memo dan surat

Download MEMO  DAN  SURAT

Post on 06-Jan-2016

77 views

Category:

Documents

10 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

MEMO DAN SURAT. MEMO Singkatan dari memorandum  bentuk komunikasi tertulis yang di dalamnya berupa pesan singkat. Merupakan jenis surat dinas yang dipakai secara intern dalam suatu instansi/ lembaga dan bersifat informal. - PowerPoint PPT Presentation

TRANSCRIPT

  • MEMOSingkatan dari memorandum bentuk komunikasi tertulis yang di dalamnya berupa pesan singkat.Merupakan jenis surat dinas yang dipakai secara intern dalam suatu instansi/ lembaga dan bersifat informal.Biasanya berupa pertanyaan, perintah, informasi, peringatan, permintaan, atau harapan.

  • Pesan-pesan yang disampaikan dalam memo singkat, dan tidak dikenal adanya pembuka atau kalimat penutup tetapi penulis langsung kepada pesan yang dimaksudkannya.Biasanya berupa perintah dari atasan kepada bawahannya.Isinya singkat dan pendek.

  • Sistematika Penulisan Memo :Keterangan MEMO 1. kepala memo Dari : . 2 2. penulis memo Untuk :.. 3 3. pihak yang dituju ................................................ 4 4. isi memo ..............................5 5. tanggal penulisan ..............................6 6. identitas jabatan .7 7. tanda tangan .8 8. nama penulis

  • Contoh : PT. BUKIT BARISAN Jalan Hasanudin No.14 Bandung

    MEMO Kepada : Kepala bagian Personalia Dari : Direktur Utama Kami minta laporan kepegawaian secepatnya. Terima kasih.

    3 April 2006 Direktur Utama,

    Danu Wijaya

  • SURATSarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.Informasi itu dapat berupa :- pemberitahuan- pernyataan- perintah- permintaan / permohonan- laporan

  • FUNGSI SURATSebagai sarana komunikasi.Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiranatau gagasan.3.Sebagai alat bukti tertulis.4.Sebagai alat untuk mengingat.5.Sebagai bukti historis.6.Sebagai pedoman kerja.

  • Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkanatas 3 jenis, yaitu :1. Surat pribadi2. Surat dinas3. Surat niaga

  • Surat PribadiSurat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.Komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman.Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul.

  • 2. Surat DinasSegala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.

  • 3. Surat NiagaSurat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.Macam-macam surat niaga :- surat penawaran- surat pengaduan- surat pesanan- surat pengiriman- surat pembayaran barang- surat penagihan- dan sebagainya.

  • Bagian-bagian surat pribadi :...1

    ...2 .......3

    ..4 ..5 ..6

    .7.8.91. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat2. Alamat surat 3. Salam pembuka 4. Kalimat pembuka5. Isi surat 6. Kalimat penutup7. Salam Penutup 8. Tanda tangan 9. Nama pengirim

  • Bagian-bagian surat dinas

    1. Kepala surat 2. No,Lampiran ,Perihal 3. Tanggal,bulan,tahun penulisan surat 4. Alamat surat 5. Salam pembuka 6. Kalimat pembuka 7. Isi surat 8. Kalimat penutup 9. Salam penutup 10. Tanda tangan 11. Nama pengirim

    1. ..3.2 ..

    ..4..5.6.7.8 ..9 10 ....11

  • Kerangka isi surat :Paragraf pembukaParagraf isiParagraf penutup

  • Penulisan bagian-bagian suratKepala suratKepala surat yang lengkap terdiri atas : a. nama instansib. alamat lengkapc. nomor telepond. nomor kotak pose. lambang atau logo

  • Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut :1. Nama instansi jangan disingkat, misal-nya Biro Diklat, Depdiknas, Badan Bimas, tetapi Biro pendidikan dan Pelatihan, Departemen Pendidikan Nasional, Badan Bimbingan Masyarakat.2. Kata jalan jangan disingkat Jln. atau Jl.tetapi Jalan.

  • 3. Kata telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun atau Telpun dan jangan pula disingkat Tlp.,Tilp.,Telp.4. Kata kotak pos ditulis Kotak Pos dan jangan disingkat K. Pos, Kotpos, atau P.O. Box.Logo atau lambang disertakan apabila ada.

  • Contoh :

    PEMERINTAH KOTA DEPOKDINAS PENDIDIKANSMP NEGERI 11 DEPOKJalan Murbai Komplek Sukatani Permai Cimanggis, Kota Depok 16954 Telepon (021) 8740148

  • Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.Contoh :

    PEMERINTAH KOTA DEPOKDINAS PENDIDIKANSMP NEGERI 11 DEPOKJALAN MURBAI KOMPLEK SUKATANI PERMAI CIMANGGIS KOTA DEPOK 16954 TELEPON (021) 8740148

  • 2. Penulisan Nomor, Lampiran, dan Perihal Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital. Nomor, Lampiran, dan Hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu. Penulisan No. dan Lamp. Harus taat asas.

  • Kata Nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengiriman surat. Nomor surat dan kode surat yang dibatasi garis miring ditulis rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung. Contoh : Nomor: 110/U/DS/2006 atau No.: 110/U/DS/2006

  • Bila penulisan kode surat dengan angka, penulisannya dibatasi tanda titik atau tanda hubung.Contoh : Nomor: 10.10.3.03.90 atau Nomor: 10-10-3-03-90Penulisan Lampiran atau disingkat Lamp.Contoh : Lampiran: Satu berkas atau Lamp.: Satu berkas

  • Penulisan Hal hendaklah menggambarkanpesan yang ada dalam isi surat.Contoh :- Hal: Permohonan tenaga pengajar

  • 3. Tanggal surat Tanggal surat ditulis secara lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Untuk surat pribadi dicantumkan nama kota.

  • Untuk surat dinas tidak dicantumkannama kota karena nama kota sudahtercantum pada kepala surat.

    Contoh :22 Februari 200613 November 2005

  • 4. Penulisan alamat surat ada dua bentuk, yaitu :1. Bentuk alamat yang ditulis di sebelah kanan atas (terletak di bawah tanggal bulan, dan tahun surat ).2. Bentuk alamat yang ditulis di sebelah kiri atas (terletak di bawah bagian hal).

  • Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis alamat surat :Penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap, sesuai kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan(pemilik nama).

  • Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap serta informatif.

  • Penulisan kata kepada sebelum Yth. Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah.Kata sapaan hendaknya ditulis penuh seperti : Bapak, Ibu, Sdr.

  • Nama gelar seperti : Drs.,Dr.,dr., atau pangkat tidak boleh mengikuti kata sapaan.Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya.

  • Contoh :Yth. Bapak HandoyoKepala Biro Tata UsahaDepartemen AJalan Pattimura Raya 17Jakarta

  • 5. Penulisan salam pembuka Penulisan salam pembuka ditulis dengan huruf awal kapital (Dengan). Huruf pertama kata hormat huruf kecil, bukan huruf kapital (hormat). Pada akhir salam pembuka, dibubuhkan tanda koma (,) bukan tanda titik, titik dua (Dengan hormat,).

  • Bila salam pembuka Assalamualaikumwarohmatullahi wabarokatuh ditulis lengkap dengan diikuti tanda koma atau disingkat Assalamualaikum w.w.,

  • Contoh ungkapan salam pembuka :- Salam sejahtera,- Saudara.- Saudara yang terhormat,- Ibu yang terhormat,- Bapak yang terhormat,- Salam perjuangan,- Merdeka,

  • Penulisan salam penutup : 1. Huruf pertama kata Hormat, Salam, dan Wassalam ditulis dengan huruf kapital.2. Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma, bukan tanda titik, atau tanda baca lain.Contoh :- Hormat saya,- Salam takzim,- Hormat kami,

  • 6. Isi SuratSecara garis besar, isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu : a. Paragraf pembuka Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang akan diberitahukan, misalnya pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, atau permintaan.

  • Contoh : 1) Kami ingin memberitahukan kepada Saudara bahwa. 2)Salah satu proyek Penelitian adalah meneliti sastra Jawa. Sehubungan dengan itu,. 3) OSIS SMP Negeri Taruna akan menyelenggarakan Seminar sehari Remaja dan Permasalahannya, pada tanggal 31 Maret 2006, di Graha Insan Cita, Jalan RTM Cimanggis, Depok.

  • b. Paragraf IsiParagraf isi mengemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat.Isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.Contoh :Surat Anda telah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan hal berikut.

  • c. Paragraf Penutup Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat, dan dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.

  • Contoh : 1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. 2) Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih. 3) Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara.

  • 7. Nama Pengirim Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda tangan dan salam