Modul V Pendelegasian dan

Pemberdayaan(Ancilla K Kustedjo)

EKMA4116 Manajemen

KEGIATAN BELAJAR 1

PENDELEGASIAN

PENDELEGASIANApa itu pendelegasian?Memercayakan tugas kepada orang lain

namun tanggung jawab masih di tangan pendelegasi. (Heller, 2004)

Pemberian wewenang oleh atasan yang lebih atas kepada atasan yang lebih rendah untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan otoritas secara eksplisit dari atasan pemberi wewenang pada waktu wewenang tersebut akan dilaksanankan. (Mulyadi & Setiawan, 2001)

Manfaat Pendelegasian

Kemampuan membebaskan diri demi tugas-tugas lainnya

Pemanfaatan keterampilan khusus karyawanPemberian pelatihan dan pengalamanTerampil memecahkan masalahAwal tepat mempersiapkan pengganti

sementaraSaat tepat menguji karyawan dan membagikan

pekerjaan karyawanMeningkatkan perasaan penting diri karyawanMeningkatkan komitmen karyawan untuk bekerja

Manfaat PendelegasianMenghemat waktuMengurangi tekananMemiliki kesempatan untuk mengembangkan

karyawanMeningkatkan frekuensi komunikasiMenciptakan komunikasiMeningkatkan hubungan antara atasan dengan

bawawahanMemberikan standar prestasiMeningkatkan kinerja karyawanMengembangkan organisasiMembantu atasan untuk bekerja lebih efisien

Cara Efektif Pendelagasian Tugas

Delegasikan pekerjaan yang disukaiDelegasikan tugas secara

bertanggung jawabJangan selalu mendelegasikan tugas

kepada karyawan yang paling mampuPercayalah kepada karyawanTekankan pada sasaran bukan

prosedur

Alasan Atasan Tidak Melakukan Pendelegasian (1)

Sisi Atasan:• Belum ada waktu untuk melatih• Kebijakan perusahaan harus dikerjaan

atasan• Kebiasaan menyelesaikan pekerjaan tanpa

bantuan orang lain• Meragukan Kemampuan Karyawan• Kekhawatiran jika pekerjaan didelegasikan

maka sama tidak punya pekerjaan• dsb…. (modul 5 hal 5.11-5.14 )

Alasan Atasan Tidak Melakukan Pendelegasian (2)

Sisi Karyawan:Karyawan takut memikul tanggung

jawab memutuskan sesuatuKaryawan takut dikritik jika

membuat kesalahanKetidaktersedian waktuKurangnya motivasiKurang percaya diri

Langkah-Langkah Sebelum dilakukan pendelegasian

Menentukan terlebih dahulu tugas/masalah yang akan didelegasikan dan mempersiapkan untuk diserahkan kepada karyawan.

Menentukan karyawan yang akan menerima delegasi

Mempersiapkan & memberi motivasi kepada karyawan yang menerima delegasi

Membuat persetujauan dan mendelegasikanMemantau perkembangan pekerjaan yang

didelegasikan

Langkah-Langkah Mendelegasikan Tugas dan WewenangAdanya persetujuan antara kedua belah

pihak tentang hasil penyelesaian tugas Pengawasan tetap dilakukan oleh atasan Kepercayaan pimpinan untuk

mendelegasikan harus ditunjang oleh tingkat kemampuan karyawan dibandingkan dengan tingkat kesulitan persoalan dalam tugas

Kapan atasan harus mendelegasikan sebagian pekerjaannya?

• Ketika waktunya banyak digunakan untuk menyelesaikan masalah jangka panjang

• Tidak cukup waktu kepada bagian-bagian penting dari pekerjaan

• Waktunya banyak digunakan untuk hal-hal mendesak dan sering kali muncul

• Menghadapi krisis, panik dalam memenuhi target

• Persolaan sepele menghambatnya untuk memecahkan masalah besar

Proses Pelaksanaan Delegasi

1. Identifikasi semua pekerjaan dan mengukur durasi setiap pekerjaa tersebut

2. Mengidentifikasi kemampuan karyawan

3. Pembinaan dan pelatihan4. Monitoring dan evaluasi

Peranan Pendelegasiaan (1)

1. Pendukung Karier AtasanKesuksesan dalam pendelegasian akan membantu seorang middle manajer untuk naik ke posisi selanjutnya. Sukses karena mampu memberikan kesempatan dan kesuksesan pada karyawan dan sebaliknya.

Lima Peranan Karyawan- Menerapkan strategi- Memimpin dirinya sendiri dan kelompoknya; - Sumber informasi- Memberi umpan balik- Mitra kerja atasan

Peranan Pendelegasiaan (2)

2. Sebagai metode Pelatihan yang EfektifPendelegasian adalah ujian yang terbaik yang mampu mengukur tingkat kemampuan seseorang.- Pelatihan yang unik- Memperluas keterampilan dan kemahiran karyawan- Kekuatan pendorong partisipasi- Pencetus tumbuhnya inisiatif- Meningkatan kepuasan kerja- Mengidentifikasikan berbagai kebutuhan pelatihan- Sebagai Reward

Profil Karakteristik Pendelegasi (1)

OtoriterWewenang karyawan dibatasi hanya pada pengambilan keputusan dan penugasan yang rutin. Biasanya cenderung sewenang-wenang dan keras pendiriannya; menutupi kelemahan dirinya dengan tidak memberikan wewenang kepada karyawan

Tipe PengujiBiasanya menggunakan kalimat tanya untuk menjalankan pendelegasian dan pengembangan karyawannya.

Profil Karakteristik Pendelegasi (2)

BebasMemberikan kebebasan yang besar kepada karyawan untuk melaksanakan tugas yang didelegasikannya, biasanya disertai wewenang dan tanggung jawab penuh. Kelebihannya : Karyawan cepat dalam menyelesaikan masalah dalam pekerjaanKelemahannya : Karyawan sulit menerima umpan balik untuk perbaikan kinerja

Pedoman Efektif Melakukan Pendelegasian

Menjelaskan delegasi tugas secara jelas dan lengkap

Berikan batasan tanggung jawab dan wewenang karyawan

Monitoring pekerjaan yang dilakukan karyawan

Pertolongan yang diberikan dengan menunjukkan cara untuk menemukan jawaban

Jangan lari dari masalahdst… (modul 5 hal 5.24-5.25)

KEGIATAN BELAJAR 2

PEMBERDAYAAN KARYAWAN

Pemberdayaan

DefinisiMemaksimalkan pemberian wewenang kepada karyawan untuk merencanakan, mengendalikan, dan membuat keputursan tentang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya tanpa hrus secara eksplisit dari manajer di atasnya. (Hansen dan Mowen, 1997)

Dasar-dasar Pemberdayaan Karyawan

Prinsip Subsidarity: tidak diperbolehkannya badan/unit yang lebih tinggi mengambil tanggung jawab badan/unit yang lebih rendah

Karyawan pada hakikatnya baik. Suatu keyakinan bahwa setiap orang pada dasarnya baik walaupun kadang melakukan kesalahan.

Trust-based relationship. Menekankan aspek kepercayaan manajemen kepada karyawan

Manfaat Pemberdayaan terhadap Karyawan

Karyawan yang “berdaya” adalah mereka yang berbagai kebutuhan dasarnya telah terpenuhi sehingga memiliki komitmen dan motivasi yang tinggi.

Nilai tambah:Memiliki tingkat kebebasan dalam pengambilan

keputusanMemiliki Kompetensi berdasarkan berbagai

keterampilan yang dibekali untuk melaksanakan tugasMemperoleh perlakuan sebagai mitra kerja pimpinan

dan manajemen

Kiat mewujudkan Pemberdayaan

Pemberdayaan karyawan adalah hasil dari pengembangan kompetensi dari dalam diri karyawan itu sendiri

Kompetensi karyawan akan menghasilkan produk dan jasa berkualitas di dalam lingkungan kerya yang berkualitas.

Pada akhirnya berfungsi untuk mendapatkan kepercayaan dan manajemen.

Bagaimana menciptakan lingkungan kerja yang kondusif?

Kiat mewujudkan Pemberdayaan (2)

Lingkungan kerja yang kondusif: Timbal balik kepercayaan antara manajemen dan

karyawan Terdapat komitmen karyawan terhadap visi, core

belief, dan core value suatu perusahaanKesediaan manajemen puncak untuk memberikan

wewenang kepada karyawan untuk mengambil keputusan atas pekerjaan yang menjadi tanggung jawab karyawan tsb

Kesediaan manajemen puncak memberikan wewenang kepada karyawan untuk akses ke pusat informasi

Sistem penghargaan harus berbasis kinerja (performance-based reward)

Dampak Positif Pemberdayaan terhadap Struktur organisasi

Organisasi lebih datarArus informasi bergerak dari arah vertikal

ke arah horizontalTingkat kecepatan pemgambilan keputusanMeminimalisasi distorsi InformasiMeningkatnya komitment karyawan untuk

melakukan perbaikan kinerjaPergeseran dari responsibility at the top

organization ke responsibility based organization

Pergeseran dari sebuah organisasi orang bayaran menjadi orang bisnis

Proses Pemberdayaan

Menetapkan kompetensi dan kesiapan mental karyawan untuk sama-sama maju dan berkembang

Mengidentifikasi kompetensi bawahan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugasnya serta keterampilan lain yang belum dimanfaatkan

Jika ada kompetensi yang belum dikuasai karyawan, manajer perlu mengidentifikasi kelemahannya, memberikan pelatihan

Pastikan motivasi karyawan tetap terjaga

Peningkatan pemberdayaan

1. Faktor untuk meningkatkan pemberdayaan

(Penghormatan, mengakui keberadaan karyawan, penghargaan)

2. Pandangan manajer terhadap karyawan yang berdaya

3. Bantuan dari diri pribadi manajer dalam meningkatkan pemberdayaan karyawan.

Kemauan + Kemampuan = Keberhasilan

4. Usaha pengembangan diri karyawan

ReferensiModul Manajemen Universitas TerbukaSlide Tutorial Manajemen

Widita RarasatiFadia Dewanda