Personalia PersonaliaPe

Bag. Pencatat Hadir & Jam Kerja

Bag. Penghitungan Gaji & Upah

Keuangan

Staf Accounting

1

2

3

4

5

Pemutakhir an file induk penagihan

Validasi data

Kartu jam hadir karyawan

Catatan laporan gaji

Laporan gaji

Setelah pengesahan

File induk

Kartu jam hadir karyawan

Menghitung jumlah gaji

Lap. Gaji 2 Lap. Gaji 1

Buku besar Jurnal umum

Pemutakhira n file tarif

3 T Setiap mingguMenghitung total jam kerja karyawan Mencatat kedalam laporan gaji

5Buku besar Jurnal umum

4Laporan gaji

T

Personalia

Keuangan

Accounting

1

2

3

Pemutakhir an file induk Pemutakhir an file tarif

catatan laporan gaji

Laporan gaji 1

File induk File tarif

Menyalin catatn laporan gaji

Memeriksa informasi yang disajikan

Laporan gaji 1 Laporan gaji 2Pencatata n

Validasi data

TKartu jam hadir karyawan

3Buku besar

Jurnal umum

Laporan gaji dan upah

Menghitung total jam kerja karyawan

T

Menghitung jumlah gaji

Mencatat kedalam laporan gaji

2

Keuangan

Purchasing

Accounting

Kasir

3

1

2

4

Bukti kas keluar

Faktur

BKK 1 BKK 2

T

Surat perintah pembayaran

BKK 3 TSurat perintah pembayaran Rekonsiliasi Sesuai dengan purchase order Jumlah kas

3

1Faktur

4

Print out rekapitulai

1

Jumlah kas

Dibayar ke pemasok

BKK = Bukti Kas Keluar

Purchasing

Accounting

Keuangan

Kasir

1

2

3

4

Faktur

Mengecek dan meneliti pembelian dan suplier

Bukti kas keluar 2

Surat perintah pembayaran

rekonsili asi

kom puter

Membu at nota pembay aran

Menghitung jumlah pembayara n

T

Menghitung jumah kas yang akan dikeluarkan

Faktur Print out rekapitulasi 3

1 Bukti kas keluar 2

Surat perintah pembayaran

Jumlah kas

4 2T

3

Bag. Yang memerlukan

Purchasing

Supplier

Staf accounting

1

2

3

4

Purchase request

Purchase request

Purchase order

Faktur pembelian Tanda terima barang

Tagihan

Faktur pembelian Perset ujuan

Pengiriman baran

Exit

Setuju

Faktur pembelian Purchase order 1 komputeri sasi Purchase order 2

T

33 Faktur pembelian 2 1

4 1

Bag. Yang memerlukan

Purchasing

Gudang

Staf Accounting

1

2Supplier mengirim barang

3

4

Pengajuan permohona n pembelian

Formulir pembelian barang Barang

Faktur pembelian Tagihan Tanda terima barang

Mengisi formulir pembelian barang

perset ujuan

Menghubungi supplier yang bersangkutan Formulir pembelian barang Purchase order 1 Purchase order 2

Barang di cek sesuai dengan pesanan

2TMenyalin faktur pembelian

Faktur pembelian Faktur pembelian Tanda terima barang Tagihan Input komputer

4

Receptionist

Front Office Leader

Accounting

Financial Controller

1

2

3

4

5

Membuat bukti registrasi

Register card

Rekap penjualan

Membuat laporan penjualan

Laporan penjualan

Register card 1 Register card 2

Membuat bukti Front Office Chasier

Melakukan posting

Laporan penjualan

Tamu Front office 1 Front office 2 T Tamu Buku Besar

5

Tamu membayar downpaymen

TKunci kamar, meal kupon dan guest card diserahkan ke tamu

Guest bill 1 Guest bill 2

3

Membuat rekap penjualan

T

Receptionist

Front Office Leader

Accounting

Financial Controller

1

2

3

4

5

Tamu melakukan reservasi

Register card 1

Rekap penjualan

Membuat laporan penjualan

Laporan penjualan

Membuat bukti registrasi

Tamu diminta membayar downpaym en

Melakukan posting

Laporan penjualan

Register card 1 Register card 2

Membuat bukti front office cashier

Buku Besar Rekap penjualan

5

FOC 1 T FOC 2

Diserahkan ke tamu dgn kunci, meal kupon dan guest card

T

Menyiapka n guest bill

Membuat guest account

Membuat rekap penjualan

Guest bill 1 Guest bill 2

3

T

Receptionist

Front office

Staf accounting

1

4

2

3

Menerima kunci kamar dari tamu

Mengamb il register card

Kas disimpan

Secara minggaun Front Office menyetor ke Bank

Laporan penerimaan kas

Siapkan guest bill

Register cardMembuat laporan penerimaan kas

T

Guest bill 1 Guest bill 2

Member tanda check out serta merubah status kamar

Laporan penerimaan kas

Tamu

T

3

Receptionist

Front office

Staf accounting

1

4

2

3

Meneri ma kunci kamar

Laporan dari room boy

Menga mbil register card

Guest bill 1 Guest bill 2

Laporan penerima an kas

Menyiap kan guest bill

Register card Melakuk an penyimp anan kasMerubah status kamar menjadi kosong

Guest bill 1 Guest bill 2

Kas disimpan sementara

Secara mingguan setor ke Bank

2

Membuat laporan penerimaan kas

Laporan penerima an kas

Guest bill 1 Guest bill 2Guest bill diberi cap LUNAS

3

T

y

Fungsi Yang Terlibat Receptionist Front Office Leader Accounting Financial Controller

y

Temuan dan Rekomendasi Penerapan berbasis komputerisasi dalam setiap mekanisme penjualan tunai, tiap komputer karyawan saling berhubungan untuk mempercepat cara kerja karyawan sehingga dapat mengatasi kesalahan-kesalahan terutama pada transaksi.

y Operating List Receptionist = mempunyai peran sangat penting dalam perusahaan ini. Jika receptionist tidak memenuhi standar yang ada seperti berpakaian compang-campin, tidak ramah terhadap tamu,tidak bias melayani tamu dengan baik maka nasib perusahaan ini tentunya tidak akan lama. Untuk itu receptionist dituntut untuk bisa melayani tamu dengan baik. Receptionist juga harus member tahu ke tamu fasilitas apa saja yang ada di hotel ini, seperti 43 air conditioning room with local and international direct dialing, restaurant for 60 covers, coffee shop for 20 cover, children playground, television with multi channel, room service, dan lain sebagainya. Tugas seorang receptionist menerima tamu atau pengunjung, karna saat tamu dating pasti mereka langsung melakukan reservasu ke receptionist bertanya apakah ada kamar yang kosong. Setelah tamu sepakat untuk menginap makan tugas receptionist yang lainnya adalah membuat formulir pendaftaran atau registrasi. Setelah formulir selesai maka receptionist meminta tamu untuk ke bagian Front Office Leader. Front Office Leader Tugas seorang Front Office Leader adalah membuat bukti Front Office Chasier, setelah itu meminta tamu untuk membayar downpaymen minimal menginap satu malam. Selanjutnya setelah Front Office Chasier sudah ditandatangani maka kunci kamar, meal kupon beserta guest card diberikan pada tamu. Selain itu tugas Front Office Leader adalah setiap mingguan harus membuat rekap penjualan untuk diserahka ke staf Accounting. Accounting Tugas eorang Accounting adalah melakukan posting ke Buku Besar berdasarkan Rekap Penjualan,mengesahkan laporan keuangan, menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang, membuat laporan kebutuhan dana operasional kepada komisari secara periodic, meneliti memeriksa dan menyetujui permintaan barang dari departemen, memimpin dan mengawasi bagian purchasing serta bertanggung jawab langsung kepada direktur. Financial Controller Menerima laporan dari staf Accounting, dan sebagai informan kondisi keuangan perusahaan agar tetap stabil.

y

Fungsi Yang Terlibat Bagian-bagian yang memerlukan Purchasing Gudang Accounting

y

Temuan dan Rekomendasi Setelah pengiriman barang, bukti tersebut harus diarsipkan dan akan lebih baik lagi jika di bagian gudang saja pengarsipannya supaya purchasing tidak harus bolak balik.

y

Operating List Purchasing Tugas seorang Purchasing adalah mengamati asset perusahaan misalnya seperti bahan habis pakai seperti perlengkapan mandi, perlengkapan kamar maupun perlengkapan untuk kantor. Selain bahan habis pakai ada juga peralatan yang harus diamati oleh Purchasing misalnya seperti asset tetap untuk menunjang operasional usaha seperti komputer, tempat tidur, sofa dan lain sebagainya. Jadi bagian Purchasinglah yang member persetujuan kapan waktunya membeli barangbarang yang tersebutkan diatas, oleh karena itu Purchasing berperan penting dalam perusahaan. Misalnya bagian yang memerlukan ingin mengajukan formulir pembelian barang lagi maka harus melewati bagian Purchasing terlebih dahulu. Setelah itu bagian Purchasing akan menghubungi supplier yang bersangkutan dan membuat formulir pembelian barang Purchase Order. Apabila supplier udah mengirim barang dan baran yang dipesan sesuai dengan pesanan maka Purchasing akan menyalin faktur pembelian ke masing-masing department. Accounting Mengesahkan laporan keuangan, menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang, membuat laporan kebutuhan dana operasional kepada komisari secara periodic, meneliti memeriksa dan menyetujui permintaan barang dari departemen, memimpin dan mengawasi bagian purchasing serta bertanggung jawab langsung kepada direktur. Gudang Tempat penyimpanan barang yang sudah dipesan oleh perusahaan, akan tetapi juga ada pengawasan khusus di gudang ini agar persediaan barang tidak cepat rusak. Bagian yang memerlukan Bagian yang memerlukan yang dimaksud disini adalah seperti bahan habis pakai, peralatan, dan lain sebagainya. Jika ingin membeli persediaan yang dibutuhkan harus melewati bagian yang bersangkutan pula seperti purchasing.

y

Fungsi Yang Terlibat Personalia Keuangan Accounting Bagian Pencatat Jam Hadir dan Jam Kerja Bagian Penghitungan Gaji dan Upah

y

Temuan dan Rekomendasi Memang bagus jika peruahaan melakukan pembagian tugas secara merata, akan tetapi pembagian tugas pada perusahaan ini terlalu banyak. Seperti bagian penghitungan gaji da upah ini seharusnya dilakukan oleh bagian keuangan. Selain itu juga tidak ada dokumen pendukung seperti SK pegawai, tunjangan, potongan dan pajak, yang harusnya dilampirkan dalam perhitungan gaji dan upah tiap pegawai.

y

Operating List Personalia Merencanakan, melaksanakan, memonitor dan mengevaluasi program peningkatan sumber daya manusia, membuat perencanaan organisasi, system informasi, dan analisis sumber daya manusia, merencanakan, mengevakuai kegiatan penilaian produktivitas, kinerja dan kecakapan karyawan, merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi system penggajian yang efektif dan menjaga kerahasiaan. Keuangan Bagian ini bertugas menghitung jumlah berapa pembayaran yang harus dibayar untuk keperluan perusahaan, baik kebutuhan operasional maupun yang lainnya. Dan selain itu juga bertugas mengisi surat perintah pembayaran yang akan ditujukan kepada kasir, setelah itu uang bias dicairkan lewat kasir. Accounting Mengesahkan laporan keuangan, menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang, membuat laporan kebutuhan dana operasional kepada komisari secara periodic, meneliti memeriksa dan menyetujui permintaan barang dari departemen, memimpin dan mengawasi bagian purchasing serta bertanggung jawab langsung kepada direktur. Bagian Pencatat Jam Hadir dan Jam Kerja Bertugas menghitung berapa total jumlah jam kerja karyawan berdasarkan kartu jam hadir karyawan. Bagian Penghitungan Gaji dan Upah Bertugas menghitung jumlah gaji dan upah karyawan dan mencatatnya kedalam laporan gaji dan upah per periode.

y

Fungsi Yang Terlibat Purchase Supplier Accounting kasir

y

Temuan dan Rekomendasi Rekonsiliasi faktur tidak dilakukan oleh Purchasing, pekerjaan itu dilakukan oleh bagian akuntansi. Tidak ada pemisahan tugas disini dan menurut saya bagian Supplier tidak usah diberikan dokumen bukti kas keluar, cukup diberikan nota saja dari purchasing.

y

Operating List Purchase Bertugas mencatat apa saja persediaan yang akan dibeli melalui supplier, dan purchasing sendiri yang akan memilih supplier mana yang dibutuhkan. Supplier Supplier adalah pemasok suatu barang atau persediaan. Accounting Mengesahkan laporan keuangan, menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang, membuat laporan kebutuhan dana operasional kepada komisari secara periodic, meneliti memeriksa dan menyetujui permintaan barang dari departemen, memimpin dan mengawasi bagian purchasing serta bertanggung jawab langsung kepada direktur. kasir menghitung berapa jumlah pembayaran yang dibutuhkan dan mengeluarkan jumlah kas yang diperlukan untuk melunasi hutang.

y

Fungsi Yang Terlibat Front Office Receptionist Staf Accounting

y

Temuan dan Rekomendasi Penerimaan kas sebaiknya secepatnya langsung disetor ke bank untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, pada saat hari itu juga. Dan bukti setoran sebaiknya di cek dan disimpan oleh petugas lebih dari satu bagian misalnya bagian kasir dan akuntansi, hal ini juga dilakuka untuk menghindari hal-hal atau kejadian yang tidak diinginkan.

y

Operating List Front Office Tugas seorang Front Office Leader adalah membuat bukti Front Office Chasier, setelah itu meminta tamu untuk membayar downpaymen minimal menginap satu malam. Selanjutnya setelah Front Office Chasier sudah ditandatangani maka kunci kamar, meal kupon beserta guest card diberikan pada tamu. Selain itu tugas Front Office Leader adalah setiap mingguan harus membuat rekap penjualan untuk diserahka ke staf Accounting. Receptionist mempunyai peran sangat penting dalam perusahaan ini. Jika receptionist tidak memenuhi standar yang ada seperti berpakaian compang-campin, tidak ramah terhadap tamu,tidak bias melayani tamu dengan baik maka nasib perusahaan ini tentunya tidak akan lama. Untuk itu receptionist dituntut untuk bisa melayani tamu dengan baik. Receptionist juga harus member tahu ke tamu fasilitas apa saja yang ada di hotel ini, seperti 43 air conditioning room with local and international direct dialing, restaurant for 60 covers, coffee shop for 20 cover, children playground, television with multi channel, room service, dan lain sebagainya. Tugas seorang receptionist menerima tamu atau pengunjung, karna saat tamu dating pasti mereka langsung melakukan reservasu ke receptionist bertanya apakah ada kamar yang kosong. Setelah tamu sepakat untuk menginap makan tugas receptionist yang lainnya adalah membuat formulir pendaftaran atau registrasi. Staf Accounting Mengesahkan laporan keuangan, menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang, membuat laporan kebutuhan dana operasional kepada komisari secara periodic, meneliti memeriksa dan menyetujui permintaan barang dari departemen, memimpin dan mengawasi bagian purchasing serta bertanggung jawab langsung kepada direktur.