administrasi ke arsipan dina s pendidikan · pdf filedinas pendidikan pemuda dan olahraga...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ADMIP

Diajukan

PRO

INISTRPEMUDA

n Untuk Me

V

OGRAM ST

FA

RASI KEA DAN

emenuhi Se

Vokasi Ahli

Man

Pungky

TUDI DIPL

AKULTAS I

UNIVERS

i

ARSIPAOLAHRBOYOL

TUGAS A

ebagian Pers

Madya (A.

najemen Ad

Oleh

y Dharmawa

D15130

LOMA III M

ILMU SOS

SITAS SEB

SURAKA

2016

AN DINARAGA KLALI

KHIR

syaratan Da

Md.) dalam

dministrasi

:

an Wicaksa

077

MANAJEME

IAL DAN P

BELAS MA

ARTA

6

AS PENKABUPA

alam Mempe

m bidang

ana

EN ADMIN

POLITIK

ARET

DIDIKAATEN

eroleh Sebu

NISTRASI

AN

utan


commit to user

ii


commit to user

iii


commit to user

iv


commit to user

v


commit to user

vi

MOTTO

“Langit yang tujuh, bumi dan semua yang ada di dalamnya bertasbih kepada Allah SWT. Dan tak ada satupun melainkan bertasbih dan memuji-Nya, tetapi kamu

sekalian tidak mengerti tasbih mereka. Sesungguhnya Dia adalah Maha Penyantun lagi Maha pengampun”

(QS. Al_Israa’ ayat: 44)

“Saya tidak pernah gagal. Tetapi saya justru menemukan 10.000 cara yang tidak tepat.”(Thomas Alva Edison)

“Kesuksesan seseorang tidak diukur dalam meter,

kilogram, gelar universitas, atau latar belakang keluarga. Namun diukur dengan cara berfikir.” (David J. Schwartz)

“Titik awal dari semua prestasi adalah keinginan yang

kuat.” (Napoleon Hill)


commit to user

vii

PERSEMBAHAN

Ibu tercinta terima kasih untuk segala do’a,kasih sayang, perhatian, pengertian, dan

dukungannya.

Bapak tercinta yang selalu memberi motivasi

dan semangat terus menerus.

Keluarga besarku yang tidak bisa saya

sebutkan satu persatu, terimakasih sudah memberi warna dalam hidupku.

Ibu Endang Martini S.Pd., M.Si yang selalu

bersemangat dalam membimbing Tugas Akhir ini.

Para Sahabatku jurusan Manajemen

Administrasi khususnya kelas A yang tak mungkin bisa aku sebutkan satu persatu yang selalu memberi support dan terimakasih telah

memberi pengalaman berkesan selama 3 tahun bersama.

Untuk penulis sendiri yang telah berusaha

penuh untuk menyelesaikan Program Studi D III Manajemen Administrasi.


commit to user

viii

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah

SWT atas berkat, rahmat, petunjuk dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan penulisan tugas akhir, yang berjudul “Administrasi Kearsipan

Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali”.

Tugas Akhir ini disusun dan diajukan dalam rangka untuk memenuhi

persyaratan dalam memperoleh sebutan Vocation Ahli Madya (A.Md) dalam

bidang Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik,

Universitas Sebelas Maret.

Penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan berhasil dengan baik tanpa adanya

bantuan, dorongan, bimbingan, dan petunjuk dari berbagai pihak. Dalam

kesempatan ini penulis dengan segala kerendahan hati menyampaikan terima

kasih kepada pihak-pihak yang secara langsung maupun tidak langsung telah

membantu hingga terselesaikannya tugas akhir ini, khususnya kepada:

1. Ibu Endang Martini S.Pd., M.Si.selaku dosen

pembimbingTugasAkhiryang telah memberikan pengarahan, saran dan

bimbingan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Djoko Purwoko, SS, MH selaku penguji Tugas Akhir ini.

3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret.

4. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Kepala Program Studi Diploma III

Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.

5. Seluruh dosen pengajar Manajemen Administrasi yang telah memberikan

ilmunya kepada penulis.

6. Bapak Budi Suprapto, SE selaku Kepala Subbagian Umum dan

Kepegawaian Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten

Boyolali yang telah memberikan izin penulis untuk melaksanakan program

magang dan pengamatan untuk penulisan tugas akhir ini.


commit to user

ix

7. Lilis, Ella yang telah memberi semangat, membantu dan memberikan

saran kepada penulis.

8. Seluruh pegawai Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten

Boyolali, yang telah banyak membantu dalam penulisan tugas akhir ini.

9. Kedua orang tua dan keluarga besar yang telah memberikan dukungan

moral dan materil.

10. Sahabat-sahabat penulis yang selalu menemani dan menghibur dalam

kejenuhan.

11. Teman-teman Manajemen Administrasitahun 2013 khususnya kelas A

yang selalu menjadi penyemangat, teman seperjuangan dan teman belajar

yang menyenangkan.

12. Semuapihak yang telahmembantudalampenulisanlaporantugasakhirini,

yang tidakdapatpenulissebutkansatu-persatu.

Penulis menyadari bahwa dalam menyusun Tugas Akhir ini masih banyak

terdapat kekurangan, sehingga penulis mengharapkan adanya saran dan kritik

yang membangun, guna penulisan yang lebih baik selanjutnya. Semoga Tugas

Akhir iini dapat bermanfaat bagi semuanya, Amin Ya Robbal ‘alamin.

Boyolali, 30 Mei 2016

Pungky Dharmawan Wicaksana


commit to user

x

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ..........................................................................................i

HALAMAN PERSETUJUAN ...........................................................................ii

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................iii

HALAMAN PERNYATAAN ...........................................................................iv

HALAMAN MOTTO ........................................................................................v

HALAMAN PERSEMBAHAN ........................................................................vi

KATA PENGANTAR .......................................................................................vii

DAFTAR ISI ......................................................................................................ix

DAFTAR BAGAN ............................................................................................xii

DAFTAR GAMBAR .........................................................................................xiii

DAFTAR TABEL ..............................................................................................xiv

DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................xv

ABSTRAK .........................................................................................................xvi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah .........................................................................1

B. Rumusan Masalah ..................................................................................3

C. Tujuan Pengamatan ................................................................................3

D. Manfaat Pengamatan...............................................................................4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. Pengertian Administrasi, Kearsipan, dan Administrasi Kearsipan ........5

1. Administrasi ....................................................................................5

a. Pengertian administrasi ............................................................5

b. Unsur-unsur administrasi .........................................................6

c. Proses-proses administrasi .......................................................8

2. Kearsipan .........................................................................................8

a. Pengertian arsip ........................................................................8

b. Tujuan arsip ..............................................................................9

c. Jenis arsip .................................................................................10


commit to user

xi

d. Fasilitas kearsipan ....................................................................13

e. Ruang kearsipan .......................................................................21

f. Pegawai kearsipan ....................................................................22

3. Administrasi Kearsipan...................................................................23

a. Pengertian administrasi kearsipan ............................................23

b. Proses administrasi kearsipan ..................................................24

B. Metode Pengamatan ...............................................................................40

1. Lokasi Pengamatan .........................................................................40

2. Jenis pengamatan ............................................................................41

3. Sumber Data ...................................................................................42

4. Teknik Pengumpulan data ..............................................................43

5. Teknik Analisis Data ......................................................................44

BAB III DESKRIPSI INSTANSI

A. Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali .............49

1. Alamat ............................................................................................50

2. Dasar hukum ..................................................................................50

3. Visi dan misi ..................................................................................50

4. Tujuan ............................................................................................50

5. Data pegawai ..................................................................................51

6. Analisis jabatan ..............................................................................53

7. Struktur organisasi dinas ................................................................101

B. BidangPendidikan Anak Usia Dini, Non Formal dan Informal ...........102

1. Dasar hukum ..................................................................................102

2. Tujuan ............................................................................................102

3. Struktur organisasi bidang PAUDNFI ...........................................103

BAB IV PEMBAHASAN

A. Penerimaan dan Pencatatan Arsip .........................................................104

B. Penyimpanan Arsip ...............................................................................112

C. Pemeliharaan Arsip ...............................................................................115

D. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ......................................................116

E. Fasilitas arsip ........................................................................................118


commit to user

xii

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ...........................................................................................124

B. Saran .....................................................................................................126

Daftar Pustaka

Lampiran


commit to user

xiii

DAFTAR BAGAN

Bagan 2.1 Model Analisis Interaktif ..................................................................48

Bagan 4. 1 Alur pengelolaan Surat Masuk .........................................................108

Bagan 4.2 Alur pengelolaan Surat Keluar .........................................................111


commit to user

xiv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Stopmap....................................................................................13

Gambar 2. 2 Stopmap....................................................................................14

Gambar 2. 3 Map jepitan ...............................................................................14

Gambar 2. 4 Map tebal..................................................................................15

Gambar 2. 5 folder........................................................................................16

Gambar 2. 6 guide.........................................................................................16

Gambar 2. 7 filing

cabinet.............................................................................17Gambar 2. 8 almari

arsip ...............................................................................18Gambar 2. 9 rak

arsip....................................................................................18Gambar 2. 10 rotari

filing...............................................................................19Gambar 2. 11 meja

arsip.................................................................................20

Gambar 2. 12 alat tulis

kantor.........................................................................20Gambar 2. 13 kartu

kendali.............................................................................27

Gambar 2. 14 lembar tunjuk silang.................................................................27

Gambar 2. 15 buku agenda surat masuk.........................................................28

Gambar 2. 16 buku ekspedisi

internal.............................................................28Gambar 2. 17 buku agenda

surat keluar..........................................................29

Gambar 3. 1 Struktur organisasi dinas ..........................................................101

Gambar 3. 2 Struktur organisasi Paudnfi ......................................................103

Gambar 4. 1 macam-macam arsip dinas ......................................................105

Gambar 4. 2 arsip di bidang PAUDNFI ......................................................113

Gambar 4. 3 fasilitas kearsipan dinas ...........................................................121


commit to user

xv

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Data Karyawan berdasarkan statusnya ...........................................52

Tabel 3.2 Data Karyawan berdasarkan pendidikannya ..................................52

Tabel 3.3 Data Karyawan berdasarkan golongannya .....................................52


commit to user

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Tugas

2. Surat Keterangan Magang

3. From Monitoring Magang

4. From Penilaian Magang

5. Surat keterangan selesai magang

6. Pedoman wawancara


commit to user

xvii

ABSTRAK

Pungky Dharmawan Wicaksana. D1513077. ADMINISTRASI KEARSIPAN DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN BOYOLALI. Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret. Tahun 2016. Hal 126. Arsip merupakan salah satu pekerjaan kantor yang berupa warkat, surat-surat, dan dokumen/berkas kantor lainnya yang disimpan dan dipelihara untuk membantu kelancaran kegiatan perkantoran dalam rangka mencapai tujuan.Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali merupakan salah satu instansi pemerintahan yang memberikan pelayanan pendidikan bagi masyarakat. Oleh karena itu, keberadaan arsip sangat menunjang peningkatan kualitas kinerja dan pelayanan administrasi Dinas Pendidikan. Pengelolaan arsip yang dilakukan harus sesuai dengan prosedur kearsipan yang telah ditetapkan, agar arsip dapat memberikan manfaat bagi kegiatan operasional Dinas Pendidikan.Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana Administrasi Kearsipanpada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali. Metode yang digunakan adalah diskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkanadministrasi kearsipan mulai dari surat masuk diterima petugas satpam sampai dengan dimusnahkan yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan bentuk bagan sebagai pendukung dan berdasarkan fakta-fakta yang ada. Teknik pengumpulan data berupa wawancara dengan karyawan, observasi, dokumentasi dan studi pustaka. Sumber data yang diperoleh berdasarkan informan dan dokumen.Teknik analisis data yang digunakan yaitu teknik analisis interaktif yaitu dalam bentuk proses pengumpulan data selama kegiatan pengumpulan data berlangsung.

Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan pada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali, diketahui bahwa adminitrasi kersipan mengenaisurat masuk: surat diterima satpam, diberikan ke subbag umum dan kepegawaian untuk diproses, diberikan kepala dinas dan sekretaris untuk ditindaklanjuti, dimasukan buku agenda, diedarkanke bidang/subbgaian, surat terima staff dan dimasukan buku agenda milik bidang/subbagian, diserahkan kepala bidang/kepala subbagian, dikembalikan ke staff untuk diarsipkan. Untuk pengurusan surat keluar: kepala bidang/kepala subbagian memuat konsep surat, surat diketik staff, dimintakan paraf kebid/kasubbag, dimintakan tandatangan kepala dinas, dimintakan nomor dan cap di subbag umum dan kepegawaian. Administrasi kearsipan Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali sudah berjalan dengan baik dan penulis tidak menemukan ada kendala dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar.

Kata kunci: Administrasi, Arsip, dan Administrasi Kearsipan

administrasi ke arsipan dina s pendidikan · pdf filedinas pendidikan pemuda dan olahraga...

Documents