Nama : A. A. Inten YulitasariNIM : 1306305151No. Absen : 08

PEMROSESAN FILE DAN KONSEP MANAJEMEN DATA

1. Mengenal Berbagai Istilah

1.1 Field, Unsur Data, Atribut dan Elemen

Istilah-istilah field, unsur data, atribut, dan elemen digunakan

secara bergantian untuk menyebutkan blok data terkecil yang disimpan

dan digunakan dalam sistem informasi. Contoh-contoh field adalah :

a. nama pelanggan

b. nomor tunjangan social karyawan

c. nomor pesanan pembelian

Field biasanya secara logis berkaitan dengan field lainnya,

Pengelompokkan logis atas field disebut Catatan (Record). Catatan

merupakan kelompok unsure-unsur data yang memuat beberapa entitas

seperti ; Karyawan, Pelanggan, Pemasok, Faktur, dll. Berikut ini adalah

struktur catatan: NAMA-CATATAN (FIELD 1, FIELD 2, … , FIELD N)

NAMA-CATATAN adalah nama dari catatan, seperti misalnya

PEMASOK atau KARYAWAN. Entri-entri merupakan nama field

individual dalam catatan. Contohnya sebagai berikut:

PELANGGAN (NOMOR AKUN, NAMA, ALAMAT, SALDO

REKENING)

PELANGGAN merupakan nama catatan, dan NOMOR AKUN, NAMA,

ALAMAT, dan SALDO REKENING merupakan nama field.

1.2 Data Occurence / Okurensi Data

Struktur catatan memiliki okurensi (occurrences), yang juga

disebut instances. Okurensi catatan adalah himpunan spesifik nilai-nilai

data untuk catatan. Sebagai contoh, untuk catatan : KARYAWAN

(NAMA, NOMOR, USIA)

1

1.3 Fixed-Length Record dan Variable-Length Record

Fixed-Length Record lebih mudah untuk dimanipulasi dalam

aplikasi-aplikasi komputer dibandingkan dengan catatan dengan Variable-

Length Record karena ukuran catatan dengan panjang-tetap distandarkan.

Sebagian besar catatan yang disimpan dalam direct access storage devices

(DASD) adalah Fixed-Length. Trailer record ialah sebuah ekstensi atau

perluasan master record. Terdapat dua alasan mengapa menggunakan

variable-length record:

1. Variable length karena panjang field yang variabel

Nama Umur Field lain

2. Variable length karena field yang berbeda

A B C D E

Terdapat dua metode untuk menentukan variable length:

a. Menggunakan panjang field

b. Menggunakan karakter akhir

Repeated Group adalah kelompok-kelompok field terkait yang

berulang kali disimpan dalam variable-length record. Dalam beberapa

kasus kita cukup menyebut repeated groups sebagai segmen atau

kelompok, atau bahkan node. Segmen dapat diringkas dengan cara yang

sama seperti record. Sebagai contoh:

PART (PART_NO, PNAME, TYPE, COST)

SUPPLIER (PVEND)

LOCATION (WARSHE, LOC)

1.4 Record Key dan Urutan File

2

Nama Umur Field lain

A C E

Key atau Record Key merupakan unsur data atau kombinasi unsur

data yang secara unik mengidentifikasikan catatan tertentu dalam file.

Misalkan catatan berikut memuat format: PART (PART_NO, WARHSE).

Dimana PART_NO merupakan nomor komponen, dan WARHSE

merupakan nomor gudang yang berkaitan dengan lokasinya. Lebih jauh,

asumsikan bahwa file memuat empat catatan berikut ini:

PART (101, 1)

PART (102, 2)

PART (103, 3)

Dalam contoh ini, field pertama (PART_NO) disebut sort key

primer (atau disebut kunci primer), dan field kedua (WARHSE) disebut

sort key sekunder (atau kunci sekunder). Oleh karena itu, kunci primer

adalah field yang digunakan untuk menyortir catatan-catatan dalam file,

dan kunci sekunder digunakan untuk menentukan posisi relatif antar

kumpulan catatan manakala kunci primer memiliki nilai yang sama untuk

setiap catatan-catatan dalam kumpulan.

2. Sistem Manajemen Database dan Arsitekturnya

Terdapat 3 tingkatan arsitektur yang relevan dengan database dan

manajemen database: arsitektur tingkat konseptual, arsitektur tingkat logis,

dan arsitektur tingkat fisik.

2.1 Arsitektur Konseptual

Model data entity-relationship (E-R) merupakan salah satu

pendekatan paling popular. Bila ditinjau secara grafis, model E-R

menggunakan kotak segiempat untuk entitas, elips untuk atribut, dan kotak

belah ketupat untuk menggambarkan hubungan/relasi. Dalam metode ini

sebuah kelas objek adalah sebuah segmen dan sebuah objek adalah sebuah

kejadian tertentu.

3

Seperti halnya dalam model E-R, OMT menentukan hubungan antar

segmen. Model konseptual lainnya bisa digunakan yaitu teknik pemodelan

berorientasi objek (OMT), yang pada awalnya dikembangkan untuk

pemograman berorientasi bertujuan dan diadaptasi untuk pemodelan data oleh

Balaha, Premerlani, dam Rumbaugh. Hubungan pewarisan (inheritance)

diciptakan ketika sebuak kelas objek dibagi ke dalam subkelas. Sebagai

contoh, sebuah kelas umum atau orangtua dapat berupa perlengkapan pabrik

yang memiliki subkelas seperti perkakas, mesin berat, perlengkapan reparasi,

dan sebagainya yang digambarkan berikut ini:

PLANT_EQUIPMENT (ACCOUNT_NO, COST, DEPRECIATION)

Subkelasnya ialah sebagai berikut;

HEAVY_EQUIPMENT (ACCOUNT_NO, COST, DEPRECIATION,

MAINTENANCE_FREQ, DATE_PURCHASED)

dan

HAND_TOOLS (ACCOUNT_NO, COST, DEPRECIATION, USAGE).

4

Diagram E-R untuk PART, SUPPLIER dan LOCATION

Contoh Teknik Permodelan Data Berorientasi Objek

2.2 Arsitektur Database pada Tingkat Logis: Struktur Database Logis

Ada tiga model utama dalam struktur data logika, yaitu:

2.2.1 Struktur Pohon atau Hierarkis

Struktur pohon adalah representasi langsung proses

segmentasi. Pada sebuah struktur pohon, setiap lingkaran

menunjukkan satu set field (atau segmen), setiap lingkaran

terhubung ke lingkaran lain pada tingkatan berikutnya yang lebih

tinggi dalam pohon tersebut. Model pohon digunakan pada struktur

data yang didukung oleh COBOL dan program-program bahasa

lainnya yang digunakan secara luas dan telah diimplementasikan

pada banyak sistem manajemen database (DBMS) seperti IMS dan

IDMS.

2.2.2 Struktur Jaringan

Struktur jaringan adalah model yang memungkinkan

sebuah segmen anak memiliki lebih dari satu orang tua. Model

CODASYL adalah sebuah model jaringan. Dalam sebuah multiple-

ring-structur, beberapa cincin melewati record-record individual.

Sistem hiperteks adalah sitem yang berbasis penunjuk (pointer-

based system) yang memungkinkan pengguna untuk menjelajahi

database secara acak dengan memilih beberapa kata atau objek

kunci.

2.2.3 Struktur Data Relasional

Informasi dapat diekstrak dari tabel dengan menggunakan

aljabar relasional, yang dapat diringkas dalam tiga operasi dasar

yaitu:

a. Selection: berfungsi menciptakan sebuah tabel baru dari baris

yang dipilih dalam tabel yang tersedia.

b. Join: berfungsi menciptakan sebuah tabel baru dari baris yang

dipilih dalam dua tabel yang tersedia.

5

c. Projection: berfungsi menciptakan sebuah tabel baru dengan

menghapus kolom dari tabel yang tersedia.

Tujuan utama normalisasi adalah untuk menghapus proses

duplikasi yang tidak perlu. Ada tiga bentuk normal, yaitu:

a. Bentuk normal pertama: mebagi tabel-tabel untuk menghapus repeated

group.

b. Bentuk normal kedua: membagi tabel-tabel sehingga tidak ada kunci

yang menentukan nilai dari sebuah field non kunci.

c. Bentuk normal ketiga: membagi tabel-tabel sehingga tidak ada field

non kunci yang menentukan nilai-nilai dari field non kunci lainnya.

2.3 Arsitektur Database: Tingkat Fisik

Pembahasan arsitektur database tingkat fisik akan fokus pada ketiga

metode akses file yaitu:

2.3.1 File Akses Sekunsial

File sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan bentuk batch,

yang biasanya mengakses seluruh record dalam sebuah file.

Prosedur yang biasanya dilakukan adalah, pertama mengurutkan

transaksi dan file utama dalam kunci yang sama. Aplikasi ini dapat

memperbarui piutang dagang pelanggan (dalam file master) untuk

mencerminkan pembayaran yang diterima (dalam transaksi).

2.3.2 File Berindeks

Sebuah file dikatakan terinversi penuh bila terdapat indeks

di setiap field-nya. Waktu pemrosesan yang dibutuhkan untuk

menyimpan sebuah file yang terisi penuh dapat menjadi lama

karena indeks-indeks yang ada harus senantiasa diperbarui kapan

saja record ditambah, dihapus, atau dimodifikasi.

6

2.3.3 File Sekuensial Berindeks

File sekuensial berindeks adalah sebuah file sekuensial

yang disimpan dalam sebuah DASD dan diberi indeks serta

disimpan secara fisik dalam field yang sama. File-file tersebut

biasa disebut ISAM, yaitu singkatan dari indexed-sequnetial access

method. ISAM merupakan kompromi antara organisasi file

sekuensial dan akses langsung, yang menyediakan kedua

kemampuan tersebut dengan biaya yang sesuai.

2.3.4 Struktur File ISAM

Secara struktural terdiri atas tiga daerah yang berbeda yaitu:

a. Indeks merupakan sebuah peta yang menghubungkan record

field-field kunci dengan tempat penyimpanannya di bidang

utama. Dengan mencari indeksnya, sebuah program akan dapat

menempatkan trak yang berisi record sesuai keinginan.

b. Bidang Utama (prime area) adalah bagian dalam disket tempat

record aktual ditulis.

c. Bidang overflow adalah bagian terpisah dalam disket yang

dialokasikan untuk file guna memungkinkan adanya

penambahan tanpa pemrosesan lebih lanjut terhadap file awal.

2.3.5 File Akses Langsung

Beberapa metode penempatan yang dapat digunakan untuk

menyimpan dan menempatkan record dalam file akses-langsung:

a. Transformasi acak

b. Metode terkait (related method) yang digunakan untuk

menyimpan alamat fisik media simpan sebagai sebuah field

dalam sebuah file record.

c. Menempatkan field record kunci langsung dengan skema

pengkodean yang digunakan oleh komputer itu sendiri untuk

mngidentifikasi alamat fisiknya dalam sebuah DASD.

7

2.4 Aspek Ekonomis pada Teknik Pengorganisasian File

Teknik-Teknik

Pengorganisasian File

Waktu Terbaik untuk

MenggunakannyaKeterbatasan

Sekuensial Rasio aktivitas tinggi,

seperti dalam pemrosesan

batch

Tidak memungkinkan

untuk mengakses secepat

record tunggal

Indeks Rasio aktivitas rendah,

untuk ukuran file

menengah sampai besar

Pembaharuan file

menggunakan indeks

Indeks - Sekuensial File perlu diprosesdalam

batch (rasio aktivitas

tinggi) dan non batch

(rasio aktivitas rendah)

Sama seperti indeks dan

sekuensial

Langsung Rasio aktivitas rendah,

file-file berukuran besar,

jaringan dan pohon

Butuh kunci untuk

menempatkan record

2.5 Arsitektur Fisik, Perangkat Keras dan Waktu Respons

Pada sisi perangkat keras, waktu respon dipengaruhi oleh waktu

akses fisik yaitu waktu yang dibutuhkan oleh CPU untuk memunculkan

sebuah blok data tunggal dari disket yang disebut Disk Access Time. Salah

satu masalahnya adalah CPU beroperasi jauh lebih cepat dari yang

dilakukan disket sehingga CPU harus menunggu sesaat sementara operasi

input/output disket sedang dijalankan.

3. Sistem Manajemen Database Dan Database Dalam Praktik

Sistem manajemen database (DBMS) adalah program komputer yang

memampukan seorang pengguna untuk menciptakan dan memperbaruhi file-

file, menyeleksi dan memunculkan kembali data dan menghasilkan beragam

output dan laporan-laporan. DBMS memiliki tiga atribut untuk mengelola dan

mengorganisasi data, yaitu:

8

a. Data description language (DDL)

DDL memungkinkan administrator database (DBA) untuk

menentukan struktur logika database yang disebut skema. Hal-hal yang

perlu ditentukan ketika menentukan skema:

a) Nama elemen data

b) Jenis data (numerik, alfabetik, tanggal,dll) dan posisi jumlah angka

desimal jika data tersebut bersifat numerik

c) Posisi angka (misalnya sembilan posisi untuk Nomor Jaminan Sosial)

b. Data manipulation language (DML)

DML terdiri atas perintah-perintah untuk melakukan pembaruan

(updating), pengeditan, manipulasi, dan ekstraksi data.

c. Data query language (DQL)

DQL adalah bahasa atau antar muka yang ramah pengguna (user-

friendly) yang memungkinkan bagi pengguna untuk meminta informasi

dari database. Salah satu antarmuka yang friendly ini adalah QBE (query

by example) yang memungkinkan bagi pengguna untuk meminta informasi

hanya dengan mengisi tempat-tempat yang kosong.

3.1 SQL Data Manipulation Language

Structured Query Language (SQL) adalah teknologi yang

digunakan untuk memunculkan informasi dari database. Empat bentuk

pernyataan DML (data manipulation language) yang merupakan

komponen SQL adalah:

a. SELECT : Memunculkan baris tabel

b. UPDATE : Memodifikasi baris tabel

c. DELETE : Memindahkan baris dari tabel

d. INSERT : Menambahkan baris baru pada tabel

3.2 Queri SELECT

SELECT biasanya adalah kalimat pertama dalam pernyataan SQL

yang dimaksudkan untuk mengekstrak data dari sebuah database. SELECT

menentukan field-field mana sajaatau ekspresi-ekspresi dalam field yang

9

ingin anda munculkan. Klausa FROM mengidentifikasikan tabel mana

yang berisi item-item tersebut. FROM diperlukan dan mengikuti SELECT.

a. SELECT Everything

Tanda * adalah karakter queri khusus yang mencerminkan

“seluruh field”. Queri ini memilih seluruh field dari tabel kata kunci.

SELECT * FROM kata kunci

b. SELECT Field

SELECT (memilih) field tertentu (misal item) berdasarkan

nama. Jika anda ingin memasukan lebih dari satu item, pisahkan item-

ietm tersebut dengan koma. Urutkan item-item yang anda ingin unutk

dimunculkan. SELECT nama, negara, mata uang FROM perusahaan

c. ORDER BY

ORDER BY adalah opsional. Dapat menentukannya dalam

urutan kecil-besar untuk item dengan memasukan kata kunci ASC

pada akhir item ada. Untuk mengurutkan sebaliknya (Z-A, 9-0),

tambahkan DESC setelah item data yang anda ingin untuk diurutkan

secara besar-kecil.

d. WHERE Condition

Anda dapat menggunakan WHERE untuk menentukan record

mana saja dari tabel yang tercantum dalam klausa FROM yang akan

muncul dalam hasil pernyataan SELECT. WHERE adalah opsional,

namun bila dimasukan. Ia akan mnegikuti FROM. Jika anda tidak

memasukan WHERE, seluruh record akan dipilih.

e. String Functions

Pernyataan SQL berikut ini mengilustrasikan sebuah pencarian

kata. Kata goodwill akan dicari dalam field Notes. Topic.

SELECT * FROM notes

WHERE Instr (1, topic, “ goodwill”) > 0

f. Arithmetic Expression

SQL memungkinkan ekspresi aritmatika untuk dimasukan

dalam klausa SELECT. Ekspresi aritmatika terdiri dari sejumlah nama

10

kolom dan nilai-nilai yang terhubung dengan setiap operator berikut

ini:

+ Tambah - Kurang *Kali /Bagi

Ketika dimasukkan dalam klausa SELECT, hasil sebuah

ekspresi akan ditampilkan sebagai sebuah kolom tabel perhitungan.

SELECT title, year1, year2, (year1-year2) as dif

FROM [balance sheet]

WHERE company = “01”

ORDER BY position

g. Operator Pembanding

Setiap operator pembanding berikut ini dapat digunakan:

= Sama dengan

<> tidak sama dengan

> lebih besar dari

< lebih kecil dari

>= lebih besar sama dengan

<= lebih kecil sama dengan

h. Menyesuaikan Sebuah Nilai dalam Sebuah Daftar

Operator IN memungkinkan pemilihan baris dengan sebuah

nilai kolom yang sesuai dengan setiap nilai dalam sebuah rangkaian

nilai.

SELECT * FROM company

WHERE company IN (“01”, “22”, “35”)

i. Ekspresi Majemuk dengan Operator Boolean

Ekspresi logika individu dapat dikombinasikan dalam sbuah

klausa WHERE dengan operator Boolean: AND OR

j. Fungsi Agregat

Fungsi COUNT (*) AS tally mengilustrasikan bagaimana

menghitung jumlah occurrence dalam sebuah tabel hasil dan nama hasil

(AS tally). SELECT COUNT (*) AS tally FROM keyword

11

k. GROUP BY

Nilai ringkasan (summary value) dibuat untuk setiap daftar

record jika anda memasukan sebuah fungsi agregat, seperti SUM atau

COUNT, dalam pernyataan SELECT. GROUP BY bersifat pilihan,

namun ketika ia dimasukan, GROUP BY akan mengikuti FROM dan

WHERE. Contoh berikut ini meringkas penghitungan perusahaan

berdasarkan negara.

SELECT company. Country, count (company. country) AS

tally FROM company GROUP BY company. Country

l. Inner Join

Mengombinasikan field-field dari beberapa tabel. Contoh

berikut ini memasukan nama perusahaan untuk perusahaan 15 untuk

setiap topiknya dalam tabel notes.

SELECT company. Nama, notes. Topic FROM company

INNER JOIN notes

ON Company. Company = notes. Company WHERE company.

Company = “20”

m. Nested Queries

Seseorang dapat menentukan sebuah queri dalam klausa

WHERE yang dijalankan sebelum queri yang berada di luar

menghasilkan satu atau lebih baris yang kemudian dibandingkan

dengan baris yang dihasilkan oleh queri yang berada diluar. Contoh

berikut ini menemukan nama perusahaan yang memiliki kod SIC Max

(yang paling besar).

SELECT name, FROM Company, WHERE SIC = (SELECT

MAC (SIC) FROM Company)

n. Queri UPDATE, INSERT, dan DELETE

Pernyataan UPDATE terdiri atas 3 klausa yaitu:

a) UPDATE tablename

b) SET column- assignmen- list

c) WHERE conditional – expression

12

Pernyataan INSERT memiliki 2 bentuk umum. Bentuk yang

paling sederhana digunakan untuk memasukan sebuah baris tunggal

dalam sebuah tabel.

a) INSERT INTO tablename

b) VALUES (constant - list)

3.3 Perlunya Sistem Manajemen Database

DBMS mengintegrasikan, menstandarisasi, dan menyediakan

keamanaan unutk beragam aplikasi akuntansi. Bila tidak terdapat integrasi,

tiap-tiap jenis aplikasi akuntansi sperti penjualan, pembayaran gaji, dan

piutang akan menyimpan terpisah file-file independen dan program

komputer untuk mengelola file-file tersebut.Kelemahan-kelemahan DBMS

antara lain yaitu:

a. Memasukan elemen data yang sama berkali-kali (sekali untuk tiap

aplikasi yang digunakan di dalamnya) merupakan pemborosan waktu

yang mahal, dan makin besar peluang terjadiinya kesalahan dan

ketidak-konsistenan di antara beragam representasi bagian-bagian data

dalam beberapa file independen.

b. Hasil dari ketidak-konsisten data adalah inkonsistensi laporan yang

dihasilkan dari beragam program aplikasi. Permasalahan seperti ini

tentu saja memperlemah integritas sebuah sistem informasi.

3.4 Independensi Data

Kata file kehilangan artinya dalam lingkungan database. Sebuah

file utama tunggal dapat dibagi kedalam sejumlah file subsistem, dan file-

file tersebut dikombinasikan dan dikombinasikan ulang kedalam sejumlah

file lainnya. Perangkat lunak database memisahkan aspek fisik dan logika

penggunaan file, hal ini membuka spektrum luas kemampuan pemrosesan

informasi yang tidak akan dapat dilakukan tanpa perangkat lunak tertentu.

Kamus database adalah kumpulan seluruh nama itm data dalam

sbuah database, bersama dengan sebuah deskripsi bentuk representasi

13

standar data tersebut (misal ukurannya, jenis data-numerik, alfabetik, dll)

kamus database ditentukan dan dikendalikan oleh administrator database.

3.5 Keamanan

Keunggulan DBMS lainnya adalah kemampuan memberikan kode

keamanan untuk item data dan atribut-atribut pemrosesannya. Salah satu

bagian file kamus data berisi sebuah daftar pengguna sistem terotorisasi

dan kode akses dan keamanan. Kode-kode tersebut akan menentukan item

data yang menentukan pemrosesan yang dapat digunakan oleh pengguna

untuk setiap item data.

3.6 Dokumentasi dan Administrasi database

Kamus database digunakan baik terpisah maupun dengan DBMS

untuk mensentralisasi,mendokumentasi, mengontrol, dan mengoordinasi

penggunaan data dalam sebuah organsisasi.

Tujuan utama sebuah kamus data adalah mengurangi atau paling

tidak mengawasi inkosistensi penggunaan yang dihasilkan dari

pemrosesan alias dan mengurangi kelebihan data sejauh mungkin.

Tanggung jawab untuk kamus data harus disentralisasikan pada seorang

administrator database (DBA). Administrasi database bertanggung

jawab menanggulangi ketidak cocokan dan maslah koordinasi dan

komunikasi antara kelompok-kelompok pengguna ketika memakai brsama

sebuah database. Tugas utama DBA adalah menetapkan standar, konvensi,

dan dokumentasi sumber-sumber data

14

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, Hopwood. 2004. Accounting Information Systems Ninth Edition. Prentice

Hall: New Jersey.

http://dedijirak.blogspot.com/2013/01/pemrosesan-file-dan-konsep

manajemen.html (diakses pada tanggal 19 Mei 2015)

http://addesaputra.blogspot.com/2013/11/pemrosesan-file-dan-konsep-

manajemen.html (diakses pada tanggal 19 Mei 2015)

http://gomgomrevolution.blogspot.com/2012/10/pemrosesan-file-dan-konsep-

manajemen.html (diakses pada tanggal 19 Mei 2015)

15