima tidak boleh

dimasukkan ke gudang

14 Barang yang masuk ke

gudang dan yang dibuatkan

penerimaan barang adalah

barang yang sudah diperiksa

Diaudit Oleh:


Jumlah

Jawaban

Catatan

Ya Tidak

13 1



Pelaksanaan audit internal menggunakan checklist di inspeksi dan

penerimaan bahan baku makanan ternak menunjukkan 13 jawaban “Ya” dan

1 jawaban “Tidak”. Jumlah jawaban “Ya” yang lebih banyak daripada


70

jumlah jawaban “Tidak” menunjukkan bahwa aktivitas di inspeksi dan

penerimaan bahan baku makanan ternak dijalankan dengan baik.

Pernyataan tersebut didukung dengan pemisahan tugas antara

bagian penerimaan dan bagian pembelian. Pabrik Makanan Ternak

Nutrifeed Ceper memiliki divisi quality control yang bertugas untuk

menerima dan memeriksa setiap bahan baku yang masuk. Pemeriksaan

dilakukan di dalam sebuah laboratorium untuk mengentahui kadar air dan

kadar sekam untuk bahan baku yang bersifat padat seperti bekatul.

Sedangkan bahan baku yang bersifat cair seperti tetes akan diperiksa aroma

dan kekentalan oleh petugas. Hasil pemeriksaan akan dicatat dalam sebuah

Dokumen Hasil Pemeriksaan, sehingga bahan baku yang akan masuk dan

disimpan ke dalam gudang merupakan bahan baku yang sudah lolos uji

kualitas.

Untuk bahan baku yang tidak lolos uji kualitas, perusahaan memiliki

kebijakan untuk mengembalikan kepada konsumen atau dilakukan refraksi.

Proses refraksi menyebabkan harga beli yang sudah disetujui akan

diturunkan oleh perusahaan karena kualitas bahan baku tidak sesuai dengan

standar dan penyimpangan standar masih bisa ditoleransi. Hal ini berperan

untuk mencapai ekonimisasi pembelian bahan baku.

Setelah bahan baku lolos uji laboratorium, bagian gudang akan

melakukan penyimpanan dengan terlebih dahulu mencatat barang masuk di

Kartu Gudang dan mengeluarkan dokumen Laporan Penerimaan Barang

yang akan digunakan untuk membuat Faktur Pembelian. Sebelum membuat


71

Faktur Pembelian bagian pembelian terlebih dahulu mencocokkan kuantitas

dan harga bahan baku dengan dokumen Purchase Order (PO) dan Laporan

Penerimaan Barang. Adanya dokumen-dokumen tersebut membantu bagian

akuntansi dan keuangan untuk mencatatat pembelian yang sesungguhnya.

Hal tersebut bertujuan untuk mengurangi risiko kerugian akibat pembayaran

yang tidak sesuai dengan jumlah bahan baku yang dibeli.

Bagian gudang juga melakukan pencatatan di Kartu Gudang setiap

bahan baku dari gudang diserahkan ke bagian produksi. Hal ini akan

membantu internal cross check antara catatan dengan barang yang tersedia

dan membantu bagian akuntansi untuk menentukan harga pokok produksi.

Selain itu, secara periodik bagian internal audit melakukan penghitungan

jumlah persediaan bahan baku di gudang dan mencocokkan dengan catatan

yang ada di kartu gudang yang bertujuan untuk mengetahui jumlah

persediaan yang sesungguhnya dan mencegah terjadinya risiko kecurangan.

Bagian pembelian juga melakukan pemisahan tugas antara bagian

pencatatan dengan bagian penerimaan bahan baku. Sehingga karyawan di

setiap bagian tidak melakukan pekerjaan ganda. Hal ini bertujuan untuk

mencegah terjadinya kesalahan yang dilakukan karyawan akibat pekerjaan

terlalu banyak.

Dari pelaksanaan audit menggunakan checklist di inspeksi dan

penerimaan bahan baku makanan ternak, penulis menemukan satu jawaban

tidak yaitu penyimpanan bahan baku tidak dilakukan dengan tepat sehingga


72

bahan baku mengalami penurunan kualitas dan kehilangan berat akibat

karung robek.

Hal tersebut dikarenakan tenaga borong yang bertugas menurunkan

dan menata barang tidak diawasi dengan baik. Selain itu, jumlah palet yang

ada di gudang belum mampu menampung jumlah bahan baku yang

disimpan. Akibatnya bahan baku langsung bersentuhan dengan lantai yang

menyebabkan karung robek karena kualitas setiap karung berbeda-beda.

Sehingga isi karung tumpah.

Dari hasil temuan tersebut, penulis memeberikan rekomendasi yang

dijabarkan sebagai berikut:

a) Temuan

1) Bahan baku yang disimpan di gudang kehilangan berat dan

penurunan kualitas karena karung robek.

b) Kriteria

1) Penyimpanan bahan baku dilakukan dengan tepat untuk mengurangi

risiko kerusakan dan kehilangan berat.

c) Penyebab

1) Tenaga borong tidak diawasi sehingga tidak melakukan penataan

dengan baik dan tidak adanya palet untuk memberi batas antara

lantai dengan karung, sehingga karung langsung bersentuhan dengan

lantai.


73

d) Akibat

1) kualitas bahan baku turun karena lembab dan karung mudah robek

sehingga bahan baku yang disimpan mengalami kehilangan berat.

e) Rekomendasi

1) Bagian gudang menambah jumlah palet sehingga semua bahan baku

gudang tetap terjaga kelembapannya dan karung tidak mudah robek.

2) Kepala gudang melakukan pengawasan saat barang diturunkan dan

mengatur penataannya. Sehingga bahan baku disimpan dengan tepat

untuk menjaga kualitasnya.

5. Audit- Pembayaran dan Pelaporan Pembelian Bahan Baku Makanan Ternak

Tabel di bawah ini merupakan tabel program audit pelaporan dan

pembayaran pembelian bahan baku makanan ternak di Pabrik Makanan

Ternak Nutrifeed Ceper.

Tabel 9. Program Audit- Pembayaran dan Pelaporan Pembelian Bahan

Baku Makanan Ternak


Ceper

Periode Audit

Program yang Diaudit: Pembayaran dan Pelaporan

Pembelian Bahan Baku Makanan Ternak

Februari 2019


Ya Tidak


Ekonomis

1 Surat pembayaran hutang diberi

tanda lunas atau cap lunas

2 Adanya pencocokan purchase

order asli dengan laporan

penerimaan barang


74

Lanjutan Tabel 9. Program Audit- Pembayaran dan Pelaporan Pembelian


Efisien



bagian pembayaran dan bagian

pembelian


(segregation of duties) anatara

bagian pembayaran (kasir) dan

bagian pencatatan

Efektif

5 Pembayaran yang diotorisasi

oleh pejabat yang berwenang

Diaudit Oleh Jumlah

Jawaban

Catatan


Ya

4

Tidak

1



Pelaksanaan audit internal menggunakan checklist di pembayaran

dan pelaporan pembelian bahan baku makanan ternak menunjukkan 4

jawaban “Ya” dan 1 jawaban “Tidak”. Jumlah jawaban “Ya” yang lebih

banyak daripada jumlah jawaban “Tidak” menunjukkan bahwa aktivitas

di bagian pembelian bahan sudah dijalankan dengan baik.

Pada proses pembayaran terdapat pemisahan tugas antara bagian

pembelian, bagian pencatatan, dan bagian pembayaran. Pemisahan tugas

tersebut mencegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan yang dapat

merugikan perusahaan.

Bagian pencatatan akan memasukkan data pembelian bahan baku

ke dalam komputer dengan terlebih dahulu mencocokkan dokumen


75

Purchase Order (PO) dengan Laporan Penerimaan Barang. Hal tersebut

bertujuan untuk memastikan antara jumlah barang yang diterima telah

sesuai dengan barang yang dipesan.

Pembayaran kepada pemasok dilakukan oleh bagian kasir

berdasarkan dokumen Surat Permohonan Pembayaran Hutang (SPPH)

dan Surat Perintah Pembayaran (SPP) yang sudah diotorisasi oleh

direktur utama dengan direktur operasional. Dokumen tersebut menjadi

pedoman kasir untuk melakukan pembayaran melalui transfer sebelum

jatuh tempo dengan nominal yang sudah dituliskan. Dengan demikian,

pembayaran dilaksanakan secara tepat waktu dengan nominal yang tepat.

Dari program audit yang sudah dilaksanakan di pembayaran dan

pelaporan pembelian bahan baku makanan ternak terdapat satu jawaban

“Tidak” yaitu tidak adanya cap “Lunas” di surat pembayaran hutang. Hal

tersebut tidak memiliki pengaruh terhadap aktivitas pelaporan dan

administrasi karena pembayaran menggunakan metode transfer yang

setiap kali transaksi selesai dilakukan terdapat bukti transfer dari bank.

Dari hasil temuan audit yang ada di proses pembayaran dan

pelaporan pembelian bahan baku makanan ternak, penulis memberikan

rekomendasi yang dijabarkan sebagai berikut:

a) Temuan

1) Surat Perintah Pembayaran tidak diberi Cap “Lunas” akan

tetapi hanya ditandatangani oleh direktur utama.


76

b) Kriteria

1) Surat Perintah Pembayaran diberi tanda cap “Lunas” oleh

kasir.

c) Penyebab

1) Bukti transfer yang diterima bagian kasir sudah cukup

menunjukkan bahwa pembayaran kepada pemasok telah

dilakukan.

d) Akibat

1) Apabila bukti transfer hilang, kasir akan mengalami kesulitan

untuk memilah pembayaran yang sudah dilakukan dengan

pembayaran yang belum dilakukan.

e) Rekomendasi

1) Surat Perintah Pembayaran diberi cap “Lunas” apabila sudah

dilakukan pembayaran.

Dari hasil pelaksanaan audit internal atas pembelian bahan baku makanan

ternak di Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper menunjukkan aktivitas

pembelian bahan baku telah dilaksanakan dengan baik. Hal tersebut ditunjukkan

dengan jumlah jawaban “Ya” di tabel program audit sebanyak 43 jawaban dan

jumlah jawaban “Tidak” sebanyak 9 jawaban. Jumlah jawaban Ya yang lebih

banyak menunjukkan karyawan di bagian pembelian telah melaksanakan kebijakan

dan aturan yang ada dalam pernyataan tabel program audit.


77

Selanjutnya, hasil jawaban Ya yang ada dalam program audit di bagian

pembelian akan digunakan untuk menghitung ketercapain indikator ekonomis,

efisien, dan efektif dengan menggunakan metode perhitungan yang dijabarkan

sebagai berikut:

a) Ekonomis

Perhitungan presentase ketercapaian tingkat ekonomis yaitu:

P = 11

15 x 100%

= 73,33%

Pembelian bahan baku makanan ternak di Pabrik Makanan Ternak

Nutrifeed Ceper telah dilaksanakan cukup ekonomis dilihat dari jumlah jawaban

Ya sebanyak 11 dan jawaban Tidak sebanyak 4 jawaban, dari 15 pernyataan di

kategori ekonomis. Dengan presentase ketercapaian sebesar 73,33% (cukup

ekonomis). Hal tersebut menunjukkan karyawan di bagian pembelian telah

melaksanakan peraturan dan kebijakan yang ada dalam pernyataan. Walaupun

terdapat beberapa proses yang masih membutuhkan perbaikan.

Ketercapaian tingkat ekonomis dilihat hasil program audit yang

menunjukkan adanya anggaran yang digunakan untuk melakukan pembelian.

Anggaran yang telah dibuat oleh perusahaan akan digunakan sebagai pedoman

saat melakukan negosiasi harga dengan pemasok.

Bagian pembelian juga melakukan pembelian melalui tender, apabila

jumlah bahan baku yang akan dibeli dalam jumlah besar. Pembelian melalui

tender bertujuan untuk mendapatkan harga yang paling kompetitif diantara


78

pemasok. Sehingga, harga pokok produksi untuk barang jadi menjadi lebih

rendah.

Bagian pembelian telah menetapkan jumlah sumber daya yang tidak

berlebihan yaitu terdapat dua karyawan yang terdiri dari supervisor dan

karyawan. Walaupun karyawan di bagian pembelian hanya memiliki dua orang

karyawan dan tidak memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai dengan

bidang pekerjaannya, akan tetapi Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper

menetapkan karyawan di bagian pembelian memiliki kompetensi di bidang

administrasi dan industri pakan ternak. Sehingga karyawan mampu

menyelesaikan pekerjaan dengan tepat.

Selain itu bagian pembelian memiliki kebijakan untuk melakukan

pencocokan dokumen Purchase Order (PO) dengan dokumen Laporan

Penerimaan Barang yang bertujuan untuk memastikan jumlah barang yang

diterima dengan yang dipesan telah sama. Sehingga, jumlah pembayaran yang

dilakukan kepada pemasok telah sesuai dan risiko pembayaran yang berlebihan

dapat dihindari.

Secara keseluruhan pembuatan dokumen-dokumen pembelian dilakukan

secara manual, kecuali untuk proses pencatatan pembelian yang dilakukan

secara terkomputerisasi oleh bagian PDE (Process Data Entry). Namun

penyiapan dokumen pembelian berjalan secara tepat karena antara dokumen

yang satu dengan yang lainnya saling dicocokkan. Hal ini berdampak pada

penghematan biaya untuk tinta cetak, biaya listrik apabila menggunkan

komputer, dan sebagai optimalisasi penggunaan sumber daya manusia.


79

b) Efisien

Perhitungan presentase ketercapaian tingkat efisien sebagai berikut:

P = 20

22 x 100%

= 90.91%

Dari hasil perhitungan diatas menunjukkan pembelian bahan baku makanan

ternak di Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper sangat efisien. Hal tersebut

ditunjukkan dari jumlah jawaban di kategori efisien yang terdiri 20 jawaban Ya

dan 2 jawaban Tidak dari 22 pernyataan. Dengan presentase ketercapian tingkat

efektif sebesar 90.91% (sangat efektif)

Dari hasil program audit yang dilaksanakan di bagian pembelian

menunjukkan adanya pemisahan secara tegas mengenai batas-batas dan

kewenangan masing-masing karyawan, yaitu antara supervisor dan staf

pembelian. Supervisor bertugas untuk melakukan pembelian dan menghubungi

pemasok. Staf pembelian bertugas untuk menyiapkan dokumen-dokumen untuk

melakukan pembelian. Sehingga, tidak terdapat pekerjaan ganda yang dilakukan

oleh karyawan.

Ketercapaian tingkat efisien di aktivitas pembelian bahan baku makanan

ternak juga didukung dengan penempatan bagian pembelian dalam struktur

organisasi yang tepat. Sehingga, alur komunikasi dan pertanggung jawaban

berjalan dengan baik dan lancar. Hal tersebut berdampak pada ketepatan dan

kecepatan pengambilan keputusan di bagian pembelian.

Bagian pembelian juga menetapkan tahapan- tahapan kerja yang tepat untuk

mencapai proses pembelian bahan baku makanan ternak yang efisien. Langkah-


80

langkah tersebut diantaranya: memperbarui daftar pemasok, adanya otorisasi di

setiap pembelian bahan baku, dan pejabat berwenang (direktur opersional dan

manager) melakukan tahap verifikasi untuk setiap pemasok yang akan

dicantumkan ke dalam Daftar Pemasok.

Selain itu, adanya pemisahan tugas antara bagian pembelian, bagian

inspeksi, bagian penyimpanan, bagian pencatatan, dan bagian pembayaran

pembelian bahan baku yang dikerjakan oleh kasir. Pemisahan tugas bertujuan

untuk menghindari duplikasi pekerjaan. Dengan demikian, risiko penyimpangan

yang dilakukan karyawan dan kesalahan akibat beban pekerjaan yang terlalu

banyak dapat dihindari.

c) Efektif

Perhitungan presentase ketercapaian tingkat efektif sebagai berikut:

P = 12

15 x 100%

= 80%

Pelaksananan pembelian bahan baku makanan ternak Pabrik Makanan

Ternak Nutrifeed Ceper telah dilaksankan secara efektif. Hal tersebut dapat

dilihat dari jumlah jawaban Ya sebesar 12 jawaban dan Tidak sebesar 3 jawaban

dari 15 pernyataan di kategori pernyataan efektif, dengan presentase sebesar

80% (efektif).

Ketercapaian tingkat efektif di pembelian bahan baku makanan ternak

dilihat dari kelengkapan dokumen pembelian seperti: Purchase Order (PO),

Faktur Pembelian, Surat Pembayaran Hutang, dan Surat Permohonan


81

Pembayaran Hutang. Dokumen- dokumen pembelian yang sudah ditetapkan

akan diotorisasi oleh pejabat berwenang setiap pembelian dilakukan.

Pada proses perencanaan pembelian bahan baku terdapat dokumen Daftar

Kebutuhan Bahan Baku yang menjadi pedoman bagian pembelian melakukan

pembelian bahan baku makanan ternak. Daftar kebutuhan bahan baku memuat

jumlah bahan baku yang harus dibeli dalam satu bulan. Sehingga, pembelian

dilakukan berdasarkan jumlah yang ada di Daftar Kebutuhan Bahan Baku.

Dengan demikian, pembelian tidak dilakukan secara berlebihan atau kurang

karena telah didasarkan pada jumlah produksi dalam satu bulan yang dituangkan

dalam Daftar Kebutuhan Bahan Baku.

Bagian pembelian telah melakukan pembelian dengan kualitas bahan baku

yang sesuai dengan standar. Hal tersebut dapat dilihat dari penerimaan bahan

baku yang masuk di gudang merupakan bahan baku yang telah lolos uji kualitas

dari bagian quality control dan untuk bahan baku yang tidak lolos uji kualitas

tidak boleh masuk gudang.

Secara keseluruhan, dari hasil pelaksanaan audit yang selanjutnya dilakukan

penilaian ketercapaian indikator 3E (ekonomis, efisien, dan efektif) pada

aktivitas pembelian bahan baku makanan ternak di Pabrik Makanan Ternak

Nutrifeed Ceper menunjukkan bahwa pembelian bahan baku makanan ternak

telah dilaksanakan dengan cukup ekonomis, sangat efisien, dan efektif.

D. Merangkum Hasil Audit Internal

Dari hasil pelaksanaan audit atas pembelian bahan baku makanan ternak,

penulis mendapatkan temuan yang menjadi perhatian. Pertama, bagian


82

pembelian belum memiliki Standard Operating Procedure (SOP) secara tertulis

dan terdokumentasi yang mengakibatkan konsistensi karyawan saat bekerja

tidak dapat dijaga dengan baik dan kesulitan untuk mengevaluasi apakah

pekerjaan yang dilakukan sudah berjalan secara ekonomis, efisien, dan efektif.

Selain itu peluang karyawan melakukan pekerjaan secara tidak berurutan

semakin besar dan kesalahaan saat menyiapkan dokumen.

Kedua, nomor dokumen pembelian bahan baku makanan ternak tidak

bernomor tercetak yang mengakibatkan peluang karyawan melakukan

penyimpangan. Selain itu karyawan bisa melakukan tindakan ceroboh atau tidak

hati-hati saat menyiapkan dokumen.

Ketiga, karyawan di bagian pembelian tidak memiliki latar belakang yang

sesuai dengan bidang pekerjaannya. Hal tersebut mengakibatkan kesalahan saat

pengambilan keputusan dan membutuhkan waktu yang lama saat menyiapkan

dokumen-dokumen yang digunakan untuk melakukan pembelian bahan baku

makanan ternak.

Keempat, daftar kebutuhan bahan baku tidak memuat standar kualitas bahan

baku yang harus dibeli. Hal tersebut mengakibatkan risiko pembelian bahan

baku tidak sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan perusahaan.

Kelima, pemberian persetujuan atas rekanan yang terpilih dilakukan secara

lisan. Hal ini mengakibatkan kesulitan untuk mengolah data karena tidak

memiliki dokumen tertulis.

Keenam, tidak semua pembelian bahan baku dilakukan dengan pemasok

terpilih yang mengakibatkan harga yang didapatkan kurang menguntungkan


83

bagi perusahaan. Selain itu perusahaan membutuhkan waktu yang lebih lama

saat melakukan pembelian dan kualitas bahan baku tidak sesuai dengan standar.

Ketujuh, saat ini hanya ada satu pemasok untuk bahan baku bungkil sawit.

Hal ini mengakibatkan perusahaan kehabisan atau mengalami keterlambatan

penyediaan bahan baku yang berdampak pada proses produksi tidak berjalan

optimal.

Kedelapan, bahan baku yang disimpan belum tepat. Hal ini mengkibatkan

bahan baku yang disimpan mengalami kehilangan berat dan kualitas menurun.

Terkhir, surat perintah pembayaran tidak diberi tanda atau cap “Lunas”. Hal

ini mengakibatkan bagian kasir kesulitan untuk memilah pembayaran yang

sudah dilakukan dengan pembayaran yang belum dilakukan.

Dengan demikian, bagian pembelian perlu membuat Standard Operating

Procedure (SOP), penomoran dokumen secara langsung tercetak, program

pelatihan atau training untuk karyawan, pembuatan Daftar Kebutuhan Bahan

Baku secara lengkap dan rinci, persetujuan pemasok dilakukan secara tertulis,

perencanaan pembelian mempertimbangkan musim panen, membuat kontrak

jangka panjang, kepala gudang melakukan pengawasan saat bongkar, dan

pemberian cap “lunas” di dokumen pembayaran. Rekomendasi- rekomendasi

tersebut diharapkan mampu mencegah risiko-risiko saat melakukan pembelian

bahan baku makanan ternak.

E. Melaporkan Hasil Audit Internal

Dari hasil temuan dan informasi yang diperoleh dari program audit bagian

pembelian di Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper, penulis menyusun


84

laporan hasil audit. Laporan audit internal atas pembelian bahan baku

makanan ternak di Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper disajikan pada

halaman 85.


85

Laporan Hasil Audit Internal atas Pembelian Bahan Baku Makanan Ternak

Yogyakarta, 19 Maret 2019

Perihal : Laporan Hasil Audit Internal

Kepada:

Yth Direktur Operasional

Koperasi Jasa Usaha Bersama Puspetasari

di Klaten

Saya telah melakukan audit atas pembelian bahan baku makanan ternak

untuk bulan Februari 2019. Audit yang dilaksanakan bertujuan untuk menilai

ekonomis (kehematan), efisien (daya guna), efektif (hasil guna) pada bagian

pembelian Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper dan memberikan rekomendasi

untuk perbaikan atas kelemahan yang ditemukan selama proses audit dilakukan,

sehingga di masa mendatang pembelian bahan baku makanan ternak dapat

dilakukan secara ekonomis, efisien, dan efektif.

Hasil audit saya sajikan dalam bentuk laporan audit yang terdiri:

Bab I : Informasi latar belakang

Bab II : Ruang Lingkup Audit

Bab III : Kesimpulan dan Temuan audit

Bab IV : Rekomendasi

Secara keseluruhan, dapat disimpulkan pelaksanaan audit di bagian

pembelian yang terdiri dari: organisasi, perencanaan, pelaksanaan, inspeksi dan

penerimaan, serta pelaporan dan pembayaran pembelian bahan baku makanan

ternak sudah dilaksanakan dengan cukup ekonomis, sangat efisien, dan efektif.

Selama proses pelaksanan audit, saya mendapat banyak bantuan, dukungan,

dan kerja sama dari manager, supervisor, dan staf yang berhubungan dengan

pelaksanaan audit ini. Oleh karenanya saya mengucapkan terima kasih atas kerja

sama yang telah terjalin dengan baik ini.

Hormat Saya



86


BAB I

Informasi Latar Belakang

Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper biasa disingkat PMT Nutrifeed Ceper

merupakan salah satu bidang usaha yang dimiliki KJUB Puspetsari. Bidang usaha

tersebut menjadi core business atau usaha inti dari KJUB Puspetasari yang

memproduksi makanan ternak jenis konsentrat untuk sapi laktasi, sapi potong, dan

kambing.

Untuk menjalankan aktivitasnya, Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper

memiliki bagian pembelian yang bertugas untuk menyediakan bahan baku yang

akan diolah menjadi makanan ternak. Tujuan dilakukan audit internal di bagian

pembelian yaitu untuk menilai aktivitas pembelian yang dijalankan telah sesuai

dengan aturan dan kebijakan yang berlaku, dan memberikan saran perbaikan atas

kelemahan yang ditemukan.


87


BAB II

Ruang Lingkup Audit

Ruang lingkup audit internal ini adalah bagian pembelian untuk periode Februari

2019 yang mencakup lima aspek penilaian yaitu: organisasi, perencanaan,

pelaksanaan, inspeksi dan penerimaan, serta pelaporan dan pembayaran pembelian

bahan baku.


88


BAB III

Kesimpulan dan Temuan audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang diperoleh selama pelaksanaan audit yang saya

lakukan, saya dapat menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi:

1. Organisasi Pembelian Bahan Baku Makanan Ternak

Secara keseluruhan pelaksanaan organisasi bagian pembeliaan bahan baku

makanan ternak sudah berjalan baik. Perusahaan telah menempatkan bagian

pembelian pada struktur yang tepat sehingga alur pertanggung jawaban dan

komunikasi berjalan lancar. Adanya pemisahan tugas antara bagian pembelian

dengan bagian penerimaan, penyimpanan, pencatatan, dan pelaporan mampu

mencegah duplikasi pekerjaan. Selain itu, bagian pembelian telah menetapkan

dokumen-dokumen yang harus disiapkan saat melakukan pembelian dan

diotorisasi oleh pejabat berwenang sehingga internal cross check mudah

dilakukan dan arus kas mudah untuk ditelusur. Pelaksanaan tender untuk

pembelian bahan baku yang cukup banyak akan menguntungkan perusahaan

karena harga yang didapatkan lebih murah.

Bagian pembelian belum memiliki Standard Operating Procedure (SOP)

yang tercetak dan terdokumentasi tetapi karyawan sudah mengetahui tugas dan

wewenangnya. Dokumen pembelian bahan baku tidak bernomor tercetak tetapi

nomor ditulis secara manual. Karyawan tidak memiliki latar belakang sesuai

dengan bidang pekerjaannya. Untuk mengatasinya perusahaan memilih

karyawan yang memiliki pengalaman di bidang pembelian bahan baku.

2. Perencanaan Pembelian Bahan Baku Makanan Ternak

Proses perencanaan pembelian bahan baku sudah dijalankan dengan tepat

dan tertuang dalam Daftar Kebutuhan Bahan Baku. Daftar Kebutuhan Bahan

Baku membantu melaksanakan pembelian dengan jumlah, jenis sesuai

permintaan dan waktu pengirimannya. Adanya Daftar Pemasok terpilih

bertujuan untuk mencegah karyawan melakukan transaksi dengan pemasok yang

memiliki reputasi buruk dan menghemat waktu. Selain itu, pemasok yang

terplilih telah melewati proses verifikasi oleh manager dan direktur operasional.

Sehingga pemasok terpilih benar-benar mampu menyediakan persediaan dengan

kualitas harga yang sesuai dengan permintaan peruahaan. Dalam proses kerja

sama dengan pemasok, bagian pembelian akan melakukan evaluasi untuk

menilai apakah kerja sama telah berjalan dengan tepat. Hal tersebut sebagai salah

satu upaya mencegah kerugian.


89

Daftar Kebutuhan Bahan Baku yang ada belum mencantumkan standar

kualitas bahan baku yang akan dibeli. Sehingga besar peluang terjadinya

kesalahan pembelian bahan baku tidak sesuai standar.

3. Pelaksanaan Pembelian Bahan Baku Makanan Ternak

Pelaksanaan pembelian bahan baku makanan ternak sudah dilaksanakan

secara tepat sesuai dengan rencana pembelian. Pembelian dilakukan oleh

supervisor dan staf yang bertugas untuk menyiapkan dokumen yang selanjutnya

akan diotorisasi oleh pejabat berwenang, sehingga memudahkan untuk internal

cross check dan pengawasan. Setelah dokumen pembelian sudah lengkap akan

dilakukan pembelian dan staf pembelian mengirimkan Purchase Order (PO)

kepada pemasok. Selain itu bagian pembelian telah melakukan pencarian

pemasok secara luas untuk mendapatkan pemasok yang memiliki kemampuan

dan kinerja baik.

Saat ini pembelian belum dilakukan dengan pemasok terpilih karena cuaca

buruk dan musim panen yang belum tiba menyebabkan pemasok tidak mampu

memenuhi jumlah permintaan. Untuk mengatasinya, pembelian dilakukan

dengan pemasok lama yang sudah tidak terdaftar di daftar pemasok terpilih atau

dengan pemasok baru. Selain itu jumlah pemasok untuk bahan baku bungkil

sawit hanya ada satu. Hal tersebut dikarenakan belum ada pemasok yang mampu

menawarkan kualitas dan harga yang sesuai dengan perusahaan. Untuk proses

pemberian persetujuan masih dilakukan secara lisan karena pemberian

persetujuan tertulis dirasa membutuhkan waktu yang lama.

4. Penerimaan dan Inspeksi Bahan Baku Makanan Ternak

Bagian quality control telah melaksanakan aktivitas dengan baik. Bagian

quality control memiliki tugas untuk melakukan pemeriksaan uji kualitas dan

mencocokkan barang yang diterima dengan dokumen pembelian. Perusahaan

memiliki kebijakan untuk mengatasi bahan baku yang diterima tidak sesuai

dengan standar yang ditetapkan dan penyimpangan standar diterima, yaitu

dengan melakukan refraksi.

Proses penerimaan bahan baku telah dilaksanakan dengan tepat. Adanya

pencatatan penerimaan bahan baku di kartu gudang dan pembuatan Laporan

Penerimaan Barang yang dilakukan oleh kepala gudang akan membantu untuk

mencatat pembelian yang sesungguhnya terjadi. Bagian gudang juga melakukan

pencatatan di Kartu Gudang untuk setiap bahan baku yang masuk atau keluar

dan melakukan penghitungan persediaan secara periodik dengan internal audit.

Hal tersebut berperan sebagai pengendalian dari risiko terjadinya pencurian

bahan baku. Selain itu kepala gudang memberikan laporan bahan baku yang

digunakan untuk produksi kepada bagian akuntansi yang bertujuan untu

menentukan harga pokok produksi.


90

Bahan baku yang disimpan di gudang mengalami kehilangan berat akibat

karung robek. Hal ini disebabkan penataan tidak diawasi dengan baik dan jumlah

palet sedikit.

5. Pembayaran dan Pelaporan Pembelian Bahan Baku Makanan Ternak

Proses pelaporan dan pembayaran pembelian bahan baku makanan ternak

dilakukan secara terpisah. Proses pencatatan dilakukan dengan mencocokkan

dokumen Purchase Order (PO) dengan Laporan Penerimaan Barang. Proses

pencatatan dilakukan dengan meggunakan komputer untuk mempercepat dan

memudahkan proses pencatatan. Pembayaran telah dilaksanakan dengan tepat

sehingga kewajiban perusahaan dapat dipenuhi secara tepat waktu.

Di dalam dokumen pembayaran yang sudah dilaksanakan belum diberi

tanda/cap “lunas” karena bukti transfer yang diterima dari bank sudah cukup

digunakan sebagai bukti lunas.

Berdasarkan kesimpulan tersebut, maka dapat diketahui bahwa proses

pembelian bahan baku makanan ternak di Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed

Ceper telah dilaksanakan secara ekonomis, efisien, dan efektif. Namun masih

terdapat kelemahan di proses pembelian bahan baku, diantaranya:

1) Kelemahan Pada Organisasi Pembelian Bahan Baku Makanan Ternak

a) Belum adanya Standard Operating Procedure (SOP) yang tercetak dan

terdokumentasi.

b) Dokumen pembelian belum bernomor tercetak.

c) Latar belakang pendidikan karyawan di bagian pembelian tidak sesuai

dengan bidang pekerjaannya.

2) Kelemahan pada Perencanaan Pembelian Bahan Baku Makanan Ternak

a) Daftar Kebutuhan Bahan Baku belum memuat standar kualitas bahan

baku yang dibeli.

3) Kelemahan pada Pelaksanaan Pembelian Bahan Baku Makanan Ternak

a) Pemberian persetujuan pemasok terpilih dilakukan secara lisan.

b) Pembelian dilakukan diluar pemasok terpilih akibat pemasok tidak

mampu menyediakan bahan baku karena kondisi alam seperti cuaca

buruk musim panan belum tiba.

c) Perusahaan hanya memiliki satu pemasok bahan baku bungkil sawit.

4) Kelemahan Pada Inspeksi dan Penerimaan Bahan Baku Makanan Ternak

a) Bahan baku yang disimpan di dalam gudang kehilangan berat akibat

karung robek.

5) Kelamahan pada Pencatatan dan Pembayaran

a) Dokumen pembayaran (SPP) tidak diberi tanda/ cap “Lunas”.


91


BAB IV

Rekomendasi

Dari hasil audit yang dilakukan, terdapat kelemahan-kelemahan yang menjadi

perhatian. Maka diberikan rekomendasi untuk perbaikan di masa mendatang dan

bisa diterapkan di bagian pembelian Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper yang

dijabarkan sebagai berikut:

1) Kelemahan Pada Organisasi Pembelian Bahan Baku Makanan Ternak

a) Membuat Standard Operating Procedure (SOP) bagian pembelian secara

tercetak dan terdokuemntasi.

b) Nomor dokumen dicetak secara langsung di setiap dokumen- dokumen

pembelian.

c) Merencanakan program training atau pelatihan untuk karyawan di bagian

pembelian.

2) Kelemahan Pada Perencanaan Pembelian Bahan Baku Makanan Ternak

a) Daftar Kebutuhan Bahan Baku dibuat secara lengkap meliputi jumlah,

spesifikasi, standar kualitas, dan jadwal pengunaan.

3) Kelemahan Pada Pelaksanaan Pembelian Bahan Baku Makanan Ternak

a) Mencetak formulir persetujuan atas rekanan yang terpilih.

b) Perencanaan pembelian dilakukan secara matang dengan

mempertimbangkan kondisi alam untuk menghindari pembelian dari luar

pemasok karena pemasok terdaftar tidak mampu memenuhi permintaan.

c) Perusahaan membuat perjanjian kontrak jangka panjang dengan pemasok

bungkil sawit.

4) Kelemahan Pada Inspeksi dan Penerimaan

a) Kepala gudang melakukan pengawasan saat barang diturunkan dari truck

dan mengatur penataannya.

b) Menambah jumlah palet di bagian gudang.

5) Kelemahan pada Pelaporan dan Pembayaran

a) Dokumen pembayaran (SPP) diberi cap “Lunas” apabila sudah dilakukan

pembelian.


92

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari hasil analisis data dan pembahasan yang dilakukan, penulis dapat

menyimpulkan bahwa hasil audit internal atas aktivitas pembelian bahan baku

makanan ternak di Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper telah dilaksanakan

secara cukup ekonomis, sangat efisien, dan efektif sesuai dengan kebijakan dan

peraturan yang berlaku. Namun terdapat beberapa temuan diantaranya, untuk

organisasi pembelian belum memiliki Standard Operating Procedure (SOP),

nomor dokumen belum bernomor tercetak, dan latar belakang karyawan tidak

sesuai dengan pekerjaan.

Di bagian perencanaan, pembelian terdapat kelemahan yaitu Daftar

Kebutuhan Bahan Baku yang belum memuat standar kualitas. Bagian

pelaksanaan terdapat kelemahan, yaitu pemberian persetujuan pemasok secara

lisan, pembelian dilakukan di luar pemasok, dan perusahaan hanya memiliki

satu pemasok untuk bungkil sawit. Bagian gudang terdapat kelemahan, yaitu

bahan baku yang disimpan kehilangan berat. Bagian pelaporan dan

pembayaran terdapat kelemahan yaitu dokumen pembayaran tidak diberi cap

“Lunas”.

Kegiatan pembelian bahan baku makanan ternak di Pabrik Makanan

Ternak Nutrifeed Ceper dilaksanakan cukup ekonomis. Dilihat dari adanya

anggaran pembelian dan pelaksanaan tender untuk pembelian bahan baku

dalam jumlah besar, terdapat pencocokan dokumen Purchase Order (PO)

dengan Laporan Penerimaan Barang (LPB) sebelum melakukan pembayaran


93

untuk memastikan pembayaran yang akan dilakukan telah sesuai. Efisien

karena bagian pembelian menetapkan langkah-langkah kerja yang tepat dan

pemisahan tugas untuk karyawan bagian pembelian maupun dengan bagian

lainnya. Efektif karena pembelian dilakukan sesuai dengan kuantitas dan

kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan, sehingga bagian pembelian telah

mencapai tujuannya yaitu melaksanakan pembelian sesuai dengan permintaan

dari bagian produksi dengan kuantitas dan kualitas yang tepat.

B. Keterbatasan Penelitian

Penulis kurang mendapat jawaban yang konsisten saat melakukan

wawancara dengan karyawan yang bertugas melakukan pembelian bahan baku

makanan ternak.

C. Saran

Saran perbaikan yang dapat diberikan untuk bagian pembelian

dikelompokkan menjadi dua yaitu perbaikan yang berkaitan dengan Standard

Operating Procedure (SOP) dan pengendalian internal yang dijabarkan

sebagai berikut:

1. Perbaikan Standard Operating Procedure (SOP)

a. Bagian pembelian membuat Standard Operating Procedure (SOP)

secara lengkap, tercetak, dan terdokumentasi

b. Nomor dokumen pembelian langsung tercetak

c. Daftar Kebutuhan Bahan Baku dibuat secara lengkap meliputi jumlah,

spesifikasi, standar kualitas, dan jadwal penggunaan


94

d. Persetujuan pemasok terpilih dilakukan secara tertulis menggunakan

formuir yang dicetak

e. Dokumen pembayaran yang terdiri dari SPP dan SPPH diberi cap

“Lunas” apabila pembayaran sudah dilakukan

2. Perbaikan Pengendalian Internal

a. Merencanakan program training atau pelatihan untuk karyawan di

bagian pembelian

b. Perencanaan pembelian dilakukan secara matang dengan

mempertimbangkan kondisi alam dan musim panen untuk

menghindari pembelian dilakukan di luar pemasok

c. Perusahaan membuat kontrak jangka panjang dengan pemasok

bungkil sawit

d. Menambah jumlah palet yang ada di gudang

Saran yang dapat diberikan bagi peneliti selanjutnya yaitu:

1. Peneliti selanjutnya diharapkan memilih subjek penelitian yang

memiliki Standard Operating Procedure (SOP) secara tercetak dan

terdokumentasi untuk mempermudah penilaian ekonomis, efisien, dan

efektif serta menentukan risiko yang ada di setiap proses.


95

Daftar Pustaka

Agoes, Sukrisno. 2017. Auditing: Petunjuk Praktis Pemeriksaan oleh Akuntan

Publik. Buku 1 Edisi Kelima. Salemba Empat, Jakarta.

Agoes, Sukrisno. dan Jan Hoesada.2012. Bunga Rampai Auditing. Edisi 2.

Salemba Empat, Jakarta.

Akmal. 2008. Pemeriksaan Intern (audit Internal). Indeks, Jakarta.

Andayani, Wuryan.2008. Audit Internal. Edisi Pertama. BPFE, Yogyakarta.

Bayangkara, IBK. 2015. Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi. Edisi

2. Salemba Empat, Jakarta.

Bungin, Burhan. 2015. Metodologi Penelitian Sosial dan Ekonomi. Edisi 1.

Prenadamedia Group, Jakarta.

E.F Evans. B.G Dale. 1988. “The Use of Audits in Purchasing”. Journal of

Physical Distribution & Materials Management. Vol.18. Iss 7 pp.15-23

Hartono, Jogiyanto. 2017. Metodologi Penelitian Bisnis Salah Kaprah dan

Pengalaman- Pengalaman. BPFE, Yogyakarta.

Indrajit, Richardus Eko. Dan Richardus Djokopranoto. 2005. Strategi

Manajemen Pembelian dan Supply Chain. PT Grasindo, Jakarta.

Jusup, Haryono Al. 2001. Auditing. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu

Ekonomi YKPN, Yogyakarta.

Kurniawan, Ardeno. 2012. AUDIT INTERNAL: Nilai Tambah Bagi Organisasi.

BPFE, Yogyakarta.

Mulyadi. 2005. Akuntansi Biaya. Edisi Kelima. UPP AMP YKPN, Yogyakarta.

Rahayu, Budi. Bagus, Ida. Ayu, Dewi. 2017. Manajemen Pabrik Pakan.

Fakultas Peternakan Universitas Udayana, Bali.

Riduwan. 2013. Skala Pengukuran Variabel-Variabel Penelitian. Alfabeta,

Bandung.

Sawyer, Lawrence B, Mortimer A. Dittenhoferdan James H. Scheiner. 2005.

Sawyer’s Internal Auditing (Audit Internal Sawyer). Edisi Kelima. Buku

Pertama. Terjemahkan oleh: Desi Adhariani. Salemba Empat, Jakarta.

Sekaran, Uma. 2006. Metodologi Penelitian untuk Bisnis. Edisi 4. Buku 1.

Terjemahkan oleh: Kwan Men Yon. Salemba Empat, Jakarta.

Setriyani, Dhyah Setyorini. 2016. “Audit Manajemen atas Fungsi Persediaan

Bahan Baku Pada CV. Batik Indah Rara Djonggrang”. Jurnal Profitas. Edisi

Pertama. Tahun 2016.

Sugiarto. 2016. Metodologi Penelitian Bisnis. Penerbit ANDI, Yogyakarta


96

Suharso, Puguh. 2009. Metode Penelitian Kuantitatif untuk Bisnis: Pendekatan

Filosofis dan Praktis. PT Indeks, Jakarta.

Tampubolon, Robert. 2005. Risk and System-Based Internal Audit. PT

Gramedia, Jakarta.

Tugiman, Hiro. 2006. Standar Profesional Audit Internal. Penerbit Kanisius,

Yogyakarta.

UU no 3 Tahun 2004 Tentang perindustrian.


97

LAMPIRAN


98

Lampiran 1

Daftar Pertanyaan Wawancara

1. Profil perusahaan

a. Siapa pendiri pabrik makanan ternak ini?

b. Kapan pabrik makanan ternak ini didirikan?

c. Apa nama pabrik makanan ternak ini?

d. Bagaimana sejarah atau latar belakang berdirinya pabrik makanan

ternak ini?

e. Bagaimana struktur organisasi?

f. Berapa jumlah karyawan yang bekerja?

g. Ada berapa divisi di pabrik makanan ternak ini?

h. Bagaimana alur pertanggung jawaban dan koordinasi?

i. Berapa output yang dihasilkan dari proses produksi?

j. Pabrik makanan ternak ini memproduksi jenis makanan ternak

apa?

2. Bagian pembelian bahan baku

a. Bagaimana proses pembelian bahan baku makanan ternak?

b. Apakah bagian pembelian memiliki supervisor?

c. Berapa jumlah karyawan yang bekerja di bagian pembelian?

d. Apakah terdapat SOP di bagian pembelian (perencanaan,

pelaksanaan, penyerahan dan penerimaan, pembayaran dan

pelaporan pembelian bahan baku)?

e. Apakah catatan- catatan dan dokumen yang berkaitan dengan

bagian pembelian (mis: dokumen permintaan pembelian, daftar

pemasok) didokumentasikan dengan tepat?

f. Ada berapa pemasok yang bekerja sama dengan pabrik makanan

ternak ini?

g. Apakah bagian pembelian memiliki daftar pemasok?

h. Siapa yang berhak melakukan otorisasi ketika melakukan

pembelian, penerimaan barang?

i. Bagaimana penyimpanan bahan baku agar terjaga kualitasnya?


99

j. Berapa rata- rata bahan baku boleh disimpan di gudang?

k. Apakah barang yang dipesan dari pemasok diterima tepat waktu?

l. Apakah pernah ada pembelian darurat atau tiba tiba/ siapa yang

melakukan persetujuan pembelian darurat?

m. Apakah bagian gudang melakukan pembaruan data setiap minggu/

bulan mengenai jumlah persediaann yang ada di Gudang?

n. Pertimbangan memilih rekanan yang baru itu apa? Selain karena

sample atau barang yang ditawarkan bagus?

o. Ketika ada supplier yang datang yang memutuskan satu orang atau

lebih?


100

Lampiran 2

Dokumen Purchase Order dan Faktur Pembelian


101

Lampiran 3

Dokumen Laporan Penerimaan Barang dan Surat Bukti Timbang


102

Lampiran 4

Dokumen Hasil Pemeriksaan Barang Masuk dan Dokumen Penolakan Bahan

Baku


103

Lampiran 5

Dokumen Surat Permohonan Pembayaran Hutang (SPPH) dan Surat Perintah

Pembayaran (SPP)


104

Lampiran 6 Kartu Gudang


105

Lampiran 7 Daftar Kebutuhan Bahan Baku


106

Lampiran 8

Daftar dan Alamat Pemasok Bahan Baku Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed

Ceper

No Nama Bahan Baku

1 Aji Basuki/CV. Ningrat Java Limestone

2 Antaboga/Davi Brand Pollar

3 Anggoro

Kulit Kacang

4 B. Gunawan/Ferry Bungkil Kopra

5 CV.555 Zeolith

6 CV. Vetindo Citra Persada Nutrimix

7 CV. Sumber Rejeki Garam

8 CV. Sari Gemilang NPN

9 Edy Sunarto Tetes

10 Fajar Mulia/Saiin Tetes

11 Gunawan Kulit Kopi

Katul Halus

12 H. Susilo Tri Atmanto Katul Halus

13 Haryo Kartiko Yudho Katul Halus

14 Herman Luki Setianto Katul Halus

Kulit Kopi

15 Jaya Abadi Tumpi Jaz

Ampok

CGF

16 Khoe Harry Pollard

17 Kustantri Kulit Kopi

Katul Halus

18 Lilin Marlina Tepung Pati

19 Lilis Suharti Kulit Kopi

Kulit Halus

20 Multi Sarana Farma Premix

21 PMT Probolinggo Hi Pro

Kulit Kopi


107

Lampiran 9. Program Audit- Organisasi Pembelian Bahan Baku Makanan Ternak


Nutrifeed Ceper Periode Audit:

Program yang Diaudit: Organisasi Pembelian Bahan

Baku Makanan Ternak

Februari 2019

No Pernyataan Jawaban

Catatan Ya Tidak


Ekonomis


memiliki prosedur (SOP) atau

kebijakan yang terdokumentasi

untuk melakukan kegiatan

operasional

2 Apakah setiap dokumen telah

diberikan nomor tercetak secara

berurutan

3 Digunakannya anggaran

(budget) untuk pembelian

bahan baku

4 Untuk pembelian bahan baku

dalam jumlah besar dilakukan

melalui tender

5 Dokumen di bagian pembelian

disimpan di tempat yang aman

dan formulir didistribusikan

secara terpusat

Efisien




dengan bagian penerimaan

barang




dengan bagian penyimpanan

(gudang)


108

Lanjutan Lampiran 9 Program Audit- Organisasi Pembelian Bahan Baku

Makanan Ternak




dengan bagian akuntansi




dengan bagian keuangan

10 Faktur Pembelian ditanda-

tangani pejabat berwenang

11 Karyawan di bagian pembelian

memiliki latar belakang

pendidikan yang berkaitan

dengan pekerjaannya

12 Adanya rotasi karyawan di

bagian pembelian bahan baku


telah ditempatkan secara tepat

pada struktur organisasi

Efektif


telah menetapkan dokumen-

dokumen yang digunakan untuk

melakukan pembelian bahan

baku

Diaudit Oleh:

Jumlah

Jawaban Catatan

Ya Tidak


Tanggal:



109

Lampiran 10. Program Audit- Perencanaan Pembelian Bahan Baku Makanan

Ternak

Nama Perusahaan: Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper Periode Audit

Program yang Diaudit: Perencanaan Pembelian Bahan Baku

Makanan Ternak

Februari 2019


Ya Tidak


Ekonomis

1 Perusahaan memiliki daftar pemasok

yang terpilih

2 Daftar Kebutuhan Bahan Baku memuat

tentang jumlah bahan baku yang

dibutuhkan

Efisien

3 Pemasok yang telah terdaftar telah

diverifikasi oleh pejabat berwenang

untuk menilai kemampuannya dalam

menyediakan barang

4 Perusahaan melakukan evaluasi

terhadap kemampuan pemasok terpilih

5

Perusahaan secara periodik

memperbarui daftar pemasoknya

Efektif

6 Daftar Kebutuhan Bahan Baku telah

disesuaikan dengan jumlah produksi

yang sudah direncanakan

7 Pabrik telah memiliki daftar rencana

kebutuhan pembelian bahan baku yang

terdokumentasi


tentang jadwal penggunaan bahan baku

yang dibutuhkan


tentang spesifikasi bahan baku yang

dibutuhkan


110

Lanjutan Lampiran 10 Program Audit- Perencanaan Pembelian Bahan Baku

Makanan Ternak


memuat tentang standar kualitas


Diaudit Oleh:


Jumlah Jawaban Catatan

Ya Tidak

Tanggal:



111

Lampiran 11 Program Audit- Pelaksanaan Pembelian Bahan Baku Makanan

Ternak

Nama Perusahaan: Pabrik Makanan Ternak Nutrifeed Ceper Periode

Audit

Program yang Diaudit: Pelaksanaan Pembelian Bahan Baku

Makanan Ternak

Februari

2019


Ya Tidak


Ekonomis

1 Pencarian pemasok potensial yang dapat

memasok barang- barang yang dibutuhkan

perusahaan, dilakukan cukup luas

2 Adanya dokumen Purchase Order (PO)

berangkap yang dikirimkan kepada

pemasok terpilih

3 Perusahaan memiliki lebih dari satu

pemasok potensial untuk setiap bahan baku

Efisien

4 Terdapat pemisahan secara tegas mengenai

batas-batas dan kewenangan masing-masing

karyawan

5 Saat menentukan pemasok, bagian pembelian

mengetahui kemampuan operasional

pemasok

6 Terdapat pemberian persetujuan tertulis dari

pejabat berwenang atas rekanan yang terpilih

7 Adanya otorisasi di setiap pembelian bahan

baku dari pejabat yang berwenang

Efektif

8 Pembelian dilakukan dengan pemasok

terpilih

9 Perusahaan memiliki dokumen standar yang

harus dipenuhi untuk pembelian bahan baku

Diaudit Oleh:


Jumlah

Jawaban

Catatan

Ya Tidak


112

Tanggal:


Lampiran 12 Program Audit- Inspeksi dan Penerimaan Bahan Baku Makanan

Ternak


Ceper

Periode Audit

Program yang Diaudit: Inspeksi dan Penerimaan


Februari 2019


Ya Tidak


Ekonomis

1 Bagian pembelian menetapkan

karyawan yang bertanggung jawab

untuk memeriksa pada saat barang

diterima

2 Bagian Gudang membuat laporan

pengeluaran bahan baku untuk

produksi yang dikirimkan kepada

bagian akuntansi

3 Pemeriksaan yang dilakukan untuk

memastikan kuantitas dan kualitas

barang yang diterima tepat

Efisien



bagian pembelian dan bagian

penerimaan bahan baku

5 Barang yang diterima dicocokkan

dengan order pembeliannya

6 Bagian Quality Control membuat

dokumen berisi jumah dan

spesifikasi barang yang telah diuji

kualitasnya

7 Bagian gudang melakukan

penghitungan jumlah persediaan

secara periodik dan dicocokkan

dengan kartu Gudang

8 Bagian Gudang melakukan

pencatatan di Kartu Gudang setiap

ada barang yang keluar dan masuk


113

Lanjutan lampiran 12 Program Audit- Inspeksi dan Penerimaan Bahan Baku

Makanan Ternak

Efektif

9 Bagian pembelian melakukan

pengujian laboratorium untuk

pembelian bahan baku tertentu

10 Perusahaan menjaga bukti- bukti

yang diperoleh selama melakukan

verifikasi

11 Penyimpanan bahan baku

dilakukan dengan tepat untuk

mengurangi risiko penurunan

kualitas dan kehilangan berat

12 Perusahaan memiliki kebijakan

yang jelas untuk menangani bahan

baku yang tidak sesuai dengan

spesifikasinya

13 Bahan baku yang tidak dapat

diterima tidak boleh dimasukkan

ke gudang

14 Barang yang masuk ke gudang dan

yang dibuatkan penerimaan barang

adalah barang yang sudah

diperiksa

Diaudit Oleh:


Jumlah

Jawaban

Catatan

Ya Tidak

Tanggal:



114

Lampiran 13 Program Audit- Pembayaran dan Pelaporan Pembelian Bahan

Baku Makanan Ternak


Ceper

Periode Audit

Program yang Diaudit: Pembayaran dan Pelaporan

Pembelian Bahan Baku Makanan Ternak

Februari 2019


Ya Tidak


Ekonomis

1 Surat pembayaran hutang diberi

tanda lunas atau cap lunas

2 Adanya pencocokan purchase

order asli dengan laporan

penerimaan barang

Efisien



bagian pembayaran dan bagian

pembelian



bagian pembayaran (kasir) dan

bagian pencatatan

Efektif

5 Pembayaran yang diotorisasi

oleh pejabat yang berwenang

Diaudit Oleh Jumlah

Jawaban

Catatan


Ya

Tidak

Tanggal:



115

Lampiran 14- Surat Pernyataan telah Selesai Melakukan Penelitian


pengauditan internal atas pembelian bahan ...repository.usd.ac.id/34625/2/152114046_full.pdfbahan...

Documents