sia manajemen sdm
DESCRIPTION
manajemen SDMTRANSCRIPT
13-1
P E R T E M U A N 10
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
(MSDM)
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Ihda Arifin Faiz
13-2
Pendahuluan
Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) atau Siklus
Penggajian adalah seperangkat aktivitas bisnis yang berulang
dan kegiatan pemrosesan data saling terhubung berkaitan
dengan pengelolaan tenaga kerja secara efektif.
Aktivitas utama dalam kegiatan MSDM/Siklus Penggajian
adalah:
a. Perekrutan pegawai baru
b. Pelatihan
c. Penugasan Kerja
d. Kompensasi (Penggajian)
e. Penilaian kinerja
f. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) baik sukarela ataupun
terpaksa
13-3
Pendahuluan
• Kos penggajian dialokasikan ke produk dan departemen untuk
penentuan harga dan beragam keputusan
• Terdapat lima sumber utama masukan sistem penggajian,
yaitu:
a. Departemen SDM, memberikan informasi tentang perekrutan,
perubahan tingkat gaji
b. Pegawai, memberikan perubahan dalam kebebasan menentukan
beragam pengurangan
c. Beragam departemen, menyediakan data tentang jam kerja
aktual pegawai.
d. Birokrasi pemerintahan, penyedia informasi tingkat pajak dan
aturan lain.
e. Perbankan, Perusahaan asuransi dan lainnya.
13-4
Pendahuluan
Pegawai adalah aset paling berharga bagi organisasi karena:
Pengetahuan dan keahlian mereka mempengaruhi kualitas
dan kuantitas produk dan layanan.
Biaya pegawai merupakan salah satu pengeluaran paling
mahal dalam pendapatan umum dan kunci cost driver
perusahaan.
Sistem informasi Akuntansi tradisional belum mengukur atau
melaporkan status dan posisi SDM perusahaan karena
pegawai tidak dianggap bagian dari aset penting perusahaan.
Selain itu nilai jasa manusia tidak dihitung hingga mereka
selesai digunakan.
13-5
Pendahuluan
Namun saat ini perusahaan mulai menghargai pegawai
sebagai aset penting perusahaan, baik dalam bentuk modal
kemampuan (human capital) maupun modal intelektual
(intellectual capital).
Saking berharganya pegawai, pergantian (turnover) yang
dilakukan dapat memakan biaya cukup mahal.
Rerata biaya pergantian pegawai 1,5 kali dibanding gaji
tahunannya.
Perpindahan SDM perlu pengelolaan lebih besar sehingga
jarang dilakukan.
.
13-6
Pendahuluan
Aspek moral pegawai juga berpengaruh penting bagi:
Interaksi dengan pelanggan dan pada akhirnya perolehan
keuntungan
Pergantian pegawai dan sistem jenjang karir
Suasana tempat kerja dan kinerja secara keseluruhan
Oleh karena itu, perlu integrasi antara sistem penggajian dan
MSDM sehingga akses data terkait biaya, kemampuan dan
skill pegawai dapat dikelola dengan baik.
13-7
Aktivitas Siklus Penggajian
Lima aktivitas dasar dalam siklus penggajian adalah:
1. Memperbarui induk database penggajian
2. Validasi waktu dan data kehadiran
3. Menyiapkan penggajian
4. Membayar gaji
5. Membayar pajak dan beragam potongan
13-8
1.0Update Master
Data
Pegawai
BeragamDepartemen
HRD
Bank
Pajak dan potongan
Pemerintah
3.0Prepare Payroll
2.0ValidateTime&
Attendan-ce
Time Cards &Job-time Tickets
Pajak & Potongan
PayrollMaster Data
General Ledger
4.0Disburse
Payroll
Payroll
PayrollCheck
PerusahaanAsuransi
5.0Disburse
Taxes & Misc. Deduction
BeragamDepartemen
Reports
Check&Reports
Paychecks
13-9
1. Memperbarui Database Penggajian
Departemen MSDM menyediakan informasi terkait perekrutan
pegawai baru, jenjang karier, tingkat penggajian, dan perubahan
kebijakan pemotongan pajak.
Akurasi slip gaji, semisal dengan jumlah pegawai, tingkat/posisi
jabatan, kinerja, jenjang karier, dan kebijakan lain seharusnya
dapat disesuaikan untuk setiap perubahan kondisi yang ada.
Perubahan harus diproses sesuai waktunya dan langsung
terlihat (terdeteksi) pada periode selanjutnya.
Catatan jenjang karir pegawai sebaiknya disimpan dengan baik
dan tidak disepelekan karena sangat berguna bagi monitoring
tiap pegawai.
13-10
2. Validasi Waktu dan Kehadiran
Informasi terkait jam kerja dan kehadiran bisa beragam
ditentukan bentuk skema pembayaran pegawai. Apabila
pegawai dibayar per jam, biasanya bentuk pencatat kerja
berupa:
a. Kartu pencatat kehadiran (time card) untuk merekap jam
kedatangan dan kepulangan.
b. Pencatat kehadiran elektronik (electronic time clocks)
menggunakan tanda pengenal
c. Job time tickets yang merekap kehadiran dan kinerja pada
tiap pekerjaan.
13-11
Contoh Time Card
13-12
2. Validasi Waktu dan Kehadiran
Apabila pegawai digaji tetap biasanya waktu kerja tidak dicatat
tetapi sekedar monitor kehadiran.
Staf penjualan seringkali digaji tetap atau gaji dan komisi. Bisa
juga tambahan bonus bila melebihi target penjualan.
Sistem penggajian perlu dihubungkan dengan siklus
pendapatan dan siklus lain untuk menghitung pembayaran yang
dikeluarkan. Penting juga untuk mendesain skema bonus
dengan realistik sehingga dapat diukur besarnya, sejalan
dengan tujuan perusahaan, dan dibawah pengawasan oleh
manajer untuk kesesuaian kebijakan.
13-13
Peran Teknologi Informasi
Dalam proses validasi jam kerja dan pencatat kehadiran pegawai,
Teknologi Informasi memiliki peran penting diantaranya:
1. Mencatat waktu dan data kehadiran secara elektronik,
misalkan:
tanda pengenal elektronik,
jam elektronik,
data tiap jenjang karir,
alat komunikasi antar kantor, dll.
2. Mencatat akurasi dan ketepatan dan kebijakan pemakaian
data.
13-14
3. Menyiapkan Penggajian
Data jam kerja pegawai diperoleh dari masing-masing
departemen yang ada dalam perusahaan.
Data tersebut divalidasi oleh Supervisor.
Cross-check dilakukan dengan kebijakan penggajian dan data
induk kepegawaian (payroll master file).
Gaji kotor dihitung dari tiap kegiatan yang berpengaruh pada
payroll master file. Misalkan:
1. Gaji Kotor Pegawai Harian = (jumlah hari bekerja X tingkat
gaji) + Lembur + Bonus
2. Gaji Kotor Pegawai Tetap = tingkat gaji tetap + beragam
tunjangan + bonus
13-15
3. Menyiapkan Penggajian
Beragam potongan gaji ditotal dan dikurangkan dari gaji kotor
untuk mendapatkan nilai gaji bersih. Umumnya ada dua
bentuk potongan gaji yaitu:
1. Pajak penghasilan,
2. Potongan dari kebijakan perusahaan
Dari beragam pembayaran untuk gaji kotor dan beragam
pengurangan untuk mendapat gaji bersih, keseluruhan
perhitungan tersebut harus direkap ke data induk.
13-16
3. Menyiapkan Penggajian
Berikut data penggajian yang dicetak:
Daftar pembayaran gaji secara detail, biasanya dilampirkan
dengan Laporan Laba/Rugi.
Slip gaji (payroll register) yang berisi informasi gaji kotor tiap
pegawai, beragam potongan, dan gaji bersih dalam beragam
format.
13-17
Contoh Payroll Register
13-18
4. Membayar Gaji
Prosesi pembayaran gaji dapat dilakukan dengan:
Menyiapkan voucher pembayaran gaji yang akan
mengotorisasi dana dari bank yang ditunjuk untuk
membayarkan gaji sesuai jumlah dan akun yang dikirim.
Untuk itu tunjuklah bank yang dipilih, buatlah akun penggajian,
permudah rekonsiliasi bank dan penggajian, dan batasi akses
ke rekening tersebut.
Voucher penggajian yang disetujui dan register gaji dikirim ke
bagian keuangan.
13-19
4. Membayar Gaji
Bagian keuangan akan:
1. Memeriksa dokumen
2. Menyiapkan dan men-cap slip gaji untuk dicairkan.
3. Membagikan slip gaji ke tiap pegawai
4. Men-deposit kembali gaji yang tidak diambil.
5. Menyerahkan daftar penggajian ke internal audit untuk
diperiksa.
6. Menyimpan register gaji dengan kartu kehadiran dan job
time tickets.
7. Menyerahkan voucher penggajian ke bag akuntansi untuk
dicatat ke Buku Besar.
13-20
Contoh Voucher Penggajian
13-21
5. Pajak Penghasilan dan Potongan
Aturan pajak penghasilan sebaiknya selalu diperbarui.
Buat akun/rekening pajak penghasilan dan beragam potongan
tersendiri.
Perusahaan juga dapat memanfaatkan jasa konsultan pajak
atau jasa outsourcing seperti Professional Employer
Organizations (PEOs) untuk membantu pengelolaan
penggajian dan MSDM.
1.
13-22
Pengendalian
Ada beberapa tindakan yang dapat dilakukan oleh
perusahaan untuk mengurangi hambatan atau kesalahan
dalam siklus penggajian, diantaranya:
1. Penggunaan dokumen sederhana, mudah diisi dan
instruksi yang jelas untuk meningkatka akurasi da
reliabilitas
2. Gunakan pengendalian yang sesuai seperti pemeriksaan
validitas dan cek ke lapangan.
3. Sediakan ruang yang mencukupi dalam formulir agar
diketahui mana yang sudah dan yang belum diperiksa. Hal
ini akan menguatkan akuntabilitas dan otorisasi yang tepat.
13-23
Pengendalian (2)
4. Buatlah dokumen bernomor tercetak (pre-numbering
documents) untuk meningkatkan validitas
5. Batasi akses ke dokumen belum terpakai untuk mengurangi
resiko otorisasi yang tidak tepat.
13-24
TERIMA KASIH