sia manajemen sdm

24
13-1 P E R T E M U A N 10 MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA (MSDM) SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Ihda Arifin Faiz

Upload: mayan-satria-wicaksana

Post on 01-Jul-2015

2.061 views

Category:

Education


3 download

DESCRIPTION

manajemen SDM

TRANSCRIPT

Page 1: sia manajemen sdm

13-1

P E R T E M U A N 10

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

(MSDM)

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Ihda Arifin Faiz

Page 2: sia manajemen sdm

13-2

Pendahuluan

Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) atau Siklus

Penggajian adalah seperangkat aktivitas bisnis yang berulang

dan kegiatan pemrosesan data saling terhubung berkaitan

dengan pengelolaan tenaga kerja secara efektif.

Aktivitas utama dalam kegiatan MSDM/Siklus Penggajian

adalah:

a. Perekrutan pegawai baru

b. Pelatihan

c. Penugasan Kerja

d. Kompensasi (Penggajian)

e. Penilaian kinerja

f. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) baik sukarela ataupun

terpaksa

Page 3: sia manajemen sdm

13-3

Pendahuluan

• Kos penggajian dialokasikan ke produk dan departemen untuk

penentuan harga dan beragam keputusan

• Terdapat lima sumber utama masukan sistem penggajian,

yaitu:

a. Departemen SDM, memberikan informasi tentang perekrutan,

perubahan tingkat gaji

b. Pegawai, memberikan perubahan dalam kebebasan menentukan

beragam pengurangan

c. Beragam departemen, menyediakan data tentang jam kerja

aktual pegawai.

d. Birokrasi pemerintahan, penyedia informasi tingkat pajak dan

aturan lain.

e. Perbankan, Perusahaan asuransi dan lainnya.

Page 4: sia manajemen sdm

13-4

Pendahuluan

Pegawai adalah aset paling berharga bagi organisasi karena:

Pengetahuan dan keahlian mereka mempengaruhi kualitas

dan kuantitas produk dan layanan.

Biaya pegawai merupakan salah satu pengeluaran paling

mahal dalam pendapatan umum dan kunci cost driver

perusahaan.

Sistem informasi Akuntansi tradisional belum mengukur atau

melaporkan status dan posisi SDM perusahaan karena

pegawai tidak dianggap bagian dari aset penting perusahaan.

Selain itu nilai jasa manusia tidak dihitung hingga mereka

selesai digunakan.

Page 5: sia manajemen sdm

13-5

Pendahuluan

Namun saat ini perusahaan mulai menghargai pegawai

sebagai aset penting perusahaan, baik dalam bentuk modal

kemampuan (human capital) maupun modal intelektual

(intellectual capital).

Saking berharganya pegawai, pergantian (turnover) yang

dilakukan dapat memakan biaya cukup mahal.

Rerata biaya pergantian pegawai 1,5 kali dibanding gaji

tahunannya.

Perpindahan SDM perlu pengelolaan lebih besar sehingga

jarang dilakukan.

.

Page 6: sia manajemen sdm

13-6

Pendahuluan

Aspek moral pegawai juga berpengaruh penting bagi:

Interaksi dengan pelanggan dan pada akhirnya perolehan

keuntungan

Pergantian pegawai dan sistem jenjang karir

Suasana tempat kerja dan kinerja secara keseluruhan

Oleh karena itu, perlu integrasi antara sistem penggajian dan

MSDM sehingga akses data terkait biaya, kemampuan dan

skill pegawai dapat dikelola dengan baik.

Page 7: sia manajemen sdm

13-7

Aktivitas Siklus Penggajian

Lima aktivitas dasar dalam siklus penggajian adalah:

1. Memperbarui induk database penggajian

2. Validasi waktu dan data kehadiran

3. Menyiapkan penggajian

4. Membayar gaji

5. Membayar pajak dan beragam potongan

Page 8: sia manajemen sdm

13-8

1.0Update Master

Data

Pegawai

BeragamDepartemen

HRD

Bank

Pajak dan potongan

Pemerintah

3.0Prepare Payroll

2.0ValidateTime&

Attendan-ce

Time Cards &Job-time Tickets

Pajak & Potongan

PayrollMaster Data

General Ledger

4.0Disburse

Payroll

Payroll

PayrollCheck

PerusahaanAsuransi

5.0Disburse

Taxes & Misc. Deduction

BeragamDepartemen

Reports

Check&Reports

Paychecks

Page 9: sia manajemen sdm

13-9

1. Memperbarui Database Penggajian

Departemen MSDM menyediakan informasi terkait perekrutan

pegawai baru, jenjang karier, tingkat penggajian, dan perubahan

kebijakan pemotongan pajak.

Akurasi slip gaji, semisal dengan jumlah pegawai, tingkat/posisi

jabatan, kinerja, jenjang karier, dan kebijakan lain seharusnya

dapat disesuaikan untuk setiap perubahan kondisi yang ada.

Perubahan harus diproses sesuai waktunya dan langsung

terlihat (terdeteksi) pada periode selanjutnya.

Catatan jenjang karir pegawai sebaiknya disimpan dengan baik

dan tidak disepelekan karena sangat berguna bagi monitoring

tiap pegawai.

Page 10: sia manajemen sdm

13-10

2. Validasi Waktu dan Kehadiran

Informasi terkait jam kerja dan kehadiran bisa beragam

ditentukan bentuk skema pembayaran pegawai. Apabila

pegawai dibayar per jam, biasanya bentuk pencatat kerja

berupa:

a. Kartu pencatat kehadiran (time card) untuk merekap jam

kedatangan dan kepulangan.

b. Pencatat kehadiran elektronik (electronic time clocks)

menggunakan tanda pengenal

c. Job time tickets yang merekap kehadiran dan kinerja pada

tiap pekerjaan.

Page 11: sia manajemen sdm

13-11

Contoh Time Card

Page 12: sia manajemen sdm

13-12

2. Validasi Waktu dan Kehadiran

Apabila pegawai digaji tetap biasanya waktu kerja tidak dicatat

tetapi sekedar monitor kehadiran.

Staf penjualan seringkali digaji tetap atau gaji dan komisi. Bisa

juga tambahan bonus bila melebihi target penjualan.

Sistem penggajian perlu dihubungkan dengan siklus

pendapatan dan siklus lain untuk menghitung pembayaran yang

dikeluarkan. Penting juga untuk mendesain skema bonus

dengan realistik sehingga dapat diukur besarnya, sejalan

dengan tujuan perusahaan, dan dibawah pengawasan oleh

manajer untuk kesesuaian kebijakan.

Page 13: sia manajemen sdm

13-13

Peran Teknologi Informasi

Dalam proses validasi jam kerja dan pencatat kehadiran pegawai,

Teknologi Informasi memiliki peran penting diantaranya:

1. Mencatat waktu dan data kehadiran secara elektronik,

misalkan:

tanda pengenal elektronik,

jam elektronik,

data tiap jenjang karir,

alat komunikasi antar kantor, dll.

2. Mencatat akurasi dan ketepatan dan kebijakan pemakaian

data.

Page 14: sia manajemen sdm

13-14

3. Menyiapkan Penggajian

Data jam kerja pegawai diperoleh dari masing-masing

departemen yang ada dalam perusahaan.

Data tersebut divalidasi oleh Supervisor.

Cross-check dilakukan dengan kebijakan penggajian dan data

induk kepegawaian (payroll master file).

Gaji kotor dihitung dari tiap kegiatan yang berpengaruh pada

payroll master file. Misalkan:

1. Gaji Kotor Pegawai Harian = (jumlah hari bekerja X tingkat

gaji) + Lembur + Bonus

2. Gaji Kotor Pegawai Tetap = tingkat gaji tetap + beragam

tunjangan + bonus

Page 15: sia manajemen sdm

13-15

3. Menyiapkan Penggajian

Beragam potongan gaji ditotal dan dikurangkan dari gaji kotor

untuk mendapatkan nilai gaji bersih. Umumnya ada dua

bentuk potongan gaji yaitu:

1. Pajak penghasilan,

2. Potongan dari kebijakan perusahaan

Dari beragam pembayaran untuk gaji kotor dan beragam

pengurangan untuk mendapat gaji bersih, keseluruhan

perhitungan tersebut harus direkap ke data induk.

Page 16: sia manajemen sdm

13-16

3. Menyiapkan Penggajian

Berikut data penggajian yang dicetak:

Daftar pembayaran gaji secara detail, biasanya dilampirkan

dengan Laporan Laba/Rugi.

Slip gaji (payroll register) yang berisi informasi gaji kotor tiap

pegawai, beragam potongan, dan gaji bersih dalam beragam

format.

Page 17: sia manajemen sdm

13-17

Contoh Payroll Register

Page 18: sia manajemen sdm

13-18

4. Membayar Gaji

Prosesi pembayaran gaji dapat dilakukan dengan:

Menyiapkan voucher pembayaran gaji yang akan

mengotorisasi dana dari bank yang ditunjuk untuk

membayarkan gaji sesuai jumlah dan akun yang dikirim.

Untuk itu tunjuklah bank yang dipilih, buatlah akun penggajian,

permudah rekonsiliasi bank dan penggajian, dan batasi akses

ke rekening tersebut.

Voucher penggajian yang disetujui dan register gaji dikirim ke

bagian keuangan.

Page 19: sia manajemen sdm

13-19

4. Membayar Gaji

Bagian keuangan akan:

1. Memeriksa dokumen

2. Menyiapkan dan men-cap slip gaji untuk dicairkan.

3. Membagikan slip gaji ke tiap pegawai

4. Men-deposit kembali gaji yang tidak diambil.

5. Menyerahkan daftar penggajian ke internal audit untuk

diperiksa.

6. Menyimpan register gaji dengan kartu kehadiran dan job

time tickets.

7. Menyerahkan voucher penggajian ke bag akuntansi untuk

dicatat ke Buku Besar.

Page 20: sia manajemen sdm

13-20

Contoh Voucher Penggajian

Page 21: sia manajemen sdm

13-21

5. Pajak Penghasilan dan Potongan

Aturan pajak penghasilan sebaiknya selalu diperbarui.

Buat akun/rekening pajak penghasilan dan beragam potongan

tersendiri.

Perusahaan juga dapat memanfaatkan jasa konsultan pajak

atau jasa outsourcing seperti Professional Employer

Organizations (PEOs) untuk membantu pengelolaan

penggajian dan MSDM.

1.

Page 22: sia manajemen sdm

13-22

Pengendalian

Ada beberapa tindakan yang dapat dilakukan oleh

perusahaan untuk mengurangi hambatan atau kesalahan

dalam siklus penggajian, diantaranya:

1. Penggunaan dokumen sederhana, mudah diisi dan

instruksi yang jelas untuk meningkatka akurasi da

reliabilitas

2. Gunakan pengendalian yang sesuai seperti pemeriksaan

validitas dan cek ke lapangan.

3. Sediakan ruang yang mencukupi dalam formulir agar

diketahui mana yang sudah dan yang belum diperiksa. Hal

ini akan menguatkan akuntabilitas dan otorisasi yang tepat.

Page 23: sia manajemen sdm

13-23

Pengendalian (2)

4. Buatlah dokumen bernomor tercetak (pre-numbering

documents) untuk meningkatkan validitas

5. Batasi akses ke dokumen belum terpakai untuk mengurangi

resiko otorisasi yang tidak tepat.

Page 24: sia manajemen sdm

13-24

TERIMA KASIH