memo dan-surat

Download Memo dan-surat

Post on 31-May-2015

9.332 views

Category:

Documents

4 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • 1. 1

2. MEMOSingkatan dari memorandum bentukkomunikasi tertulis yang di dalamnyaberupa pesan singkat.Merupakan jenis surat dinas yang dipakaisecara intern dalam suatu instansi/lembaga dan bersifat informal.Biasanya berupa pertanyaan, perintah,informasi, peringatan, permintaan, atauharapan.2 3. Pesan-pesan yang disampaikan dalammemo singkat, dan tidak dikenal adanyapembuka atau kalimat penutup tetapipenulis langsung kepada pesan yangdimaksudkannya.Biasanya berupa perintah dari atasankepada bawahannya.Isinya singkat dan pendek.3 4. Sistematika Penulisan 1 Memo : Keterangan MEMO1. kepala memoDari : . 22. penulis memoUntuk :. . 33. pihak yangdituju................................................ 44. isi memo..............................5 5. tanggal penulisan ..............................66. identitas jabatan .7 7. tanda tangan.88. nama penulis 4 5. Contoh : PT. BUKIT BARISAN Jalan Hasanudin No.14 BandungMEMO Kepada : Kepala bagian Personalia Dari : Direktur Utama Kami minta laporan kepegawaian secepatnya. Terima kasih.3 April 2006Direktur Utama,Danu Wijaya 5 6. SURATSarana komunikasi yang digunakanuntuk menyampaikan informasi tertulisoleh suatu pihak kepada pihak lain.Informasi itu dapat berupa :- pemberitahuan- pernyataan- perintah- permintaan / permohonan- laporan6 7. FUNGSI SURAT1. Sebagai sarana komunikasi.2. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan.3. Sebagai alat bukti tertulis.4. Sebagai alat untuk mengingat.5. Sebagai bukti historis.6. Sebagai pedoman kerja.7 8. Dilihat dari segi bentuk, isi, danbahasanya, surat digolongkanatas 3 jenis, yaitu :1. Surat pribadi2. Surat dinas3. Surat niaga 8 9. 1. Surat Pribadi Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman. Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul.9 10. 2. Surat DinasSegala komunikasi tertulis yangmenyangkut kepentingan tugas dankegiatan dinas instansi.Salah satu alat komunikasi kedinasanyang sangat penting dalam pengelolaanadministrasi, seperti penyampaian beritatertulis yang berisi pemberitahuan,penjelasan, permintaan, pernyataanpendapat dari instansi kepada instansi laindan dari instansi kepada perseoranganatau sebaliknya.10 11. 3. Surat NiagaSurat yang dipergunakan orang atau badanyang menyelenggarakan kegiatan usahaniaga, seperti perdagangan, perindustrian,dan usaha jasa.Macam-macam surat niaga :- surat penawaran- surat pengaduan- surat pesanan- surat pengiriman- surat pembayaran barang- surat penagihan- dan sebagainya.11 12. Bagian-bagian surat pribadi : ...11. Tempat,tanggal,bulan,tahun...2 penulisan surat.......3 2. Alamat surat 3. Salam pembuka..4 4. Kalimat pembuka..5 5. Isi surat..6 6. Kalimat penutup 7. Salam Penutup 8. Tanda tangan .7 .8 9. Nama pengirim .912 13. Bagian-bagian surat dinas1...3 1. Kepala surat.2 2. No,Lampiran ,Perihal.. 3. Tanggal,bulan,tahun penulisan surat..44. Alamat surat..55. Salam pembuka.6 6. Kalimat pembuka.7 7. Isi surat.88. Kalimat penutup ..9 9. Salam penutup 10 10. Tanda tangan ....1111. Nama pengirim 13 14. Kerangka isi surat :1. Paragraf pembuka2. Paragraf isi3. Paragraf penutup 14 15. Penulisan bagian-bagian surat1. Kepala surat Kepala surat yang lengkap terdiri atas : a. nama instansi b. alamat lengkap c. nomor telepon d. nomor kotak pos e. lambang atau logo 15 16. Dalam penulisan kepala surat hendaklahdiperhatikan hal-hal sebagai berikut :1. Nama instansi jangan disingkat, misal-nya Biro Diklat, Depdiknas, BadanBimas, tetapi Biro pendidikan danPelatihan, Departemen PendidikanNasional, Badan BimbinganMasyarakat.2. Kata jalan jangan disingkat Jln. Atau Jl.tetapi Jalan. 16 17. 3. Kata telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun atau Telpun dan jangan pula disingkat Tlp.,Tilp.,Telp.4. Kata kotak pos ditulis Kotak Pos dan jangan disingkat K. Pos, Kotpos, atau P.O. Box.5. Logo atau lambang disertakan apabila ada.17 18. Contoh : PEMERINTAH KOTA DEPOKDINAS PENDIDIKANSMP NEGERI 11 DEPOKJalan Murbai Komplek Sukatani Permai Cimanggis, Kota Depok 16954Telepon (021) 874014818 19. Kepala surat dapat pula seluruhnyaditulis dengan huruf kapital.Contoh :PEMERINTAH KOTA DEPOK DINAS PENDIDIKAN SMP NEGERI 11 DEPOKJALAN MURBAI KOMPLEK SUKATANI PERMAI CIMANGGIS KOTA DEPOK 16954TELEPON (021) 874014819 20. 2. Penulisan Nomor, Lampiran, dan PerihalKata nomor, lampiran, dan halditulis dengan diawali huruf kapital.Nomor, Lampiran, dan Hal diikuti olehtanda titik dua yang ditulis secaraestetik ke bawah sesuai denganpanjang pendeknya ketiga kata itu.Penulisan No. dan Lamp. Harus taatasas. 20 21. Kata Nomor diikuti oleh nomorberdasarkan nomor urut surat dengankode yang berlaku pada instansipengiriman surat. Nomor surat dan kodesurat yang dibatasi garis miring ditulisrapat tanpa spasi dan tidak diakhiri tandatitik atau tanda hubung.Contoh : Nomor: 110/U/DS/2006 atauNo.: 110/U/DS/200621 22. Bila penulisan kode surat dengan angka,penulisannya dibatasi tanda titik atautanda hubung.Contoh : Nomor: 10.10.3.03.90 atau Nomor: 10-10-3-03-90Penulisan Lampiran atau disingkat Lamp.Contoh : Lampiran: Satu berkas atau Lamp.: Satu berkas22 23. Penulisan Hal hendaklah menggambarkanpesan yang ada dalam isi surat.Contoh :- Hal: Permohonan tenaga pengajar23 24. 3. Tanggal suratTanggal surat ditulis secara lengkap,yaitu tanggal ditulis dengan angka,bulan ditulis dengan huruf, dan tahunditulis dengan angka.Untuk surat pribadi dicantumkannama kota. 24 25. Untuk surat dinas tidak dicantumkannama kota karena nama kota sudahtercantum pada kepala surat.Contoh : 22 Februari 2006 13 November 200525 26. 4. Penulisan alamat surat ada dua bentuk, yaitu :1. Bentuk alamat yang ditulis di sebelah kanan atas (terletak di bawah tanggal bulan, dan tahun surat ).2. Bentuk alamat yang ditulis di sebelah kiri atas (terletak di bawah bagian hal). 26 27. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalammenulis alamat surat :Penulisan nama penerima harus cermatdan lengkap, sesuai kebiasaan yangdilakukan oleh yang bersangkutan(pemilik nama).27 28. Nama diri penerima diawali hurufkapital pada setiap unsurnya , bukanmenggunakan huruf kapital seluruhnya.Penulisan alamat penerima surat jugaharus cermat dan lengkap sertainformatif.28 29. Penulisan kata kepada sebelum Yth.Tidak diperlukan karena kata kepadaberfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan arah.Kata sapaan hendaknya ditulis penuhseperti : Bapak, Ibu, Sdr. 29 30. Nama gelar seperti : Drs.,Dr.,dr., ataupangkat tidak boleh mengikuti katasapaan.Nama alamat yang dituju hendaklahnama orang yang disertai namajabatannya atau nama jabatannyasaja dan bukan nama instansinya. 30 31. Contoh :Yth. Bapak HandoyoKepala Biro Tata UsahaDepartemen AJalan Pattimura Raya 17Jakarta31 32. 5. Penulisan salam pembuka Penulisan salam pembuka ditulisdengan huruf awal kapital (Dengan). Huruf pertama kata hormat huruf kecil, bukan huruf kapital (hormat). Pada akhir salam pembuka,dibubuhkan tanda koma (,) bukantanda titik, titik dua (Dengan hormat,). 32 33. Bila salam pembuka Assalamualaikumwarohmatullahi wabarokatuh ditulislengkap dengan diikuti tanda koma ataudisingkat Assalamualaikum w.w., 33 34. Contoh ungkapan salam pembuka :- Salam sejahtera,- Saudara.- Saudara yang terhormat,- Ibu yang terhormat,- Bapak yang terhormat,- Salam perjuangan,- Merdeka, 34 35. Penulisan salam penutup :1. Huruf pertama kata Hormat, Salam, dan Wassalam ditulis dengan huruf kapital.2. Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma, bukan tanda titik, atau tanda baca lain. Contoh : - Hormat saya, - Salam takzim, - Hormat kami, 35 36. 6. Isi Surat Secara garis besar, isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu : a. Paragraf pembukaParagraf pembuka mengantarkan isisurat yang akan diberitahukan,misalnya pemberitahuan, pertanyaan,pernyataan, atau permintaan . 36 37. Contoh :1) Kami ingin memberitahukan kepadaSaudara bahwa.2) Salah satu proyek Penelitian adalahmeneliti sastra Jawa. Sehubungandengan itu,.3) OSIS SMP Negeri Taruna akan menyelenggarakan Seminar sehariRemaja dan Permasalahannya, padatanggal 31 Maret 2006, di Graha InsanCita, Jalan RTM Cimanggis, Depok.37 38. b. Paragraf IsiParagraf isi mengemukakan hal yangperlu disampaikan kepada penerimasurat.Isi surat harus singkat, lugas, danjelas.Contoh :Surat Anda telah kami terima.Sehubungan dengan itu, kami inginmemberitahukan hal berikut. 38 39. c. Paragraf Penutup Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat, dan dapatmengandung harapan penulis suratatau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat. 39 40. Contoh : 1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. 2) Atas perhatian dan kerja samaSaudara yang baik selama ini, kamiucapkan terima kasih. 3) Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara. 40 41. 7. Nama Pengirim Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda tangan dan salam penutup.Tanda tangan diperlukan sebagaikeabsahan surat dinas. 41 42. Penulisan nama pengirim :1) Penulisan nama tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya tetapi menggunakan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama.2) Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah, dan tidak perlu diakhiri tanda titik.3) Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.42 43. Contoh : Hormat kami, Drs. Doni Damari KepalaatauHormat kami,Kepala,Drs. Doni DamariNIP. 130678991 43 44. Latihan soal-soal!1. Pembina OSIS di sekolahmu mengirim memo kepada Ketua OSIS agar mempersiapkan diri mengikuti lomba kebersihan antar-SMP se-Kota Depok.Isi memo yang tepat untuk ilustrasitersebut adalah.44 45. Jawaban :Kepada : Ketua OSISDari: Pembina OSISHarap segera disiapkan sekolah kita menjadipeserta lomba kebersihan antar-SMP se-KotaDepok.Terima kasih. 4 April 2006 Pembina OSIS,Natadipraja,S.Pd 45 46. 2. (1) Kepada (2) Yth. (3) Bapak (4) Pimpinan PT