surat dan memo

Download Surat dan memo

Post on 25-Jan-2015

2.810 views

Category:

Business

0 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

 

TRANSCRIPT

  • 1. Supriatna, S.Sos, MMSTIA CIMAHI 20131Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

2. Menulis surat bisnis yangefektif adalah merupakansuatu keterampilan yangharus dikuasai olehpembisnis. Surat dan Memoadalah hal yang ditulishampir setiap hari untukmelancarkan operasiperusahaan.2Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi 3. Surat dan memo Alasan Penulisan Surat dan MemoAda beberapa alasan orang menulis surat.Pertama ialah karena ingin berkomunikasidengan pihak lain di tempat yang jaraknyarelatif jauh. Kedua alasan biaya karenauntuk dapat bertatap muka dan berbicaralangsung diperlukan biaya perjalanan. Karenapelaku bisnis mengandalkan surat dalamberkomunikasi dengan audien3Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi 4. Surat dan MemoSurat yang dikirimkan harus mampu membangun kesanyang positif untuk pihak yang membacanya.Format Surat BisnisDalam Korespondensi bisnis dikenal 3 gaya atau bentukpenulisan surat yang paling sering digunakan: Full BlockStyle, Modified block dan Traditional StyleFull Block Style Pada bentuk ini setiap awal pengetikandimulai pada tepi sebelah kiri. Surat yang disusun dengangaya ini berspasi tunggal.Modified Block Style Bentuk pengetikan surat ini serupadengan full block style setiap awal baris dimulai dari tepisebelah kiri kecuali penulisan date (tanggal),complementary close (salam)4Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi 5. Traditional Style ; bentuk surat ini setiap awalparagrap diketik menjorok ke dalam. Selebihnyasama dengan pengetikan surat dalam bentukblockBagian Surat Bagian surat diklasifikasikan dalam 2 kategoriyaitu: bagian surat yang baku dan surat yangbersifat tambahan. Bagian Surat yang Baku. Setiap surat bisnis harus memiliki bagian yangbaku:1.Kepala Surat, 2.Tanggal 3.Alamat tujuan Salampembuka, 5.Badan surat, 6.Salam penutup,7.Tanda tangan5Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi 6. 1. Kepala Surat. Hampir semua surat perusahaanmencantumkan kepala surat yang menyebutkannama perusahaan, dan alamat lengkap termasuknomor telepon.2. Tanggal. Semua surat dan laporan harus diberitanggal, karena tanggal akan menunjukkankapansurat atau laporan tersebut dibuat. Hal ini pentinguntuk pencatatan dan penyimpanan surat dalamfile3. Alamat tujuan. Alamat tujuan menyebutkan namadan alamat lengkap pihak penerima surat. Inidiketik dua baris atau lebih di bawah tanggal,tergantung panjang surat.6Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi 7. 4. Salam pembuka. Salam pembuka untuksurat bisnis sedapat mungkin diawalidengan nama orang yang dituju.5. Badan surat. Badan surat berisi pesan-pesan yang disampaikan oleh pengirimkepada pihak yangdituju. Informasi yangada di dalam surat hendaklah dapatdibaca denganmudah,sopan dan ditulisdengan tata bahasa yang benar.7Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi 8. 6. Salam penutup. Salam penutup diketik duaspasi dibawah baris terakhir badan surat. Letaksalam penutup mengikuti bentuk surat.Penulisan salam penutup dilakukansebagaimanadengan salam pembuka akantergantung seberapa bail anda mengenalpembaca.7. Tanda tangan. Surat Bisnis diakhiri dengantanda tangan. Tempat membubuhkan tandatangan di bawah complementarydiberi jarakempat baris kosong8Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi 9. AmplopAmplop seyogyanya terbuat dari kertas yangsekualitas kertas yang digunakanberkorespondensi . Apabilamenggunakan kop cetakan, maka warnalambang perusahaan dan tulisan yangmenyertainya harus sama dengan yangtertera pada kertas surat . Penulisanalamat pada sampul surat sama denganinside address dengan urutan :9Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi 10. Amplop1. Nama dan sebutan/ jabatan penerima2. Nama bagian/ Departemen/ seksi3. Nama Perusahaan4. Nama Gedung5. Nama Jalan dan Nomor6. Kota dan Kode Pos7. Nama Negara10Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi 11. Memo/ MemorandumMemo/ memorandum; berupa formuliryang digunakan untuk menyampaikanpesan internal baik pesan resmi ataupunpesan pribadi dalam sebuah perusahaan.Biasanya pesan yang disampaikan denganmenggunakan memo bersifat informalsehingga dapat digunakan tulisan tangan.11Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi 12. Memo/ MemorandumBahasa memo berbeda dengan bahasasurat, yakni ringkas, to the point. Formulirmemo berupa cetakan dengan dua macamukuran. Ukuran Standar 8 x 11 inchidan ukuran eklusif 5 x 8 inchi , biasanyamemo menggunakan struktur standaryang terdiri dari : to (kepada siapa),Subject (hal yang bicarakan) dan date(tanggal).12Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi 13. Penggunaan Memo/ Memorandum Memo digunakan sebagai alat komunikasitertulis oleh pihak ;1. karyawan yang telah saling kenal denganbaik, pada umumnya bernada informasi.2. Pimpinan dan bawahan, pada umumnyabergaya formal.13Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi 14. Keuntungan penulisan Memo Dapat digunakan sebagai catatan tertulis. Memodigunakan sebagai dokumen karena dibuatsecara tertulis Dapat digunakan untuk menyampaikan pesanyang rumit dengan singkat. Memo digunakansebagai pengingat bagi seseorang mengenaiinstruksi yang telah diterimanya. Dapat menghubungi berbagai pihak denganserempak .14Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi 15. Kelemahan penulisan Memo Memo tidak mencakup informasi secaralengkap. Karena penulisan memo biasanyabersifat informal dan singkat, maka informasiyang terkandung dalam memo tidak lengkapdan terperinci sehingga sering menimbulkankesalah pahaman Menimbulkan kejengkelan pada penerima.Karena memo merupakan alat komunikasi yanginformal , singkat dan ekonomis maka seringkaliseseorang menerima banyak memo dalam satuhari Mudah hilang dan Bersifat umum15Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi