PRESENTASISISTIM INFORMASI

AKUNTANSI

Kelompok 3Kristian SP

Ibnu DKViona ANiar A

Diamond Manufacturing

Company

Tahun lalu Diamond Manufacturing Company membeli

peralatan kantor yang nilainya lebih dari $10 juta dengan

menggunakan sistem "pemesanan khusus", dengan setiap

pesanan berkisar dari $5.000 hingga $30.000. Pesanan

khusus untuk barang-barang bervolume rendah telah

dimasukkan dalam anggaran seorang manajer

departemen. Anggaran, yang membatasi jenis dan jumlah

dolar dari peralatan kantor yang dapat diminta oleh seorang

kepala departemen, disetujui pada awal tahun oleh dewan

direksi. Fungsi sistem pemesanan khusus sebagai berikut ini:

Formulir permintaan pembelian disiapkan dan dikirim

ke departemen pembelian. Setelah menerima

permintaan pembelian, salah satu dari lima agen

pembelian (pembeli) memverifikasi bahwa pemohon

memang seorang kepala departemen. Pembeli

selanjutnya memilih pemasok yang sesuai dengan

mencari berbagai katalog dalam file. Pembeli kemudian

menelepon pemasok, meminta daftar harga, dan

melakukan pemesanan secara lisan.

Bagian Pembelian

Pesanan pembelian yang telah diberi nomor sebelumnya

diproses, formulir aslinya dikirim ke pemasok dan salinannya

untuk kepala departemen, bagian penerimaan, dan bagian hutang

usaha. Satu salinan juga akan dimasukkan dalam file permintaan

yang belum diselesaikan. Ketika bagian penerimaan secara lisan

memberitahu pembeli bahwa barang telah diterima, pesanan

pembelian dipindahkan dari file yang belum diselesaikan ke file

yang telah diselesaikan. Sekali sebulan, pembeli akan meninjau

ulang file yang tidak diselesaikan untuk menindaklanjuti pesanan

yang belum diselesaikan.

Departemen penerimaan mendapat salinan setiap pesanan

pembelian. Ketika peralatan diterima, salinan pesanan

pembelian akan dicap dengan tanggal, dan jika perlu, setiap

perbedaan antara jumlah yang dipesan dengan jumlah yang

diterima dicatat menggunakan tinta merah. Petugas bagian

penerimaan kemudian meneruskan pesanan pembelian

yang telah dicap dan peralatan tersebut untuk kepala

departemen dan memberitahukan secara lisan departemen

pembelian bahwa barang telah diterima.

Bagian Penerimaan

Setelah menerima pesanan pembelian, pegawai bagian hutang usaha

akan menyimpannya ke dalam file pesanan pembelian yang belum

diselesaikan. Ketika faktur dari vendor diterima, faktur tersebut

dicocokkan dengan pesanan pembelian yang sesuai, dan hutang

yang ditimbulkan dengan mendebitkan rekening peralatan

departemen yang melakukan permintaan. Tagihan yang belum

dibayar disusun berdasarkan tanggal jatuh temponya. Pada tanggal

jatuh tempo, cek disiapkan dan diteruskan ke bendahara untuk

ditandatangani. Faktur dan pesanan pembelian kemudian disimpan

berdasarkan nomor pesanan pembelian dalam file faktur yang telah

dibayar.

 

Bagian Hutang Usaha

Cek-cek yang diterima setiap hari dari departemen hutang

usaha diurutkan menjadi dua kelompok: di atas $10.000

dan di bawah $10.000. Cek yang kurang dari $10.000

ditandatangani dengan mesin. Kasir menyimpan kuncinya

dan piringan mesin penandatanganan cek, serta mengawasi

penggunaannya. Untuk cek yang diatas $10.000, keduanya

baik kasir dan bendahara akan menandatanganinya.

Bendahara

(A) Jelaskan kelemahan yang

terkait dengan pembelian dan

pembayaran dari "pesanan

khusus" oleh Diamond

Manufacturing Company!

Pembeli tidak memverifikasi bahwa permintaan

kepala departemen termasuk dalam anggarannya.

Tidak ada prosedur yang ditetapkan untuk

memastikan apakah perusahaan mendapatkan

harga terbaik.

Pembeli tidak memeriksa kinerja vendor tahun-

tahun sebelumnya.

Kelemahan

Blind counts tidak dilakukan oleh bagian

penerimaan.

Pemberitahuan tertulis tentang penerimaan

peralatan yang tidak dikirim ke bagian

pembelian.

Pemberitahuan tertulis tentang penerimaan

peralatan yang tidak dikirim ke bagian hutang

usaha.

Akurasi matematis dari setiap faktur vendor tidak

diverifikasi.

Jumlah faktur tidak dibandingkan dengan laporan jumlah

yang diterima.

Pemberitahuan peralatan yang dapat diterima dari

departemen yang meminta tidak

melakukan/memperoleh pencatatan hutang dari yang

sebelum-sebelumnya.

Sekumpulan voucher tidak dikirim ke Bendahara.

(B) Rekomendasikan

prosedur pengendalian yang

harus ditambahkan untuk

mengatasi kelemahan yang

diidentifikasi dalam bagian A!

Membandingkan jumlah yang diminta terhadap total

anggaran dan pengeluaran yang terjadi dari awal

tahun sampai tanggal hari ini.

Melakukan penawaran untuk pesanan dalam jumlah

besar besar.

Menyiapkan laporan kinerja vendor dan hal ini

dapat digunakan ketika memilih vendor-vendor

terbaik.

Rekomendasi Prosedur Pengendalian

Menghapuskan jumlah yang dipesan pada salinan

pesanan pembelian yang dikirim untuk bagian

penerimaan.

Memberikan insentif jika perbedaan antara slip

pengepakan dan pengiriman aktual.

Mengirimkan pemberitahuan tertulis penerimaan

peralatan ke bagian pembelian.

Mengirimkan pemberitahuan tertulis penerimaan

peralatan ke bagian hutang usaha.

Memverifikasi akurasi matematis setiap faktur vendor.

Bandingkan / verifikasi jumlah faktur dengan jumlah

yang diterima.

Mendapatkan konfirmasi dari peminta atas

penerimaan peralatan sebelum mencatatnya sebagai

hutang usaha.

Mengirimkan sekumpulan voucher (pesanan

pembelian dan laporan penerimaan) ke Bendahara

bersama dengan faktur yang disetujui.

(C) Jelaskan bagaimana prosedur pengendalian

yang Anda rekomendasikan dalam bagian B

harus diubah jika Diamond merekayasa ulang

aktivitas siklus pengeluarannya untuk

memaksimalkan penggunaan TI saat ini

(misalnya, EDI, EFT, pemindaian bar-code, dan

formulir elektronik sebagai ganti dokumen

kertas)!

Sistem secara otomatis dapat

membandingkan jumlah yang diminta terhadap

sisa yang dianggarkan.

EDI dan Internet dapat digunakan untuk mencari

tawaran yang pas.

Peringkat kinerja vendor dapat diperbarui secara

otomatis dan tersedia kapan saja untuk pembeli.

Pengaruh TI baru

Jangan biarkan pegawai bagian penerimaan

memiliki akses terhadap jumlah pesanan

pembelian.

Memerlukan bar coding atau RFID tag dari semua

item dan meminta sesorang untuk mengecek

semua pengiriman.

Masih dapat memberikan insentif untuk

mendeteksi perbedaan.

Data yang diterima dan komentar dimasukkan melalui

sambungan online dan diteruskan ke bagian pembelian.

Mengkonfigurasi sistem untuk memberitahukan hutang

usaha dari peralatan yang diterima secara otomatis.

Verifikasi akurasi matematis setiap faktur vendor secara

otomatis.

Sistem memverifikasi jumlah faktur dengan jumlah yang

diterima.

Mengkonfigurasi sistem untuk meminta

konfirmasi dari peralatan yang diterima sebelum

menyetujui faktur untuk pembayaran.

Mengkonfigurasi sistem untuk mencocokkan

faktur dengan dokumen pendukung secara

otomatis.

Created By:Kristian SP

Ibnu DKViona ANiar A