Merencanakan dan Menulis E-mail dan Memo

Perencanaan Saluran Komunikasi (E-mail atau Memo?)

Sebelum melakukan tahap penulisan e-mail dan memo, terlebih dahulu kita melakukan

tahap perencanaan mengenai saluran komunikasi yang dipilih perusahaan. Dalam dunia bisnis,

sebagian informasi lebih efektif dan efisien jika disampaikan secara langsung. Pesan yang

lainnya ada yang lebih baik disampaikan dengan tulisan, dan sebagian lainnya lebih baik jika

disampaikan dengan menggunakan media elektronik. Namun yang dibahas disini adalah jika

perusahaan memilih saluran komunikasinya dengan menggunakan e-mail dan memo. Sebelum

mengadakan pertemuan, mengirim pesan melalui e-mail atau menulis sebuah memo harus

memperhatikan beberapa faktor berikut:

1. Pentingnya pesan tersebut

2. Jumlah, kecepatan umpan balik, dan interaktivitas yang dibutuhkan

3. Kebutuhan dari catatan permanen

4. Biaya saluran

5. Tingkat formalitas yang diinginkan

6.      Kerahasiaan dan sensitivitas pesan

Tabel Perbandingan Saluran Komunikasi yang Sering Digunakan dalam Perusahaan

Saluran Baik Digunakan

E-mail Bila kita membutuhkan umpan balik, jawaban bisa diterima segera

ataupun tidak. Kurangnya keamanan membuatnya bermasalah

untuk pribadi, emosional, atau pesan privat.

Percakapan

tatap muka

Bila kita memerlukan media interaktif yang kaya. Berguna untuk

persuasif, berita buruk, dan pesan pribadi.

Surat Ketika catatan tertulis atau formalitas diperlukan, terutama dengan

pelanggan, pemerintah, pemasok, atau orang lain di luar organisasi.

Memo Bila kita ingin catatan tertulis dengan jelas menjelaskan kebijakan,

mendiskusikan prosedur, atau mengumpulkan informasi dalam

sebuah organisasi.

Sebagian besar perusahaan kini menggunakan teknologi (e-mail) untuk mempercepat laju

bisnis saat ini. Akibatnya, komunikator dapat beralih ke cara yang lebih cepat bertukar informasi.

Dalam bisnis masa lalu, pesan dalam organisasi disampaikan sebagian besar melalui memo.

Tanggapan biasanya akan membutuhkan waktu beberapa hari. Namun, itu terlalu lambat untuk

komunikator saat ini. Mereka ingin jawaban dan tindakan secara cepat. Ponsel, instant

messaging, fax, situs web, dan khususnya e-mail dapat memberikan informasi yang lebih cepat

dari saluran tradisional untuk dapat berkomunikasi.

Dalam banyak organisasi, memo masih sering digunakan, terutama untuk pesan yang

memerlukan persuasi, permanen, atau formalitas. Memo juga dipersiapkan sebagai lampiran

pesan. Jelas, saluran pilihan bagi komunikator perusahaan saat ini adalah e-mail. Sangat mudah,

cepat, dan murah. Dengan demikian, sedikit memo yang masih intens digunakan dalam

berkomunikasi. Sedikit surat kepada pelanggan juga yang ditulis. Itu karena banyak fungsi

layanan pelanggan kini dapat dilayani melalui situs web atau melalui e-mail. Apapun pilihan

saluran komunikasi di perusahaan, baik itu dengan menggunakan e-mail, memo, ataupun

saluran-saluran lainnya, semua itu harus direncanakan dengan baik dan sesuai dengan

kesepakatan antara komunikator dengan komunikan. Hal ini bertujuan agar terciptanya

komunikasi yang efektif.

Menulis E-mail dan Memo

1. E-mail

Untuk dapat menulis dan mengirimkan surat elektronik (e-mail), seseorang perlu memiliki

suatu perangkat komunikasi tertentu yang dapat digunakan untuk mengirimkan surat secara

elektronik, misalnya telepon seluler tipe tertentu (karena tidak semua telepon seluler memiliki

fasilitas penerimaan dan pengiriman e-mail), perangkat komputer (portable computer maupun

desktop computer) yang sudah dilengkapi dengan modem (internal maupun eksternal), saluran

telepon, dan berlangganan dengan salah satu penyedia jasa Internet (ISP). Seseorang yang tidak

berlangganan dengan salah satu penyedia jasa Internet (ISP) masih dapat berkirim e-mail dengan

menggunakan jasa TelkomNet instan yang dikelola oleh PT Telkom.

Di samping itu, dengan semakin tumbuh dan berkembangnya jasa warung internet

(warnet), seseorang dengan mudah dapat menulis dan mengirim surat serta dokumen lainnya ke

berbagai wilayah di belahan dunia ini secara cepat, mudah, dan murah dengan menggunakan

surat elektronik (e-mail). Dengan hitungan detik, surat elektronik sudah dapat terkirim ke alamat

yang dituju. Dalam perkembangannya, seseorang dapat menerima dan mengirimkan e-mail

dengan browsing internet tanpa kabel melalui smartphone maupun computer portable yang

menggunakan teknologi tanpa kabel. Dengan adanya akses Internet tanpa kabel ini, seseorang

dapat melakukan akses ke Internet dari mana saja, kapan saja, dan bagi siapa saja tanpa

tergantung pada tempat dan waktu. Misalnya, di tengah kemacetan perjalanan lalu lintas darat

yang cukup padat dan deretan antrean yang panjang, seseorang dapat mengisi kejenuhannya

dengan melakukan akses Internet melalui telepon seluler.

Akan tetapi, karena e-mail adalah suatu bentuk media komunikasi yang dilakukan melalui

media komputer dan jaringan telepon, si pengirim dan penerima surat juga harus memiliki alamat

e-mail (e-mail account) yang diketahui oleh kedua belah pihak yang akan berkirim surat dan

seperangkat komputer serta jaringan telepon yang dapat digunakan untuk browsing di Internet,

termasuk mengirim e-mail.

Setelah memenuhi beberapa tahapan di atas, maka penulisan email dapat dimulai. Ketika

akan menulis pesan bisnis melalui e-mail, ada baiknya jika kita memerhatikan beberapa langkah

untuk menulis email bisnis yang efektif, diantaranya adalah:

Mulai dengan kalimat yang ramah

Memulai email dengan sapaan yang resmi mungkin akan membuat penerima merasa jauh

dan dingin. Komunikasi bisnis kini lebih santai sehingga akan lebih baik untuk mengawali email

bisnis Anda dengan “Selamat pagi”. Pastikan Anda mencantumkan nama yang benar, hindari

kesalahan mengeja atau memanggil orang itu dengan nama yang kurang pantas.

Berkomunikasi dengan bahasa sederhana dan tulislah seperti berbicara

Tidak ada alasan untuk menulis dengan kata-kata yang susah dimengerti. Pesan Anda akan

lebih mudah dipahami saat Anda menggunakan bahasa yang sederhana dan banyak digunakan

orang awam. Susunlah kalimat sebagaimana Anda berbicara. Untuk menguji apakah Anda bisa

mengerjakannya, bacalah hasil tulisan Anda sebelum dikirimkan untuk memastikan pesan yang

ada di dalamnya tersampaikan dengan baik dan mudah diserap. 

Bagi dalam paragraf pendek

Jangan penuhi email dengan kata-kata yang tidak perlu dan jangan membuat surat lebih

panjang dari yang seharusnya. Paragraf yang isinya lebih dari 5 baris kalimat membuat pembaca

lebih tidak tertarik untuk membaca.

Perhatikan ejaan dan tanda baca

Bahkan jika pekerjaan Anda tidak membutuhkan ketrampilan  menulis yang tinggi, Anda

masih akan dinilai berdasarkan kualitas tulisan Anda yang salah satunya bisa diketahui dari

email. Gunakan fitur pemeriksa tata bahasa dan ejaan di pengolah kata seperti Microsoft Word

dan pastikan memeriksa kembali sebelum mengirimkan email. Hindari penggunaan tanda seru

jika tidak diperlukan.

Jelaskan permintaan dengan spesifik

Jika Anda memiliki permintaan untuk dilakukan pihak penerima email, permudah bahasa

yang digunakan agar ia memahami apa yang Anda ingin mereka lakukan secara spesifik. Anda

akan mendapatkan respon yang lebih baik jika Anda mengatakan “Saya akan menghargai jika

saya bisa berbicara dengan Anda via telepon selama 10 menit untuk mendiskusikan topik ini”.

Gunakan penutup yang lebih santai

Penutup dan sapaan yang kaku akan menjauhkan penerima pesan dari Anda. “Terima kasih

banyak”, “Semoga hari Anda menyenangkan” terasa lebih hangat dan memberikan kesan lebih

ramah dan minim jarak. Lain jika memang orang tersebut sangat dihormati atau lebih senior.

Buat signature email yang menarik

Anda bisa menggunakan kalimat signature yang mencakup nama, gelar, nomor telepon,

alamat email dan informasi lain yang penting. Jika Anda seorang pencari kerja, masukkan pula

tautan ke profil LinkedIn dan jika Anda bekerja dalam sebuah perusahaan, masukkan pula alamat

situs bisnisnya.

Teliti ulang sebelum mengirim

Selalu sisihkan waktu utnuk meneliti apa yang sudah ditulis dan pastikan semua kalimat

dalam email seperti yang Anda inginkan. Jika isinya adalah topik yang sensitif dan kotroversial,

atau jika ada yang Anda kurang sukai, tunggulah dan teliti ulang, dan jika perlu, minta seseorang

membaca dan minta pendapat mereka tentang kalimat Anda.

2. Memo

Memorandum atau sering disebut memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk

menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan, permintaan atau hal-hal

lain dalam suatu organisasi (internal organisasi). Komponen penting dalam sebuah memo

mencakup kepada siapa memo tersebut ditujukan, dari siapa, tentang hal apa, dan tanggal

pembuatan/penulisan memo. Kelemahan penulisan memo adalah, memo tidak mencakup

informasi secara lengkap dan tidak terperinci sehingga sering menimbulkan kesalahpahaman,

mudah hilang, dan bersifat umum. Umumnya, penyampaian memo berasal dari pimpinan kepada

pimpinan lain (sederajat), atau dari pimpinan kepada pegawai atau karyawannya. Di dalam

praktiknya, relatif jarang penggunaan memo dari karyawan kepada pimpinan dalam suatu

organisasi bisnis. Langkah-langkah menulis memo adalah:

1. Memo harus mempunyai heading (sisi atas/kepala). Heading umumnya terdiri dari empat

baris, yakni: “kepada” (nama penerima lengkap dengan jabatannya), “dari” (nama pengirim

beserta jabatan), “tanggal” (tanggal dibuat), serta “subyek” atau “perihal” (pokok surat,

contohnya “peraturan baru perihal cuti serta lembur”).

2. Berikan persoalan dengan terlalu fokus, singkat serta jelas dan berisi seluruh info yang ingin

disampaikan. Sekurang-kurangnya, sisi ini dapat menjawab kemungkinan pertanyaan-

pertanyaan mendasar dari pembaca. Walau di bagian ini ada keterangan-keterangan yang

mendetail, penulis harus berusaha membuat isi memo seringkas mungkin, dengan total surat

memo tidak lebih dari satu halaman.

3. Di bagian penutup, penulis meringkas info dari bagian isi, menuliskan dengan jelas dan

akurat pesan yang hendak disampaikan, atau barangkali juga instruksi pada bawahan.

4. Teliti lagi memo yang sudah dibuat. Periksa kesalahan-kesalahan ejaan serta susunan

katanya dan yakinkan isi memo cocok dengan maksud disampaikan penulis.

Bovee, L. Courtland dan John V. Thill. 2002. Komunikasi Bisnis. Jakarta: PT Prenhalindo

Jakarta.

http://ardyatamaniko.blogspot.com/2014/03/perencanaan-dan-pengorganisasian-pesan.html

http://books.google.co.id/books

http://www.ciputraentrepreneurship.com/business-advice/10-tips-menulis-email-bisnis

http://sharepiece.blogspot.com/2012/12/cara-penulisan-memo-yang-berkualitas.html

(semua referensi di atas diakses pada 25 September 2014)

Nama : Ni Putu Ayu Sekarini Tirtha Negari

No abs : 19

NIM : 1306305068