1 PROSES PEMBELIAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Perusahaan dagang adalah suatu organisasi yang bergerak dibidang

penjualan barang dan jasa. Kegiatan penjualan yang dilakukan oleh perusahaan

dagang tak lepas dari proses pembelian. Proses pembelian itu sendiri dilakukan

perusahaan dagang sebagai fasilitas untuk menerima dan menyimpan persediaan

barang yang nantinya akan dijual. Entitas yang berperan penting dalam proses

pembelian adalah pemasok. Perusahaan memerlukan pemasok karena pemasok

menyediakan barang-barang yang akan dijual oleh perusahaan nantinya.

Persediaan barang merupakan kunci utama dalam kegiatan penjualan, karena jika

tidak ada persediaan barang maka perusahaan tidak dapat menjalankan

kegiatannya. Persediaan barang itu sendiri akan diperoleh perusahaan melalui

proses pembelian terlebih dahulu. Oleh karena itu proses pembelian sangat

berperan penting dalam kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan dagang.

Setiap harinya perusahaan dagang, jasa, maupun manufaktur melakukan

pembelian guna memperlancar usahanya. Setiap perusahaan pun pasti membuat

sistem agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik. Beberapa perusahaan

pembeli menginginkan sedikit persediaan dengan biaya lebih rendah, tetapi

memiliki produk yang selalu tersedia. Jika itu terjadi maka akan membuat

konsumen puas.

Proses Pembelian merupakan awal dari proses penjualan suatu barang di

dalam perusahaan dagang. Oleh karena itu proses pembelian sangat penting

peranannya dalam keberlangsungan perusahaan sehingga harus didukung oleh

sistem dan pengendalian intern yang baik supaya proses pembelian berjalan

sistematis dan mampu mengantisipasi serta mengatasi segala gangguan yang dapat

menghambatnya.

2 PROSES PEMBELIAN

1.2 SASARAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan mampu untuk:

1. Mengetahui definisi dan fungsi dasar dari proses pembelian.

2. Mengetahui hubungan antara proses pembelian dan lingkungannya.

3. Mengetahui fungsi dari rantai persediaan dalam organisasi.

4. Memahami karakteristik logika dari tipe proses pembelian.

5. Menggambarkan proses logika dari proses pembelian.

3 PROSES PEMBELIAN

BAB II

URAIAN MATERI

2.1 Definisi dan Fungsi Proses Pembelian

Proses pembelian adalah suatu interaksi dari struktur orang-orang,

peralatan metode-metode, dan pengendalian-pengendalian yang didesain untuk

menyelesaikan fungsi utama, yaitu:

1. menangani pekerjaan rutin dari departemen pembelian dan penerimaan.

2. mendukung proses pengambilan keputusan bagi para manajer yang

menangani departemen pembelian dan penerimaan

3. membantu menyiapkan laporan internal dan eksternal.

Pertama, proses pembelian menangani pekerjaan rutin dari departemen

pembelian dan penerimaan dengan menangkap dan mencatat data operasi yang

berhubungan dari hari ke hari dari departemen tersebut. Data yang telah dicatat

selanjutnya dapat digunakan untuk menghasilkan sumber data (seperti laporan

pesanan pembelian dan penerimaan) dan untuk membuat laporan internal dan

eksternal.

Proses pembelian mempersiapkan sejumlah laporan perseorangan yang

digunakan pada berbagai level manajemen. Sebagai contoh, manajer departemen

pembelian dapat menggunakan laporan pesanan pembelian untuk memastikan

order yang belum terpenuhi.

Dalam pembahasan ini kita akan membahas dua bagian yang akan

berhubungan dengan proses pembelian yaitu barang dan jasa. Yang termasuk

barang yaitu bahan baku, persediaan, perlengkapan, aktiva tetap, dan harta tak

berwujud. Jasa digambarkan oleh pemasok di luar, mencakup kontraktor,

perusahaan catering, servis handuk, konsultan, auditor dan lain sebagainya.

4 PROSES PEMBELIAN

2.2 Pengaturan Organisasi

Proses pembelian berkaitan dengan fungsi dan proses di dalam ataupun di

luar organisasi. Dalam makalah ini, kita akan membahas hubungan dan dampak

yang akan didapat dalam proses operasi pembelian.

2.2.1 Perspektif Internal

Gambar 2.1 dan table 2.1 menjelaskan tentang sebuah pandangan internal

tentang hubungan antara proses pembelian dan lingkungan organisasinya. Gambar

dan table tersebut menunjukkan berbagai arus informasi yang dihasilkan atau

yang ditangkap oleh proses pembelian tersebut.

Pemimpin pembelian di berbagai perusahaan disebut dengan sebutan yang

berbeda, ada yang menyebutnya manajer pembelian, direktur pembelian, ataupun

agen pembelian. Dalam pembahasan ini kita menggunakan istilah manajer

pembelian. Manajer pembelian biasanya menjalankan aktivitas pembelian sebaik

kewajiban administrative dalam menjalankan departemen. Di banyak organisasi,

pembelian sebenarnya dilakukan oleh pembeli professional. Seperti yang akan

kita lihat nanti di chapter 13, departemen pembelian dan penerimaan akan

berpengaruh secara internal dengan:

Departemen di dalam organisasi yang membuat permintaan untuk pembelian

barang-barang dan jasa.

Departemen Hutang dagang yang harus membayar barang-barang yang dibeli

oleh perusahaan.

Kepala bagian penerimaan bertanggung jawab untuk menerima barang

yang datang, menandatangani surat muat yang dibawa oleh kurir atau pemasok,

melaporkan penerimaan barang, dan menyerahkan barang yang telah diterima ke

bagian gudang atau departemen yang bersangkutan.

5 PROSES PEMBELIAN

Gambar 2.1 Perspektif Internal dalam Proses Pembelian

6 PROSES PEMBELIAN

No. Arus Keterangan

1 Permintaan pembelian dikirimkan dari departemen pengendalian ke departemen

pembelian.

2 Permintaan pembelian dikirimkan dari berbagai departemen yang membutuhkan

barang/jasa ke departemen pembelian.

3 Order pembelian dikirimkan ke pemasok.

4 Salinan order pembelian dikirimkan ke berbagai departemen yang membutuhkan

barang/jasa atau departemen pengendalian persediaan.

5 Salinan order pembelian dikirimkan ke departemen penerimaan barang.

6 Salinan order pembelian dikirimkan ke departemen utang dagang.

7 Barang/jasa diterima dari pemasok.

8 Laporan penerimaan barang dikirim ke departemen utang dagang.

9 Salinan laporan penerimaan barang dikirim ke departemen pembeliaan.

Table 2.1 Gambaran Alur Informasi

Tujuan yang Berlawanan dan Keraguan dalam Organisasi

Tujuan dari para manajer bisa saja bertentangan dengan tujuan dari

perusahaan secara keseluruhan. Sebagai contoh, manajer pembelian mungkin akan

membeli barang dalam jumlah yang besar untuk mendapatkan keuntungan dari

diskon pembelian dan untuk mengurangi biaya pengiriman. Tetapi menerima,

memeriksa dan menyimpan dalam jumlah yang banyak mungkin akan menjadi

masalah untuk departemen penerima barang dan bagian gudang.

Disamping perbedaaan tujuan diantara manajer, keragu-raguan sering

timbul dalam menggambarkan tujuan dan hasil dalam tujuan rapat. Sebagai

7 PROSES PEMBELIAN

contoh, salah satu dari tujuan bagian pembelian yaitu untuk memilih pemasok

yang akan memberikan kualitas yang terbaik dengan harga yang murah dan

pengiriman barang yang tepat waktu. Tetapi, apakah itu akan terpenuhi?

Kenyataannya, satu pemasok mungkin tidak akan memenuhi ketiga syarat

tersebut.

Tujuan utamanya adalah perlu selalu memilih keputusan yang terbaik

dalam berbagai macam konflik dan keterbatasan tempat dalam proses. Ini

menyiratkan bahwa trade-offs harus menjadi prioritas diantara tujuan yang

berlawanan. Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan yang menjalankan sebuah

industri yang sangat peka dalam memuaskan pelanggan, perusahaan tersebut

mungkin rela untuk mengeluarkan harga yang tinggi untuk memastikan bahwa

mereka menghasilkan barang –barang dengan kualitas yang terbaik dan

memperoleh pelanggan ketika dibutuhkan.

2.2.2 Perspektif Eksternal

Gambar 2.2 menjelaskan tentang sebuah pandangan eksternal tentang

hubungan antara proses pembelian dan lingkungan organisasinya. Hubungan

antara organisasi, mencakup aliran komunikasi, barang, dan jasa, dari pemasok

barang dagangan dan bahan baku melalui pelanggan perusahaan, disebut supply

chain. Kami menggambarkan rantai persediaan (supply chain) sebagai system

nilai, karena setiap pelaku dalam supply chain melakukan kumpulan aktivitas

untuk mengubah inputs menjadi nilai outputs dari pelanggan perusahaan.

8 PROSES PEMBELIAN

Gambar 2.2 Perspektif eksternal dalam Proses Pembelian: Rantai Persediaan

Perusahaan (Sistem Nilai)

Supply Chain Management

Supply Chain Management (SCM) adalah kombinasi dari proses dan

prosedur yang digunakan untuk memastikan pengiriman barang dan jasa kepada

pelanggan dengan harga yang rendah sedangkan meyediakan nilai yang tertinggi

kepada para pelanggan. Tujuan dari SCM adalah untuk menaikan ketersediaan

barang sementara itu mengurangi persediaan barang dari rantai persediaan. Untuk

melakukan ini, pasangan supply chain harus mengkoordinasikan alur informasi

dan barang fisik diantara anggota-anggota dari supply chain.

SCOR (Supply Chain Operations Reference-Model) adalah suatu alat

acuan proses yang mengijinkan perusahaan ke benchmark proses rantai persediaan

merek dan untuk mengidentifikasi bagaimana cara membuat perbaikan di dalam

proses dan hubungan yang dilakukan dengan mitra bisnis, para pemasok, dan

pelanggan. Model ini menggambarkan lima komponen dasar untuk manajemen

rantai persediaan, yaitu:

1. Merencanakan. Mengukur permintaan pelanggan terhadap produk atau

jasa dan mengembangkan suatu tindakan ke sumber, hasil, dan

pengiriman produk atau jasa.

9 PROSES PEMBELIAN

2. Sumber. Memilih sumber persediaan dan memperoleh jasa dan barang

untuk meemnuhi perencanaan atau permintaan yang actual, penerimaan

produk dan autorisasi pembayaran kepada pemasok.

3. Membuat. Mengubah produk sampai ke proses terakhir untuk memenuhi

perencanaan atau permintaan yang aktual.

4. Mengirimkan. Ini adalah langkah pemenuhan pesanan. Menerima pesanan

pelanggan, menyediakan barang atau jasa ke pelanggan, dan faktur

pelanggan.

5. Membalikan. Mendukung pelaksanaan post-delivery ke pelanggan dan

menerima kerusakan atau kelebihan prouk dari pelanggan.

Secara umum, manajemen rantai persediaan memiliki keuntungan-keuntungan

sebagai berikut:

1. Memberikan harga yang lebih rendah kepada pelanggan.

2. Meningkatkan persediaan dari produk (untuk pelanggan atau produksi)

3. Meningkatkan permintaan pelanggan terhadap kesesuaian produk dan

spesifikasi yang lain.

4. Mengurangi persediaan dari seluruh rantai persediaan.

5. Memperbaiki hubungan diantara pembeli dan penjual.

6. Melancarkan beban kerja dalam kaitannya dengan perencanaan tibanya

dan keberangkatan barang untuk mengurangi biaya lembur.

7. Mengurangi harga produk sebagai hasil dari perencanaan pembelian

melalui kontrak dan susunan yang lain.

8. Meningkatkan pesanan pelanggan berkaitan dengan perbaikan tanggapan

pelanggan.

9. Mengurangi kerusakan produk melalui penetapan kualitas selama

perencanaan dan pembagian informasi kerusakan dengan pemasok selama

pelaksanaan pembelian.

10 PROSES PEMBELIAN

Selain memiliki keuntungan, SCM juga memiki beberapa kekurangan,

yaitu:

1. Data tidak dikumpulkan atau tidak disaring melalui batasan-batasan yang

fungsional. Sebagai contoh:

Data penjualan terbaru harus diisikan ke dalam permintaan SCM

untuk meramalkan permintaan terhadap system SCM. System

prusahaan dan internet berhubungan dengan fasilitas khusus dari

proses ini.

Penyelenggaraan rantai persediaan tidak ada umpan balik terhadap

system perencanaan. Juga, system perusahaan dapat menyampaikan

pembelian, penerimaan, transportasi dan data logistik lainnya.

Data seperti pelanggan, lokasi, garansi dan kontrak jasa, dibutuhkan

untuk mendukung post-customer yang tidak tersedia. Data ini harus

dikumpulkan selama proses penjualan dan membuat ketersediaan

untuk ketepatan fungsi.

2. Garis kekeliruan dari tanggung jawab dan kurangnya kepercayaan dapat

memimpin terhadap berkurangnya pembagian informasi diantara mitra

supply chain. Masalah ini harus dihilangkan dari fase perencanaan SCM.

3. Ketidak-akuratan data dalam supply chain dapat mempengaruhi

keseluruhan supply chain secara negative.

4. Kelebihan kepercayaan terhadap software peramalan permintaan dapat

memimpin ramalan yang tidak akurat. Kombinasi kecerdasan dari

software peramalan permintaan dan pengalaman manusia akan

menciptakan peramalan yang baik.

5. Persaingan yang objektif dapat menciptakan ramalan yang tidak realistis.

2.3 Gambaran Proses Logikal

Gambar 2.3 adalah DFD conteks untuk proses pembelian. Yang

memberitahukan tentang proses balasan dari permintaan barang dan jasa yang

diterima dari proses persediaan dan dari berbagai departemen yang berhubungan

11 PROSES PEMBELIAN

dan mengirim pesanan pembelian ke pemasok dan berbagai pemberitahuan ke

departemen yang lain. Pemasok merespon dengan mengirimkan barang dan jasa

dengan menggunakan packing slip sebagai pemberitahuan sementara barang dan

jasa dikirim.

Gambar 2.3 Proses Pembelian- Diagram Konteks

Gambar 2.4 menunjukkan data flow diagram level 0 untuk proses

pembelian. Diasumsikan bahwa proses pembelian memperlihatkan 4 proses utama

yang ditunjukkan oleh keempat bubbles dalam dfd tersebut. Permintaan

pembelian dimulai oleh entitas-entitas yang berada di luar context dari proses

pembelian. Proses pembelian dimulai dengan setiap departemen

mengidentifikasikan apa saja barang dan jasa yang diperlukan.

12 PROSES PEMBELIAN

Gambar 2.4 Proses Pembelian- Diagram Level 0

Gambar 2.5 adalah contoh tampilan elektronik purchase requisition, yang

merupakan permintaan internal untuk memperoleh barang dan jasa. Permintaan

pembelian biasanya disetujui oleh supervisor departemen requsisi.

13 PROSES PEMBELIAN

Gambar 2.6 adalah tampilan lower-level dari bubble 1.0 dalam gambar 2.4.

Sepintas, proses persiapan sebuah permintan pembelian terlihat sangat simple dan

langsung. Tetapi, pembahasan sebelumnya tentang supply chain management

(SCM) menyatakan bahwa teknik dan metode dalam mempersiapkan permintaan

pembelian meliputi penentuan apa barang yang akan dipesan, kapan kita memesan

barang tersebut, dan berapa banyak kita akan memesan barang tersebut ternyata

lebih rumit dan lengkap dari apa yang kita bayangkan pertama kali.

Gambar 2.6 Proses Pembelian- Diagram 1

Proses ini berhubungan dengan reordering inventory yang meliputi

beberapa konsep dan teknik yang penting, seperti :

a. Cyclical reordering adalah pendekatan yang paling mendasar untuk

reordering inventory. Praktiknya, cyclical reordering menaksir total

inventory dari sebuah organisasi (pada periodic basis) untuk menentukan

status dari masing-masing inventory. Jika stock untuk inventory yang

diberikan memperlihatkan ketidakcukupan untuk kebutuhan pelanggan

dari periode selanjutnya, maka permintaan pembelian dipersiapkan.

14 PROSES PEMBELIAN

b. Reorder point (ROP) analysis mengakui bahwa setiap jenis inventory

secara khusus dipengaruhi oleh kurs saat inventory tersebut dijual.

c. Economic order quantity (EOQ) adalah teknik menganalisis semua

peningkatan harga dengan mendapatkan dan membawa jenis-jenis khusus

dari inventory.

5 elemen untuk meningkatkan harga persediaan :

1. opportunity cost of investment funds.

2. insurance cost.

3. property taxes.

4. storage cost.

5. cost of absolescence and deterionation.

d. ABC analysis adalah teknik untuk mengurutkan jenis barang dalam group

berdasarkan pada output dari item tersebut.

Pemesanan Barang dan Jasa

Gambar 2.7, menggambarkan lower-level of bubble 2.0, memberikan

tampilan tentang fungsi logical yang bersangkutan dengan proses memesan

barang dan jasa. Proses pertama dalam memesan barang dan jasa yaitu memilih

pemasok (bubble 2.1). Pembeli umumnya melihat vendor master data untuk

mengidentifikasikan pemasok yang potensial dan kemudian mengevaluasi setiap

calon pemasok. Pembeli sering mencoba untuk menggabungkan sebanyak

mungkin pesanan pada pemasok yang sama dengan menggunakan blanket order

dan atau annual agreement. Jika pembelian tersebut dilakukan secara besar-

15 PROSES PEMBELIAN

besaran untuk barang baru atau khusus, pembeli harus mendapatkan tawaran yang

kompetitif ddan mengirim request for quotation (RFQ) kepada calon pemasok.

Setelah pemasok terpilih, pembeli menyiapkan pesanan pembelian, yaitu

permintaan terhadap pembelian barang/jasa dari pemasok, khususnya pesanan

pembelian berisi data dari jumlah yang diperlukan, kecuali harga per unit, tanggal

pengiriman, jatuh tempo, dan kondisi lainnya.

Gambar 2.7 Proses Pembelian- Diagram 2

Menerima Barang dan Jasa

Gambar 2.8 menjelaskan tentang lower-level of bubble 3.0. Dalam

inventory, vendor packing slip, yang menemani pembelian inventory dari

pemasok dan mengidentifikasikan pengiriman, menjadi pemicu dari proses

penerimaan. Seperti yang digambarkan pada proses 3.1, barang yang tiba di

departemen penerimaan diperiksa dan dihitung. Proses ini membantu untuk

menerima tujuan proses yang kedua, yaitu untuk memastikan bahwa barang yang

benar dalam harga yang benar diterima dalam kondisi yang baik.

16 PROSES PEMBELIAN

Saat kondisi barang sudah diterima, proses 3.2, melengkapi cap

penerimaan dan mencatat jumlah yang diterima pada peberitahuan penerimaan PO

yang sudah disetujui.

Saat catatan kuantitas diterima, pemberitahuan penerimaan PO menjadi

laporan penerimaan yang formulirnya digunakan untuk mencatat tanda terima

barang. Proses 3.3 membandingkan laporan penerimaan pada penyimpanan

informasi dalam PO master data –proses yang sering terjadi agar dilengkapi secar

otomatis oleh system informasi.

Bubble 3.3 juga menunjukkan aktivitas sebagai berikut:

- data tentang kepatuhan pemasok dengan jangka waktu pemesanan

(qualitas produk, ketepatan waktu pengriman, dan lainnya) dihubungkan

dengan vendor master data.

- Data laporan penerimaan ditaksir dari departemen piutang (laporan

penerimaan) dari gudang (catatan persediaan).

- Inventory master data diperbaharui untuk menunjukkan inventory on hand

tambahan.

- Akhirnya, PO master data di update untuk menunjukkan penerima barang

tersebut dan data laporan penerimaan disimpan.

17 PROSES PEMBELIAN

Gambar 2.8 Proses Pembelian- Diagram 3

2.4 Deskripsi Data Logikal

Proses Pembelian secara umum memerlukan beberapa data store yang

berbeda. Inventory master data mengandung dokumen setiap persediaan barang

yang disimpan di gudang atau biasa dipesan dari pemasok. Dokumen ini

digunakan untuk mengatur dan membantu kesimbangan persediaan barang pada

general ledger. The vendor master data, data biasanya diakses oleh bagian

pembelian saat menyeleksi pemasok yang cocok. Selama pemrosesan, vendor

master data dikembalikan untuk untuk mempersiapkan pesanan pembelian dan

anggaran pembayaran. Untuk tambahan pemasukkan data pengenalan, vendor

master data digunakan oleh manajemen untuk menilai prilaku pemasok dan

membuat berbagai keputusan pemesanan.

The purchase requisitions master data adalah gabungan dari daftar

permintaan pembelian, permintaan untuk barang dan jasa dari perusahaan resmi

18 PROSES PEMBELIAN

dan dari perlengkapan persediaan dari system perlengkapan persediaan resmi

seperti proses SCM. The Purchase order master data adalah gabungan dari

pesanan pembelian terbuka dan memasukan status dari beberapa item dalam

pemesanan. Untuk menjaga alur pembelian, departemen pembelian membuat

catatan pada purchase order master data. Pesanan ditutup jika tanda terima dan

acceptance seluruh barang telah jelas sesuai pesanan.

2.5 Rancangan Database Logikal

Gambar 2.9 Entry-Relationship (E-R) Diagram (Partial) for the Purchasing Process

19 PROSES PEMBELIAN

Diagram entitas- relationship dapat dipakai untuk proses pembelian yang

diperlihatkan pada figure 2.9 inventory, vendors, purchase_requisitions,

purchase_orders, dan purchase_receipts mengandung informasi khusus mengenai

entitas setiap karyawan, termasuk otorisasinya untuk menghasilkan purchase

requisitions, persiapan purchase orders, penerimaan barang, dan lain-lain.

Purchasing-relations mengumpulkan dokumen dari peristiwa pembelian

sebagai progress mereka. Lingkaran dari hubungan ini menunjukan kalau kita

akan mendapat hubungan atau relasi di database kita dalam hubungan ini

sementara relasi yang lain tidak akan mendapatkan relasi yang berhubungan.

20 PROSES PEMBELIAN

BAB III

KESIMPULAN

3.1 KESIMPULAN

Proses pembelian adalah suatu interaksi dari struktur orang-orang, peralatan

metode-metode, dan pengendalian-pengendalian yang didesain untuk

menyelesaikan fungsi utama, yaitu:

1. menangani pekerjaan rutin dari departemen pembelian dan penerimaan.

2. mendukung proses pengambilan keputusan bagi para manajer yang

menangani departemen pembelian dan penerimaan

3. membantu menyiapkan laporan internal dan eksternal.

Proses pembelian berkaitan dengan fungsi dan proses di dalam ataupun di

luar organisasi. Hubungan antara organisasi, mencakup aliran komunikasi, barang,

dan jasa, dari pemasok barang dagangan dan bahan baku melalui pelanggan

perusahaan, yang disebut dengan supply chain.

Proses Pembelian secara umum memerlukan beberapa data store yang

berbeda. Inventory master data mengandung dokumen setiap persediaan barang

yang disimpan di gudang atau biasa dipesan dari pemasok. Dokumen ini

digunakan untuk mengatur dan membantu kesimbangan persediaan barang pada

general ledger. The vendor master data, data biasanya diakses oleh bagian

pembelian saat menyeleksi pemasok yang cocok.