e-memo .sebelum menentukan apakah memo tersebut mau diapprove, reject atau revise. jika approver

Download e-Memo .sebelum menentukan apakah memo tersebut mau diapprove, reject atau revise. Jika approver

Post on 02-Mar-2019

219 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

e-Memo

Ver 2.0 November 2016

Daftar Isi

1. Login e-Office ................................................................................................................................................ 3 2. Menu e-Office dan Folder ............................................................................................................................. 3 2.1 Inbox folder .................................................................................................................................................. 4 3. Membuat memo baru ...................................................................................................................................... 4 3. 2 Isi Field eMemo ........................................................................................................................................... 5 3.2.a Field Typist ................................................................................................................................................ 5 3.2.b Field Author .............................................................................................................................................. 5 3.2.c Field Memo Type ...................................................................................................................................... 6 3.2.d Memo Type ............................................................................................................................................... 6 4. Memo (with Approval) ................................................................................................................................... 7 4.1 Add Approver ............................................................................................................................................... 8 4.2 Remove Approver ........................................................................................................................................ 9 4.3 Attachment File .......................................................................................................................................... 10 4.4 Document Ref ............................................................................................................................................. 10 4.5 Isi Memo..................................................................................................................................................... 11 4.6 Menyimpan Memo ..................................................................................................................................... 11 4.7 Send memo ................................................................................................................................................. 12 4.8 Cancel memo .............................................................................................................................................. 19 5. Memo (General) need Comment .................................................................................................................. 24 6. Memo (General) without comment .............................................................................................................. 29

]

1. Login e-Office

Untuk menggunakan e-Office system Anda harus login terlebih dahulu dengan mengisi Global ID (CUIS ID) dan Password. Jika Anda belum mempunyai Global ID atau lupa Password, hubungi USC/Helpdesk

2. Menu e-Office dan Folder Jika Anda ingin membuat transaksi (memo) baru maka klik e-Memo sub menu di e-Office Application. Jika Anda sudah pernah membuat transaksi tetapi belum di kirim ke approver atau commentator, Anda bisa lihat/klik di Draft folder. Jika posisi Anda adalah sebagai approver atau commentator, maka buka/klik Inbox folder untuk melihat dokumen-dokumen yang harus Anda approve,reject atau comment.

Sent folder berisi dokumen-dokumen yang sudah pernah Anda buat. Trash folder berisi dokumen-dokumen yang Anda hapus.

2.1 Inbox folder Berikut contoh Inbox folder :

Untuk melihat/edit isi dokumen, klik di baris yang dinginkan. Jika dokumen yang Anda cari tidak muncul di halaman ini, coba klik tombol :

Karena mungkin dokumen ada di halaman lain.

3. Membuat memo baru 3.1 Membuat Transaksi baru Klik di e-Memo menu:

3. 2 Isi Field eMemo

3.2.a Field Typist akan otomatis akan terisi dengan nama user yang melakukan login

3.2.b Field Author

berisi nama-nama yang akan menjadi author (penanggung jawab memo tersebut) di mana nama tersebut adalah nama orang yang berada di bawah organisasi unit yang sama dan bisa dipilih dengan klik panah bawah dengan tampilan layar berikut:

3.2.c Field Memo Type otomatis akan terisi dengan Memo (with Approval), dimana type memo terdiri dari 2 type dan dapat dipilih dengan klik panah kanan dengan tampilan layar berikut:

3.2.d Memo Type Untuk memo dengan type : Memo (with Approval) ditujukan untuk memo yang membutuhkan proses approval / persetujuan dari pihak yang ditentukan oleh author.

Untuk memo dengan type : Memo (General) jika dipilih akan tampil layar berikut :

Untuk memo dengan type: Memo (General) dan Need Comment tidak dicek atau tidak dipilih maka memo tersebut tidak membutuhkan proses approval atau komentar dari pihak manapun, biasanya digunakan untuk memo yang bersifat pemberitahuan.

Untuk memo dengan type: Memo (General) dan Need Comment dicek atau dipilih maka memo tersebut membutuhkan komentar dari pihak yang ditentukan oleh author.

Hal yang perlu diperhatikan adalah untuk pilihan author dan memo type yang akan menampilkan layar yang berbeda-beda. Perbedaannya adalah:

Untuk Memo yang typist dan author berbeda, perbedaan hanya terletak di tombol SEND tidak muncul pada saat posisi login sebagai typist, tombol tersebut akan muncul pada saat login sebagai author.

Hanya untuk Memo Type: Memo (with Approval) dan Memo (General) yang butuh Comment terdapat tombol Up dan Down pada saat pilih approver list atau to yang digunakan untuk menentukan urutan pihak approver atau pihak yang ditujukan dan pilihan Let everyone able to view the comment yang digunakan untuk menentukan apakah pihak penerima selain author bisa melihat komentar dari pihak penerima lainnya atau tidak.

Untuk Memo Type: Memo (General) yang tidak butuh Comment ada pilihan untuk Prevent Copying (Lotus Notes) yang digunakan untuk menentukan bisa atau tidak bisa mail yang berisi memo tersebut diforward atau dicopy pada saat di Lotus Notes.

Untuk Memo Type: Memo (General) yang butuh Comment harus menentukan Expired Comment Date untuk menentukan batas waktu terakhir pihak yang diminta komentar masih bisa komentar.

4. Memo (with Approval) Untuk Memo Approval dengan Typist dan Author yang sama Contoh: Typist dan Author adalah Rosna dengan tampilan layar berikut (terdapat tombol

) sedangkan kalau untuk Typist dan Author berbeda, tombol Send hanya terdapat di tempat author.

4.1 Add Approver

Approver list harus ditambah minimal 1 orang dan bisa ditambah lebih dari 1 orang.

Kemudian klik Tombol untuk menambah approver list (pihak yang diminta approval atau persetujuannya) dan akan muncul layar berikut:

Ketik nama (nama depan, tengah atau belakang) yang akan dimasukkan ke dalam approver list, contoh : hantarto, kemudian tekan tombol Search tampil layar berikut :

Klik di kotak kecil sebelah kiri nama untuk memilih nama yang akan ditambah ke dalam approver list yang ditampilkan seperti layar berikut:

Kemudian klik tombol untuk meneruskan atau klik tombol untuk membatalkan. Nama yang ditambah akan otomatis ditambah di approver list dengan tampilan berikut :

Untuk penambahan approver list, jika sudah ada di approver list maka akan tampil layar berikut:

Approver List bisa lebih dari 1 orang. Untuk menghilangkan approver dari list bisa lakukan dengan klik di nama yang akan dihilangkan dalam keadaan warna biru (contoh nama Rusdy akan dihilangkan dari list) dengan tampilan berikut:

4.2 Remove Approver

Kemudian klik tombol untuk menghilangkan nama dari approver list. Untuk mengatur urutan penempatan approver list bisa diatur dengan klik nama approver yang akan

dinaikkan dengan tombol dan diturunkan dengan tombol . Tapi sebelumnya klik di nama yang akan diubah urutannya sehingga dalam keadaan warna biru. Untuk penambahan cc (copy to) caranya sama dengan penambahan approver list. Nama yang sudah terdapat di approver list tidak bisa ditambahkan di cc ataupun sebaliknya. Subject harus diisi dengan subject memo.

4.3 Attachment File

Attachment(s) digunakan untuk attach file yang diperlukan, untuk menambah file attachment

caranya: klik tombol dengan tampilan layar berikut:

Kemudian klik tombol untuk mengambil file yang akan diattach dengan tampilan berikut:

File yang dipilih contohnya: eMemo User Guide.doc, klik 2 kali di file yang dipilih akan muncul tampilan berikut:

Klik tombol untuk menambah ke attachments

Klik tombol untuk menghilangkan dari attachments dengan cara klik sehingga file yang akan dihilangkan dalam keadaan warna biru baru klik tombol Remove. Attachments yang ada di list akan ditambah secara otomatis dengan tampilan berikut:

4.4 Document Ref

Document Ref.# digunakan untuk document reference dari memo yang dibuat (bisa menggunakan

tombol untuk mencari nomor memo yang pernah dibuat sebelumnya dan dijadikan referensi untuk memo yang akan dibuat saat ini) atau bisa langsung menambahkan nomor referensi tertentu.

Untuk fasilitas search tersebut cara penggunaannya sama dengan pada saat pe