sistem informasi akuntansi...

1

Sistem Informasi Akuntansi Tradisional

Analisa Proses Bisnis

Sistem Informasi - Mercu BuanaJulius Nursyamsi

2

Pacioli: Bapak Akuntansi TradisionalPacioli bukan seorang pencipta, tetapi sebagai “seorang akuntan yang mengkominasikan pengetahuannya dengan teknologi yang memungkinkan seorang pengarang buku untuk menggunakan suatu tipe yang dapat dipindahkan dan mencetak buku untuk intruksi dunia terhadap subjek yang tercetak”. Pacioli mendokumentasikan double entry-perkiraan berpasangan, rencana klasifikasi daftar perkiraan digunakan untuk merekam dan menyimpan data akuntansi .Untuk menyimpan akuntansi secara seimbang, Pacioli mengusulkan suatu proses yang ketat untukmerekam, memelihara, dan melaporkan data akuntansi. Pacioli diusulkan pemakain tiga buku: Buku memorandum, Jurnal dan Buku besar.

Buku memorandum – nota termasuk notasi-notasi dari tiap transaksi, besar dan kecil, di dalam apapun juga mata uang sedang digunakan dan sedetail mungkin dalam berbagai waktu dan keadaan diinginkan.

Jurnal itu adalah sumber untuk buku besar, di mana pembukuan double entry selesai. Di dalam buku besar setiap pelaku bisnis dapat belajar di

hadapan siapapun selain itu apakah ia adalah suatu sukses atau suatu kegagalan

3

Aturan AkuntansiBagan akuntasi dapat dilihat gambar 3-1 Golongnan dan ringkas pengukuran keuangan Perkiraan nominal vs perkiraan riil

Satu ringkasan dari contoh bagan akuntansi dan prosedur akuntansi untuk industri yang berbeda adalah Encyclopedia dari Sistem akuntansi Charles Sprague “Setiap kejadian [transaksi akuntansi] harus salah satu peningkatan atau suatu pengurangan suatu nilai, dan di sana terdapat tiga nilai kelas [asset-asset, kewajiban, dan hak kekayaan] ...di dalam setiap transaksi sedikitnya dua di antara kejadian-kejadian harus muncul ...di sisi berlawanan dari daftar tersebut.”Assets = Liabilities + Owner’s Equity

Assets = Liabilities + EquitiesDebit Credit Debit Credit Debit Credit(Left) (Right) (Left) (Right) (Left) (Right)

Increase Decrease Decrease Increase Decrease Increase+ - - + - +

4

Gambar 2-1 Contoh Bagan Akuntansi

Current Assets Cash 110 Accounts Receivable 130 Allowance for Doubtful Accounts140 Inventory 160 Prepaid Insurance 180 Notes Receivable 190

Property, Plant, and Equipment: 200 Land 210 Building 220 Accumulate Depreciation Building

230 Equipment 240 Accumulated Deprec. Equipment

250Current Liabilities: Accounts Payable 310

Long-Term Debt: Bonds Payable 410

Stockholder’s Equity: Common Stock 510 Capital in Excess 520 Retained Earnings 550 Revenue and Expense Summary590

Revenue: Revenue 610 Interest Revenue 620 Rent Revenue 630

Expenses: Purchases 710 Freight on Purchases 720 Purchase Returns 730 Selling Expenses 740 General and Admin. Expenses 750 Interest Expense 760 Extraordinary Loss (pretax) 770

Account Title Account Account Title Account

5

Gambar 3-2: Langkah-langkah di dalam Siklus Akuntansi dan Objektivitas

Selama periode akuntnsi

Step Description Objective1 Identifikasi transaksi

dan kejadian yang disimpan

Untuk mengumpulkan informasi, secara umum dalam bentuk sumber dokumen, tentang transaksi-transaksi atau kejadian

2 Jurnal transaksi dan kejadian

Untuk mengidentifikasi, menilai dan merekam hambatan ekonomi pada transaksi-transaksi di dalam catatan perusahaan menurut urutan waktu (suatu jurnal), dalam suatu bentuk bahwa fasilitas memindahkan ke akuntan3 Posting dari jurnal untuk

buku besar Untuk memindahkan informasi dari jurnal ke buku besar, bahwa peranti menyimpan akuntan

6


Step Description Objective4 Persiapkan Neraca

Percobaan Yang Belum Disesuaikan

Untuk menyediakan suatu daftar untuk memeriksa persamaan kredit debet, dan suatu titik awal untuk menyesuaikan masukan-masukan

5 Menjurnal dan Menyesuaikan Masukan-masukan Jurnal

Untuk merekam perkembangan data, penangguhan yang habis masa berlakunya, penilaian-penilaian, dan kejadian lain sering kali tidak memberi isyarat oleh suatu sumber dokumen baru 6 Menyediakan

penyesuaian neraca saldo

Untuk memeriksa persamaan kredit debet dan untuk menyederhanakan persiapan laporan keuangan

7 Menyediakan laporan keuangan

Untuk komunikasikan informasi keuangan yang diringkas kepada pembuat keputusan eksternal

8 Menjurnal dan Pencatatan penutupan masukan

Untuk menutup rekening sementara dan memindahkan sejumlah laba bersih ke laba ditahan

9 Menyesiakan pencatatan penutupan naraca saldo

Untuk memeriksa persamaan kredit debet setelah masukan-masukan penutupan

Pada akhir periode akuntansi

7


Pada awal periode akuntansi yang berikutnya

Step Description Objective10 Menjurnal dan

Menempatkan Jurnal Pembalik

Untuk menyederhanakan masukan-masukan jurnal tertentu dan mengurangi biaya-biaya akuntansi

LaporanKeuangan

Dan catatan

Laporan audit dan catatan

Jurnal

MerekamData

transaksi

Ledgers

PencatatanJurnal dataKe ledgers

Neracasaldo

Persiapan &PenyesuaianNeraca saldo

Kejadianbisnis

Sistem nonkeuangan Information

konsumen

Proses Siklus Akuntansi

Analisa Data Peristiwa

bisnis

Abaikanaata

peristiwaPemeriksaan

Dan penyesuaian

Laporan Keuangan& catatan

PersiapanLaporan

dan catatan

Laporan Keuangan dan catatan

Irwin/McGraw-Hill The McGraw-Hill Companies, Inc., 2000

9

Langkah 1: Identifikasi Transaksi Akuntansi Untuk Direkam

Tujuan-tujuan dari langkah pertama ini untuk mengidentifikasi kejadian bisnis bahwa dapat dipertimbangkan transaksi akuntansi dan untuk mengumpulkan data ekonomi relevan tentang transaksi-transaksi. Transaksi akuntansi adalah kejadian bisnis yang menyebabkan suatu perubahan di dalam aktiva-aktiva organisasi , kewajiban, atau modal pemilik. Kejadian ini termasuk Pertukaran dari sumber daya dan kewajiban-kewajiban antara

pelaporan perusahaan dan pihak luar (transfer-transfer timbal balik atau transfer-transfer tidak timbal balik)

Kejadian Internal di dalam perusahaan yang mempengaruhi sumber daya atau kewajiban-kewajiban nya tetapi bahwa tidak melibatkan pihak luar

Kejadian lingkungan dan ekonomi di luar kendali dari perusahaan (perubahan-perubahan di dalam nilai-nilai) )

Transaksi akuntansi pada umumnya disertai oleh suatu sumber dokumen yang disiapkan oleh seseorang selain dari akuntan

10

Langkah 2 -Mencatat Dalam Buku Harian (menjurnal) Data Transaksi Akuntansi

Mengukur dan merekam dampak ekonomi pada transaksi-transaksi Transaksi-transaksi direkam di suatu jurnal -Debet, Kredit, tanggal, nomor rekening, sejumlah ,dan uraian-uraian Buku jurnal umum dan Jurnal khusus Prinsip Biaya Histories Keterangan pencacatan dan nomor halaman

General JournalPage J-16

Date Accounts and Explanation Post. Amount1998 Ref. Debit Credit2-Jan Equipment 150 15,000

Cash 101 5,000 Notes Payable 215 10,000

11

Langkah 3: Mencatat Data Jurnal kepada Buku besar

Proses tentang transfer data transaksi dari jurnal-jurnal ke rekening buku besar disebut pencatatan Buku Besar dan Buku besar pembantu Jumlah keseluruhan dari Kolom-kolom Jurnal Khusus ditempatkan/diposkan Satu jejak audit perlu menyediakan kemampuan untuk melacak transaksi perorangan daripada perekaman awal pada semua jalan sampai proses akuntansi kepada figur-figur akhir di dalam laporan keuangan Rekonsiliasi adalah proses dari penjumlahan buku besar pembantu dan membandingkan jumlah keseluruhan dengan sisanya di dalam rekening kontrol buku besar

General Ledger

Cash Acct. 1001998 1998

Jan. 1 balance $18,700 Jan. 2 J-16 $5,000

Equipment Acct. 1501998 1998

Jan. 1 balance $62,000Jan. 2 J-16 $15,000

Notes Payable Acct. 2161998

Jan. 2 J-16 $10,000

12

Langkah 4: Persiapkan Neraca Percobaan Yang Belum Disesuaikan

Neraca percobaan yang belum disesuaikan adalah daftar buku besar catatan - rekening dan rekening saldo Metoda tentang penentuan atas jumlah dari Debit rekening saldo sama dengan jumlah dari kredit rekening saldoJika neraca saldo tidak seimbangkan kesalahan dari sumber makaharus di investigasi

13

Gambar 3-5 Ilustrasi neraca saldo yang tidak berubah

Sonora, Inc.Unadjusted Trial Balance

31-Dec-98

Account Debit CreditAssets: Cash $67,300

Accounts Receivable 45,000Allowance for Doubful AccountsNotes Receivable 8,000Inventory (Jan. 1 balance, periodic system) 75,000Prepaid Insurance 600Land 8,000Building 160,000Accumulated depreciation, building 90,000Equipment 91,000Accumulated depreciation, equipment 27,000

Liabilities Accounts Payable 29,000Bonds Payable 50,000

Owner's Equity Common Stock 150,000Contributed Capital in exces of par 20,000Retained Earnings 31,500

Revenues Sales Revenue 325,200Interest Revenue 500Rent Revenue 1,800

Expenses Purchases 130,000Freight on purchases 4,000Purchase Returns 2,000Selling expenses 104,000General and Administration 23,600Interest expense 2,500Extraordinary loss (pretax) 9000

728,000.00$ 728,000.00$

Click to Open

14

Langkah 5: Mencatat dalam Buku Harian dan Mencatat Penyesuaian Masukan-masukan

Menyesuaikan masukan-masukan yang diperlukan ketika bukan sebagai sumber dokumen mereka untuk mencetuskan suatu transaksi Penerimaan dari waktu

(bunga atau depresiasi) Koreksi kesalahan Rekam Berubah di dalam

Perkiraan-perkiraan Merekam penangguhan Merekam perkembangan data Klasifikasi ulang keseimbangan Mengenali kerugian-kerugian persediaan

Sumber dokumen dari transaksi-transaksi yang

sebelumnya adalah sumber informasi utama untuk

menyesuaikan masukan-masukan.

15

Langkah 6: Persiapkan Neraca Saldo Penyesuaian

Neraca saldo penyesuaian mendaftar semua rekening saldo yang akan muncul di dalam laporan keuangan (terkecuali laba ditahan, yang tidak mencerminkan laba bersih dan dividen-dividen pada tahun berjalan ). Tujuan dari neraca saldo penyesuaian itu untuk mengkonfirmasikan persamaan kredit debet, mengambil semua penyesuaian masukan-masukan jurnal ke dalam pertimbangan. Konfirmasikan keseimbangan kredit Debet Sumber untuk persiapan Laporan Keuangan

16

Langkah 7 : Mempersiapkan Laporan Keuangan

Sasaran pokok dari akuntansi keuangan adalah untuk menyediakan informasi yang berguna bagi pengambil-keputusan. Laporan keuangan dapat dihasilkan untuk periode setiap putaran -durasi. Bagaimanapun, bulanan, triwulanan, dan laporan keuangan tahunan bersifat yang paling umum. Laporan rugi-laba, laporan laba ditahan, dan neraca disiapkan secara langsung dari neraca saldo penyesuaian. Rekening saldo sementara ditransfer ke laporan rugi-laba, dan rekening saldo yang permanen ditransfer ke neraca

FS

Adjusted Trial Balance Adjusting Entries Income Statement Balance SheetAccount Debit Credit Debit Credit Debit Credit Debit Credit Debit CreditCash $67,300 $67,300 $67,300Accounts Receivable 45,000 45,000 45,000Allowance for Doubful AccountsNotes Receivable 8,000 (1) 2,000 8,000 8,000Inventory (Jan. 1 balance, periodic system) 75,000 75,000 75,000Prepaid Insurance 600 600 600Land 8,000 8,000 8,000Building 160,000 160,000 160,000Accumulated depreciation, building 90,000 90,000 90,000Equipment 91,000 91,000 91,000Accumulated depreciation, equipment 27,000 27,000 27,000Accounts Payable 29,000 29,000 29,000Bonds Payable 50,000 50,000 50,000Common Stock 150,000 150,000 150,000Contributed Capital in exces of par 20,000 20,000 20,000Retained Earnings 31,500 (1) 2,000 31,500 31,500Sales Revenue 325,200 325,200 325,200Interest Revenue 500 500 500Rent Revenue 1,800 1,800 1,800Purchases 130,000 130,000 130,000Freight on purchases 4,000 4,000 4,000Purchase Returns 2,000 2,000 2,000Selling expenses 104,000 104,000 104,000General and Administration 23,600 23,600 23,600Interest expense 2,500 2,500 2,500Extraordinary loss (pretax) 9000 9000 9000

728,000.00$ 728,000.00$ 728,000.00$ 728,000.00$ Net Income 56400 56400

329,500.00$ 329,500.00$ $454,900 453,900.00$

17

Langkah 8 Mencatat Dalam Buku Harian dan Penutupan Pembukuan Masukan

Menutup masukan-masukan yang mengurangi rekening sementara (eg., pendapatan, biaya, dan dividen-dividen) ke suatu keseimbangan nihil (tertutup). Menutup masukan-masukan yang direkam di dalam buku jurnal umum pada akhir periode akuntansi dan ditempatkan kepada buku besar yang sesuai catatan - laporan. Laporan – catatan permanen bukanlah tertutup karena mereka membawa keseimbangan aktiva, kewajiban hutang, dan modal pemilik ke periode akuntansi yang berikutnya.Rekening laba ditahan adalah satu-satunya rekening permanen yang melibatkan di dalam proses penutupan.

18

Langkah 9 Mempersiapkan Penutupan Pembukuan Neraca Saldo

Suatu neraca saldo penutupan hanya mendaftar sisanya dari rekening permanen setelah proses penutupan sudah selesai. (Rekening sementara mempunyai saldo nihil.) Langkah ini diambil untuk memeriksa persamaan kredit debet setelah masukan-masukan penutupan ditempatkan /diposkan. Perusahaan dengan sejumlah besar laporan menemukan suatu prosedur yang berharga ini karena kesempatan dari meningkatnya kesalahan pada banyaknya nomor rekening dan menempatkan/mengeposkan. Rekening laba ditahan kini dinyatakan pada keseimbangan akhir dan adalah satu-satunya rekening yang permanen dengan suatu keseimbangan yang berbeda dari satu yang ditunjukkan di dalam neraca saldo penyesuaian.

19

Langkah 10 Mencatat dalam Buku Harian dan Menempatkan Ayat Jurnal Pembalik

Pada awal periode yang berikutnya, akuntan itu boleh mempersiapkan dan menempatkan ayat jurnal pembalik untuk mengganti kerugian untuk perbedaan di dalam waktu antara kejadian dari suatu kenyataan ekonomi aktual, dan perekaman pada peristiwa ekonomi di dalam sistem akuntansi. Ayat jurnal pembalik menggunakan rekening yang sama dan sejumlah ketika menyesuaikan masukan-masukan tetapi dengan debet-debet dan kredit-kredit dibalikkan. Masukan-masukan ini membalikkan menyesuaikan masukan-masukan dilakukan di akhir dari periode nya dan mempersiapkan merekam laporan (akuntansi) karena pemrosesan normal pada peristiwa bisnis didalam periode baru.

20

Menerapkan Teknologi Informasi kepada Siklus Akuntansi

Tantangan pemprosesan infoemasi manusia Kesalahan manusia Inefisiensi manusia Komunikasi berdasarkan kertas adalah

pemborosanPertimbangan mengapa IT

tidak dipergunakan: Teknologi tidak ada Teknologi tidak efisiensi biaya

Penggunaan IT untuk replikasi a sistem manual tidak efisiensiSuatu arsitektur akuntansi perlu untuk dirubah

21

Kritik-Kritik Dari Arsitektur Sistem Akuntansi Yang Tradisional

Satu kritik dari arsitektur-arsitektur yang tradisional adalah kurangnya bidang-bidang pengintegrasian area fungsional yang bercabang dari organisasi. Contoh: suatu perakitan komputer internasional bahwa memelihara suatu bagan perkiraan dan buku besar yang terpisah untuk pabrikasi dan divisi pesaran karena mereka mempunyai perbeda kriteria untuk melaporkan informasi keuangan. Example:

Two business events• Shipping to customer 8 Journal entries• Billing customer 8 Journal Entries• Adjusting for Revenue Recognition 8 Journal Entries

Bagian produksi mengenali pendapatan ketika suatu produk dikirimkan kepada suatu pelanggan Bagian pemasaran mengenali pendapatan ketika pelanggan membayar tagihan produk. Seluruh proses akuntansi adalah diotomatisasikan.

22

Kritik-kritik dari Arsitektur Sistem Akuntansi Yang Tradisional

Aktivitas dilaksanakan untuk menyediakan pelayanan kepada pelanggan Banyak keluaran sistem untuk merekam dan melaporkan tentang aktivitas Para manajer yang berbeda menghendaki pandangan-pandangan dari data untuk membuat keputusan-keputusan yang di pengaruhi dalam bidang mereka Terlalu banyak sistem

23

Pandangan personilPandanganproduksi

Pandanganeksekutif

Pandangan Pemasaran Pandangan investor

Dan kreditur

SALESALE

Pandangan Ganda dari Peristiwa Bisnis Yang Sama

Bagian produksi ingin memahami tentang order-pesanan itu untuk merencanakan proses produksi

Manajemen eksekutif menginginkan untuk memahami tentang order-pesanan itu untuk mengevaluasi dampak nya di organisasi

Investor dan kreditur ingin memahami tentang semua order-pesanan untuk menilai daya laba investasi mereka dan kemungkinan dari suatu pengembalian, investasi mereka

Bagian Pemasaran menginginkan untuk memahami tentang pesanan itu untuk mengevaluasi penetapan harga, rencana iklan , dan usaha menuju target penjualan.

Bagian personil ingin memahami tentang order-pesanan itu untuk membayar komisi penjualan.

24

BusinessEvent

FunctionalViews

System D

EditAudit

CalculateSummarize

StoredData

System C

EditAudit

CalculateSummarize

StoredData

System B

EditAudit

CalculateSummarize

StoredData

System A

EditAudit

CalculateSummarize

StoredData

FunctionalViews

FunctionalViews

FunctionalViews

Perkembangan Subsistem Akuntansi

25

Kritikan pada Sistem dan Proses Akuntansi Tradisional

Ada suatu perkembangan sering kali berlawanan, sistem dan subsistem yang tidak mengintegrasikan di dalam satu organisasi Arsitektur menangkap data tentang suatu subset dari suatu kejadian bisnis organisasi (transaksi akuntansi). Data tidak direkam dan diproses secara real-time Arsitektur menyimpan dan memproses hanya pada nomor yang dibatasi dari karakteristik-karakteristik tentang transaksi akuntansi. Arsitektur menangkap dan menyimpan data duplikat di suatu from ringkasan Arsitektur menyimpan data keuangan untukmencukupi satu pandangan utama (perspektif).

26

Arsitektur Akuntansi Tradisional

• Dasar utama pelaporan keuangan :– Laporan pendapatan & neraca

• Membangun sistem alternatif/baru untuk pandangan-pandangan alternatif ataupun data bisnis alternatif

• Batasi informasi yang direkam untuk “transaksi akuntansi.”

• Menyimpan dan meringkas informasi di dalam buku besar .

27

Acct.Data

Data yangmenguraikan

aktivitasbisnis

AktivitasBisnis

Akuntan menyaring data

BukuBesar

Format / pandangan

Output terbatas

(Pandangan terbatas & data terbatas)

Data Akuntansi : Suatu Subset dari Data Bisnis

28

Output: Produces

narrow functional

views

Process: Classifies

and summarizes transaction

data

Input: Narrow set

of transactions

Narrow functional views drive the selection of transactions, classification, and summarization

Inti Masalah Dengan sistem Tradisional

29

Inilah kritikan yang Benar?

Kritik-kritik yang kita sudah diperkenalkan hanya menyoroti berbagai kesulitan tentang mengadaptasikan arsitektur sistem akuntansi yang tradisional untuk mempercepat perubahan dunia. . Dewasa ini dunia bisnis adalah dengan cepat dilangkahi, lebih banyak informasi yang bersifat intensif, dan melibatkan transaksi bisnis yang kompleks di luar mimpi-mimpi Pacioli Dewasa ini informasi pelanggan adalah sangat menuntut. Mereka menginginkan suatu variasi yang lebih besar, informasi konsumen membawakan produk-produk, yang disesuaikan dengan menbawa ke dalam bermacam model. Sebagai contoh, banyak orang sekarang menghendaki sistem informasi untuk menghasilkan suatu banyak lebih luas tentang informasi produk, seperti balaced scorecards.

30

Cara - Cara Bahwa Akuntansi Dapat Meningkatkan Nilai kepada Organization

Providing More Useful Information - Traditional accounting measures are expressed almost exclusively in monetary terms: a practice that precludes information on productivity, performance, reliability and other multidimensional data that cannot be easily expressed in monetary terms.

Helping to Embed Real-Time Information Processes into Business Processes - Accountants should provide meaningful, direct input into the design, development, and implementation of real-time information processes that execute business rules and gather business data.

Membantu Manajemen Menggambarkan aturan Proses Bisnis -Untuk membantu manajemen menggambarkan aturan proses bisnis yang mensyaratkan keterlibatan dalam satu proses-proses bisnis organisasi. Kita perlu mengembangkan satu arsitektur AIS bahwa memungkinkan para akuntan untuk berlatih mempengaruhi atas pengembangan dan implementasi aturan proses-proses bisnis sepanjang proses bisnis.

31

Role of the Office of the CFO (Chief Financial Officer)

Insightful contributions into the strategy and planning processMeasures that focus and motivate the organizationInformation and analysis that provides insight into how value is being created and how progress is being matched to strategic initiatives.Leadership of major financial initiatives.

We think objectives such as these provide justification for changing the architecture of any information system that limits the potential of information providers in adding value to an organization.

32

Business EventData

Enterprise-wideInformationCustomers

BusinessEvents

UsefulInformation

BusinessData

Repository

BusinessEvent

Processor(business

andinformationprocessing

rules)

ReportingFacility

(Informationprocessing

rules)

Event-Driven IT Application Overview

33

• Based on business events (business activities) rather than information customer views.

• Supports business process simplification and change.

• Integrates all business data.• Integrates information

processes and real-time controls.

Characteristics of Future Architecture

34

The End

sistem informasi akuntansi...

Documents