FUNGSI MANAJEMENNinuk Hariyani, drg., M.Kes., MPHDini Setyowati, drg., MPH17 Maret 2014

Pengertian Fungsi ManajemenSecara umum, fungsi dapat diartikan sebagai sekelompok kegiatan yang mempunyai tujuan.

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.

Donosepoetro, 1982Manajemen dapat diartikan sebagai suatu proses yang terdiri dari kegiatan merencana, mengorganisasi, mengarahkan dan mengawasi, yang seluruhnya ditujukan untuk mengefisienkan penggunaan sumber-sumber yang tersedia, yang terdiri dari man, material, machine, method dan money* sedemikian rupa, sehingga tercapai tujuan yang kita inginkan bersama.* saat ini bisa ditambahkan informasi (Roesanto).

Secara mendasar, fungsi manajemen ada 3 (tiga), yaitu fungsi merencanakan, menerapkan serta mengevaluasi.

Dari ketiga fungsi ini kemudian berkembang berbagai fungsi manajemen, seperti :POAC : planning, organizing, actuating, controlling (Terry cit Adikoesoemo, 1997).POSCORBE : planning, organizing, coordinating, operating, recording, budgeting, evaluation, dsb.

Macam fungsi manajemen:Menurut Komisi Pendidikan Administrasi Kesehatan Amerika Serikat ada 6: Planning, Organizing, Directing, Controlling, Coordinating, Evaluation (PODCCE).Menurut Freeman ada 6: Planning, Actuating, Coordinating, Guidance, Freedom, Responsibility (PACGFR).Menurut George R. Terry ada 4: Planning, Organizing, Actuating, Controlling (POAC).

Menurut Barton ada 8: Planning, Organizing, Staffing, Budgeting, Implementing, Coordinating, Reporting, Evaluation (POSBICRE).Menurut Luther M. Gullick ada 7: Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, Budgeting (POSDCoRB).Menurut Hendry Fayol ada 5: Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controling (POCCC).

FUNGSI MANAJEMEN

FUNGSI MANAJEMEN

Fungsi Perencanaan (Planning)Perencanaan adalah suatu proses sistematik berupa pengambilan keputusan tentang pemilihan sasaran, tujuan, strategi, kebijakan, bentuk program, pelaksanaan program, dan penilaian keberhasilan (evaluasi)Perencanaan berarti pengambilan keputusan dengan memperhitungkan perubahan apa yang akan terjadi (memprediksi perubahan)

Perencanaan juga dapat diartikan sebagai usaha untuk menjawab pertanyaan sebelum pertanyaan itu benar-benar ada dengan cara mengantisipasi sebanyak mungkin keputusan pelaksanaan dengan meramalkan masalah-masalah yang mungkin timbul dan menetapkan cara memecahkannya.

Perencanaan juga mencakup rincian kriteria evaluasi

Fungsi perencanaan dapat digambarkan dengan suatu perjalanan yang direncanakan. Apabila seseorang akan melakukan suatu perjalanan, maka ia harus memutuskan terlebih dahulu:TujuanRuteBentuk transportasi dan akomodasiBagaimana menghindari atau mengatasi hambatan atau kesulitan yang mungkin timblPerlengkapan (pakaian, dll)Biaya perjalananJadwal kegiatan

Ilustrasi

Sama halnya dengan orang yang akan melakukan perjalanan yang terencana, seseorang yang akan memeberikan pelayanan kesehatan harus memutuskan:Tujuan yang hendak dicapaiStrategi untuk mencapai tujuanKegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuanHambatan yang dapat merintangi kegiatan dan cara mengatasinya.Sumber daya yang akan digunakanBiaya kegiatanRincian jadwal pelaksanaan

Perencanaan yang realistik memerlukan kerja sama semua pihak yang mempunyai pengetahuan, informasi serta wewenang memutuskan hal yang dibutuhkan karena kompleksitasnya manajemen adalah tanggung jawab yang terbagi

3 dasar fungsi perencanaan, yaitu menentukan :TujuanKegiatansumber daya

Yang secara sistematis mempertimbangkan pertanyaan:mengapa?Apa ?Yang mana?Siapa?Dimana?Bagaimana?Berapa banyak?Kapan?

Perencanaan Tujuan Menjawab pertanyaan : apa, yang mana, mengapa, siapa, dimana dan berapa banyak.

menentukan masalah-masalah apa yang ada dan mana diantara mereka yang perlu mendapat perhatian prioritas perencanaan selalu bermula sebagai sebuah gagasan atau sebagai respon terhadap keadaan tertentu.

menentukan siapa yang beresiko mengalami masalah tersebut, berapa banyak dan dimana tempat mereka.

Jadi perencanaan tujuan adalah mempelajari masalah-masalah dan memutuskan perubahan yang akan dilakukan serta menentukan seberapa jauh perubahan tersebut dapat mengurangi masalah dan berapa lama waktu yang dibutuhkan.

Perencanaan Kegiatan Menjawab pertanyaan: apa, yang mana, kepada siapa, berapa banyak, bagaimana, dan oleh siapa.

Menentukan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah dan mencapai tujuan.

Menentukan kelompok sasaran kegiatan tersebut.

Menentukan waktu, urutan, frekuensi, tempat kegiatan.

Menentukan pilihan cara untuk melaksanakan kegiatan (teknik, metode, pendekatan, dll).

Menentukan pelaksana kegiatan

Jadi, perencanaan kegiatan merupakan rancangan kegiatan dan tugas-tugas yang akan dilaksanakan secara terperinci beserta orang yang ditugaskan untuk menjalankannya

Perencanaan Sumber Daya Menjawab pertanyaan: yang mana, berapa banyak, dimana, kapan, darimana, dan siapa/apa.

Menentukan macam-macam sumber daya yang dibutuhkan agar dapat melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.

Menentukan jumlah yang dibutuhkan untuk masing-masing sumber daya dan menentukan anggaran.

Aspek penting perencanaan: prinsip penghematan sumber daya yang langka dengan menentukan kebutuhan akan sumber daya dan mempersiapkan anggaran

Menentukan kapan sumber daya itu dibutuhkan, dimana sumber daya itu dapat diperoleh, darimana dana untuk pengadaan sumber daya atau siapa yang dapat menjadi sumber dana untuk mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan.

Jadi, perencanaan sumber daya adalah menentukan spesifikasi sumber daya dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan aga dapat menjalankan kegiatan yang telah direncanakan untuk mencapai tujuan.

5 Langkah Perencanaan Kegiatan KesehatanMengamati keadaanMengenali masalahMenetapkan tujuanMengkaji hambatanMenjadwalkan kegiatan

Mengamati keadaanMengumpulkan informasiBaik berupa formal maupun informalInformasi yang dikumpulkan berisi:Informasi dasar mengenai masyarakatInformasi mengenai sumber daya yang adaInformasi untuk menjelaskan penyebab masalahInformasi pekerjaan kesehatan yang sedang dilaksanakan

Membuat tabel informasi (tabulasi data) kumulatif

Melakukan analisis dan interpretasi terhadap informasi

Mengenali MasalahDua batasan masalah:Kesulitan atau hambatan yang timbul di antara keadaan sekarang dan tujuan yang diinginkan di masa yang akan datang.Kesenjangan yang dirasakan antara apa yang ada dan yang seharusnya ada

Kenali, analisis dan definisikan apa masalahnyaTemukan semua penyebab yang mungkinCari jalan untuk menghilangkan penyebabMemilah masalah yang penting (prioritas):Dikelompokkan (buat daftar masalah)Dibuat kriteria, misal mempengaruhi sejumlah besar penduduk, menyebabkan angka kematian tinggi, menyebabkan kecacatan, dll.Berdasarkan kemudahan intervensi

Menentukan Tujuan Tujuan menyatakan hasil yang ingin dicapai dari sebuah program/kegiatan yang berhasil menentukan seberapa jauh/besar masalah yang dipilih dapat diselesaikan.

Dengan menetapkan tujuan, apa yang telah dikerjakan dapat terus menerus dinilai dan pada akhir jangka waktu yang telah ditentukan, dapat dievaluasi (pencapaian program/kegiatan dapat diukur dan dinilai kemaknaannya untuk kemudian dilakukan perubahan untuk memperbaikinya)

Tujuan biasanya dibatasi waktu, sasaran dan target.

Kriteria tujuan: 1. Relevan2. Dapat dilaksanakan (feasible)3. Dapat diamati/diukur

Alasan pentingnya menentukan tujuan:Untuk perencanaan, misal cara/sarana mencapai tujuan EfisiensiUntuk membantu evaluasi keberhasilan usaha atau kegiatan yang dilakukan Efektivitas

Perbedaan efisiensi dan efektivitas: Efisiensi adalah bagaimana mencapai tujuan dengan hanya menggunakan sarana yang perlu, atau dengan menggunakan sarana sesedikit mungkin.

Efisiensi adalah ukuran mengenai hubungan antara hasil yang dicapai dengan usaha yang telah dikeluarkan.

Efisiensi akan menentukan penggunaan sumber daya atau 5M

Efisiensi berarti bahwa semua sarana yang diperlukan (tetapi tidak lebih dari yang diperlukan) digunakan untuk mencapai tujuan, dan jika ada pilihan dalam sarana yang sama efektifnya, yang paling murahlah yang dipilih.

Efisiensi juga berarti tercukupinya semua sumber daya agar kegiatan dapat berjalan sesuai rencana untuk mencapai tujuan prinsip penggantian (substitusi) sumber daya

Efektivitas adalah seberapa besar tujuan telah tercapai melalui usaha atau kegiatan yang telah dilakukan membandingkan tujuan dengan hasil yang telah dicapai feedback pengambilan keputusan atau perencanaan kegiatan berikutnya.

Efektivitas merupakan sesuatu yang hedak ditingkatkan dalam kegiatan manajemen dan tujuan merupakan sesuatu yang sangat penting untuk menentukan efektivitas kegiatan tersebut.

Mengkaji Hambatan dan KeterbatasanHambatan yang dapat diatasiHambatan yang yang dapat dimodifikasi atau dikurangiHambatan yang tidak dapat diatasi atau dikurangi

Menjadwalkan Kegiatan Berhubungan dengan strategi, yaitu penggunaan sumber daya sedemikian rupa, sehingga dapat mencapai tujuan menyeimbangkan sumber daya dan kebutuhanMemikirkan cara-cara alternatif untuk mengatasi hambatan dan mencapai tujuanMemilih rangkaian kegiatan yang terbaikMenjelaskan dengan rinci segala aktivitas yang dibutuhkan, berdasarkan rangkaian tindakan yang telah dipilih

Secara sederhana, fungsi perencanaan dalam suatu kegiatan manajemen adalah menentukan tujuan yang hendak dicapai dan bagaimana cara mencapainya:apa yang hendak dikerjakansiapa yang mengerjakan?berapa banyak/besar yang hendak dicapai (target)?dimana akan dikerjakan?kapan harus diselesaikan?bagaimana cara evaluasi?