payroll sia
DESCRIPTION
Payroll SiaTRANSCRIPT
SISTEM INFORMASI AKUNTANSISIKLUS PENGGAJIAN PADA PT INDOLAKTO
Daisya Luthfiany Delfita Siagiaan
Fiona Natalia Karunia Utami
Riamsard Aldin Yudha Tama
Zaza Griyandini Arief Ramdani
Depok, 2015
Fakultas Ekonomi
Universitas Indonesia
STATEMENT OF AUTHORSHIP“Saya/kami yang bertandatangan dibawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas terlampir
adalah murni hasil pekerjaan saya/kami sendiri.
Tidak ada pekerjaan orang lain yang saya/kami gunakan tanpa menyebutkan sumbernya. Materi
ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk makalah/tugas pada mata
ajaran lain kecuali saya/kami menyatakan dengan jelas bahwa saya/kami menyatakan
menggunakannya.
Saya/kami memahami bahwa tugas yang saya/kami kumpulkan ini dapat diperbanyak dan atau
dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.”
Nama : Daisya Luthfiany Nama : Delfita Siagian
NPM : 1306484210 NPM : 1306484242
TTD : TTD :
Nama : Fiona Natalia Nama : Karunia Utami
NPM : 1306484431 NPM : 1306484684
TTD : TTD :
Nama : Riamsard Aldin Nama : Yudha Tama
NPM : 1306485163 NPM : 1306485541
TTD : TTD :
Nama : Zaza Griyandini Nama : Arief Ramdani
NPM : 1306485586 NPM : 1106135193
TTD : TTD :
Mata Ajaran : Sistem Informasi Akuntansi
Judul Makalah/Tugas : Siklus Penggajian pada PT Indolakto
Tanggal : Jumat, 8 Mei 2015
Dosen : Rini Yulius S.E., M.Ak
A. Profil Perusahaan
Pada awalnya perusahaan yang bernama Australia Indonesian Milk
Industries (PT. INDOMILK) didirikan pada tahun 1967 sebagai perwujudan
penanaman modal asing dan pelopor dalam pembuatan susu yaitu susu
kental manis secara modern di Indonesia.
Bersama dengan 200 karyawan, pengembangan produk dan usaha terus
dilakukan hingga diluncurkan produk lainnya seperti susu pasteurisasi merk
INDOMILK pada tahun 1970 , produk mentega dengan merk ORCHID
BUTTER dan untuk merk Golden Churn pada tahun 1971, produk es krim
untuk merk Peter Ice Cream pada tahun 1972, serta susu bubuk INDOMILK
yang diproduksi dengan sistem toll manufacturing pada tahun 1985.
Pada tahun 1986 PT. INDOMILK memperoleh status PMDN
(Penanaman Modal Dalam Negeri) setelah terjadinya alih teknologi dan
permodalan. Produk berikutnya yang diluncurkan setelah perubahan status ini
adalah susu kental manis CAP ENAAK.
Tahun 1988 susu kental manis produksi INDOMILK telah diimpor oleh
berbagai negara seperti Malaysia, Singapura, Bangladesh, Vietnam,
Myanmar, Taiwan, Timur Tengah, Afrika dan Amerika Latin.
Sejalan dengan perkembangan usaha, INDOMILK Dairy Group telah
melahirkan beberapa perusahaan dengan produknya masing-masing bersama
dengan 2.651 karyawan. Hingga tahun 2008, INDOMILK Dairy Group telah
menaungi beberapa anak perusahaan dan berbagai produk susu sebagai
berikut:
INDOMILK Dairy Group:
1. PT. Australia Indonesian Milk Industries ( PT. INDOMILK )
Susu Kental Manis
Susu Pasteurisasi
Mentega
Susu Cair Steril
2. PT. Indomurni Dairy Industries
Susu Pasteurisasi
Set Yoghurt dan Yoghurt Drink
1
Susu Cair Steril
3. PT. Ultrindo (Susu Bubuk)
4. PT. INDOLAKTO
Susu Kental Manis
Susu Ultra High Temperature
5. PT. Indoeskrim (Es krim)
6. PT. Alam Sumbervita (Distributor untuk Produk yang memerlukan
pendingin)
Saat ini produk-produk tersebut sudah diekspor ke Singapura, Kamboja,
Brunei Darussalam, Philipina, Hongkong, Taiwan, Jepang, Korea, Fiji,
Nauru, Tonga, Solomon, Samoa, Vanuatu, Papua Nugini, New Zealand,
Timor Leste, Cameroon, Malawi, Moroni, Maladewa.
Untuk memperkuat sinergi dalam badan perusahaan, maka pada bulan
April 2008 dilakukan merger terhadap PT. Australia Indonesian Milk
Industries (PT. INDOMILK), PT. Indomurni Dairy Industries, PT. Ultrindo,
PT. INDOLAKTO dan PT. Indoeskrim ke dalam satu payung usaha, yaitu
PT. INDOLAKTO.
Visi
“Menjadi pemimpin pasar susu di Indonesia dan membangun citra terkemuka
di negara lain melalui produk-produk berkualitas”
Misi
“Menciptakan nilai tambah perusahaan yang berkelanjutan dengan
menghadirkan produk PT. INDOLAKTO yang berkualitas di seluruh dunia
melalui manajemen usaha yang baik dan pemanfaatan peluang kerjasama
dengan pihak asing maupun dalam negeri dengan sebaik-baiknya.”
B. Prosedur Penggajian PT Indolakto
Prosedur penggajian pada PT Indolakto dimulai dengan memperbaharui
employee master file yang dilakukan oleh bagian Personalia berdasarkan data
yang didapatnya dari bagian Perekrutan yang berupa data karyawan baru, data
perubahan jabatan yang kemudian diarsipkan menjadi File data karyawan
berdasarkan nomor pegawai. Jika terdapat pegawai yang mengundurkan diri
2
atau pensiun, maka Departemen tersebut wajib menyerahkan data tersebut
kepada Personalia sebelum periode proses penggajian (paling lambat tanggal
15).
Bagian Personalia kemudian menarik data absensi dari mesin absen
finger print sesuai dengan cut off (tanggal 10 bulan berikutnya). Setelah itu
data tersebut dicocokkan dengan beberapa form terkait, seperti form cuti,
sakit, dinas luar, atau surat perintah kerja lembur (SPKL) yang sebelumnya
terlebih dahulu harus ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan dan
manajer/atasan karyawan tersebut. Setelah data tesebut benar maka data
kehadiran karyawan (cuti, sakit, dsb) diinput kedalam sistem SAP. File form
cuti, sakit, dinas luar, atau SPKL diarsipkan bedasarkan nama karyawan.
Bagian Payroll menambahkan data mengenai no rekening dari form
bank account info dan gaji pokok karyawan sesuai dengan surat penawaran
gaji (ditandatangan karyawan tersebut dan manajer HR) pada master data
employee. Form bank account kemudian diarsip bedasarkan alfabet nama
karyawan.
Pada setiap periode pembayaran, staf payroll menerima data absensi
karyawan dan employee master file. Setelah itu, bagian payroll melakukan
pemrosesan atas data tersebut kedalam program excel untuk menghitung
lembur, potongan pph, jamsostek, potongan pinjaman karyawan/koperasi, dll.
Kemudian, perhitungan gaji tersebut diperiksa kembali dan diotorisasi
oleh manajer payroll dan kepala departemen HR. Setelah itu, File excel
payroll tersebut diupload ke dalam klik bca (dua hari sebelum tanggal
penggajian).
Data pada excel tersebut diupload kembali ke dalam SAP dan setelah
itu dibuatkan laporan ringkasan penggajian (payroll summary report). Angka
akhir yang disetujui, nanti-nya akan dibuatkan internal memo permintaan
dana kepada bagian finance dan terlebih dahulu harus disetujui oleh manajer
payroll dan kepala departemen HR.
Permintaan dana tersebut diberikan ke departemen finance (bagian
pembayaran/AP) untuk kemudia akan disiapkan dananya oleh pihak finance.
Dana tersebut, diteruskan ke finance bagian pihak tereasury PT Indofood dan
3
disiapkan 1 hari sebelum tanggal penggajian. Setelah gaji ditransfer ke
rekening karyawan. Bagian payroll memberikan slip gaji sebagai bukti
pembayaran kepada pihak karyawan.
Setiap periode bagian payroll juga akan menyiapkan laporan pajak.
Laporan pajak (SPT Masa pph 21) dibuat dalam 2 rangkap. Rangkap 1 untuk
bagian pembayaran (finance) untuk dasar pembayaran Pph 21. Kemudian
sisanya dikirim ke bagian pajak untuk pelaporan pajak.
C. Analisis Siklus Penggajian PT Indolakto
No Aktivitas Kelemahan Ancaman Solusi
1. Update Employee Master File
Tidak ada pengecekan kembali pembaharuan data karyawanKeterlambatan pemberian informasi mengenai jumlah anak yang bertambah, atau kenaikan pangkat
Tidak akurat nya pembaharuan employee master dataPenambahan pegawai fiktif.
Meningkatkan data processing integrity control
Review secara berkala terhadap keseluruhan perubahan yang ada pada employee master file.
Verifikasi oleh supervisor HR setiap perubahan employee master file
Review form cuti melahirkan karyawan atau cuti khusus. Review surat promosi dan mutasi karyawan.
2. Validasi Kehadiran kerja
Form cuti, izin, dinas luar tidak diberikan tepat waktu.
Kesalahan dalam pembayaran gaji (lebih atau kurang bayar)
Form cuti, izin dan dinas luar harus didapatkan dari HR dan paling lambat 1 hari sebelum cuti atau saat dinas luar.
Kumpulkan dan rekonsiliasi form cuti, izin, dinas luar tiap
4
minggu.
3. Menyiapkan dan menghitung jumlah gaji
Proses gaji diolah dalam program excel dalam perhitungan gaji.
Kesalahan pada penghitungan gaji
Meningkatkan data processing integrity control
Mengecek validasi form lembur dan potongan pinjaman.
Menerbitkan earning statement kepada karyawan
4. Pembayaran Gaji
Permohonan dana ke dept finance hanya angka akhir. (tidak detail)
Penipuan dan pencurian distribusi pembayaranPembayaran gaji kepada pegawai yang sudah resign atau pensiun.Kekurangan dana yang disiapkan sehingga gaji tidak dapat diproses.
Pembatasan akses pada klik BCA
Melakukan rekonsiliasi pembayaran gaji dengan hitungan apakah sama dengan nilai yang dibayarkan
Update dan rekonsiliasi dengan pegawai resign dan pensiun sebelum proses pembayaran gaji.
Otorisasi dan validasi permohonan penyediaan dana gaji
Pembatasan terhadap akses ke payroll master database
5. Pembayaran Pph 21
Tidak adanya pengecekan terhadap earning statement oleh karyawan.Tidak ada kerjasama dengan bagian pajak.
Kesalahan terhadap pembayaran gaji, (kurang atau lebih bayar)
Update kebijakan pajak terbaru
Pengecekan kembali jumlah pajak yang harus dibayarkan
Kerjasama dengan bagian pajak
Meningkatkan
5
processing integrity control
Review earning statement
6. Input gaji pokok karyawan
Diinput oleh supervisor payroll
Terjadi kesalahan input gaji pokok
Setiap input gaji pokok baru atau update harus ada review kembali dari manajer.
D. Data Flow Diagram Payroll PT. Indolakto
1. Diagram Context
6
2. DFD Level 0
7
3. DFD Level 1
8
9
10
4. Flowchart
A
11
A
12
DAFTAR PUSTAKA
PT Indolakto. Sekilas Indomilk. http://www.indomilk.com/, 02 Mei 2015.
Romney, Marshal., Paul Steinbart. 2009. “Accounting Information System”. New
Jersey: Pearson Prentice Hall.
13