payroll sia

20
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENGGAJIAN PADA PT INDOLAKTO Daisya Luthfiany Delfita Siagiaan Fiona Natalia Karunia Utami Riamsard Aldin Yudha Tama Zaza Griyandini Arief Ramdani Depok, 2015 Fakultas Ekonomi

Upload: zaza-griyandini-baskoro

Post on 19-Feb-2016

59 views

Category:

Documents


2 download

DESCRIPTION

Payroll Sia

TRANSCRIPT

Page 1: Payroll Sia

SISTEM INFORMASI AKUNTANSISIKLUS PENGGAJIAN PADA PT INDOLAKTO

Daisya Luthfiany Delfita Siagiaan

Fiona Natalia Karunia Utami

Riamsard Aldin Yudha Tama

Zaza Griyandini Arief Ramdani

Depok, 2015

Fakultas Ekonomi

Universitas Indonesia

Page 2: Payroll Sia

STATEMENT OF AUTHORSHIP“Saya/kami yang bertandatangan dibawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas terlampir

adalah murni hasil pekerjaan saya/kami sendiri.

Tidak ada pekerjaan orang lain yang saya/kami gunakan tanpa menyebutkan sumbernya. Materi

ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk makalah/tugas pada mata

ajaran lain kecuali saya/kami menyatakan dengan jelas bahwa saya/kami menyatakan

menggunakannya.

Saya/kami memahami bahwa tugas yang saya/kami kumpulkan ini dapat diperbanyak dan atau

dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.”

Nama : Daisya Luthfiany Nama : Delfita Siagian

NPM : 1306484210 NPM : 1306484242

TTD : TTD :

Nama : Fiona Natalia Nama : Karunia Utami

NPM : 1306484431 NPM : 1306484684

TTD : TTD :

Nama : Riamsard Aldin Nama : Yudha Tama

NPM : 1306485163 NPM : 1306485541

TTD : TTD :

Nama : Zaza Griyandini Nama : Arief Ramdani

NPM : 1306485586 NPM : 1106135193

TTD : TTD :

Mata Ajaran : Sistem Informasi Akuntansi

Judul Makalah/Tugas : Siklus Penggajian pada PT Indolakto

Tanggal : Jumat, 8 Mei 2015

Dosen : Rini Yulius S.E., M.Ak

Page 3: Payroll Sia

A. Profil Perusahaan

Pada awalnya perusahaan yang bernama Australia Indonesian Milk

Industries (PT. INDOMILK) didirikan pada tahun 1967 sebagai perwujudan

penanaman modal asing dan pelopor dalam pembuatan susu yaitu susu

kental manis secara modern di Indonesia.

Bersama dengan 200 karyawan, pengembangan produk dan usaha terus

dilakukan hingga diluncurkan produk lainnya seperti susu pasteurisasi merk

INDOMILK pada tahun 1970 , produk mentega dengan merk ORCHID

BUTTER dan untuk merk Golden Churn pada tahun 1971, produk es krim

untuk merk Peter Ice Cream pada tahun 1972, serta susu bubuk INDOMILK

yang diproduksi dengan sistem toll manufacturing pada tahun 1985.

Pada tahun 1986 PT. INDOMILK memperoleh status PMDN

(Penanaman Modal Dalam Negeri) setelah terjadinya alih teknologi dan

permodalan. Produk berikutnya yang diluncurkan setelah perubahan status ini

adalah susu kental manis CAP ENAAK.

Tahun 1988 susu kental manis produksi INDOMILK telah diimpor oleh

berbagai negara seperti Malaysia, Singapura, Bangladesh, Vietnam,

Myanmar, Taiwan, Timur Tengah, Afrika dan Amerika Latin.

Sejalan dengan perkembangan usaha, INDOMILK Dairy Group telah

melahirkan beberapa perusahaan dengan produknya masing-masing bersama

dengan 2.651 karyawan. Hingga tahun 2008, INDOMILK Dairy Group telah

menaungi beberapa anak perusahaan dan berbagai produk susu sebagai

berikut:

INDOMILK Dairy Group:

1. PT. Australia Indonesian Milk Industries ( PT. INDOMILK )

Susu Kental Manis

Susu Pasteurisasi

Mentega

Susu Cair Steril

2. PT. Indomurni Dairy Industries

Susu Pasteurisasi

Set Yoghurt dan Yoghurt Drink

1

Page 4: Payroll Sia

Susu Cair Steril

3. PT. Ultrindo (Susu Bubuk)

4. PT. INDOLAKTO

Susu Kental Manis

Susu Ultra High Temperature

5. PT. Indoeskrim (Es krim)

6. PT. Alam Sumbervita (Distributor untuk Produk yang memerlukan

pendingin)

Saat ini produk-produk tersebut sudah diekspor ke Singapura, Kamboja,

Brunei Darussalam, Philipina, Hongkong, Taiwan, Jepang, Korea, Fiji,

Nauru, Tonga, Solomon, Samoa, Vanuatu, Papua Nugini, New Zealand,

Timor Leste, Cameroon, Malawi, Moroni, Maladewa.

Untuk memperkuat sinergi dalam badan perusahaan, maka pada bulan

April 2008 dilakukan merger terhadap PT. Australia Indonesian Milk

Industries (PT. INDOMILK), PT. Indomurni Dairy Industries, PT. Ultrindo,

PT. INDOLAKTO dan PT. Indoeskrim ke dalam satu payung usaha, yaitu

PT. INDOLAKTO.

Visi

“Menjadi pemimpin pasar susu di Indonesia dan membangun citra terkemuka

di negara lain melalui produk-produk berkualitas”

Misi

“Menciptakan nilai tambah perusahaan yang berkelanjutan dengan

menghadirkan produk PT. INDOLAKTO yang berkualitas di seluruh dunia

melalui manajemen usaha yang baik dan pemanfaatan peluang kerjasama

dengan pihak asing maupun dalam negeri dengan sebaik-baiknya.”

B. Prosedur Penggajian PT Indolakto

Prosedur penggajian pada PT Indolakto dimulai dengan memperbaharui

employee master file yang dilakukan oleh bagian Personalia berdasarkan data

yang didapatnya dari bagian Perekrutan yang berupa data karyawan baru, data

perubahan jabatan yang kemudian diarsipkan menjadi File data karyawan

berdasarkan nomor pegawai. Jika terdapat pegawai yang mengundurkan diri

2

Page 5: Payroll Sia

atau pensiun, maka Departemen tersebut wajib menyerahkan data tersebut

kepada Personalia sebelum periode proses penggajian (paling lambat tanggal

15).

Bagian Personalia kemudian menarik data absensi dari mesin absen

finger print sesuai dengan cut off (tanggal 10 bulan berikutnya). Setelah itu

data tersebut dicocokkan dengan beberapa form terkait, seperti form cuti,

sakit, dinas luar, atau surat perintah kerja lembur (SPKL) yang sebelumnya

terlebih dahulu harus ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan dan

manajer/atasan karyawan tersebut. Setelah data tesebut benar maka data

kehadiran karyawan (cuti, sakit, dsb) diinput kedalam sistem SAP. File form

cuti, sakit, dinas luar, atau SPKL diarsipkan bedasarkan nama karyawan.

Bagian Payroll menambahkan data mengenai no rekening dari form

bank account info dan gaji pokok karyawan sesuai dengan surat penawaran

gaji (ditandatangan karyawan tersebut dan manajer HR) pada master data

employee. Form bank account kemudian diarsip bedasarkan alfabet nama

karyawan.

Pada setiap periode pembayaran, staf payroll menerima data absensi

karyawan dan employee master file. Setelah itu, bagian payroll melakukan

pemrosesan atas data tersebut kedalam program excel untuk menghitung

lembur, potongan pph, jamsostek, potongan pinjaman karyawan/koperasi, dll.

Kemudian, perhitungan gaji tersebut diperiksa kembali dan diotorisasi

oleh manajer payroll dan kepala departemen HR. Setelah itu, File excel

payroll tersebut diupload ke dalam klik bca (dua hari sebelum tanggal

penggajian).

Data pada excel tersebut diupload kembali ke dalam SAP dan setelah

itu dibuatkan laporan ringkasan penggajian (payroll summary report). Angka

akhir yang disetujui, nanti-nya akan dibuatkan internal memo permintaan

dana kepada bagian finance dan terlebih dahulu harus disetujui oleh manajer

payroll dan kepala departemen HR.

Permintaan dana tersebut diberikan ke departemen finance (bagian

pembayaran/AP) untuk kemudia akan disiapkan dananya oleh pihak finance.

Dana tersebut, diteruskan ke finance bagian pihak tereasury PT Indofood dan

3

Page 6: Payroll Sia

disiapkan 1 hari sebelum tanggal penggajian. Setelah gaji ditransfer ke

rekening karyawan. Bagian payroll memberikan slip gaji sebagai bukti

pembayaran kepada pihak karyawan.

Setiap periode bagian payroll juga akan menyiapkan laporan pajak.

Laporan pajak (SPT Masa pph 21) dibuat dalam 2 rangkap. Rangkap 1 untuk

bagian pembayaran (finance) untuk dasar pembayaran Pph 21. Kemudian

sisanya dikirim ke bagian pajak untuk pelaporan pajak.

C. Analisis Siklus Penggajian PT Indolakto

No Aktivitas Kelemahan Ancaman Solusi

1. Update Employee Master File

Tidak ada pengecekan kembali pembaharuan data karyawanKeterlambatan pemberian informasi mengenai jumlah anak yang bertambah, atau kenaikan pangkat

Tidak akurat nya pembaharuan employee master dataPenambahan pegawai fiktif.

Meningkatkan data processing integrity control

Review secara berkala terhadap keseluruhan perubahan yang ada pada employee master file.

Verifikasi oleh supervisor HR setiap perubahan employee master file

Review form cuti melahirkan karyawan atau cuti khusus. Review surat promosi dan mutasi karyawan.

2. Validasi Kehadiran kerja

Form cuti, izin, dinas luar tidak diberikan tepat waktu.

Kesalahan dalam pembayaran gaji (lebih atau kurang bayar)

Form cuti, izin dan dinas luar harus didapatkan dari HR dan paling lambat 1 hari sebelum cuti atau saat dinas luar.

Kumpulkan dan rekonsiliasi form cuti, izin, dinas luar tiap

4

Page 7: Payroll Sia

minggu.

3. Menyiapkan dan menghitung jumlah gaji

Proses gaji diolah dalam program excel dalam perhitungan gaji.

Kesalahan pada penghitungan gaji

Meningkatkan data processing integrity control

Mengecek validasi form lembur dan potongan pinjaman.

Menerbitkan earning statement kepada karyawan

4. Pembayaran Gaji

Permohonan dana ke dept finance hanya angka akhir. (tidak detail)

Penipuan dan pencurian distribusi pembayaranPembayaran gaji kepada pegawai yang sudah resign atau pensiun.Kekurangan dana yang disiapkan sehingga gaji tidak dapat diproses.

Pembatasan akses pada klik BCA

Melakukan rekonsiliasi pembayaran gaji dengan hitungan apakah sama dengan nilai yang dibayarkan

Update dan rekonsiliasi dengan pegawai resign dan pensiun sebelum proses pembayaran gaji.

Otorisasi dan validasi permohonan penyediaan dana gaji

Pembatasan terhadap akses ke payroll master database

5. Pembayaran Pph 21

Tidak adanya pengecekan terhadap earning statement oleh karyawan.Tidak ada kerjasama dengan bagian pajak.

Kesalahan terhadap pembayaran gaji, (kurang atau lebih bayar)

Update kebijakan pajak terbaru

Pengecekan kembali jumlah pajak yang harus dibayarkan

Kerjasama dengan bagian pajak

Meningkatkan

5

Page 8: Payroll Sia

processing integrity control

Review earning statement

6. Input gaji pokok karyawan

Diinput oleh supervisor payroll

Terjadi kesalahan input gaji pokok

Setiap input gaji pokok baru atau update harus ada review kembali dari manajer.

D. Data Flow Diagram Payroll PT. Indolakto

1. Diagram Context

6

Page 9: Payroll Sia

2. DFD Level 0

7

Page 10: Payroll Sia

3. DFD Level 1

8

Page 11: Payroll Sia

9

Page 12: Payroll Sia

10

Page 13: Payroll Sia

4. Flowchart

A

11

Page 14: Payroll Sia

A

12

Page 15: Payroll Sia

DAFTAR PUSTAKA

PT Indolakto. Sekilas Indomilk. http://www.indomilk.com/, 02 Mei 2015.

Romney, Marshal., Paul Steinbart. 2009. “Accounting Information System”. New

Jersey: Pearson Prentice Hall.

13