Modul XI Komunikasi dan Motivasi dalam

Organisasi(Ancilla K Kustedjo)

EKMA4116 Manajemen

KEGIATAN BELAJAR 1

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi (Charles Cooley) mekanisme yang menyebabkan adanya hubungan antar manusia dan yang mengembangkan semua lambang pikiran, bersama-sama dengan saran untuk menyiarkan dalam ruangan dan merekamnya dalam waktu

Stoner, Freeman, dan gilbert (1996) proses yang digunakan oleh individu untuk mencari kesamaan arti melalui transmisi pesan simbolik

Makna Melibatkan orang; kesamaan arti; simbol yang hanya dapat mewakili/mendekati ide yang mereka maksudkan untuk dikomunikasikan.

Proses Komunikasi

Coutland L. Bovee dan John V. Thill (1993), 5 tahap Komunikasi:

1. Pengirim memiliki ide/gagasan

2. Ide tersebut dibentuk menjadi sebuah pesan, dengan mempertimbangkan subjek apa yang ingin disampaikan; maksud penyampaian pesan; karakteristik pendengar/penerima

3. Pesan tersebut dipindahkan/ditransfer mengunakan sebuah saluran/media

4. Pesan dikirimkan kepada penerima dianggap sukses apabila pesan tersebut dipahami penerima

5. Penerima memberikan umpan balik/feedback kepada pengirim

Unsur Komunikasi1. Manusia sebagai komunikator (orang yang

menyampaikan pesan)2. Pesan yang akan dikomunikasikan3. Saluran Komunikasi4. Metode Komunikasi5. Komunikan atau penerima pesan6. Gangguan atau distorsi7. Konteks8. Umpan balik9. Pengaruh10. Lingkungan Komunikasi

Fungsi KomunikasiRobins (1996) 4 fungsi utama dalam komunikasi:

1. Pengendalian usaha organisasi melalui proses komunikasi dalam menghadapi perilaku karyawannya dengan cara keharusan mematuhi peraturan yang berlaku dalam organisasi

2. Pengembangan Komunikasi memberikan penjelasan tentang setiap hal yang harus dilakukan karyawan, cara bekerja dengan sebaik-baiknya, dan hal-hal apa saja yang harus dilakukan untuk memperbaiki prestasi kerjanya jika belum memenuhi standar.

3. Sarana ungkapan emosional saluran tercepat yang bisa menampung berbagai perasaan, keluhan; kekecewaan, dan perasaan puas terhadap organisasi dan pekerjaan mereka.

4. Pemberian Informasi memberikan informasi kepada seluruh karyawan tentang suatu keputusan melalui saluran komunikasi yang benar

Pola jaringan Komunikasi Komunikasi Formal: 1. Komuniaksi dari atas ke bawah (downward

communication) berhubungan dengan masalah tanggung jawab dan wewenang karyawan dalam organisasi

2. Komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up communication) dibangun untuk menyalurkan aspirasi dan membuka partisipasi bawahan kepada atasan

3. Komunikasi horizontal (horizontal communication) yang terjadi diantar rekan sejawat dalam posisi yang sederajat

4. Komunikasi diagonal komunikasi yang biasanya melibatkan dua tingkat yang berbeda dalam organisasi

Komunikasi Informal jaringan komunikasi yang biasanya digunakan para manajer untuk mengontrol bawahannya ketika mereka bekerja.

Pola jaringan Komunikasi Komunikasi Internal komunikasi yang terjadi

antara manajer dengan komunikan yang beada didalam organisasi

Komunikasi eksternal komunikasi yang terjadi antara manajer dengan komunikan yang beada diluar organisasi

Manfaat Komunikasi1. Mengurangi Ketidakpastian

2. Mendapatkan Informasi

3. Menguatkan keyakinan

4. Menggunakan wewenang fungsional

Penghalang & Kendala dalam Komunikasi

1. Perlindungan (protectiveness)

2. Pertahanan (defensiveness)

3. Kecenderungan menghakimi (tendency to judge)

4. Perspektif yang sempit (Narrow Perspectives)

5. Ekspektasi yang tidak sesuai (Mismatched expectation)

6. Kurang waktu (insufficient time)

Peranan Komunikasi dalam fungsi organisasi

1. Komunikasi dan perumusan kebijaksanaan

2. Komunikasi dan pengambilan keputusan

3. Komunikasi dan perencanaan

4. Komunikasi dan pengorganisasian

5. Komunikasi dan penggerakan

6. Komunikasi dan perlaksanaan kegiatan operasional

7. Komunikasi dan pengawasan

8. Komunikasi dan penilaian

Keberhasilan Komunikasi dalam organisasi

Untuk mencapai keberhasilan dalam komunikasi, maka hal-hal yang harus dilakukan organisasi adalah:

1. Penetapan tujuan

2. Pembuatan dan pelaksanaan keputusan

3. Perekrutan dan pengembangan staf

4. Pengukuran hasil

5. Komunikasi dengan stakeholder

6. Proses negosiasi dengan pemasok dan penyedia dana investasi

7. Proses produksi produk perusahaan

8. Penerapan komunikasi dua arah

dsb (modul 11 hal 11.23-11.25)

KEGIATAN BELAJAR 2

MOTIVASI DALAM ORGANISASI

Motivasi dalam Organisasi (definisi) W.J stanton (1981) Suatu kebutuhan yang distimulasi yang

berorientasi kepada tujuan individu dalam mencapai rasa puas

Handoko (1989) keadaan dalam pribadi seseorang menjadi pendorong munculnya perilaku untuk mewujudkan keinginan yang dapat memuaskan dirinya

Gibson (1996) berbagai dorongan yang timbul pada atau di dalam diri individu yang menggerakan dan mengarahkan perilakunya.

Motivasi: kondisi yang menggerakan individu agar mampu mencapai tujuan dari motifnya

Motif: suatu bentuk dorongan kebutuhan dalam diri individu yang harus dipenuhi agar individu tersebut dapat menyesuaikan diri terhadap lingkungannya.

Motivasi KerjaMotivasi merupakan unsur yang penting dalam dunia

kerja, sebab dapan menyebabkan karyawan bekerja keras dan antusias mencapai hasil maksimal.

Hubungan Motivasi dan kerja Drive Incentive GoalUnstisfied need Satisfied Need

Jika suatu kebutuhan tidak terpuaskan, maka akan timbul dorongan (drive) dan aktivitas individu untuk merespon rangsangan dalam tujuan yang diinginkan. Pencapaian tujuan akan menjadikan individu merasa puas

Motivasi kerja: rangsangan bertindak yang menimbulkan dorongan atau semangat kerja dalam rangka mencapai tujuan organisasi

Jenis Motivasi Fear motivation motivasi yang didasarkan atas

ketakutan contoh: patuh pada pimpinan

Achievement motivation Motivasi ingin mencapai sesuatu contoh: seseorang melakukan sesuati karena ingin berprestasi

Inner motivation motivasi yang didorong oleh kekuatan dari dalam, karena adanya misi atau tujuan hidupnya

Teori Motivasi1. Teori Pemuasan Kebutuhan (Content Theory) seseorang

memiliki semangat bekerja agar dapat memenuhi kebutuhannya (inner needs)

Teori Kebutuhan Abraham Maslow 1. Kebutuhan Fisiologis : untuk mempertahankan

kelangsungan hidup, (makan, minum, bernapas dll)2. Kebutuhan rasa aman : Kebutuhan akan perlindungan

untuk menjauhkan diri dari berbagai bahaya, ancaman, dan pertentangan.

3. Kebutuhan psikologis: Kebutuhan untuk disayangi dan diperhitungkan sebagai pribadi; diterima oleh kelompok, mitra dan sahabat

4. Kebutuhan penghargaan: kebutuhan akan harga diri dihargai, dihormati dan diakui oleh orang lain

5. Kebutuhan Aktualisasi diri : kebutuhan untuk memaksimalkan menggunakan kemampuan, keterampilan dan potensi yang dimiliki individu melalui berbagai kegiatan serta kebutuhan untuk berpendapat, memberikan kritik, dan penilaian

Teori Motivasi

Teori X & Y Douglas Mc. GregorTeori X: manusia didorong oleh faktor eksternal agar mau

bekerja dan manusia pada dasarnya memilih tidak bekerja

Teori Y: manusia bekerja karena memerlukan kepuasan dalam bekerja

Kelemahan: banyaknya kesalahan yang dilakukan manajer dalam usaha meningkatkan motivasi karyawannya sebab semua karyawan diasumsikan memiliki kebutuhan yang sama

Teori Motivasi

Teori Contingency Morse & Lorsch

Asumsi:Pola kebutuhan dan motivasi setiap individu beragam dan

keduanya akan terbawa dalam perilaku ditempat kerjanyaMotif memiliki kemampuan ini terdapat dalam diri setiap

individu dan mungkin bisa dipenuhi dengan cara yang berbeda-beda oleh orang yang berbeda

Pemenuhan motivasi untuk memiliki rasa berkompeten, seringkali terjadi di saat situasi sedang harmonis antara tugas dan organisasi

Pemenuhan motivasi untuk memiliki rasa berkompeten, jika terjadi secara berulang-ulang akan menjadi motivasi yang baik

Teori Motivasi

Teori Kebutuhan David Mc. Cleeland (1961)

1. Kebutuhan akan prestasi (need for achievement), dorongan untuk menjadi unggul dari orang lain

2. Kebutuhan akan afiliasi (need for affiliation), yaitu dorongan untuk berinteraksi dengan orang lain, dan berkumpul dengan orang lain

3. Kebutuhan akan kekuasan (need for power), dorongan untuk memiliki pengaruh yang kuat.

Teori MotivasiTeori Dua faktor Motivasi Higiene & Frederick HerzbergMotivasi kerja bisa dipertahankan dengan cara melihat 2

macam situasi yang mempengaruhi individu terhadap pekerjaannya (faktor motivator (satisfier) dan faktor higienis (dissatisfier)

Kelemahan: faktor-faktor yang dikemukanan oleh Herzberg berjalan sendiri-sendiri dan tidak saling melengkapi

Faktor Motivator Faktor Higienis

1. Keberhasilan Pelaksannaan (achievement)

2. Pengakuan Prestasi3. Pekerjaan itu sendiri4. Tanggung Jawab5. Pengembangan

1. Kebijakan dan Administrasi

2. Supervisi3. Upah/gaji4. Hubungan Interpersonal5. Kondisi Kerja

Teori MotivasiTeori kebutuhan ERG (Exixtence, Relatedness, and Growth) Clyton Alderfer (1997)

Existence needs berkaitan dengan masalah fisik dan keberadaan karyawan

Relatedness Needs Kebutuhan hubungan antar pribadi (kepuasan berinteraksi dalam lingkungan kerja)

Growth Need kebutuhan meningkatkan kemampuan diri pribadi

Kelemahan: kurang menekankan pada susunan hierarki; perubahan orientasi bisa merupakan kegagalan dan kebutuhan yang lebih tinggi serta dapat menunjukan regresi dengan penambahan pada jenjang kebutuhan yang lebih rendah

Teori Motivasi

2. Teori Motivasi Proses (Process Theory)

Teori Pengharapan (Expectation Theory) Victor Vroom

1. Harapan (expectancy) kemungkinan yang dirasakan oleh seseorang bahwa apabila ia melakukan sejumlah usaha tertentu maka ia akan menjurus pada tingkatan kinerja tertentu

2. Nilai atau daya tarik imbalan (valence) akibat dan perilaku tertentu akan memilki nilai bagi individu tertentu

3. Pertautan (instrumentality) persepsi individu bahwa hasil pertama berhubungan dengan hasil selanjutnya

Teori Motivasi

Teori keadilan atau Kesetaraan (Equity Theory)Berasumsi bahwa setiap individu ingin

diperlakukan secara adil dan mereka cenderung membandingkan kontribusi imbalan yang mereka terima dengan kontribusi dan imbalan yang di terima orang lain.

Teori Pengukuhan (Reinforcement)

Menjelaskan bahwa jika keinginan perilaku disertai dengan imbalan maka seseorang akan termotivasi untuk mengulangi perilaku tersebut

Prinsip Memotivasi Kerja Karyawan

a. Prinsip Partisipasi

b. Prinsip Komunikasi

c. Prinsip mengakui adanya perbedaan individu

d. Prinsip menyesuaikan individu dengan pekerjaan

e. Prinsip mengakui andil bawahannya

f. Prinsip pendelegasian wewenang

g. Prinsip memberi perhatian

h. Prinsip Pemberian uang

Syarat manajer untuk menjadi motivator yang baik

a. Memotivasi kepada diri sendirib. Kecerdasan emosic. Empatid. Memberikan harapan terbaik kepada bawahan

yang dipimpine. Pelajari secara serius hal-hal pokok yang

dibutuhkan bawahanf. Tetapkan Standar keunggulan yang tinggig. Ciptakan suasana di mana kegagalan bukanlah

suatu yang fatalh. Dsb (modul 11 hal 11.48-11.50)

Faktor yang mempengaruhi motivasi

Memahami apa kebutuhan karyawan dalam bentuk kategori Abraham Maslow

Mengidentifikasi tentang apa yang mereka butuhkan dan juga yang mereka inginkan

Pengakuan, pujian, promosi, kesempatan untuk mencapai prestasi yang lebih tinggi membuat karyawan bisa termotivasi

Pemanfaatan imbalan jasa uang sebagai kesejahteraan hidup bawahan

Teori Motivasi dalam Aplikasi

1. Manajemen berdasarkan sasaran cara menggunakan tujuan untuk memotivasi orang-orang, bukan untuk mengawasi mereka

2. Modifikasi perilaku penerapan teori penguatan kepada individu-individu dalam situasi kerja. Program dimana para manajer mengidentifikasi perilaku karyawan yang dihubungkan dengna kinerja dan kemudian menjadi suatu strategi intervensi untuk memperkuat perilaku kinerja yang diinginkan

3. Program pelibatan karyawan suatu proses partisipasi yang menggunakan seluruh kapasitas karyawan dan didesain untuk mendorong peningkatan komitment bagi sukses organisasi

4. Dsb (modul 11 hal 11.52-11.55)

ReferensiModul Manajemen Universitas TerbukaSlide Tutorial Manajemen

Widita RarasatiFadia Dewanda